Årsmöte VMK 2015-02-08 sida 1(8) 2015 Årsmötesprotokoll VMK 1. Fråga om mötets behöriga utlysande Information om årsmötet har funnits på VMK s hemsida sen januari 2015. Förutom styrelsen var det 4 stycken närvarande medlemmar. Årsmötet beslutade att mötet var behörigt utlyst 2. Val av a) Ordförande Årsmötet beslutade att välja Janne Andersson b) sekreterare för mötet Årsmötet beslutade att välja Bella Hall 3. Val av två justeringsmän att jämte ordförande justera protokollet Årsmötet beslutade att välja Agne Nylander och Fredrik Werner 4. Styrelsens berättelser Janne Andersson berättar att styrelsen har haft 6 protokollförda möten. Ett klubbmästerskap har körts. Klubben har kört i Östra serien Klubbens medlemmar har deltagit i olika tävlingar, se vidare under Verksamhetsberättelse 2014 som bifogas Wolfgang Pascher berättar kortfattat om ekonomin. Det är mindre intäkter 2014 men det hänger ihop med att det var färre öppettimmar, se Ekonomirapporten som bifogas. 5. Revisorernas berättelse Hans Orbert berättade att styrelsen har god ordning på allt och att ansvarsfrihet ska beviljas. Bilaga bifogas 6. Fråga om ansvarsfrihet för sektionsstyrelserna och styrelsen för den tid revisionen avser Årsmötet beslutade att bevilja ansvarsfrihet för styrelsen enligt revisorns förslag 7. Val av a) Kassör och sekreterare för en tid av 2 år Årsmötet beslutade att välja Wolfgang Pascher som kassör och Bella Hall som sekreterare. b) Suppleant i styrelsen för en tid av 2 år Årsmötet beslutade att välja Pelle Hellström. c) Suppleant i styrelsen för en tid av 1 år Årsmötet beslutade att välja Andreas Lindgren. d) Två revisorer jämte två suppleanter för en tid av 1 år, i detta val får styrelsens ledamöter deltaga Årsmötet beslutade att välja Janne Sennrot och Hans Orbert.
Årsmöte VMK 2015-02-08 sida 2(8) e) Val av valberedning Årsmötet beslutade att välja Agne Nylander och Björn Widén. 8. Förslag, som väckts av styrelsen eller till styrelsen inlämnats av sektionsstyrelsen eller röstberättigad medlem minst 14 dagar före mötet (förslag om stadgeändring eller upplösning av Värmdö motorklubb minst 30 dagar före mötet). Budget Årsmötet beslutade att godkänna budgetförslaget för 2015. Verksamhet Årsmötet beslutade att godkänna verksamhetsplanen 2015. Policy, rutiner och mandat Årsmötet beslutade att godkänna policy, rutiner och mandat 2015 9. Information om detaljplanen. Janne berättade att detaljplanen var antagen men att den har blivit överklagad. Enligt handläggare Paula Rönnbäck så kan det ta nästan 2 år innan planen blir godkänd om det överklagas i alla instanser. VMK ska söka bygglov för hus, staket, belysning etc. Klubben ska även anmäla verksamheten som c-verksamhet samt ansöka om fler dagar. 10. Övriga frågor. Det fanns önskemål om att vi kontaktar media för att fler ska få veta att vi finns Önskemål om att medlemsutskick blir möjligt via sms, mejl inför städdag, möten etc. 11. Mötets avslutning Janne tackar oss närvarande Årsmötets ordförande Jan Andersson Årsmötets sekreterare Bella Hall Justeringsman Fredrik Werner Justeringsman Agne Nylander
Årsmöte VMK 2015-02-08 sida 3(8) Verksamhetsberättelse 2014 (Punkt 4) Styrelsearbetet Styrelsen har under året haft 6 protokollförda möten. Tävlingar Klubben har under året arrangerat ett klubbmästerskap där både knattar, juniorer och seniorer deltagit. Klubbmästerskapet är i Sten Lundin s namn. Klubben har genom medlemmar varit aktiva i tävlingsverksamhet bl.a. Ränneslätt, GGN, Östra Open, Stockholmscrossen, Östra distriktets serie, Stångebroslaget, YMX och Mälarfräsen. Banan Underhållsarbeten och justeringar av banan har genomförts. Banan har under verksamhetsåret varit öppen lördagar mellan kl. 10.00 15.00 och torsdagar mellan 17.00 och 21.00. Under 2014 har klubben enligt beslut på årsmötet 2014 köpt öppningsansvaret av några av medlemmarna vilket resulterat i att banan varit öppen alla tillgängliga dagar och intäkterna har ökat. Träningsläger I samarbete med Jonny Lindhe arrangerades läger i Skåne där klubben stod för avgiften för medlemmar med licens i Värmdö Motorklubb. I samarbete med Bernin Bygg arrangerades under novemberlovet ett träningsläger för ungdomsåkare. Prova på Gabriel Losell och Värmdö motorklubb arrangerade 14 juni en välbesökt prova på dag med 54 barn och ungdomar samt ett 20 tal vuxna som provade på motocross. Uppkörning En uppkörning för MX licens har arrangerats i samarbete med Östra Distriktet. Guldhjälm Guldhjälmsutbildning har genomförts under augusti och september med fyra deltagare. Informationsspridning Styrelsen har under året spritt information via klubbens nya hemsida varmdomx.se. Via hemsidan har klubben inbjudit till träningsläger, klubbmästerskap och guldhjälmsutbildning. Styrelsen har under året bestått av undertecknade: Janne Andersson Bella Hall Wolfgang Pascher Anders Hellström Pelle Hellström
Årsmöte VMK 2015-02-08 sida 4(8) Valberedningens förslag 2015 (Punkt 7) Styrelsen 2015 Janne Andersson, Ordförande (1 år kvar) Anders Hellström, Ledamot (1 år kvar) Bella Hall, Sekreterare nyval 2 år Wolfgang Pascher, Kassör nyval 2 år Pelle Hellström, Ledamot nyval 2 år Andreas Lindgren, Suppleant nyval1 år Revisorer 2015 Janne Sennroth nyval 1år Hans Orbert nyval 1år Valberedning 2015 Agne Nylander nyval 1år
Resultat- och Balansrapport VMK 2014 Årsmöte VMK 2015-02-08 sida 5(8) Intäkter Utfall 2013 Budget 2014 Utfall 2014 Budget 2015 Träningsavgifter bana 55 040,00 50 000,00 41 765,00 45 000,00 Övriga intäkter 2 149,00 1 000,00 10 000,00 1 000,00 Sponsorintäkter 17 000,00 17 000,00 12 000,00 12 000,00 Kioskintäkter 34 345,00 30 000,00 18 272,50 25 000,00 Försäljning 4 260,00 8 000,00 1 500,00 1 000,00 idrottskläder/material Medlemsavgifter 37 600,00 35 000,00 54 000,00 45 000,00 Träningskort 7 200,00 5 000,00 5 600,00 5 000,00 Kommunalt bidrag 0,00 100 000,00 80 000,00 50 000,00 Uthyrning bana 800,00 500,00 650,00 500,00 Ränteintäkter 143,12 250,00 0,00 0,00 S:A Intäkter 158 537,12 246 750,00 223 787,50 184 500,00 Kostnader Medlemskort+kontorsmateriel 3 948,90 5 000,00 3 914,00 5 000,00 Materialkostnader bana 2 482,00 20 000,00 92 402,00 20 000,00 Frakt / Transport 2 531,00 3 000,00 23 242,00 20 000,00 Priser/Medaljer 3 702,00 4 000,00 4 087,00 4 000,00 Tillstånd/Förbundsavgifter 24 265,00 25 000,00 20 550,00 25 000,00 Kost/Logi 12 358,00 10 000,00 2 870,00 5 000,00 Inköp kiosk 20 982,00 20 000,00 16 142,50 20 000,00 Inköp idrottsmaterial 35 278,00 5 000,00 0,00 5 000,00 Lokalhyra / hallhyra 180,00 1 000,00 9 180,00 1 000,00 El 8 146,26 10 000,00 11 904,05 10 000,00 Soptömning 1 741,00 1 800,00 1 679,00 1 800,00 Drivmedel/maskinhyra 40 965,00 40 000,00 28 219,00 40 000,00 Hemsidan/Data 86,25 500,00 417,50 500,00 Bankkostnader/e-Bokföring 2 997,00 3 000,00 2 988,00 3 000,00 Utbildningskostnader 10 000,00 15 000,00 0,00 10 000,00 Arvode kioskpersonal 12 000,00 15 000,00 8 400,00 10 000,00 Arbetsgivaravgifter 1 810,00 2 000,00 371,00 0,00 Övrigt 2 000,00 2 000,00 0,00 2 000,00 S:A Kostnader 185 472,41 182 300,00 226 366,05 182 300,00 Resultat Perioden -26 935,29 64 450,00-2 578,55 2 200,00 Balansrapport Ingående Utgående Perioden Kassa 0,00 0,00 0,00 Handkassa 1 000,00 1 000,00 0,00 Företagskonto 26 122,76 23 544,21-2 578,55 Placeringskonto 291,76 291,76 0,00 S:A Tillgångar 27 414,52 24 835,97-2 578,55
Årsmöte VMK 2015-02-08 sida 6(8) Styrelsens förslag till verksamhetsplan 2015 Banan underhålls. Städdagar vår och höst ska genomföras och medlemmar har arbetsplikt. Datum städdagar samordnas med tävlingar så det inte krockar. Under året kommer klubben att arrangera ungdomsverksamhet i form av träningsläger, under förutsättning att föräldrarna engagerar sig och genomför lägren. Uppkörning för licens MX arrangeras 18/4 om vädret tillåter. Utbildning Guldhjälmslicens för nybörjare genomförs augusti-september. Enklare tävling. KM motocross arrangeras, med en höst tävling, föreslaget datum 2015-08-01. Klubben deltar i SVEMO s Östra distrikts serie. Startavgiften betalas av Värmdö Motorklubb. Värmdö Motorklubb arrangerar träningsläger i vår/ höst, i samarbete med Jonny Lindhe inför starten av serien den 30/4-3/5 Träningsläger ska vara avgiftsfria för förare som har licens i Värmdö Motorklubb. Reskostnader, boendekostnader, drivmedel och övrigt betalas av förare själva. Styrelsen har ordinarie styrelsemöten utifrån behov men vanligast en gång/månad. Styrelsen jobbar vidare med bygglov och miljötillstånd för banan. Tillägg från årsmötet Medlemsutskick via sms eller mejl ska kunna göras Försöka få press ut till KM Få till en Facebookgrupp. Information kommer under året att spridas via klubbens hemsida, faktura och inbetalningskort samt information kommer i december att skickas via post
Årsmöte VMK 2015-02-08 sida 7(8) Styrelsens förslag för policy Policy för medlemmar Alla medlemmar har rättigheter och skyldigheter gentemot Värmdö Motorklubb. Rättigheter: Skyldigheter: Medlem tränar till reducerat pris på klubbens bana Deltagande i av klubben arrangerad verksamhet och tävling. Utfärdande av underlag för Svemo licens Nyttjande av förmåner klubben förhandlat sig till. Delta i av klubben påfordrad arbetsinsats, t.ex.arbetsdagar, Arbetsskyldighet gällande öppningsansvar Följa klubbens stadgar.
Årsmöte VMK 2015-02-08 sida 8(8) 1. Öppningsansvar Öppningslista upprättas av styrelsen, varje öppningsdag ska 2 medlemmar i klubben ta ansvar för kiosk och banan. Varje medlem ska ta ansvar för minst en öppning av banan. 2. Rutiner för öppningsansvarig: 1. Kassan och nycklar samt vattentank hämtas och lämnas på anvisad plats. 2. Banan ska öppnas senast när träningen börjar. 3. Ansvar för försäljning i kiosken, kaffekokning, vatten måste medtagas! 4. Ansvar för inskrivning, träningsavgiften är alltid 120 kr, reduceras till 60 kr vid uppvisande av gällande medlemskort. Träningskort gäller för avgiftsfri träning. Träningsavgift lilla banan 60 kr. 5. Kassan redovisas på blankett som finns i klubbstugan, rapport och träningslista ska läggas i kassalådan. 6. Stugan sopas innan ansvarig lämnar banan. 3. Banchef och tävlingsansvarig och kioskansvarig Årsmötet ger styrelsen mandat att utse banchef, funktionärer för tävlingar 4. Styrelsens förslag till teckningsrätt för föreningen Styrelsen föreslår att ordföranden och kassör tecknar föreningen var och en för sig..