Kvalitetshandboken
1.1. Curas historia Innehållsförteckning 1. ALLMÄNT 1.1. Curas historia 1.2. Curas organisation 1.3. Curas ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete 1.4. Struktur och ansvar för kvalitetssäkringsarbetet 1.5. Systematiskt förbättringsarbete 1.6. Mål och utvärdering för åren 2014 2016 1.7. Kund och behov 1.8. Värdegrund 1.9. Kansliet 2. VERKSAMHETER 2.1 Verksamhetschefer 2.2. Notavillan 2.3. Klaragymnasiet med internat 2.4. Sjöarp 2.5. Cura Ungdomsboende 2.6. Konsultgruppen 2.7. Familjerådgivningen 2.8 Familjehems- och utredningskonsulenterna 2.9. Personliga ombud 2.10. Resurscentrum Handboken följer de riktlinjer som ges för kvalitetssäkringsarbete enligt SoL SFS (2001:453) 3 kap 3 och Kommunallagen (1991:900) samt i Socialstyrelsens Föreskrifter och allmänna råd SOSFS 2011:9 (M och S) kap 1 och 5 2 st. Tryckt i juli 2014.
1.1. Curas historia Curas kvalitetshandbok togs fram redan 1995 96 i samband med en utbildning i kvalitetsutveckling. Varje verksamhet fick sin egen handbok och vi fastslog rutiner för hur det löpande arbetet med boken skulle säkras. Kvalitetshandboken har därefter blivit ett självklart och naturligt stöd i medarbetarnas vardagsarbete. Handboken har fortlöpande reviderats och utvecklats. I dag utgör den också en viktig del i Curas ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Om kvalitetshandboken 2011 gjordes en total omarbetning av den samlade dokumentationen kring kvalitetsarbetet där man lade samman alla handböckerna till en gemensam. Den nu helt reviderade handboken är dels en samlad handbok för Curas alla verksamheter där ansvar, processer och rutiner är väl beskrivna, dels en tydlig dokumentation av Curas ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete i enlighet med SOSFS 2011:9. Syftet med handboken är att säkra kvaliteten i verksamheten. Den är i första hand till för oss själva, en dokumentation där vi är överens om vad som skapar kvalitet i våra verksamheter, men också för att andra, externa parter, ska kunna ta del av hur vi arbetar med kvalitetsarbetet. Handboken är ett levande dokument och förändras ständigt i takt med förändringar i vår omvärld liksom vid interna förändringar av ansvar, processer och rutiner i vårt dagliga arbete. Vår ambition är att utgå från nuläget och sedan utveckla och uppdatera efter hand. Vi vill också att så många delar som möjligt i vår samlade verksamhet, omfattas av vår handbok eftersom delarna påverkar helheten och tvärtom. Att vi uppdaterar boken efter hand innebär att ett tryckt exemplar snart blir inaktuellt. En helt aktuell handbok finns därför alltid att hämta på vår gemensamma server där dokumenten ständigt hålls uppdaterade. För att säkerställa att alla medarbetare känner sig delaktiga i kvalitetsarbetet har även ansvar och struktur reglerats på alla nivåer för just detta arbete i handboken.
1.1. Curas historia 1. Allmänt 1.1. Curas historia Tillbaka i tiden var det vanligt att landsting och stat var huvudmän för institutioner och annan verksamhet inom det psykosociala området. Kommunerna var kunder och de tyckte att de saknade den insyn och det inflytande som var önskvärt och därför föddes tankarna på att bilda ett kommunalförbund i Blekinge med syfte att ta över huvudmannaskapet för de aktuella verksamheterna. 1993 bildades därför Vårdförbundet Blekinge. Alla kommuner i länet utom Karlskrona blev medlemmar vid starten och1997 gick även Karlskrona in i samarbetet. 2011 bytte förbundet namn till Kommunsamverkan Cura Individutveckling Cura. Kansliet finns i egna lokaler på Ågatan i Karlshamn. Curas huvuduppdrag har traditionellt varit att i nära samarbete med medlemskommunerna och andra kommuner erbjuda en kvalitativ och kostnadseffektiv vård och behandling inom det psykosociala området. I takt med en allmän samhällelig förändring och därmed förändrade behov hos medlemskommunerna har Curas uppdrag ständigt förändrats och har sett olika ut från tid till annan. I dag arbetar Cura lika mycket inom området neuropsykiatri (autismspektrum) som inom det psykosociala området. Cura ansvarar just nu för fem institutioner, en gymnasieskola och fyra mindre verksamheter med ca 30 fysiska enheter placerade runt om i länet. Sjöarp boende och daglig verksamhet för personer inom autismspektrumstörning Klaragymnasiet med internat fyraårigt gymnasium för ungdomar inom autismspektrumstörning. Skola Internat Notavillan barn- och familjeenhet Cura Ungdomsboende boende för ensamkommande asylsökande barn Cura Park Cura Vik Familjerådgivning Familjehems- och utredningskonsulenter Personliga ombud verksamhet för personer med en svår och långvarig psykiatrisk problematik Resurscentrum centrum för intern och extern kompetensutveckling Ovanstående beskrivning är allmän för Cura medan den specifika verksamhetsmässiga historien beskrivs under varje verksamhet.
1.2. Curas organisation 1.2. Curas organisation Cura leds av en direktion med nio ledamöter och nio ersättare som utsetts av kommunfullmäktige i sina respektive hemkommuner. Institutionerna leds av verksamhetschefer och en eller två biträdande verksamhetschefer. Gymnasieskolan leds av en rektor tillika verksamhetschef. De fyra mindre verksamheterna bildar tillsammans konsultgruppen, vilken leds av en verksamhetschef. Totalt sysselsätter Cura ca 140 medarbetare. Med några få undantag är alla tjänster heltidstjänster. Till detta kommer ett stort antal timanställda som arbetar vid sommarsemestrar eller vid ordinarie personals sjukdom, tjänstledighet eller liknande. 1.3. Curas ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete 1.3.1. Förbundsordning Medlemskommunerna beslutar om en förbundsordning som bl.a. reglerar förbundets uppdrag, direktionens sammansättning osv. Förbundsordningen ändras om medlemskommunerna är överens om att Curas uppdrag ska förändras. 1.3.2. Budget, plan och mål för verksamheterna Inom de ramar som medlemskommunerna definierat är det sedan politiska beslut inom direktionen som formar Curas samlade verksamheter. Direktionen beslutar om en gemensam delegationsordning för både gymnasieskolan och övriga verksamheter. Denna ändras vid behov. Det viktigaste styrdokumentet vid sidan av förbundsordningen, är budget och plan för kommande verksamhetsår. Här fastslår politikerna önskad inriktning och utveckling för förbundet tre år framåt i tiden. I budgeten återfinns också mål för
1.3. Curas ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete verksamheten, både ekonomiska och verksamhetsmässiga. Ekonomiska mål utvärderas i samband med delårsrapport respektive årsredovisning kommande år, de verksamhetsmässiga målen utvärderas i samband med årsredovisning. Beslut om budget för kommande år ska tas under oktober månad. Respektive verksamhetschef har enligt delegationsordningen ansvar för sin budget. Förbundschefen har det yttersta ansvaret. 1.3.3. Lokala arbetsplaner Direktionen har formulerat verksamheternas uppdrag, mål och principer för utvärdering. När budgeten är tagen i oktober månad är det verksamhetschefernas ansvar att formulera en lokal arbetsplan som ska utformas så att den på ett strukturerat sätt visar vad man, mot bakgrund av den budget som gäller för respektive verksamhet, kommer att göra för att de lokala målen ska uppnås. Den lokala arbetsplanen ska redovisas för direktionen vid årets sista sammanträde. 1.3.4 Utvärdering av målen årsredovisning och verksamhetsberättelse Utvärdering av de generella målen görs i förvaltningsrapporten i samband med årsredovisningen. De ekonomiska målen utvärderas även i delårsrapporten. Förbundschefen ansvarar för utvärderingarna. Verksamhetscheferna ansvarar för att de lokala målen utvärderas i deras respektive verksamhetsberättelser, som redovisas för direktionen i samband med årsredovisningen. Vid sidan av denna formella uppföljning sker en löpande uppföljning under året. Inför varje ledningsmöte (10 ggr/år) skickar ekonomiansvarig en ekonomisk uppföljning till respektive verksamhetschef. På ledningsmötet redovisar hon muntligen en ekonomisk uppföljning för hela Cura och större avvikelser diskuteras i gruppen. Vid två tillfällen per termin har ekonomiansvarig en mera grundlig genomgång och uppföljning av ekonomin tillsammans med respektive verksamhetschef. Vid varje ledningsmöte ger verksamhetscheferna en redogörelse för hur den egna verksamheten fungerar i förhållande till de egna målen, i vissa avseenden. Vid varje direktionssammanträde ger förbundschefen en redogörelse för ekonomin och rapporterar särskilda händelser i verksamheterna och större avvikelser diskuteras. Rapporterna fungerar i vissa delar också som en uppföljning av de lokala målen under året. 1.3.5 Riskbedömning, egenkontroll, klagomåls- och avvikelsehantering Cura har utarbetat riktlinjer för hur arbetet med riskbedömningar liksom klagomåls- och avvikelsehantering ska bedrivas. Övergripande finns ett regelverk för ansvarsfördelning, processer, rutiner samt hur sammanställning skall hanteras. På varje enhet (som kräver det) finns sedan väl dokumenterade lokala rutiner för att säkra arbetsmiljön ur både medarbetar- och klient/elevperspektiv. Rutiner för riskbedömningar finns beskrivet i vår arbetsmiljöplan. Egenkontroller görs när det finns anledning att titta mera noga på någon del i verksamheten. Det kan handla om att vi fått klagomål som antyder en brist men egenkontroller kan också göras som en uppföljning av hur en enhet fungerar. Egenkontroller initieras av medlemmarna, direktionen eller förbundschefen. Ansvarar för dessa gör kvalitets- och utvecklingschefen. 1.3.6. Styrdokument och Centrala direktiv Cura har utarbetat en rad styrdokument som följer av lagar och förordningar. Utöver dessa har Cura formulerat en rad egna policys eller direktiv Centrala direktiv som fungerar som en regelbok för hur vi går till väga i olika situationer inom Cura. Även om styrdokumenten tar sin utgångspunkt i de lagstadgade skyldigheter vi har inom Cura, är de ofta mera långtgående utformade för att ger en tydlig vägledning till våra medarbetare kring hur arbetet inom Cura ska bedrivas. De Centrala direktiven gäller för hela Cura både på generell, grupp och individnivå, och blir därmed en viktig del i vårt gemensamma kvalitetsarbete. De centrala direktiven revideras återkommande vid behov. Ansvarig för att a-jourhålla de Centrala direktiven är kvalitets- och
1.4. Struktur och ansvar för kvalitetssäkringsarbetet utvecklingschefen tillsammans med förbundschefen. På verksamhetsnivå ansvarar verksamhetschefen för att informera om förändringar och nya direktiv. Policydokument Upprättad Revideras Förbundsordning 2011 Vid behov Budget och plan 2013 2014 Arbetsmiljöplan 2013 2016 Brandskyddsplan 2013 2016 Dokumenthanteringsplan 2014 2017 Finansieringsplan 2011 2014 Internkontrollplan 2011 2014 Informationssäkerhetspolicy 2013 2016 Jämställdhetsoch mångfaldsplan 2012 2015 Miljöpolicy 2011 Vid behov Lönepolicy 2007 Vid behov 1.4. Struktur och ansvar för kvalitetssäkringsarbetet För att säkerställa att arbetet med kvalitet blir en levande och ständigt pågående process har struktur och ansvarsfrågor reglerats. Det övergripande ansvaret för själva ledningssystemets utformning är förbundschefens. När det gäller att säkerställa att arbetet med kvalitetshandboken fullföljs på ett ändamålsenligt sätt i alla verksamheter, liksom att handboken är uppdaterad, korrekt och tillgänglig, ansvarar kvalitets- och utvecklingschefen. 1.4.1. Kvalitetsansvarig I varje verksamhet (ibland enhet) finns en kvalitetsansvarig med ett särskilt ansvar för kvalitetshandboken. Vad som följer av detta ansvar är i princip detsamma i alla verksamheter men då det förekommer vissa olikheter redovisas detta specifika ansvar under respektive verksamhet i kvalitetshandboken. I alla verksamheter är kvalitetsarbetet en återkommande punkt på dagordningen vid personalkonferensen. Här tas eventuella behov av förändringar upp och förs sedan in i boken av kvalitetsansvarig. Alla förändringar av kvalitetshandboken ska meddelas kvalitets- och utvecklingschefen. Om förändringarna är av policykaraktär eller på något sätt kan komma i konflikt med andra styrdokument måste ändringarna först förankras och godkännas av förbundschefen. 1.4.2. Kvalitetsträffar Minst två gånger om året hålls en separat konferens inom varje verksamhet, som exklusivt behandlar handboken och en grundlig genomgång görs och eventuella förändringar diskuteras och förs sedan in i boken av kvalitetsansvarig. Också här ska ändringar meddelas kvalitets- och utvecklingschef och ändringar av policykaraktär godkännas av förbundschef. 1.4.3. Utvärdering av kvalitetsarbetet I de verksamhetsberättelser som cheferna skriver i samband med bokslut ska en utvärdering av kvalitetsarbetet på respektive enhet redovisas och utvärderas i förhållande till kvalitetspolicyn. 1.4.4. Uppföljning av kvalitetsarbetet Två gånger om året träffas verksamhetschefer och kvalitetsvariga i en konferens där övergripande frågor kring kvalitetssäkringen diskuteras. Vid dessa tillfällen görs en uppföljning för att säkerställa att handböckerna används på det sätt som är tänkt. 1.4.5. Handboken finns tillgänglig för alla Kvalitetshandboken ska finnas på den gemensamma servern och alltid kunna läsas av samtliga medarbetare. Alla kvalitetsansvariga får göra ändringar under sitt specifika verksamhetsområde direkt i dokumentet. Kvalitets- och utvecklingschef samt förbundschef kan göra ändringar i dokumentet i sin helhet. Dokumentet är lösenordsskyddat i förhållande till övriga medarbetare eller andra som har
1.5. Systematiskt förbättringsarbete möjlighet att ta del av dokumentet. Handboken ska också ligga på förbundets hemsida så att andra intresserade, t.ex kunder, ska kunna ta del av denna på egen hand. Här uppdateras handboken när större förändringar har gjorts, dock minst en gång om året. 1.5. Systematiskt förbättringsarbete För att säkerställa att vi använder oss av de verktyg vi förfogar över när det gäller systematiskt kvalitetsarbete har vi reglerat hur uppföljningar och utvärderingar ska göras. Detta gäller t ex. riskbedömningar, klagomål och avvikelserapportering. I de verksamhetsberättelser som cheferna skriver i samband med årsredovisningen i början av varje år ska en redogörelse av kvalitetsarbetet göras. Vid sidan av att de lokala målen ska utvärderas, ska också en sammanställning av identifierade risker ur arbetsmiljöperspektiv, inkomna klagomål och synpunkter samt anmälda avvikelser göras. På samma sätt ska eventuella Lex Sarah-utredningar redovisas. Till detta ska de åtgärder som vidtagits för att komma till rätta med det som kan definieras som brister i verksamheten redovisas. Detta gäller oavsett om det är organisation, ledning, medarbetare eller de fysiska förutsättningarna som har brustit, eller om orsaken till bristen finns att finna utanför vår egen organisation. Om egenkontroller genomförts i verksamheten ska dessa också redovisas liksom eventuella förändringar. 1.6. Mål och utvärdering för åren 2014 2016 Ytterst ska kvalitetssäkringsarbetet garantera att vi erbjuder våra kunder den kvalitet som följer av lagstiftning och förordning och också den kvalitet som vi utlovar gentemot våra kunder. Varje år beslutar direktionen om mål för den samlade verksamheten vilka anger en ambitionsnivå för det samlade arbetet. Kvalitetssäkringen ska bidra till att vi uppnår de uppsatta målen varför kvalitet och måluppfyllelse är nära knutna till varandra. Uppdrag: Cura verkar främst inom de psykosociala och neuropsykiatriska områdena eller områden som tangerar dessa, och dess ändamål är att på medlemmarnas uppdrag organisera och driva sådan verksamhet där kommunerna ser ekonomiska och verksamhetsmässiga fördelar med samordning. Cura ska kunna fungera som huvudman för verksamheter som avser skola, hem för vård eller boende (SoL 6 1) eller boende i bostad med särskild service för barn eller ungdomar (LSS 9 8), bostad med särskild service för vuxna (LSS 9 9) samt korttidsvistelse utanför det egna hemmet för vuxna (LSS 6 6). Cura skall också verka för att, inom de områden som nämnts ovan, utveckla spetskompetens, för att kunna erbjuda kvalificerad utbildning, utredning, handledning, konsultation, rådgivning mm till kommunerna. 1.6.1. Ekonomiska mål Alla Curas verksamheter ska bära sina egna kostnader 1.6.2. Verksamhetsmässiga mål 1. Personal Cura är en kvinnodominerad verksamhet där fördelningen i dag är 66 procent kvinnor och 34 män. Cura ska eftersträva en jämnare könsfördelning mellan könen till 40/60 procent.
1.7. Kund och behov Minst 90 procent av Curas medarbetare ska känna till och känna sig delaktiga i förbundets övergripande ekonomiska och verksamhetsmässiga mål. Minst 90 procent av Curas medarbetare ska känna till och känna sig delaktiga i den egna verksamhetens lokala mål. Minst 90 procent av Curas medarbetare ska vara väl förtrogna med och uppleva att kvalitetshandboken är ett levande och centralt dokument för det samlade kvalitetsarbetet inom förbundet. Minst 90 procent av Curas medarbetare ska uppleva trivsel på arbetsplatsen vad avser ledning, delaktighet och samarbete. 2. Kompetensutveckling/handledning De samlade kostnaderna för kompetensutveckling och handledning ska varje år motsvara minst 1,3 procent av förbundets totala personalkostnader. Minst 80 procent av den kompetensutveckling som förbundet erbjuder sina medarbetare, ska utgå från den analys som görs årligen inom ramen för ledningsgruppen och som utgår från enhetsvisa SWOT-analyser och följer fastställda rutiner. 3. Beläggning Av de placeringar som görs inom Curas verksamheter ska totalt minst 50 procent utgöras av placeringar från medlemskommunerna. 4. Upplevt resultat Minst 90 procent av Curas kunder ska uppleva att de dokumenterade uppdrag som givits förbundet har genomförts i enlighet med överenskommelse. Varje verksamhet utvärderar sina egna resultat efter fastställda kriterier, som utgår från egna verksamhetsmässiga mål. Av dessa ska totalt minst 90 procent vara uppfyllda. 1.6.3. Utvärdering De ekonomiska målen utvärderas dels i samband med årsredovisningen, dels i samband med delårsrapporten. De verksamhetsmässiga målen utvärderas i samband med årsredovisningen. Underlag till den verksamhetsmässiga utvärderingen hämtas i Curas årliga personalenkät, i respektive verksamhets egen utvärdering samt i annat statistiskt material som Cura förfogar över, t.ex. personalstatistik. 1.7. Kund och behov 1.7.1. Curas kunder Curas kunder är i första hand våra medlemskommuner, och då i huvudsak kommunernas socialnämnder (inklusive LSS-verksamhet) och gymnasienämnder. Vid sidan av dessa kan även andra kommuner och Migrationsverket vara våra kunder.
1.8. Värdegrund 1.7.2. Förhållandet kunder/klienter och elever Vi ser inte våra klienter/elever primärt som kunder men utgår i allt arbete från att kundernas behov och förväntningar motsvarar de krav och förväntningar som klienter/elever kan ställa på oss i enlighet med tecknade avtal. 1.7.3. Prioriteringar Om Curas resurser inte räcker för att tillgodose alla kunders behov och önskemål, ska alltid medlemskommunerna prioriteras. I vissa fall tecknar Cura avtal med andra kommuner och dessa ska komma ifråga i andra hand. Därefter kan övriga kunders behov tillgodoses. 1.7.4. Beskrivning av klientgruppen Klientgruppen varierar över tid men en stor del utgörs av utsatta barn och ibland deras föräldrar eller ungdomar och vuxna med neuropsykiatriska funktionshinder. De lagrum som styr insatserna är SoL, LVU, LSS och HSL (gäller läkemedelshantering). 1.7.5. Bedömning av kundernas behov För att Cura och Curas kunder ska vara överens om vad som ryms i det uppdrag man åtagit sig och på vilket sätt uppdraget ska utföras, ska Cura bjuda in till kontinuerliga träffar med representanter för medlemskommunerna. Direktionens ledamöter har ett ansvar för att aktualisera nya behov och det har också kommunerna. Vid sidan av detta ska alla som arbetar inom Cura genom formella och informella kontakter med kunder och i kontakter med klienter, bidra till att vidga den gemensamma omvärldsanalysen. Detta görs genom att varje enskild medarbetare delar med sig av sina reflektioner och erfarenhetsutbyten till ledningen inom Cura, så att denna kunskap kan bearbetas och vid behov leda till förändringar i verksamheterna. Ömsesidigheten i erfarenhetsutbyte på alla nivåer, är en förutsättning för att Cura ska kunna hålla en hög kvalitet och att uppfattningen om vad som är hög kvalitet delas av Curas kunder. 1.7.6. Avtal ska upprättas De mindre verksamheterna inom Cura: Familjerådgivning, Familjehems- och utredningskonsulenter samt Personliga Ombud, finansieras genom avgifter (PO även statsbidrag) och svarar mot de reella kostnaderna för verksamheterna. I övriga verksamheter betalar varje kund för en plats, per dygn, per termin eller år. Här ansöker kommunerna om plats, prioritering görs enligt ovan och därefter ska alltid ett avtal som reglerar avtalets omfattning och utformning upprättas. Detta garanterar att kunden och Cura är överens om vilken kvalitet som ska uppnås i arbetet. Varje uppdrag ska utvärderas antingen när det är slutfört eller en gång årligen vid längre placeringar. Hur utvärderingen ska gå till och vilka mål som ska uppnås regleras i Mål och utvärdering 2014 2016. 1.8. Värdegrund All verksamhet inom Cura utgår från grundtanken om alla människors lika värde och vi motverkar all form av kränkande behandling. Vi möter de människor vi arbetar med med respekt och anpassar insatsernas utformning och omfattning till deras behov och förutsättningar. Vårt arbete syftar till att dessa människor ska känna trygghet och trivsel samt uppleva mening och sammanhang. Detta är en grund för att människor ska kunna utvecklas och uppnå största möjliga självständighet utifrån sina specifika förutsättningar. Genom att skapa goda relationer med både de vi arbetar med och våra kunder ges förutsättningar till positivt förändringsarbete. Vi arbetar strukturerat efter väl kända och beprövade metoder som personalen har god kunskap om och kompetens att genomföra. Vårt arbete följs upp och utvärderas kontinuerligt för att säkra en god kvalitet. Vi är angelägna om att ständigt omvärdera och ompröva vårt uppdrag utifrån kundernas behov. Utifrån denna värdegrund har vi skapat devisen Vi hjälper människor att växa.
1.9. Kansliet 1.9. Kansliet 1.9.1. Personella resurser Personal 5,5 tjänster Förbundschef 1 100% Personal- och löneadministratör 1 100% Ekonomiansvarig 1 100% Kvalitets- och utvecklingschef 1 100% HR-ansvarig 1 100% Administratör 1 50% Utbildningskrav Relevant högskoleutbildning för tjänsten. 1.9.2. Förbundschef (FC) Ansvarsområde 1. Avtal 2. Direktion 3. Revision 4. Utredningsarbete 5. Utvecklingsarbete 6. Ekonomi 7. Samverkan och kundkontakter 8. Personal 9. Kvalitetschef 10. Information och marknadsföring 11. Kompetensutveckling 1. Avtal 1.1. Tecknande av avtal FC ansvarar för att avtal tecknas i alla avseenden där Cura står i ansvarsförhållande till någon annan part. Det kan avse hyresavtal, tjänsteköp, handledning, konsulttjänster, leasingavtal eller liknande. I egenskap av firmatecknare tecknar FC alla avtal som har ekonomisk betydelse för förbundet. 1.2. Förfrågningsunderlag och anbud När tjänster som Cura köper avser större värden tillämpas alltid Lagen om offentlig upphandling, LOU. Detta kan avse utbildningsinsatser, kurser och konferenser, leasingbilar, banktjänster, osv. Vid större upphandlingar samråder FC med direktionen kring kravspecifikationer. FC ansvarar även för att lämna anbud som avser vårdplatser, konsulttjänster eller liknande, när detta är befogat utifrån förbundets uppdrag. Vid större upphandlingar kan Cura genom avtal erhålla konsulttjänster från Karlshamns kommun. Cura är anslutna till Commentus. 1.3. Centrala avtal FC ansvarar för att centrala avtal kommer till direktionens och verksamheternas kännedom. 2. Direktion 2.1. Direktionssammanträden Direktionen sammanträder minst fem gånger per år. Tid och plats för kommande sammanträden kommande verksamhetsår, beslutas vid Curas december-sammanträde. FC upprättar en ärendelista i samråd med ordföranden till varje sammanträde och bokar lokal i förekommande fall. Därefter skrivs kallelser som skickas ut till ledamöter och ersättare samt adjungerande ledamöter senast 10 dagar före aktuellt sammanträde. FC ansvarar för att ledamöterna får bra underlag för att fatta beslut, antingen skriftligen eller genom muntliga föredragningar. Vid varje sammanträde avger FC en rapport från verksamheterna samt en ekonomisk rapport. FC är direktionens sekreterare och skriver protokoll. FC ser till att protokollet justeras och skickas ut till direktionens ledamöter, adjungerande ledamöter samt till kommunerna. Protokollet sänds med vanlig post eller e-post. FC ansvarar för att justerat protokoll, enligt kommunallagens bestämmelser och Curas reglemente för direktionen, anslås på anslagstavlan, Rådhuset i Karlshamn.
1.9. Kansliet 2.2. Överläggning med ordföranden och Curas presidium Vid fasta möten eller via telefonkontakt rapporteras fortlöpande till ordförande om verksamheternas situation och annat som kan påverka Cura. Inför sammanträden har FC beredningsmöten med presidiet. 3. Revision FC ska tillsammans med EA tillhandahålla underlag och verifikationer till revisorerna samt lämna information och förklaringar avseende underlagen. FC redovisar om önskemål finns, delårsbokslutet för tjänsterevisorn och valda revisorer. Vid årets bokslut redovisar FC revisionsrapporten för revisorerna. Efter beslut om bokslut i direktionen översänds detta tillsammans med revisionsrapport till medlemskommunerna. 4. Utredningsarbete Initiativ till en utredning kan tas av medlemskommunerna, direktionen, FC, eller ledningsgruppen. Utredningar kan aktualiseras av samhälliga förändringar, förändrad lagstiftning, kommunernas förändrade behov eller interna behov. FC kan uppdra till KUC eller någon annan att verkställa en utredning med ansvar för att relevant fakta, bearbetning och analys blir gjord. Om utredningen leder fram till ställningstaganden av politisk karaktär beslutar direktionen. FC ansvarar för att beslutet verkställs. 5. Utvecklingsarbete FC ansvarar tillsammans med KUC för att ett kontinuerligt utvecklingsarbete pågår i verksamheten. För detta krävs ett utåtriktat arbete där kontakter tas med medlemskommunerna, andra kommuner, liknande verksamheter, samarbetspartners och andra huvudmän eller myndigheter som påverkar det arbete som utförs inom Cura. FC ansvarar för att en SWOTanalys genomförs en gång per år där förbundets styrkor, svagheter, möjligheter och hot identifieras. Utifrån denna ska FC i samråd med ledningsgruppen definiera behov av fortsatt kompetens och utvecklingsarbete. 5.1. Lagar, förordningar mm FC ska hålla sig ajour med lagar, förordningar och andra anvisningar som har betydelse för Curas verksamheter. Om behov finns ska FC informera direktionen om förändringar som kan få betydelse för Cura. FC ansvarar tillsammans med KUC för att styrdokument och centrala direktiv är uppdaterade och följer lagstiftning och andra riktlinjer och att, vid förändringar, ta dem till direktionen för beslut. 5.2. Centrala direktiv FC fastställer i samråd med ledningsgruppen, på initiativ av medlemskommunerna, direktionen eller på eget initiativ vilka direktiv som ska gälla för verksamheten. Nya eller ändrade direktiv tas upp på direktionsmöten för kännedom. Vart fjärde år i samband med ny mandatperiod tar direktionen beslut om alla centrala direktiv. Besluten finns i direktionens protokoll. FC ansvarar för att direktionens beslut om ändringar av dokument med mera, blir kända för ledningsgruppen och ledningsgruppens medlemmar ansvarar vidare för att de blir kända i respektive verksamhet. FC ansvarar tillsammans med KUC för att ändringarna görs i de centrala direktiven på den gemensamma servern. 6. Ekonomi 6.1. Budget och plan FC ansvarar tillsammans med EA för framtagandet av budget och plan. FC, VC och EA tar enligt fastställd ordning fram underlag för budgetarbetet. Därefter görs verksamhets- och kostnadsanalys liksom budgetjämförelser. Gällande avtal gås igenom tillsammans med VC. Mot denna bakgrund utarbetas budgetförslag och ställning tas till om man ska föreslå förändrade priser. Budgetberedning sker i direktionen. MBL-förhandlingar sker i CSG. Offentligt sammanträde avseende budget hålls före oktober månads utgång.
1.9. Kansliet 6.2. Bokslut FC ansvarar tillsammans med EA för bokslutsarbetet. EA tar fram ekonomiska rapporter, beläggningsstatistik och övrigt relevant underlag för det gångna året. Därefter analyserar FC underlaget och skriver utifrån detta en förvaltningsberättelse som tillsammans med sifferdelen redovisas för direktionen för godkännande. Revisorerna granskar bokslutet och skriver en revisionsberättelse som tillsammans med årsredovisningen överlämnas till medlemskommunernas fullmäktige för beslut om ansvarsfrihet för direktionen. Delårsbokslut upprättas årligen per den 31 augusti. Revisorerna kommenterar bokslutet i en rapport. FC redovisar delårsbokslutet för direktionen för godkännande. Delårsbokslutet översänds av EA till medlemskommunerna tillsammans med revisorsrapporten. 6.3. Lönerapportering FC attesterar tjänstgöringsrapporter, liksom underlagen för löneutbetalningarna avseende VC och kanslipersonal. Särskild uppmärksamhet ägnas underlag som avser personal- och lönehandläggaren. 6.4. Inventarier/fordon VC samråder med FC före inventarieinköp. VC inhämtar offerter och informerar FC som tar beslut och tecknar avtal i förekommande fall. 6.5. Fastigheter/lägenheter/lokaler/inventarier VC har förstahandsansvar när det gäller att ha en fortlöpande tillsyn och bevakning av fastigheters/lägenheters skick och standard samt rapporterar till FC om skador/brister. Avtal om lägenheter/lokaler tecknas av FC och finns i det digitala avtalsregistret. 7. Samverkan och kundkontakter 7.1. Curas medlemskommuner FC har regelbundna träffar med förvaltningschefer för IFO och handikappomsorg. Där diskuteras aktuella frågor och behov i medlemskommunerna. FC ansvarar för att synpunkter eller frågeställningar som har bäring på Curas olika områden förs vidare till berörda inom Cura eller om det anses relevant, till direktionen. 7.2. Övriga kommuner med flera Vid behov har FC möten med externa kommuner och andra organisationer. Aktuella frågor diskuteras och FC tar synpunkter och frågeställningar vidare till Curas interna arbete samt vidtar eventuella åtgärder. 7.3. Myndigheter FC har fortlöpande kontakter för ömsesidigt informationsutbyte med kommunala förvaltningar, brandmyndigheter, socialstyrelsen, länsstyrelsen med flera vars beslut, myndighetsutövning eller liknande har betydelse för Curas verksamhetsområden. 7.4. Regionsamarbete FC ska på uppdrag av direktionen eller på eget initiativ utifrån specifika verksamhetsbehov, som kräver större upptagningsområden genomföra och förverkliga beslut eller idéer. FC ansvarar för att initiera informella överläggningar med kommuner och län eller andra organisationer i regionen samt undersöka behov och intressen för samarbete med andra vårdgivare. FC analyserar eventuella behov och beslut tas av Curas direktion. FC ansvarar för att besluten verkställs. 7.5. KFS FC är ledamot i KFS branschråd - Vård och Omsorgsom sammanträder minst två gånger per år och behandlar frågor inom avtalsområdet Vård och Omsorg m m. FC är ersättare i KFS styrelse. FC administrerar Curas del i Trygghetsfonden en gång per år samt håller sig ajour med fondens agerande. Underlaget tar PLH fram. FC administrerar medlemsavgifterna till KFS en gång per år efter underlag som PLH tagit fram. 7.6. Pensionsvalet-KPA Pensionsvalet-KPA är pensionsförvaltare till Curas pensionsavtal PA-KFS09 och PA-KFS. FC ansvarar tillsammans med PLH för kostnadsuppföljning samt att bevaka förändringar i PA-KFS.
1.9. Kansliet 7.7. AB Vårljus, Gryning vård AB, VoB Syd och Vårdförbundet Sörmland FC har fortlöpande kontakter på chefsnivå och erfarenhetsutbyte med organisationerna samt bedriver ett gemensamt regionalt samarbete med Vårljus, Gyning, VoB Syd och Vårdförbundet Sörmland som tillsammans med Cura utgör offentliga alternativ inom verksamhetsområdet. 8. Personal 8.1. Ledningsgruppsmöten FC kallar till ledningsgruppsmöten och ansvarar för dagordningen. FC leder mötet och behandlar aktuella frågor som berör verksamheterna. Ledningsgruppen fungerar primärt som en sambandscentral där vi informerar varandra om läget i verksamheterna. Inom ramen för gruppen diskuteras också frågor som är av policykaraktär, ändringar av centrala direktiv, prioriteringar kring kompetensutvecklingsbehov, utvecklingsfrågor mm. FC informerar om aktuella frågor inom Cura samt går igenom aktuella direktionsärenden. Protokoll skrivs efter rullande schema. Protokoll sänds till VC och övriga i ledningsgruppen som redovisar detta och informerar sina medarbetare. Protokollet läggs även på servern samt publiceras på webben. Uppföljning av protokollet sker vid nästkommande ledningsgrupp. 8.2. Kontakter med VC FC har telefonkontakt/möten efter behov med VC. Samtalen kan röra enskilda ärenden eller principiella frågor. Initiativ till samtal eller möten kan tas av båda parter. 8.3. Personalkonferenser/ verksamhetskonferenser FC gör spontana besök eller besöker efter inbjudan de olika enheternas konferenser. Här ska utrymme finnas för ömsesidigt informationsutbyte och för att diskutera aktuella frågor. 8.4 Arbetsplatsmöten FC bjuder in all personal som jobbar på kansliet till ett arbetsplatsmöte minst en gång per månad (måndagar) eller vid behov. Här diskuteras frågor som rör arbetsplatsen, ordnings- och ansvarsfrågor mm. FC informerar om läget i verksamheten, beslut tagna i ledningsgrupp och direktion. Deltagarna informerar varandra om det som är aktuellt för var och en. 8.5. Anställningar -VC, bitr.vc, personal till kansli samt ställföreträdande FC FC ansvarar tillsammans med HR för att annonsera alternativt handplocka tänkbara medarbetare. FC, alternativt HR, håller i intervjuer tillsammans med lämplig rekryteringsgrupp. FC träffar överenskommelser om lön och meddelar PLH som skriver anställningsbevis. FC introducerar tillsammans med KUC och HR medarbetare enligt Curas introduktionsprogram, se Centrala direktiv. 8.6. Arbetsmiljöfrågor FC bevakar tillsammans med HR aktuell lagstiftning och föreskrifter och ansvarar för att utbilda/informera VC. FC kontrollerar och följer upp hur lagstiftningen följs inom verksamheterna, hur man förankrar arbetsmiljöplanen samt hur man arbetar med kvalitetssäkringen. FC aktualiserar arbetsmiljöfrågor i Centrala samverkansgruppen. 8.7. Brandskydd FC har tillsammans med VC ansvaret för brandskyddsarbetet inom Cura. FC ansvarar tillsammans med AR för att gå igenom hur den lokala brandskyddsplanen fungerar med nyanställd på kansliet. Brandövning med kansliets medarbetare genomförs 1 gång vartannat år på initiativ av FC. Övrigt, se Curas Övergripande Brandskyddspolicy. 8.8. Kris och katastrofsituationer För kris- och katastrofsituationer finns fastställda rutiner i centrala direktiv.
1.9. Kansliet 8.9. Central samverkansgrupp CSG FC kallar gruppen minst fyra gånger per år. Gruppen samråder i frågor som rör budget/plan, arbetsmiljöpolicy, jämställdhets-, och mångfaldsplan, lönepolicy, bokslut samt MBL- och AML-frågor. FC skriver protokoll, ansvarar för att fattade beslut och överenskommelser verkställs samt följer upp dessa. 8.10. Förhandlingar/Kollektivavtal FC kallar till överläggningar, förhandlar lokalt och centralt, skriver protokoll och verkställer beslut. FC informerar direktionen. 8.11. Lönerevision/översyn FC ansvarar för att lönebildningsarbetet följer centrala avtal. FC tar initiativ till träffar där lönerevisionsarbetet diskuteras på ett övergripande plan tillsammans med VC och HR. VC föreslår lön för sina medarbetare utifrån gemensamt förhållningssätt och fastställda lönekriterier. FC genomför lokala förhandlingar utifrån centrala avtal och överenskommelser. FC skriver protokoll, verkställer beslut samt informerar direktionen. 8.12. Försäkringar AFA Centrala överenskommelser tecknas mellan KFS och fackliga organisationer om trygghetsförsäkringar för personal. FC bevakar avtal som tecknats. 8.13. Företagshälsa FC anlitar företagshälsovården vid behov, för grupp eller individ. FC inhämtar offerter samt träffar avtal angående vilken typ av företagshälsa som skall ges. FC informerar fackliga representanter och medarbetare samt följer upp avtalet. 8.14. Medarbetarsamtal och lönesamtal FC erbjuder medarbetarsamtal till kansliets personal samt VC minst två gånger om året. Samtalen genomförs utifrån en mall Medarbetar- och lönesamtal, se centrala direktiv. FC kallar till lönesamtal i samband med lönerevisionen, förhandlar lön samt anmäler ny lön till PLH. Beslut om ny lön dokumenteras skriftligen. 9. Kvalitetschef 9.1. Kvalitetsarbetet FC har det övergripande ansvaret för framtagandet av kvalitetshandboken. Tillsammans med KUC bevakar FC den utveckling inom kvalitetsområdet som är relevant för organisationen samt åtgärdar behov som identifieras gällande kompetenshöjning inom kvalitetsområdet. FC har huvudansvaret gällande den årliga medarbetarenkäten där bland annat medarbetarnas delaktighet, trivsel och syn på verksamhetens kvalitetsarbete mäts. KUC har det praktiska ansvaret. 10. Information och marknadsföring FC tar tillsammans med KUC ansvar för att Curas verksamheter presenteras på informativt men också attraktivt sätt i en ambition att bli sedda och uppfattade som både effektiv och kvalitativ aktör på marknaden. FC ansvarar tillsammans med KUC och ledningsgrupp för att broschyrer tas fram, att information på hemsidan är adekvat och aktuell. FC har det övergripande ansvaret för att allt informationsmaterial uppdateras kontinuerligt. 11. Kompetensutveckling En viktig del i kvalitetsarbetet är att ta ställning till vilket kompetensutvecklingsbehov som finns i verksamheten. Detta görs på olika sätt men viktigast är den årliga kompetensutvecklingsanalysen som görs i samband med förbundets SWOT-analys enligt en fastlagd kompetensutvecklingsrutin. Inom ramen för ledningsgruppen görs en prioritering utifrån det analyserade behovet. FC ansvarar för arbetet. FC beslutar ytterst om kompetensutvecklingsinsatserna. 1.9.3. Personal och lönehandläggare (PLH) Ansvarsområde 1. Lönehantering 2. Lönerevision
1.9. Kansliet 3. Pensionsvalet 4. Leverantörsfakturor 5. Avstämning av konton 6. Statistik SCB 7. Posthantering 8. Bokning av hotell, resor mm 9. Central samverkansgrupp 1. Lönehantering 1.1. Anställning PLH ansvarar för att anställningsavtal upprättas för alla anställningar inom förbundet. PLH får via VC och FC nödvändiga uppgifter och lägger in dessa i lönesystemet. Anställningsavtal lämnas till VC och medarbetare som skriver under båda exemplaren. Om anställningen avser VC, eller kanslipersonal ansvarar PLH för att ett ex. sparas i personalakt på kansliet. I annat fall sparas avtalet i respektive verksamhets personalarkiv, för vilket VC ansvarar. 1.2. Tjänstgöringsrapport-T4 Medarbetare som inte är registrerade i Heromas självservice skriver T4 som attesteras av VC och sedan lämnas till PLH. PLH kontrollerar uppgifterna och registrerar dem i lönesystemet vid mitten av månaden och bearbetning sker därefter i lönesystemet. En grundlista tas fram som kontrolleras mot T4:orna. Grundlistan skickas därefter till VC som också kontrollerar och därefter attesterar den. 1.3. Listor som tas fram ur lönesystemet: Banklista underlag för lönespecifikationer. Attesteras av FC. Skattedeklaration skickas till Skatteverket. Kostavdragslista kontrollerar beloppen för momsen, skriver ner den och redovisar för EA. Semesterlistor och kompensationstidslistor tas fram efter lönekörningen och skickas till VC en gång per månad. 1.4. Visstidsanställda PLH kontrollerar med respektive VC när en visstidsanställning är på väg att löpa ut för att se om den ska förnyas. PLH uppmärksammar när någon vikarie håller på att kvalificera sig för tillsvidareanställning. PLH ansvarar för att en gång i månaden ta fram en LAS-lista för hela Cura som alla VC får ta del av. Arbetsgivarintyg skrivs när enskilda medarbetare begär detta. 1.5. Heroma support PLH är Curas support för lönesystemet Heroma. 2. Lönerevision 2.1. KFS centrala löneavtal PLH ska vara uppdaterad när det gäller aktuella lagar och avtal samt orientera sig kring nyheter när det sluts nya centrala avtal för att kunna informera framförallt VC i det vardagliga arbetet och speciellt inför lönerevisioner. PLH ska vara behjälplig med fakta och vid behov kontakta KFS tjänstemän för rådgivning i komplicerade frågor. 2.2. Lokal lönerevision PLH biträder FC vid alla lokala förhandlingar och i de förberedande mötena där policyn för lönesättningen fastställs inom ramen för ledningsgruppen. PLH ansvarar för att ta fram listor på alla tillsvidareanställda från lönesystemet. PLH går igenom dessa och kontrollerar att listorna stämmer. Sedan kontrolleras medarbetarnas facktillhörighet så att dessa hamnar på rätt förhandlingsunderlag. PLH tar kontakt med berörda fackförbund och sammanställer därefter ett förhandlingsunderlag som delas ut till FC och respektive VC som lägger löneförslag. Löneförslagen kontrollräknas mot potten som redan är angiven. Efter slutförd förhandling skickas protokoll till respektive fackförbund (SKTF, Kommunal, Akademikerförbundet SSR och Lärarnas samorganisation). 2.3. KFS lönestatistik PLH ansvarar för att årligen inlämna den statistik som KFS efterfrågar. KFS skickar ut material via e-post samt anvisningar om uppgiftslämnandet. Information kan även hämtas på KFS:s hemsida.
1.9. Kansliet Uppgiftslämnandet sker i en Excel-fil som sedan ska skickas via e-post till KFS. Filen ska också revideras om anställningar har upphört eller nyanställningar skett under året. 3. Pensionsvalet 3.1. Skatte- och pensionsregler PLH informerar sig om gällande skatte- och pensionsregler, tar fram underlag till beskattning samt anmäler till Lokala skattemyndigheten om eventuella förändringar avseende pensionsskatten, deklarerar och gör eventuella fyllnadsbetalningar. 3.2. Uppgifter till Pensionsvalet Varje månad skickar PLH in uppgifter om lönesumman på varje anställd till Pensionsvalet. I samband med detta registreras även eventuella avslutade anställningar eller nyanställningar. 4. Leverantörsfakturor PLH får in leverantörsfakturor från verksamheterna. Datum och verifikationsnummer stämplas och kontrolleras. PLH slutregistrerar fakturorna och en kvittenslista fästs vid de betalda fakturorna och förvaras därefter i pärmar. 5. Avstämning av konton 5.1. Leverantörsreskontra Avstämning av leverantörsreskontra görs en gång i kvartalet. 5.2. Lönekonton Avstämning av lönekonton görs en gång per månad. 6. Statistik SCB Varje månad skickas kortperiodisk sysselsättningsstatistik in till SCB. Statistiken tas från lönesystemet. 7. Posthantering PLH sköter posthanteringen när EA inte är i tjänst. 8. Bokning av resor, hotell mm PLH ansvarar för att boka resor, hotell och liknande vid utbildningar, studiebesök eller övriga tjänsteresor för alla Curas medarbetare liksom för alla Curas gäster. 9. Central samverkansgrupp PLH deltar alltid i Central samverkansgrupp. 1.9.4. Ekonomiansvarig (EA) Ansvarsområden 1. Administration 2. Ekonomiadministration 3. Avtal 4. Upphandling 5. Kontaktperson 1. Administration 1.1. Posthantering EA ansvarar för inkommande post. Alla leverantörsfakturor ankomstregistreras och fördelas ut till respektive verksamhet för kontroll och kontering för att sedan återlämnas till kansliet för slutregistrering. Resterande post sorteras och registreras i aktuellt diariesystem. Alla inkommande samt utgående allmänna handlingar ska diarieföras. Posten delas ut till respektive mottagare. EA ansvarar för utskick av direktionsprotokoll, delårsredovisning samt årsredovisning till berörda. EA ansvarar för att det är aktuella fullmakter för öppning av personadresserad post som finns upprättade. 1.2. Statistik till SCB Efter varje årsbokslut kommer det från SCB krav på inlämnande av räkenskapssammandrag för kommunalförbund. Uppgifterna lämnas in till SCB över internet. På deras angivna webbplats hämtas
1.9. Kansliet anvisningar och tidplan. Årligen kommer också krav på inlämnande av driftredovisning avseende gymnasieskolan till SCB. SCB skickar Excel-fil som ska fyllas i och skickas tillbaka med e-post. 2. Ekonomiadministration 2.1. Fakturering och kundreskontra EA kontrollerar inkommande fakturaunderlag som VC rapporterar vid varje månadsskifte, att antal vårddagar och att rätt vårdavgift är uttagna. EA registrerar och gör en utskrift av fakturor som sedan skickas ut till kunden. Debiteringslista sparas i pärm i kronologisk ordning och fakturaunderlag i pärm märkt Fakturaunderlag som sedan sparas i arkivet. EA ansvarar för bevakning av betalning. Betalningspåminnelse och inkassokrav skrivs ut centralt av Karlshamns kommun, ekonomikontoret som skickar dessa till Cura för kontroll och utskick enligt god inkassosed. 2.2. Bokslutsarbete EA ansvarar för avstämning av balanskonton och bokför bokslutsjusteringar. EA upprättar balans- och resultaträkning med tillhörande noter och bokslutsbilagor samt kassaflödesanalys i bokslutsprogrammet Kapell. Efter det att FC har skrivit förvaltningsberättelsen sammanfogar EA sifferdelen med texten och sammanställer årsredovisningen som vår externa revisor granskar. Efter det skickas den ut till Curas direktion för beslut. Detta material skall sparas i bokslutspärm enligt viss ordning fastställd av tjänsterevisor och rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning. 2.2.1. Delårsrapport Delårsrapport görs efter åtta månader och följer rutinen för bokslutsarbetet, men är inte lika omfattande. 2.3. Avstämning av balanskonton EA tar fram rapport från ekonomisystemet och stämmer av mot kontoutdrag från bank och postgiro samt justerar eventuella differenser. EA stämmer av från redovisning mot utestående kundfordringar. 2.4. Momsredovisning EA reglerar momskontona månatligen och gör ansökan om återbetalning av moms till Skatteverket. 2.5. Utbetalning av verksamheternas handkassor EA ansvarar för kontroll av underlag för utbetalningar samt kontering och attest enligt attestreglemente. Detsamma gäller bankuttag och insättning på respektive verksamhets bankkonto. Avvikelser rapporteras till FC. 2.6. Genomgång/analys av månadsrapporter med VC och FC EA går månatligen igenom ekonomiska rapporter framtagna ur ekonomisystemet och upprättar uppföljningsanalyser i form av diagram. Varje månad skickar EA uppföljning till respektive VC och uppmärksammar dessa på eventuella avvikelser. Sedan sker en genomgång i samband med ledningsgruppsmöte. 2.7. Kvartalsgenomgång/analys med VC och FC EA går en gång per kvartal igenom de ekonomiska rapporterna fast med en djupare analys och med framtagande av enskilda konton och går igenom dessa med VC. EA justerar om det finns transaktioner som är bokförda på felaktiga konton och jämför vad som är redovisat och bokfört sista kvartalet och jämför med utlagda budgetbelopp. 2.8. Budgetarbete Budgetarbetet följer fasta rutiner där EA har ett stort ansvar tillsammans med FC och VC. Respektive VC ansvarar för sin budget och för framtagandet men EA är behjälplig när det gäller att ta fram material till VC i form av sammanställning av utfall av drifts- och personalbudget vid halvårsskifte. Personalkostnad tas fram i samarbete med PLH. EA tar fram övrigt material i form av avtal t ex. hyresavtal, leasingavtal,
1.9. Kansliet försäkringar, vårdavtal, läkaravtal, pensionspremier KPA/PV och övrigt. EA dokumenterar och kontrollerar budgetbelopp. EA sammanställer och administrerar budgetarbetet i övrigt. 2.9. Namnteckningsprov EA ansvarar för att ta in namnteckningsprov på alla som har attesträtt enligt Curas attestförteckning. 3. Avtal 3.1. Leasingbilar EA ansvarar för att minst en månad innan avtalstiden går ut på respektive bil, varsko verksamheterna och diskutera vidare behov av bilmodell samt kontakta Jeppssons för beställning. EA informerar VC eller bilansvarig i aktuell verksamhet om att bilen ska gås igenom samt att ett skadeschema ska upprättas (vid behov) och se till att bilen är i gott skick, städad och tvättad innan återlämnade till Jeppssons. EA ska föra fortlöpande register över Curas leasingbilar och vid behov begära in milställningen på samtliga leasingbilar inom Cura. 3.2. Avtalskalender EA ansvarar för att upprätta avtalsförteckning i det webbaserade programmet Avtalskalendern och rapportera till respektive VC samt FC när det kommer indikationer på att avtal ska sägas upp, förlängas eller upprätta nytt avtal. 3.3. Eniro Efter att ha fått korrektur på innehåll i telefonkatalogen från Eniro, går EA igenom adress- och telefonuppgifter samt att rätt verksamheter finns med. Efter genomgång och information till FC överlämnas uppgifterna för beställning till kontaktman på Eniro. Det är endast i Eniros telefonkatalog vi betalar för att ha dessa uppgifter. 4. Upphandling EA ansvarar för initiera och administrera upphandlingar enligt gällande lagstiftning. Upphandlingarna sker i samråd med FC och i vissa fall i med konsultstöd från Karlshamns kommuns inköpsavdelning, alternativt i samverkan med dem. Cura är ansluten till Commentus och i förhållande till dem fungerar EA som kontaktperson. 5. Kontaktperson EA är kontaktperson gentemot SOS Alarm i Växjö när problem uppstår med larm. EA ska vara behjälplig med nyanskaffning eller ändring av koder och dylikt. EA fungerar också som Curas kontaktperson i förhållande till Försäkringsbolag och förbundets yrkesrevisor. 1.9.5. Kvalitets- och utvecklingschef (KUC) Ansvarsområden 1. Kvalitetsarbete 2. Utvecklingsarbete 3. Lagstiftning 4. Information och marknadsföring 5. Centrala direktiv och styrdokument 6. Utredningar 7. Introduktionsutbildning 8. Personalenkät 9. Miljöarbete 10. Kompetensutveckling 11. Klagomåls- och synpunktshantering 1. Kvalitetsarbete KUC ansvarar tillsammans med FC för kvalitetsarbetet inom Cura individutveckling. I arbetsuppgifterna ingår att, tillsammans med chefer och övrig personal, definiera ansvarsområden för enskilda eller grupper av medarbetare och att arbeta fram processer och rutiner för varje område inom respektive verksamhet. Dessa ska dokumenteras i den gemensamma kvalitetshandboken. KUC ansvarar för att arbetet är ständigt pågående och att handboken hålls uppdaterad, dels på Curas gemensamma server, dels på Curas hemsida. Med jämna mellanrum ska handboken också tryckas. I samband med detta ansvarar KUC för kontakter med reklamföretag och tryckeri.
1.9. Kansliet Förändringar i kvalitetshandboken som är av principiell eller policykaraktär ska godkännas av FC. 1.1 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete En viktig del i Curas kvalitetsarbete är det så kallade ledningssystemet för systematiskt kvalitetsarbete. KUC ansvarar tillsammans med FC för att systemet följer lagstiftning och är ändamålsenligt för verksamheterna. KUC ansvarar för att göra stickprov och uppföljningar för att kontrollera att ledningssystemet fungerar och efterföljs. KUC ansvarar för att göra sammanställningar och för att föra tillbaka resultatet av dessa till ledningsgruppen för eventuella åtgärder i verksamheterna. KUC ansvarar även för att initiera eventuella förändringar av ledningssystemet. 1.2. Kvalitetskonferens KUC ansvarar för att sammankalla Curas kvalitetsansvariga på verksamhetsnivå till kvalitetskonferens fyra gånger per år. Vid två av dessa bjuds VC också in. 1.3. Mål och uppföljning I kvalitetsansvaret ingår även att arbeta med uppföljning av målen för Curas olika verksamheter. Det kan t ex innebära att KUC är behjälplig när verksamheterna ska ta ställning till hur målen ska utvärderas, att hjälpa till att konstruera ändamålsenliga utvärderingsverkstyg osv. KUC har ett övergripande ansvar för att verksamheternas utvärderingsinstrument ständigt utvecklas och förbättras. 1.4. Ledningsgrupp KUC ingår i Curas ledningsgrupp och ansvarar där tillsammans med FC för att informera om och driva kvalitets- och utvecklingsfrågor. 2. Utvecklingsarbete KUC ansvarar tillsammans med FC för utvecklingsarbetet inom Cura. KUC fungerar som initiativtagare, diskussionspart, samt i förekommande fall projektledare, för FC och VC vid utvecklingsarbetet av både befintliga och nya utvecklingsområden. I ansvaret ingår omvärldsbevakning, dels genom att hålla sig informerad när det gäller samhällsfrågor, dels att genom frekventa kontakter med chefer och medarbetare hålla sig informerad om förändringar och aktuella utvecklingsbehov i verksamheterna. 3. Lagstiftning KUC ska tillsamman med FC känna till den lagstiftning som är tillämplig inom Curas verksamheter med ett särskilt ansvar kring SoL och LSS. Vid frågor från enheterna gällande lagstiftning ska KUC kunna svara, alternativt ta reda på av sakkunnig inom området, vad som gäller. 3.1 Information, utbildning och intern kontroll Från tid till annan kan det bli aktuellt att informera eller uppdatera medarbetare och chefer kring vad lagen kräver i något avseende. Det kan avse förändringar i lagstiftning eller att vi uppmärksammat att kvalitetsnivån är för låg inom något område. KUC ansvarar då för att informera eller utbilda medarbetare och chefer för att höja kunskapen eller kvalitetsnivån. För att orientera sig kring inom vilket område detta behov finns ansvarar KUC för att göra kvalitetskontroller. 4. Information och marknadsföring KUC har tillsammans med FC det övergripande ansvaret för information och marknadsföring inom Cura. KUC ansvarar för att det finns en plan för hur arbetet med dessa frågor ska se ut under året. KUC ska kunna uppskatta kostnaderna för kommande informations- och marknadsföringsinsatser inför ett nytt budgetår. KUC ansvarar för kontakterna med reklamföretag när detta är aktuellt. 4.1. Webben KUC har huvudansvaret för struktur och utformning av texter på webben i samråd med FC och VC. Uppdatering av information på webben görs av KUC