Instruktion och handledning Diarium, tjänsteanteckningar och ärendehantering vid myndighetsutövning Utarbetad av: /GS/WE Gäller fr.o.m: 2011-05-01/RANI Sid 1 (17)
Innehållsförteckning Diarium, tjänsteanteckningar m.m....3 1. Inledning...3 2. Syfte...3 3. Omfattning...3 3.1. Lagstiftning...3 3.2. Instruktionens omfattning...3 4. Viktiga begrepp...4 5. Handling och dokumentation...5 6. Diarieföring m.m....6 6.1. Diarieblad...6 6.2. Ifyllande av Diarieblad och numrering av handlingar...7 6.3. Arkivering...8 7. Tjänsteanteckningar i Journalblad...8 7.1. Journalblad...8 7.2. Upprättande av Journalblad...8 7.3. Ifyllande av Journalblad...9 8. Kontrollpersonalens åtgärder vid bristande efterlevnad av lagstiftningen...10 8.1. Livsmedel, TSE och animaliska biprodukter...10 8.2. Djurskydd...10 9. Överklagande av beslut...11 10. Kommunikation...11 11. Utlämnande av offentlig handling...11 12. Rättigheter och skyldigheter...12 12.1. Serviceskyldighet...12 12.2. Jäv...12 12.3. Gåva, bestickning och muta...12 12.4. Bisyssla...12 13. Ansvar och påföljder...13 13.1. Disciplinansvar...13 13.2. Tjänstefel...13 13.3. Mutbrott...13 13.4. Meddelarfrihet och brott mot tystnadsplikt...13 14. Skadestånd...14 Bilaga 1 Exempel på handlingar som upprättas varje år och är kopplade till Diarieblad Bilaga 2 Diarieblad, ifyllt exempel Bilaga 3 Journalblad, ifyllt exempel Utarbetad av: /GS/WE Gäller fr.o.m: 2011-05-01/RANI Sid 2 (17)
Diarium, tjänsteanteckningar m.m. 1. Inledning Officiella veterinärer och officiella assistenter är tjänstemän vid Livsmedelsverket och är därmed skyldiga att följa regler i den lagstiftning som reglerar myndigheters arbete, däribland förvaltningslagen (1986:223). Förvaltningslagen innehåller bland annat bestämmelser om myndigheters serviceskyldighet, handläggning av ärenden och beslut samt om jäv. 2. Syfte Instruktionens syfte är att ge bindande anvisningar om ärendehantering med mera till kontrollpersonalen vid Livsmedelsverket. Med kontrollpersonal avses i denna instruktion de officiella veterinärer och officiella assistenter som är anställda av Livsmedelsverket på hel-, del- eller timtid. Anvisningarna har sin grund i den lagstiftning som ska följas av förvaltningsmyndigheter. 3. Omfattning 3.1. Lagstiftning Förvaltningslag (1986:223) Tryckfrihetsförordning (1949:105) Sekretesslag (1980:100) Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 882/2004 om offentlig kontroll för att säkerställa kontrollen av efterlevnaden av foder- och livsmedelslagstiftningen samt bestämmelserna om djurhälsa och djurskydd 3.2. Instruktionens omfattning Instruktionen innehåller anvisningar och handledande text om ärendehantering vid en anläggning under Livsmedelsverkets kontroll, det vill säga om handläggning av ärenden, tjänsteanteckningar, diarieföring, förvaring av handlingar, arkivering, åtgärder vid bristande efterlevnad av livsmedelslagstiftningen, kommunikation, åtgärder vid överklagande och om utlämnande av offentlig handling med mera. Instruktionen gäller för ärendehantering i samband med kontroller av livsmedelsföretagare, till exempel inspektioner, kontroller vid slakt, kontroller i samband med TSE och animaliska biprodukter och kontroller av djurskydd. Instruktionen gäller dock inte för ärenden om prövning av ansökan om godkännande av anläggning och inte heller vid revision av livsmedelsföretagare. I dessa fall tillämpas Livsmedelsverkets instruktioner för ärendehantering som återfinns i. Denna instruktion kan dock användas som en allmän bakgrund vid ärendehanteringen även i dessa fall och för vägledning om frågor som jäv och bisyssla med mera. I anslutning till anvisningarna finns också handledning, som kontrollpersonalen ska använda när så är tillämpligt. Avsikten med handledningar är dels att beskriva och tolka innehållet i gällande lagstiftning, dels visa på Livsmedelsverkets övergripande ställningstagande för hur reglerna bör tillämpas i praktiken. En handledning kan innehålla ytterligare information jämfört med lagstiftningen, med syfte att öka förståelsen för lagstiftningens krav. En handledning utesluter dock inte andra handlingssätt för att uppnå det resultat som avses med lagstiftningen. Utarbetad av: /GSWE Gäller fr.o.m: 2011-05-01 /RANI Sid 3 (17)
Text med bindande anvisningar är placerad i särskilda rutor. Text med handledning är omarkerad. 4. Viktiga begrepp Allmän handling Beslut Bestickning Enskild Författningar Förordning Handling Jäv Lag Kommunikation Mutbrott En handling är allmän om den förvaras hos myndighet och är inkommen till eller upprättad hos myndigheten. Sekretessbedömning måste göras innan handlingen kan anses som offentlig och lämnas ut. Ett avgörande från myndigheten. Ett beslut kan vara betungande, det vill säga gå part emot, eller gynnande, då parten får det han begär. Ett gynnande beslut kan innehålla betungande delar, till exempel villkor. Upplysningar och allmänna svar på frågor anses inte som beslut. När någon lämnar, utlovar eller erbjuder muta eller annan otillbörlig belöning för tjänsteutövningen till arbetstagare, för denne själv eller annan, kan detta medföra åtal för bestickning enligt brottsbalken. Enskilda individer, företag, organisationer eller andra privaträttsliga organ (fysiska och juridiska personer). Organ för det allmänna, till exempel myndigheter innefattas inte. Samlingsbegrepp för bestämmelser som är utfärdade av riksdagen, regeringen eller behörig statlig myndighet. Författning som beslutas av regeringen, till exempel livsmedelsförordningen (2006:813). Bör skiljas från EUs förordningar som beslutas av europaparlamentet och rådet respektive EU-kommissionen. Framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med tekniskt hjälpmedel. Exempel på handlingar är skrivelser, beslut, brev, fax, e-post, sms-meddelanden och fotografier. Omständigheter som kan rubba förtroendet för tjänstemans opartiskhet i ärendehandläggning. Författning som beslutas av riksdagen, till exempel livsmedelslagen (2006:804). Att parten underrättas om de uppgifter som har tillförts och som är av betydelse för ärendet genom någon annan än honom själv och att parten får möjlighet att yttra sig över uppgifterna, innan myndigheten fattar beslut i ärendet. När arbetstagare, för sig själv eller för annan, tar emot, låter sig utlova eller begär muta eller annan otillbörlig belöning för sin tjänsteutövning kan detta medföra åtal för mutbrott enligt brottsbalken. Utarbetad av: /GS/WE Gäller fr.o.m: 2011-05-01/RANI Sid 4 (17)
Myndighetsutövning Förvaltningsverksamhet som innebär att myndigheten för enskilda fattar beslut om förmån, rättighet, skyldighet eller liknande. Offentlig handling Offentlighetsprincipen Part Sekretess Tjänsteanteckning Ärende Allmän handling som efter sekretessbedömning av myndigheten har bedömts vara offentlig, det vill säga kan lämnas ut. Vem som helst har rätt att ta del av de allmänna handlingar som finns på myndigheter och som är offentliga. En sekretessbedömning ska göras innan utlämnande. Den som saken angår, till exempel en livsmedelsföretagare som ansökt om ett gynnande beslut eller som klagat över ett betungande beslut. Part har rätt till partsinsyn, det vill säga att ta del av handlingar i sitt ärende. Förbud att röja uppgift, vare sig det sker muntligt eller genom att allmän handling lämnas ut, eller att det sker på annat sätt. En handling som upprättas av en tjänsteman om uppgifter som tillförs ärendet, till exempel genom telefonsamtal. Anteckningen ska vara daterad och det ska framgå vem som lämnat uppgifterna och vad denne sagt. Tjänstemannen ska signera varje anteckning. Ett ärende uppkommer om en part, till exempel en livsmedelsföretagare ansöker om att få ett godkännande. Myndigheten kan på eget initiativ öppna ett ärende, till exempel när en officiell veterinär utför en inspektion. 5. Handling och dokumentation I begreppet handling ingår: En till myndigheten inkommande handling, till exempel en ansökan från en livsmedelsföretagare om godkännande av anläggning. En av myndigheten upprättad handling, till exempel en journal som förs i samband med kontroller vid slakt. En från myndigheten utgående handling, till exempel en rapport som kontrollpersonalen har upprättat och överlämnat till en livsmedelsföretagare. Handlingar kan ha olika former, till exempel beslut, brev, fax, e-post, sms-meddelanden och fotografier. Blanketter, rapporter, beslut och andra handlingar som upprättas i tjänsten är allmänna handlingar. Innehållet bör därför vara stringent och anteckningar föras med ett klart, enkelt och lättbegripligt språk. Personliga kommentarer bör undvikas. Dokumentation gör det möjligt att i efterhand visa vad som förekommit och är en förutsättning för att eventuella myndighetsåtgärder senare ska kunna vidtas. Vid dokumentation kan det vara till hjälp att tänka på vad dokumentationen senare kan komma att användas till. Dokumentation utgör också en bekräftelse på att kontrollpersonalen har fullgjort sina skyldigheter enligt lagstiftningen. Utarbetad av: /GS/WE Gäller fr.o.m: 2011-05-01/RANI Sid 5 (17)
Upprättade handlingar som överlämnas till livsmedelsföretagaren på anläggningen eller annan mottagare ska överlämnas som originalhandling. Det innebär att det underskrivna originalet kopieras och överlämnas till mottagaren och att kopian diarieförs. Saknas kopiator skrivs två identiska handlingar ut och båda skrivs under. 6. Diarieföring m.m. Alla myndigheter är skyldiga att utan dröjsmål diarieföra inkommande, upprättade och utgående handlingar. Handlingar i ett ärende som inkommer till centrala Livsmedelsverket eller upprättas av personalen där, registreras av registrator och diarieförs. Om uppgifterna i handlingen bedöms medföra att ett nytt ärende inleds, åsätts handlingen ett nytt diarienummer. Det är dock inte praktiskt genomförbart att samtliga handlingar rörande kontrollerna vid en viss anläggning registreras på detta sätt, utan handlingarna får i stället registreras lokalt av kontrollpersonalen vid respektive anläggning. 6.1. Diarieblad Instruktionen gäller inte för ärenden om prövning av ansökan om godkännande av anläggning och inte heller vid revision av livsmedelsföretagare och att handlingar som hör till dessa ärenden inte ska antecknas i Diarieblad. I dessa fall tillämpas instruktioner för ärendehantering som nämnts i avsnitt 3.2. Kontrollpersonalen ska varje år på blankett Diarieblad (LIVS 035) upprätta ett nytt Diarieblad för varje enskild anläggning. Kontrollpersonalen ska i Diariebladet anteckna alla inkommande, upprättade och utgående handlingar. Kontrollpersonalen bör uppfatta Diariebladet som ett myndighetsdiarium i vilket personalen antecknar inkommande och utgående handlingar samt upprättandet av andra handlingar, bland andra: Anteckning om upprättande av Journalblad, detta dokument ska alltid vara den första upprättade handlingen och får därför alltid bilagenummer 1 i Diariebladet. Se vidare 7.2. Upprättande av Journalblad. Eventuellt iordningställs särskilda pärmar/pärmflikar för att underlätta ordningen bland de dokument som kommer att upprättas och inkomma. Dessa pärmar/pärmflikar antecknas i diariebladet så att alla handlingar går att spåra. Exempel på sådana handlingar är: - Journaler i samband med kontroller vid slakt. - Handlingar om kontroller av djurskydd. - Inspektionsrapport. - Andra skrivelser till livsmedelsföretagaren eller någon annan. - Inkommande skriftliga handlingar från livsmedelsföretagaren eller någon annan, till exempel skrivelse i anslutning till en rapport, andra brev och ritningar. - Sundhets- eller exportintyg. - Inkommande handlingar från andra myndigheter. - Upprättade handlingar som sänts till andra myndigheter. Om det inte upprättas särskilda pärmar/pärmflikar för de olika typerna av handlingar ska dessa noteras löpande i diariet. Utarbetad av: /GS/WE Gäller fr.o.m: 2011-05-01/RANI Sid 6 (17)
Exempel på hur handlingar som upprättas årligen kan antecknas och ordnas i Diarieblad finns i bilaga 1 och 2. Exemplen i bilagorna är alla koordinerade med varandra. Exempel på handlingar som inte behöver antecknas i Diarieblad: Begäran om utlämnande av allmän handling som beviljas, se avsnitt 11. Information som arbetsgivaren lämnar för kännedom till kontrollpersonalen, till exempel kopior av revisionsrapporter, beslut om godkännande av anläggning inom den regionala enheten eller beslut som har fattats centralt. Intern skrivelse, till exempel när kontrollpersonalen skriftligt kontaktar sin enhetschef eller en handläggare vid centrala Livsmedelsverket. Däremot bör en anteckning göras i Journalblad när kontakten rör kontrollerna vid anläggningen. Enkla förfrågningar, till exempel om Livsmedelsverkets verksamhet. Inbjudningar eller kallelser till möten med företaget eller med andra. 6.2. Ifyllande av Diarieblad och numrering av handlingar Handlingar som refereras till i anteckningar i Diarieblad ska av kontrollpersonalen vara ordnade på ett sådant sätt att de kan återfinnas. Diarieblad, Journalblad och andra handlingar ska i första hand förvaras i en pärm, märkt med Diarium, anläggningsnummer och år. Handlingarna ska tilldelas ett bilagenummer och förvaras i pärmen i ordningsföljd efter bilagenumret. Handlingar får förvaras i annan pärm eller i ett fliksystem i en pärm om upprättandet och pärmens/flikens namn antecknas i Diariebladet. Om annan pärm upprättas ska den märkas med namn, anläggningsnummer, år och det bilagenummer den tilldelats. En ordnad dokumentation underlättar kontrollpersonalens arbete. Dokumentationen används dessutom vid intern och extern revision av kontrollpersonalens kontroller. Anteckningarna i Diarieblad bör föras på ett sådant sätt att det kan visas upp och lämnas ut utan sekretessprövning. På Diariebladet anges Anläggning, registrerat namn och godkännandenummer, aktuellt År och Sida nr i blanketthuvudet. För varje handling som ska tillföras diariet anges: Datum, ange datumet när en viss handling har inkommit, upprättats eller avsänts/lämnats ut. Handling, ange en kortfattad beskrivning av handlingen och, i förekommande fall, från vem handlingen inkommit eller till vem den lämnats ut eller skickats. Bilaga nr ange vilket bilagenummer handlingen alternativt typ av handlingar har tilldelats. Signatur, kontrollpersonal signerar med namnteckning eller initialer. Kontrollpersonalen bör föra anteckningar i Diariebladet direkt på pappersblanketten. Anteckningarna kan föras i dator om det kan säkerställas att varje kontrollperson som gjort anteckningar kan signera sina egna anteckningar efter utskrift. Blanketten Diarieblad (LIVS 035) finns som utskrivbar fil på Kontrollavdelningens huvudsida på intranätet under Stödjande dokument/blanketter samt på Livstecknets webbplats www.livsteck.net där under Kontroll/Köttkontroll/ Styrande och stödjande dokument för köttkontroll/blanketter. Blanketten kan även beställas direkt från Kontrollavdelningen. Utarbetad av: /GS/WE Gäller fr.o.m: 2011-05-01/RANI Sid 7 (17)
Exempel på hur ett pärmsystem för handlingar kan se ut finns i bilaga 1. Exempel på ett ifyllt Diarieblad finns i bilaga 2. 6.3. Arkivering Kontrollpersonalen ska efter årsskifte arkivera föregående års pärmar tillsammans med Diarieblad i original. Denna arkivering sker på anläggningen. Om en anläggning läggs ner ska kontrollpersonalen, efter kontakt med administratör vid enheten för administrativt stöd på Kontrollavdelningen, skicka alla arkiverade handlingar till Livsmedelsverket enligt närmare instruktioner. Kontrollpersonalen bör alltid avsluta anteckningarna i Diarieblad vid årsskifte även om uppföljning pågår av utförda kontroller, till exempel om en inspektion har utförts före och uppföljning sker efter årsskifte. 7. Tjänsteanteckningar i Journalblad 7.1. Journalblad Kontrollpersonalen ska på blankett Journalblad (LIVS 036) föra löpande tjänsteanteckningar om uppgifter som personalen får eller överlämnar på annat sätt än genom en handling. I 15 förvaltningslagen anges att uppgifter som en myndighet får på annat sätt än genom en handling och som kan ha betydelse för utgången i ärendet ska antecknas av myndigheten, om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild. Tjänsteanteckningar leder till en korrekt myndighetsutövning, överblick över utförda kontroller samt underlättar vid personalbyte och semestrar. 7.2. Upprättande av Journalblad Kontrollpersonalen ska varje år och för varje enskild anläggning upprätta Journalblad på blankett Journalblad (LIVS 036). Att Journalblad har upprättats ska dokumenteras i Diarieblad (LIVS 035). Journalblad ska vara den först upprättade handlingen för året och ska därför alltid tilldelas och märkas med bilagenummer 1 i diariebladet. Journalblad kan upprättas som enstaka journalblad eller, vid behov, som serier av journalblad för antingen hela verksamheten sammantaget eller uppdelat för exempelvis olika områden av verksamheten. Om behov finns av sådan uppdelning fastställs lämpligen strukturen för denna när diariesystemet upprättas inför ett nytt verksamhetsår. Utarbetad av: /GS/WE Gäller fr.o.m: 2011-05-01/RANI Sid 8 (17)
Tillsammans utgör samtliga upprättade Journalblad och serier av Journalblad årets bilaga 1 och märks därför alla med bilagenummer 1 och löpnummer i bilagan. Kontrollpersonalen bör alltid avsluta anteckningarna i Journalblad vid årsskifte även om uppföljning pågår av utförda kontroller, till exempel om en inspektion har utförts före och uppföljning sker efter årsskifte. 7.3. Ifyllande av Journalblad Journalblad (LIVS 036) ska ifyllas i enlighet med blankettens ifyllandeanvisning. Kontrollpersonalen ska alltid göra tjänsteanteckningar i Journalblad om: Genomförd kommunikation med livsmedelsföretagaren som inte framgår av annan handling. Bakgrund och skäl för muntliga beslut som inte har dokumenterats på annat sätt. Kontrollpersonalen bör i Journalblad dokumentera muntliga kontakter, de delar av kontrollerna vid en viss anläggning som inte dokumenteras någon annanstans samt olika händelser vid anläggningen, till exempel: Muntliga påpekanden som lämnas till livsmedelsföretagaren, både på plats i anläggningen och per telefon. Alla situationer där kontrollpersonalen upplever att dokumentation är relevant, till exempel när personalen anar att ord kan komma att stå emot ord eller att situationen kan resultera i rättsliga efterspel. Råd och annan information som lämnas till livsmedelsföretagaren. Anteckningar av vad kontrollpersonalen framfört från mötestillfällen med livsmedelsföretagaren/företagets arbetsledning eller vad livsmedelsföretagaren framfört. Av dokumentationen i Journalblad bör tydligt framgå namnet på den/de som kontrollpersonalen haft kontakt med eller som lämnat uppgifter. Tjänsteanteckningar i Journalblad kan föras elektroniskt, om det kan säkerställas att varje kontrollperson, som gjort anteckningar, efter utskrift kan signera sina egna anteckningar. Detta kan till exempel ske om ett nytt Journalblad upprättas för varje enskild tjänsteanteckning eller för flera sammanhängande anteckningar under en kortare tidsperiod. Exempel på ifyllt Journalblad finns i bilaga 3. Blanketten Journalblad (LIVS 036) finns som utskrivbar fil på Kontrollavdelningens huvudsida på intranätet under Stödjande dokument/blanketter samt på Livstecknets webbplats www.livsteck.net där under Kontroll/Köttkontroll/Blanketter. Blanketten kan även beställas direkt från Kontrollavdelningen. Utarbetad av: /GS/WE Gäller fr.o.m: 2011-05-01/RANI Sid 9 (17)
8. Kontrollpersonalens åtgärder vid bristande efterlevnad av lagstiftningen 8.1. Livsmedel, TSE och animaliska biprodukter Livsmedelsverket ska vid bristande efterlevnad av lagstiftning om livsmedel, TSE och animaliska biprodukter vidta åtgärder i syfte att uppnå rättelse. I vissa fall kan myndigheten behöva vidta rättsliga åtgärder. Den officiella veterinären ska, vid bristande efterlevnad av lagstiftning om livsmedel, TSE eller animaliska biprodukter, då veterinären inte har delegation för att fatta lämpligt beslut, ta kontakt med veterinärinspektören i den regionala enheten. I brådskande fall, då inspektören inte kan nås, ska kontakt tas med enhetschef. Vidtagande av rättsliga åtgärder ställer krav på att myndigheten agerar i enlighet med förvaltningslagen. Rättsliga åtgärder bör övervägas i följande fall. Bristande efterlevnad av lagstiftningen om rättelse inte kunnat nås på annat sätt. Misstanke om bedrägliga förfaranden, brott mot livsmedelslagen med mera. I normalfallet fattas så kallade betungande beslut enligt livsmedelslagen av enhetschef eller annan beslutsfattare vid centrala Livsmedelsverket: Föreläggande eller förbud, eventuellt förenat med vite, enligt 22 och 23 livsmedelslagen samt artikel 54 i förordning (EG) nr 882/2004. Omhändertagande av vara enligt 24 livsmedelslagen samt artikel 54 i förordning (EG) nr 882/2004. Återkallande av godkännande av anläggning enligt 24 livsmedelsförordningen samt artikel 31, 2e respektive artikel 54 i förordning (EG) nr 882/2004. Beslut om åtalsanmälan fattas av enhetschef eller annan beslutsfattare vid centrala Livsmedelsverket. När det gäller beslut enligt lagen om provtagning på djur (TSE) och lagen om foder och animaliska biprodukter fattas de i regel av enhetschef eller annan beslutsfattare vid centrala Livsmedelsverket. Officiell veterinär får endast fatta beslut om rättsliga åtgärder enligt ovanstående lagstiftning om denne har delegation för aktuellt beslut. De officiella veterinärer som har sådan delegation återfinns i. Mer information om sanktioner finns i vägledningen Sanktioner i livsmedelslagstiftningen. 8.2. Djurskydd Vid viss bristande efterlevnad av djurskyddslagstiftningen är kontrollpersonalen skyldig att fatta beslut, eller, i förekommande fall, underrätta länsstyrelsen, se instruktion Beslut efter kontroller av djurskydd vid slakteri. I de fall djurskyddsproblem vid slakteri inte rättas till av livsmedelsföretagaren efter beslut eller tillsägelse från kontrollpersonalen, är den officiella veterinären skyldig underrätta länsstyrelsen, vilket framgår av samma instruktion. Beslut om åtalsanmälan enligt 24 b djurskyddslagen fattas av enhetschef eller annan beslutsfattare vid centrala Livsmedelsverket. Utarbetad av: /GS/WE Gäller fr.o.m: 2011-05-01/RANI Sid 10 (17)
9. Överklagande av beslut Om livsmedelsföretagaren eller en djurägare överlämnar ett överklagande av ett beslut till den officiella veterinären ska denne genast underrätta Livsmedelsverkets chefsjurist och sända överklagandet i original till centrala Livsmedelsverket. 10. Kommunikation Bestämmelser om kommunikation, det vill säga underrättelse till part om uppgifter som tillförts ett ärende och partens rätt att få yttra sig innan ärendet avgörs finns i 17 förvaltningslagen. Kraven i förvaltningslagen innebär att vad som framkommer i och har betydelse för ett ärende ska kommuniceras med livsmedelsföretagaren och att denne ska få möjlighet att yttra sig. Om nya uppgifter tillkommer ska även dessa kommuniceras med företagaren. Kommunikationen anses fullgjord när företagaren har framfört sina synpunkter eller när en satt tidsfrist för yttrande har löpt ut. Kommunikation bör vanligen ske skriftligt men i till exempel brådskande fall kan den även ske muntligt. I så fall måste kontrollpersonalen göra en anteckning om när och hur kommunikationen skett. Kontrollpersonalen får enligt förvaltningslagen i vissa fall underlåta kommunikation, till exempel om beslutet inte kan uppskjutas om situationen så kräver. Kontrollpersonalen bör i sådana fall, om det är möjligt, rådgöra med jurist vid Rådgivningsavdelningen. I samband med kontroller före och efter slakt fattas ett stort antal beslut, till exempel vid otjänligförklarande av kött eller avlivning av djur. En del av dessa beslut riktar sig till livsmedelsföretagaren och andra till djurägaren. Besluten som riktas till djurägaren kan inte kommuniceras på samma sätt som andra beslut, men kontakt bör tas med djurägaren i vissa fall, till exempel om beslutet kan antas vara oväntat eller ekonomiskt betungande. I övrigt hänvisas i detta sammanhang till instruktioner och handledningar för genomförande av offentliga kontroller vid slakt av olika djurslag. 11. Utlämnande av offentlig handling När någon begär att en allmän handling ska lämnas ut ska en sekretessbedömning göras. Handläggning av en begäran om utlämnande av handling ska göras utan dröjsmål. Är det uppenbart att handlingen inte ska hemlighållas ska frågan om utlämnande i första hand avgöras av den officiella veterinär som har handlingen i sin vård. Om det finns minsta tveksamhet om en handling ska lämnas ut ska veterinären omgående samråda med närmaste chef och jurist vid Rådgivningsavdelningen. Bestämmelser om enskilds rätt att ta del av offentlig handling finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (1949:105) och bestämmelser om utlämnande i 15 kap. sekretesslagen (1980:100). En handling är allmän om den förvaras hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndigheten. Alla allmänna handlingar är inte offentliga och får då inte lämnas ut. Vissa uppgifter Utarbetad av: /GS/WE Gäller fr.o.m: 2011-05-01/RANI Sid 11 (17)
är sekretessbelagda vilket medför att vissa handlingar inte får lämnas ut eller att endast del av handling får lämnas ut. Beslut om att handling eller del av handling inte ska lämnas ut från Livsmedelsverket får bara fattas av tjänstemän med särskild delegation, se aktuella delegationer i. 12. Rättigheter och skyldigheter 12.1. Serviceskyldighet Enskilda har enligt 4 förvaltningslagen rätt att få service, det vill säga upplysningar, vägledning, råd och annan sådan hjälp av myndigheten i frågor som rör myndighetens verksamhetsområde. Hjälpen ska lämnas i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Livsmedelsverkets kontrollpersonal är inte skyldig att på begäran av en enskild, till exempel en livsmedelsföretagare, göra några stora insatser av utredande karaktär. Regelrätt rådgivning mellan olika alternativ eller annan konsultliknande verksamhet gentemot företag är inte en uppgift för personalen. Livsmedelsverkets policy för rådgivning och information till företag finns i. 12.2. Jäv Bestämmelser om jäv finns i 11 12 förvaltningslagen. En tjänsteman är jävig om det föreligger omständigheter som kan anses rubba förtroendet för hans opartiskhet i ärendehandläggningen. Bestämmelser om jäv finns för att säkerställa att förvaltningsmyndigheters handlande präglas av objektivitet och opartiskhet. Om man känner till en omständighet som kan utgör jäv skall man självmant ge det tillkänna. Vid minsta tveksamhet om jäv bör berörd kontrollperson därför kontakta närmaste chef. 12.3. Gåva, bestickning och muta Tjänstemän på Livsmedelsverket som har till uppgift att utöva kontroll av eller samråd med livsmedelsföretagare bör inte acceptera en gåva eller annan förmån från företaget eller annan part. Om en tjänsteman har inflytande på beslut som berör samma företag från vilket en förmån erhållits, kan även en mindre förmån anses otillbörlig. Livsmedelsverkets instruktion om extern och intern representation finns i Livsmedelsverkets representationspolicy finns i. Livsmedelsverkets instruktion om muta och bestickning finns i. 12.4. Bisyssla En tjänsteman i offentlig förvaltning får inte ha sådana bisysslor eller uppdrag som kan rubba förtroendet för dennes objektivitet eller opartiskhet eller som kan skada myndighetens anseende. Utarbetad av: /GS/WE Gäller fr.o.m: 2011-05-01/RANI Sid 12 (17)
Vid minsta tveksamhet om en bisyssla är oförenlig med rollen som företrädare för myndigheten Livsmedelsverket bör berörd kontrollperson kontakta närmaste chef. Livsmedelsverkets bisysslepolicy finns i. 13. Ansvar och påföljder En tjänsteman som missköter sin tjänst eller utnyttjar den så att det skadar någon enskild kan antingen utsättas för disciplinpåföljd eller i vissa fall straffas enligt Brottsbalken. 13.1. Disciplinansvar Arbetsgivare kan med stöd av lagen om offentlig anställning (1976:600) meddela disciplinpåföljd för en tjänsteman som medvetet eller av oaktsamhet inte följer de bestämmelser m.m. som gäller för myndigheten. Påföljden är varning eller löneavdrag. Vid upprepad förseelse kan påföljden bli avsked. Frågor om disciplinansvar och -påföljd inom Livsmedelsverket handläggs av personalansvarsnämnden, som består av generaldirektören (ordförande), personalföreträdare och övriga ledamöter som utses av verket. 13.2. Tjänstefel Enligt Brottsbalken ska den som vid myndighetsutövning, uppsåtligt eller av oaktsamhet, åsidosätter vad som gäller för uppgiften dömas för tjänstefel. Straffet för tjänstefel är böter eller fängelse i högst två år. 13.3. Mutbrott Om en tjänsteman medvetet eller av oaktsamhet tar emot, blir lovad eller kräver en muta kan tjänstemannen dömas för mutbrott enligt Brottsbalken. Straffet för mutbrott är böter eller fängelse i högst två år. Livsmedelsverkets instruktion om muta och bestickning finns i. 13.4. Meddelarfrihet och brott mot tystnadsplikt En tjänsteman har enligt tryckfrihetsförordningen meddelarfrihet, det vill säga en grundlagsskyddad rätt att för publicering meddela uppgifter som denne har tagit del av på myndigheten, till exempel till en journalist. Endast uppgifter, inte handlingar får förmedlas och det får bara ske för publicering. Det finns undantag från meddelarfriheten, bland annat om uppgifter ur en allmän handling, för vilken myndigheten satt upp förbehåll för utlämnande. Vissa bestämmelser om tystnadsplikt gäller före meddelarfriheten. Om en tjänsteman medvetet eller av oaktsamhet röjer en uppgift som är sekretessbelagd enligt sekretesslagen kan denne straffas för brott mot tystnadsplikt. I vissa fall gäller undantag från detta, se 12.4. Utarbetad av: /GS/WE Gäller fr.o.m: 2011-05-01/RANI Sid 13 (17)
14. Skadestånd Bestämmelser om skadestånd finns i skadeståndslagen (1972:207) och i förordning (1995:1301) om handläggning av skadeståndsanspråk mot staten. Om en tjänsteman genom fel eller försummelse i tjänsten orsakar en skada har arbetsgivaren principalansvar, det vill säga arbetsgivaren är skyldig att ersätta skadan. Vid synnerliga skäl kan arbetstagaren därefter bli skyldig att betala skadestånd till arbetsgivaren. Synnerliga skäl kan till exempel vara att tjänstemannen har handlat uppsåtligt eller grovt vårdslöst. Utarbetad av: /GS/WE Gäller fr.o.m: 2011-05-01/RANI Sid 14 (17)