1(5) Minnesanteckningar 2013-01-09 Revisionssammanträde 1 Ordförande Sekreterare Rolf Elamsson Håkan Olsson Närvarande revisorer Rolf Elamsson Jörgen Jörgensen Bo-Christer Österberg Per-Olof Blixt Margaretha Molius Maria Munther Birgitta Olofsson Ej närvarande Sirpa Sirviö Bengt Johansen PwC Håkan Olsson Hans-Lennart Stenqvist, punkt 5 1. Sammanträdet öppnas och dagordningen fastställs. Bengt Johansen och Sirpa Sirviö har meddelat förhinder. 2. Föregående minnesanteckningar Godkändes. 3. Inkomna frågor, svar och handlingar Elamsson redogör för inkommen post. 4. Protokollsläsning Inga rapporter.
2(5) 5. Granskning av AME Stenqvist redogör för granskningsuppdraget och utsänd revisionsrapport. AME- verksamheten är mycket omfattande, men till stor del finansierad med flera olika intäkter och EU-bidrag. Granskningen visar också att Kraftcentrum idag bedrivs som en ekonomisk förening, som med stöd av ett kf-beslut får ett kommunalt bidrag med 500 tkr per år. Kraftcentrums ingår därmed inte i kommunens verksamhet och är därför inte reviderbar. Det finns dock inga motkrav från staden på Kraftcentrum eller avtalade möjligheter till insyn utöver den information som framkommer i samverkansprojekt och i rapportering från dessa till nämnden. Nämnden är inte missnöjd med kraftcentrum men revisorerna beslutar ta upp frågan om bristande insyn med Stadsdirektören i samband med samtal om oklarheter om revisions av föreningar. Revisorerna godkänner rapporten inkl upprättat missivbrev. 6. Hämtning och övning med nya läsplattor Alla läsplattor har inte kommit ännu, men den 23 jan kvarstår som utbildningsdag. 7. Fonder, stiftelser och föreningar Elamsson har varit i kontakt med Stadsdirektören ang revisorernas uppdrag i ekonomiska föreningar. Stadsdirektörens förslag till uppdragsbeskrivning delas ut till alla revisorer. Revisorerna anser inte att detta förslag bevarar de oklarheter och frågor och revisorerna har. Dessutom kvarstår oklarheter ang revisorernas uppdrag och ansvar avs fonder/stiftelser. Elamsson uppdras ta förnyad kontakt med stadsdirektören i frågan om revisorernas uppdrag i dels föreningar dels fonder/stiftelser. 8. Besök av omsorgschefen Lena Johansson samt Inger Israelson och Bodil Lindell för dialog om äldreomsorgsgranskningen (13.00)
3(5) Revisorerna granskade i början av 2012 äldreomsorgsverksamheten och omsorgsnämnden besvarade överlämnad rapport senare under våren. För att öka varandras förståelse har revisorerna kallat ansvariga tjänstemän för verksamheten till samtal om de svårigheter och utmaningar som staden har med både planering och prioritering av resurser för äldreomsorgen samt de svårigheter som finns för både revisorerna och omsorgsnämnden att följa upp och utvärdera kvaliteten, med hänsyn till att det inte finns någon enkel och heltäckande metod härför. Revisorerna uppfattade efter mötet att samtalet, som fördes i positiv och konstruktiv anda, att det nu finns en bättre och ömsesidig förståelse för problematiken och respektive part uppdrag och ansvar. 9. Lista över alla revisorsuppdrag inkl suppleanter och ersättare Revisorerna diskuterar de revisionsuppdrag som de har enl utsänd lista. Fortfarande finns oklarheter om vilka uppdrag som revisorerna har eftersom det finns uppdrag som inte tillkännagivits revisorerna. Frågeställningarna skall tas upp vid träff med stadsdirektören. 10.Inbjudan med program till temadag den 16 januari Elamsson och Olsson redogör för utsänd inbjudan och deltagarförteckning. Samtliga bolag är väl representerade. Över 20 ledamöter och bolags VD är anmälda. Ytterligare 3 ledamöter och VD från tomtbolaget som efteranmält sig kommer närvara. 11.Utveckling av revisorernas hemsida Revisorerna önskar träffa webbredaktören för samtal om hemsidans utformning. Olsson uppdras kontakta och bjuda in webbredaktören till ett kommande revisionsmöte. Revisorerna diskuterar också bristen, att revisorerna inte omnämns i stadens Mål och resursplan. Olsson uppdras ta upp frågan med ekonomiavdelningen och stadsdirektören. 12.Möte med Innovatum Olsson redogör för kontakter med VD Rolf Helmersson för ett möte med representanter för Innovatumkoncernen. VD har ännu inte återkommit med förslag till mötesdag. 13.Övriga ärenden
4(5) Olsson uppdras kontakta Benny Wising på kultur- och fritidsförvaltningen för information och visning av Innovatumområdet och dess verksamheter. Samtidigt önskar revisorerna genomföra ett revisionsmöte i området i anslutning till besöket. 14.Revisionsplanering 2013 Revisorerna diskuterar förslag till revisionsplan utifrån MRP 2012-14 med budget 2013, som underlag för urval av verksamheter, mål och uppdrag till nämnderna. Skriften god revisionssed (läs särskilt avsnitt 4.1) Skriften risk- och väsentlighet (från SKYREV) Revisorerna önskar tillägga ej genomförd/beställda projekt från 2012 till bruttolistan - Konsumentupplysning - Fastighetsunderhåll (kontroll/planering) - Kvinnojour, följs lagen - Milötillsyn (info vid ett kommande revisionsmöte) - Omsorgsnämndens underskott - Kulturnämnden 1. Uppdrag och organisation 2. Intern kontroll, särskilt kassarutiner Revisorerna uppdras fundera över ytterligare projekt samt uppdrar till Olsson att posta ut en prioriteringslista till alla revisorer som skall besvaras och sammanställas till nästa revisionsmöte 23 januari. Olsson uppdras upprätta en rapport över alla kontantintäkter/ställen i kommunen. Olsson uppdras sammanställa en lista över de senaste årens genomförda projekt. Olsson uppdras ta redan på revisorernas budget för 2013. 15.Nästa sammanträde och mötesdagar för våren 2013 16 januari kl 10.00 16.00 Utbildningsdag 23 januari kl 13.00 16.00 Utbildning läsplatta i Frändbergsrummet 13 februari kl 14.00 6 mars kl 14.00 Info om årsredovisning av ekonomichefen 14 mars kl 14.00 Revisionsberättelse
5(5) 10 april kl 14.00 15 maj kl 14.00 12 juni kl 14.00 29 augusti kl 10.00 16.00 Möte + informationsdag