Styrande dokument Rutindokument Rutin Sida 1 (9) Handbok för organisationsförändringar Innehåll Handbok för organisationsförändringar... 1 1. Sammanfattning... 2 2. Målgrupp... 2 3. Syfte... 2 4. Förutsättningar... 3 5. Rutinbeskrivning... 3 6. beskrivning... 6
Sida 2 (9) 1. Sammanfattning En organisationsförändring ska alltid vara processad, beslutad och känd av verksamheten enligt gällande Anvisning vid organisationsförändringar inom NLL. En detaljerad organisationsstruktur inom berörd verksamhet måste finnas beskriven. Det är viktigt att tidigt utse kontaktpersoner (Beställarrepresentant) från verksamheten som aktivt ska delta i arbetet. Verksamheten måste prioritera att avsätta tid för detta arbete. För att säkerställa att IT-systemen alltid innehåller en korrekt organisationsstruktur krävs ett kontrollerat och systematiskt sätt att uppdatera organisationsstrukturen i berörda IT-system. Denna handbok beskriver det arbetsflöde (rutin) som används för att hantera organisationsförändringar och dess påverkan på registervården inom ITsystem inom NLL. 2. Målgrupp Målgrupp för handboken är all personal inom NLL som på något sätt berörs av initiering, planering och genomförande av en organisationsförändring. 3. Syfte Syftet med handboken är att på ett kontrollerat sätt kunna genomföra organisationsförändringar inom NLL och dess berörda IT-system, med så liten påverkan som möjligt på verksamheten. Följande IT-system inom NLL är fundamentala för att spegla organisationsstrukturen inom NLL: Objektdatabasen Personalsystemet Journalsystemet (VAS) Intern HSA-katalog (ihsak) För att genomföra beslutad organisationsförändring i dessa system och för att säkerställa följsamhet i övriga berörda IT-systemen ska denna handbok följas. Till Handboken finns även följande dokument: Anvisning vid organisationsförändring inom NLL Beställning organisationsförändring Obligatoriska begrepp i NLL organisation (excel) Namnsättning av enheter inom NLL Övriga dokument/rutiner kopplade till organisationsförändring tas fram av respektive funktionsområde/objekt/system.
Sida 3 (9) Med organisationsförändring avses exempelvis: skapa ny organisatorisk enhet byta namn på organisatorisk enhet avsluta organisatorisk enhet slå ihop organisatoriska enheter dela på en befintlig organisatorisk enhet korrigera/modifiera organisatorisk enhet skapa ny privat Hälsocentral inom vårdval privatisering av organisatorisk enhet 4. Förutsättningar Beställaren ansvarar för att en detaljerad organisationsstruktur inom berörd verksamhet finns beskriven innan genomförandet påbörjas. 5. Rutinbeskrivning Beställare/ Beställarrep/ Övriga berörda parter Koordinator IT/ Informationssä kerhet Verksamhetsdirektör Beställarrep/ Koordinator IT/ övriga beörda parter Beställarrep/ Koordinator IT. Personer i FOobjekt och övriga berörda parter Beställarrep. samt övriga berörda parter Starthändelse: Önskad organisationsförändring i verksamheten 1. Initiera 2. Granska 3. Besluta 4. Planera 5. Ärende registrering 6. Ändra/ Genomföra 8. Utvärdera Analysera konsekvenser/ risker(konsekvens och kostnadsanalys) Underlagen granskas Beslut om ändring fattas av Verksamhetsdirektör Beslut diarieförs Registrera ärende med bilagor i Medusa Ärendeportal Genomföra ändringar i de fundamentala systemen Utvärdera ändringen Möte med berörda personer Skicka beställning för beslut Beslut meddelas Beställarrepresentant Planeringsmöten med berörda personer Underärenden/ information till berörda förvaltningsobjekt Genomföra förändringar i övriga berörda system Gå igenom checklista Körschema tas fram Påbörja identifiering av berörda ITsystem Ta fram Underlag för obligatoriska begrepp samt Beställning Skicka beställning i för granskning Nedan beskrivs de steg som ingår i rutinen. Starthändelse: - Beställarrepresentanten kontaktas av den verksamhet som önskar göra förändringen.
Sida 4 (9) Steg 1 Initiera Aktivitet Beställare/Beställarrepresentant påbörjar arbete med konsekvensanalys av organisationsförändringen (inkl. risk- behovs och kostnadsanalys). I arbetet ska bl.a. BR, Kommunikatör, Divisionsekonom, HR-specialist, DA ihsak delta. I de fall ändringen berör vårdverksamhet ska divisionens vård-verksamhetsutvecklare delta. Om det gäller vårdverksamhet ska Informationssäkerhetsstrateg kontaktas/medverka vid möte för att säkerställa följsamhet till PUL och PDL. Om organisationsförändringen innebär förändringar i namnsättning ska Kommunikatören bära namnfrågan till Kommunikationsavdelningen för beredning. Om vårdverksamhet ska även Verksamhetsstrateg, Hälsoinformatik delta i beredningen Checklista för genomförandet gås igenom. Inventering av vilka IT-system som berörs (registervård) bör påbörjas. Beställaren (B) tar tillsammans med Beställarrepresentanten (BR) fram och dokumenterar all nödvändig information om organisationsförändringen enligt underlaget Obligatoriska begrepp i NLL organisation (excel) Resultatet ska ligga till grund för beslutsunderlag för ändringen enligt mall Beställning av organisationsförändring. BR skickar Beslutsunderlag på önskad organisationsförändring till Koordinator IT på Länsteknik och Informationssäkerhetsstrateg för granskning. Syftet med initieringen är att få en uppfattning om omfattning och att organisationsförändringen ska vara ordentligt analyserad och förankrad i och av den egna divisionen. er Beställare, Beställarrepresentant, Divisionsekonom, HRspecialist, DA ihsak. Steg 2 Granska Aktivitet Koordinator IT på Länsteknik och Informationssäkerhetsstrateg säkerställer att beställningen är korrekt ifylld. Beställningen skickas sedan för beslut till Verksamhetsdirektör. Syftet med granskningen är att säkerställa att Verksamhetschef tar beslut utifrån rätt förutsättningar. er Koordinator IT på Länsteknik och Informationssäkerhetsstrateg
Sida 5 (9) Steg 3 Besluta Aktivitet Informationssäkerhetsstrateg skickar beställningen till Verksamhetsdirektören för beslut via godkännandeflöde i VIS. Informationssäkerhetsstrateg meddelar beslutet till BR. Syftet med beslutet är att det ska finnas ett dokumenterat beslut. er Verksamhetsdirektören, Informationssäkerhetsstrateg Steg 4 Planera Aktivitet BR diarieför beslutet. Beställarrepresentanten sammankallar till möte för att få skapa ett körschema. Medverkande är Koordinator IT, förvaltningsansvariga (FL/FLIT) för NLL Personal, och NLL Ekonomi. Systemspecialist /LFIT för ihsak. Representant från infra (Länsteknik). Om vårdverksamhet ska även Verksamhetsstrateg för Hälsoinformatik kontaktas/medverka. Vid behov kallas övriga berörda kompetens in. Beställarrepresentanten utser vid behov nyckelpersoner som ska delta aktivt i arbetet. Beställarrepresentant tar vid behov fram Informationsplan tillsammans med Kommunikationsavdelningen. Syftet med Planerafasen är att ta fram aktiveter och körordning för alla berörda. er Beställarrepresentant, Koordinator IT, Systemspecialist, FLIT o FL. Representant för infrastruktur. Steg 5 Ärenderegistrering Aktivitet Beställarrepresentanten registrerar ärende i Medusa Ärendeportal inkl. bilaga Beställning organisationsförändring samt Obligatoriska begrepp i NLL organisation (excel). Underärende/information skickas av Koordinator IT vid behov till berörda objekt. Varje FL/FLIT eller motsvarande ansvarar för att egna rutiner finns framtagna i syfte att kunna hantera eventuella registervårdsändringar och andra ändringar i systemen. BR finns tillgänglig för att svara på ev frågor. Syftet är att organisationsförändringen ska finnas registrerad som ett ärende för att få möjlighet att kunna följa arbetet och koppla eventuella fel och incidenter till
Sida 6 (9) er organisationsförändringen. Ärendet är också grund för beställningar till berörda objekt. BR, Koordinator IT, FL, FLIT, objektspecialist Steg 6 Genomföra Aktivitet Ändringar genomförs enligt framtaget körschema i de fundamentala systemen. Koordinator IT ansvarar för att samordna ändringar i de områden som ligger under Länstekniks ansvar för registervård (t.ex. inloggning, lagringsytor osv.) enligt Checklista Länsteknik. Ändringar genomförs i övriga system. Förändringar inom de fundamentala systemen genomförs enligt framtaget körschema. Länstekniks ansvarsområde genomförs enligt Checklista Länsteknik av medarbetare på Länsteknik. Registervård/Förändringar i övriga IT-system genomförs av respektive systems förvaltning eller motsvarande. er FL, FLIT, Applikationsspecialister, Objektspecialister Steg 7 Utvärdera Aktivitet Utvärderar organisationsförändringen. Beställarrepresentant kallar till möte för att analysera organisationsförändringen ca två månader efter genomförd förändring. Vid mötet ska eventuellt inkomna avvikelser, incidenter och problem analyseras. Alla medverkande får möjlighet att komma med förslag på förbättringar för att effektivisera kommande förändringar i organisationen. er Koordinator IT, Beställarrepresentant, FLIT, Applikationsspecialist, Verksamhetsutvecklare Hälsoinformatik (vård), Förvaltare av styrdokument för organisations förändringar samt andra berörda 6. beskrivning Följande roller/funktioner medverkar i processen: Ägare av organisationsstruktur Beställare Beställarrepresentant Kommunikationsavdelning Hälsoinformatik (vård) Informationssäkerhet Ekonomichef/Divisionsekonom HR-chef/HR-specialist Förvaltningsledare (FL) Förvaltningsledare IT (FLIT) Koordinator IT
Sida 7 (9) Objektspecialister Applikationsspecialister Samt övriga roller som kan vara berörda av ändringen. Funktion / arbetsuppgifter Ägare av organisationsstruktur inom NLL Ägare av organisationsstrukturen inom NLL är Verksamhetsdirektören, Verksamhetsavdelningen. Ansvarar för NLLs beslutade organisationsstruktur Ansvarar för att beslutad organisationsstruktur är dokumenterad. Ansvarar för Anvisning gällande organisationsförändringar. Ansvarar för namnsättning av enheter Beställare Vid organisationsförändringar är beställaren Divisionschef, Avdelningsdirektör i landstingsdirektörens stab, Verksamhetsdirektören. Initierar en utredning och konsekvensanalys av önskad organisationsförändring. Ansvarar för att beslutad organisationsförändring initierar ändringen. Beställarrepresentant ska finnas utsedd för varje division. Om denne slutar ansvarar beställaren för att en ny utses. Kommunikationsavdelning Vid organisationsförändring av enhet har Kommunikationsavdelningen ett uppdrag att bereda ärenden om namnsättning av enhet inför beslut. Om ärendet gäller en vårdverksamhet ska Verksamhetsstrateg, Hälsoinformatik delta i beredningen. Kommunikationsavdelningen har också i uppdrag att ansvara för att relevant information kommer berörda tillhanda. Se rutin Namnsättning. Bereda ärende kring namngivning vid organisationsförändringar inför beslut av Verksamhetsdirektören Ansvarig för beredning inför namnsättning. Ansvar för informationsspridning /Funktion Hälsoinformatik (vård) Hälsoinformatik ansvarar för strukturlogik i VAS. Vid organisationsförändring av vårdverksamhet som berör namnsättning har Verksamhetsstrateg, Hälsoinformatik tillsammans med Kommunikationsavdelningen
Sida 8 (9) /Funktion ett uppdrag att bereda ärendet inför beslut. Se rutin Namnsättning av enheter inom NLL samt rutin Hälsoinformatik. Hälsoinformatik ansvarar för: Informationsstrukturen i VAS (kodverk av olika slag) Uppföljningslogik i VAS Säkra namnsättning inom vårdverksamhet Ansvara för följsamhet till Patientdatalagen i praktiken Informationssäkerhet Vid organisationsförändring har Informationssäkerhet ett uppdrag. Informationssäkerhet ansvarar för: Säkerställande av följsamhet till PUL Säkerställande av följsamhet till PDL Beställarrepresentant Person som är utsedd av Divisionschef eller Avdelningsdirektör att representera verksamheten vid organisationsförändringar. Beställarrepresentanten ansvarar för att ta fram korrekt förändringsunderlag och för att driva arbetet med organisationsförändringen så att den blir korrekt genomförd inom berörd verksamhet. Beställarrepresentanten samordnar samtliga aktiviteter som ska genomföras. Bereda Beslutsunderlag organisationsförändring med bilaga underlag som visar Obligatoriska begrepp i NLL organisation (excel). Eskalera eventuella problem till ansvarig chef i berörd organisation. Identifiera eventuella nyckelpersoner i berörd organisation. Medverka vid framtagandet av information och vid behov informationsplan tillsammans med kommunikationsavdelningen. Planera och genomföra arbetsmöten relaterad till omorganisationen i de fall flera verksamheter är inblandade. Sammanställa tidplan och körschema i samarbete med berörda FL, FLIT, kontaktpersoner samt Koordinator IT. Följa upp och utvärdera genomförd förändring. Ekonomichef/Divisionsekonom Ansvarar för att säkerställa korrekt namn på division,
Sida 9 (9) basenhet, och kostnadsställe i objektdatabasen utifrån förändringsunderlag från Beställarrepresentanten. Arbetsuppgifter Ansvarar för att säkerställa att beslutad organisationsförändring uppfyller krav på lokal och nationell uppföljning. HR-chef/HR specialist Ansvarar för att säkerställa personalplacering i personalsystem. Kommunikatör/redaktör Kommunikatören hjälper till att nå berörda målgrupper med erforderlig information om organisationsförändringen. Arbetsuppgifter Exempel: Vägleda informationsarbete Publicera information på intranätet. Skyltning av enheter (om- och nyskyltning) Koordinator IT (Länsteknik) Koordinator IT ansvarar för att samordna arbetet med organisations-förändringen inom de områden som ligger under Länstekniks ansvar för registervård (t.ex. inloggning, lagringsytor osv.) enligt checklista Länsteknik. Denne deltar som stöd till i första hand Beställarrepresentanten under hela processen. Arbetsuppgifter Vara sammanhållande för arbetet som ska utföras på Länsteknik Vid behov planera och genomföra arbetsmöten relaterad till organisationsförändringen. Sammanställa körschema Följa upp och utvärdera genomförd förändring. Bemanning en Koordinator IT bemannas av Länsteknik. FL/FLIT FL /FLIT eller motsvarande ansvarar för att bedöma huruvida deras system behöver ändras utifrån organisationsförändringen. Varje förvaltningsobjekt eller motsvarande ansvarar för att egna rutiner finns framtagna i syfte att kunna hantera eventuella ändringar i systemen. Arbetsuppgifter Ta fram rutiner för hantering av ändring i berörda system Delta i möten kring organisationsförändringar