1 (10) 2019-02-12 Förberedelser disputation/licentiatseminarium, detaljerade checklistor Nedan följer ansvarsområden för dig som doktorand, för dig som handledare och för administrationen. Viktigt! Om ledamot av betygsnämnden överväger att yrka på ett underkännande av avhandlingen, ska hon/han omgående meddela ordföranden, dock senast en vecka före disputationen. Ordföranden ansvarar för att senast en vecka före disputationen kontrollera med betygsnämnden att inga hinder för disputation uppkommit. Information om detta MÅSTE skickas ut till opponent och betygsnämnd samt suppleant och hittas här: anvisningar för disputationsakten Efter 90% seminariet/slutseminariet När 90% seminariet/slutseminariet ägt rum ska doktorand och handledare träffa studierektor för forskarutbildningen för att tillsammans gå igenom informationsdokument och checklistor som ska säkerställa planeringen av disputationen/licentiatseminariet. Doktorand och handledare ansvarar gemensamt för 1. Föreslå/fastställa datum för disputationsakten Enligt SU:s föreskrifter får disputation äga rum under perioden 15 aug 15 juni. Perioden 16 juni 14 aug ska inte inräknas i spikningsperioden varför man vid disputation exempelvis den 24 aug behöver spika senast den 5 juni. I början av vårterminen får man ta hänsyn till julhelgerna när man bokar disputation, samma sak gäller vid påsk. Boka tid och plats för disputation Stockholms universitet Besöksadress: Telefon: 08-16 20 00 106 91 Stockholm Svante Arrhenius väg 20A, plan3 Telefax: www.su.se/hsd E-post: info@hsd.su.se
2 (10) 2. Föreslå vem som ska vara slutläsare På Humanistiska fakulteten ska slutläsaren helst vara intern, och annars vara anställd på Stockholms universitet. I undantagsfall kan denna vara extern. Slutläsaren bör få 2 veckor på sig att granska avhandlingen. Slutläsarens kommentarer till eventuella justeringar skall noteras i särskilt avsedd blankett Utlåtande efter slutläsning av avhandlingsmanuskript. Denna skickas sedan till prefekt för signatur och därefter till doktoranden och handledare, samt till forskarutbildning@hsd.su.se för arkivering. Huvudhandledaren skickar också denna blankett till Humanistiska fakulteten registrator@su.se tillsammans med blanketten Förslag på opponent, betygsnämnd och ordförande (se under rubriken Ansvarar handledare för). Därefter har doktoranden 2 veckor till justeringar och därefter sker eventuell språkgranskning. Efter justeringar och eventuell språkgranskning ska beställning av tryck skickas till tryckeriet. Biblioteket på SU ansvarar för tryckeri samt tilldelar doktoranden ett ISBN-nummer. Hela tryckprocessen från provtryck till sluttryck tar cirka 3 veckor. Avhandlingsstöd vid SU forskarutbildning@hsd.su.se registrator@su.se 3. Sätta datum för spikning Fysisk och digital spikning, dvs spika upp det förborrade exemplaret på avhandlingsplankan på institutionen samt DiVA båda ska ha datum!
3 (10) Spikblad mm se länk nedan för instruktioner. Meddela institutionens kommunikatör för utskick och information på hemsidan (notis/artikel, abstract och/eller spikblad samt tid och plats för disputation), SU-centralt, affischer mm. Kommunikatör ellika.gobena@hsd.su.se Instruktion för spikning vid SU Doktorand ansvarar för 1. Boka disputationsdag och lokal Boka din disputation via Studentavdelningen och Humanistiska fakulteten så att det inte är någon annan disputation inbokad samma dag. Disputationer: disputationer@su.se Boka också lämplig lokal för disputationsakten via lokalbokning@hsd.su.se 2. Att direkt kontakta biblioteket angående tryckprocessen Möte med biblioteket bör inbokas senast sex veckor (30 arbetsdagar) före din spikdag. Info hittar du här Tryck din avhandling Boka möte via avhandlingssupport.sub@su.se 75st exemplar av avhandlingen beställs (se specifikation för pliktlista, 1 förborrat till fysisk spikning, 25 ex till doktoranden). Vill doktoranden personligen ha fler avhandlingar bekostar du detta själv. OBS! Beställ ett förborrat exemplar till spikning.
4 (10) Tänk på att det vid eventuell språkgranskning behövs extra tid (det vill säga att förberedelserna måste börja tidigare). Fakturaadress och referensnummer: Stockholms universitet Postbox 507 41 202 70 Malmö Referensnummer: 121/doktorandens namn 3. Om språkgranskning är aktuellt Kontakta order@hsd.su.se i god tid. Räkna med att själva granskningen tar 1 vecka. Anlita ENEGO sonamr@enago.com eller Språkservice, kontakta joachim.svensson@sprakservice.se. 4. När avhandlingen lämnats för sluttryck Ska du meddela institutionens kommunikatör för information på hemsidan (notis/artikel, abstract och eller spikblad samt tid och plats för disputation), SU-centralt, affischer mm. Ska du säkerställa att pliktexemplar skickas ut enligt lista, se dokumentet Pliktlista avhandlingar. Kuvert till utskick behöver ofta beställas då det inte är lagervara på institutionen. Doktoranden får hjälp med utskicket av administratör för forskarutbildningen. Adresslappar till utskicket ordnar institutionstekniker (som ansvarar för etikettskrivaren), meddela via epost vilka adresser som är aktuella för utskicket. OBS! Avhandlingen skall skickas omgående till opponent och betygsnämnd. Dessa ska ha
5 (10) avhandlingen i hand senast 3 veckor innan disputationsakten. Kommunikatör: ellika.gobena@hsd.su.se Administratör forskarutbildningen: angelina.llesi@hsd.su.se Beställning av kuvert: order@hsd.su.se Specifikation Text till ärenderad: Beställning av kuvert till utskick av avhandling Kuvert: namn och artikelnummer kan du få hjälp med av administrationen Kom ihåg att ange antal! 5. Inför disputationsdagen Boka teknisk support av institutionstekniker kom ihåg att kontakta honom för till exempel bokning av specialutrustning, bärbar dator osv Fotografering mm kan institutionstekniker eller kommunikatör vara behjälplig med Kom ihåg att kontakta dem i god tid, kanske har du speciella önskemål! Institutionstekniker daniel.lindblom@hsd.su.se Kommunikatör ellika.gobena@hsd.su.se 6. Planera disputationsmingel Medan betygsnämnden överlägger pågår samtidigt disputationsmingel. Till detta bidrar institutionen med 2000kr. Beställning ska göras från upphandlad leverantör, och därför bokar du tid för beställning tillsammans med personalhandläggare. Vanligtvis beställs snacks, ost, kex, mousserande alkoholfri dryck
6 (10) osv. Vill du handla för mer än 2000kr bekostar du det som överstiger den summan själv. Önskas alkoholhaltig dryck får doktoranden själv stå för inköp och kostnaden av detta. Detta ska beställas 2 veckor i förväg via order@hsd.su.se Institutionen hjälper till med framdukning av förtäring. Bortplockning ordnas av doktorandrådet. Personalhandläggare: angelina.llesi@hsd.su.se 7. När avhandlingen är godkänd Ska den läggas ut som ny publikation på webben av institutionens kommunikatör. Kommunikatör ellika.gobena@hsd.su.se 8. Ansöka om examen Har du inrapporterat Alla kurser klara i Ladok och avhandlingen är inrapporterad som godkänd kan du ansöka om examen. Tänk på att det kan ta lite tid innan din examen är klar då det i perioder är högt tryck på examensenheten. Du ansöker om examen här: Ansök om examen Handledare ansvarar för 1. Direkt efter 90 % -seminariet kontakta tilltänkt opponent, betygsnämnd samt suppleant. Opponent (1 person), betygsnämnd (3 personer) samt 1 suppleant. Se riktlinjer disputationer HumFak
7 (10) Tre ordinarie ledamöter och en suppleant ska utses. Suppleanten ska kunna ersätta vilken som helst av de tre ordinarie. Betygsnämndens sammansättning ska vara följande: Fakultetens praxis är att betygsnämnden består av tre ledamöter. När doktorand väljer att disputera trots avrådan ska betygsnämnden bestå av fem ledamöter. Den som har varit handledare för doktoranden får inte ingå i betygsnämnden. Majoriteten av ledamöterna bör inneha docentkompetens. Minst en ledamot ska ha sin verksamhet utanför Stockholms universitet och högst en får komma från doktorandens institution. Föreslagen reservledamot ska kunna ersätta vilken som helst av de ordinarie ledamöterna. Blankett och instruktioner hittar du här: disputationsblankett När du fyllt i blanketten ska den prefekten tillhanda för godkännande. Därefter vidare till Humanistiska Fakulteten registrator@su.se samt till personalhandläggare och resebokare på institutionen (se punkt 2). OBS! Blanketten ska vara registrator till handa minst 6 veckor innan disputationen. Tillfråga redan nu också ordförande (företrädesvis prefekterna från HSD). 2. Informera resebokare och personalhandläggare på institutionen om vilka som beslutas som opponent och betygsnämnd. Lämna en kopia av beslutet för opponent och betygsnämnd till berörda (för vidare kontakt) Institutionen står i normalfallet för 2 hotellövernattning för inresande opponent/betygsnämnd. Resebokare kontaktar externa för önskemål angående resan till och från SU samt eventuell logi.
8 (10) Personalhandläggare ombesörjer kontakt med externa som ska erhålla arvode för uppdraget. Resebokare externa gäster: angelina.llesi@hsd.su.se Personalhandläggare: angelina.llesi@hsd.su.se 3. På disputationsdagen Möta upp och installera opponent och betygsnämnden. Institutionen ansvarar för 1. Att kontakta externa gäster (opponent och betygsnämnd) Kontakta externa för bokning av resor, logi och kontroll av födoämnesallergier samt matpreferenser (till beställning av förtäring till överläggandet), standarutskick hittar du på servern i mappen Disputation. Om opponent är bosatt utomlands skall en SINK göras, se separat checklista. Kom ihåg att införskaffa SL-kort till externa gäster lämnas med fördel på hotellet. Resebokare externa gäster: angelina.llesi@hsd.su.se Personalhandläggare: angelina.llesi@hsd.su.se 2. Att enklare förtäring är beställd till opponent och betygsnämnd vid överläggandet Deltagarlista med fullständiga namn och tillhörigheter skall delges institutionens ekonom t.ex. Anna Andersson, professor, Uppsala universitet. Att lokal är bokad till betygsnämndens överläggning (hus P, plan 3 rekommenderas av logistiska skäl), rekommendation att boka
9 (10) för 2-3 timmar. Samt iordningställande och bortplockande av förtäring. Beställning av blommor till disputand. Beställning görs via order@hsd.su.se Att det i disputationssalen finns två glas och två flaskor SU-vatten till doktoranden och opponenten. Administratör forskarutbildningen: angelina.llesi@hsd.su.se Personalhandläggare: angelina.llesi@hsd.su.se Ekonom: Mariana.mehserjakova@hsd.su.se lokalbokning@hsd.su.se 3. Skyltar mm Hänvisningsskyltar till disputationsakten Disputationsmingelskyltar samt hänvisning från disputationslokal till mingel 4. Disputationslokalen Att det fraktas dit och tas tillbaka: Roll-up Blommor SU-vatten och glas 5. Protokoll vid disputationsprov Humanistiska fakulteten skickar ut disputationsprotokollet till både ordföranden och handledaren tidigast 3 veckor men senast 1 vecka innan disputationsdagen. Ordförande ska ta med blanketten Protokoll vid disputationsprov 1, samt ansvara för att disputationsprotokollet (signerat original) kommer administratör för forskarutbildningen till handa snarast 1 Humfak skickar protokoll till HSD för respektive disputation.
10 (10) för inrapportering av resultat i Ladok samt vidare hantering. Ifyllt protokoll skickas med internpost till registrator (kopia skall sparas på institutionen (även skannas och sparas på server dvs x-mappen ), hanteras av administratör för forskarutbildningen). Administratör forskarutbildningen angelina.llesi@hsd.su.se forskarutbilning@hsd.su.se 6. När avhandlingen är godkänd Ska den rapporteras in i Ladok som godkänd och när detta är ombesörjt ska doktorand, handledare, studierektor för forskarutbildningen samt prefekt informeras om detta via epost. Ska den läggas ut som ny publikation på webben av institutionens kommunikatör. Administratör forskarutbildningen: angelina.llesi@hsd.su.se forskarutbilning@hsd.su.se Kommunikatör ellika.gobena@hsd.su.se