1 (10) Kulturnämnden Kallelse och föredragningslista Enligt uppdrag Ordförande Marita Öberg Molin Sammanträdesdatum 15 juni 2015 Plats och tid Anundshög, kl 14:00 Ledamöter Ersättare Ordförande Marita Öberg Molin (S) 1:e vice ordförande Marléne Tamlin (MP) 2:e vice ordförande Ragnhild Källberg (FP) Per-Åke Olofsson (S) Mikael Palmqvist (C) Maria Lindelöf (KD) Jörgen Andersson (M) Monica Windén (M) Börje Brandhill (SD) Jenny Setterholm (S) Nesrin Hassan (S) Teresia Unander-Scharin (C) Anders Paulsson (MP) Simon Flamborg (M) Erica Fritz (M) Jura Miniotaité (FP) Olle Kvarnryd (V) Anna Svensson (SD)
VÄSTERÅS STAD KALLELSE 2 (10) 1. Allmänhetens frågestund 2. Val av justerare Maria Lindelöf (KD) utses att tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll. 3. Godkännande av föredragningslistan 4. Beslut om offentliga ärenden Beslutas att 1-12 är offentliga. 5. Anmälan om delegationsbeslut Redovisning av delegationsbeslut fattade för kulturnämnden. 6. Anmälan av handling/inkomna skrivelser 1. Sammanträdesprotokoll KuN 28 maj 2015 2. Sammanträdesprotokoll KuN AU 4 juni 2015 3. Protokollsutdrag KS 198 Uppdrag - ytterligare uppdrag efter översyn av beställar- och utförandemodellen avseende konsult och service och verksamhetsområde fritid och förebyggande 4. Sammanträdesprotokoll 22-30 Västmanlandsmusiken styrelses arbetsutskott
VÄSTERÅS STAD KALLELSE 3 (10) 7. Dnr: 2015/258-KuN Beslut - Revidering av prioritetsplan för offentlig konst Kulturnämnden beslutar anta treårig prioritetsplan för offentlig konst 2016-2018. Enligt handlingsplanen för offentlig konst ska minst ett nytt konstverk tillföras stadens miljöer varje år. Initiativ till nya projekt kan komma från kultur-, idrotts- och fritidsförvaltningen, andra förvaltningar inom kommunen eller från allmänheten. Utgångspunkt för förslagen för nya platser är: stadens översiktsplan, nya detaljplaner eller nya byggnationer initierade av staden, dels behov av konst i existerande miljöer som saknar konstverk. Nybyggnadsområden prioriteras men kompletteringar i befintliga områden ska kunna genomföras. En löpande treårig prioritetsplan tas av kulturnämnden, planen revideras varje år. Nämnden beslutar om vilka platser som ska förses med nya konstverk och när detta ska ske. Arbetet med nya offentliga konstverk från idé, upphandling, arbetsprocess och beslut till färdigt verk omfattar vanligen ca 1-1,5 år och därför krävs långsiktighet i planeringen. 8. Dnr: 2015/261-KuN Beslut - Riktlinjer för kulturfondens utnyttjande Kulturnämnden beslutar anta riktlinjer för kulturfondens utnyttjande. Riktlinjerna för kulturnämndens utnyttjande av kulturfonden behöver ett nytt diarienummer för att kunna vara lätt sökbara i VÄHS. Texten är ändrad så att den är relevant i nuvarande nämndstruktur. Innehållet i riktlinjerna, som grundar sig på Kungl. Majt:s* beslut, är inte ändrade. * Kungl. Maj:t är benämningen på den beslutsnivå som idag motsvaras av regeringen. 9. Dnr: 2015/83-SA Beslut - Riktlinje om arkivbeständighet för elektroniska handlingar Kulturnämnden beslutar anta Riktlinje om arkivbeständighet för elektroniska handlingar
VÄSTERÅS STAD KALLELSE 4 (10) Allmänhetens grundlagsskyddade rätt att ta del av allmänna handlingar hos Västerås stad har ingen bortre tidsgräns. Det medför att de handlingar som staden inte aktivt beslutar att gallra (varaktigt förstöra), måste bevaras och finnas tillgängliga för all framtid. En förutsättning för ett långtidsbevarande är att man säkerställer handlingarnas arkivbeständighet. Med arkivbeständighet menas att handlingarna har förmågan att i en skyddad miljö kunna bevaras under mycket lång tid med ett bibehållet och läsbart informationsinnehåll. En utgångspunkt för att elektroniska handlingar ska uppfylla kravet på arkivbeständighet är att informationen lagras i format för datafiler som bygger på internationellt etablerade standarder, alternativt de facto-standarder. Vägledande är också att sådana format ska vara öppna, det vill säga oberoende av särskild programvara eller ägare. Viktigt för ett långtidsbevarande är också att den elektroniska informationen görs oberoende av sin ursprungliga lagringsmiljö, till exempel ett verksamhetssystem, eftersom denna åldras och inte kan hanteras på längre sikt. Arkivbeständigheten ingår som en del i den så kallade arkivvården, som arkivmyndigheten/kulturnämnden har tillsyn över enligt arkivlagen 7. Denna riktlinjes syfte är att slå fast de tekniska kraven som är en förutsättning för att säkerställa elektroniska allmänna handlingars arkivbeständighet, det vill säga att handlingarna ska kunna bevaras under mycket lång tid med ett bibehållet och läsbart informationsinnehåll. Riktlinjen ska tillämpas för allmänna handlingar som är i elektronisk form och som ska bevaras, alltså sådana handlingar som staden inte aktivt beslutat ska gallras (varaktigt förstöras) efter en viss tid och som inte omfattas av tvingande gallring enligt särskild lagstiftning. 10. Dnr: 2015/275-KuN Beslut - Disponerande av ofördelade Kulturfondsmedel Kulturnämnden ger förvaltningen i uppdrag att återkomma senast i oktober med förslag till fördelning av 400 000 kronor av de ofördelade kulturfondsmedlen 2015 via en ansökningsomgång för extra stöd till barnoch ungdomsteaterproduktion. Kulturnämnden ger förvaltningen i uppdrag att ytterligare utreda möjligheterna att via kulturfonden stödja etablerandet av nya verksamheter för barn- och ungdom inom nämndens område. Kulturnämnden ger förvaltningen i uppdrag att till augusti återkomma med förslag om komplettering av projektet Stenpoesi.
VÄSTERÅS STAD KALLELSE 5 (10) Av de för 2015 avsatta medlen ur kulturfonden återstår 500 000 kronor att fördela. Vid kulturnämndens möte 2015-05-28 fick förvaltningen via en övrig fråga ett uppdrag att utreda möjligheter till finansiering av tre slag via de ofördelade kulturfondsmedlen. 1. Möjligheten att via en ansökningsomgång för extra stöd till barn- och ungdomsteaterproduktion med 400 000 kronor. Förvaltningens uppfattning är att det går att genomföra. 2. Möjligheten att via kulturfondsmedel stödja etablerandet av nya verksamheter för barn och unga inom nämndens område. Riktlinjerna för kulturfondens utnyttjande är mycket specifika. Medlen ska användas till stadens förskönande, kulturstipendier och pris samt till kulturskaparstöd och kulturevenemang. De senare inom områdena teater, dans, musik, bildkonst, museer, kulturmiljövård, arkiv, litteratur och folkbildning. Inom dagens ungdomskultur finns uttryck som inte omedelbart kan anses tillhöra något av de angivna områdena som är möjliga för stöd, exempelvis e-sport, lajvverksamhet med flera. Ytterligare utredande och prövning behövs. Kompletterande material föreläggs nämnden vid mötet. 3. Att ange ytterligare förslag till fördelning. - I projektet Stenpoesi med Tomas Tranströmer-dikter i stenplattor i marken på olika platser i centrala Västerås finns en ogenomförd del med ett citat som i serpentinform skulle läggas kring boken utanför huvudbiblioteket. Projektdelen är fullt möjlig att finansiera via kulturfonden, och bedöms kostnadsmässigt ligga inom den ekonomiska ramen i uppdraget. Ytterligare material föreläggs nämnden vid mötet. 11. Dnr: 2015/259-KuN Beslut - Hyresnivå av lokaler i biblioteket Kulturnämnden beslutar att stadsbiblioteket använder presenterad modell för avgifter i samband med nyttjande av huvudbibliotekets lokaler. Stadsbiblioteket är en mötesplats för kultur, lärande och debatt. Sedan många år har huvudbiblioteket en central roll som stadens scen för föreningar och organisationer. Omfattning och bredd i utbudet av program är unik i jämförelse med bibliotek i andra kommuner. Stadsbibliotekets programverksamhet är väletablerad och har en stor publik. Arrangemang öppna för allmänheten prioriteras och ingår i stadsbibliotekets programerbjudande. I enstaka fall hyrs lokaler ut för slutna arrangemang. Samarbete med olika arrangörer sker i varierande omfattning. Vissa program görs av fristående arrangörer och andra är
VÄSTERÅS STAD KALLELSE 6 (10) samarrangemang med stadsbiblioteket. En del av programmen är stadsbibliotekets egna arrangemang. Alla offentliga program annonseras för närvarande via ett tryckt månadsprogram, veckoannons i Västerås tidning samt via webbplatsen. I lokalerna finns tillgång till teknik för framträdande i olika former. Tekniken sköts vid programmet av en programassistent. 12. Dnr: 2015/236-KuN Beslut - Västerås stads program för kultur Kulturnämnden beslutar godkänna förvaltningens förslag till remissutgåva av Västerås stads program för kultur och remitterar förslaget till nämnder och styrelser i Västerås stad och till andra för programmet relevanta organisationer och aktörer. För att stärka utvecklingen och för att åstadkomma tydlighet i styrning av verksamheter och kommunikation av nämndens uppdrag beslutade kultur-, idrotts- och fritidsnämnden den 11 juni 2012 att uppdra åt förvaltningen att ta fram förslag till program och handlingsplaner för nämndens ansvarsområden. Nämndens ansvarsområden var då kultur, idrott och friluftsliv. En plan för friluftsliv togs fram 2013 och en plan för idrott togs fram året därpå. Båda planerna har antagits av kommunfullmäktige. Programmet för kultur har planerat färdigställas under 2015. Uppdraget har varit att ta fram ett program som uttrycker värdegrund och ambitioner för hur staden kan stärkas och utvecklas genom kultur. Programmet syftar till att stärka stadens attraktivitet för västeråsare i alla åldrar och för dem som besöker staden. Västeråsarna ska uppleva en ökad nöjdhet och ett större deltagande i kulturlivet. Avsikten är också att öka antalet aktörer inom kreativa näringar i staden. Programmet ska ge tydlighet i styrning för kulturnämnden och andra nämnder och styrelser som har uppdrag som berörs av kultur i vid mening. Programmet ska antas av kommunfullmäktige och gälla för de kommande åtta åren. När programmet är antaget av kommunfullmäktige ska handlingsplaner tas fram av respektive nämnd och styrelse. Det är nästa steg i en kommunövergripande process som leds och samordnas av kultur-, idrotts- och fritidsförvaltningen i nära samverkan med berörda förvaltningar. Programmets intentioner ska då konkretiseras och få effekter i hela den samlade kommunala verksamheten. Förslaget till program remitteras brett inom och utom Västerås stads organisation för beslut i kulturnämnden i november för överlämnande till kommunstyrelsen.
VÄSTERÅS STAD KALLELSE 7 (10) Tidplan: 15 juni Beslut om remissutgåva 1 oktober Remisstiden slut Oktober Remissvar bearbetas 26 november Beslut om program i kulturnämnden Program upp i för beslut i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Här slutar sammanträdets öppna del. 13. Dnr: 2015/190-KuN Beslut - Remiss - Motion från (FP) - Gör Västerås till en författarfristad Kulturnämnden ställer sig bakom förvaltningens yttrande och överlämnar det till kommunstyrelsen. En motion från Jenny Boström (FP) och Ragnhild Källberg (FP) föreslår att Västerås görs till en författarfristad. Fristadsprogrammet syftar till att värna yttrandefriheten och försvara det fria ordet genom att ge en förföljd författare möjlighet att utöva sitt yrke i en trygg miljö, som erbjuder såväl goda levnads- som arbetsvillkor. Flera städer och regioner i Sverige ingår i det internationella nätverket ICORN och närmare 20 författare och konstnärer har sedan 1996 omfattats av fristadsprogrammet. Det senaste året har bland annat Eskilstuna, Gävle och Norrköping anslutit sig till programmet. Att vara fristad åt en författare innebär att kommunen under ett till två år välkomnar en författare som lever under hot om repressalier och behöver en fristad för att kunna uttrycka sig och skriva. Urvalet görs av ICORN efter ansökan från intresserade kandidater. Ansökan kan även skickas in av närstående för dem som inte har möjlighet att ansöka själva. Mottagande kommun/stad medverkar i valet av författare. Kulturrådet ger mer information om att vara fristad i en handbok: http://www.kulturradet.se/sv/handbok-forfristadsforfattare Som författarfristad förbinder sig staden att varje månad betala ut ett stipendium till fristadsförfattaren. Därtill skall man kunna erbjuda ett lämpligt, kostnadsfritt boende samt stå för rimliga kringkostnader. Staden skall också avdela en kontaktperson en koordinator ca 20-25 % tjänst som har i uppgift att integrera gästförfattaren i stadens kulturliv och förmedla kontakter med sociala och kollegiala nätverk. Kostnaden för att vara en författarfristad har i andra kommuner beräknats till omkring 300 000 kr per år.
VÄSTERÅS STAD KALLELSE 8 (10) 14. Dnr: 2015/82-SA Beslut - Riktlinje för långsiktig informationsförsörjning Kulturnämnden ställer sig bakom förslag till riktlinje och överlämnar det till kommunstyrelsen. När en myndighet (nämnd) inom Västerås stad inte längre behöver verksamhetsinformation för egen del kan den information som ska bevaras överlämnas till arkivmyndigheten/stadsarkivet. Detta gäller information såväl i pappersform som i elektronisk form. Det är idag inte formellt tvingande eller obligatoriskt varken enligt lagstiftning eller enligt Västerås stads egna föreskrifter att överlämna information till arkivmyndigheten inom en viss tid. Idag sker ett regelbundet överlämnande av information till arkivmyndigheten endast från ett fåtal av stadens verksamhetssystem, framförallt i samband med systembyte. Kostsamma speciallösningar har skapats inom respektive verksamhetssystem för att åstadkomma långsiktigt bevarande av information. Eftersom elektronisk information som ska bevaras idag förvaras på flera olika ställen kommer det på sikt att bli svårt att överblicka vilken information som finns, var den lagras och hur den är åtkomlig. Kontaktvägar till allmänheten försvåras och tillgänglighet i form av e- tjänster sker genom separata lösningar mot olika typer av källor. För att åstadkomma en effektiv och långsiktig hantering av elektronisk information ska staden under 2015 införa ett så kallat e-arkiv. Åtagandet finns med i den Strategiska planen 2012-2015. E-arkiv är ett särskilt verksamhetssystem som har till uppgift att ta emot, kontrollera, förvara, administrera och tillhandahålla elektronisk information, även från system i drift. E-arkivet kommer att hantera sökning och utlämnande av information bl a genom e-tjänster mot allmänheten samt mot stadens medarbetare. Den totala kostnaden för bevarandet och åtkomst till information blir lägre om man koncentrerar detta till en punkt, e-arkivet. För att få ett rationellt flöde och största möjliga effektivisering och kostnadsrationalisering av informationshanteringen är det väsentligt att e- arkivet utnyttjas fullt ut. Detta innebär att ett regelbundet överlämnande av elektronisk information till arkivmyndigheten ska bli obligatorisk och ske efter överenskommelse med respektive objektägare.
VÄSTERÅS STAD KALLELSE 9 (10) 15. Dnr: 2015/216-KuN Beslut - Remiss - Handlingsprogram för förebyggande verksamhet enligt lag (2003:778) om skydd mot olyckor Kulturnämnden ställer sig bakom förvaltningens yttrande och överlämnar det till kommunstyrelsen. Stadsledningskontoret har i samarbete med representanter för förvaltningar, bolag och räddningstjänst utarbetat en handlingsplan för innevarande mandatperiod enligt Lag om skydd mot olyckor(2003:778). Representanter från kultur-, idrotts- och fritidsförvaltningen har deltagit i arbetet. Handlingsplanen ger en bakgrundsbeskrivning för och sätter upp mål inom fyra riskområden: Brand, Drunkningsolyckor, Trafikolyckor och Utsläpp av farliga ämnen. Handlingsplanen pekar ut samordningsansvariga samt deltagande förvaltningar inom arbetsgrupper för varje riskområde. Kultur-, idrotts- och fritidsförvaltningen är samordningsansvarig för riskområde Drunkningsolyckor. Förvaltningen ska även delta i arbetsgruppen för riskområde Utsläpp av farliga ämnen. 16. Dnr: 2015/189-KuN Beslut - Remiss - Gemensam värdegrund för Västerås stad Kulturnämnden beslutar ställa sig bakom förslaget till gemensamma värderingar för Västerås stad och skicka vidare till kommunstyrelsen. Efter beslut i kommunfullmäktige 2014-12-04 om återremittering till kommunstyrelsen av ärendet Gemensam värdegrund för Västerås stad, för remittering till nämnder och styrelser i Västerås stad, har kulturnämnden mottagit remiss 2014/933-KS-003. 17. Dnr: 2015/191-KuN Remiss - Motion från (V) - Upprätta plan för halvering av barnfattigdomen Kulturnämnden ställer sig bakom förvaltningens yttrande och överlämnar det till kommunstyrelsen. Vasiliki Tsouplaki (V), Anna Maria Romlid (V), Olle Kvarnryd (V) och Harri Åman (V) har skrivit en motion om ta fram en handlingsplan för att halvera andelen barn som lever i hushåll i ekonomisk utsatthet till år 2022. Som bakgrund till motionen lyfts en tidigare motion från vänsterpartiet
VÄSTERÅS STAD KALLELSE 10 (10) som utmynnade i rapporten Har du inga gummistövlar? Västerås stad har efter det gjort ett antal insatser för att underlätta för barn i ekonomiskt utsatta familjer men Västerås ligger ändå långt ner på listan i Rädda Barnens rapport 2014 om barnfattigdom i Sverige. 18. Information 1. Information om uppföljning av strategisk plan och internkontrollplan 2. Information om Lunch-till-lunch konferens 9-10 september 3. Information om kulturskolan 4. Information om nämndkonferens 14-15 september 19. Övriga frågor 20. Direktören informerar