Protokoll fört vid sammanträde med Biblioteksrådet, Bir, den 8 mars 2019

1(6) SLU-id: SLU ua 2019.1.1.1-1316 Biblioteksrådet. PROTOKOLL 1-13 /2019 Sändlista enligt nedan Protokoll fört vid sammanträde med Biblioteksrådet, Bir, den 8 mars 2019 Innehållsförteckning 1 Öppnande 2 Utseende av justeringsperson 3 Fastställande av föredragningslista 4 Protokoll från föregående sammanträde 5 Verksamhetsrapport 6 Presentation av Navet för systematiska översikter 7 Avtal för publicering och tillgång till tidskrifter 8 Öppen tillgång till vetenskap, lägesinformation 9 Bibliotekets roll i fördubblingsprojektet 10 Bibliotekets placering i Uppsala, lägesinformation 11 Övriga frågor 12 Nästa möte 13 Avslutning Tid: kl. 9.00-12.00 Plats: Rum Stora Inspektorn, Almas allé 7, Ultuna Närvarande ledamöter Mikael Pell, NJ-fakulteten, ersättare för Karin Holmgren som ordförande Lena Lidfors (ersättare för Anne-Marie Dalin), VH-fakulteten Anders Dahlberg, S-fakulteten Erland Liljeroth, LTV-fakulteten (via länk) Thea Folke, vice-ordförande Sluss, studentrepresentant Övriga Karin Grönvall, överbibliotekarie Peter Nilén, avdelningschef Biblioteket Malin Jenslin, avdelningschef Biblioteket Anna Kågedal, avdelningschef Biblioteket Agneta Lindsten, bibliotekarie Camilla Söderquist, avdelningschef, Biblioteket (via länk) Fredrika von Sydow, ledningskansliet, mötets sekreterare SLU, Box 7070, SE-750 07 Uppsala, Sweden tel: +46 (0)18-671674, mobil 070 544 1674 Org.nr 202100-2817 fredrika.von.sydow@slu.se www.slu.se

Protokoll fört vid sammanträde med Biblioteksrådet, Bir, den 8 mars 2019 Ärende Föredragande 1 Sammanträdets öppnande Mikael Pell Ordförande hälsade välkommen till årets första möte. 2 Utseende av justeringsperson Mikael Pell Beslut att utse Thea Folke till justeringsperson. 3 Fastställande av föredragningslista Mikael Pell Handlingar Kallelse-Bir-190308.docx Beslut att fastställa föredragningslistan enligt förslag. 4 Godkännande av protokoll från föregående sammanträde Mikael Pell Handlingar Protokoll-Bir-20181213 - justerat.pdf Beslut att lägga föregående protokoll till handlingarna. 5 Verksamhetsrapport Karin Grönvall Handlingar Verksamhetsberättelse_2018.pdf (tidigare utskickad) Bir_20190308.pptx Överbibliotekarien gick igenom de olika verksamheterna som arbetats med under 2018. Orsak till en ökad ekonomisk omsättning beror på att miljödatastöd och DCU nu ingår i biblioteket. Personal visar ett visst överskott motsvarande ca ½ tjänst. Drift med ett visst underskott beroende på inköp av Altmetrix som det fanns ett behov av. Renoveringen av Skara böcker blev färdig under 2018 och var inte budgeterad. Kostnaderna för inköp av media minskade med drygt 2 mnkr beror på att det centrala avtalet med Elsevier sades upp vid halvårsskiftet 2018 och parterna har ännu inte kommit överens om villkoren för ett nytt avtal. Valutakompensationen för ökade kostnader för media p g a förändringar i valutakurser, uppgår till ca 600 tkr och kommer att tillföras biblioteket från SLU centralt vid bokslutsdispositionen. Verksamhetsrapporten gicks igenom och diskuterades. Biblioteksrådet tog aktivt del av redovisningen och ansåg att rapporten är väl genomarbetad och sammanställd, samt förklarade sig nöjda med verksamheten. 2(6)

Protokoll fört vid sammanträde med Biblioteksrådet, Bir, den 8 mars 2019 6 Presentation av Navet för systematiska översikter Agneta Lindsten Handlingar Bir_20190308.pptx I juni 2017 publicerades rapporten: Systematiska översikter vid SLU vad är SLU-bibliotekets roll? Utifrån detta projekt har nu Navet, alias the SLU hub for systematic reviews, publicerats och är tillgängligt för alla på SLU:s webb: https://www.slu.se/site/bibliotek/publicera-och-analysera/systematiskalitteraturoversikter/ Mängden vetenskapliga publikationer ökar snabbt. Navet the hub förenklar produktion och tillgängliggörandet av goda översikter s.k. reviews för forskare, studenter, utvärderare m.fl. Biblioteket har därmed en tjänst för konkret hjälp med utformning och dokumentation av sökning och sökresultat, orientering om informationskällor, övergripande handledning i systematiska metoder samt att upprätthålla ett nätverk med kontakter för att förmedla och dela erfarenheter om systematiska översikter, både internt och externt. MP konstaterade att Navet är viktigt och att det finns ett stort behov av det. Det är nu angeläget att informera om och marknadsföra Navet och dess möjligheter på SLU och en plan för detta efterlystes. 7 Avtal för publicering och tillgång till tidskrifter Malin Jenslin Handlingar Bir_20190308.pptx Malin Jenslin presenterade en uppföljning från i höstas runt nya avtal för publicering med open access. Fördelningen av kostnader vid SLU för vetenskapliga artiklar 2017 var 13,8 mnkr för läsavgifter, 3,3 mnkr som forskarna betalade för publicering via sina anslag samt 1,4 mnkr som biblioteket betalade för publicering via avtal. Nu finns fem olika hybridavtal, d.v.s. avtal där såväl läsning som publiceringsavgifter ingår. Kostnaden för befintliga hybridavtal för 2019 är 1,7 mnkr för läsavgifter och 2,3 mnkr för publiceringskostnader. I slutet av året kan fördelningen se helt annorlunda ut beroende på hur förhandlingarna med Wiley och Elsevier faller ut. Trenden är mot minskad andel läsavtal och ökad andel hybridavtal, detta för att öka andelen fritt tillgängliga artiklar. Finansiering av kostnaderna för open accesspublicering kommer att diskuteras i ledningsrådet i maj inför budgetarbetet. 8 Öppen tillgång till vetenskap vid SLU Peter Nilén Handlingar Bir_20190308.pptx 3(6)

Protokoll fört vid sammanträde med Biblioteksrådet, Bir, den 8 mars 2019 Utifrån rapporten Öppen vetenskap vid SLU en förstudie inledde Peter Nilén med ett symboliskt paraply as open as possible, as closed as necessary vilket sammanfattar olika aspekter på öppenvetenskap, där öppen tillgång till publikationer och forskningsdata kanske är det mest spridda alternativet i dagsläget. I dagsläget är kanske 25% av publiceringen vid SLU kompatibel med Plan S. I rapporten föreslås nästa SLU-strategi innefatta öppen tillgång till vetenskap. Biblioteket har i uppdrag av rektor att ha dialog med fakulteterna runt öppen vetenskap vid SLU. Detta kommer att ske i en forskarlunch på LTVfak och på S och NJ-fak ska öppen vetenskap tas upp på ledningsmöten. Från VH saknas svar. Lena Lidfors tog på sig att ta upp detta med VH-fakultetens ledning. Internationellt sett är inte Sverige bäst i klassen. Flera av de nordiska länderna har kommit längre. Ett problem är att öppen tillgång till vetenskap kan krocka med avtal i andra länder om spridning av forskningsresultat, t.ex. Nagoyaprotokollet. MP undrar om de vid biblioteket som arbetar med öppen vetenskap får den respons de behöver från verksamheten. Eftersom det handlar om forskning är det fakulteterna som äger frågan. Biblioteket bidrar med verktyg för genomförandet och de får en eloge för sitt arbete. 9 Bibliotekets roll i fördubblingsprojektet Handlingar Bir_20190308.pptx Anna Kågedal Camilla Söderquist SLU-biblioteket är involverat i projektet att fördubbla antalet studenter vid SLU inom 10 år. I den av Utbildningsnämnden beslutade Färdplanen har Biblioteket fått i uppdrag att arbeta med att utveckla ett levande campus. I punkt 38 under kapitel 6 Attraktivare miljöer i Färdplanens remissunderlag uttrycks uppdraget som: Utbildningsnämnden... uppmanar universitetsbiblioteket att i samarbete med andra aktörer... föreslå utveckling av attraktivare campusmiljöer för ökad interaktion mellan olika studentgrupper och en inkluderande studiemiljö. I sitt arbete kommer Biblioteket att ta fram en arbetsprocess som innefattar följande: utveckling av långsiktiga och hållbara campusmiljöer efter rådande studentbehov, inspiration från besök i Wageningen, ökad interaktion mellan olika studentgrupper och studenter av olika nationaliteter, identifiering av kritiska faktorer, t.ex. arbetstid från olika delar av SLU, beredskap på viss smärta samt beredskap att ta emot behov och utveckla verksamhet som svarar mot dessa, ta hjälp av olika evenemang (t.ex. de pågående seminarierna för firandet av periodiska systemets 150-års jubileum, kulturaktiviteter som ingår i Culture@Campus m.m). Biblioteket är också involverat i delar som rör ny pedagogik och teknik. 4(6)

Protokoll fört vid sammanträde med Biblioteksrådet, Bir, den 8 mars 2019 Biblioteksrådet tog del av informationen. 10 Bibliotekets placering i Uppsala, lägesinformation Anna Kågedal Anna Kågedal informerade om läget för en inplaceringsstudie för biblioteket i Uppsala. Man tittar tillsammans med arkitektbyrån White på förslaget Biblioteksbyggnaden och undervisningshuset versus Ulls hus. White levererar sin rapport den 8 maj senare i vår. Biblioteksrådet tog del av informationen. 11 Övriga frågor Mikael Pell Inga övriga frågor anmäldes. 12 Nästa möte Mikael Pell Beslut att nästa möte hålls Torsdagen den 19 september 2019, 13.00-15.30 Torsdagen den 5 december 2019, 13.00-15.30 13 Avslutning Mikael Pell Mikael Pell tackade avgående ledamöter för fina insatser i rådet. Nya ledamöter kommer att utses den 26 mars 2019. 5(6)

Protokoll fört vid sammanträde med Biblioteksrådet, Bir, den 8 mars 2019 Vid protokollet: Fredrika von Sydow Sekreterare Mikael Pell Ordförande Thea Folke Justeringsperson 6(6)

Biblioteksrådet 2019-03-08

Biblioteket utan DCU och miljödatastöd Utfall 2018 Budget 2018 Avvikelse Totala intäkter 62 960 700 62 521 000 200 177 Personalkostnader -28 876 494-29 343 681-467 187 Lokalkostnader -9 469 107-9 370 000 99 107 Driftkostnader -5 947 348-5 578 000 369 348 Media -16 916 990-19 000 000-2 083 010 Avskrivningar -128 472-117 004 11 468 Saldo fl projekt -197 843 197 843 Totala kostnader -61 536 254-63 408 685-1 872 431 Total 1 424 446-887 685 2 072 608 Resultat inkl IB 3 124 000

Budget 2019, SLU-biblioteket SLU-biblioteket 2019 övergripande dimensionering, (dec 2018) 150* FO GRU Summa Budget Konto 96025 96026 2018 Summa personalkostnader 20 603 8 416 29 019 29 342 Summa lokalkostnader 4 189 5 481 9 670 9 370 Publikationer, utb material inkl. databaser 15 599 6 371 22 730 19 000 Summa driftkostnader 19 584 8 001 28 345 24 578 SUMMA KOSTNADER 44 549 21 968 67 277 63 407 SLU-finansiering 45 298 18 502 63 600 61 250 Andra intäkter 400 166 566 1 271 SUMMA INTÄKTER 45 698 18 668 64 166 62 521 Prel. Resultat 2019 1 149-3 300-3 111-886 Prel ingående balans kapital 2019 4 100 Prel utgående balans kapital 2019 1 149-3 300 989

Budget 2019, SLU-biblioteket SLU-biblioteket 2019 FO GRU Summa Budget 2018 Summa personalkostnader 20 603 8 416 29 019 29 342 Summa lokalkostnader 4 189 5 481 9 670 9 370 Publikationer, utb material inkl. databaser 15 599 6 371 22 730 19 000 Summa driftkostnader 19 584 8 001 28 345 24 578 SUMMA KOSTNADER 44 549 21 968 67 277 63 407 SLU-finansiering 45 298 18 502 63 600 61 250 Andra intäkter 400 166 566 1 271 SUMMA INTÄKTER 45 698 18 668 64 166 62 521 Resultat 2019 1 149-3 300-3 111-886

SLU hub for systematic reviews Agneta Lindsten, SLU biblioteket

Systematisk litteratursökning, varför? Mängden vetenskapliga publikationer ökar snabbt. Översiktsartiklar kan vara ett värdefullt sätt att sammanfatta, att upptäcka motsägande resultat och luckor i kunskapsläget. Resultat från sammanställningar av forskningsresultat används allt mer som underlag för beslut i olika sammanhang. Samarbete mellan olika forskningsdiscipliner eftersträvas, vilket gör att många snabbt måste sätta sig in i nya ämnesområden Förfalskningar, filterbubblor, och problem med trovärdighet och integritet i förlagsvärlden har avslöjats En systematisk litteratursökning strävar efter att vara: Heltäckande, opartisk, transparent och upprepningsbar

Användningsområden Vanliga översikter bättre grundade med metodik lånad från systematiska översikter Kartläggning inför ett nytt projekt var finns luckor och vad är mest utforskat Kartläggning i tvärvetenskapliga sammanhang Översikt som start på doktorandarbete Inför en ansökning

Navet, alias the SLU hub for systematic reviews, är nu publicerat och tillgängligt för alla! Projekt: Systematiska översikter vad är bibliotekets roll? Start Augusti 2016 Rapport: Systematiska översikter vid SLU vad är SLU-bibliotekets roll. Publicerad Juni 2017 Slutsats från rapporten: biblioteket kan fungera som ett nav för systematiska översikter vid SLU och i första hand ha en rådgivande roll inbegriper konkret hjälp med utformning och dokumentation av sökning och sökresultat, orientering om informationskällor, övergripande handledning i systematiska metoder samt att upprätthålla ett nätverk med kontakter för att förmedla och dela erfarenheter om systematiska översikter, både internt och externt. Tidigare presentation i BIR: Bibliotekets arbete med systematic reviews December 2017

Var finns the SLU hub for systematic reviews? https://www.slu.se/site/bibliotek/publicera-och-analysera/systematiskalitteraturoversikter/ https://slu-se.instructure.com/courses/167

Framtidsplaner Navet är inte färdigt utvecklingen går fort, och vi kommer att fortsätta att uppdatera Navet för systematisk litteratursökning med nya verktyg och metoder, omvärldsbevakning, och publicerade systematiska litteratursökningar från SLU Feedback från forskare: mer om sökteknik, söktermer och databaser önskas. Vi håller på med en sida om att finna rätt söktermer. Feedback från forskare: för lite om metoder som passar inom samhällsvetenskapliga forskningsområden. Det tar vi därnäst. Vi vill också utöka databassidan, bland annat med ett urval av databaser som täcker andra språkområden än engelska, (t.ex spanska, ryska, kinesiska) och samlingsdatabaser från andra kontinenter.

Uppföljning: Avtal för publicering och tillgång till tidskrifter.

Kommande avtal Wiley (under förhandling) Elsevier? Springer Nature fullly OA?

FÖRDELNING AV KOSTNADER FÖR VETENSKAPLIGA ARTIKLAR 2017 Läsavgifter Biblioteket APC SLU APC 18% 3,3 Mkr 8% 1,4 Mkr 74% 13,8 Mkr

Befintliga hybridavtal 2019 Avtal Läsavgift Pub.kostnad Oxford Journals 263 289 97 836 Cambridge Uni. Press 94 359 53 482 Royal soc. of chem. 147 647 19 448 Taylor & Francis 900 235 61 417 Springer Compact 324 795 2 057 134 Totalt 1 730 325 2 289 317

FÖRDELNING AV KOSTNADER I TIDSKRIFTSAVTALEN läsavgift publiceringskostnad 1 397 075 1 698 554 2 289 317 13 811 765 14 885 590 16 372 564 2017 2018 2019

20 000 000 Fördelning avtalstyp 18 000 000 16 000 000 14 000 000 12 000 000 10 000 000 8 000 000 6 000 000 4 000 000 2 000 000 0 2017 2018 2019 Läsavtal Hybrid

Fördelning inkl. Wiley 20 000 000 18 000 000 16 000 000 14 000 000 12 000 000 10 000 000 8 000 000 6 000 000 4 000 000 2 000 000 0 2017 2018 2019 Läsavtal Hybrid

20 000 000 Fördelning inkl. Wiley & Elsevier 18 000 000 16 000 000 14 000 000 12 000 000 10 000 000 8 000 000 6 000 000 4 000 000 2 000 000 0 2017 2018 2019 Läsavtal Hybrid

Öppen vetenskap; lägesinformation BIR 190308/pn

As open as possible and as closed as necessary.

Rapporten Öppen vetenskap vid SLU Projektet rekommenderar SLU:s ledning att inkorporera öppen vetenskap i nästkommande strategi i syfte att skapa en gemensam målbild för SLU till exempel som en önskvärd inriktning, med några rimliga mätbara mål inkorporera öppen vetenskap i den kommande strategin för global utveckling, visa vägen i frågan om öppen vetenskap genom att skapa incitament och undanröja hinder för öppen vetenskap för forskare skapa förutsättningar för nya utvärderingsmetoder för forskningen (samverkan inom SUHF) initiera framtagandet av en samlad policy för öppen vetenskap för SLU (i linje med nationella riktlinjer och förordningar, samt med fokus på incitament och stöd, och beaktande av ämnesmässig diversitet) skapa samordning av arbetet för öppen vetenskap inom SLU till exempel en gruppering med representation från ledningen.

Dialog med fakulteterna på g bild: Fredrik Saarkoppel

Publicering: Implementering Plan S Kritiken Kvalitet Akademisk frihet Internationalisering Kostnader Tidsplan Meritering Yngre forskare

SLU:s forsknings- och miljöanalysdata Datahanteringsplaner FAIR data

Medborgarforskning

Vad händer nationellt?

KB:s utredningar Meriterings- och medelstilldelningssystemet kontra incitament för öppen tillgång Finansiering av omställningen från ett prenumerationsbaserat till ett öppet tillgängligt publiceringssystem Öppen tillgång till böcker Ekonomiskt och tekniskt stöd till tidskrifter som omvandlas till öppen tillgång Uppföljning av krav på öppen tillgång

Finansiering publicering Nuvarande omställningssituation, med flera åtskilda betalningsströmmar, innebär att förlagen kan ta betalt flera gånger för samma artikel Stort behov att få kontroll över och begränsa de totala kostnaderna för vetenskaplig publicering KB/Beate Ellend

Meritering och utvärdering STRUT En långsiktig, samordnad och dialogbaserad styrning av högskolan

Internationellt

Fördubblingsprojektet och biblioteket

Ny pedagogik och teknik Canvas Webbaserad kurs Flipped classroom Blended Crossover Film GK-modulerna 38

Samverkan EPU - GK-modulerna - PLOG - Thesis Day - Film i undervisningen Programstudierektorer/Kurslärare Utbildningsavdelningen - Studieteknik Studenter 40

Uppdraget från UN, färdplan mot fördubblat antal studenter 38.... i samarbete med andra aktörer (...) föreslå utveckling av attraktivare campusmiljöer för ökad interaktion mellan olika studentgrupper och en inkluderande studiemiljö. 41

Mål ta fram en arbetsprocess för att långsiktigt och hållbart utveckla campusmiljöerna efter rådande studentbehov. 42

Varför process? Wageningen inspiration Studentinvolvering Metoder och processer som stöttar utveckling utifrån användarens behov Långsiktig process Behoven fångas upp berörd enhet på SLU arbetar vidare 43

Målgrupp ökad interaktion mellan olika studentgrupper och en inkluderande studiemiljö 44

Varför internationella studenter? Avgränsad målgrupp att testa processen mot Identifierad målgrupp att rekrytera respondenter från Vi har redan ett hum om uttalade behov att utgå från och bygga en hypotetisk tjänst på 45

UX konsult Redskap för behovsinventering Stöd i att ta fram processen Neutral part för att binda ihop olika SLU parter 46

Kritiska faktorer Arbetstid från olika delar av SLU Beredskap på viss smärta Beredskap att ta emot behov och utveckla verksamhet som svarar mot dessa 47

Evenemang Genomför olika typer av evanemang på campusorterna Testa/observera hur de svarar mot behoven Ringa in innehåll och format Främja interaktion mellan studentgrupper 48

Evenemang Värt att veta Culture @ Campus 49

Culture @ Campus 51

Ulls hus vs Biblioteks- och undervisningshuset 52