: Plats och tid Äppelkriget, kommunhuset, den, kl. 08.30-14.30 Beslutande Ulla-Christina Lindberg (S), ordförande Birgit Johansson (M), 2:e vice ordförande Tomas Talik (SD) Erica Toft (C), kl 8.30-10.30 17-18 Övriga närvarande Malin Lundberg, EY 17-25 Olof Hammar, nämndsekreterare Ej närvarande Lena Bottner (S), 1:e vice ordförande Utses att justera Birgit Johansson (M) Justerade paragrafer 17-26 Justeringens plats 28 mars 2019 och tid Underskrifter Sekreterare Olof Hammar Ordförande Justerare Ulla-Christina Lindberg (S) Birgit Johansson (M) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Datum då anslaget sätts upp 29 mars 2019 Datum då anslaget tas ned 24 april 2019 Förvaringsplats för protokollet Kommunkansliet, kommunhuset Underskrift Olof Hammar 1
: Ärenden vid dagens sammanträde med 17 Dialoger och informationsärenden 18 Revisionsplan 2019 19 s arbetsbeskrivning 20 Rapportering av ej verkställda gynnande beslut inom stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) 21 Rapportering av ej verkställda gynnande beslut inom äldre- och handikappomsorgen (SoL) 22 Rapportering av ej verkställda gynnande beslut inom äldre- och handikappomsorgen 23 Kurser och konferenser revisorerna 24 Val av revisorer i olika konstellationer i Tomelilla kommun m fl 25 s möten med Kommunfullmäktiges och övriga nämnders presidium 26 Upphandling av revisionstjänster 2020-2
Rev 17 Dnr KS 2019/30 Dialoger och informationsärenden revisorerna 2019 s beslut beslutar att lägga informationen till handlingarna. Följande dialog och informationsärenden behandlas på dagens sammanträde: 1.Senaste protokollet 2019-02-28 Fanns inget att rapportera. 2. Avrapportering från läsning av protokoll Fanns inget att rapportera. 3. Avrapportering från samarbetspartners Fanns inget att rapportera. 4. Dagordning framtida sammanträden Det bestämdes att revisorernas ekonomi samt jäv ska vara med som stående punkter på dagordningen på framtida sammanträden. På nästa sammanträde ska även lekmannarevisionen med som en punkt på dagordningen. 3
17 forts 4. Sammanträdeslokaler 2019 Följande lokaler är bokade för revisorernas sammanträden 2019. 17/4: Svea Hund 13-18 23/5: Dubbelgöken 2, 8.30-13 13/6: Picasso 8.30-14 15/8: Änglamark 8.30-13 18/9: Svea Hund 13-18 23/10: Svea Hund 8.30-14 21/11: Svea Hund 13-18 12/12: Dubbelgöken 2, 8.30-14 4
Rev 18 Dnr KS 2019/29 Revisionsplan 2019 s beslut beslutar att ge EY i uppdrag att genomföra förändringar i utkastet till risk och väsentlighetsbedömning för 2019 i revisionsplanen enligt uppdrag på sammanträdet. beslutar även att utkast till ny revisionsplan ska behandlas som beslutsärende på nästa sammanträde. beslutar vidare att granskningen av kostverksamheten 2019 inte ska prioriteras och inte i nuläget genomföras. Istället ska granskningen av intern kontroll få högre prioritet och ordförande fick i uppdrag att boka ett möte med kommunchefen för denna granskning. ska årligen besluta om en revisionsplan. I revisionsplanen redovisas planerade revisionsprojekt för år 2019, och vad som ligger till grund för valet av granskningar. Revisionsplanen har föregåtts av en risk- och väsentlighetsbedömning av kommunens verksamhet och denna utgör grund för valet av granskningsinsatser. Risk och väsentlighetsanalysen gicks igenom under sammanträdet liksom förslaget på granskningar. Två utkast till projektplaner ingick i handlingarna. Det framkom under sammanträdet att kommunstyrelsen gett förvaltningen i uppdrag att genomföra en extern genomlysning av kostenheten under våren. bedömde därför att deras planerade granskning av kostverksamheten inte bör prioriteras i nuläget. Istället ska granskningen av intern kontroll få högre prioritet. Beslutsunderlag Utkast till revisionsplan 2019, handlingsid Ks 2019.956 Projektplan kostverksamheten, handlingsid Ks 2019.958 Projektplan bygglov, handlingsid Ks 2019.957 Tidigare behandling Sammanträde revisorerna 2019-02-21 9/2019 Sammanträde revisorerna 2019-02-28 13/2019 5
Rev 19 Dnr KS 2019/26 s arbetsordning s beslut beslutar att justera utkastet till arbetsordning enligt genomgång på sammanträdet och därefter behandla den som beslutsärende på nästa sammanträde. s arbetsordning är en överenskommelse mellan revisorerna om gemensamma arbetsformer och förhållningssätt i det löpande arbetet, det vill säga ett internt avsiktsdokument som rör revisorernas eget arbete. En väl genomtänkt arbetsordning är en viktig grund för ett effektivt arbete i revisorsgruppen. Arbetsordningen tar vid och kompletterar vad som är reglerat i lag, annan författning och i revisionsreglementet från fullmäktige. Beslutsunderlag Utkast till arbetsordning. Internt dokument framtaget av ordförande. 6
Rev 20 Dnr KS 2018/132 Rapportering av ej verkställda gynnande beslut inom stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) 2018 s beslut beslutar att lägga redovisningen till handlingarna. Enligt 28 h lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) har vård och omsorgsnämnden skyldighet att till kommunfullmäktige lämna en statistikrapport över hur många av nämndens beslut enligt 9 LSS som inte verkställts inom tre månader från dagen för respektive beslut. Nämnden ska i rapporten ange vilka typer av bistånd dessa beslut gäller och hur lång tid som har förflutit från dagen för respektive beslut. En kommun som inte verkställer gynnande beslut inom skälig tid riskerar vite. 7
20 forts Samtliga rapporterade beslut avser boende enligt 9 9 LSS Datum för Väntat Datum Föddår Orsak till dröjsmål beslut verkställt 2017-01-17 12 mån 14dgr 201803011 Inget ledigt boende 2017-05-05 Inget ledigt boende Tackat nej en gång 2017-07-01 9 mån 20180401 Inget ledigt boende 2017-08-24 Inget boende ledigt Tackat nej en gång 2017-11-08 Inget ledigt boende 2018-01-12 4 mån 22 dgr 2018-06-03 Inget ledigt boende 2018-03-20 3 mån 2018-06-16 2018-04-13 Köper plats i väntan 2018-05-29 Inget ledigt boende 2018-06-25 Inget ledigt boende 2018-07-02 Inget ledigt boende 2018-07-17 Inget ledigt boende 2018-08-29 Inget ledigt boende Ej verkställda *I första hand erbjuds ledig lägenhet utifrån beslutsdatumet. Finns det särskilda skäl så frångås turordningen. Det nya boendet Stafettgatan 1 är inflyttningsklart den 20 maj och 8 personer är erbjudna och har tackat ja. En person är erbjuden på Brandkårsgatan och flyttar in när renoveringen är klar. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse avdelningschef Christel Nilsson, handlingsid: 2019.120 Tidigare behandling Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott 2019/7, handslingsid: 2019.146 8
Rev 21 Dnr KS 2018/133 Rapportering av ej verkställda gynnande beslut inom äldre- och handikappomsorgen (SoL) 2018 s beslut beslutar att lägga informationen till handlingarna. Gynnande beslut enligt socialtjänstlagen (SoL) som inte verkställts inom 90 dagar ska löpande rapporteras till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Under 2018 har samtliga beslut verkställts inom 90 dagar. Ingen rapportering har gjorts till IVO. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Christel Nilsson, handlingsid: Von 2019.121. Tidigare behandling Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott 2019/8, handlingsid: Von 2019.147 9
Rev 22 Dnr KS 2019/66 Rapportering av ej verkställda gynnande beslut inom äldre- och handikappomsorgen s beslut beslutar att lägga informationen till handlingarna. Enligt 28 f lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) har vård och omsorgsnämnden skyldighet att till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) och kommunens revisorer att rapportera alla gynnande beslut enligt 9 LSS som inte verkställts inom tre månader från dagen för beslutet. För varje beslut ska nämnden ange tidpunkten för beslutet, vilken typ av insats beslutet gäller och en kortfattad redovisning av skälen till dröjsmålet. Nämnden ska också löpande anmäla till IVO och revisorerna när ett beslut som tidigare rapporterats enligt 28 f har verkställts. En kommun som inte verkställer gynnande beslut inom skälig tid riskerar vite Beslut som ej verkställts inom 90 dagar under 4:e kvartalet och som rapporterats till IVO. Samtliga beslut gäller boende enligt 9 p. 9 LSS En brukare: Beslut från 2018-08-29. Orsak, inget ledigt boende Tidigare rapporterade beslut som ännu ej verkställts. En brukare *: Beslut från 2017-08-24. En brukare: Beslut från 2017-11-18. En brukare: Beslut från 2018-04-13. Köper plats i väntan En brukare *:Beslut från 2017-05-05. En brukare: Beslut från 2018-05-29. En brukare: Beslut från 2018-06-25. * En brukare: Beslut från 2018-07-02. En brukare: Beslut från 2018-07-17. *Erbjudits en gång i och tackade då nej. Behov kvarstår 10
22 forts Tidigare rapporterade beslut som återrapporterats som verkställda En brukare: Boende enligt 9 p. 9 LSS beviljat 2017-01-17. Verkställt 2018-03-01. En brukare: Boende enligt 9 p. 9 LSS beviljat 2017-07-01. Verkställt 2018-04-01. En brukare: Boende enligt 9 p. 9 LSS beviljat 2018-01-12. Verkställt 2018-06-30. En brukare: Boende enligt 9 p. 9 LSS beviljat 2018-03-20. Verkställt 2018-06-16. Alla nio (9) som väntar är nu erbjudna boende. Åtta (8) på Stafettgatan 1 med inflyttning den 20 maj. En person flyttar in på Brandkårsgatan när renoveringen där är klar. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse avdelningschef Christel Nilsson, handlingsid: 2019.119 Vård och omsorgsnämndens arbetsutskott 2019/6, handlingsid: Von 2019.145 11
Rev 23 Dnr KS 2019/65 Kurser och konferenser revisorerna 2019 s beslut beslutar att inte delta i någon av utbildningarna. Det hade till dagens möte kommit två inbjudningar till utbildningar för revisorerna. - Rollen som lekmannarevisor i Malmö från PWC. - Upphandling av revisionstjänster i Stockholm från Sveriges kommuner och landsting Beslutsunderlag Rollen som lekmannarevisor, handlingsid: Ks 2019.947 Upphandling av revisionstjänster, handlingsid: Ks 2019.948 12
Rev 24 Dnr KS 2019/67 Val av revisorer i olika konstellationer i Tomelilla kommun m fl s beslut beslutar att ge ordförande i uppdrag att kontakta kanslichef Johan Linander för att få en fullständig bild av vilka ytterligare uppdrag revisorerna har och vad uppdragen innebär. Under sammanträdet uppkom frågetecken vad gäller uppdragen som revisorer i donationsfonder. En förteckning över samtliga uppdrag ska därefter upprättas i revisorernas arbetsordning. Ordförande hade inför sammanträdet tillfrågat kanslichef Johan Linander om vilka uppdrag revisorerna har förutom revision av kommuns nämnder och bolag samt hur val av revisorer sker till dessa uppdrag. Dessutom hade ordförande frågat kanslichefen vilken roll revisorerna i Tomelilla kommun har vad gäller revision av den nystartade med Ystad och Sjöbo kommun gemensamma överförmyndarnämnden. Kanslichefen hade svarat att kommunfullmäktige aldrig valt revisorer till vattenråd, vattenvårdsförbund eller luftvårdsförbund som kommunen är medlemmar i. 13
24 forts Vad gäller den gemensamma överförmyndarnämnden svarade kanslichefen att det 9 kapitlet, 34 i kommunallagen framgår att En gemensam nämnd ska granskas av revisorerna i var och en av de samverkande kommunerna eller landstingen Respektive kommuns revisorer nämnden men sedan beviljas eller nekas ansvarsfrihet enbart för den egna kommunens ledamöter (och ersättare om de har tjänstgjort). Beslutsunderlag Epost från ordförande till kanslichef Johan Linander och svar från kanslichefen, handlingsid: Ks 2019.951 beslutet skickas till: Kanslichef Johan Linander 14
Rev 25 Dnr KS 2019/68 s möten med Kommunfullmäktiges och övriga nämnders presidium s beslut ger ordförande i uppdrag att kontakta kommunchef, ekonomichef samt kommunstyrelsen och övriga nämnder för att boka tider för möten med revisorerna. hade ett första möte med kommunfullmäktiges presidium den 28 februari som avrapporterades på dagens sammanträde. Nästa möte kommer äga rum den 13 juni. avser att ha formella möten med övriga nämnders presidium under året. avser även att ha möten med kommunchef och ekonomichef. 15
Rev 26 Dnr KS 2019/42 Upphandling av revisionstjänster 2020- s beslut beslutar att gå vidare med upphandlingsprocessen genom att tillsammans med upphandlingsenheten ta fram skriftliga underlag till upphandlingen. Upphandlingen kommer behandlas igen på nästa sammanträde. Nuvarande avtal med EY löper till och med utgången av 2019. Avtalet har redan förlängts maximalt enligt tidigare avtal och ny upphandling för 2020 och framåt måste därför genomföras under 2019. Förvaltningens förslag till beslut beslutar att i samarbete med kommunens upphandlingsenhet starta processen med upphandling av revisionstjänster för 2020 och framåt. Beslutsunderlag Tidigare upphandlingsunderlag och avtal för Tomelilla kommun samt underlag för Sjöbo kommuns senaste upphandling som administrerades av en tjänsteman som numera arbetar som upphandlare i Tomelilla kommun. Tidigare behandling 2019-02-28 2019/14, handlingsid: Ks 2019.873 16