VERKSAMHETS- PLAN 2015 Fri information för framtida kunskap 1
Sveriges nationalbibliotek svarar för insamling av och tillgång till fysiska och digitala medier till förmån för forskning och samhällsutveckling samt har nationell överblick och utvecklar biblioteksväsendet i samverkan. Vision Fri information för framtida kunskap Strategiska mål 1. Vi säkerställer nationens berättelser för framtida generationer. 2. Vi är en drivande och nytänkande samverkanspart nationellt och internationellt. 3. Vi är en betydande aktör i det digitala kunskapssamhället. 4. Vi arbetar för ökad öppenhet i bemötande och tjänster. 5. Vi är en hållbar organisation med engagerade medarbetare och ledare. Kulturell vision HANDLINGSKRAFTIG: Vi visar handlingskraft genom att ta initiativ till samarbete och kommunicerar med varandra på ett ansvarsfullt sätt. TRYGG: Vi är trygga i våra yrkesroller och har förtroende för varandras kompetenser. LEDANDE: Vi blir ledande genom att vara nyfikna, ansvarstagande och vågar pröva nya vägar. GENERÖS: Vi bidrar med vår kunskap, visar generositet och respekt för våra olika yrkesroller. 2
Vi förverkligar ett KB 2015! KB svarar för insamling av och tillgång till fysiska och digitala medier till förmån för forskning och samhällsutveckling samt har nationell överblick och utvecklar biblioteksväsendet i samverkan. Under 2015 arbetar vi vidare i vår nya organisation med målet att vara ett KB. Vi behöver ägna tid och kraft åt våra nya konstellationer. Det är viktigt att vi ger varandra möjligheter att utveckla nya arbetssätt och metoder, allt i syfte att nå en så effektiv och ändamålsenlig verksamhet som möjligt. Arbetet med att tolka KB:s uppdrag går under året in i en ny fas. I regeringens budgetproposition för 2015 fanns två uppdrag för KB. Att ta fram en nationell biblioteksstrategi för alla offentligt finansierade bibliotek och att fortsätta utveckla möjligheterna att tillgängliggöra e-böcker via LIBRIS. Men som alla vet föll regeringens budget i riksdagsbehandlingen och då de delarna inte fanns med i alliansens budgetmotion har KB heller inte fått något av de uppdragen. Regeringen har ett stort engagemang för biblioteksfrågan och jag hyser förhoppningar om att vi får uppdragen 2016. Jag anger två huvudsakliga prioriteringar för 2015, e-plikten och fortsatta effektiviseringar. Från och med 2015 gäller pliktlagen för elektroniskt material fullt ut och KB fortsätter implementeringen av e-plikten med olika insatser. Det handlar om att skapa en portal för leverantörer med inloggningsbara sidor för automatiserade leveransprocesser, validering, registrering och uppföljning av de egna leveranserna. Det handlar också om fortsatt utveckling av it-stöd för insamlingen av e-pliktsmaterial. Arbetet med e-plikten involverar stora delar av KB. KB har under flera år genomfört åtgärder får att få en ekonomi i balans. Arbetet med effektivisering av verksamheten fortsätter. Vi kommer under 2015 att arbeta med att tolka KB:s uppdrag, effektivisera arbetsprocesser, göra interna omprioriteringar, fånga upp målgruppernas behov för att kunna göra medvetna prioriteringar och förbättra styrningen och uppföljningen. Övriga effektiviseringsinsatser finns inom it-området och på lokalområdet där vi ska ta fram en lokalstrategi för KB. Jag ser fram emot att under året, tillsammans med KB:s medarbetare, vår uppdragsgivare och biblioteksbranschen fortsätta utveckla vår verksamhet. Gunilla Herdenberg Riksbibliotekarie Foto: Jens Östman/KB 3
KB och omvärlden Nedan presenteras ett antal faktorer som påverkar KB på kort och lång sikt. Fortsatt stort inflöde av tryckt och digitalt material KB:s största utmaning är att hantera det ökande inflödet av digitalt material samtidigt som inflödet av tryckta pliktleveranser inte minskar. Det är framför allt egenutgivningen som ökar. Den här utvecklingen innebär att behovet av kostnadsdrivande digital lagring ökar, liksom behovet av att det digitala materialet tillgängliggörs för användarna samtidigt som det tryckta materialet fortsatt måste hanteras. E-plikten gäller nu fullt ut Från och med den 1 januari 2015 gäller e-pliktslagstiftningen fullt ut. De stora utmaningarna för KB är den fortsatta utvecklingen av it-stödet för insamling av e-pliktsmaterial. År 2015 ska KB effektuera 4000 6000 anslutningar av leverantörer som har definierats som ansvariga för pliktleverans av elektroniskt material till KB. Det är en kommunikativ utmaning att nå alla dessa leverantörer. Förändringar i tryckeri- och förlagsbranschen Under senare år har den snabba tekniska utvecklingen bidragit till framväxten av nya, mindre tryckerier och kopieringsföretag samt att många organisationer och företag numera trycker sitt material utomlands. Detta har förändrat förutsättningarna för pliktleveranserna. KB behöver kommunicera de nya aktörernas skyldigheter enligt pliktexemplarslagen och förmå dem att pliktleverera sitt tryckta material. Under senare år har egenutgivningen ökat kraftigt, bland annat med hjälp av billigare tryckoch distributionsteknik. På sikt behöver egenutgivningens plats i den svenska nationalbibliografin analyseras och preciseras. Samlingsuppbyggnad KB har, med sitt breda uppdrag och stora samlingar, en särskild roll i kunskapens infrastruktur. Universitets- och högskolebibliotekens förvärv har i snabb takt utvecklats mot att bli mer användarstyrt. I stället för att bygga upp samlingar enligt en förvärvsplan prioriteras i första hand olika paketlösningar av e-resurser utifrån det egna lärosätets behov. Detta kompletteras med inköp av litteratur som direkt efterfrågas av de egna forskarna och som en konsekvens av detta minskar fjärrlånen. Hur den skisserade utvecklingen vid universitets- och högskolebiblioteken påverkar KB:s roll som forskningsbibliotek är en viktig fråga i framtiden. Upphovsrättsfrågan och tillgängliggörande av material Arbetet med att lämna mikrofilmningen till förmån för digitalisering av dagstidningar har kommit långt och fortsätter 2015. När det gäller tillhandahållandet av digitaliserade dagstidningar så behöver gränssnittet vidareutvecklas samt en avtalslicens för att kunna klarera upphovsrättsskyddat material. Den digitala tekniken underlättar åtkomsten av material, men upphovsrätten begränsar den digitala spridningen. Arbeten med licensfrågor måste därför löpa parallellt med tjänster för tillgängliggörande av material. Den reviderade upphovsrättslagen, med möjlighet att förhandla fram avtalslicenser som omfattar såväl rättighetsinnehavare som är medlemmar i en rättighetsorganisation som icke medlemmar samt föräldralösa verk, medför nya möjligheter att tillhandahålla material. Forskare och studenter kan därmed få tillgång till KB:s samlingar oavsett tid och rum. Eftersom fältet är nytt går förhandlingsprocesserna långsamt och det är fortfarande oklart hur avtalslicenser kommer att påverka KB:s kostnader. På EU-nivå pågår arbetet med en EU-förordning om personuppgifter som kan komma att innebära begränsningar i sökbarhet och tillgänglighet till digitalt material. EU kommissionen har i år inlett en översyn av upphovsrätten med fokus bl a på undantag för text- och datamining samt fjärraccess till bibliotekssamlingar som kan komma att innebära förbättrade möjligheter till sökningar och tillgängliggörande av digitalt material. 4
Hanteringen av metadata förändras Den förändring vi ser i metadatahanteringen är att tyngdpunkten successivt förflyttas från manuell hantering till digitala flöden. Den beskrivande verksamhetens tyngdpunkt flyttas mot tidigare led i processen, leverantörerna. Centrala frågor är hur KB kan säkerställa kvalitet i de nya flödena och om myndigheten kommer att behöva omdefiniera vad kvalitativ medata är utifrån den utveckling som sker. Tendenser inom bibliotekssektorn För folkbiblioteken är e-boken och hur biblioteken ska kunna fortsätta som förmedlare av böcker en stor fokusfråga. Det finns behov av samordning och samarbeten kring nationell infrastruktur och avtalsfrågor. Då bibliotekens systemflora blir alltmer mångskiftande och komplex ökar bibliotekens behov av medinflytande över vilka system som ska utvecklas och samordnas nationellt. Biblioteken väljer sina egna lösningar och är i allt större grad beroende av att de system som utvecklas nationellt är öppna så att lokal utveckling kan ske för att tillgodose lokala behov. Många lärosäten har upphandlat system som kan erbjuda sina användare en ingång till allt elektroniskt material. Detta möjliggör för användare att söka i stora mängder data och få direkt åtkomst. Baksidan med att samla stora mängder data är att få relevanta träffar när man söker. Det finns ett stort behov av att utveckla söktjänster som bättre stödjer användaren. Målgruppsanpassad verksamhet KB måste löpande hålla sig à jour med, och anpassa sin verksamhet till nya vanor, behov och beteenden hos målgruppen. Människor upplever sig ha brist på tid och detta blir avgörande för vilken tjänst man väljer att använda. Människor blir alltmer mobila och vana att hantera ärenden och transaktioner genom självbetjäning. Bibliotekens tjänster jämförs med andra tillgängliga tjänster för att få information via nätbokhandeln och sökningar på internet. Snabb och enkel tillgång till information blir avgörande, inte i vilken form den tillgängliggörs. Samtidigt skapar informationsöverflödet ett behov av beständighet, vägledning och trygghet. Fortsatta effektiviseringskrav på statliga myndigheter Inom den svenska statsförvaltningen är det rimligt att tro att kraven på effektiviseringar och moderniseringar kommer att fortsätta öka. Inrättandet av Statens servicecenter (SSC) hade målsättningen att öka effektiviteten och sänka administrationskostnaderna för staten som helhet. Effektiviteten i statens lokalförsörjning är också en aktuell fråga. Program inom digitalisering, it, metadata och plikt 2015 För att definiera och planera arbetsflöden som löper tvärs igenom KB:s linjeorganisation har KB fyra program. Programverksamheten läggs fast i samband med verksamhetsplaneringen och genomförs med resurser från avdelningarna. Under året som gått har strategiska inriktningar tagits fram för samtliga program. Nedan presenteras programmens prioriteringar för 2015 utifrån programmens verksamhetsplaner. Utgångspunkten för samtliga program är KB:s strategiska mål, programmets strategiska inriktning och RB:s prioriteringar. Digitaliseringsprogrammets prioriteringar 2015 Kataloger och förteckningar sammanställning och prioritering. Kataloger och förteckningar produktion. Digitalisering för att berika redan befintliga samlingar. Tillgängliggörande av redan digitaliserat material. 5
It-programmets prioriteringar 2015 Huvuddelen av verksamheten i itprogrammet utgörs av de it-satsningar som beslutats i samband med verksamhetsplaneringen. Några exempel på it-satsningar 2015 är insatser som stödjer införandet av e- plikten, vidareutveckling av gränssnitt för digitala dagstidningar samt it-satsningar för att effektivisera bibliotekens katalogiseringsarbete och övergång till en ny informationsarkitektur för bibliografisk data (LIBRISXL). Metadataprogrammets prioriteringar 2015 RDA-progression (nya katalogiseringsregler). Ny praxisplattform (stödverktyg för katalogiseringspraxis). Paradigmskiftet (hantering av förändringarna på metadataområdet). Pliktprogrammets prioriteringar 2015 Att fortsätta med implementeringen av e-plikten under 2015 då lagstiftningen träder i full kraft. Att fortsätta arbetet med att effektivisera den del av KB:s verksamhet som regleras av pliktlagstiftningarna. Avdelningarnas uppdrag samt prioriteringar 2015 Verksamhetsplaneringen på olika nivåer i organisationen utgår från uppdraget, KB:s strategiska mål, programmens strategiska inriktningar och RB:s prioriteringar, dvs. e-plikten och fortsatt effektivisering av verksamheten. Nedan presenteras avdelningarnas uppdrag samt ett axplock ur avdelningarnas prioriteringar i VP 2015. Avdelningen för fysiska samlingar Avdelningen ansvarar för att samla in och beskriva de fysiska pliktleveranserna och ansvarar för samlingsuppbyggnad av fysiska dokument. Inom avdelningen finns ansvaret för bevarande av fysiska samlingar och för att ta emot donationer inom avdelningens ansvarsområde. Utöver RB:s prioriteringar och tolkningen av uppdraget kommer avdelningen för fysiska samlingar att arbeta för att sätta samlingarna i centrum, såväl externt som internt. Katalogisering och förtecknande ges ökad prioritet under året i syfte att göra samlingarna mer synliga och tillgängliga. Arbetet att effektivisera arbetsprocesser och materialflöden kommer också att fortsätta. Avdelningen för digitala samlingar Avdelningen för digitala samlingar ansvarar för att samla in, beskriva och bevara audiovisuella pliktleveranser, digitala pliktleveranser och pliktlevererade dagstidningar. Inom avdelningen finns också ansvaret för samlingsuppbyggnad av audiovisuella medier, digitala medier och dagstidningar samt att ta emot donationer inom sitt ansvarsområde. Avdelningen ansvarar även för KB:s digitaliseringsverksamhet samt bidrar till bemanningen av KB:s publika verksamhet. Utöver RB:s prioriteringar kommer avdelningen att arbeta med frågor rörande kompetensutveckling och kompetensöverföring. Det innefattar en nulägesanalys/ kompetensinventering på avdelningen. Målet är att ha genomfört inventeringen under 2015. När det gäller kompetensöverföring är målet att få fram ett arbetssätt för kompetensöverföring som kan börja användas redan under hösten 2015. Vidare kommer avdelningen att påbörja en inventering av teknik, samlingar och metadata om samlingar som avdelningen ansvarar för. Syftet med arbetet är att bidra till en bevarandeplan för KB. Avdelningen kommer också slutföra övergången från mikrofilmning till digitalisering av dagstidningar. 6
Avdelningen för Publik verksamhet Avdelningen ansvarar för den utåtriktade verksamheten och kontakten med myndighetens målgrupper. Detta innefattar fysiskt och digitalt tillgängliggörande, stöd och kunskapsuppbyggnad samt kommunikation. Avdelningen ansvarar vidare för nationell överblick, samverkan och utveckling inom biblioteksväsendet, bland annat Sveriges officiella biblioteksstatistik. Utöver RB:s prioriteringar och tolkningen av uppdraget kommer avdelningen för publik verksamhet att ha följande prioriteringar för året: Graden av automatisering av rutinärenden ökas så att tid frigörs för kvalificerad service åt målgrupperna, målgruppsanpassade externa webbplatser ska utvecklas som ingång till KB:s tjänster och samlingar. Samverkan med målgrupperna forskare och bibliotek ska stärkas. Under året kommer en ny struktur för samverkan att implementeras och ersätta nuvarande inflytandestruktur. Avdelningen för informationssystem Avdelningen ansvarar för system-, webboch tjänsteutveckling för KB:s samtliga system och it-tjänster samt förvaltning av och infrastuktur för dessa. Vidare samordnas vissa tvärgående processer som metadata. Avdelningen ansvarar också för dataflöden, it-utrustning inkl. inköp, telefoni samt digital lagring. Utöver RB:s prioriteringar och tolkningen av uppdraget kommer avdelningen för informationssystem att slutföra driftssättningen av LIBRIS nya katalogsystem och fortsätta samarbetet med CIO för ökad effektivisering av systemhanteringen och ökad användarnytta. Avdelningen för verksamhetsstöd Avdelningen verkar för god intern styrning och kontroll på myndigheten inklusive övergripande kvalitetsarbete samt skapar förutsättningar för att lagar och förordningar följs. Avdelningen ansvarar för stöd till KB:s avdelningar avseende verksamhetsstyrning, ekonomi och upphandling, juridik, HR, ärende- och dokumenthantering, ämbetsarkiv och arkivförteckning, internservice, fastigheter samt säkerhet. Samtliga enheter tar fram interna policies och riktlinjer samt stödjer avdelningarna genom systemstöd, rådgivning och service. Utöver RB:s prioriteringar och tolkningen av uppdraget kommer avdelningen för verksamhetsstöd arbeta för att KB:s chefer och medarbetare ska få relevant stöd i det fortsatta förändringsarbetet med förankringen av vår nya organisation, dess styrning och arbetssätt. Avdelningens arbetssätt ska präglas av samarbete, kommunikation och tydlighet och vi samordnar kommunikation och aktiviteter. Ledningsstödet Ledningsstödet ansvarar för stöd till riksbibliotekarien i övergripande, strategiska frågor. Biträdande riksbibliotekarie leder arbetet och följande kompetenser ingår i ledningsstödet: strategisk it-styrning, strategisk kommunikation, juridik och samordning av internationella frågor, programverksamheten, större/strategiskt viktiga avdelningsövergripande projekt, externfinansierade projekt samt fundraising. 7
8 Produktion Kungl. biblioteket. Tryck Åtta45 februari 2015. Dnr: 1.1-2015-5