1 (10) Regional utveckling, Margit Gehrke-Flyckt Reviderad projektplan för från sluten hälso- och sjukvård C:\Users\agu105\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.Outlook\78623ZRZ\Projektplan sammaverkan vid 2018-2019 (002).docx Checklista inför beslut, BP2 Är effektmålen mätbara och tidsatta? Innehåller projektplanen en nyttoanalys? Finns det en beskrivning hur effektmålen skall följas upp? Är projektmålen tydliga och realistiska enligt TRUMF-modellen? Är projektets avgränsningar tydligt beskrivna? Är förväntat resultat (leveransen) från projektet tydligt beskrivet och kopplat till verksamhetsplanen och den regionala utvecklingsstrategin? Är projektet uppdelat i tydliga faser med BP3:or kopplade till de huvudsakliga leveranserna i projektet? Är projektplanen tidsatt med aktiviteter? Är projektledare utsedd? Är projektägare utsedd? Är styrgrupp utsedd? Är samtliga personalresurser för projektet säkrade med resurskontrakt och är all berörd personal införstådda med åtagandet och arbetsuppgifterna i projektet? Är budgeten godkänd av projektcontroller? Finns det en kommunikationsplan i projektet? Är risker och osäkerheter i projektet tydligt dokumenterade i riskanalysen, inklusive en handlingsplan för att hantera dem? Är kritiska risker eliminerade? Finns det en beskrivning hur projektmålen ska utvärderas i avvecklingsfasen? Kryssa i rutan för vilket alternativ som gäller (besluten ska tas av projektägaren) Ja Nej JA NEJ Datum Underskrift: Beslut att starta Genomförandefasen, BP2 2017-11-03 Marie Gustafsson Beslut om förlängning av projektet 2018-08-29 Ingmar Ångman Beslut att bordlägga projektet. Beslut kan inte tas förrän ytterligare information presenteras. Beslut att avveckla projektet. Postadress Region Örebro län Regional utveckling Box 1613, 701 16 Örebro E-post: regionen@regionorebrolan.se
2 (10) 1. Sammanfattning Från och med 2018-01-01 träder en ny lag om samverkan vid från sluten hälso- och sjukvård i kraft Lag 2017:612. Med utgångspunkt i lagen har en länsgemensam överenskommelse för Örebro län tagits fram. Många åtgärder krävs för att leva upp till lagens krav och mål i överenskommelsen både gemensamt och inom de olika verksamheter som berörs av lagen. De övergripande åtgärderna är omfattande och detta projekt ska stödja och samordna dessa åtgärder som kan sammanfattas i följande punkter Fortsatt utveckling av rutiner i samverkan med andra Anpassa den länsgemensamma Visammodellen Stöd att genomföra Samordnad individuell planering (SIP) Anpassa verksamhetssystemet Lifecare Bevaka arbetet med överenskommelser som berörs av Lag 2017:612. Säkerställa uppföljning kvalitet och ekonomi Utbildnings- och informationssinsatser Projektet bemannas med en projektledare på 50 % från 2017-09-01 till 2019-12-31 som finansieras av statliga medel. Projektet fortsätter påbörjat arbetet men bemannas med ny projektledare och projektägare. Projektledaren kommer att samverka med flera befintliga och nya grupperingar i arbetet. Projektet avgränsas till samordning av de länsövergripande åtgärderna och ansvarar inte för det arbete som respektive huvudman måste vidta på lokal nivå. 2. Bakgrund, syfte och mål 2.1. Bakgrundsbeskrivning Från och med 2018-01-01 gäller lag (2017:612) om samverkan vid från sluten hälso- och sjukvård. En överenskommelse om samverkan för Örebro län med utgångspunkt från denna lagstiftning beslutades av berörda huvudmäns nämnder hösten 2017. I arbetet med överenskommelsen identifierades ett antal frågor där länsgemensamt processtöd och utvecklingsarbete krävs för att leva upp till lagens och överenskommelsens krav. Några utvecklingsbehov kvarstår från den ursprungliga projektplanen och några ytterligare har identifierats under projekttiden. Tanken med detta projekt är att stödja och samordna detta arbete på länsövergripande nivå.
3 (10) 2.2. Syfte Det är av stor vikt för både Region Örebro län och länets kommuner att överenskommelsen om samverkan blir implementerad. Överenskommelsen syftar till: att säkra den enskildes rätt till trygghet, delaktighet och inflytande när vård, omsorg och stöd planeras och genomförs att genom tillitsfull samverkan åstadkomma en god vård på rätt vårdnivå, där ledtiderna är så korta som möjligt samt en säker från sluten vård till fortsatt öppen hälso- och sjukvård och socialtjänst Projektets syfte är att samordna och stödja de länsövergripande aktiviteter som behövs för att lagens och överenskommelsens intentioner ska bli verklighet. 2.3. Effektmål och nyttoanalys Nyttoanalys Projektet förväntas leda till: God vård, utifrån den enskilde Korta ledtider mellan vård på sjukhus och vård och omsorg i det egna hemmet eller i särskilt boende Undvika onödig vistelse på sjukhus Effektmål: Projektet ska stödja målen i överenskommelsen som är: genomsnittligt antal dagar i sluten vård efter sklar ska inte överskrida tre kalenderdagar antalet dagar för kommunalt betalningsansvar ska vara noll undvikbar sluten vård ska minska eller motsvara satt målvärde 1 oplanerade återinläggningar ska minska eller motsvara satt målvärde 2.4. Projektmål enligt TRUMF Projektets mål är att det när projektet avslutas ska finnas: aktuella länsgemensamma riktlinjer och rutiner som stödjer arbetet med sprocessen en modell för att kunna följa upp ekonomisk reglering som används i samverkan en portal för att göra resultaten från uppföljning tillgängliga för samtliga parter i anslutning till länsgemensamma riktlinjer och överenskommelser 1 Undvikbar slutenvård är för närvarande inte mätbart. Vid revidering av länsöverenskommelsen behöver detta mål revideras/tas bort
4 (10) 2.5. Projektets innehåll och metod Projektledaren är anställd på 50 % och kan inte lyckas utan samarbeta. Av det skälet behöver projektledaren knyta till sig referenspersoner och arbetsgrupper från verksamheterna som stöd i arbetet. (se vidare avsnitt 5). Samverkan behöver även ske med andra pågående projekt. Några av arbetsgrupperna finns redan i den befintliga samverkansstrukturen medan andra behöver formas specifikt för projektet. 2.6. Uppföljning Effektmålen kommer kontinuerligt att följas upp av chefsgruppen för samverkan social välfärd och vård. Projektmålen följs upp i en delrapport som presenteras i september 2018 samt i projektets slutrapport (se vidare avsnitt 4). Uppföljning efter att projektet avslutas sker i ordinarie samverkansorganisation. 2.7. Avgränsningar Projektledarens roll är att initiera, samordna och stödja de åtgärder som behöver genomföras. Det är inte möjligt att inom ramen för projektet driva alla de processer och aktiviteter som krävs för att lagens och överenskommelsens intentioner ska bli verklighet. Detta projekt ansvarar inte för att driva Revidering av överenskommelser mellan huvudmännen som berör samverkan vid enligt Lag 2017:612 Processer i samband med fortsatt implementering av Lifecare Implementering av samordnad individuell planering (SIP) Däremot ska projektledaren bevaka och säkerställa att dessa punkter samordnas efter lagens krav. Projektet ansvarar inte för de områden som beskrivs som respektive parts ansvar i länsöverenskommelsen. 2.8. Målgrupper Projektet riktar sig till berörda chefer och medarbetare inom Region Örebro län och länets alla kommuner. 3. Leverans/Leveranslista/Resultat De åtgärder som ska genomföras i projektet beskrivs under den detaljerade tidsplanen i nästa avsnitt.
5 (10) Projektet ska ge förslag till hur arbetet ska kunna fortsätta bedrivas inom ramen för den ordinarie samverkansorganisationen efter att projektet avslutas. 4. Tid- och aktivitetsplan Övergripande tidsplan med milstolpar Detaljerad tidsplan Förklaring färger i tabellen Genomfört Pågår Ej påbörjat Aktivitet Klart I samverkan med senast Kommunikationsplan Okt 2017 Kommunikatör Välfärd och folkhälsa Projektägare Ny/Reviderad Kommunikationsplan Okt 2018 Kommunikatör Välfärd och folkhälsa Projektägare Riskanalys Okt 2017 Projektägare Ny riskanalys Nov 2018 Projektägare Utse projektorganisation Okt 2017 Projektägare Revidering av Visam anpassning till ny lag Dec 2017 Kommunikatör Välfärd och folkhälsa Aktivitet Klart I samverkan med
6 (10) Fortsatt anpassning av ViSam Utveckla Visam för psykiatrin Samverka med ITansvariga för anpassning av LifeCare Säkerställa informationsöverföringen genom revidering av planeringsunderlaget i Lifecare SP Säkerställa information till patienten Definiera målgrupp och översyn av spår i ViSam Fortsatt stöd i arbetet med SIP Bevaka fast vårdkontakts roll i samverkan Samordna informationsoch utbildningsinsatser, ta fram en utbildningsplan för våren 2018. Samordna informationsoch utbildningsinsatser. Ta fram utbildningsplan för hösten 2018-2019 Säkerställa korrekt statistik för att följa sklara dagar. Förslag till partsgemensam uppföljningsgrupp senast Dec 2019 Dec 2018 Dec 2019 Dec 2018 Maj 2019 Mars 2019 Dec 2019 Mars 2019 Maj 2018 Sep 2018 revideras Jan 2019 Maj 2018 Maj 2018 Kommunikatör Välfärd och folkhälsa Arbetsgrupp psykiatri Systemförvaltare Samverkansledare, Utvecklingsledare Välfärd och Folkhälsa Kommunikatör Kommunikatör Välfärd och folkhälsa Systemförvaltare Statistikansvariga Ekonomer Arbetsgrupp statistik och ekonomi
7 (10) Aktivitet Underlag för kontinuerliga rapporter ekonomisk reglering och övrig måluppfyllelse som görs tillgängliga för berörda verksamheter i Regionen och kommunerna Mäta följsamhet och avvikelser i processen och göra mätningar i Webbkollen samverkan och/ eller SIP Rutinkollen Genomföra mätning av den enskildes upplevelse genom Webbkollen och/eller SIP kollen Digitalisering, NPÖ, planering på distans Bevaka revidering av överenskommelser som berörs av ny lag Psykiatri Barn Hjälpmedel Underlag för revidering av länsöverenskommelsen Klart senast Dec 2018 vår 2019 höst 2019 Mätning gjord Maj 2018 Nya mätningar Vår 2019 och höst 2019? Dec 2019 Dec 2019 Nov 2018 I samverkan med Systemförvaltare Statistikansvariga Ekonom Samordnare Nära vård Systemförvaltare Statistikansvariga Vårdsamordnare vårdcentral Samverkan med Välfärd/folkhälsa, ITansvariga Verksamhetsspecifika arbetsgrupper Chefsgrupp för samverkan välfärd och vård
8 (10) 5. Organisation och bemanning 5.1. Projektorganisation från 2018-08-13 För information om projektorganisation fram till 2018-06-30 hänvisas till den ursprungliga projektplanen. Projektägare: Ingmar Ångman Projektledare: Margit Gehrke-Flyckt anställd på 50% från 2018-08-13 till 2019-12-31. Styrgrupp Styrgrupp är utsedd av Chefsgruppen för samverkan social välfärd och vård: Ingmar Ångman Claes-Mårten Ingberg Patrik Jonsson Lena Adolfsson Karin Haster Referensgrupper Projektets resultat rapporteras regelbundet till Chefsgrupp för samverkan social välfärd och vård. Projektet ska samverka nära med samverkansledarna i länsdelarna, utvecklingsledare inom Välfärd och folkhälsa och samordnare Nära vård. Övriga referensgrupper och arbetsgrupper som krävs specificeras i nästa avsnitt. 5.2. Bemanningsplan Karin Brage Utvecklingsledare Välfärd och Folkhälsa Jan Sundelius Samordnare Nära vård Jenny Steen Samverkansledare länsdel Örebro Fredrik Svensson Samverkansledare södra länsdelen Jan Persson Samverkansledare västra länsdelen Linda Samuelsson Samverkansledare norra länsdelen Arbetsgrupp Psykiatri Ny arbetsgrupp utses under hösten 2018 Arbetsgrupp/kontaktperson barn Kompletteras eventuellt under projekttiden
9 (10) Kontaktpersoner Lifecare Jeanette Rosberg - Systemförvaltare Inge-Maj Svensson Systemförvaltare Arbetsgrupp statistik Anna-Karin Karlsson-Lindell Ann-Kersti Strandell Marcus Karlsson Inge-May Svensson Systemförvaltare Jan Sundelius Samordnare Nära vård Kommunikationsstöd Ann-Louise Gustafsson Välfärd och folkhälsa 5.3. Kopplingar till andra projekt och verksamheter Projektets resultat är i behov av att flera andra arbeten som redan pågår kan fullföljas. Kopplingar till andra projekt regleras via arbetsgrupper ovan. De viktigaste kopplingarna är: Anpassning av ViSam-modellen o Inklusive stöd för process runt SIP Projekt E-hälsa (möjlighet till vårdplanering i hemmet) Pågående arbete med överenskommelser om hälso- och sjukvård för barn 6. Budget och finansieringsplan Projektet finansieras med statliga pengar som fördelats för att stödja utvecklingsarbete utifrån lagstiftningens intentioner. 7. Kommunikation och dokumentation 7.1. Intressentanalys Intressenter i projektet är berörda medarbetare, chefer och politiker i Region Örebro län och länets tolv kommuner. 7.2. Kommunikationsplan En reviderad kommunikationsplan för projektet är under framtagande och kommer att biläggas projektplanen så snart den är klar.
10 (10) 7.3. Ändringshantering Ändringar i projektet kommer att rapporteras till och beslutas av styrgrupp och informeras till chefsgrupp för samverkan välfärd och vård. 8. Riskanalys En riskanalys gjordes vid projektets start och finns som bilaga till den ursprungliga projektplanen. En ny riskanalys genomförs i oktober 2018. 9. Avveckling och utvärdering 9.1. Avveckling Projektet avvecklas 2019-12-31. I slutrapporten ska plan för hur arbetet ska överlämnas till ordinarie samverkansorganisation finnas. 9.2. Utvärdering Utvärdering av projektet sker inom ramen för ordinarie samverkansorganisation. Projektplanen godkänns Örebro den 2018-08-31 Örebro den 2018-08-31 Ingmar Ångman Margit Gehrke Flyckt Projektägare Projektledare