Register 58 Förvaltningen informerar 59 Inriktningsbeslut inför lagen om upphandling i hemtjänsten 60 Månadsrapport äldre- och omsorgsnämnden jan-juli 2019
Plats och tid Beslutande Kommunhuset i Märsta Sammanträdeslokal: Skölden Onsdagen den 14 augusti 2019, kl. 17:30-19:15 Karsten Bjärbo (KD) Josefin Brodd (M) Gunilla Johansson (S) Sven Wretler (M) Cia Bentele (L) Birgitta Nodler (S) Mher Muradyan (S) Sofia Mir (V) Tjänstgörande ersättare: Lennart Eriksson (M) Yvonne Degerman (SfS) Övriga närvarande Rune Holmberg (C) Dora Kundig (L) Märtha Lindberg (S) Sven-Åke Olsson (S) Kristina Holmberg, förvaltningschef Catarina Asplund, verksamhetschef Ulrika Andersson, verksamhetschef Kirsi Santamäki, verksamhetschef Sofia Egerström, kvalitetskontroller Ingela Svanberg Ohlsson, nämndsekreterare Peder Lindskog, inrikta Paragrafer 58-60 Sammanträdet ajournerades kl 18:40-18:45 under behandling av 58. Utses att justera Gunilla Johansson (S), omedelbar justering. Justeringens plats och tid Kommunhuset i Märsta Underskrifter Sekreterare... Ingela Svanberg Ohlsson Ordförande... Karsten Bjärbo Justerare...... Gunilla Johansson
Anslag / Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum för anslags uppsättande 2019-08-16 Datum för anslags nedtagande 2019-09-09 Förvaringsplats för protokollet Kommunkansliet i Märsta Underskrift... Ingela Svanberg Ohlsson, nämndsekreterare
ÄON/2019:40 58 Förvaltningen informerar Beslut lägger informationen till handlingarna. Ärendebeskrivning Kristina Holmberg, förvaltningschef, informerar om läget under sommaren. Catarina Asplund, verksamhetschef, informerar om Arhem. Sofie Egerström, kvalitetscontroller, informerar om: o Öppna jämförelser o Ledningssystem
59 Inriktningsbeslut inför lagen om upphandling i hemtjänsten Beslut föreslår kommunstyrelsen besluta att: ÄON/2019:182 lagen om offentlig upphandling avgränsas till geografiska områden för att därefter öppna upp för valfrihet mellan upphandlade leverantörer. hemtjänsten i egen regi under dagtid, exklusive larmverksamhet, läggs ner och upphandlas. nuvarande LOV-avtal för serviceinsatser sägs upp tre månader innan nya avtal ska börja gälla. äldre- och omsorgsnämnden uppdras att förtydliga uppdraget i mål och budget gällande beställarstyrning. s behandling av ärendet Gunilla Johansson (S) och Sofia Mir (V) yrkar avslag till förslag till beslut. Karsten Bjärbo (KD), Josefin Brodd (M), Cia Bentele (L) och Yvonne Degerman (SfS) yrkar bifall till förslag till beslut. Beslutsordning Ordföranden ställer liggande förslag till beslut mot Gunilla Johanssons (S) m. fl. avslagsyrkande, och finner att äldre- och omsorgsnämnden beslutar enligt liggande förslag. Votering begärs och genomförs. Följande beslutsgång godkänns: JA-röst bifall till liggande förslag till beslut. NEJ-röst för bifall till Gunilla Johanssons m. fl. avslagsyrkande. Med 6 JA-röster mot 4 NEJ-röster beslutar äldre- och omsorgsnämnden att bifalla liggande förslag till beslut. JA-röster lämnas av Karsten Bjärbo (KD), Josefin Brodd (M), Sven Wretler (M), Cia Bentele (L), Lennart Eriksson (M) och Yvonne Degerman (SfS). NEJ-röster lämnas av Gunilla Johansson (S), Birgitta Nodler (S), Mher Muradyan (S) och Sofia Mir (V). Gunilla Johansson (S) Birgitta Nodler (S), Mher Muradyan (S) och Sofia Mir (V) reserverar sig mot beslutet och inkom med en skriftlig reservation, se bilaga till detta beslut.
Ärendebeskrivning I Mål och budget 2019-2021, den 29 november 2018, 116, fick kommunstyrelsen följande uppdrag: 12. Kommunstyrelsen får i uppdrag att i samverkan med äldre- och omsorgsnämnden förbereda införandet av Lagen om valfrihetssystem (LOV) med början inom hemtjänsten med målsättningen att införa LOV inom hela äldre- och omsorgsnämndens verksamhet. Uppdraget ska vara slutfört så att LOV kan införas fullt ut fr.o.m. 1 januari 2020. Ett utredningsarbete har pågått under 2019 mellan kommunstyrelsen, äldre- och omsorgsnämnden och ett av kommunstyrelsen upphandlat konsultbolag. En genomlysning har gjorts av hemtjänsten och myndighetsenhetens arbete för att analysera möjligheterna till att införliva uppdraget. En delrapport från konsultföretaget har presenterats under kommunstyrelsen och äldre- och omsorgsnämndens sammanträden under maj månad. I Mål och budget 2020-2022, antagen den 19 juni 2019 75, antogs ett särskilt uppdrag för kommunstyrelsen: 10. Kommunstyrelsen får i uppdrag att i samverkan med äldre- och omsorgsnämnden påbörja införandet av ett valfrihetssystem inom hemtjänsten genom en upphandling av fristående aktörer via lagen om offentlig upphandling (LOU). Genomförandet ska vara klart 1 januari 2020. Som del av det samlade uppdraget yttrar sig äldre- och omsorgsnämnden över hur uppdraget ska genomföras. Det som nämnden ska ta ställning är utifrån bakgrunden ovan: Att definiera gränserna för uppdraget. Fatta beslut om den egna regins fortsatta roll. Be om förtydligande gällande kommunfullmäktiges respektive äldre- och omsorgsnämndens ansvar för uppföljning. Valfrihet I uppdraget som kommunfullmäktige antog ska införandet av ett valfrihetssystem genomföras. Delrapporten som presenterades visade att en fri upphandling av 2-5 leverantörer genom lagen om offentlig upphandling (LOU), kan leda till negativa effekter. Viss osäkerhet kring volym gör att utförare behöver ta höjd för viss osäkerhet (lägre effektivitet) i sitt anbudspris, såvida kommunen inte tydligt begränsar egenregins andel. (InRikta, 2019, sid 18). Då verksamheterna som upphandlas inte är garanterade någon kundstock, kan de inte vara säkra på avkastning av deltagande i upphandlingen. Det kan leda till ökad kostnad i anbuden som kommunen mottar, alternativt en risk att utförare avstår att lämna anbud i det fall kommunen sätter priset. En alternativ väg är att genom
upphandling direkt bygga en kundstock för flera utförare minskas denna risk då förutsättningar för en effektiv verksamhet skapas redan från dag ett. Sigtuna har sedan 2013 ett valfrihetssystem enligt LOV för serviceinsatser, det vill säga städning, tvätt och inköp av dagligvaror. Det finns idag tre privata leverantörer som är godkända att välja i kommunen. Ungefär 30 äldre har valt privat utförare för servicetjänster idag, med en total beviljad tid som motsvarar i storleksordningen 3 procent av den totala beviljade tiden för hemtjänst. För att undvika parallella system efter en upphandling behöver detta valfrihetssystem avvecklas i samband med uppstarten av det nya. Kommunen har i enlighet med avtalet för LOV full rätt att säga upp valfrihetssystemet med en uppsägningstid på tre månader. Valfrihet på sikt Då en direkt övergång till valfrihet, bland ett antal aktörer, kan leda till ökade kostnader för kommunen, rekommenderar delrapporten en övergång till valfrihet på sikt. Detta skulle på kort sikt innebära att: Kommunen upphandlar 2-5 utförare av hemtjänst enligt LOU. Fördelning av kunder/brukare sker till utförare baserat på var de äldre bor enligt en förutbestämd nyckel. Det krävs av nämnden en tydlighet kring hanteringen av egenregin för att möjliggöra etablering av större externa utförare och minst 100-200 brukare per leverantör (av ca 500). De huvudsakliga orsakerna till den inledande LOU-upphandlingen är att säkerställa intresse och tillgång till externa aktörer och garantera en fördelaktig ekonomisk utveckling för kommunen. (InRikta, 2019, sid 24). Egen regi I delrapporten konstateras det att kommunen bör lägga ner hela eller största delarna av hemtjänsten i egen regi under dagtid. Det möjliggör för kommunen att attrahera större aktörer, vilket är en nödvändig förutsättning för att lyckas med omställningen. Att behålla verksamhet under natten möjliggör för en viss insyn i hur verksamheterna bedrivs, även om endast en mindre andel har hjälp även under natten. En möjliggörare för ökad insyn även under dagtid är att behålla all larmverksamhet inom egenregin, även under dagtid. Att behålla en viss insyn under verksamheterna löpande är av särskilt stor betydelse under omställningsarbetet (InRikta, 2019, sid 25). Ett annat alternativ är att behålla verksamheten inom enstaka geografiskt område för den egna regin. För nämnden krävs då att fatta beslut om att antingen: i) lägga ner hela den planerade hemtjänsten i egen regi under dagtid alternativt. ii) lägga ner största delarna av den planerade hemtjänsten i egen regi under dagtid.
Vid valet av alternativ ovan har förvaltningen utifrån fem områden analyserat förutsättningarna för den egna regin. Nedan beskrivs vad som varit avgörande vid valet av alternativ som förordas. 1. Förutsättningar för fungerande och effektiv egenregiverksamhet för hemtjänst som når budget i balans med en ersättning om cirka 400 kronor per timme. I SKLs genomgång av kommuner som konkurrensutsatt hemtjänsten inom ramarna för LOV konstaterades att 7 av 10 kommuner hade underskott i hemtjänstens egna regi (SKL. 2016. Ersättningssystem i hemtjänst 2015.) En majoritet av kommunerna når således inte en budget i balans. Ingenting tyder på att det generella läget i landet har förändrats sedan dess. 2. Åtgärder/investeringar som krävs för att den egna regin ska nå en kostnadsnivå och kvalitetsnivå i linje med en ersättning om cirka 400 kronor per timme. Investeringsbehov och risk för kommunen vid fortsatt verksamhet. Den omställning som kommunens hemtjänst står inför vid en minskning av volymen från 100% till 20-30% innebär att egenregins overhead och organisation behöver anpassas till den nya volymnivån. Det pågår redan idag ett arbete inom egenregin för att uppnå en ekonomi i balans. En minskad volym kommer medföra ytterligare krav på att intensifiera arbetet med att nå en ekonomi i balans. Den overhead som egenregin har idag behöver minskas. Detta då en lägre volym av hemtjänsttimmar ska bära kostnaden för chefer, ledning och stödfunktioner. Overheaden sprids med andra ord på mindre volymer. Självkostnadsnivån ökar och kravet på att minska kringtiden i hemtjänsten ökar ännu mer från dagens situation. 3. Sannolikhet att den egna regin lyckas med omställningen och tidsramar för omställning. Med utgångspunkt från att 7 av 10 kommuner gör underskott i egen regi är det ett rimligt antagande att sannolikheten är 30% att den egna regin lyckas med omställningen. Sannolikheten är troligtvis lägre än så om hänsyn även tas till att förutsättningarna för den egna regin kommer att förändras under kommande år med sjunkande volymer. Hänsyn bör även tas till att den egna regin behöver vända ett underskott till en budget i balans, vilket torde minska sannolikheten ytterligare då det är svårare att vända ett underskott än att behålla en budget som redan är i balans. För att lyckas med omställningen kan det krävas av kommunen att den gör investeringar. Hur stora dessa investeringar behöver vara är svårt att uppskatta. Utifrån budgetarbetet i kommunen står det dock klart att kommunen har flera andra investeringar som kan behöva prioriteras.
4. Konkurrensneutralitet och förutsättningar för att säkerställa att förvaltningen inte gynnar den egna regin. Kommunens förmåga att agera konkurrensneutralt är under uppbyggnad. I detta ingår att professionalisera beställarrollen och särskilja den från utförarrollen. Förvaltningen har tidigare bara upphandlat verksamhet i mindre omfattning och den är således i ett tidigt skede i uppbyggnaden. I den genomlysning som genomförts av inrikta konstaterades att det var svårt att få transparens i redovisningen av hemtjänsten. Flera av de faktorer som försvårade har åtgärdats (såsom mätningen av arbetad tid), men det finns fortfarande en osäkerhet i om det går att nå full transparens i redovisningen. Även Konkurrensverkets tidigare genomlysningar av hemtjänst visar på tydliga utmaningar i att skapa likvärdiga förutsättningar (2013:1, 2013:8). Exempelvis: Hur dras en tydlig gräns så att inte finansieringen av andra uppdrag som exempelvis natt och larm inte bidrar till hemtjänstens kostnadstäckning? 5. Hur planerar förvaltningen att hantera den egna verksamheten om den misslyckas med att hålla kvalitet/kostnader i nivå med externa utförare? (kostnad för detta och resan dit?). Sannolikheten att den egna regin lyckas nå ekonomi i balans bedöms av konsulten som relativt låg, vilket konstaterats ovan. Om verksamheten inte når en ekonomi i balans behöver underskottet hanteras och det krävs tydlighet i hur kommunen avser att hantera detta i den förestående upphandlingen. Detta påför en komplexitet i upphandlingssituationen. Exempelvis krävs en tydlig definition kring hur ekonomi i balans ska definieras. Därtill krävs vidare en tydlighet i hur kommunen ska hantera egenregin vid fortsatta underskott. Sammantaget uppstår ett behov av att beskriva ett antal scenarion och hur kommunen ska agera vid olika utfall. Detta påför komplexitet och möjligtvis även kostnader i ett senare skede. Barnrättsperspektivet I första läget där hemtjänstmottagare tilldelas en privat entreprenör givet på var det bor, bör inte påverka barn i något särskilt avseende då kommunens leverans av hemtjänst byts mot en privat entreprenörs leverans. Ekonomiska konsekvenser De ekonomiska konsekvenserna av att ha kvar verksamhet i egenregi är osäkra och beror till största delen på om kostnaderna kan hållas lägre än intäkterna. Sannolikheten att egenregin lyckas med detta och att därigenom nå en ekonomi i balans bedöms till lägre än 30 procent av konsulten. Det är med andra ord mer än 70 procent sannolikhet att kostnaderna är högre än ersättningen för hemtjänsten om hemtjänst i egen regi behålls. Det ekonomiskt mest förutsägbara alternativet är därmed att lägga ner hela hemtjänsten i egen regi under dagtid.
I utredningen kring hemtjänsten konstaterades att de största ekonomiska konsekvenserna relaterade till hemtjänsten härrör till hemtjänstens funktion. Här förutsätts att en konkurrensutsättning av hemtjänsten leder till en förbättrad funktion. Delgivning Kommunstyrelsen Förvaltningschef, ÄOF Verksamhetschef, äldreomsorgen, ÄOF Beslutsunderlag Delrapport inrikta Omställning av hemtjänsten
60 Månadsrapport äldre- och omsorgsnämnden jan-juli 2019 Beslut beslutar att: Lägga månadsrapport för januari-juli 2019 till handlingarna ÄON/2019:9 Ärendebeskrivning Äldre- och omsorgsförvaltningen har sammanställt månadsrapport per januari-juli 2019. Årsprognosen på 2 700 tkr är oförändrad mot prognosen som lämnades i anslutning till delårsrapporten för T1. Detaljerad sammanfattning av prognostiserat utfall framgår av upprättad månadsrapport per perioden. Delgivning Kommunstyrelsen Beslutsunderlag Månadsrapport för äldre- och omsorgsnämnden januari-juli 2019