Anneli Malmberg, Lednings och verksamhetsstöd, Utv avd/projekt och metodstödsenheten 2012-11-30 Minnesanteckningar - Proaktiv Hälsostyrning Projektledningsgrupp Tid: Fredag den 30 november 2012, kl 9.30-12.00 Plats: Närvarande: Frånvarande: Landstingets ledningskontor, Strömmingen Jan Woxberg, projektledare Landstinget Gävleborg Inger Myrsten, Hudiksvalls kommun Anneli Malmberg, projektadministratör Sonja Strandell, Landstinget Gävleborg Lena Isokivelä, Gävle kommun Eva Söderhäll, Carema Bomhus HC Ingrid Åsberg, Landstinget Gävleborg 1. Föregående minnesanteckningar Inga synpunkter 2. Lägesrapport a) problem och hinder b) Möjligheter Carema Bomhus HC har börjat. 14 har tillfrågats, 11 har påbörjats, de flesta är avslutade. Tre har avböjt av de tillfrågade, övriga har varit positiva. Fyra riskbedömningar har gått vidare, tre hälsosamtal har gjorts, en har kommit från handläggare, ingen har kommit från FLJ eller akuten. Övriga patienter som identifierats är på gång. Jessica tycker att det går bra, det är mycket papper och mycket saker runt omkring som tar lång tid, och man hinner inte med så många. Den första tog nästan 2 timmar, men det går fortare nu. De behöver hitta ett system för rapportering och uppföljning och hitta lösningar för att det ska gå fortare. Diskussion: Hur ska samtyckesblanketterna hanteras. Ska de scannas in? De har satt allt i pärm tills de fått svar på vad som ska scannas eller inte. Från början togs samtycke på alla, dessa blanketter är sparade i kartonger. Det har gjorts en markering i journalen när pat samtyckt och det har skapats en symbol för dem som är med i projektet. Eva har inte kollat med Valbo och Delsbo hur de gör. Janne går igenom mall för dokumenthantering. När man tackar ja till screening ska dokumentet scannas in. Svarar man nej sparas det i pärm. 1
Hanteringen av samtyckesblanketterna upplevs som besvärlig, det är mycket pappersarbete. Det skulle underlätta för verksamheterna om de kunde samla allt i pärmar och slippa scanningsmomentet. Juristen har sagt att dokumentet ska scannas när någon tackat ja. Vi måste följa regelverket så länge och sedan utvärdera. Sonja tänker fråga juristen igen om det inte skulle kunna räcka att spara både ja- och nejsvaren i pärm. Det tar mycket tid i det dagliga arbetet att informera om projektet. Alla på Bomhus HC kan informera om projektet och lämna samtyckesblankett. Patienten kan screenas t ex vid läkarbesök och lämnas sedan över till Jessica för uppföljning, riskbedömning. Riskbedömningarna skulle kunna göras i Senior Alert, det skulle kunna skapas en egen rubrik för Bomhus där de kan se utförda riskbedömningar. Som det är nu finns bedömningarna bara i registret men man kan inte följa det som gjorts. Sonja ska undersöka om det går att skapa en egen rubrik för Bomhus samt om det går att flytta över de registreringar som är gjorda och lägga över dem. Det skulle göra det möjligt att följa gruppen i registret. Det är många patienter som får många ja på frågorna, men när riskbedömning görs är det bra. Frågorna gör så att det ser ut som att det är ett stort problem men patienterna faller inte ut i riskbedömningen ändå. Det är mycket som Jessica har gjort per individ, det blir åtgärder, ex. läkarbesök, sjukgymnastik, arbetsterapi, biståndshandläggare. Det är också svårt att utvärdera vad hade hänt om vi inte hade gjort det här. Janne förklarar att tanken är att det endast är ett visst antal som ska falla ut i riskbedömningen även om man faller ut i screeningen. De har inte fått till det här med vårdkonsumtion. Det har inte gått att fått till det i systemet än, IT har inte hunnit med. Janne tar kontakt med Magnus Thureson gällande detta. Screeningfråga 2, har du ätit ungefär som vanligt är konstigt formulerad och patienten faller ut på ett ja fast det egentligen borde vara tvärt om. Frågan har ändå hanterats som om det inte blivit något utfall även om patienten svara ja. Janne o Sonja tar frågan med sig och tittar på om den kan formuleras på annat sätt. Hudiksvall: I Hudiksvall körde biståndshandläggaren igång direkt när pressmeddelandet gått ut, tre personer screenades innan projektet officiellt körde igång. Inger ber Anette skicka in veckorapport. 2
Delsbo: Är på gång. Av de patienter som tillfrågats har 11 gett samtycke. Anki, samordnaren, ska börja ta tag i det här nu. Sonja ska prata med VEC om Anki kan få lite mer tid än halvtid att arbeta med det här nu i början. De har gjort en ordentlig genomgång i HADinstrumentet. Akutmottagningen: De är på gång och informerar. Susanne har varit borta, så de har inte kommit igång att fråga om samtycke. Personalen är informerad och väntar på att Susanne ska komma tillbaka. AKM i Hudiksvall har inte heller kommit igång. Vi misstänkte ju också att det skulle vara mest trögt inom det här området. FLJ: Janne har pratat med Ingela Vikström på FLJ, de har inte hitta någon att fråga om samtycke. Gävle kommun: De har gjort sin första screening. Det har varit trögt med inflödet av kunder som kan vara lämpliga. För övrigt har det gått bra, samtycke har frågats, kunden har tackat ja och förts över till Bomhus HC. Lena är inbjuden till kommunala pensionärsrådet den 11/12 och ska berätta om projektet. Eva Söderhäll följer med. 3. Hantering av riskanalysen Janne går igenom risker och åtgärder för de röda riskerna och hur det ska hanteras. Punkt 5 i riskanalysen: En arbetsrutin ska utformas. Ulrika går igenom förslag/utkast till innehållsförteckning för arbetsrutin hur det skulle kunna se ut, utgångspunkten är flödesschemat. Ulrika vill ha synpunkter på förslaget. Tanken är att samla dem som arbetar med det här för att få till texten under rubrikerna, så att man får en arbetsbeskrivning. Det är viktigt att projektgruppen är överens om rubrikerna. Sonja föreslår att hon och Anna-Lena hjälper Ulrika med textprocessen. Om frågor uppstår kan de checkas av med koordinatorerna. Arbetsrutinen ska sedan fastställas. Sonja och Ulrika bokar in möten. Janne skickar ut riskanalys till gruppen. 4. Upplägg av uppföljningen av projektet Upplägg om uppföljningen är på gång Janne har ett bokat med Rolf Bowin fredag 14/12, Kl 13, för att diskutera uppföljningsmetoden. Det är önskvärt om fler kan delta från projektgruppen. Lena kan vara med, Sonja kollar om Anna-Lena kan delta. Janne skickar utkastet till gruppen. 3
5. Dokumentation av åtgärder Carema Bomhus: Mallen för rapportering upplevs som krånglig, det tar lång tid att fylla i den. Det skulle vara lättare att rapportera allt när patienten gått igenom hela processen. Det är problem att hålla reda på alla papper. Risken är att man rapporterar på olika sätt. Gävle kommun: Har inte upplevt problem med rapporteringen. Det ser annorlunda ut för kommunen när de rapporterar, allt sker inom samma vecka. Syftet med rapporteringen är att följa upp hur många patienter vi fångar upp, så vi har koll på hur stor del av populationen vi har nått. Det är summorna man är ute efter. Det spelar ingen roll att hanteringen skett på olika veckor. Man kan inte följa en person och se utfallet, endast antalet. Den här uppföljningen är lagd i början av projektet för att se till att vi inte missar något utifrån de parametrar vi ska följa upp i uppföljningsprojektet Vi får också diskutera med HCM hur vi ska lägga upp uppföljningen, om något ska ändras utifrån vad dom ser. Det måste styras upp så att rapportering görs på samma sätt från deltagande enheter. Vi får låta det gå några veckor och sedan utvärdera. Det är viktigt att skapa mötesplatser så vi har samma bilder på de olika nivåerna. 6. Sammanträdesordning för projektet under 2013 Projektgruppen behöver träffas regelbundet för att fånga upp hur det går och fortsätta arbetet med riskanalys och arbetsrutin. Diskussion om gruppernas fördelning och hur ofta de ska träffas. Efter diskussion enas gruppen om att endast arbetsgrupp 1 ska finnas med chefer från deltagande enheter och samordnare och arbetsgrupp 2, bestående av primärvårdskoordinatorer, kontaktpersoner vid akutmottagningarna och biståndshandläggarna får bli en referensgrupp som kallas in vid vissa tillfällen. Projektgruppen träffas 1 gång/månad. Planerade möten: Referensgrupp + arbetsgrupp: Fredag 18/1 Tid: 9:00-11.00 Plats: Linblomma, LK 4
Projektgrupp: Fredag 14/12 Tid: 14.00 15.30 Plats: Videokonf Strömmingen LK Fredag 25/1 Tid: 13.30-15.30 Plats: Videkonf Strömmingen LK Fredag 15/2 Tid: 13.00-15.00 Plats: Videokonf Strömmingen LK 7. Övriga frågor Informationsmaterial Eva efterlyser det informationsmaterial som utlovats. Roll ups är beställda men har inte levererats. Ulrika har varit i kontakt med grafiker på informationsavdelningen, beställningen är gjord för länge sedan. Ulrika tar kontakt med grafikern nu på eftermiddagen och hör efter vad som hänt med leveransen. Trycksaken har kommit och är levererad. Texten är liten och den är svår att läsa. 20 pärmar är beställda. Beställningen är gjord för flera veckor sedan och är på gång. Utlovad leveranstid är 11-12 dagar. Ulrika har en träff med den som har hand om beställningen på måndag. Innehållet i pärmen finns utlagd på projektsidan LG.se. Det finn en sida för patienter och en för projektet. Ulrika har lagt upp minnesanteckningar som Anneli skickat samt bett om flytt av de anteckningar som ligger i VÄV12:s arbetsrum under mappen Proaktiv hälsostyrning. Eva efterlyser också informationsbroschyren. Sara har beställt 50 ex till varje ställe. Sonja hör efter varför leveransen inte gjorts. Sara ska träffa sköterskorna den 6/12 och gå igenom hälsosamtalsmallen. Sonja försöker delta då. Senior alert Punkten skjuts upp till nästa möte. 5
8. Nästa möte Fredag 14/12 Tid: 14.00 15.30 Plats: Videokonf Strömmingen LK Anneli Malmberg Projektadministratör 6