Interimslösning SITHS delområde HSA-katalogen

Interimslösning SITHS delområde HSA-katalogen Skriven av IT-samordnare Karl Andersson, Fyrbodals kommunalförbund

1.1 Inledning Inom IT-samverkan 1 i VG (Västra Götaland) uppdrogs från uppstarten olika ansvarsområden till kommunalförbunden i VG. För Fyrbodals del har ett utpekat ansvar varit e-delegationens arbete och betänkande samt kommunkatalog. Inom området kommunkatalog, vilket kan benämnas som en hantering av information baserat på person, dess roll och relationer. Hanteringen av ett sådant register och automatiseringsfunktioner kopplade till dessa uppgifter kallas här lite slarvigt för kommunkatalog. En annan funktion med liknande funktion som den så kallade kommunkatalogen är HSA-katalogen (Hela Sveriges Adressregister). Representationen från Fyrbodal i detta arbete utgörs av Ove Frid, IT-Strateg, Vänersborgs kommun Karl Andersson, IT-samordnare, Fyrbodals kommunalförbund. Den 31 maj ska ett förslag presenteras för SSVIT (Strategiska styrgruppen för verksamhetsutveckling med stöd av IT). 1.2 Sammanfattning Denna skrivelse presenterar bästa anslutningsalternativet till HSA-katalogen, för kommunerna i VG. Detta är ett delområde i helhetslösningen interimslösning SITHS. Helhetslösningen skall ge kommunens användare av systemet KLARA ett SITHS-kort för inloggning. En inloggning via SITHS-kort tillgodoser kravet på säker autentisering. Vi lever i en föränderlig värld. Förutsättningar har förändrats mycket senaste kvartalet och kan mycket väl förändras även på kort sikt framöver. Skrivelser utgår från kända alternativ maj 2010. Bästa interimslösning värderas vara Alternativ D egen manuell anslutning. Detta förslag föreslås för SSVIT att ställa sig bakom. Det är den bästa lösningen för att så snabbt som möjligt hantera medarbetare i HSA-katalogen. Denna lösning är den som upplevs som mest resursanpassad, med tanke på interimslösningens omfattning. Det är även den som är mest ekonomiskt fördelaktig. Stöd till genomförandet föreslås kommunalförbundets IT-samordnare stå för. Initialt framarbetas modell och relevant informationsmaterial av Fyrbodals representanter i detta arbete. 1 http://www.vastkom.se/it%20samverkan%20vg/startsida.htm 2

1.3 Innehållsförteckning Innehåll 1.1 Inledning... 2 1.2 Sammanfattning... 2 1.3 Innehållsförteckning... 3 1.4 Bakgrund... 4 1.4.1 Stark autentisering... 4 1.4.2 Interimslösning SITHS... 4 1.5 Krav... 5 1.6 Syfte... 5 1.7 Mål... 5 1.8 Avgränsningar... 5 1.9 Informationsbehov/kvalitetssäkring... 5 1.10 Alternativa lösningar... 5 1.10.1 Alternativ A Gemensam VG lösning... 5 1.10.2 Alternativ B: En för kommunen egen automatiserad anslutning till HSA-katalogen... 6 1.10.3 Alternativ C: Anslutning via leverantör... 7 1.10.4 Alternativ D: Egen manuell anslutning... 8 1.10.5 Alternativ E: Anslutning via VGR... 9 1.10.6 Förenklat jämförande av alternativ... 10 1.11 Finansiering... 10 1.12 Stöd och resurser... 10 1.13 Förordat alternativ... 11 1.13.1 Tidsplan... 11 3

1.4 Bakgrund Genom den nationella IT-strategin för vård och omsorg trädde Patientdatalagen 2 i kraft 2008-07-01. Med denna gavs möjligheter för bland annat informationsutbyte över vårdgivargränser. Under 2009 infördes i VG ett IT-system för att hantera information över vårdgivargränser, SVPL (Samordnad Vård PLanering). Vårdgivargränserna är primärvård, länssjukvård samt kommunerna. Primärvård och länssjukvård står i vårt område under samma huvudman VGR (Västra GötalandsRegionen). Inom samtliga aktörer finns även privata utförare. IT-systemet för SVPL heter KLARA. Systemet är en för VGs del av nationella riktlinjer i den antagna Nationella IT-strategin för vård och omsorg. Initialt säkras informationen i KLARA via användarnamn och lösenord. ALVGs (ArkitekturLedningsgruppen i VG) tolkning av information som hanteras i KLARA är dock att den skall klassas under Socialstyrelsens föreskrifter i SOSFS 2008:14 3 där kravet av stark autentisering pekas ut. Stark autentisering benämns även i SKLs patientdatalagen i praktiken 4, samt i Datainspektionens tillsyn av apotekets verksamhetssystem e-dos 5 1.4.1 Stark autentisering Datainspektionen är tillsynsmyndighet och de som utför tillsyn på om den information som lagras är skyddad tillräckligt. Flera aktörer t ex SKL tolkar via skrivelsen Kommunernas IT-infrastruktur och plattformar 2009 definitionen stark autentisering till att minst 2 inloggningsfaktorer krävs, inom urvalet: Något man vet (exempelvis ett lösenord) Något man har (exempelvis ett fysiskt objekt, ett kort, en säkerhetsdosa) Något man är (exempelvis ett fingeravtryck) Idag används olika 2-faktorslösningar inom VGs kommuner. Inom VGR och landstingen nationellt används PKI:n 6 (Public Key Infrastructure) SITHS (Säker IT-användning i Hälso- och Sjukvården). SITHS är i dagsläget även etablerat i 40 7 kommuner. SITHS-lösningen bygger på ett tjänstecertifikat 8 lagrat på ett identitetskort. Vid användande av certifikatet/kortet krävs PIN-kod. På certifikatet ryms även en privat e-legitimation. Systemet KLARA uppgraderas i maj med möjligheten att hantera SITHS-inloggning, varvid kravet på stark autentisering kan uppfyllas. 1.4.2 Interimslösning SITHS Genom KLARAs hantering av SITHS-inloggning, har Arkitekturledningsgruppen bedömt att snabbast framkomliga väg för att uppfylla stark autentisering i systemet är att etablera en interimslösning för 2 http://62.95.69.3/sfsdoc/08/080355.pdf 3 SOSFS 2008:14 - Socialstyrelsens föreskrifter om informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården http://www.socialstyrelsen.se/sosfs/2008-14#anchor_1 4 http://www.lj.se/info_files/infosida36823/patientdatalagen_i_praktiken.pdf 5 http://www.datainspektionen.se/documents/remissvar/2008-02-25-apoteket.pdf 6 http://sv.wikipedia.org/wiki/pki 7 http://siths.se/aktuelltlage 8 http://sv.wikipedia.org/wiki/digitalt_certifikat 4

SITHS-konceptet. Med interimslösning menas att ta fram en modell, eller tjänst, för snabbast möjliga genomförande, där önskemål på kortutseende & funktionalitet tillgodoses samt att lösningen tar höjd för en fortsättning. Lösningens målgrupp är KLARA-användarna. I dagsläget är cirka 5000 KLARAanvändare anställda hos kommunal huvudman. 1.5 Krav Att för IT-systemet KLARA motsvara kravet på säker autentisering. 1.6 Syfte Syftet med rapporten är att ta fram ett förslag på hur kommunerna i Västra Götaland på snabbast och bästa sätt kan ansluta till HSA-katalogen. 1.7 Mål Målet är att snabbast möjligt motsvara kravet på säker autentisering genom att ta fram en färdig lösning alternativt modell för kommunerna i Västra Götaland, vad gäller anslutning till HSAkatalogen. Målet är även att dra fördelar genom samverkan genom bland annat samutnyttjande av erfarenheter och kompetens. Att stödja kommuner med mindre resurser är prioriterat. 1.8 Avgränsningar Målgrupp för interimslösning SITHS är användare (medarbetare) i IT-systemet KLARA. Interimslösningen skall dock ta höjd för möjligheten att använda lösningen för all kommunanställd personal. Denna skrift avgränsar sig till den etablerade 2-faktorslösningen SITHS och inom SITHS avgränsas skrivelsen till HSA-katalogen. Information i HSA-katalogen är en förutsättning för att kunna beställa/tillverka SITHS-kort. Mängden information per användare i katalogen är begränsad till den mängd information som krävs för att skapa SITHS-kort. Informationsmängden tar med det inte höjd för andra tjänster kopplade till HSA-katalogen 1.9 Informationsbehov/kvalitetssäkring Oavsett vilken teknisk lösning som används för att föra in information i HSA-katalogen är det en begränsad mängd uppgifter per användare som krävs för att tillgängligöra medarbetaren för kortutgivaren via informationen i HSA-katalogen. All information som förs in i katalogen skall dock vara kvalitetssäkrad. Kvalitetssäkring innebär att de uppgifter som förs över till HSA-katalogen skall vara korrekta. Mängden attribut som förs över varierar beroende på anslutningsprocess. Med detta blir administrationen/processerna olika krävande, internt i kommunen, beroende på anslutningsprocess. Möjlighet finns att föra in ytterligare attribut till HSA-katalogen. Denna skrivelse dock avgränsad enligt punkt 1.8. 1.10 Alternativa lösningar 1.10.1 Alternativ A Gemensam VG lösning 1.10.1.1 Teknisk lösning/process En gemensam teknisk funktion, där kommunerna manuellt eller via automatiserad teknisk funktion upprätthåller medarbetarens information, skulle kunna etableras. Drift och förvaltning av denna 5

funktion skulle kunna ske via GITSF (Gemensam IT-Samordningsfunktion VG-VGR), se separat utredning. 1.10.1.2 Avtal Denna modell möjliggör en gemensam HPT (HSA Policy Tillämpning) via exempelvis Västkom som avtalstecknande part. I HPTn skall man dokumentera hur, med vilka processer som man kvalitetssäkrar anställningsprocess, personuppgifter, mm. HPTn är en tidskrävande process och idag en fördröjande faktor, både att dokumentera den egna processen, men även att för INERA AB att kontrollera, bedöma och godkänna. Detta alternativ skulle kräva 1 avtal för VGs 49 kommuner. 1.10.1.3 Diskussion En för VG-kommunerna gemensam teknisk funktion, med koppling till HSA-katalogen är ett görbart alternativ. På sikt, vid en behovsökning av antalet medarbetare i tjänsten, säkerställs och minimeras administration. Antalet KLARA användare per kommun idag motsvarar cirka 3-4% av kommunens personal. Ur denna aspekt kan det vara kostsamt att etablera en teknisk funktion, med dagens låga utnyttjandegrad. Vid skapandet av denna skrift är ännu inte någon för VG-kommunerna gemensam förvaltning och etablerad. För de redan driftsatta systemen KLARA, websesam samt kommunernas kommunikationstorg. Det är en brist för detta alternativ. Sjunet 9 krävs idag för detta anslutningsalternativ. Sjunet finns tillgängligt via befintligt kommunikationstorgsavtal att avropa. Tilläggskostnad mot dagens avtal är ej definierad. Detta alternativ, med skapande av teknisk funktion, etablering av förvaltning samt integration mot VGs kommuner är en tidskrävande och kostsam process. Vid en etablering av en sådan funktion är det rimligt att tro att mervärden skulle kunna uppnås. 1.10.2 Alternativ B: En för kommunen egen automatiserad anslutning till HSA-katalogen 1.10.2.1 Teknisk lösning/process En för varje VG-kommun egen automatiserad teknisk funktion, där kommunen upprätthåller medarbetarens information skulle kunna etableras. 1.10.2.2 Avtal Denna modell kräver en kommununik HPT (HSA Policy Tillämpning). I HPTn skall man dokumentera hur, med vilka processer som man kvalitetssäkrar anställningsprocess, personuppgifter, mm. HPTn är en tidskrävande process och idag en fördröjande faktor, både att dokumentera den egna processen, men även att för INERA AB att kontrollera, bedöma och godkänna. 1.10.2.3 Diskussion Att kommunen genom egen automatiserad teknisk funktion, med koppling till HSA-katalogen är ett görbart alternativ. 9 http://inera.se/infrastrukturtjanster/sjunet/ 6

På sikt, vid en behovsökning av antalet medarbetare i tjänsten, säkerställs och minimeras administration. Antalet KLARA användare per kommun idag motsvarar cirka 3-4% av kommunens personal. Ur denna aspekt kan det vara kostsamt att etablera en teknisk funktion, med dagens låga utnyttjandegrad. Sjunet krävs idag för detta anslutningsalternativ. Sjunet finns tillgängligt via befintligt kommunikationstorgsavtal att avropa. Tilläggskostnaden mot dagens avtal är ej definierad. Skapande av teknisk funktion kan vara en tidskrävande och kostsam process. För många kommuner är den egna anställningsprocessen och kvalitetssäkring av medarbetaren kontaktuppgifter den största utmaningen i lösningen. Vad gäller avtal så bör det vara tidskrävande för INERA AB att hantera 49 nya fullvärdiga HPT:er. Det bör vara en fördröjande faktor. 1.10.3 Alternativ C: Anslutning via leverantör 1.10.3.1 Teknisk lösning/process En för varje VG-kommun egen automatiserad teknisk funktion, med tjänsteleverantör som part, där kommunen upprätthåller medarbetarens information skulle kunna etableras. 1.10.3.2 Avtal Denna modell kräver en kommununik HPT (HSA Policy Tillämpning). I HPTn skall man dokumentera hur, med vilka processer som man kvalitetssäkrar anställningsprocess, personuppgifter, mm. HPTn är en tidskrävande process och idag en fördröjande faktor, både att dokumentera den egna processen, men även att för INERA AB att kontrollera, bedöma och godkänna. 1.10.3.3 Diskussion Att kommunen genom automatiserad teknisk funktion, med tjänsteleverantör som part, med koppling till HSA-katalogen är ett görbart alternativ. Manuella alternativ med exempelvis filhantering finns även som alternativ hos tjänsteleverantör. Denna skrift återger dock alternativet ur perspektivet med en mer automatiserad process. På sikt, vid en behovsökning av antalet medarbetare i tjänsten, säkerställs och minimeras administration. Antalet KLARA användare per kommun idag motsvarar cirka 3-4% av kommunens personal. Ur denna aspekt kan det vara kostsamt att etablera en teknisk funktion, med dagens låga utnyttjandegrad. Sjunet krävs inte idag för detta anslutningsalternativ. Denna kostnad utgår med det. Däremot tillkommer kostnad för tjänsten. Skapande av teknisk funktion kan vara en tidskrävande och kostsam process. För många kommuner är den egna anställningsprocessen och kvalitetssäkring av medarbetaren kontaktuppgifter den största utmaningen i lösningen. Vad gäller avtal så bör det vara tidskrävande för INERA AB att hantera 49 nya fullvärdiga HPT:er. Det bör vara en fördröjande faktor. 7

Sedan strax före årsskiftet har det funnits erbjudande från leverantör kring denna tjänst. I skrivande stund finns fler än 1 leverantör av tjänsten. Att fler leverantörer säljer denna tjänst bör gynna prisutvecklingen på sikt. Redan i dagsläget är dock kostnaden hanterbar per kommun. Totalekonomiskt i VG, med 49 kommuner som parter är det dock troligt att prisnivån kan pressas. 1.10.4 Alternativ D: Egen manuell anslutning 1.10.4.1 Teknisk lösning/process En för varje VG-kommun egen manuellt administrerad funktion, direkt mot HSAs kataloghotell, där kommunen upprätthåller medarbetarens information skulle kunna etableras. Praktiskt förs informationen över genom att administratören för in information via ett webbgränssnitt (HSAadmin). Kommunikationen säkerhetsställs via ett SITHS-kort, INERA AB ger ut HSA-administratörens kort. 1.10.4.2 Avtal Denna modell kräver en kommununik förenklad HPT (HSA Policy Tillämpning). I denna förenklade HPT behöver inte kommunen dokumentera hur, med vilka processer som man kvalitetssäkrar anställningsprocess, personuppgifter, mm. Krav är dock på vilka som är ansvariga för informationen samt tjänsten på kommunen. Kvalitetssäkring av personuppgifter sker i kataloghotellet. Ett korrekt infört personnummer behövs. Krav finns på att minst 1 gång i månaden kontrollera införda användare i HSA-katalogen mot aktuellt personalregister. Modellen tillgängliggjordes 2010-04-29. 1.10.4.3 Diskussion Att kommunen genom manuell administration, via webbgränssnitt för information till HSA-katalogen är ett görbart alternativ. Denna förenklade HPTn bedöms inte vara en särskilt tidskrävande process för kommun. Inte heller INERA AB ser detta som en tidskrävande modell i godkännande-processen. Möjligen skulle ett initialt införande av medarbetarens information kunna ske via filöverföring. Genom att antalet KLARA användare per kommun idag motsvarar cirka 3-4% av kommunens personal är det ur denna aspekt en rimlig hantering, med dagens låga utnyttjandegrad. I kommuner med hög personalomsättning kan ett flertal administratörer vara lämpligt. Sjunet krävs inte idag för detta anslutningsalternativ. Denna kostnad utgår med det. Skapande av denna manuellt administrerade funktion bedöms inte vara en tidskrävande och kostsam process. Införda medarbetare i HSA kan kontrolleras mot personalsystemet eller annat aktuellt regster, minst 1 gång i månaden. Kvalitetssäkring av medarbetarens personuppgifter är sker via HSAs kataloghotell Vad gäller avtal så är bedöms det inte vara ett tidskrävande faktor för INERA AB att hantera ett flertal (49)förenklade HPT ansökningar. 8

1.10.5 Alternativ E: Anslutning via VGR Inget förslag ännu presenterat, bakgrund till alternativet är SKLs Erbjudande till kommunerna. Nedan beskrivs dock möjlig modell. 1.10.5.1 Teknisk lösning/process En automatiserad teknisk funktion, med VGR som tjänsteleverantör, där kommunen upprätthåller medarbetarens information skulle kunna etableras. 1.10.5.2 Avtal Denna modell bör enbart kräva ett hängavtal per kommun samt någon justering i VGRs befintliga HPT (HSA Policy Tillämpning). 1.10.5.3 Diskussion Att kommunen genom automatiserad teknisk funktion, med VGR som part, med koppling till HSAkatalogen är ett görbart alternativ. Manuella alternativ med exempelvis filhantering bör även finnas som alternativ hos VGR. Denna skrift återger dock alternativet ur perspektivet med en mer automatiserad process. På sikt, vid en behovsökning av antalet medarbetare i tjänsten, säkerställs och minimeras administration. Antalet KLARA användare per kommun idag motsvarar cirka 3-4% av kommunens personal. Ur denna aspekt kan det vara kostsamt att etablera en teknisk funktion, med dagens låga utnyttjandegrad. Sjunet krävs inte idag för detta anslutningsalternativ. Denna kostnad utgår med det. Däremot tillkommer kostnad för tjänsten. Skapande av teknisk funktion kan vara en tidskrävande och kostsam process. För många kommuner är den egna anställningsprocessen och kvalitetssäkring av medarbetaren kontaktuppgifter den största utmaningen i lösningen. Att få möjlighet till hängavtal mot VGRs HPT och inte skapa 49 fullvärdiga HPT:e är en starkt positiv faktor. Med detta alternativ kortas exempelvis lång handlingstid på INERA AB betydligt. Detta alternativ kan bli ett alternativ att förorda. I skrivande stund är dock inget alternativ tillgängliggjort. 9

1.10.6 Förenklat jämförande av alternativ 1.11 Finansiering Det/de lösningsalternativ som av SSVIT förordas föreslås att man även står för finansiering av. Förslagsvis via de äskade 6 kr per invånare (ca 9,4 Mnkr), av det årliga statliga bidraget för inkontinensmedel, som kanaliseras till kommunerna via VGR. OBS i skrivande stund har inte samtliga kommuner uppdragit åt Västkom att förvalta nämnda medel. 1.12 Stöd och resurser Genomförande av SSVIT valt anslutningsalternativ föreslås stödjas via kommunalförbundets ITsamordnare. Initialt framarbetas modell och relevant informationsmaterial av Fyrbodals representanter i detta arbete. 10

1.13 Förordat alternativ Alternativ D föreslås! Detta alternativ bedöms vara det alternativ med snabbast genomförande. Dessutom uppfattas det vara en rimlig administrativ lösning för det stora flertalet kommuner. För de som uppfattar alternativet som administrativt krävande finns möjligheter att efter etablering gå över mot annat alternativ och möjligen mer långsiktig lösning. Ett sådant tillvägagångssätt uppfyller målet i interimslösningen. Övergång skulle även kunna vara mot VG-gemensam lösning. I dagsläget är ingen kostnad identifierad till tjänsten. I den mån kostnad tillkommer i framtiden är uppfattningen att samma kostnad tillfaller de tjänsteleverantörer som tillhandahåller tjänsten. Alternativ D bör med det vara ett ekonomiskt konkurrenskraftigt alternativ. 1.13.1 Tidsplan Vid ett inriktningsbeslut mot alternativ D föreslås följande tidsplan. 1 juni - Implementering i pilotkommun/kommuner inleds 31 augusti - Information och Lathund för anslutning publiceras på Västkoms hemsida 1 september Stöd för införande av HSA-process erbjuds VG-kommuner. 31 december Samtliga kommuner skall ha fått stöd för anslutning till HSA 11