Proposition till MSF Stockholms årsmöte 2016 Verksamhetsberättelse Medicine Studerandes Förbund Stockholm
Inledning MSF Stockholm ska tillvarata medlemmars studiesociala och yrkesmässiga intressen samt främja medlemmarnas utbildningsmässiga och vetenskapliga intressen. Årets verksamhetsberättelse är för tydlighets skull i stort strukturerad enligt verksamhetsplanen som fastställdes på MSF Stockholms årsmöte i januari 2015. I verksamhetsplanen delades verksamheten in i Extern och Intern verksamhet, i vilka verksamhetsområden placeras in. Varje område redogörs för verksamheten som bedrivits samt vad målen för området var, och avslutas sedan med en kommentar kring om målen har uppnåtts eller inte. Ekonomi redovisas i separat ekonomisk berättelse. 1. Extern verksamhet 1.1. Terminsinformationer 1.2. PR 1.3. Namnskyltar 1.4. AT-mässor 1.5. Fackliga utbildningar/karriärkvällar 1.6. Sociala aktiviteter 1.7. Påverkansarbete 1.8. Övrigt 2. Intern verksamhet 2.1. Konstituering 2.2. Styrelsens arbete 2.3. Kommunikationsflöden 2.4. Ekonomi
1. EXTERN VERKSAMHET 1.1 Terminsinformationer Under 2014 har tre informationsträffar hållits, två på vårterminen för termin 1 respektive termin 4 samt en träff för termin 1 på höstterminen. Under dessa träffar har det bjudits på mat/fika samt dryck/kaffe. Under informationstillfällena för termin 1 har även stetoskoputlottningar skett (en per termin). Vi har haft primärt en rekryteringsansvarig som deltagit vid alla träffar med stöd från övriga i styrelsen. Höstens information för T1-studenterna ledde till ett väldigt bra utfall jämfört med tidigare terminer. Det berodde troligen delvis på formatet för presentationen ändrades för att bättre omfatta Läkarförbundets och Medicine Studerandes Förbund. Målet för 2015 var att genomföra två terminsinformationer per termin, dvs T1-info samt T4-info som borde hållas under vår- och höstterminen, senast 6 veckor efter terminsstart. Utfall: Delvis uppnått. Tre informationsträffar hölls, det fjärde hölls aldrig pågrund av svårigheter från styrelsen att planera träffarna samt för få närvarande. Rekryteringstillfället med termin 1 på hösten gav gott resultat och nästkommade verksamhetsår kan säkerligen dra nytta av hur detta möte planerades. 1.2 PR Att framhäva vad MSF Stockholm står för och arbetar med har varit föremål för kontinuerligt arbete. Detta har gjorts genom att informera om aktuella projekt inom verksamheten samt ge bakgrundsinformation om MSF inför terminsinformationer och socialt eller professionellt inriktade evenemang. Twitter Under verksamhetsåret har twitterkontot stängts ned och aktiviteten på sociala media har koncentrerats till den mer utbredda plattformen Facebook. Det bedömdes vara bättre att inte ha ett konto än att ha ett passivt som bara återgav det som skrevs på FB. Facebook Föreningens sida på Facebook har kontinuerligt uppdaterats med information om studiepolitiska och fackliga nyheter, debattinlägg från MSF och Läkarförbundet samt evenemang som MSF Stockholm har anordnat. Under år 2015 ökade antalet likes av sidan från 329 till 493, en ökning av räckviddsbasen med nästan 50 %. Stockholms avdelnings sida var då mindre än 100 likes från att vara ikapp Skånes (571) men avståndet är fortfarande stort till Umeås (616), Utlands (740) och Göteborgs (1143).
Hemsidan Hemsidan har innehållsgranskats och uppdaterats i två omgångar, en gång under vårterminen och sedan en gång till i slutet av höstterminen i samband med förbundets namnändring vid årsskiftet 2015/16. Målet för 2015 har varit att fortsätta öka antalet likes på facebooksidan samt fortsätta med regelbundna uppdateringar av denna. Vidare skulle även innehållet på hemsidan uppdaterats så att den bättre speglar vårt nuvarande arbete. Facebooksidan skulle användas som huvudsaklig informationskanal för nuvarande medlemmar medan materialet på hemsidan skulle utformas så att den på ett bra sätt beskriver vårt huvudsakliga verksamhet i syfte att locka nya medlemmar. Sidan på Facebook har använts som huvudsaklig kanal angående information ut från styrelsen till medlemmarna. Antalet likes har ökat. Hemsidan har byggts om för att bättre återspegla MSF Stockholms generella uppdrag. 1.3 Namnskyltar MSF erbjuder gratis namnskyltar till sina medlemmar. Möjlighet att beställa namnskylt har aktivt erbjudits till studenter på samtliga terminer. Namnskyltarna utgör medlemsservice såväl som god marknadsföring för MSF då namnskyltarna syns i studenters kliniska vardag. Möjlighet till beställning utlyses tre gånger per år. Medlemmar fyller i ett beställningsformulär på MSF Stockholms webbplats. Efter det skickas beställningen till namnskyltstillverkaren som ombesörjer distributionen till medlemmarna. Under året har namnskyltsbeställning genomförts 3 ggr, i februari, april och oktober. Nytt för i år har varit att förbundsstyrelsen hade gjort en upphandling med ny leverantör av namnskyltar, vilket har gjort att våra kostnader per namnskylt har nästan halverats. Information om möjlighet att beställa namnskylt har funnits på MSF Stockholms webbplats samt i samband med beställningstillfälle annonserats på SLF Student Stockholms facebooksida. Mål: Inget specifikt då arbetet året innan bedömdes fungera tillfredsställande. 1.4 AT-mässor I år höll MSF Stockholm två stycken AT-mässor, en på vårterminen och en på höstterminen. Mässan vänder sig till studenter som går termin 9, 10 och 11 dvs. är i slutet av sin utbildning. I vanlig ordning bestod mässan av två delar; en föreläsning från SLF och SYLF samt en efterföljande utställningsmässa med landstingen. Vårterminens mässa hölls i Aula Medica, med föreläsningen i Föreläsningssal Vesalius. Studenternas middag beställdes från Subway och utställarnas middag från restaurang Nanna Svartz i Aula Medica. Mässan var väldigt uppskattad från både studenter och
utställare. Utställarna var noterbart nöjda med maten som de blev serverade. Ett problem är dock att man inte kan boka Aula Medica förrän tidigast en månad innan utsatt datum (förutsatt att man endast bokar utställningsytan), och således finns ingen garanti för att lokalen finns ledig för varje mässa. Inför höstens mässa var både Aula Medica, Skrivsalen och Föreläsningssalarna ABC uppbokade för en internationell konferens. Således hölls mässan i Sodexo Jöns Jacobs lokaler på KI Campus Solna, maten till studenter och utställare beställdes då också av Sodexo. Enligt utställarna var mässan rörig och utställningslokalen opraktisk, maten ansågs likaså inte uppnå tillräckligt hög standard. Uppslutningen av studenter och landsting har varit hög för bägge mässor. Närvaron från MSF-styrelsens sida har däremot inte varit hög, med 2-4 deltagande per event. Utvärderingar skickades ut till landstingen efter bägge mässor, men vi valde aktivt att inte skicka ut några utvärderingar till studenterna. Målet för 2015 var att genomföra totalt två stycken AT-mässor varav minst en i Aula Medica, en på våren samt en på hösten, med god planering, god uppslutning och hög närvaro. Utvärdering av AT-mässan som riktade sig till både studenter och utställare skulle ske minst en gång under verksamhetsåret. Utfall: Delvis uppnått. Höstens mässa hade gärna varit placerad i en annan lokal och med högre styrelsedeltagande. Då datumen för mässan bestäms centralt är det dock svårt att parera för en omfattande konferensbokning och detta problem löstes på bästa då möjliga sätt. 1.5 Fackliga utbildningar/karriärkvällar BCG Hösten 2015 bjöd MSF Stockholm sina medlemmar på en workshop med Boston Consulting Group (BCG). Workshopen blev snabbt full och företräde gavs till studenter som var medlemmar i MSF. Eventet inleddes med mingel i Läkarförbundets lokaler på Villagatan och följdes sedan av föredrag om BCGs verksamhet samt introduktion till case-lösning. Studenterna delades in i små grupper om fyra med en konsult i varje och fick på ett pedagogiskt och intresseväckande sätt diskutera olika fall för att bättre förstå vad konsulterna jobbar med. Efter att ha presenterat och diskuterat de olika fallen bjöds det på middag, vin och efterrätt. Kvällen blev mycket lyckad! I en utvärdering som skickades ut till studenterna efteråt var det drygt 81% bland de svarande som tyckte att eventet var väldigt bra och gav det en 6a på en 1-6gradig skala. Det som hade störst potential att förbättras var minglet med konsulterna där 43.8% resp. 50% gav detta moment en 5a resp. 6a. Många studenter kommenterade också att de önskade att BCG skulle presentera tydligare hur man som just läkare kan bidra till och är värdefull för deras verksamhet. Föreläsningsserie: Kliniska tips inför ditt underläkarvikariat Under våren 2015 hölls en föreläsningsserie om underläkarvikariat, där tanken är att studenterna på de högre terminerna ska få en snabb genomgång i det vitala de bör kunna när de går ut på sina första vikariat som underläkare. Det kom i år ca 70
studenter på första och sista föreläsningen och färre på den andra föreläsningen. Detta berodde på att KI hade obligatorisk informationskväll för utbyte inför T11 så att många av T10 studenter var tvungna att gå på detta (det är eorhört vanligt med utbyte sista perioden av termin 11). Rekrytering av föreläsare skedde i god tid men vi hade ett sista minuten sjukdomsanmälan vilket resulterade i omfattande jobb för att hitta en ersättare, dock gick detta bra. Vi behöll SYLF:s information om underläkares rättigheter. Nytt för i år var att vi lade upp olika events för de olika kvällarna för att få förbättrad planering för logistik och synkade anmälning med MSF:s medlemsregister vilket fungerade i smidigt överlag. Studenterna verkade generellt väldigt nöjda med både föreläsare och maten, och kämpade sig till föreläsningssalen trots soliga eftermiddagar i maj. Målet för 2015 var att MSF Stockholm skulle genomföra en karriär- eller medlemskväll under våren samt två under hösten. Utfall: Delvis uppnått. 1.6 Sociala aktiviteter Målet för 2015 var att styrelsen på nytt tar ställning om nya lättsamma aktiviteter ska planeras och genomföras. Styrelsen har på nytt tagit ställning till detta och beslutat att sociala aktiviteter inte skulle prioriteras under 2015 men att det är en god idé för styrelsen att återigen ta ställning. 1.7 Påverkansarbete MSF har liksom tidigare år varit representerade i Stockholms läkarförening, SYLF Stockholm samt MSFs Förbundstyrelse. Även dialog med Läkarsektionen vid Medicinska Föreningen har skett för att öka insikten i frågorna kring Nya Karolinska Solna och dess del i grundutbildningen. Styrelsemötena har präglats av studiepolitiska diskussioner och en påverkansgrupp skapades inom styrelsen med syfte att fortsätta diskussioner samt samverka kring eventuella debattinlägg. Målet för 2015 var att fortsätta arbetet med att öka inflytandet inom olika relevanta organ, och även att styrelsen ska regelbundet diskutera och ta ställning i lokala utbildningsfrågor. Utfall: Uppnått
1.8 Övrigt FUM MSF Stockholm var representerade på årets nationella fullmäktigemöte som för året var förlagt i Örebro. Den huvudsakliga frågan som behandlades vid årets fullmäktigemöte var organisationens namnbyte, en fråga som har varit aktuell internt i flera år. MSF Stockholm lyckades inte övertyga övriga lokalsektioner om att välja det namnförslag som den lokala styrelsen beslutat stödja. Det nya namnet blir nu Sveriges läkarförbund Student. Lokalföreningens namn blir Sverige läkarförbund Student Stockholm med kortnamnet Läkarförbundet Student Stockholm. Den nationella styrelsen har till uppgift att bland annat ta fram nya profilprodukter med det nya namnet. Fokusfråga för 2016 kommer vara Framtidens läkarutbildning där MSF noggrant kommer bevaka utvecklingen i planerna på en reformerad läkarutbildning samt agera remissinstans. Övriga frågor som behandlades var bland annat att införa ett standardiserat remissförfarande där lokalavdelningarna delger varandra sina remissvar, standardiserade fakturor som lokalavdelningarna kan använda sig av samt ett ökat samarbete mellan lokalföreningar där gemensamma events kan komma att bli en del av 2016 års verksamhet. En ny nationell styrelse valdes och som representant för MSF Stockholm valdes Nils Karlsson. SACO-mässan Årligen hålls en SACO-mässa i Stockholm där MSF representerar med medlemmar för att bemanna Läkarförbundets disk. Även i år var förbundet på plats för att svara på nyfikna gymnasieelevers frågor.
2. INTERN VERKSAMHET 2.1 Konstituering Stor del av förarbetet till konstituering hade gjorts av valberedningen, vilket underlättade processen för styrelsen. I enlighet med stadgarna valdes ordförande och vice-ordförande på årsmötet. Kassör valdes internt inom styrelsen och sekreterare var ett roterande uppdrag, dock där styrelsemedlemmar med tidigare erfarenhet av protokollförande valde att ta på sig uppdraget under majoriteten av mötena - vilket fungerade väldigt bra. En ny stadga för MSF Stockholm antogs i januari 2015 och trädde i kraft december 2015, efter att ha godkänts av förbundsstyrelsen. I den uppdaterade stadgan är webbmasteruppdraget borttaget. Exempelstadgan är framtagen av FS, och årets styrelse överlåter den nya styrelsen att ta ställning ifall stadgar behöver uppdateras i enlighet med denna. Målet för 2015 var att börja följa upp samtliga pågående ärenden på varje möte. Detta bör ske i form av en handling som redovisas och gås igenom på varje styrelsemöte. Vidare skulle tydliga deadlines sättas för samtliga pågående projekt. Ett ytterligare mål var att varje ledamot tar eget ansvar för att leda ett projekt. Utfall: Delvis uppnått. Ärendeuppföljning fungerade bra under vårens verksamhet, men stagnerade inför hösten. Samma gällde deadlines. De flesta ledamöter, men inte alla, inom styrelsen hade tagit ansvar för uppdrag/projekt. 2.2 Styrelsens arbete Styrelsen har sammanträtt 9 gånger under verksamhetsåret. Under året genomfördes att internat där arbetsformer inom styrelsen samt visioner för fortsatt verksamhet diskuterades. Internatet upplevdes som givande, men högre deltagande hade varit önskvärt. Det har dock varit svårt att enas om ett datum (hel helg) som skulle fungera för majoriteten av styrelsen. Under verksamhetsåret har flera studenter varit intresserade av att vara del av MSF Stockholms verksamhet och hjälpte till vid genomförandet av events samt deltog under mötena. 2.3 Kommunikationsflöden Ett nytt verktyg för kommunikation provades under året - Slack. Detta fungerade bra till en början, men under hösten återgick kommunikationen till stor del tillbaka till Facebook. Anledningen till varför Slack prövades var att det fanns medlemmar inom styrelsen som inte använder Facebook. Slutsatsen från årets verksamhet att en
Facebookgrupp är kommunikationsplattformen att föredra, då de flesta loggar in dagligen och får notifikationer om nya inlägg. Kommunikationen med förbundsstyrelsen har fungerat bra och har i huvudsak skett genom Stockholms representant i förbundsstyrelsen, men även genom mejlutskick från förbundsstyrelsen till ordförande. Målet för 2015 är att tillse att det interna samarbetet med andra lokalavdelningar fungerar tillfredsställande. Inget specifikt arbete har lagts ner på att utöka kommunikationen med andra lokalavdelningar. Det skedde dock utbyten av erfarenheter under utbildningar och ordförandenätverk som förbundsstyrelsen anordnade. Kommunikationen har således inte upplevts som bristande. 2.4 Ekonomi År 2015 har det ekonomiska arbetet fungerat bra, samtliga fakturor har betalats i tid och överföringar för ledamöters utbetalningar har gjorts utan större fördröjning. Inloggningssystemet för internetbanken har gjorts om och baseras nu på mobilt bank-id. F.n. är det kassör och ordförande som har möjlighet att logga in. Faktureringen för AT-mässorna har för en minimal summa outsourcats till Posten. Vi har också lyckats driva in samtliga fakturor för AT-mässan. Målet för 2015 var att i slutet på verksamhetsåret ha lyckats driva in samtliga årets fakturor, samt att ha kontaktat banken för att få tillgång till en mer modern internetbank.