5 25/13 Intern bilpool

PROTOKOLL DATUM 2013-10-30 DIARIENR HBN13-001-10 5 25/13 Intern bilpool I Behandlat av I Mötesdatum I Ärendenr I 1 1 Hållbarhetsnämnden 1 2013-10-30 1 25/13 1 Beslut Hållbarhetsnämnden föreslår landstingsstyrelsen besluta att inte fortsatta utredningarna avseende intem bilpool för medarbetare utanför arbetet. Hållbarhetsnämnden föreslår landstingsstyrelsen besluta att ge landstingsdirektören i uppdrag att fortsatta utreda hanteringen av Landstinget Sörmlands fordonspark med inriktning mot långtidshyror och korttidshyror fran extern hyrbilsleverantör. Detta i syfte att hitta den mest effektiva lösningen ur miljö-, kostnads-, säkerhets- och verksamhetsperspektiv för Landstinget Sörmlands hela fordonspark. Yrkande Ordföranden Ann-Sofie Jacobsson (S) yrkar bifall till förvaltningens förslag till beslut. Lotti Svebéus (M) yrkar bifall till förvaltningens förslag till beslut. Sammanfattning I budget och mål för 201 3 avsattes ekonomiska medel om 300 tkr for att utreda möjligheten att inrätta en intern bilpool för personal utanför arbetet. Miljöenheten har i samarbete med Biladministrationen inom FMorganisationen utrett fiågan via konsultativt stöd. Konsultrapporten avseende intern bilpool pekar på att en bilpoolslösning med långtidshyror och korttidshyror fiån extern hyrbilsleverantör är det mest effektiva. Konsultrapporten pekar aven på att ett skifte från den hantering som idag råder rörande Landstinget Sörmlands fordonspark mot långtidshyra skulle ge den klart mest flexibla lösningen och antagligen den mest kostnadseffek- Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 61188 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tfn O1 55-24 50 O0 E-post landstinget.somland@dll.se

PROTOKOLL DATUM 2013-10-30 DIARIENR HBN13-001-10 tiva lösningen. Faktorer som sommaruppehåll, bilar som aldrig är äldre än ett år, 24 timmars jourservice samt att all hantering sköts av leverantören gör att denna alternativa hantering föreslås utredas. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande 20 13-1 0-23 Konsultrapport; "Optimal bilpoolshantering for Södermanlands Läns Landsting" Beslutet expedieras till Landstingsstyrelsen Landstingsdirektören FörvaltningscheWD FM-enheten Biladministration Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tfn O1 55-24 50 O0 E-post landstinget.somland@dll.se

LANDSTINGET SORMLAND Hållbarhetsnamnden DATUM 2013-10-24 1 Intern Bilpool Diarienummer: Do kurnent : Handläggare: Godkänt av: HBN 1 3-026 HBN13-026-1 Lena Stengaard Helena Söderquist, 20 13-1 0-23 Ärendegång 1 Hållbarhetsnämnden Mötesdatum 2013-10-30 Ärendenr 1 Tjänsteutlåtande: Förslag till beslut 1. Hållbarhetsnämnden föreslår landstingsstyrelsen besluta att inte fortsatta utredningarna avseende intern bilpool, for medarbetare utanfor arbetet. 2. Hållbarhetsnämnden föreslår landstingsstyrelsen besluta att ge landstingsdirektören i uppdrag att fortsatta utreda hanteringen av Landstinget Sörmlands fordonspark med inriktning mot långtidshyror och korttidshyror från extern hyrbilsleverantör. Detta i syfte att hitta den mest effektiva lösningen ur miljö-, kostnads-, säkerhets- och verksamhetsperspektiv for Landstinget Sörmlands hela fordonspark. Sammanfattning I budget och mål for 2013 avsattes ekonomiska medel om 300 tkr for att utreda möjligheten att inrätta en intern bilpool for personal utanför arbetet. Miljöenheten har i samarbete med Biladministrationen inom FMorganisationen utrett frågan via konsultativt stöd. Konsultrapporten avseende intern bilpool pekar på att en bilpoolslösning med långtidshyror och korttidshyror fiån extern hyrbilsleverantör är det mest effektiva. Konsultrapporten pekar aven på att ett skifte från den hantering som idag råder rörande Landstinget Sörmlands fordonspark mot långtidshyra skulle ge den klart mest flexibla lösningen och antagligen den mest kostnadseffek- Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tfn 0155-24 50 O0 E-post landstinget.sormland@dll.se

LANDSTINGET SORMLAND Hållbarhetsnämnden DATUM 2013-10-24 tiva lösningen. Faktorer som sommaruppehåll, bilar som aldrig är äldre än ett år, 24 timmars jourservice samt att all hantering sköts av leverantören gör att denna alternativa hantering föreslås utredas. Bakgrund I budget och mål för 2013 avsattes ekonomiska medel om 300 tkr for att utreda möjligheten att inrätta en intern bilpool för personal utanför arbetet. Ärendebeskrivning Konsultens rekommendation är att istället for en intern bilpool ha en bilpoolslösning med långtidshyror och korttidshyror Mn extern hyrbilsleverantör. I konsultrapporten lyft följande rekommendationer fiam for det vidare utredningsarbetet; 1. Att i detalj gå igenom den hantering och kostnad Landstinget Sörmland har idag for landstingets leasade fordon. Med den gjord kan landstinget få ett betydligt bättre underlag för beslut om bilpoolens upplägg. 2. En mixad pool med leasade fordon eller fordon på långtidshyra där anställda kan hyra privat och eventuellt att allmänheten kan hyra dessa fordon, skapar svåra utmaningar att lösa som nämnt i rapporten. Att landstinget som ett första steg gör en grundlig kostnadsberäkning av de totala kostnaderna for de fordon landstinget har idag på de leasade fordonen ger en möjlighet att räkna vidare på bilpoolslösning med telematik. 3. Beroende på vad kostnaden är for landstingets leasade fordon jämfört med fordon på långtidshyra öppnar det upp för en beräkning där landstinget eventuellt kan skapa en eller två pooler med telematiklösningen med ett fåtal bilar per pool för att testa denna lösning. Konsulten påpekar dock att denna del skall landstinget i så fall endast testa då landstinget har alla beräkningar klara med leasade bilar och hyrda bilar på långtid. 4. Viktigt är då att om landstinget vill testa bilpool med telematik, i en liten skala, är att landstinget gör det med en separat upphandling. Den bör vara helt fristående då det kommer att vara en mixad användning av poolen samt att detta är en helt egen typ av lösning. 5. Finessen med att ersätta leasade bilar med långtidshyror är då att det är en oerhört flexibel lösning där landstinget enkelt kan minska och öka antalet fordon på mycket kort varsel. Det skapar då en battre möjlighet att våga testa en bilpool med telematiklösning i liten skala Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping FaxO155-28 91 15 Tfn O1 55-24 50 00 E-post landstinget.sormland@dll.se

DATUM 2013-10-24 och där om det faller ut väl utöka antal poolbilar efter hand. Men, viktigt, börja i så fall i mycket liten skala med två bilar på eventuellt två platser. Tänk på att dessa poolbilar är låsta på en bestämt period och kan inte hanteras med uppehåll under juli månad. Konsultens slutliga kommentar är att, beroende på vad landstingets totala kostnad inklusive hantering samt allt övrigt för den lösning landstinget har idag med leasade fordon, skifta dem till långtidshyra som ger landstinget den klart mest flexibla lösningen och antagligen den mest kostnadseffektiva lösningen. Faktorer som sommaruppehåll, bilar som aldrig är äldre än ett år (miljö och säkerhetsaspekt), 24 timmars jourservice samt att all hantering sköts av leverantören gör att det är den enligt konsulten bästa lösningen for landstingets del. Ärendebeskrivning Konsultens rekommendation är att istället for en intern bilpool ha en bilpoolslösning med långtidshyror och korttidshyror fiån extern hyrbilsleverantör. I konsultrapporten lyft följande rekommendationer fiam for det vidare utredningsarbetet; 6. Att i detalj gå igenom den hantering och kostnad Landstinget Sörmland har idag för landstingets leasade fordon. Med den gjord kan landstinget få ett betydligt bättre underlag for beslut om bilpoolens upplägg. 7. En mixad pool med leasade fordon eller fordon på långtidshyra där anställda kan hyra privat och eventuellt att allmänheten kan hyra dessa fordon, skapar svåra utmaningar att lösa som nämnt i rapporten. Att landstinget som ett första steg gör en grundlig kostnadsberäkning av de totala kostnaderna för de fordon landstinget har idag på de leasade fordonen ger en möjlighet att räkna vidare på bilpoolslösning med telematik. 8. Beroende på vad kostnaden är för landstingets leasade fordon jämfort med fordon på långtidshyra öppnar det upp for en beräkning där landstinget eventuellt kan skapa en eller två pooler med telematiklösningen med ett fåtal bilar per pool för att testa denna lösning. Konsulten påpekar dock att denna del skall landstinget i så fall endast testa då landstinget har alla berakningar klara med leasade bilar och hyrda bilar på långtid. 9. Viktigt är då att om landstinget vill testa bilpool med telematik, i en liten skala, är att landstinget gör det med en separat upphandling. Den bör vara helt fristående då det kommer att vara en mixad användning av poolen samt att detta är en helt egen typ av lösning. Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tfn 0155-24 50 O0 E-post landstinget.sormland@dll.se

DATUM 2013-10-24 10. Finessen med att ersatta leasade bilar med långtidshyror är då att det är en oerhört flexibel lösning där landstinget enkelt kan minska och öka antalet fordon på mycket kort varsel. Det skapar då en bättre möjlighet att våga testa en bilpool med telematiklösning i liten skala och där om det faller ut val utöka antal poolbilar efter hand. Men, viktigt, börja i så fall i mycket liten skala med två bilar på eventuellt två platser. Tänk på att dessa poolbilar är låsta på en bestämt period och kan inte hanteras med uppehåll under juli månad. Konsultens slutliga kommentar är att, beroende på vad landstingets totala kostnad inklusive hantering samt allt övrigt för den lösning landstinget har idag med leasade fordon, skifta dem till långtidshyra som ger landstinget den klart mest flexibla lösningen och antagligen den mest kostnadseffektiva lösningen. Faktorer som sommaruppehåll, bilar som aldrig ar aldre än ett år (miljö och säkerhetsaspekt), 24 timmars jourservice samt att all hantering sköts av leverantören gör att det är den enligt konsulten bästa lösningen för landstingets del. Konsekvenser Konsultrapporten avseende intern bilpool pekar på att en bilpoolslösning med långtidshyror och korttidshyror fiån extern hyrbilsleverantör är det mest effektiva. Konsultrapporten pekar aven på att ett skifte från den hanteringen av Landstinget Sörmlands fordonspark som idag råder mot långtidshyra skulle ge den klart mest flexibla lösningen och antagligen den mest kostnadseffektiva lösningen. Faktorer som sommaruppehåll, bilar som aldrig är aldre än ett år, 24 timmars jourservice samt att all hantering sköts av leverantören gör att denna alternativa hantering föreslås utredas. Ärendets beredning Ärendet har beretts av Miljöenheten i samarbete med Biladministration inom FM-organisationen. Rapport har tagits fiam via konsultativt stöd, Beslutsunderlag Konsultrapport; "Optimal bilpoolshantering för Södermanlands Läns Landsting" Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-2891 15 Tfn 0155-2450 O0 E-post landstinget.sormland@dll.se

DATUM 2013-10-24 Beslutet expedieras till Landstingsdirektören FörvaltningschefND FM-enheten Biladministration Akten Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tfn 0155-24 50 00 E-post landstinget.sorrnland@dll.se

TJÄNSTEUTLÅTANDE SID 1(3) H A N D L Ä G G A R E D A T U M D I A R I E N R Lena Stengaard Administrativa enheten +46155247295 2013-10-23 HBN13-026-1 Ä R E N D E G Å N G Hållbarhetsnämnden Landstingsstyrelsens arbetsutskott Landstingsstyrelsen M Ö T E S D A T U M Intern Bilpool Förslag till beslut 1. Hållbarhetsnämnden föreslår landstingsstyrelsen besluta att inte fortsätta utredningarna avseende intern bilpool, för medarbetare utanför arbetet. 2. Hållbarhetsnämnden föreslår landstingsstyrelsen besluta att ge landstingsdirektören i uppdrag att fortsätta utreda hanteringen av Landstinget Sörmlands fordonspark med inriktning mot långtidshyror och korttidshyror från extern hyrbilsleverantör. Detta i syfte att hitta den mest effektiva lösningen ur miljö-, kostnads-, säkerhets- och verksamhetsperspektiv för Landstinget Sörmlands hela fordonspark. Sammanfattning I budget och mål för 2013 avsattes ekonomiska medel om 300 tkr för att utreda möjligheten att inrätta en intern bilpool för personal utanför arbetet. Miljöenheten har i samarbete med Biladministrationen inom FMorganisationen utrett frågan via konsultativt stöd. Konsultrapporten avseende intern bilpool pekar på att en bilpoolslösning med långtidshyror och korttidshyror från extern hyrbilsleverantör är det mest effektiva. Konsultrapporten pekar även på att ett skifte från den hantering som idag råder rörande Landstinget Sörmlands fordonspark mot långtidshyra skulle ge den klart mest flexibla lösningen och antagligen den mest kostnadseffektiva lösningen. Faktorer som sommaruppehåll, bilar som aldrig är äldre än ett år, 24 timmars jourservice samt att all hantering sköts av leverantören gör att denna alternativa hantering föreslås utredas. Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tfn 0155-24 50 00 E-post landstinget.sormland@dll.se ORG NR 232100-0032 Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\hbn\2013\nämnden\(4) 30 okt\1 Intern bilpool\tjut HBN.docx Utskriftsdatum: 2013-10-25 10:57 SID 1(3)

Bakgrund I budget och mål för 2013 avsattes ekonomiska medel om 300 tkr för att utreda möjligheten att inrätta en intern bilpool för personal utanför arbetet. Ärendebeskrivning Konsultens rekommendation är att istället för en intern bilpool ha en bilpoolslösning med långtidshyror och korttidshyror från extern hyrbilsleverantör. I konsultrapporten lyft följande rekommendationer fram för det vidare utredningsarbetet; 1. Att i detalj gå igenom den hantering och kostnad Landstinget Sörmland har idag för landstingets leasade fordon. Med den gjord kan landstinget få ett betydligt bättre underlag för beslut om bilpoolens upplägg. 2. En mixad pool med leasade fordon eller fordon på långtidshyra där anställda kan hyra privat och eventuellt att allmänheten kan hyra dessa fordon, skapar svåra utmaningar att lösa som nämnt i rapporten. Att landstinget som ett första steg gör en grundlig kostnadsberäkning av de totala kostnaderna för de fordon landstinget har idag på de leasade fordonen ger en möjlighet att räkna vidare på bilpoolslösning med telematik. 3. Beroende på vad kostnaden är för landstingets leasade fordon jämfört med fordon på långtidshyra öppnar det upp för en beräkning där landstinget eventuellt kan skapa en eller två pooler med telematiklösningen med ett fåtal bilar per pool för att testa denna lösning. Konsulten påpekar dock att denna del skall landstinget i så fall endast testa då landstinget har alla beräkningar klara med leasade bilar och hyrda bilar på långtid. 4. Viktigt är då att om landstinget vill testa bilpool med telematik, i en liten skala, är att landstinget gör det med en separat upphandling. Den bör vara helt fristående då det kommer att vara en mixad användning av poolen samt att detta är en helt egen typ av lösning. 5. Finessen med att ersätta leasade bilar med långtidshyror är då att det är en oerhört flexibel lösning där landstinget enkelt kan minska och öka antalet fordon på mycket kort varsel. Det skapar då en bättre möjlighet att våga testa en bilpool med telematiklösning i liten skala och där om det faller ut väl utöka antal poolbilar efter hand. Men, viktigt, börja i så fall i mycket liten skala med två bilar på eventuellt två platser. Tänk på att dessa poolbilar är låsta på en bestämt period och kan inte hanteras med uppehåll under juli månad. Konsultens slutliga kommentar är att, beroende på vad landstingets totala kostnad inklusive hantering samt allt övrigt för den lösning landstinget har ORG NR 232100-0032 Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\hbn\2013\nämnden\(4) 30 okt\1 Intern bilpool\tjut HBN.docx Utskriftsdatum: 2013-10-25 10:57 SID 2(3)

idag med leasade fordon, skifta dem till långtidshyra som ger landstinget den klart mest flexibla lösningen och antagligen den mest kostnadseffektiva lösningen. Faktorer som sommaruppehåll, bilar som aldrig är äldre än ett år (miljö och säkerhetsaspekt), 24 timmars jourservice samt att all hantering sköts av leverantören gör att det är den enligt konsulten bästa lösningen för landstingets del. Konsekvenser Konsultrapporten avseende intern bilpool pekar på att en bilpoolslösning med långtidshyror och korttidshyror från extern hyrbilsleverantör är det mest effektiva. Konsultrapporten pekar även på att ett skifte från den hanteringen av Landstinget Sörmlands fordonspark som idag råder mot långtidshyra skulle ge den klart mest flexibla lösningen och antagligen den mest kostnadseffektiva lösningen. Faktorer som sommaruppehåll, bilar som aldrig är äldre än ett år, 24 timmars jourservice samt att all hantering sköts av leverantören gör att denna alternativa hantering föreslås utredas. Ärendets beredning Ärendet har beretts av Miljöenheten i samarbete med Biladministration inom FM-organisationen. Rapport har tagits fram via konsultativt stöd. Beslutsunderlag Konsultrapport; Optimal bilpoolshantering för Södermanlands Läns Landsting Beslutet expedieras till LD Förvaltningschef/VD FM Biladministration ORG NR 232100-0032 Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\hbn\2013\nämnden\(4) 30 okt\1 Intern bilpool\tjut HBN.docx Utskriftsdatum: 2013-10-25 10:57 SID 3(3)

TJÄNSTEUTLÅTANDE SID 1(3) H A N D L Ä G G A R E D A T U M D I A R I E N R Johan Sundqvist Miljöenheten +46767216016 2013-09-19 LS-LED13-534-1 Ä R E N D E G Å N G Landstingsstyrelsens arbetsutskott Landstingsstyrelsen M Ö T E S D A T U M Bilpool Förslag till beslut Landstingsstyrelsen beslutar att inte fortsätta utredningarna avseende intern bilpool, för medarbetare utanför arbetet. Landstingsstyrelsen beslutar ge landstingsdirektören i uppdrag att fortsätta utreda hanteringen av Landstinget Sörmlands fordonspark med inriktning mot långtidshyror och korttidshyror från extern hyrbilsleverantör. Detta i syfte att hitta den mest effektiva lösningen ur miljö-, kostnads-, säkerhetsoch verksamhetsperspektiv för Landstinget Sörmlands hela fordonspark. Sammanfattning I budget och mål för 2013 avsattes ekonomiska medel om 300 tkr för att utreda möjligheten att inrätta en intern bilpool för personal utanför arbetet. Miljöenheten har i samarbete med Biladministrationen inom FMorganisationen utrett frågan via konsultativt stöd. Konsultrapporten avseende intern bilpool pekar på att en bilpoolslösning med långtidshyror och korttidshyror från extern hyrbilsleverantör är det mest effektiva. Konsultrapporten pekar även på att ett skifte från den hantering som idag råder rörande Landstinget Sörmlands fordonspark mot långtidshyra skulle ge den klart mest flexibla lösningen och antagligen den mest kostnadseffektiva lösningen. Faktorer som sommaruppehåll, bilar som aldrig är äldre än ett år, 24 timmars jourservice samt att all hantering sköts av leverantören gör att denna alternativa hantering föreslås utredas. Bakgrund I budget och mål för 2013 avsattes ekonomiska medel om 300 tkr för att utreda möjligheten att inrätta en intern bilpool för personal utanför arbetet. Ärendebeskrivning Konsultens rekommendation är att istället för en intern bilpool ha en bilpoolslösning med långtidshyror och korttidshyror från extern hyrbilsleverantör. Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tfn 0155-24 50 00 E-post landstinget.sormland@dll.se ORG NR 232100-0032 Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\hbn\2013\nämnden\(4) 30 okt\1 Intern bilpool\intern Bilpool tjut LS.docx Utskriftsdatum: 2013- SID 1(3) 10-25 08:17

I konsultrapporten lyft följande rekommendationer fram för det vidare utredningsarbetet; 1. Att i detalj gå igenom den hantering och kostnad Landstinget Sörmland har idag för landstingets leasade fordon. Med den gjord kan landstinget få ett betydligt bättre underlag för beslut om bilpoolens upplägg. 2. En mixad pool med leasade fordon eller fordon på långtidshyra där anställda kan hyra privat och eventuellt att allmänheten kan hyra dessa fordon, skapar svåra utmaningar att lösa som nämnt i rapporten. Att landstinget som ett första steg gör en grundlig kostnadsberäkning av de totala kostnaderna för de fordon landstinget har idag på de leasade fordonen ger en möjlighet att räkna vidare på bilpoolslösning med telematik. 3. Beroende på vad kostnaden är för landstingets leasade fordon jämfört med fordon på långtidshyra öppnar det upp för en beräkning där landstinget eventuellt kan skapa en eller två pooler med telematiklösningen med ett fåtal bilar per pool för att testa denna lösning. Konsulten påpekar dock att denna del skall landstinget i så fall endast testa då landstinget har alla beräkningar klara med leasade bilar och hyrda bilar på långtid. 4. Viktigt är då att om landstinget vill testa bilpool med telematik, i en liten skala, är att landstinget gör det med en separat upphandling. Den bör vara helt fristående då det kommer att vara en mixad användning av poolen samt att detta är en helt egen typ av lösning. 5. Finessen med att ersätta leasade bilar med långtidshyror är då att det är en oerhört flexibel lösning där landstinget enkelt kan minska och öka antalet fordon på mycket kort varsel. Det skapar då en bättre möjlighet att våga testa en bilpool med telematiklösning i liten skala och där om det faller ut väl utöka antal poolbilar efter hand. Men, viktigt, börja i så fall i mycket liten skala med två bilar på eventuellt två platser. Tänk på att dessa poolbilar är låsta på en bestämt period och kan inte hanteras med uppehåll under juli månad. Konsultens slutliga kommentar är att, beroende på vad landstingets totala kostnad inklusive hantering samt allt övrigt för den lösning landstinget har idag med leasade fordon, skifta dem till långtidshyra som ger landstinget den klart mest flexibla lösningen och antagligen den mest kostnadseffektiva lösningen. Faktorer som sommaruppehåll, bilar som aldrig är äldre än ett år (miljö och säkerhetsaspekt), 24 timmars jourservice samt att all hantering sköts av leverantören gör att det är den enligt konsulten bästa lösningen för landstingets del. ORG NR 232100-0032 Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\hbn\2013\nämnden\(4) 30 okt\1 Intern bilpool\intern Bilpool tjut LS.docx Utskriftsdatum: 2013- SID 2(3) 10-25 08:17

Konsekvenser Då utredningen enligt ovan ännu ej är beslutad så kan endast konsekvenserna bedömas utifrån den konsultrapport som hittills tagits fram redovisas. Konsultrapporten avseende intern bilpool pekar på att en bilpoolslösning med långtidshyror och korttidshyror från extern hyrbilsleverantör är det mest effektiva. Konsultrapporten pekar även på att ett skifte från den hanteringen av Landstinget Sörmlands fordonspark som idag råder mot långtidshyra skulle ge den klart mest flexibla lösningen och antagligen den mest kostnadseffektiva lösningen. Faktorer som sommaruppehåll, bilar som aldrig är äldre än ett år, 24 timmars jourservice samt att all hantering sköts av leverantören gör att denna alternativa hantering föreslås utredas. Ärendets beredning Ärendet har beretts av Miljöenheten i samarbete med Biladministration inom FM-organisationen. Rapport har tagits fram via konsultativt stöd. Beslutsunderlag Konsultrapport; Optimal bilpoolshantering för Södermanlands Läns Landsting Beslutet expedieras till LD Förvaltningschef/VD FM Biladministration Upphandlingen Miljöenheten ORG NR 232100-0032 Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\hbn\2013\nämnden\(4) 30 okt\1 Intern bilpool\intern Bilpool tjut LS.docx Utskriftsdatum: 2013- SID 3(3) 10-25 08:17

Rapport Optimal bilpoolshantering för Södermanlands Läns Landsting Sammanfattning Denna rapport kan fungera som underlag för ett beslut om landstingets kommande bilpoolshantering skall fokuseras på eget ägda bilar eller inhyrda bilar av extern hyrbilsleverantör eller en kombination av båda upplägg. Rapporten behandlar eget ägda bilar i form av leasing, hyrbilar i form av korttid-och långtidshyror samt bilpool med telematik. Optimal hantering varierar helt ifrån kundens delbehov samt totala behov. Södermanlands Läns Landstings totala fordonsbehov visar att hyra av extern hyrbilsleverantör med kort-och långtidshyror är det mest kostnadseffektiva samt mest praktiska hantering. Ärendet Den 26 april 2013 beställde Södermanlands Läns landsting en rapport om hur en optimal bilpoolshantering ser ut för deras anställdas bilbehov i tjänst, samt även anställdas möjlighet att privat hyra landstingets fordon i landstingets bilpoolspark.

Innehåll Sammanfattning...0 Ärendet...0 1. Syfte...2 2. Metod...2 3. Vem är jag?...2 4. Resultat...2 4.1 Leasing...2 4.1.1 Finansiell leasing...3 4.1.2 Operationell leasing...3 4.2 Hyrbil...4 4.2.1 Långtidshyra...4 4.2.2 Korttidshyra...0 4.3 Poolbil med telematik...0 4.4 Nyttjande...6 4.4.1 I tjänst...6 4.4.2 Privat...6 5. Kalkyler...7 5.1 leasade bilar...7 5.2 Långtidshyror... 11 5.3 Korttidshyror... 12 5.4 Bilpool telematik... 12 6. Utmaningar/problem... 13 7. Rekommendation... 13 8. Slutlig kommentar... 14 1

1. Syfte Landstinget Södermanlands Län strävar efter att ha en optimal, fossilfri hantering av fordon inom rimlig framtid, så länge det faller under en ekonomisk rimlighet. Landstinget Södermanlands Län vill nu se på möjligheten att optimera poolbilsdelen (med miljöbilar), främst för de anställdas behov under arbetstid men även på möjligheten att erbjuda de anställda, poolbilarna för privat förhyrning. 2. Metod Denna rapport har framlagts med en ton som vill visa hela teoretiska bilden av att hantera en bilpool. Inte bara en leasingkostnad utan att även ta fram alla övriga kringkostnader en bilpool har. 3. Vem är jag? Björn Johannesson, 49 år och varit verksam på Avis i drygt 13 år som Key Account Manager. Har även ansvarat för uppbyggnad av bilpoolskoncept med telematik lösning på Avis. 4. Resultat 4.1 Leasing Leasing som begrepp är relativt vitt och ett leasingavtal kan utformas på många olika sätt. I vissa fall innebär leasing i praktiken hyra medan i andra fall snarast avbetalningsköp. Dessutom finns en mängd varianter däremellan. Detta faktum kan försvåra såväl utformningen som tolkningen av reglerna inom området. Den vanligaste lösningen vad gäller bilfrågan på företag och offentliga enheter är att man leasar bilen. Det finns två typer av leasing, finansiell leasing och operationell leasing. I Sverige är finansiell leasing den vanligaste formen av leasing. Eftersom de flesta företag och offentliga enheter i Sverige idag har finansiell leasing är det väldigt viktigt att betona att inte jämföra finansiell leasing med långtidshyra och till viss del även operationell leasing. Det är många kring-faktorer som man måste lägga till då man hanterar en finansiell leasing medan långtidshyra och operationell leasing (beroende på vilket avtal man har) har kringkostnaderna samt servicedelen inkluderad. I en extern hyrbilsfirmas långtidspriser ingår alla kringkostnader och servicedelar i priset. Det är bland annat komplett däckhantering och komplett övergripande jourservice samt inkluderar 2

naturligtvis, skatt och försäkring samt att man får en enkel översikt med faktureringen från en enda leverantör. Som alltid med hyrbilar är halva momsen avdragsgill (om man är momspliktig). Dessa saker kan oftast tyckas som småsaker och därmed underskattas om man bara ser på den finansiella leasingens priser. All kring-hantering är ofta förenat med stora extra kostnader samt personalkrävande hantering med service, däckbyte etc. som tillkommer på de traditionella leasingpriserna. 4.1.1 Finansiell leasing Finansiell leasing kan, som bekant, liknas med en form av avbetalningsköp. Vid finansiell leasing köper ett finansbolag in bilen och hyr ut den till leasingkunden. Leasingkunden står själv för service, personal för underhåll, däckbyten, däckförvaring samt försäkringar etc. etc. Dessutom hanterar och betalar kunden alla kostnader för service, underhåll, reservdelar försäkringar mm. utöver leasingavgiften. Leasingkontraktet löper ofta på 3 år och leasingtagaren kan inte säga upp avtalet. Kunden betalar leasingbolaget genom ett antal hyresbetalningar av vilken den första ofta är en så kallad "förhöjd första leasingavgift" ca 20 % av bilens värde. Generellt är avtalen oftast rörliga och leasingavgiften ändras vid ändrat ränteläge. Leasingbolaget har genom en ränteändringsklausul rätt att justera leasingavgiften om det allmänna ränteläget förändras. Jag har, för denna rapport, naturligtvis inte insyn i landstingets upplägg och kostnad för de fordon som leasas idag. Vi kan därmed bara belysa att landstinget bör göra en beräkning över alla kring-kostnader samt tid för personal som behöver läggas ned på hantering av er bilflotta idag. Det tillkommer många kringkostnader som inte är med i en finansiell leasing och gör en betydande ökning av det totala beloppet, jämfört med själva leasingbeloppet för den finansiella leasingen. Vi hänvisar till ESV vad det gäller offentliga enheter och beräkning av leasingkostnad. 4.1.2 Operationell leasing Operationell leasing kan nästan jämföras med långtidshyra från hyrbilsfirma. I månadsavgiften ingår service, underhåll och försäkringar. Kontraktstiden kan vara kortare än vid finansiell leasing. Hyrestiden är dock låst. Operationell leasing skall redovisas som en utgift och finansiell leasing ska redovisas som en skuld och en anläggningstillgång vilket påverkar utrymmet på myndighetens låneram. Även med operationell leasing bör landstinget se över den totala hanteringen för att få kostnadskontroll. Vi hänvisar även här till ESV vad det gäller offentliga enheter och beräkning av leasingkostnad. 3

4.2 Hyrbil En extern hyrbilsfirma erbjuder korttidshyror dygnsvis samt långtidshyror månadsvis. När poolbilar används på ett företag eller offentlig enhet, är kombinationen korttids-och långtidshyror en optimal lösning. (Jag har sett alldeles för många företag/myndigheter som sätter in fordon i poolerna som inte på långa vägar används optimalt och inte anpassats till ett verkligt behov och därmed ej heller har en optimal lösning gällande hantering och upplägg ekonomiskt. Ett väldigt slöseri på många sätt). 4.2.1 Långtidshyra Det man allra först skall belysa och som är den allra viktigaste delen med er bilpool med inhyrda långtidshyror idag, är att ni har ett sommaruppehåll i juli månad med fordonen i poolen vilket innebär att hyrbilsleverantören tar tillbaka dessa fordon under juli månad. Ni betalar inget under den perioden de är borta. Ingen annan version av bilpooler har den flexibla möjligheten. Leasing avtalar man under en fast period. Här har ni idag en mycket fördelaktig hantering som ni själva redan har behandlat och upphandlat. Denna hantering med möjlighet till sommaruppehåll är utan tvivel den absolut bästa lösningen för er del. Ni kan med fördel lägga över hela er personbilsflotta till extern hyrbilsleverantör med kombinationen korttidshyra-långtidshyra och/eller även med poolbilslösning med telematik om möjlighet finns. Dock bör personliga tjänstebilar andantagas då de hanteras med en förmånsbeskattning och oftast tingar specifikt personliga önskemål hos brukaren. Fordonen som används i poolen med långtidshyror har en livslängd på 1 år. Det innebär att varje år byter hyrbilsleverantören ut bilarna till nya bilar. Med den hanteringen får man per automatik alltid fordon med de senaste säkerhets-och miljöföreskrifterna som råder. Med denna typ av hantering kan landstinget på ett snabbt och flexibelt sätt optimera fordonsflottan med minst möjliga arbetsinsats samt att snabbare nå satta miljömål. Dessutom har Ni aldrig ett fordon som är äldre än ett år. Ta även med i beräkningen, den stora fördelen med att få allt fakturerat från en leverantör. Det ger en total kontroll på ett enkelt och överskådligt sätt samt att man får en komplett statistik inklusive miljöstatistik. Rekommenderar även att se över möjligheten att montera så kallade intelligenta nyckelskåp på de platser där poolerna finns. All nyckelhantering sköts då utan att personal behöver hantera nycklarna vid utlämning och återlämning. Bokning sker då via webben till nyckelskåpet. Här bör man gå igenom hur det totala behovet ser ut och hur många pooler samt poolbilar det skall finnas. Där efter kan man göra en komplett ekonomisk beräkning. En i mina ögon, enkel beräkning där man bara behöver ta fram kostnaden för ett sådant nyckelskåp. 4

När det gäller eventuellt behov av att redovisa körsträckor i form av körjournal kan man med långtidshyror bortse från den hanteringen. Det ingår 300 350 mil per månad i det fasta månadspriset. Statistik lämnas i övergripande format med miljöredovisning. Några exempel i punktform om långtidshyra: Vad är Långtidshyra? Ersättning för leasing Ett komplement till leasing När behöver företaget långtidshyra? Vid ersättning av leasade fordon för flexiblare hantering med långtidshyror Vid provanställningar av personal som behöver bil När hög personalomsättning råder dvs- flexibel bilhantering Vid tillfälliga anställningar Inom konjunkturkänsliga branscher I väntan på nya tjänstebilen Varför långtidshyra? Flexibelt Inga långa bindningstider Ingen restvärdesrisk Ersättningsbil vid eventuellt verkstadsbesök Fast månadskostnad Prisgaranti under kontraktsperioden (max 12 månader-sedan bilbyte) Jourservice dygnet runt Alltid en säker miljöbil av senaste märke och modell Ingen förhöjd första månadshyra Möjlighet att avsluta hyran i förtid Möjlighet att göra uppehåll, t.ex. över sommaren 5

I Långtidshyra ingår följande: 3000 km / månad Service & underhåll Försäkringar Uppehåll t.ex. över sommaren Jourservice Bilskatt Byte och förvaring av vinter/sommardäck Ersättningsbil vid eventuellt verkstadsbesök 4.2.2 Korttidshyra Fungerar som ett komplement till en bilpool oavsett upplägg. Det innebär att man utnyttjar korttidshyrorna då poolbilarna är fullbokade. Viktigt att inte binda upp poolen med för många poolbilar som inte används optimalt samt att alla poolbilar, som sagt, kan vara på hyra. Då är korttidshyra utanför bilpoolen en optimal hantering som ett komplement. Framför allt är det den miljömässigt bästa hanteringen och den mest ekonomiskt bästa hanteringen att ha denna kombination. Ställ alltid krav på att det skall vara miljöbilar av senaste miljökrav som råder under en avtalsperiod. Man optimerar den fasta bilpoolen med antal miljöfordon som man gemensamt beräknar fram skall vara i poolen eller poolerna och hyr sedan in dygnshyror vid toppar då alla poolbilar är bokade. Korttidshyror kan man oftast boka med mycket kort framförhållning (ca.4 timmar innan behov). 4.3 Poolbil med telematik Hållbara råd Bilpool gör att man tar bilen när den är som bäst och andra färdsätt är sämre. Bilpooler måste därför marknadsföras som ett komplement till andra resmöjligheter. Bilpool innebär inte ett tvång eller en restriktion utan är i stället ett smart komplement till hushållets första bil eller företagets och offentliga enhetens ordinarie bilar. Grunden till insteg i en bilpool är att den fyller ett behov. Denna insikt kan komma ur olika tankebanor inte minst skiljer sig företag och hushåll åt. För många är ekonomin viktig, men för ännu fler är bekvämligheten, att slippa bekymra sig, den avgörande kvaliteten.

Allmänna framgångsfaktorer för privat-och företag/offentliga enheter om bilpool med telematik De allmänna framgångsfaktorerna kan sammanfattas till tre: Rekrytering i geografiskt avgränsade områden för att kunna uppnå hög kännedom, hög biltillgång och påtaglig (lokal) samhällsnytta då man öppnar bilpool för privat hushåll. Samarbete med den lokala kollektivtrafiken är ett förslag för optimal bilpool, mest för den privata delen men även för användande i tjänst. Offentligt stöd i form av marknadsföring, rekrytering, information, stadsplanering, regelverk etc. De framgångsfaktorer som kan motivera stora skaror människor (liksom företag och förvaltningar) att ansluta sig ligger nästan uteslutande i handen på bilpoolerna. Dessa framgångsfaktorer kan sammanfattas till tre: Prisvärt jämfört med egen bil. Differentierat avgiftssystem för olika resprofiler (analogt med olika telefonabonnemang). Mervärden i form av utökade mobilitetstjänster, främst som rabatt på taxi, hyrbilar och lokal kollektivtrafik. Bekvämlighet med hög servicenivå vad gäller bokning av, utbud av, närhet till och faktisk tillgång till bilar. Tillförlitlig och professionell organisation med kvalitetsarbete och hög trovärdighet. Nya, driftsäkra, miljövettiga och trafiksäkra bilar. Faktorer som gynnar tillkomsten och tillväxten av bilpooler: Ont om parkeringsplatser färre bilar täcker samma behov Intresse för säkra, funktionella miljöbilar Bil som funktion inte som föremål Ekonomiska skäl att rationalisera fordonsflottan och bilbruket Goda möjligheter för cykel och kollektivtrafik De privatekonomiska fördelarna är uppenbara, men andra ekonomiska faktorer (eventuell trängselskatt, ändrade reseavdrag, förmånsbeskattning av P-platser) skulle sannolikt 1

ytterligare gynna bilpooler. Dessa faktorer väger naturligtvis olika tungt i olika situationer och för olika personer respektive företag och offentlig enhet. Fallgropar och stickspår Bilpooler är nästan generande fördelaktigt (för alla) och risken finns att man i entusiasmen inte ser de risker som en ogenomtänkt marknadsföring kan medföra. Många bilpooler har startats för hushåll och i företag utan ett gediget förarbete, varpå poolen på olika sätt har blivit ett fiasko. De vanligaste felen är: En bilpool för hushåll startas, ofta med miljöargument, av en grupp likasinnade entusiaster (pionjärer), som själva inte har något större behov av bil. Dessa rekryterar likasinnade bekanta, med samma minimala bilbehov. Följden blir en pool som ingen egentligen behöver, varpå bilen, trots alla medlemmar, står underutnyttjad. Ekonomin blir snabbt lidande och poolen dör. Samma typ av bilpooler startas och drivs av ett fåtal eldsjälar och när dessa tröttnat, bränt ut sig eller flyttat faller organisationen samman. Bilpoolen sköts väl men glömmer att rekrytera (för att ens kunna behålla sin storlek). Efter som bilpooler passar vissa människor och i vissa faser i livet kan omsättningen på medlemmar vara ganska stor, ofta 10-30 %. Då kan det ganska plötsligt bli ont om medlemmar och poolen dör svältdöden. Bilpoolen väljer att expandera i nya områden där man finner likasinnade. Följden blir en utspridd skara likasinnade som alla har dålig tillgång till poolens bilar. Bilpooler startas på företag (eller förvaltningar) av miljöskäl, utan ett gediget förarbete, utan ekonomiska drivkrafter och utan att egentligen vara en funktionell lösning på företagets faktiska transportbehov. Företaget inför bilpool utan att några ytterligare åtgärder vidtas, informationen uteblir, alla har gratis P-plats och kör sina egna bilar. Följden blir att ingen använder poolbilarna, en usel ekonomi och bilpoolens död. 2

Metoder steg för steg Som i alla andra fall där man vill förändra resebeteenden är det en mycket stor fördel om man kan identifiera problem och drivkrafter kopplat till förändringen. De föreslagna åtgärderna skräddarsys sedan så att de löser dessa problem. Nedan beskrivs grovt en lämplig tågordning, i stort sett användbar för både hushåll, företag, förvaltningar och hela kommuner. 1. Identifiera lokala problem och lokala drivkrafter för en bilpool. 2. Identifiera geografiska områden där en bilpool har goda möjligheter att lösa.problem och tillföra nytta hos målgruppen. Se ovanstående framgångsfaktorer! 3. Identifiera och bjud in möjliga användare (företag, nyckelpersoner, boende,föreningar etc.) och andra intressenter (lokaltrafik, taxi, bilhandlare, bensinbolag etc.). Viktigt är att samla många olika användarprofiler, så att fordonen kommer att utnyttjas optimalt. Starta en diskussion med dessa om problem, nyttor och olika paket av lösningar. På så sätt formas en bred samling av intressenter som ser en egen nytta med bilpoolen efterfrågan ökar och riskerna sprids. Utbilda dem grundligt och låt denna fas ta tid. 4. Kom överens om ett bra upplägg på bilpoolen (huvudman, driftsform, placeringar, storlek, användargrupper, marknadsföring, uppföljning etc.). Här är det oerhörtviktigt att ingående företag grundligt analyserar sitt transportbehov så att bilpoolendimensioneras för de transporter den ska betjäna! 5. Överväg kompletterande åtgärder som ger bilpoolen ytterligare fördelar. I en stadhandlar det ofta om bra basparkeringar. I ett företag handlar det om både morot och piska för att styra transporterna till bilpoolen. 6. Handla upp tjänsten enligt ovan av trovärdiga bilpoolsleverantörer eller starta poolen i egen regi. 7. Rekrytera och marknadsför kontinuerligt! Bilpooler kräver tålamod och långsiktighet. 8. Följ upp bilpoolen och dokumentera resultaten. För att lyckas i längden måste det finns goda resultat att hänvisa till och dessa måste kunna översättas i konkret nytta för hushållen, företaget eller offentliga enheten. Ambitioner och mål Förhållandena är naturligtvis annorlunda i en offentlig enhet och i ett företag. Där kan en beslutsam och konsekvent ledning införa bilpool och på olika sätt minimera alla andra möjligheter att köra bil i tjänsten. Det avgörande i ett företag är i stället om verksamheten passar för bilpool. I många fall kan en viss del av verksamhetens bilresor täckas med bilpool, medan förmånsbilar, bruksbilar, taxi och privata bilar står för resten. Grunden för detta är en ordentlig genomgång av det egentliga transportbehovet. 3

Mått, indikatorer, nyckeltal och schabloner Bilpooler låter sig ganska lätt mätas, medan nyttan i förändrade resvanor inte alltid är lika lätt att uppskatta eller dokumentera. Det finns en hel del internationell forskning på området och även om osäkerheterna är betydande finns det ändå en stor enighet om vilka nyckeltal som bör användas. Grunden för en fungerande bilpool är ett ekonomiskt vettigt utnyttjande av en fordonsflotta. Därför bör antalet bilar, inte förare, vara måttet på poolens storlek. Bilpool kan vara privatekonomiskt vettigt när man kör mindre än 1100 mil per år. Varje poolbil ersätter i genomsnitt fem privat ägda bilar. Det går ungefär 15 hushåll på varje poolbil. Ju större pool desto fler hushåll per bil. Varje privat bilpoolskund minskar i genomsnitt sitt bilkörande med en tredjedel. För företag och förvaltningar finns få uppföljningar, men en försiktig uppskattning säger att bilpool minskar arbetsplatsens bilresor med ungefär 10 %. Varje poolbil reducerar utsläppen av koldioxid. Bilpooler är den saknade infrastrukturella länken som gör att de olika transportslagen fungerar bättre. Eftersom bilpooler påverkar resvanor har de också effekter på flera av våra transportpolitiska delmål. Bilpooler är i första hand en effektivisering av resandet och har direkta effekter på bilbruk och privatekonomi. Därutöver är bilpooler positivt för trafiksäkerhet, tillgänglighet, jämställdhet, hälsa, miljö, minskad trängsel och minskat behov av parkeringsutrymme. Sammantaget är bilpooler kanske mest ett verktyg för att demokratisera tillgången till bilar, vägar och utrymme i staden. Varför har denna variant av bilpool blivit så aktuell? Miljöintresset växer i samhället. Politiska insatser genomförs för att minska bilåkandet. Många företag och offentliga enheter börjar se över sina resor och transporter i jakt på både besparingar och miljöfördelar. Intresset för bilpooler har ökat, inte minst inom den offentliga sektorn. 4

Tekniken för bilpoolsverksamhet har förbättrats avsevärt, vilket också minskar kostnaderna. Det finns tre huvudtyper av bilpooler att utgå från: Mixad pool Tillgången till bilarna delas mellan olika grupper. Ett företag eller en organisation har till exempel tillgång till bilarna under kontorstid på vardagar. Och en annan grupp har tillgång till dem på kvällar och helger. Det här upplägget passar bland annat kommuner och landsting som kan ge privatpersoner tillgång till bilarna när de inte används i tjänsten. Effektivt både för ekonomin och miljön! Sluten pool Bilarna i poolen används bara av en och samma grupp, till exempel ett företag, offentlig enhet eller en organisation. Öppen pool Bilarna i poolen är tillgängliga för alla typer av medlemmar på samma villkor. Hur fungerar det? Nyckel samt tankkort är då alltid i bilen. Resenärerna måste registreras in i ett poolbilssystem för att kunna använda poolen/erna. Det prisupplägg som är vanligast för bilpool med telematik är debitering per timme + kilometerkostnad inkl. bränsle + fast månadskostnad per bil + bokningsavgift. Så här enkelt är det att boka, hämta och lämna: 1. Logga in på den webbaserade bilpoolsidan och gör din bokning. Bokningen skickas till en dator i den aktuella bilen. 2. Koden du behöver för att låsa upp bilen får du via sms minuten före hyresstarten, och du bekräftar den med pin-koden du fick när du bokade. 3. Vill du inte använda mobilen för att låsa upp så kan det göras med hjälp av ett smartcard/rfid-bricka istället. 5

4. Nyckeln till bilen sitter i en box i handskfacket. Den använder du under hyrans gång, precis som vanligt. När du ska lämna tillbaka bilen sätter du tillbaka nyckeln i boxen, kliver ur och stänger dörren. Hyran avslutas och bilen låser sig efter 30 sekunder. 5. Bilens dator skickar sedan uppgifter om hyrtiden till administrationen som i sin tur skickar faktura och eventuell annan information tillbaka till dig. 6. Innan du avslutar hyran måste du tanka upp bilen med det tankkort som ligger i bilen. Kod till tankkort får man via ett sms vid bokning eller via en modul i bilen som genererar en kod. Det finns idag egentligen bara en leverantör som kan erbjuda ett riktigt bra bilpoolskoncept med telematik. Det innebär att ni troligtvis bara får in ett anbud från en leverantör vid en upphandling av bilpool med telematik. Det blir därmed svårt att veta om det är ett bra anbud som lämnats in. 4.4 Nyttjande Det viktigt att helt sära på privat förhyrning och tjänsteförhyrning. 4.4.1 I tjänst Om ni förändrar upplägget från leasade fordon till att hyra på långtid av hyrbilsleverantör är förfarandet i stort detsamma för de anställda som ni har idag. Men, om ni ändrar till bilpooler med telematik blir det en total förändring i nyttjandet av bilarna. Varje anställd som har behov av att nyttja poolbilar måste här registreras i ett bilpoolssystem, även som brukare i tjänst, där mailadress och mobilnummer anges. Det kan även lösas med en så kallad Rfid bricka som resenären får personligen (mot en kostnad i regel) som gör att personen kan öppna och låsa bilen då hon/han skall nyttja den. Bokningarna sker alltid i ett webbaserat bokningssystem. 4.4.2 Privat Kan den privata förhyrningen ha samma priser som den del som hyrs i tjänst samt kan eget ägda fordon nyttjas för privat användning? Här finns en risk att det kan bli mål för en förmånsbeskattning för den anställde privat. Detta måste först kontrolleras med Skatteverket eller sakkunnig hos er. Om det är fall för en förmånsbeskattning, kan man prissätta den privata delen med andra priser som man i ett sidoavtal till landstingets ramavtal kan reglera med förmånliga priser. Vid privat nyttjande av extern hyrbilsleverantör rekommenderar jag att bokning av privat förhyrning ske direkt med hyrbilsleverantören. Där får de alltid en fulltankad, tvättad-och städad bil. Framför allt blir det aldrig en situation som orsakar problem med tankning vid 6

återlämning eller problem med skadehanteringen som nämns i punkt 6. Allt är direkt kanaliserat till den privata resenären av hyrbilsleverantören, med ett förmånligt, separat, avtal. Vid privat användande av bilpool med telematiklösning är det ett helt annat koncept än hyrbilskonceptet. Varje person måste registrera sig i bilpoolssystemet och lägga upp sin profil med kreditkort och mailadress och mobilnummer. Varje person får även gå igenom en kreditvärdighetskontroll för att bli godkänd användare. Jag vill här ännu en gång poängtera att det även i en bilpool med telematiklösning, där man mixar privata hyror som betalas av resenären själv och med hyror i tjänst som då betalas av landstinget, finns en risk för problemen med skadedelen och upptankningsdelen som nämns i punkt 6. Det är tyvärr en del som är svår att komma ifrån med mixade pooler som utnyttjas av landstingets personal i tjänst och privat. 5. Kalkyler Då jag naturligtvis inte har tillgång till era leasingkostnader på de fordon ni har i dag samt hur många fordon ni har på leasing och hur de används idag, måste jag lämna den delen för beräkning till er. Dock får ni en skiss på hur kostnaderna kan byggas upp med vad som ingår och inte ingår i de olika delarna på alla versioner som tas upp i denna rapport. 5.1 leasade bilar De fordon ni leasar idag har jag ingen information om de är på finansiell leasing eller operationell leasing. Jag punktar upp de delar som innefattar en kostnad och som landstinget bör skapa en vetskap om för att göra rätt jämförelse när man har som mål att hantera den mest optimala hanteringen med bilpooler. Vad har landstinget för priserna på finansiell leasing, om ni nu har den versionen idag? Leasingavgift per månad Belopp:? Första förhöjd hyra Belopp:? Restvärde Belopp:? 7

Hur många mil ingår per månad Antal mil:? Leasingperiod Hur lång leasingperiod har ni? Vad kostar nedanstående delar per år med de leasade bilar ni har idag om ni har finansiell leasing: Bilskatt Fordonsförsäkring Service av bilens serviceperioder Personal för hantering av bilar i Nyköping -antal timmar:? -total timkostnad:? Katrineholm -antal timmar:? -total timkostnad:? Eskilstuna -antal timmar:? -total timkostnad:? Underhåll med skador Tvätt/städning per år 8

Däckbyten (vinter-sommardäck) per år Däckförvaring 24 timmars jourservice med all typ av hantering gällande fordonen Ersättningsbil vid eventuellt verkstadsbesök, service, däckbyten etc. Totalbelopp per år för leasade bilar Vad har landstinget för priserna på operationell leasing, om ni nu har den versionen idag? Leasingavgift per månad Belopp:? Första förhöjd hyra Belopp:? Restvärde Belopp:? Hur många mil ingår per månad Antal mil:? Leasingperiod Hur lång leasingperiod har ni? Bilskatt Fordonsförsäkring 9