KALLELSE BARN- OCH UNGDOMSNÄMNDEN 2016-12-06 Tid och plats 17:30 Lovisedalsskolan Övriga kallade Henrik Lennermark, Utbildningschef, facklig representant Lärarförbundet, facklig representant Lärarnas riksförbund, Martin From, Nämndsekreterare, Mikael Göransson, Avdelningschef ekonomi och administration Johan Skog (M) Ordförande Martin From Sekreterare Tfn: 08-587 850 00 1
FÖREDRAGNINGSLISTA Ärende 1. Val av justerare 2. Fastställande av dagordning 3. Verksamheten informerar Ärenden huvudmannaorganisationen: 4. Elevvolymer på Ormstaskolan från läsåret 2017/18. (BUN 2016.600) 5. Information från skolsamråd 2016 (BUN 2016.043) Ärenden ekonomi och adminstration: 6. Gallringsföreskrift för centralt diarieförda handlingar som har inkommit eller upprättats på papper (BUN 2016.640) 7. Resultatöverföring från 2015 års bokslut (BUN 2016.605) 8. Månadsuppföljning oktober 2016 barn- och ungdomsnämnden (BUN 2016.114) 9. Fristående huvudman för förskolan Åby Ängar (BUN 2016.005) 10. Förändring av strukturersättningsvariabler (BUN 2016.676) 11. Riktlinjer för lokaliseringsersättning (BUN 2016.644) 12. Resultatenhet för lokalhyror och lokalvård. (BUN 2016.643) 13. Omfördelning av budgetpost, Barn- och Ungdomsnämnden (BUN 2016.667) 14. Revidering av delegationsordning, BUN (BUN 2016.649) 15. Barn- och ungdomsnämndens Verksamhetsplan 2017-2019 (BUN 2016.654) 16. Redovisning av delegationsbeslut 17. Anmälningar för kännedom
2 (18) 1. Val av justerare 2
3 (18) 2. Fastställande av dagordning 3
4 (18) 3. Verksamheten informerar 4
5 (18) 4. Elevvolymer på Ormstaskolan från läsåret 2017/18. (BUN 2016.600) Barn- och ungdomsnämnden noterar informationen. Barn- och ungdomsnämnden tog den 8/11-2016 beslut om organisationsförändring av Ormstaskolan fram tills att verksamheten flyttar in i Hagaskolan höstterminen 2019. Beslutet innebär att skolenheten förbereds för att ha elever i åk F- 7 läsåret 2017/18 samt elever i åk F-8 läsåret 2018/19. Förvaltningen gör antagandet att söktrycket till förskoleklass kommer att vara högt för plats på Ormstaskolan i och med övergången till Hagaskolan höstterminen 2019. Kapaciteten på de befintliga lokalerna medger ett intag av 3 grupper i F-klass från och med läsåret 17/18 och det är också utifrån detta som antal platser i skolvalet bestäms. Befintliga elever på Ormstaskolan kommer att erbjudas plats i åk 7 och 8. Vid terminsstarten 2019, i Hagaskolans lokaler, kan verksamheten även starta upp årskurs 9 för de elever som tidigare haft plats på Ormstaskolan. 1. 461 Elevvolymer på Ormstaskolan från läsåret 2017/18. 2. Ormstaskolan elevintag HT-17 Akten 5
6 (18) 5. Information från skolsamråd 2016 (BUN 2016.043) 6
7 (18) 6. Gallringsföreskrift för centralt diarieförda handlingar som har inkommit eller upprättats på papper (BUN 2016.640) Barn- och ungdomsnämnden antar gallringsföreskrift för centralt diarieförda handlingar som har inkommit/upprättats på papper. Kommunens anskaffning av e-arkiv med anslutning av dokument- och ärendehanteringssystemet Platina medger en övergång till en digital arkiveringsprocess för de handlingar som registreras centralt av kommunstyrelsens kansli. Av 3 och 10 arkivlagen (1990:782) medges gallring av en myndighets allmänna handlingar. Handlingar som i original inkommer eller har upprättats i pappersform kan, efter att ha scannats och registrerats i Platina, med stöd av denna föreskrift gallras. Undantaget är de handlingstyper som på grund av lagkrav eller andra verksamhetsmässiga skäl förutsätter ett bevarande i pappersform. Undantagen finns sammanställda i kommunstyrelsens kanslis arkiveringsrutin för digitala akter. 1. 462 Gallringsföreskrift för centralt diarieförda handlingar som har inkommit eller upprättats på papper 2. Tjänsteskrivelse, gallringsföreskrift för centralt diarieförda handlingar som har inkommit eller upprättats på papper 3. Gallringsföreskrift för centralt diarieförda handlingar som har inkommit eller upprättats på papper 4. Rapport, införande av digitala akter Akten Kommunstyrelsens kansli 7
8 (18) 7. Resultatöverföring från 2015 års bokslut (BUN 2016.605) Barn- och ungdomsnämnden beslutar att fastställa fördelning av resultatöverföring från 2015 års bokslut enligt bifogat underlag. Barn- och ungdomsnämnden ska fastställa fördelning av resultatöverföring från 2015 års bokslut. Kommunfullmäktige fastställer det totala belopp som överförs från 2015 års bokslut till nämndens sparande i eget kapital. Därefter fastställer barn- och ungdomsnämnden fördelningen per ansvar. Kommunfullmäktige har 2016-06-13 fattat beslut om resultatöverföring från 2015 års bokslut med följande belopp för barn- och ungdomsnämnden (KS 2016.142): Barn- och ungdomsnämndens rambudget 2,4 mnkr att överföra till eget kapital. BUN resultatenheter 0,5 mnkr att överföra till eget kapital. Fördelningen av resultatfördelningen inom barn- och ungdomsnämnden framgår i bifogad bilaga. 1. 469 Resultatöverföring från 2015 års bokslut 2. Resultatöverföring från 2015 års bokslut 3. Fördelning av resultatöverföring, 2015, BUN 8
9 (18) 8. Månadsuppföljning oktober 2016 barn- och ungdomsnämnden (BUN 2016.114) Barn- och ungdomsnämnden godkänner uppföljningen. Månadsuppföljning för oktober månad 2016. Ekonomisk uppföljning med prognos för fasta ramen, resultatenheterna och den volymstyrda peng-delen. 1. 463 Månadsuppföljning oktober 2016 BuN 2. Månadsuppföljning oktober 2016 BuN 3. Manadsuppfoljning januari-oktober (Barn- och u Kommunstyrelsen 9
10 (18) 9. Fristående huvudman för förskolan Åby Ängar (BUN 2016.005) Barn- och ungdomsnämnden föreslås besluta om en fristående huvudman för förskolan Åby Ängar av tre föreslagna intressenter, Klax AB, Skrattegi AB samt Helianthus AB Barn- och ungdomsnämnden har gett ett uppdrag till barn- och ungdomsförvaltningen att undersöka intresset och utifrån tagna riktlinjer granska och ta fram tre intressenter att driva fristående förskola Åby Ängar. Utifrån tre föreslagna intressenter, beslutar Barn- och ungdomsnämnden om en fristående huvudman. En annonsering genomfördes v. 51 2015, i tidningen Mitt i i fem norrortskommuner. 12 intresseansökningar inkom och efter genomgången granskning har Barn- och ungdomsförvaltningen tagit fram tre förslag på fristående huvudmän. 1. 464 Fristående huvudman för förskolan Åby Ängar 2. Underlag inför beslut om fristående utförare 3. Intresseansökan om drift av förskola Åby ängar (3) 4. Mall-Kvalitetskriterier inkl. viktning 2016 Akten 10
11 (18) 10. Förändring av strukturersättningsvariabler (BUN 2016.676) Barn- och ungdomsnämnden beslutar att indexvariabeln för strukturersättning justeras från 0,89 till 0,65. Gränsen för att berättigas till struktuersättning fastställs till ett minimum av 16 elever per grundskoleverksamhet. 2015 fastställdes nämnden strukturersättningsvariabler enligt ärendet BUN 2015.185. För att få en jämnare fördelning av strukturersättningen föreslår förvaltningen att indexvariabeln justeras från 0,89 till 0,65. Förvaltningen föreslår också att gränsen för att berättigas till struktuersättning fastställs till ett minimum av 16 elever per grundskoleverksamhet. 1. 471 Förändring av strukturersättningsvariabler 2. Förändring av strukturersättningsvariabler 3. Differens struktur Akten 11
12 (18) 11. Riktlinjer för lokaliseringsersättning (BUN 2016.644) Barn- och ungdomsnämnden beslutar att fastställa Riktlinjer för lokaliseringsersättning för huvudmän och grundskolor som bedriver verksamhet i Vallentuna kommun. Förvaltningen ska särredovisa lokaliseringsersättning i den ekonomiska redovisningen. Baserat på nuvarande elevströmning av elever i grundskoleålder, från skolor belägna på ett visst avstånd från Vallentuna huvudtätort, till skolor inom och utanför kommungränsen, bedömer förvaltningen det nödvändigt med en lokaliseringsersättning. Syftet är att mildra de marginaleffekter som uppstår och möjliggöra en mjukare anpassning av verksamheten utifrån elevströmningen. Ersättningen bör avse huvudmän och grundskolor som i Vallentuna kommun bedriver verksamhet åtminstone i årskurserna 4-6, där elevströmningarna tar fart. Lokaliseringsersättningen fördelas enligt en likabehandlingsprincip, där varje grundskola som uppfyller kriterierna nedan och därmed beviljas ersättningen får lika stor andel av det totalt budgeterade beloppet. För att ersättningen ska beviljas krävs att följande två kriterier uppfylls: - Grundskolan har tillstånd av skolinspektionen att bedriva verksamhet för åtminstone årskurserna 4-6 och bedriver också sådan verksamhet - Grundskolan är geografiskt belägen i Vallentuna kommun, minst 5 km från Vallentuna tätorts geografiska centrum En huvudman kan beviljas lokaliseringsersättning för en eller flera grundskolor som uppfyller kriterierna ovan. Riktlinjerna börjar gälla 1 januari 2017, varför ersättningen också kan betalas ut under året. Utbetalning av ersättning sker två gånger per år, i januari och augusti, utan ansökningsförfarande. Lokaliseringsersättningens totala storlek bestäms årligen i budget i samband med nästkommande års verksamhetsplan. 1. 470 Riktlinjer för lokaliseringsersättning 2. Riktlinjer för lokaliseringsersättning 3. Riktlinjer för lokaliseringsersättning Akten 12
13 (18) 12. Resultatenhet för lokalhyror och lokalvård. (BUN 2016.643) Barn- och ungdomsnämnden beslutar att en resultatenhet för gemensamma lokalkostnader skapas på barn- och ungdomsförvaltningen från den 1 januari 2017. År 2011 infördes nuvarande modell för internhyror. Modellen innebär att resultatenheternas lokalkostnader baseras på ett fast pris per kvadratmeter verksamhetsyta som disponeras. I praktiken innebär systemet en ekonomisk sårbarhet då betydande skillnader i elevunderlag och lokalförutsättningar föreligger mellan de kommunala skolorna och förskolorna. Föreslagen modell, för att utjämna skillnaderna inom organisationen för huvudmannen, innebär att en fast andel av resultatenheternas totala intäkter går till att erlägga kostnader för lokalhyror, lokalvård samt kapitalkostnader. En huvudmannagemensam lokalenhet upprättas på förvaltningen genom vilken hyror och lokalvårdskostnader utbetalas till hyresvärden. Baserat på hyresnivå, lokalytor och prognosticerade intäkter är föreslagen kostnadsandel 20 % för år 2017. Modellen innebär ingen merkostnad varken för huvudmannen eller för resultatenheterna då eventuellt överskott går tillbaka till resultatenheterna. Löpande uppföljning görs årligen för att vid behov justera aktuell kostnadsandel. Följande fördelar med modellen har identifierats av barn- och ungdomsförvaltningen: -Variationer i barn/elevbeläggning på enheterna slår inte lika kraftfullt på den enskilda resultatenheten. -Enheter med svårare lokalförutsättningar får tydligare ekonomiska förutsättningar och kan därmed bättra anpassa utifrån förändrade intäkter. -Den administrativa hanteringen för förvaltningen förenklas. - Användning av huvudmannagemensamma lokaler möjliggörs utan betydande negativ ekonomisk påverkan på enskild resultatenhet. Beslut av nämnden i december 2016 innebär att den nya lokalenheten kan vara i drift 1 januari 2017. Yrkanden Johan Skog (M) yrkar att arbetsutskottet beslutar att föreslå att: Barn- och ungdomsnämnden beslutar att en resultatenhet för gemensamma lokalkostnader skapas på barn- och ungdomsförvaltningen från den 1 januari 2017. Beslutsgång Ordförande, Johan Skog (M), ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet därmed. 1. 467 Resultatenhet för lokalhyror och lokalvård. 2. Centraliserad lokalenhet Akten 13
14 (18) 13. Omfördelning av budgetpost, Barn- och Ungdomsnämnden (BUN 2016.667) Barn- och ungdomsnämnden beslutar att tillföra maximalt fem miljoner kronor till resursfördelningsmodellen strukturersättning från den fasta rambudgeten. Barn och ungdomsförvaltningen föreslår barn- och ungdomsnämnden att fatta beslut om att under slutet av 2016 tillföra maximalt fem miljoner kronor till resursfördelningsmodellen strukturersättning från den fasta rambudgeten. Detta med anledning av att det har skett en succesiv minskning i budgetposterna tilläggsbelopp och skolskjuts under det pågående året. Verksamheterna är i behov av dessa föreslagna medel och det är även i linje med det budgetförslag för 2017 där dessa poster ingår i en resursfördelningsmodell. 1. 468 Omfördelning av budgetpost, Barn- och Ungdomsnämnden 2. Omfördelning av budgetpost, Barn- och Ungdomsnämnden Akten 14
15 (18) 14. Revidering av delegationsordning, BUN (BUN 2016.649) Barn- och ungdomsnämnden beslutar att revidera barn- och ungdomsnämndens delegationsordning enligt bifogat förslag. Barn- och ungdomsförvaltningen har inrättat en avdelning för ekonomi och administration. Inom avdelningens organisation ingår förvaltningens samlade arbete med lokalfrågor. Förvaltningens förslag till reviderad delegationsordning föreslår att tecknande och uppsägning av hyreskontrakt samt leasingavtal delegeras till avdelningens verksamhetschef. För beställning av om- och tillbyggnation, finansierat med nämndens årliga investeringsmedel, föreslås ny delegation för lokalstrateg, verksamhetschef och utbildningschef. Föreslagna förändringar av delegationsordningen syftar till att förenkla arbetet och anpassa delegationsordningen till barn- och ungdomsförvaltningens nya organisation. Förslag till reviderad delegationsordning redovisas för nämnden i bilaga. 1. 466 Revidering av delegationsordning, BUN 2. Revidering av delegationsordning, BUN 3. Förslag 2016-11-08 revidering av delegationsordning BUN Akten 15
16 (18) 15. Barn- och ungdomsnämndens Verksamhetsplan 2017-2019 (BUN 2016.654) Barn- och ungdomsnämnden fastställer verksamhetsplan 2017-2019. Kommunfullmäktige fastställer årligen kommunplanen och därefter fastställer nämnden sin verksamhetsplan. Barn- och ungdomsförvaltningen har tagit fram ett förslag till verksamhetsplan 2017-2019 för barn- och ungdomsnämnden. 1. 465 Barn- och ungdomsnämndens Verksamhetsplan 2017-2019 2. Tjänsteskrivelse, Verksamhesplan BUN 2017-2019 3. Verksamhetsplan 2017-2019 Barn och ungdomsnämnden v 1.0 4. Bilaga 1 Budget VP 2017 BUN Akten 16
17 (18) 16. Redovisning av delegationsbeslut Barn- och ungdomsnämnden noterar listan med anmälda protokoll och delegationsbeslut för perioden den 31 oktober till den 27 november. Varje nämndmöte tar barn- och ungdomsnämnden del av en lista med anmälda protokoll och delegationsbeslut. Anmälda protokoll Barn- och ungdomsnämndens arbetsutskott 2016-11-22 Delegationsbeslut 1. BUN 2016.497-6 Yttrande till Förvaltningsrätten gällande avslag ansökan om skolskjuts 2. BUN 2016.498-6 Yttrande till Förvaltningsrätten gällande avslag ansökan om skolskjuts 3. BUN 2016.624-2 Yttrande till BEO gällande kränkande behandling av en elev vid Hammarbacksskolan 4. BUN 2016.587-1 Beslut - avslagen ansökan om skolskjuts 5. BUN 2016.588-1 Beslut - avslagen ansökan om skolskjuts 6. BUN 2016.663-1 Beslut - avslagen ansökan om skolskjuts 7. BUN 2016.674-2 Beslut om tillfälligt utökad barngrupp, Karby förskola 8. BUN 2016.409-4 Beslut - avslagen ansökan om skolskjuts 17
18 (18) 17. Anmälningar för kännedom Barn- och ungdomsnämnden noterar listan med anmälda skrivelser för perioden den 31 oktober till den 27 november. Varje nämndmöte tar barn- och ungdomsnämnden del av en lista med anmälda skrivelser. Anmälningar 1. Minnesanteckningar från möte med Kommunala funktionshinderssamrådet 18