Sävar IK, styrelsen Datum Sida 1 av 6 Styrelsemöte Sävar IK Tid: 1830-2100 Plats: Klubbstugan Deltagare: Staffan Norin (ordförande), Lars Westman, Marie Sandström, Per Höglund, Karolina Torgilsson och Niclas Bromark Anmält förhinder: - Antecknas av : Niclas Bromark Justerat: Ordföranden Agenda Nr/ Ärende Ansvarig Innehåll / Syfte / beslut/bilaga tid 1 Inledning SN Styrelseledamöterna genomförde en självpresentation som också omfattade medskick till och förväntningar på arbetet i styrelsen. 2 Föregående protokoll Återkoppling årsmöte Ett medskick från årsmötet är att revisorerna har avböjt omval till detta verksamhetsår och behöver ersättas. Föreningen saknar också valberedning till styrelsen. Dessa två saker behöver vi se över under året. Marie ska fundera och ge förslag till hur styrelsen ska hantera dessa frågor till nästa möte. Ny akt 1:15. Beslut 1:15. Vi har tagit del av revisorernas rapport till årsmötet och deras fyra förbättringspunkter och beslutar att åtgärda dessa för att kunna återrapportera till nästa årsmöte. Beslut 2:2015: Styrelsens beslut ska framgå av protokoll som delges på hemsidan tillgängliga för föreningens medlemmar. Förbättringsområdet om uteblivna attester hänskjuts till Projekt Koll på ekonomi. Lars ska undersöka med Inge om det finns behov av omedelbara åtgärder. Ny akt 2:15. Likaså frågan om medlemsavgifter. Karolina undersöker hur rutinerna kring medlemsavgifterna ser ut idag och återkommer till styrelsen till nästa möte. Ny akt 3:2015. Beslut 3:15. Stadgarna är inte uppdaterade. Till årsmöte ska styrelsen lägga fram reviderade stadgar. Återkoppling konstituerande styrelsemöte Vi fångar upp besluten från det konstituerande mötet.
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 2 av 6 Vi behöver arbeta vidare med årshjul för styrelsen, styrelseplan och mötesplan. Marie och Niclas ger förslag till detta (innehåll och teknik) till nästa möte. Ny akt 4:15 3 Dagordning SN Fastställs 4 Rutiner i styrelsen 5 Styrelsens ansvar SN, Alla Styrelsen diskuterar fram ramar för rutiner kring möten, med kallelser, protokoll, kommunikation och annat. Staffan tar dessa frågor vidare och presenterar ett utkast vid nästa möte. Ny akt 5:15 Övergripande indelning: Vi lägger tiden fram till sommaren på att städa upp, skapa rutiner och ordning och reda. Med dessa saker på plats kan vi från i höst fokusera på mer utveckling. Beslut 4:15: styrelsen benämns som Sävar IKs styrelse eller enbart styrelsen. Verksamhet. Styrelsen noterar att föreningens verksamhet i det allra mest ska drivas av sektionerna. Personal Beslut 5:15: Staffan är arbetsgivarföreträdare gentemot Inge. Niclas understödjer med framför allt fakta om arbetsgivarens åtaganden, avtal och regelverk. Staffan genomför ett inledande medarbetarsamtal innan nästa styrelsemöte. Niclas tankar av Lars Andegras på vad som gäller Inges anställning. Ny akt 6:15. Ekonomi Lars tar fram rutiner för ekonomin, som det just nu fungerar (attester, utanordning osv) till nästa möte. Ny akt 7:15. Fastighet Marie och Karolina utarbetar tankar kring en fastighetsgrupp utifrån behoven som finns. De återkommer också till styrelsen med förslag till de omedelbara åtgärder som behövs göras nu. Förslaget ska grovt kostnadsbedömas och Lars ska göra en bedömning av budgetramar för detta. Ny akt 8:15. Varumärke med värdegrund och kommunikation Niclas och Per utarbetar tankar kring värdegrund och kommunikation, hur vi aktivt ska arbeta med vårt varumärke. Ny akt 9:15.
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 3 av 6 6 Ekonomi styrelsen - budget, uppföljning LW Lars lämnade resultat- och balansrapport till mötet så att varje ledamot har möjlighet att förkovra sig efter. Lars uppdras att reda ut hur vi löser sommarsemester avseende betalningar och annan administration som Inge svarar för. Ny akt 10:15. Fotbollssektionen ska till styrelsen redovisa budget för 2015. Marie. Ny akt 11:15. 7. Projekt koll på ekonomin Beslut 6:15: styrelsen tillsätter ett projekt i syfte få bättre koll på ekonomin för att också kunna göra långsiktiga satsningar. Projektet leds av en grupp bestående av Marie (sammankallande), Lars, Karolina, Elisabeth Rönnblom och Carina Bosson från SISU/Idrottsservice. Punkten utgår 8. Läget i sektionerna PH, LW, 9. SävarCamp PH Punkten utgår 10. Broarna runt PH Beslut 7:15. Styrelsen beslutar att genomföra Broarna runt och uppdrar till Per att vidtar de åtgärder som behövs för att genomföra broarna runt. Per har därmed styrelsens mandat att kontakta sektionerna för att ta hjälp. 11 Sävar föreningsråd 12 Nattvandrar na 13 Styrelseplan och möten 2015 Under våren har ett arbete inletts för att se över möjligheten att stärka samverkan mellan föreningarna i Sävar, eventuellt i ett gemensamt föreningsråd. Arbetet har också omfattat planer kring en ny samlings- och kulturlokal. Arbetet leds av André från Sävaråkyrkan. Niclas har deltagit för Sävar IKs räkning. Arbetet fortsätter höst. Rapporten noteras till protokollet. Nattvandrarna kommer att starta upp i Sävar. Föreningen kommer att ianspråktas i första hand för att rekrytera föräldrar. Niclas och Petra (från Gymnastiken) har deltagit i de första mötena. Rapporten noteras till protokollet. Beslut 8:15 vi arbetar enligt bifogat förslag på styrelseplan. Nästa möte genomförs den 24 maj 19.00 21.00 Staffan får i uppdrag att föreslå styrelsemöten för 2015 med ca 6 veckors mellanrum. Ny akt 12:15. 14. Övriga frågor Kontaktuppgifter till styrelsen ska uppdateras på hemsidan. Senast 30 april. Niclas. Ny akt 13:15. Lars: Vid gymnastiktävlingarna den 2 maj finns möjligheten för övriga sektioner att genomföra uppvisning/information i pauserna. Svar till Lars senast 27 april 15. Utvärdering av mötet och avslut Alla utvärderade mötet. Ordförande tackade för mötet och avslutade
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 4 av 6 Antecknas av : Justeras av: Niclas Bromark Sekreterare Staffan Norin Ordförande Öppna aktiviteter ID Innebörd Ansvar Datum (klart) 1:15 Valberedning och revisorer Marie ska fundera och ge förslag till hur styrelsen ska hantera dessa frågor till nästa möte. Status (ny, pågår, klar) MS 24 maj NY 2:15 Förbättringsområdet om uteblivna attester hänskjuts till Projekt Koll på ekonomi. Lars ska undersöka med Inge om det finns behov av omedelbara åtgärder. 3:15 Frågan om medlemsavgifter. Karolina undersöker hur rutinerna kring medlemsavgifterna ser ut idag och återkommer till styrelsen till nästa möte. LW 24 maj NY KT 24 maj NY 4:15 Årshjul. Vi fångar upp besluten från det konstituerande mötet. Vi behöver arbeta vidare med årshjul för styrelsen, styrelseplan och mötesplan. Marie och Niclas ger förslag till detta (innehåll och teknik) till nästa möte. MS 24 maj NY 5:15 Rutiner kring styrelsemöten, kallelser, protokoll, kommunikation och annat. Staffan tar dessa frågor vidare och presenterar ett utkast vid nästa möte. SN 24 maj NY 6:15 Personal Staffan genomför ett inledande medarbetarsamtal innan nästa styrelsemöte. Niclas tankar av Lars Andegras på vad som gäller Inges anställning. SN 11 maj NY 7:15 Ekonomi Lars tar fram de rutiner för ekonomin, som det just nu fungerar (attester, utanordning osv) till nästa möte. LW 24 maj NY
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 5 av 6 8:15 Fastighet Marie och Karolina utarbetar tankar kring en fastighetsgrupp utifrån behoven som finns. De återkommer också till styrelsen med förslag till de omedelbara åtgärder som behövs göras nu. Förslaget ska grovt kostnadsbedömas och Lars ska göra en bedömning av budgetramar och finansiering för detta. MS KT 24 maj NY 9:15 Varumärke med värdegrund och kommunikation Niclas och Per utarbetar tankar kring värdegrund och kommunikation, hur vi aktivt ska arbeta med vårt varumärke. PH 31 aug? NY 10:15 Sommarsemester uppgifter Lars uppdras att reda ut hur vi löser sommarsemester avseende betalningar och annan administration som Inge svarar för. LW 24 maj NY 11:15 Fotbollssektionen ska till styrelsen redovisa budget 2015. MS 10 maj NY 12:15 Styrelsemöten. Staffan får i uppdrag att föreslå styrelsemöten för 2015 med ca 6 veckors mellanrum. SN 10 maj NY 13:15. Kontaktuppgifter till styrelsen ska uppdateras på hemsidan. 30 april NY Beslut ID Innebörd Ansvar Eventuell uppföljning datum 1:15 Revisorernas rapport till årsmötet. Deras fyra Staffan Nov 2015 förbättringspunkter beslutas att åtgärdas dessa för att kunna återrapportera till nästa årsmöte. Status Uppföljning 2:15 Styrelsens beslut ska framgå av protokoll som delges på hemsidan tillgängliga för föreningens medlemmar. 3:15 Stadgarna är inte uppdaterade. Till årsmöte ska styrelsen lägga fram reviderade stadgar. 4:15 Föreningens huvudstyrelse benämns Sävar IKs styrelse eller enbart styrelsen. Detta ska ingå i reviderade stadgar. Niclas Nov 2015 Staffan Nov 2015 Niclas Nov 2015 5:15 Staffan är arbetsgivarföreträdare gentemot Inge. Niclas understödjer med framför allt fakta om arbetsgivarens åtaganden, avtal och regelverk. Staffan Nej
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 6 av 6 6:15 Projekt Koll på ekonomin Styrelsen tillsätter ett projekt i syfte få bättre koll på ekonomin för att också kunna göra långsiktiga satsningar. Projektet leds av en grupp bestående av Marie (sammankallande), Lars, Karolina, Elisabeth Rönnblom och Carina Bosson från SISU/Idrottsservice. Marie Okt 2015 7:15 Styrelsen beslutar att genomföra Broarna runt och uppdrar till Per att vidtar de åtgärder som behövs för att genomföra broarna runt. Per har därmed styrelsens mandat att kontakta sektionerna för att ta hjälp. Per Nej 8:15 Styrelseplan. Vi arbetar enligt bifogat förslag Niclas Varje möte Årsplanering för Sävar IKs styrelse Tidpunkt Aktivitetet Innehåll Anmärkning Mars efter årsmöte Styrelsemöte Konstituering Genomfördes 150322 Mars- april 20 april 2015 Styrelsemöte Arbetsmöte för att strukturera året, fördela uppgifter och lägga planer Eventuell överlämning. Broarna runt Minst tre timmar Juni 24 maj 2015 Styrelsemöte Sävar IK-dagen?? Uppföljning vinteridrotterna. Rapport efter säsongen och läget inför nästa säsong. Augusti Styrelsemöte Halvårsbokslut Oktober Styrelsemöte Uppföljning sommaridrotterna och SävarCamp. Rapport efter säsongen och inför nästa säsong. December Styrelsemöte Plan för årsmötesprocessen. Kallelse till årsmöte Starta arbete med Verksamhetsplan och budget i föreningen och sektionerna. Februari Styrelsemöte Bokslut för revision Handlingar till stämman. Utvärdering av styrelsearbetet Verksamhetsberättelse och plan, budget och årsredovisning