LÄGESÖVERSIKT OCH NÖDVÄNDIGA RIKTLINJER FÖR PROGRAMMET FÖR ATT PÅSKYNDA ELEKTRONISK ÄRENDEHANTERING OCH DEMOKRATI (SADe)

Promemoria VM038:00/2009 Finanspolitiska ministerutskottet Bilaga 1 18.2.2010 Offentlig LÄGESÖVERSIKT OCH NÖDVÄNDIGA RIKTLINJER FÖR PROGRAMMET FÖR ATT PÅSKYNDA ELEKTRONISK ÄRENDEHANTERING OCH DEMOKRATI (SADe) 1. Bakgrund Den 6 mars 2009 godkände regeringens finanspolitiska ministerutskott regeringens ställningstagande till åtgärder för att skynda på elektronisk ärendehantering och informationssamhällsutvecklingen. Utifrån detta tillsatte finansministeriet den 14 april 2009 ett program för elektronisk ärendehantering och demokrati (SADe) för tiden den 14 april 2009 28 februari 2014. Vidare bestämde finanspolitiska ministerutskottet den 16 juni 2009 om riktlinjerna för hur programmet ska genomföras. I ledningsgruppen ingår företrädare för alla ministerier, FPA, Finlands Kommunförbund och kommunerna, Sitra och Tekes. Dataombudsmannen är ständig expert i styrgruppen. Den 1 januari 2010 ändrades förordningen om delegationen för informationsförvaltningen inom den offentliga förvaltningen så att nu ingår i delegationens (JUHTA) uppgifter att vara ledningsgrupp för SADe. En ny delegation har tillsatts för treårsperioden den 1 januari 2010 31 december 2012. Därmed kan överlappande beredningar och möten undvikas. För varje servicehelhet inrättas det klustergrupper med bred representation för de myndigheter som ordnar respektive tjänster. FM svarar för ledningsgruppen, medan respektive fackministerier leder klustergrupperna. 2. Servicehelheter Finanspolitiska ministergruppen har bestämt att servicehelheter ska ingå enligt följande: programmet ska ha uppskattningsvis 10 12 servicehelheterna som väljs ut med särskild hänsyn till att de ska medverka till att öka produktiviteten i kommunerna. Dessutom ska de nödvändiga stödtjänster för elektronisk ärendehantering som nämns i projektuppdraget och övriga stödtjänster ingå. Våren 2009 startade förberedelserna för pilotprojekten för respektive serviceblock. För övriga programblock i den första fasen i oktober 2009 och för programblocken i den andra fasen i februari 2010. Förberedelserna görs i etapper: 1. Bedömning. 2. Förberedelser. 3. Förstudie. 4. Genomförande. 5. Pilotprojekt och förberedelser för introduktion. 6. Avslutning. Beslutet att starta en servicehelhet fattas först när förstudien är klar eftersom man då har information (bl.a. kostnads/nytto-analyser) för att i detalj kunna besluta hur servicehelheten ska genomföras, till exempel hur tjänster ska prioriteras. I det följande presenteras servicehelheterna i korthet. En preliminär servicekarta för varje helhet ingår i en bilaga. Det bör observeras att servicekartorna är tidiga utkast med kartläggningar och att de kommer att förändras under beredningens gång. I den fortsatta beredningen kommer antalet tjänster och deras innehåll att optimeras. Finansministeriet Tfn 09 160 01 eller 09 578 11 (växeln) Snellmansgatan 1 A, Helsingfors Fax 09 160 33123 PB 28, 00023 Statsrådet valtiovarainministerio@vm.fi www.finansministeriet.fi FO-nummer 0245439-9

2 (21) 2.1 Servicehelhet Lärande Förberedande fas: Servicehelheten har godkänts för förstudie. Förstudien blir klar den 31 oktober 2010. Mål och innehåll: Målet med projektdelen webbtjänster för lärande är att ge allmänheten ett projekt som innehåller webbtjänster som stöder studier och ansökan till studier samt lärande och karriärplanering enligt principen om livslångt lärande. De som anlitar tjänsten kan vara sökande till utbildning, studerande, elever, familjer som planerar eller ska byta karriär, en annan läroanstalt eller en leverantör av utbildningstjänster, företag och andra organisationer inom arbetslivet, offentlig förvaltning eller aktörer i det civila samhället. I den första fasen av webbtjänsterna tas det fram elektroniska tjänster för ansökan till studier (information om studieplatser och söktjänst för studier) och för uppföljning under studiernas gång (personlig studieplan, studieuppföljning och kursval) som de studerande (kunder, medborgare) kan anlita. Parallellt med tjänsterna för de studerande tas det fram tjänster för utbildningsanordnarna. Där ska det ingå tjänster för genomförande och administration av information om de studerande, studieplanering, scheman, examens- och kursbedömning, samverkan mellan skola och hem. Tack vare dessa tjänster kan serviceprocessen administreras bättre och bli elektronisk. Nytta: Tack vare att tjänsterna och tjänsteprocesserna blir elektroniska (automatiseras) skapas det förutsättningar för undervisnings- och utbildningsanordnarna att spara in cirka 260 miljoner euro, i synnerhet genom att vissa produktionsfaktorer (bl.a. personal, inkompatibla och överlappande datasystem) kan reduceras. Den ekonomiska nyttan har beräknats dels som produktivitetseffekter av den nya modellen för prestationerna inom undervisning och utbildning, dels som besparingar i kostnaderna för utveckling av andra utbildningstjänster (direkt ekonomisk vinning). Utöver de ekonomiska fördelarna beräknas servicehelheternas generera kvalitativa vinster i serviceorganisationerna (strategi- och processvinster) och i kundernas ärendehanteringsprocesser (kund- och effektvinster). Kostnadsbesparingarna för kunderna beräknas uppgå till cirka 207 miljoner euro. Kostnader: Utvecklingskostnaderna för genomförandet beräknas uppgå till cirka 14 860 000 euro perioden 2010 2014. Merparten av kostnaderna går ett register för dokumentation av det gemensamma nationella lärandekapitalet som hänför sig till sök- och informationstjänsterna för studier och krävs för datasystemen för studieadministrationen och automatiseringen av processerna (än så länge har ingen tagit ställning till om registret logiskt eller fysiskt hör till de basala databankerna i samhället). I utvecklingskostnaderna ingår dels direkta upphandlings- och investeringskostnader, dels kostnader för expertarbete bland undervisnings- och utbildningsanordnarna. Där ingår också kostnaderna för pilotprojekt och introduktion av dem under utvecklingsfasen. Kostnaderna är tänkta att säkerställa fungerande tjänster i kombination med stödfunktioner och stödtjänster som behövs för introduktionen.

3 (21) Kostnader 2010 2015 (ej hela livscykeln) Utveckling Introduktion Drift Totalt mn mn mn mn Kostnader 14,8 37,4 9,8 62,1 Nytta 2010 2015 (ej hela livscykeln) Myndighet Kund Totalt mn mn mn Nytta 257,0 207,4 464,5 Introduktions- och driftskostnaderna och nyttan har beräknats för 2010 2015 utifrån en introduktionsgrad på cirka 40 % (den beräknade utnyttjande graden fördelad enligt följande: grundläggande utbildning och gymnasium ca 60 %, läroanstalter för yrkesutbildning ca 90 %, yrkeshögskolor ca 70 %, universitet ca 90 % och anordnare av vuxenutbildning ca 25 %). Kostnaderna för hela livscykeln (utveckling, introduktion, drift och avveckling) beräknas inom ramen för förstudien när tjänsterna och modellerna för dem har tagit form. Servicehelheten Lärande har kopplingar till partnerskapsprojektet med tjänster för barnfamiljer i KommunIT. De kommer att tillsammans möjliggöra informationsöverföring och kunna nyttiggöras under olika livsskeden i barns och ungas liv. 2.2 Servicehelhet Deltagningsmiljö Förberedande fas: Servicehelheten har godkänts för förstudie för perioden den 1 januari 31 augusti 2010. Förstudien blir klar i september 2010. Mål och innehåll: Med hjälp informations- och kommunikationsteknik ska servicehelheten deltagningsmiljö förbättra medborgarnas möjligheter till deltagande med medverkan och ge förvaltningen elektroniska verktyg för att genomföra många olika former för samråd med allmänheten, samverkan och gemensam beredning via nätet. Servicehelheten innehåller tjänster för deltagare, tjänster för att ordna deltagande och databanker. Preliminärt är det tänkt att det i den första fasen ska ingå tjänster för elektroniskt hörande, yttranden och kommentarer, elektroniska enkäter, debatt och feedback och allmänna initiativ och upprop. Förstudien tar hänsyn till de tjänster som redan finns och de som ingår i andra utvecklingsprojekt, om de kan kombineras med deltagandemiljön. Servicehelheten är inte bara tillfördel för demokratin, utan det har också en avsevärd produktivitetspotential och en rad andra betydande vinster. De hänger i första hand samman med att arbetssätt och verksamhetsmodeller kan samordnas och effektiviseras och att de alternativa kostnaderna för överlappande utvecklingsarbete i olika organisationer minskar. Nytta: Den kalkylerade totala nyttan 2010 1015 beräknas vara cirka 37 miljoner euro. En avsevärd del av beloppet beror på kostnadsbesparingar tack vare effektiviserat yttrandeförfarande i stat och kommuner och på minskade alternativa kostnader för överlappande utvecklingsarbete. Det är särskilt medborgarna och förvaltningsorganisationerna som vinner på detta. Medborgarna får mer diversifierade möjligheter att delta och påverka, medan förvaltningen vinner på att verksamheten effektiviseras, förvaltningsbördan minskar och kostnader därmed sparas in. En stor nyttopotential finns också i att beredningen håller högre standard när kunskapsunderlaget förbättras.

4 (21) Kostnader: De totala kostnaderna för deltagningsmiljön beräknas vara cirka 3,4 miljoner euro perioden 2010 2015. I kalkylen ingår hela servicehelheten inklusive drift. Där ingår däremot inte en eventuell elektronisk röstning vid val. Eventuella pilotprojekt inom det området genomförs fristående, men de beaktas i planeringen av servicehelheten. 2.3 Servicehelhet Egen hälsa Förberedande fas: Servicehelheten har godkänts för förstudie. Målet är att förslaget ska preciseras och utvärderas, planen för förstudien beskrivas, beredningsansvariga aktörer läggas fast, klustergruppen tillsättas och resurserna planeras. Den förberedande fasen pågår i januari-augusti 2010 och går sannolikt in i förstudiefasen hösten 2010. Mål och innehåll: Målet med tjänsterna i mappen välfärd och hälsa är att främja medborgarnas hälsa, förebygga sjukdomar och backa upp vård patientnära vård genom att utnyttja dels de uppgifter om person, hälsa, arbetsförmåga, sjukdomar och behandling som personerna för in i mappen, dels den elektroniska information om hälsa, sjukdomar och behandling som fackfolk förmedlar till allmänheten. Via arkivet KanTa kan yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården föra in patientuppgifter i mappen för allmänheten, bland annat sammanfattning av diagnoser, medicinering, behandlingsplaner och undersökningsresultat inklusive tolkningar som beslutsstöd för medborgare och fackfolk. Enskilda ska kunna bemyndiga yrkesutbildad personal att ta del av de uppgifter som de fört in i mapparna för att underlätta uppföljningen av kroniska sjukdomar. Nytta: Systemet med personliga sjukskötare har förbättrat sjukdomskontrollen och patienternas engagemang i vården samt minskat besöken och sjukhusdagarna i en omfattning som är statistiskt signifikant. När patienterna själva får gå in och titta på uppgifterna om sig själva, förbättras informationsutbytet mellan dem och läkaren. Samtidigt blir det lättare att vara exakt med uppgifterna. Att döma av litteraturen kan systemen minska besöken på hälsovårdscentral och poliklinik och besöken inom socialvården med upp till 20 % eller mer. Tack vare informationen i mapparna kan en del av de traditionella besöken på mottagningarna ersättas med elektronisk konsultation. En del av besöken hos läkare kan ersättas med besök hos sjukskötare och en del med patientens egna åtgärder. Effektkedjan består av många faser. En preliminär, litteraturbaserad bedömning ger vid handen att besparingar kan förväntas i synnerhet inom kroniska sjukdomar som diabetes, hypertoni, det metabola syndromet och astma där besöken kommer att minska. Nyttokalkylen preciseras i förstudiefasen. Kostnader: Kostnaderna utreds i den förberedande fasen och i förstudien. För genomförandet är det viktigt att man samtidigt säkerställer att den gemensamma infrastrukturen för den offentliga förvaltningen och KanTa-tjänsterna inom hälso- och sjukvården (earkisto/earkiv, eresepti/erecept och ekatselu/evisning) kan införas. 2.4 Servicehelhet Byggd miljö och boende Förberedande fas: Servicehelheten har godkänts för förstudie för perioden den 1 mars 31 november 2010. Mål och innehåll: Servicehelheten tar fram och möjliggör tjänster för elektronisk ärendehantering, rådgivning och gränssnitt mellan boende och byggande. Via e-tjänsterna kan allmänheten, bostadsaktiebolag, anställda och företag kommunicera med myndigheterna, engagera sig i planeringen och anläggningen av den byggda miljön och anlita publika databanker. Tack vare stöd- och rådgivningstjänster hittar allmänheten och företagen lättare information och e-tjänster om byggd miljö och boende. Genom gränssnittstjänsterna kan myndigheter och företag koppla publika tjänster och databanker till sina egna tillämpningar och webbtjänster och vice versa.

5 (21) Vilka tjänster som ska ingå i den första fasen blir klart i förstudien. Preliminärt är det tänkt att den första fasen ska innefatta sök- och bytestjänst för bostäder, feedbackkanal och elektronisk servicehandbok för allmänheten och företag. Bland myndighetstjänsterna ingår tillstånd och behandling av ansökningar och feedback. Av de gemensamma tjänsterna och av databankerna kommer kartgränssnittet och en samlingsportal att införas. Förstudien delas upp på flera mindre projekt. Dessutom kommer under förstudien att bestämmas vilka tjänster som ska tillhandahållas av myndigheter och vilka tjänster den privata sektorn kommer att stå för. Nytta: I princip är det en så kallade aktiva befolkningen (18 65 år) som anlitar tjänsterna, en grupp på uppskattningsvis 4 miljoner användare. Årligen lämnas det in cirka 100 000 anhållan om bygglov. Via olika kanaler kontaktar medborgarna myndigheter inom den tekniska sektorn ungefär 2 000 000 gånger per år. Kunderna (allmänheten, företag) sparar tid och får bättre kundservice. E-tjänsterna för bygglov och boendeansökningar minskar medborgarnas administrativa börda. Av Finlands nationalförmögenhet på 560 miljarder euro stod bostadshusen för 174 miljarder 2005. År 2007 var bostadsaktiebolagens kostnader för reparationer 1 116 miljoner euro och aravahyreshusens kostnader för reparationer 309 miljoner euro. Ett väl underhållet och effektivt bostadshusbestånd hjälper oss att tackla klimatförändringen. De nya e-tjänsterna ger nya möjligheter för medborgarna att påverka och förbättra sin livsmiljö och omgivning. En effektiv byggd miljö ger Finlands samhällsekonomi bättre chanser att stå sig i den internationella konkurrensen. De publika informationstjänsterna och databankerna minskar överlappande informationsinsamling på myndigheterna. E-tjänsterna för byggd miljö och boende minskar den rutinmässiga kundtjänsten och frisätter resurser för större satsningar på tjänster som kräver specialkompetens. Den kalkylerade totala nyttan perioden 2010 1015 beräknas till cirka 60 miljoner euro. Av beloppet står myndigheternas tidskostnadsbesparingar för 45 % och kundernas tidskostnadsbesparingar för 55 %. Kostnader: Under förstudien uppgår de totala kostnaderna till uppskattningsvis 623 000 euro. De totala kostnaderna för servicehelheten beräknas vara cirka 12 miljoner euro 2010 2013. I beloppet ingår tjänster som tillhandhålls av utomstående plus eget arbete. 2.5 Servicehelhet Arbetsgivare Förberedande fas: Servicehelheten godkändes för fortsatt beredning efter att ledningsgruppen hade tillstyrkt projektet den 27 oktober 2009. Förstudien skjuts fram till våren 2010. Mål och innehåll: Målet är att arbetsgivarna 2014 ska ha tillgång till mer diversifierade och lätthanterliga webbtjänster för att fullfölja sina arbetsgivarförpliktelser. Tjänsterna underlättar i synnerhet för mindre arbetsgivare (t.ex. hushåll och mindre företag). Servicehelheten bygger delvis på den nuvarande tjänsten Palkka.fi som är ett integrerat löneräkningssystem och har tagits fram för arbetsgivarna under ledning av Skatteförvaltningen. Palkka.fi ska utvecklas till en heltäckande tjänst för arbetsgivarförpliktelser. Bland annat kommer innehållet och e-betalmöjligheterna att breddas, webbsidan bli mer användarvänlig och tjänsten integreras bättre i andra informationssystem, bland annat företagsdatasystemet. Tjänsten lämpar sig för alla arbetsgivare som inte har egna system för ändamålet. Dessutom får servicehelheten informations-, rådgivnings- och ärendehanteringstjänster, bland annat för att planera sysselsättningen, rekrytera arbetskraft, starta anställningar, hantera förändringar i anställningsförhållanden och göra ärenden inom företagshälsovård och arbetarskydd.

6 (21) Nytta: Företagens administrativa börda minskar när de kan ordna sina arbetsgivarärenden i en process smidigt och effektivt med myndigheterna och tjänsten är lätt och enkel att hitta. Det i sin tur öppnar för större intresse för företagande och sysselsättning. Vidare gynnas näringsverksamheten i kommunerna när också deras företagstjänster finns i rätt sammanhang. Arbetsgivarrollen och de anknytande förpliktelserna är en stor administrativ börda, särskilt för mindre arbetsgivare och hushåll. Försummelser och fel i arbetsgivarförpliktelserna ställer till mycket arbete och med för stora kostnader för myndigheterna och arbetsgivarna själva. De som anlitar Palkka.fi kan bli mycket fler när förbättringarna har införts. Målgruppen består av cirka 60 000 företag och omkring 200 000 hushåll. För att vissa av tjänsterna i servicehelheterna ska kunna bli elektroniska utan större problem krävs det att företagsdatasystemet (FODS) delvis revideras. I dagsläget har inga resurser avsatts för ändamålet. Kostnader: Kostnaderna för servicehelheten utreds i den förberedande fasen och i förstudien. 2.6 Servicehelhet Planering av välfärdstjänster för medborgarna Förberedande fas: Servicehelheten godkändes för den förberedande fasen i februari 2010. Målet är att helheten ska preciseras och bedömas, planen för förstudien beskrivas, de beredningsansvariga aktörerna läggas fast, klustergruppen tillsättas och resurserna planeras. Servicehelheten går sannolikt in i förstudiefasen hösten 2010. Mål och innehåll: Målet är att processen för välfärdstjänster till kunderna ska kunna planeras och styras effektivare. Servicehelheten bygger upp och inför elektroniska verktyg som medverkar till att tjänster och resurser kan utnyttjas bättre (rätt tjänst vid rätt tidpunkt till rätt målgrupp) och kontinuiteten i vården förbättras. Ett annat mål är att förvaltningen ska rationaliseras och traditionellt expertarbete ersättas med e-tjänster där det är lämpligt. Planeringen av välfärdstjänster gör medborgarna mer jämlika när de anlitar tjänster, tillåter smidigare ärendehantering och förbättrar deras möjligheter att vara med och planera och genomföra vård. Med hjälp av tjänsterna kan medborgarna söka, jämföra och välja tjänsteleverantörer. Tjänster för att välja tjänsteleverantör innehåller ett register över tjänster och serviceställen inklusive geodata och den bygger på serviceklassificeringen och organisationsregistret i kodservern. Vidare har den beskrivningar av tjänsterna på olika ställen, kontaktinformation till tjänsteproducenterna, bokningsvillkor (personen på eget initiativ, krav på remiss etc.) och söktjänst. I fortsättningen kommer man också att kunna få information om köer till och jämförelser av tjänsteleverantörerna och länkar till tidsbokningen. Klienterna ska kunna anhålla om social- och hälsovårdstjänster (t.ex. utkomststöd) elektroniskt så att nödvändiga personuppgifter och uppgifter ur andra databanker (bl.a. FPA-förmåner, arbetspensionsuppgifter, skatteinformation och förmåner från andra offentliga organisationer) fylls i automatiskt i ansökan och information om besluten uppdateras i mappen. Klienterna ska kunna skicka icke skyndsamma frågor och få svar elektroniskt och bokat tid till bland annat tandvård, kontroller på rådgivningscentralen, screeningar och besök som ingår i serviceplaner. Dessutom kommer klienterna att i sina egna kalendrar kunna ta uppgifter om vård- och serviceplaner ur KanTa-arkivet. De kan ha elektronisk kontakt med personalen, bland annat genom att tillåta visning av uppgifter i uppföljningsmappen. De ska också kunna fatta beslut om sin hälsa och sin behandling

7 (21) tillsammans med personalen och då kunna utnyttja resultaten i hälsomappen och av undersökningar som personalen har gjort. Nytta: Medborgarna bli mer jämlika när de söker tjänster och processen blir effektivare, om det finns samordnade och adekvata bakgrundsfakta för att kunna bedöma klientens servicebehov och slussa klienten vidare till behandling. Tjänsteleverantörerna kan samarbeta bättre och tjänsterna planeras effektiver, när de nödvändiga uppgifterna om klienterna finns tillgängliga i realtid. Dessutom kan resurserna användas optimalt samtidigt som man säkerställer att kontinuiteten i servicen och vården är garanterad. Om till exempel besöken på grund av utkomststöd delvis ersätts med elektronisk rådgivning och självbedömning av den ekonomiska situationen kan det enligt vissa beräkningar ge kostnadsbesparingar på 20 60 % bara i behandlingen av ansökningar (årligen beviljas cirka 500 miljoner euro i utkomststöd och kostnaderna för vårdprocessen är omkring 50 miljoner euro). Servicekatalogen underlättar för klienterna att hitta rätt och minskar de onödiga kontakterna. Det kan hända att servicen ökar konkurrensen mellan tjänsteleverantörerna, och därmed förbättrar kvaliteten. I undersökningar har elektronisk tidsbokning oberoende av system konstaterats förkorta tiden för att få vård med upp till 39 % och minska kötiden med hela 52 %. När klienterna får vård- och serviceplaner är det lättare för dem att vara med och planera vården och komma överens om vårdåtgärder. De engagerar sig mer i vården och därmed minskar riskbeteende, de får bättre hälsa och mindre behov av tjänster. Med distansvård kan en del av de traditionella besöken på mottagningarna reduceras med elektroniska konsultationer individuellt eller i grupp. En del av besöken hos läkare kan ersättas med dels besök hos sjukskötare, dels patientens egna åtgärder. För att generera nytta krävs det att socialoch hälsovården ställer om sin verksamhet (intensivt samarbete med bl.a. projektet Fungerande hälsovårdscentral). Kostnader: Kostnaderna för servicehelheten blir klara under den förberedande fasen och i förstudien. I kostnaderna ingår preciseringar av de nationella behoven och kostnadsnyttan, analys av de befintliga lösningarna och tillhörande preciseringar, uppbyggnad av ett nationellt system och modell som ingår i definitionerna utifrån principen om användarcentrerad planering, fastläggning av ägaransvar, administrationsansvar och driftsansvar plus pilotprojekt, utvärdering och projektadministration. Servicehelheten baserar sig på de nationella elektroniska klientinformationssystemen (KanTa-tjänster och senare KanSa-tjänster inom socialvården). Med tillstånd från klienterna får vårdgivarna relevant information om vård och tjänster och olika tjänsteleverantörers vård- och serviceplaner kan fogas ihop till fungerande informationspaket. För servicehelheten är det viktigt att man samtidigt ser till att en infrastruktur för elektronisk ärendehantering inom den offentliga förvaltningen och KanTa-tjänsterna inom hälso- och sjukvården (earkisto/earkiv, eresepti/erecept och ekatselu/evisning) blir av. 2.7 Servicehelhet Starta eget Förberedande fas: Starten för servicehelheten läggs fast efter att ledningsgruppen för SADe har behandlat frågan i februari 2010. Mål och innehåll: Det nationella målet att öka företagandet kan stöttas genom elektroniska tjänster för blivande företagare och företagare i hela landet. Grundtanken i servicehelheten är att all service för att starta företag samlas på ett ställe och blir elektronisk i den omfattning det är möjligt. Informationen om att starta eget integreras i de tjänster och system som behövs för att starta företag. I ett samhällsekonomiskt perspektiv är det av största vikt att nya företag etableras och företagsverksamheter kommer i gång.

8 (21) I servicehelheten ska enligt planerna ingå följande elektroniska tjänster: planer på att starta eget, hur man bildar företag och startar eget, ansökan om startbidrag hos arbets- och näringscentralerna, ansökan om lån och säkerhet från Finnvera och integrering i de vanligaste anmälningarna i företagsdatasystemet FODS. Under den förberedande fasen kartläggs också möjligheterna att starta ett pilotprojekt eller delar av ett pilotprojekt tillsammans med den kommunala företagsrådgivaren eller företagsserviceaktören och nyföretagarcentrum. Nytta: Nyttan av servicehelheten blir klara under den förberedande fasen och i förstudien. I dagsläget kan man räkna med både kvalitativ och ekonomisk nytta, med andra kommer kvaliteten att förbättras, kunderna och den offentliga förvaltningen att kunna utnyttja sin tid effektivare och felaktiga funktioner att undvikas. Tröskeln att etablera ny företagsverksamhet och starta eget sjunker betydligt när det administrativt sett har gjorts enkelt att starta företag. Servicehelheten har en funktion för planering av företagsverksamhet och den ska hjälpa potentiella företagare att gradvis lägga upp en realistisk och livsduglig plan. En genomförbar plan för företagsverksamheten är en av de viktigaste faktorerna för att ny företagsverksamhet ska lyckas. Med servicehelheten kan man garantera att alla nödvändiga anmälningar till myndigheter görs samtidigt och att någon anmälan inte av misstag eller på grund av okunskap uteblir. Också anhållan om startbidrag och annat kan göras på samma gång. Nytta för förvaltningen: Myndigheterna får fullständiga uppgifter i rätt format och de går till alla myndigheter i samma form. Då behöver inte mottagaren behandla uppgifter som företaget har uppgett på olika sätt på olika ställen och undviker därmed fel. Kommunerna får kostnadsnytta genom att servicetillfällena minskar eftersom den som startar eget inte behöver söka uppgifter och blanketter flera gånger om hos olika myndigheter. Därmed kan både de nyetablerade företagarna och kommunen spara tid och förbättra tjänsteproduktiviteten. För att vissa av tjänsterna i servicehelheten ska kunna bli elektroniska utan större problem krävs det att företagsdatasystemet (FODS) delvis revideras. I dagsläget har inga resurser avsatts för ändamålet. Kostnader: Kostnaderna för servicehelheten utreds i den förberedande fasen och i förstudien. 2.8 Eventuella strategiförslag till servicehelheter Till skillnad från riktlinjerna den 16 juni 2009 har ledningsgruppen i dagsläget ansett det lämpligt att programmet ska gå vidare med de sju servicehelheter som alla är relativt omfattande. Tjänsterna i helheterna ska bilda ett sinsemellan interoperativt och kundorienterat nätverk som lätt kan kombineras med e-tjänster som inte ingår i programmet. På så sätt ska målet att erbjuda medborgarna och företagen heltäckande e-tjänster bli verklighet. 3. Stödtjänster för elektroniska tjänster Allmänt Regeringens ställningstagande från den 6 mars 2009 och finanspolitiska ministerutskottets riktlinjer från den 16 juni 2009 innehåller en rad stödtjänster som samordnar medborgargränssnittet för elektronisk ärendehantering och andra stödtjänster för e-tjänsterna. De stödtjänster som behövs för respektive servicehelheter kommer att identifieras och specificeras. Stödtjänsterna ska genomföras, upphandlas och administreras så att de kan anlitas och vara kostnadseffektiva i så stor utsträckning som möjligt inom ramen för alla servicehelheter och även i övrigt i hela den offentliga förvaltningen. I detta sammanhang måste åtminstone tekniska krav, licensieringsmodeller, anbudsförfarande, upphandlade enhet och avtal beaktas. Beträffande

9 (21) stödtjänsterna är det viktigt att de kan byggas ut och spridas, och detta måste säkerställas med avseende på den optimala nyttan. För närvarande innehåller programmet sex stödtjänster som backar upp alla servicehelheter. I takt med att planeringen avancerar kan det hända att det behövs ytterligare en del stödtjänster. 3.1 Medborgarkonto I regeringens ställningstagande från den 6 mars 2009 ingick åtgärder för att införa medborgarkonton. Ett medborgarkonto är ett interaktivt kommunikationsverktyg för ärendehantering mellan myndigheterna och medborgarna. Via kontot ska e-tjänster inom den offentliga förvaltningen vara åtkomliga. Det är ett samordnat kundgränssnitt mellan den offentliga förvaltningen och medborgarna. Medborgarkontot produceras av Statskontoret som kommer att tillhandahålla tjänsten för hela den offentliga förvaltningen. Statskontoret har ordnat ett anbudsförfarande och har ingått upphandlingskontrakt. Genomförandeetappen pågår för närvarande. Medborgarkontot byggs upp 2010 och de första tjänsterna för samarbetspartner kan införas vid årsskiftet 2010/2011. Under utvecklingsfasen samarbetar Statskontoret med bland andra arbets- och näringsministeriet, Folkpensionsanstalten, Befolkningsregistercentralen, magistraterna, Uleåborgs stad, Vandar stad och Finlands Kommunförbund. Alla utom FPA har kapacitet att starta pilotprojekt för en del av tjänsterna med medborgarkonto i dess introduktionsfas. 3.2 Portalen Suomi.fi Ett av de viktigaste målen med projektet för att utveckla portalen Suomi.fi (2009 och 2010) är att se över den yttre profilen och att göra om innehållet mer i riktning mot ärendehantering. Dessutom ska alla offentliga tjänster få bättre synlighet. Samtidigt ska portalen få en stabil tjänstemiljö. Användargränssnitten och söktjänsterna får mer karaktären av e-tjänster för medborgarna. Portalen får också länkar till kommunala webbsidor och e-tjänster. Dessutom ska det ingå en kattjänst för offentliga tjänster. Nytt innehåll är bland annat information om tjänster till äldre. Inom januari 2010 är projektet klart med ett nytt helhet, en ny struktur och modeller för användargränssnitt för portalen. Största delen av sidorna har tagits fram i testmiljö. Testversionen testades på 300 användare och experter på användbarhet i december 2009 och utifrån resultaten har användargränssnitten och söktjänsten setts över. Texterna bearbetas tillsammans med samarbetsnätverket Suomi.fi. I februari 2010 börjar kommunala tjänster föras in och kommunerna har blivit informerade. Dessutom har kommunerna ombetts utse kontaktpersoner för nätverket Suomi.fi. Karttjänsten för den offentliga servicen kommer sannolikt att redan i den första fasen ha lägesdata för serviceenheterna vid ett flertal ämbetsverk. De företrädare för den offentliga förvaltningen som har intervjuats anser att karttjänsten är mycket nödvändig och att Suomi.fi lämpar sig väl för tjänsten. Under 2010 får portalen kommunala e-tjänster samtidigt som den yttre profilen och texterna ses över och kartan över serviceställen färdigställs. Portalen ska testas av användare och av experter på användbarhet och tillgänglighet. Medborgarkontot får en länk till portalen. Servicemiljön blir stabil för att kunna ta emot fler användare än nu. Under året planeras också introduktionen och marknadsföringen av den nya portalen. Med den nya versionen av portalen Suomi.fi får medborgarna tillgång till offentliga tjänster enligt principen om en enda kontaktpunkt. Det underlättar deras administrativa börda och minskar myndigheternas arbete med att ge vägledning och rådgivning. Projektet kan bevakas på adressen: http://www.suomi.fi/suomifi/laatuaverkkoon/suomifi_tietoa/suomifi_kehittaa/suomifin_kehittamishan ke_2009-2010/index.html

10 (21) 3.3 Portalen Företags-Finland Under 2010 ska den offentliga förvaltningens portal Företags-Finland som vänder sig till företagen ändras till en portal för ärendehantering i överensstämmelse med riktlinjerna i SADe. Den ska byggas på en ny plattform med öppna gränssnitt och öppen källkod. Projektet samarbetar med portalen Terve Suomi och tanken är att Suomi.fi och andra offentligt finansierade webbtjänster i framtiden ska kunna nyttiggöra tidigare tekniska lösningar. Alla offentliga företagstjänster och deras e-tjänster förs in på portalen Företags-Finland. För ändamålet byggs ett datasystem med servicekort upp där alla offentligt finansierade företagstjänster beskrivs enligt samma modell och på ett begripligt språk. Tjänsterna är också åtkomliga i användargränssnittet för kartorna. Dessutom får portalen några regionala vyer. Modellen för tekniken och innehållsproduktionen går ut på att innehållet till portalen tas fram en gång och används i webbtjänsten med hjälp av widgets (fönsterapplikationer) och andra tekniker. Portalen tillämpar tekniken för den semantiska webben till exempel när kunden erbjuds datainnehåll och e- tjänster vid sökningar. Den nya portalen Företags-Finland introduceras i slutet av 2010. Senare integreras servicehelheten Starta eget och Arbetsgivarfunktioner i portalen. Det ingår också i planerna att ta fram servicehelheten för bland annat internationalisering av företag, finansiering och innovationer/uppfinningar. Portalen är ett sätt för företagen att nå den offentliga förvaltningen och den minskar därmed deras administrativa börda. Dessutom reduceras den offentliga förvaltningens arbete med att ge rådgivning och vägledning till företagen. 3.4 Rådgivningstjänst till medborgarna Finansministeriet har tillsatt ett projekt för rådgivningstjänst till medborgarna (1 november 2009 31 december 2010) och målet är att lägga fram ett förslag till modell och organisation för den offentliga förvaltningens rådgivning till medborgarna. Rådgivningen ska ordnas via telefon, men också via andra elektroniska medier. Tanken är att rådgivningen ska byggas upp kring det alleuropeiska kundtjänstnumret 116 115. Rådgivningen kommer att ha nära samarbete med befintliga rådgivningstelefoner samt med Suomi.fi och portalen Företags-Finland och skapa synergieffekter mellan tjänsterna. Projektet kartlägger läget inom och erfarenheterna i andra länder och olika förvaltningar av rådgivningstjänster inom den offentliga förvaltningen. Också rådgivningstjänster inom den privata sektorn undersöks. Den fasen av arbetet pågår just nu. Det är också tänkt att projektet ska ta reda vilka förväntningar det ställs på tjänsten. Sommaren 2010 läggs ett förslag till helhet för en rådgivningstjänst fram: målgrupp, innehåll, modell, tidsplan, organisation och resurser. Hösten 2010 formuleras ett förslag till modell för teknisk lösning och en kostnadskalkyl läggs upp. I takt med att arbetet fortskrider presenterar arbetsgruppen sina rön för samordnings- och ledningsgruppen och lägger fram ett förslag till slutrapport 2010. 3.5 Distanstjänster Förberedande fas: Förvaltnings- och kommunminister Kiviniemi tillsatte den 29 januari 2009 en arbetsgrupp för att fram till den 31 december 2009 inom ramen för projektet att utvidga samservicen och undersöka möjligheterna att införa distanstjänster på bred bas i samservicen. Ledningsgruppen för

11 (21) utvidgningsprojektet beslutade den 14 januari 2010 det fortsatta arbetet med distanstjänster ska integreras i SADe. Den 15 februari 2010 behandlar ledningsgruppen för SADe frågan om att införliva distanstjänster i SADe. År 2009 var de viktigaste aktörerna inom samservicen i offentlig förvaltning involverade i distanstjänstprojektet. I pilotprojekten ingick offentlig service (FPA, Skatteförvaltningen, arbets- och näringsförvaltningen, tillstånd inom polisen, magistrater, distanstolkning och kommunala tjänster) med hjälp av videoteknik och webbförhandlingar. Man testade distribution av dokument och andra verktyg för ärendehantering på distans. De goda erfarenheter som allmänheten och myndigheterna hade tjänar som grund för förslagen till distansservicehelheten för samservicen och den offentliga förvaltningen. Mål och innehåll: Som ett led i SADe kan stödstrukturerna och stödtjänsterna i distanstjänstmediet definieras och genomföras integrerat samtidigt som de övriga ärendehanterings- och kommunikationslösningarna inom förvaltningen. Det undersöks om kommunerna kan ansluta sig till de gemensamma lösningarna. Projektet ska genomföra tillräckligt långvariga regionala pilotprojekt som förbereder en kontrollerad, men omfattande introduktion av distanstjänster. Det regionala projektet ska omfatta ett flertal kommuner inom vissa geografiska områden och flera lokala och rikstäckande organisationer inom statsförvaltningen. Målet är att distanstjänsten införs på bred bas fram till 2012. Distansservicehelheten ska i fortsättningen lämpa sig för serviceutbudet mellan myndigheternas serviceställen och samserviceställena, men också för ärendehantering hemifrån eller från arbetsplatsen. Arbetet med det exakta innehållet, den eftersträvade nyttan, genomförandemodellen och kostnadsplaneringen startar efter SADe-ledningsgruppens möte den 15 februari 2010. Nytta: Distansserviceprojektet visade att distanstjänster är ett kundorienterat och kostnadseffektivt sätt att tillhandahålla interaktiv experttjänst i nätverk och oberoende av rum. Pilotprojekten gav betydande besparingar i tids- och resekostnader. Vid den gränsöverskridande servicedisken fick kunderna under samma session kontakt med experter på flera myndigheter och kunde klara av sitt ärende rätt med en enda kontakt. Distanstjänsten ger myndigheterna möjligheter att smidigt specialisera sig i nätverk, distribuera kompetens över hela landet och organisera tjänsterna oberoende av plats. Det är till stor nytta för framför allt kommuner och sammanslagna kommuner där avstånd till service är långa. Distanstjänsten ger också invandrare och olika språkgrupper effektiv service. Detsamma gäller finska medborgare i utlandet. 3.6 Serviceplattform för e-tjänster inom den offentliga förvaltningen Hösten 2009 godkände ledningsgruppen för SADe att serviceplattformen för e-tjänster inom den offentliga förvaltningen integreras i programmet SADe. Utifrån det tillsatte finansministeriet den 26 oktober 2009 en styrgrupp för en serviceplattform för e-tjänster inom den offentliga förvaltningen. Den ska styra utvecklingen av plattformen på strategisk nivå. Serviceplattformen för e-tjänster kommer att erbjuda en central lösning för utvecklingen av elektronisk ärendehantering inom hela den offentliga sektorn. På den kan tjänster för enskilda myndigheter, gemensamma tjänster för flera myndigheter eller större servicehelhet byggas upp. Det är en viktig gemensam it-lösning som driver på de elektroniska modellerna inom den offentliga förvaltningen. När den är klar, kan e-tjänster tas fram snabbare och mer kostnadseffektivt. Statskontoret ska upphandla, producera och tillhandahålla serviceplattformen för den offentliga förvaltningen under ledning av finansministeriet. I sitt ställningstagande från den 6 mars 2009

12 (21) framhåller regeringen att öppen källkod i högre grad bör gynnas i systemen inom den offentliga förvaltningen. Plattformen ska enligt regeringen använda öppen källkod och ta hänsyn till att lösningarna måste vara kostnadseffektiva och informationssäkra. För närvarande pågår valet av samarbetsparterna för den första utvecklingsfasen. Den första versionen av plattformen blir klar inom 2011 och den innehåller tjänster från ett flertal samarbetspartner. 3.7 Arkitekturprojektet VALTASA Som ett led i utvecklingsprogrammet Interoperabilitet tillsatte finansministeriet den 26 maj 2009 projektet Arkitekturer på statlig nivå (VALTASA) för att definiera och beskriva den samlade arkitekturen inom statsförvaltningen. Projektet beaktar hela den offentliga förvaltningen. I juni 2009 bestämdes det att VALTASA integreras i SADe. Målet är att förbättra interoperabiliteten i datasystemen inom hela den offentliga förvaltningen (stat, kommuner, FPA). Med gemensamma arkitekturer för informations- och datasystem och rikstäckande system för de viktigaste tjänsterna sjunker kostnaderna och det i sin tur frisätts resurser för att utveckla verksamheten. Tack vare att kundgränssnitten och datasystemen för tjänsteproduktion utvecklas samtidigt kan verksamheten i hela servicekedjan bli kostnadseffektiv på kundernas villkor. De första resultaten kom i slutet av 2009. De gäller en arbetsversion av arkitekturen och den kommer att omformas och utvecklas under arbetets gång. Projektarbetet fortsätter 2010 och då vidarebearbetas, kompletteras och preciseras de första resultaten. Slutresultaten blir klara 2010. Klustergrupperna för servicehelheterna lägger fram förslag till datasystemsarkitektur för helheterna och den integreras sedan i den samlade arkitekturen. 4. Programmodeller Allmänt I regeringens ställningstagande från den 6 mars 2009 ingår det ett flertal allmänna kvalitetskrav på utvecklingsarbetet. E-tjänsterna ska tas fram i samråd med användarna och det måste beaktas att tjänsterna ska vara lätta att använda. I alla faser av utvecklingen ska datasekretessen för medborgarna beaktas och för att garantera det ska projektet samarbeta med dataombudsmannen. I upphandlingar inom den offentliga sektorn bör lösningarna på marknaden och innovationer inom den offentliga sektorn utnyttjas. Arbetet bör fortskrida utifrån öppna arkitekturer för datasystemen och öppen källkod i systemen inom den offentliga sektorn. När regeringen skyndar på informationssamhällsutvecklingen går den in för lösningar som stöder tjänster på båda nationalspråken. För att integrera dessa regler i alla delområden av programmet och under hela programtiden har ledningsgruppen godtagit modellpromemorior som rättesnöre för klustergrupperna. Promemoriorna beskrivs i korthet nedan. 4.1 Samverkan med användarna Modellen för samverkan med användarna avser att säkerställa att användarna systematiskt kan delta i olika delar och faser av SADe. På så sätt vill man möjliggöra modeller som stöder samarbete med användarna över förvaltningsgränserna. Användarorienterad planering betyder att projekten förbereds och tjänster produceras öppet, åtkomligt, integrerat, interaktivt, brett och med goda resultat. Modellen har konkreta checklistor för att garantera att målen nås.

13 (21) 4.2 Datasekretessen för medborgarna Modellen datasekretess avser att säkerställa att skyddet för privatliv och personuppgifter som hör till de grundläggande fri- och rättigheterna tillgodoses i alla resultaten från alla arbetsetapper i reform- och utvecklingsprojekten och att de generella målen med utvecklingsarbetet kan nås och att det samtidigt tas tillräckligt stor hänsyn till kraven på datasekretess. Dessutom vill man säkerställa nära samarbete med dataombudsmannen i alla faser av utvecklingsarbetet. 4.3 Möjligheter att utnyttja marknaden Utgångspunkten är att utnyttja de lösningar som finns på marknaden. Syftet med detta är att lösningarna ska kunna genomföras kostnadseffektivt och snabbt. Därmed minskar riskerna i genomförandefasen. Genom samverkan vill man på lika villkor öka kunskapen om SADe på marknaden, men också göra programaktörerna medvetna om utbudet på marknaden. De möjligheter till anbudsförfaranden som upphandlingslagarna erbjuder kommer att utnyttjas. I servicehelhetan utvärderas det om den förkommersiella upphandlingen lämpar sig för att hitta nya innovationer. 4.4 Öppen källkod Den offentliga förvaltningen använder allmänt produkter med öppen källkod och den spelar en viktig roll till exempel vid webbtjänster, men den procentuella andelen av alla program är ganska liten. Målet med servicehelheten är att minska driftskostnaderna genom att använda öppen källkod. Projekten för plattformar och webbpublikationssystem ska enligt planerna byggas i en miljö med öppen källkod. 4.5 Stöd till tjänster på båda nationalspråken Målet med modellen är att medborgare och företag utan problem och på ett naturligt sätt ska kunna göra ärenden på sitt eget språk och att myndigheterna ska ha möjligheter att hantera ärenden på kundernas språk. Kommunikationen i servicehelheterna går på både finska och svenska. I informationssystemen för nationell användning kommer språkversionerna i de tekniska plattformarma och lösningarna att beaktas och i första hand eftersträvas språkneutrala val. När servicehelheterna eller delar av dem läggs ut på utomstående säkerställs det att leverantören har kapacitet att tillhandahålla tjänster på de nödvändiga språken. 5. Åtgärder för att utveckla koncernstyrningen och interoperabiliteten Bakgrund: Enligt finanspolitiska ministerutskottets beslut från den 6 mars 2009 ska statens koncernstyrning intensifieras i utvecklingen av informationsförvaltningen med hjälp av strategisk styrning, informationsstyrning, styrning av projekt och upphandlingar och regelstyrning. Lagstiftning för att främja koncernstyrningen i informationsförvaltningen och interoperabiliteten i datasystemen överlag kommer att beredas. Den 7 december 2009 antog riksdagen ett uttalande av revisionsutskottet med anledning av berättelsen från Statens revisionsverk (RSk 30/2009 rd B 15/2009 rd). I uttalandet förutsatte revisionsutskottet att regeringen bereder lagstiftning som gör det till en myndighetsuppgift att med stöd av lagstiftningen se till att informationssystemen inom den offentliga sektorn är interoperabla och kompatibla. Som ett led i SADe tillsatte finansministeriet den 30 oktober 2009 ett projekt för styrning av och interoperabilitet i informationsförvaltningen inom den offentliga förvaltningen och två arbetsgrupper, en grupp för it-koncernstyrning och en lagstiftningsgrupp för it-koncernstyrningen (2 november 2009 31 maj 2010). I arbetsgrupperna är olika delar av statsförvaltningen och Finlands Kommunförbund

14 (21) representerade. Utöver SADe-arbetsgrupperna har finansministeriet tillsatt en arbetsgrupp för att generellt utreda och utveckla procedurerna inom finansministeriets koncernstyrning. Förberedande fas: Den första fasen fokuserar på att hitta de berörda delarna av koncernstyrningen och kraven på interoperabilitet inom hela den offentliga förvaltningen. Under vårens lopp fortsätter arbetet med att bereda en regeringsproposition, att närmare definiera övriga styrmedel och att tydliggöra målen. Koncernstyrningen av it-verksamheten ska enligt en preliminär definition inriktas på de ministerier som styrs av statsrådet, statens ämbetsverk och inrättningar inbegripet affärsverk och fonder, domstolar och andra lagskipningsorgan och statliga bolag som tillhandahåller koncerntjänster. Gruppen för procedurutveckling har fastställt metoderna för koncernstyrning inom statsförvaltningen: lagstiftning och annan regelstyrning, informationsstyrning, ekonomisk styrning och strukturer. Styrobjekten klassificeras enligt följande: interoperabilitet, gemensamma tjänster, användning av databanker, datasekretess, beredskap, organisationernas egna datasystem, strukturer, kompetens och kvaliteten på e-tjänster. Gemensamma tjänster för den offentliga förvaltningen är till exempel olika typer av stödtjänster för elektronisk ärendehantering som med fördel kan introduceras i den offentliga förvaltningen. Utöver statskoncernen ska styrningen av interoperabiliteten gälla den samlade offentliga förvaltningen, bland annat kommuner, samkommuner och FPA. Tabellen visar objekt och metoder för koncernstyrning inom informationsförvaltningen och itverksamheten. Nya planerade styrmedel eller styrmetoder anges med kursiv stil. Mål och medel för koncernstyrningen av informationsförvaltningen och it-verksamheten. Styrobjekt Interoperabilitet (hela den offentliga förvaltningen) Styrmedel Gemensamma tjänster (stödtjänster, statsförvaltningen och devis hela den offentliga förvaltningen) Användningen av databanker (hela den offentliga förvaltningen) Datasekretess (statsförvaltningen och devis hela den offentliga förvaltningen) Beredskap (hela den offentliga Lagstiftning och regelstyrning Lag om informationsförvaltning Lag om informationsförvaltning 22 i budgetlagen Särlagar Specallagstiftning (ändringar) Offentlighetslagen och offentlighetsförordningen (statsförvaltningen) Beredskapslagen och speciallagar, Informationsstryning Informationsarkite ktur, JHSrekommendationer, standarder Datasystemsarkitektur, teknikarkitektur JHSrekommendationer, standarder, datasystemsarkitektur Ekonomisk styrning Centraliserad finansiering, ramavtal Centraliserad finansiering, ramavtal inom upphandling Prissättning av information FM-ledda gemensamma projekt FM-ledda gemensamma Strukturer (organisationer och servicestruktirer) JUHTA, arbetsfördelning och ansvar JUHTA, servicecentraler JUHTA, organisationernas uppgifter VAHTI Vahti-anvisningar, JHSrekommendationer evareanvisningar, JHS- Beredskapsförsörjnngspooler

15 (21) Styrobjekt förvaltningen) Styrmedel Organisationernas egna datasystem (statsförvaltningen) Sturkturer (organisationer, och servicestrukturer, statsförvaltningen) Kompetens (statsförvaltningen och devis hela den offentliga förvaltningen) Kvaliteten på elektroniska tjänster (hela den offentliga förvaltningen) Lagstiftning och regelstyrning lag om informationsförvaltning Lag om informationsförvaltning Organisationsförfattningar Ändringar i lagstiftningen Informationsstryning rekommendationer projekt Procedurregler Rekommendationer för organisation av verksamheten Ekonomisk styrning Ramavtal inom upphandling Anvisningar för kompetenshantering Utbildningsresurser JHSrekommendationerresurser Utbildnings- standarder Strukturer (organisationer och servicestruktirer) Utvärdering av stora projekt JUHTA, Statens ITledningsgrupp JulkITproduktionsorganisationen Servicecentraler Gemensamma tjänster Lagstiftning: Det är meningen att regeringen höstsessionen 2010 ska lämna en proposition till riksdagen med förslag till lagstiftning (arbetsnamnet är lag om informationsstyrning) utifrån arbetet i lagstiftningsgruppen för it-koncernstyrningen. Med stöd av lagstiftningen ska interoperabilitet och kompabilitet i informationsförvaltningen och datasystemen inom den offentliga sektorn kunna genomföras genom lagstadgad myndighetsstyrning. Lagen avser att förbättra den offentliga servicen, effektivisera verksamheten inom den offentliga förvaltningen och utveckla den elektroniska ärendehanteringen och förvaltningen. Lagen ska utöver statsförvaltningen också gälla hela den offentliga förvaltningen, bland annat kommuner, samkommuner, Folkpensionsanstalten, andra offentligrättsliga inrättningar och organisationer som handhar offentliga uppdrag (indirekt offentlig förvaltning) enligt vad som särskilt anges i den planerade lagen. I förekommande fall ska lagen också kunna gälla privata aktörer, exempelvis privata läkarstationer, som är knutna till de allmänna servicesystemen. Lagstiften kommer att konsolidera finansministeriets styrbefogenheter i koncernstyrningen av statens it-verksamhet och styrningen av kommunerna. I lagen om informationsstyrningen inom den offentliga förvaltningen ska det anges på vilka grunder, i vilka ärenden och med vilka beslutssystem myndigheterna inom den offentliga förvaltningen får förordna om viktiga element i interoperabiliteten enligt samordnade villkor. Preliminärt är det planerat att interoperabiliteten ska säkerställas i hela den offentliga förvaltningen i de ärenden som anges i lagen med stöd av förordning och utifrån JHS-rekommendationer och hänvisningar till internationellt eller nationellt godkända allmänna standarder. Den lagstadgade standardiseringen ska kompletteras av en omfattande skyldighet för statliga ämbetsverk att samarbeta i projekt för informationsförvaltning inom både statsförvaltningen och hela den offentliga förvaltningen. Beträffande statsförvaltningen ska lagen också ha bestämmelser om användningen av gemensamma tjänster. För att effektivisera användningen av databanker har finansministeriet tillsatt två arbetsgrupper. Arbetsgruppen för att förbättra tillgången till och användningen av databanker inom den offentliga

16 (21) förvaltningen syftar till att göra olika databanker tillgängliga för användarna till samordnade priser och licensvillkor. Den ska också utvärdera budgetkonsekvenserna av bland annat avgiftsfrihet eller ändrad prissättning och titta på vilka konsekvenserna för driften och utvecklingen av databankerna är. Den andra gruppen lägger upp de gemensamma tekniska gränssnitten för databankerna. Gruppernas mandattid går ut den 31 december 2011. Kommunikationsministeriet har tillsatt en arbetsgrupp som ska ta fram idéer för hur information kan utnyttjas i hela samhället och lägga fram förslag till bättre förutsättningar för detta. 6. Start för utvärdering av statens datasystemprojekt Den 30 oktober 2009 tillsatte finansministeriet som ett led i SADe ett projekt som ska ta fram ett samordnat utvärderingsförfarande för viktiga datasystemprojekt inom statsförvaltningen och inrätta en utvärderingsfunktion vid finansministeriet. Funktionen skulle inleda sin verksamhet den 1 januari 2010. Utvärderingsfunktionen startade med en rad pilotprojekt. Projekten har valts ut bland de viktiga itprojekt som kommit fram i processen för verksamhets- och ekonomiplanen (VEP). I ett första steg utvärderas utvecklingsprojektet för verksamheten och datasystemet vid Nödcentralsverket (TOTI). Näst i tur står Migrationsverkets system för elektronisk omsättning av fastigheter, justitieministeriets ärendehanteringssystem för domstolarna och eventuellt även projektet för elektronisk ärendehantering i Skatteförvaltningens och Patent- och registerstyrelsens gemensamma företagsdatasystem. Utifrån erfarenheterna från utvärderingarna kommer projektet att lägga fast vilka aktörer, resurser och procedurer för att lägga fast funktionen det behövs från och med 2011. 7. Ny organisation med ansvar för operativ produktion och administration av lösningarna i Julk- IT Utifrån finanspolitiska ministerutskottets beslut från den 16 juni 2009 har finansministeriet som ett led i SADe tillsatt en arbetsgrupp för att planera en organisation som ska svara för den operativa produktionen och driften av kommunernas och statens gemensamma lösningar inom Julk-IT. Gruppen ska förbereda lagstiftning om organisationens befogenheter med målet att verksamheten ska starta från och med 2011. Tanken är att staten och kommunerna tillsammans ska starta en gemensam organisation med it-servicecentraler i samarbete med Sitra och Finlands Kommunförbund. Arbetsgruppen består av företrädare för statsrådets kansli, finansministeriet, undervisningsministeriet, social- och hälsovårdsministeriet, Finlands Kommunförbund, Folkpensionsanstalten, Sitra och Statskontoret. Projektet har tre hierarkiska roller för organisationsmiljön för de gemensamma e-tjänsterna för staten och kommunerna: 1. Regelstyrning av produktionen av it-tjänster 2. Ta fram it-koncept och verksamheter för serviceintegration 3. Nivån för den som svarar för att producera offentliga tjänster kommunerna och statliga ämbetsverk och de it-tjänsteleverantörer som de anlitar. Inom SADe samarbetar staten, kommunerna och FPA om servicehelhet som ska kunna placeras i den behöriga organisationen för att ha hand om introduktion och drift och administrering av upphandlingskontrakt m.m. I dagsläget finns det ingen organisation som har hand om uppgifter enligt punkt 2 i hierarkin för hela den offentliga förvaltningen. Statskontoret har dock befogenheter att driva och tillhandahålla stödtjänster för elektronisk ärendehantering i hela den offentliga sektorn.

17 (21) För att skapa förutsättningar för gemensam användning och produktion av gemensamma tjänster har projektet gått in för att planera en organisation, en tjänsteintegrator, som enligt nivå 2 i rollfördelningen ska producera it-koncept för gemensamma offentliga tjänster. Tre modeller för den juridiska och finansiella uppläggningen av den gemensamma produktionsorganisationen utreds: 1) Ett aktiebolag som kommunerna, staten och Sitra äger tillsammans, 2) en offentligrättslig aktör som styrs av kommunerna och staten och inrättas genom en speciallag eller 3) ett statligt ämbetsverk. Alternativen kan i fortsättningen jämföras närmare i takt med att det finns mer information om vilka gemensamma it-servicekoncept det kommer att inrättas för staten och kommunerna. Också lösningarna för styrbefogenheter som kommer att inrättas genom lagstiftning förtydligas och underlättar valet av den rättsliga ramen för den så kallade tjänsteintegratorn. På det här stadiet av planeringen räknar man med att tjänsteintegratorn sk bland annat följande uppgifter: att ta fram och driva gemensamma it-lösningar för servicehelheterna i SADe att ta hand om den samlade gemensamma arkitekturen på logisk nivå för den offentliga förvaltningen, särskilt definitioner av it-tjänster och utveckling och hantering av integrationskraven att se till metoder och system för kundhantering inom den offentliga förvaltningen. En skyndsam uppgift är också att tjäna som serviceintegrator för en del projekt som blir klara i KommunIT. Uppgifterna och organisationsformen för serviceintergratorn kan ställas om flexibelt i takt med att verksamheten utvecklas. Inledningsvis kommer uppgifterna att vara inriktade på produkterna av servicehelheterna i SADe och på de gemensamma it-lösningarna och de gemensamma stödtjänster som de kräver. Dessutom ska den ha hand om uppgifter som stöder funktionerna i KommunIT och som förordnas av kommunerna. När verksamheten har förankrats kan uppgifterna breddas och organisationsformen ändras. 8. Vissa utredningar 8.1 E-fakturor Elektronisk fakturering har av allt döma utvecklats gynnsamt, särskilt mellan organisationer. Inom faktureringen av konsumenter har utvecklingen inte varit lika positiv. Det finns ingen statistik att tillgå eftersom verksamheten är så splittrad. E-fakturaadresserna har ökat med tiotals procent varje år. Organisationerna i adressförteckningen kan ta emot elektroniska fakturor. Den 6 mars 2009 deklarerade regeringen att hela statsförvaltningen ska ta emot e-fakturor senast i slutet av 2009 för att bredda den elektroniska faktureringen. För att detta ska kunna genomföras gav Statskontoret statsförvaltningens avtalsleverantörer anvisningar och stöd under året. En del fakturor, bland annat från utlandet, kommer fortfarande i pappersform. De skannas och behandlas elektroniskt som alla andra fakturor. Inom ramavtalen med Hansel är e-faktur ett villkor. Också en del större kommuner har fattat likadana beslut. Sedan revisionsbyråer och disponenter införde e-faktorer har det blivit vanligare att skicka och ta emot e-fakturor. Utvecklingen bromsas upp av att det finns två parallella format och två vägar, operatörer och banker. Det skapar förvirring och tidvis också problem. Branschen styrs av självreglering. Verkkolaskuforum vid Utvecklingscentralen för informationssamhället (Tieke) tjänar som samarbetspartner.

18 (21) De komplicerade och dyra introduktionsprojekten har gjort att e-fakturor har vunnit insteg långsamt i kommunerna och i små och medelstora företag. Att allmänheten inte har gått in för e-fakturor snabbare beror på en del brister i användbarheten. Fakturorna kan till exempel inte flyttas över mellan familjemedlemmar. Besparingspotentialen med e-fakturor är mycket stor. Samhället kan spara flera hundra miljoner euro om året om också andra meddelanden inom upphandlingen blir elektroniska. Om hindren inte kan undanröjas genom självreglering, bör regleringar övervägas. 8.2 Utredning av tidsbokningssystemen Hösten 2009 tillsattes en arbetsgrupp inom SADe för att utreda förutsättningarna att övergå till gemensam elektronisk tidsbokning inom den offentliga sektorn (regeringens ställningstagande från den 6 mars 2009). Arbetsgruppen utredde funktion, arkitektur och alternativ för elektronisk tidsbokning, huvudsakligen utifrån resultaten från projekt inom hälso- och sjukvården exempel på bokningspraxis och utvecklingsprojekt inom statliga förvaltningar och kommunerna öppenheten i gränssnitten i dessa fall och förutsättningar för elektronisk förmedling av bokningsinformation. Utredningen eftersträvade villkor och eventuella modeller för en gemensam tidsbokning. Behovet av en gemensam tidsbokning för hela den offentliga förvaltningen är inte lika tydligt som behovet inom enskilda verksamhetsområden eller kommuner. Inom statsförvaltningen finns det bara ett begränsat antal tjänster som kräver tidsbokning, till exempel magistraterna, polisen, rättshjälpen och konsumentrådgivningen. De tjänster där det krävs tidsbokning är ofta lokala eller regionala. Men det finns möjligheter till samarbete i hela landet, om man betraktar tidsbokningen som en tjänst bestående av flera komponenter och om de villkor som måste ställas på tjänsten kan uppfyllas. Inom ramen för servicehelheterna i SADe kommer det att utredas närmare vilket behov av gemensamma tidningsbokningssystem det finns och i vilken omfattning. 9. Kostnadskalkyl och ramförslag SADe har eller kommer enligt förslag att få sju servicehelheter. Därutöver kommer programmet att ha stödtjänster för elektronisk ärendehantering som är nödvändiga för att genomföra helheterna. Åren 2011 2014 uppgår kostnaderna för de helheter som nämns i denna promemoria till cirka 66 miljoner euro. För hela programperioden är kostnadskalkylen 76 miljoner euro, varav 10 miljoner euro ingår i budgeten för 2010. Dessutom ingår det i samma moment ett bidrag på 5,4 miljoner euro för finansiering av KommunIT och annan it-verksamhet inom den offentliga förvaltningen 2011 2014. För projekten inom ValtIT har det budgeterats separata medel. 28.90.20 Statens och kommunernas gemensamma datasystemprojekt (reservationsanslag 3 år) Ramkalkyl för 2011 2014 VEP/Ramkalkyl (euro) Totalt Totalt Obs! Användningsändamål Budget 2010

19 (21) 1. Programmet SADe Lärande Deltagandemiljö Egen hälsa/egen vård Slussning till tjänster Byggd miljö Företagares arbetsgivarförpliktelser Starta eget/distanstjänster [outdelat] Övriga stödtjänster: medborgarkonto, Suomi.fi, samhällsomf. tjänster Förslag gjorts Förslag gjorts Kalkyl Kalkyl Förslag gjorts Kalkyl Kalkyl Kalkyl Kalkyl Totalt 2. KommunIT Projektverksamhet och förankring Totalt 3. Övrig utveckling av den offentliga informationsverksamheten JUHTA JHS Annan utveckling Totalt Totalt (1000 euro) Utvecklingsförslagen ovan innehåller bara utvecklingskostnader. Där ingår alltså inte kostnader för att introducera och använda resultaten. De utgifterna kommer först mot slutet av den planerade ramperioden och huvudsakligen nästa ramperiod från och med 2014 och 2015. Planeringen av servicehelheterna har först nu kommit i gång. Följaktligen kan man än så länge inte lägga fram några riktlinjer för vilka kostnader de organisationer som börjar använda tjänsterna ska stå och vilka kostnader som ska betalas centralt. Besluten i dessa frågor fattas senare från fall till fall för enskilda tjänster beroende på hur viktiga tjänsterna är, hur stor den beräknade nyttan är etc. En mycket preliminär kalkyl av kostnaderna för introduktion och drift har dock gjorts för två servicehelhet som har kommit längre i planeringen. Åren 2014 och 2015 uppgår då statens kostnader för användning och drift till cirka 70 miljoner euro. De sammanlagda kostnaderna för kommunerna är betydligt högre. I utvecklingsförslaget ingår inte de av myndigheternas datasystem som omfattas av servicehelheterna, till exempel kostnader för basala databanker, utveckling eller översyn. För att de system som tas fram genom servicehelheterna ska kunna introduceras krävs det att de behöriga myndigheterna själva ser över och förbättrar de datasystem som ingår i deras ansvar. Åtgärderna för att konsolidera koncernstyrningen och det anknytande lagstiftningsarbetet är mestadels tjänsteuppdrag och det finns därför inget särskilt anslag. Hur budgeten påverkas av den gemensamma operativa it-serviceorganisationen för den offentliga förvaltningen beror på hur projektet genomförs. För att programmet ska kunna fortsätta och investeringar göras måste lagstiftning om interoperabilitet och kompabilitet införas och vara materiellt sett trovärdig visavi möjligheterna att förbättra produktiviteten inom den offentliga sektorn.

20 (21) Den 16 juni 2009 bestämde finanspolitiska ministerutskottet om finansieringen av servicehelheterna i SADe att 50 % av anslaget för att använda programmet ska genereras genom anslagsöverföringar från statsandelarna till kommunerna och 50 % från andra moment i statsbudgeten. För 2010 ingår det ett anslag i statsbudgeten för SADe på 10 miljoner euro, varav 5 miljoner kommer från statsandelarna till kommunerna. Kostnaderna för SADe förefaller vara höga. Men det bör noteras att de bara utgör ungefär 1,5 % av statens och kommunernas sammanlagda utgifter på uppskattningsvis 1,6 miljarder euro för informationsförvaltning. 1 10. Bedömning av programmets genomslag, kostnader, produktivitetsvinster och minskning av administrativ börda Det samlade målet för programmet är att allmänheten och företagen ska kunna anlita elektronisk ärendehantering i alla viktiga tjänster senast 2013. I detta läge anser finansministeriet tillstyrkt av ledningsgruppen att det samlade målet kan nås med hjälp av de sju servicehelheter i denna rapport och de nödvändiga gemensamma stödtjänsterna. Servicehelheterna bildar ett interoperativt nätverk som överskrider gränserna för förvaltningsområdena och förvaltningsorganisationerna. Statliga och kommunala myndigheter ska utan större problem kunna lägga till nödvändiga tjänster i helheterna. I handlingsplanen för programmet ingår frågor som följs upp med avseende på delområdena i målet, elektronisk ärendehantering och interoperabiliteten inom it-verksamheten. Programmet eftersträvar också produktivitetsökningar, särskilt i kommunerna. Produktivitetsindikatorerna läggs fast för enskilda servicehelhet i takt med att planeringen avancerar. Varje servicehelhet ska sammanställa en kostnads/nytto-analys där det framgår vilken kostnadsnytta förvaltningen kan få och eftersträvar och hur mycket kundernas administrativa börda minskar. Den kostnadsmodell som har tagits fram i SADe och kostnadsmodellen Standard Cost Model (SCM) används för att räkna ut nyttan och resultatet jämförs med de kostnadskalkyler som läggs upp utifrån en gemensam kostnadsmodell med kostnaderna för fem år. De siffror som man får fram jämförs sedan i kostnads/nytto-analysen. När förplaneringen av servicehelheterna och stödtjänsterna är avslutad kan man lägga fast preciserade mål för hela programmet. SADe kommer att utvärderas av en oberoende utomstående aktör. Utvärderingen har upphandlats och i anbudsförfarandet föll valet på Ramboll Finland oy. Finanspolitiska ministerutskottet den 18 februari kl. 8.00 Finanspolitiska ministerutskottet tillstyrkte fortsatt SADe-verksamhet enligt följande: De sju utnämnda servicehelheterna ska fortsatt utvecklas. Målet är att helheterna sinsemellan bildar ett interoperativt kundorienterat nätverk som lätt kan kompletteras med sådana e-tjänster inom den 1 År 2008 var utgifterna för informationsförvaltning för de ämbetsverk som ingår i statsbudgeten (exklusive inrättningar under riksdagen och statliga affärsverk) cirka 802,5 miljoner euro. Det finns inga exakta uppgifter om kommunernas utgifter för informationsförvaltning, men Kommunförbundet räknar med att de likaså uppgår till cirka 800 miljoner euro.