KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT KALLELSE/ UNDERRÄTTELSE Tid: Måndagen den 23 november 2015, kl. 08.30 Plats: Kommunstyrelsens sammanträdesrum Åsnen, Torggatan 12, Tingsryd Ärende Föredragande Anteckningar tjänsteman 1. Val av justeringsman 2. Meddelanden 3. Remisser 4. Delegationsbeslut 5. Statistik 6. Motion om att digitalisera fullmäktige JöW 7. Handlingsplan för intern kontroll 2016 inom kommunstyrelsens verksamhetsområde 8. Internbudget för Kommunstyrelsen 2016 DG Handlingar fre 9. Rutin för ekonomisk rapportering från nämnder och styrelser 10. Ansökan om medel från attraktivitetspotten för vidare utveckling av Destination Åsnen 11. Ansökan om projektmedel till Almi s tillväxtprogram INTER 12. Handlingsplan för samverkan kring utredning avseende 400 kw-ledning DG EP EP EP
13. Ansökan från Tingsryds Utveckling och Fastighets AB (TUFAB) om projektmedel till ramprojektet Näringsliv i utveckling EP 14. Avgiftsförändringar vid socialnämnden 2016 15. Hastighetsöversyn inom tätbebyggt område CK Kl. 09.40 16. Ansökan om statlig medfinansiering till regionala kollektivtrafikåtgärder m.m CK Handlingar fre 17. Information om näringslivsveckan EP, SB Inga handlingar 18. Handlingsprogram för extraordinära händelser under mandatperioden 2015-2018 19. Delårsrapport för Räddningstjänsten Östra Kronoberg 2015-08 20. Återrapportering från kurser och konferenser 21. Kommunledningsförvaltningen informerar Tingsryd 2015-11-19 Mikael Jeansson Ordförande Jörgen Wijk Sekreterare Om Ni önskar ta del av ytterligare handlingar kontakta kommunkansliet, Torggatan 12, Tingsryd, tfn 0477-44100
Ärende 2 Meddelanden
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-11-23 Meddelanden Kommunstyrelsens arbetsutskott beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott tar emot följande meddelanden: 2015/567 133 1. Länsstyrelsen i Kronobergs län, information Behov av asylplatser för ensamkommande barn och platser för mottagande av nyanlända 2016 2015/567 133 2. Kso Mikael Jeansson, beslut Förenklad handläggning för anläggningsboenden 2015/567 133 3. MSB, Nationell lägesbild för de operativa aktörernas samlade hantering av flyktingsituationen 2015/567 133 4. Migrationsverket, för kännedom Asylboende ABT eller ABE 2015/567 133 5. Kommunassurans Syd Försäkrings AB, information Avseende asyl-, flykting-, ensamkommande barn boende 2015/567 133 6. Lindesbergs kommun, Stopp för ensamkommande barn i Lindesbergs kommun under sex månaders period 2014/276 170 7. Räddningstjänsten Östra Kronoberg, Komplettering av ägardirektiv 2015/211 910 8. SydostLeader, Välkommen till årsstämma 2015 2015/582 379 9. Svenska Kraftnät, informationsbrev Utbyggnad av stamnät 2014/340 379 10. Pöyry Sweden AB, Ledningsunderlag för projektering av kraftledning åt Svenska Kraftnät Justerare Utdragsbestyrkande
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-11-23 2015/277 090 11. Ljungby kommun, protokoll Svar på ansökan om stöd/struktur för utveckling av resurscentrum för Media i Kronoberg 2015/54 090 12. Sveriges Kommuner och Landsting, meddelande Överenskommelse om att stärka jämställdhetsarbetets inriktning mot män, pojkar och maskulinitetsfrågor 2015/564 133 13. Sveriges Kommuner och Landsting, pressmeddelande Dramatiskt läge för kommuner och landsting 14. Region Kronoberg, nyhetsbrev 15. Hela Sverige ska leva, nyhetsbrev 16. Energikontor Sydost, nyhetsbrev 17. Delegationen för unga till arbete, nyhetsbrev 18. Offentliga affärer, nyhetsbrev 19. Barn- och utbildningsnämnden, protokoll 2015-10-21 20. Socialnämnden, kallelse 2015-11-18 21. Sveriges Kommuner och Landsting, Cirkulär 15:30 Pensionsnämndens beslut om omräkning av pensionsbehållning och intjänad pensionsrätt 1997-12-31 enligt PFA samt omräkning av förmånsbestämda pensioner enligt PFA och KAP-KL under år 2016 22. Weckelnet, ordförande Brev till kommunstyrelsen fortsättning av påbörjad stamfiberutbyggnad Kommunstyrelsens ordförande och ordförande i Tingsryds Energi AB, Svar på brev beskrivning av planerade kompletteringar gällande stamnätssträckor för utbyggnad av bredband i Tingsryds kommun Justerare Utdragsbestyrkande
Ärende 3 Remisser
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-11-23 Remisser Kommunstyrelsens arbetsutskott beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott tar emot information om följande nedanstående verkställda remisser: 2015/588 521 Trafikverket, Ansökan om statlig medfinansiering till regionala kollektivtrafikåtgärder samt till trafiksäkerhetshöjande och miljöförbättrande åtgärder på det kommunala väg- och gatunätet åren 2016-2018 i Kronobergs län Översänd till Christer Kaisajuntti ev samråd med transportsamordnaren för besvarande Justerare Utdragsbestyrkande
Ärende 4 Delegationsbeslut
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Xx x Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-11-23 Au Anmälan delegationsbeslut Anmäles nedanstående delegationsbeslut: Ärende 2015/417 055 Antagande av leverantör Psykosociala konsulttjänster Arbetslivsresurs AB Delegat Laila Jeppsson 2015/57 055 Avtalsförlängning, Bevakningstjänst G4S Mikael Jeansson 2015/224 002 2015/580 002 Avtal Företagshälsovård Previa AB Tilläggsavtal IT-klienter hårdvara och service Mikael Jeansson Justerande Utdragsbestyrkande
Ärende 5 Statistik
Arbetslöshetsstatistik AF 16-64 år Arbetslösa % Aktivitetsstöd % Total arbetslöshet okt-15 okt-14 okt-15 okt-14 okt-15 okt-14 Riket 4,1 4,1 3,7 3,7 7,8 7,8 Kronoberg 4 4,2 4,5 4,3 8,5 8,5 Tingsryd 4 3,8 3,5 3,3 7,5 7,1 Antal personer berörda av varsel om uppsägning okt-15 okt-14 Kronobergs Län 45 24 Kalmar Län 67 133 Blekinge Län 93 0 Skåne Län 453 635 Lägenhetsstatistik Stiftelsen Kommunhus 2015-11-11 Område Lediga Kö Totalt antal lägenheter Tingsryd 1 116 505 Ryd 0 32 176 Urshult 3 15 128 Linneryd 0 5 69 Väckelsång 0 22 80 Rävemåla 0 4 62 Älmeboda 0 0 8 Konga 0 0 57 Totalt 4 194 1085
Arbetslöshetsstatistik AF 16-64 år Arbetslösa % Aktivitetsstöd % Total arbetslöshet sep-15 sep-14 sep-15 sep-14 sep-15 sep-14 Riket 4,1 4,2 3,6 3,6 7,7 7,8 Kronoberg 3,8 4,3 4,5 4,1 8,3 8,4 Tingsryd 4,1 3,9 3,3 3,1 7,4 7 Antal personer berörda av varsel om uppsägning sep-15 sep-14 Kronobergs Län 118 12 Kalmar Län 31 59 Blekinge Län 12 32 Skåne Län 357 811 Lägenhetsstatistik Stiftelsen Kommunhus 2015-10-14 Område Lediga Kö Totalt antal lägenheter Tingsryd 4 94 505 Ryd 1 32 176 Urshult 3 18 128 Linneryd 1 2 69 Väckelsång 0 19 80 Rävemåla 0 3 62 Älmeboda 0 0 8 Konga 0 0 60 Totalt 9 168 1088
Ärende 6 Motion om att digitalisera fullmäktige
Alternativ 2 Alternativ 3 Per ex. 91 ex 77 ex 61 ytterl. plattor + 47 ytterl. plattor Engångskostnader: Kostnad för Ipad 6085 553735 468545 371185 285995 Frakt, stöldm, installation 600 54600 46200 36600 28200 Summa engångskostn 407785 314195 Löpande kostnader: Support/år 1824 165984 140448 111264 85728 Mobilt abonnemang 1488 135408 114576 90768 69936 Netpublicator månadsavgift + licens 90 000 86 400 90 000 86 400 Summa löpande kostn 292032 242064 Avskrivning 4 år 101 946,25 78548,75 Inköpskostnad Netpublicator 20 000 kr Per gång Årligen KF porto 1000 g, 56 utskick 3136 34496 KS porto 1000 g, 17 utskick 952 10472 SBN porto 500 g (125 s), 18 utskick 756 8316 SN porto 250 g (90 s), 13 utskick 364 4732 BUN porto 250 g (60 s), 3 utskick 84 924 Jävsn porto 50 g (12 s), 3 utskick 21 231 TEAB porto 50 g (15 s), 10 utskick 70 770 TINGBO porto 50 g (25 s) 10 utskick 70 700 Tryckning schablon KF 70 ex 6000 66000 Kostnader nuläge, 220 000 kr Tryckning schablon KS 50 ex 6000 66000 Kostnader Alternativ 2, 395 000 kr Trycking schablon SN 18 ex (30 färg, 60 sv v) 1150 12500 Kostnader Alternativ 3, 320 000 kr Tryckning schablon SBN 28 ex (50 färg, 75 sv v) 725 8000 Tryckning schablon BUN 3 ex (10 färg, 50 sv v) 72 800 Tryckning schablon TEAB 10 ex (15 sv v) 6 smtr 40 250 Tryckning schablon jävsn 6 ex (4 färg, 8 sv v) 17 200 Tryckning schablon TINGBO 14 ex (5 f, 20 sv v) 132 1320 Summa porto och tryckning - nuläge 19589 215711
ipad - Skriva/Redigera o PDF Notes (App). - Internetåtkomst o WiFi. o Alternativt via mobilnätet vid val/inköp av modell med 4G-modul(simkort krävs). - Kommunicera o Webbmail till kommunens mail. o E-poståtkomst via inbyggd App. o Facebook, Twitter m.m. - Säkerhet/backup o Extern Gratis Molntjänst för backup, icloud, Dropbox, Google Drive - Print o Möjligt via Specifika AirPrint skrivare. - Support/Service o Finns viss kunskap lokalt på IT, men mer resurser + rutiner behövs för bästa support. - Utbildning o En enklare utbildning kan hållas i egen regi. o Extern utbildare på plats kan vara ett alternativ. - Sektretess o Vid backup till molntjänst så bör ej en Gratistjänst användas för känslig information! o Säkerhets-/Lösen-kod bör användas på enheten så att inte obehöriga får tillgång till information som är lokalt lagrade. - Övrigt o Tangentbord (mindre modell) finns som tillbehör. Pris: HW: 3172 kr (ej 4G-modul) HW: 4796 kr (4G-modul) 77 kr/mån (48mån) 117 kr/mån (48mån) Bärbar dator - Skriva/Redigera o Traditionella program som Acrobat Reader, Word(MS Office) m.m. - Internetåtkomst o Nätverkskabel o WiFi o Inbyggd 4G-modul(simkort krävs). - Kommunicera o Tillgång till kommunens e-post via lokal Outlook eller webbmail. o Tillgång till Lync (Skype) lokalt installerat. - Säkerhet/backup o Kommunens backup körs varje natt på nätverkets filservrar. - Print o Tillgång till kommunens alla skrivare/kopiatorer via lokala nätverket. - Support/Service o Traditionell beprövad support & service finns redan uppbyggt i kommunen.
- Utbildning o En enklare utbildning kan hållas i egen regi. o Extern utbildare på plats kan vara ett alternativ. - Sektretess o Information skyddas lokalt med Användarkonto. o Backup sköts kontrollerat inom kommunens nätverk. - Övrigt o Ett stort urval av tillbehör finns redan i ServicePortalen. Pris: HW: 5619 kr 137 kr/mån (48mån) Chromebook - Skriva/Redigera o Via lokal App eller via Google Docs direkt på webben(gratis webbtjänst). - Internetåtkomst o Nätverkskabel o WiFi. - Kommunicera o Webbmail till kommunens mail. o E-poståtkomst via inbyggd App? o Facebook, Twitter m.m. - Säkerhet/backup o Extern Gratis Molntjänst för backup, Dropbox, Google Drive - Print o Okänt i nuläget, men borde inte vara några problem att hitta någon form av lösning. - Support/Service o Finns ingen kunskap lokalt på IT i nuläget. - Utbildning o Extern utbildare på plats kan vara ett alternativ. - Sektretess o Vid backup till molntjänst så bör ej en Gratistjänst användas för känslig information! o Säkerhets-/Lösen-kod bör användas på enheten så att inte obehöriga får tillgång till information som är lokalt lagrade. - Övrigt - Kräver Google-konto (privat gmail-adress!) - Google Drive (Googles molntjänst för fillagring) - Backup via Googles molntjänst. - Ingen beprövad support/service finns i kommunen. Pris: HW: 2026 kr 42 kr/mån (48mån)
Ärende 7 Handlingsplan för internt kontroll 2016 inom kommunstyrelsens verksamhetsområde
Tabell 1 Granskningsuppdrag intern kontroll för kommunstyrelsen År 2016 Kontrollområde Riskbild för rutin/arbetsmoment Kommunövergripande kontrollmål Säkerställande att kommunens tjänstegarantier uppfylls Kontrollmoment/metod 4/2,5 10 Kontrollera att det finns rutiner för att säkerställa att tjänstegarantierna uppfylls? Risk- och väsentlighetsanalys S/K ROV Kontrollansvarig Mats Ingolf (BUF) Klart senast 2016-05-31 Nämnden/styrelsens egna kontrollmål Störningar uppstår i verksamhet vid Frånvaro längre frånvaro hos personal 3/3 9 Kontrollera att det finns rutiner för att säkerställa att verksamheten kan upprätthållas på åtminstone en grundläggande nivå trots personals frånvaro under en längre tid. Föreslaget Lena Willman (BUF) alt. Jan- Olof Ohlsson (SBF) 2016-08-31 S = Sannolikhet K = Konsekvens ROV = Risk- och väsentlighetspoäng
Tabell 2 Sammanställning risk- och väsentlighetsbedömning för kommunstyrelsen År 2016 Kontrollområde Riskbild för rutin/arbetsmoment Kommunövergripande kontrollmål Säkerställande att tjänstegarantierna följs. Nämnden/styrelsens egna kontrollmål Ekonomi Utbetalningsrutin utbetalningar till egna konton eller liknande. Risk- och väsentlighetsanalys S/K ROV Bedömningsgrunder för prioritering 4/2,5 10 Tjänstegarantierna finns för att öka kommunens förtroende bland allmänheten. Detta förutsätter dock att tjänstegarantierna är kända för allmänheten samt att det finns konkreta möjligheter för kommunen att uppfylla dem, genom t.ex. antagna rutiner m.m. Även inom organisationen behöver tjänstegarantierna vara kända av alla som ska tillämpa dem. Sannolikt är fallet inte så idag, då inga åtgärder har vidtagits för att marknadsföra tjänstegarantierna. Om garantierna inte är kända för medborgarna eller anställda kan det medföra att kommunmedborgare går miste om t.ex. ekonomisk kompensation de kan ha rätt till i de fall där sådan ges eller att kommunen inte återkopplar vid brist att uppfylla det vi garanterar. Konsekvensen bedöms som tämligen liten ur ekonomisk synpunkt, men kan bli påtaglig ur ett förtroendeperspektiv. 2/3 6 Utbetalningsrutinerna ska i alla delar, till rimlig grad, säkerställa att ingen person ensam kan hantera en utbetalning så att möjlighet inte finns t ex till utbetalning till egna konton. Detta rör alla former av utbetalningar, t ex betalfiler, löner, utanordningar och kontoinsättningar. Konsekvensen av fel i denna rutin är alltid minst kännbar eller allvarlig. Rutinen har granskats vid intern kontroll 2008 utan anmärkning. Detta tillsammans med de centraliserade utbetalningsrutinerna gör att sannolikheten f n för fel bedöms som relativt låg. Till handlingsplan ja / nej Ja Kontrolleras 2015
Sammanställning risk- och väsentlighetsbedömning för kommunstyrelsen År 2016 Kontrollområde Riskbild för rutin/arbetsmoment Risk- och väsentlighetsanalys Bedömningsgrunder för prioritering S/K ROV Personal Bristande behörighetsrutiner 2/3 6 Sannolikheten att den mänskliga faktorn på grund av bristande rutiner gör misstag är ganska stor. Det är även också större chans att behörighetsändringar görs på olika sätt utan fastställda rutiner. Till handlingsplan ja / nej Kontrolleras 2015 Konsekvenserna kan bli allvarliga om fel behörigheter tilldelas till någon med högre behörigheter eller något som är sekretessbelagt. Det kan även bli kännbara konsekvenser om inte dessa högre behörigheter avslutas på rätt sätt. Ärendehantering Deadline för inlämning av handlingar inför sammanträden / au-beredning 3/2 6 Det är vanligt förekommande att handlingar och ärenden inte kommer in i tid före au-beredning, oftast tas ändå dessa ärenden med på föredragningslistan eller som ett extra ärende direkt på sammanträdet. Ärendet hinner inte beredas. Skulle det hållas hårt på stopptiden - att försent inkomna handlingarna fick vänta till nästa sammanträde - skulle det få konsekvenser som fördröjda beslut vilket kan drabba 3:e man. Remissärenden från myndigheter kan yttrandetiden gått ut för innan beslut fattats. Nej Även kompletterande handlingar till kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige kan komma in sent så de inte kommer med ut i kallelsen, utan får delas ut på sammanträdet eller läggas i mapparna till kommunfullmäktige. Fel beslut kan fattas om komplett beslutsunderlag saknas. Ofta görs extra kallelseutskick vilket kan utgöra en stressfaktor för personalen runt kallelserna. Ärendehantering Att besluten tas i rätt instans (Au, Ks eller Kf) 2/3 6 Det är viktigt att besluten i arbetsutskottet, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige tas i rätt instans. Beslut som fattas i fel instans kan bli ogiltiga om detta uppmärksammas. Nej
Sammanställning risk- och väsentlighetsbedömning för kommunstyrelsen År 2016 Kontrollområde Riskbild för rutin/arbetsmoment Risk- och väsentlighetsanalys S/K ROV Bedömningsgrunder för prioritering Det kan bli ekonomiskt kännbart för kommunen om icke giltiga beslut verkställs, t ex ingångna avtal (t ex försäljningar, köpeavtal), godkännande av ekonomiska medel, godkännande av byggnationer, organisationsförändringar/tillsättande av tjänster, deltagande i projekt m.m. Till handlingsplan ja / nej Registrering/ diarieföring Inkommande e-post som borde registreras/diarieföras lämnas utan åtgärd Arbetsmomentet bedöms lämpligt som kommunövergripande kontrollmål år 2017 3/2-3 7,5 Det är viktigt att handlingar som kan betraktas som allmänna registreras/förs in i diariet för att de lättare ska kunna hittas och för att ha god ordning på handlingarna. Inkommen e-post som kan utgöra allmän handling eller allmänna handlingar som kommer via e-post är inget undantag från denna registreringsplikt. Att inte registrera e-post som utgör allmän handling kan innebära bl.a. att offentlighetsprincipen åsidosätts genom att det t.ex. inte framgår att en allmän handling finns hos kommunen. Resultatet kan bli att allmänhetens och tillsynsmyndigheters möjligheter till insyn i verksamheten går förlorade. Nej Överklaganden som inkommer via e-post och inte registreras/diarieförs blir svåra att bedöma huruvida de inkommit inom lagstadgad överklagandetid om det inte framgår vilket datum som handlingen inkommit. Konsekvensen kan vara att överklagandet kan komma att avvisas av en domstol. En risk som kommunen måste räkna med utifrån ovan nämnda konsekvenser är att eventuella skador som kan uppstå för den enskilde kan resultera i en skadeståndstalan mot kommunen, framför allt för ekonomisk skada. Risken att personlig skada skulle uppstå bedöms däremot som mycket liten. Frånvaro Störningar uppstår i verksamhet vid längre frånvaro hos personal 3/3 9 Kommunledningsförvaltningens verksamhet utgörs av olika kompetenser där var och en i personalen har sina speciali- Ja
Sammanställning risk- och väsentlighetsbedömning för kommunstyrelsen År 2016 Kontrollområde Riskbild för rutin/arbetsmoment Risk- och väsentlighetsanalys S/K ROV Bedömningsgrunder för prioritering serade uppgifter. Detta gör det svårt att gå in och täcka för varandra vid frånvaro, exempelvis semester eller sjukdom. Sannolikheten att störningar ska uppstå i verksamheten om någon i personalen är frånvarande en längre tid är därför påtaglig då det inte kan förutsättas att personal utan vidare kan träda in för varandra. Till handlingsplan ja / nej Eftersom kommunledningsförvaltningen bistår så många av kommunens verksamheter och även allmänheten kan konsekvenserna vid en längre bortavaro bli kännbar. Det kan t.ex. handla om ansökningar som blir liggande eller hålltider som överskrids. Övriga Arbetsmoment/rutiner med ROVpoäng under 6 Info/IT Bristande behörighetsrutiner Det kan få konsekvenser om fel behörigheter tilldelas. Det kan även få konsekvenser då någon slutar eller byter befattning om inte detta meddelas till IT. Behörighetsrutinerna har förbättrats och en blankett som ska användas av chefer när någon börjar eller slutar alternativt att en tjänst förändras. Dessa rutiner kommer att implementeras före årsskiftet 2015/2016. Styrande dokument Kännedom om kommunens styrande dokument Hur kända är de policydokument som gäller för kommunledningsförvaltningens verksamhet och hur efterföljs de?
Sammanställning risk- och väsentlighetsbedömning för kommunstyrelsen År 2016 Kontrollområde Riskbild för rutin/arbetsmoment Risk- och väsentlighetsanalys S/K ROV Bedömningsgrunder för prioritering Till handlingsplan ja / nej Risken är att dokumenten inte är kända/aktualiserade och därför inte efterföljs. Detta kan ge en fel bild av kommunen och dess verksamhet. Arkiv Brandsäkerhet i kommunarkivet Brandspjället i dörren till kommunarkivet klarar av 60 minuters brand. Standard nuförtiden är spjäll som klarar 120 minuter. Om det börjar brinna utanför arkivet kan allt material i arkivet förstöras. Sannolikheten för att detta ska inträffa bedöms som låg, däremot kan konsekvensen bli tämligen kännbar om brand skulle inträffa. Info/IT Dataförlust av större väsentlig data Konsekvenserna vid en större dataförlust kan bli allvarliga då flera verksamheter inte har tillgång till arbetsrelaterat material och blir stillastående under åtgärdstiden. Ny serverplattform och backup-lösning har installerats Info/IT Obehörig i IT-enhetens lokaler Konsekvensen om känslig information kommer i orätta händer kan bli kännbar beroende på hur informationen används. Info/IT E-posttjänsten är otillgänglig Konsekvenserna om e-posttjänsten inte är tillgänglig skulle efter en viss tid bli kännbar för verksamheterna då detta är en av kommunikationsvägarna mot medborgarna och andra externa kontakter. Tidsberoende. Redundans finns mellan Växjö- Tingsryd-Lessebo Info/IT Brand i serverrum Antändligt material som ligger i serverrummet samt brister i städning är en hög riskfaktor. Brand i serverrummet får allvarliga konsekvenser. Info/IT Virusangrepp Konsekvenserna vid ett virusangrepp kan bli kännbart för verk-
Sammanställning risk- och väsentlighetsbedömning för kommunstyrelsen År 2016 Kontrollområde Riskbild för rutin/arbetsmoment Risk- och väsentlighetsanalys S/K ROV Bedömningsgrunder för prioritering samheterna då isolering och driftstopp av verksamhetssystem (server/klient) kan ske under åtgärdstiden. Till handlingsplan ja / nej Kommunen följer de virusprogram som Växjö har. Info/IT Telefonisystem ur funktion Konsekvensen kan bli kännbar då kommunikation via fast telefoni används av de flesta verksamheterna idag. Sannolikheten för avbrott har minskat efter uppgradering av telefonisystem. Mbk Skrivaren går sönder innan en viktig kallelse ska tryckas. Tar längre tid att trycka i andra skrivare och hinner ej bli klar i tid att skickas till ledamötena. Ny skrivare är på väg att installeras. Det går att skriva ut på andra skrivare alternativt köpa in tjänsten från tryckeri. Mbk Hemsida och intranät havererar Besökare kan inte ta del av information och service från hemsidan. Samma gäller personal som använder intranätet. En ny hemsida har implementerats under 2104. Mbk Posten kommer inte iväg Fördröjning av post, speciellt berörs a-post och annan post som måste komma iväg snabbt. Det finns ersättare som kan hjälpa till att skicka iväg posten. Rehabilitering Kompetensutveckling Bristfälliga eller för sena åtgärder till sjukskriven medarbetare Bristfällig eller för lite utbildning till organisationen Vi har rutiner och ett rehab-system där allt dokumenteras, så sannolikheten är inte så stor. Central kompetensutveckling beslutas av CCG alternativt PU. Innan beslut tas diskussionerna på flera nivåer. Utbetalning Felaktig lönesumma utbetalas Finns rutiner för ovanstående. Sannolikheten är inte så stor.
Sammanställning risk- och väsentlighetsbedömning för kommunstyrelsen År 2016 Kontrollområde av löner, reseräkningar och arvoden Riskbild för rutin/arbetsmoment Utbetalning av lön till eget eller felaktigt konto Medarbetare avslutas inte i lönesystemet Risk- och väsentlighetsanalys S/K ROV Bedömningsgrunder för prioritering Till handlingsplan ja / nej Körningar Lönekörning kraschar Bankfil går ej iväg till bank Arbetsuppgifter kan inte genomföras pga sårbarhet vid frånvaro Tekniken kan haverera, men det finns rutiner för det. Sårbarhet har hanterats med rutiner och utbildning, men behandlas också i en annan punkt. Uppgradering av system Arbetsuppgifter kan inte genomföras pga sårbarhet vid frånvaro. Sårbarhet har hanterats med rutiner och utbildning, men behandlas också i en annan punkt. Pensioner Felaktig pension utbetalas Felaktig pensionsfaktura betalas Arbetsuppgifter kan inte genomföras pga sårbarhet vid frånvaro Rutiner finns för ovanstående. Sårbarhet har hanterats med rutiner och utbildning, men behandlas också i en annan punkt. Utdatasystemet Rapportuttaget från Impromptu havererar Nytt PA-system håller på att implementeras S = Sannolikhet K = Konsekvens ROV = Risk- och väsentlighetspoäng
Ärende 9 Rutin för ekonomisk rapportering från nämnder och styrelser
TJÄNSTESKRIVELSE 1 Kommunledningsförvaltningen 2015-11-13 Daniel Gustafsson 0477 441 26 daniel.gustafsson@tingsryd.se Till kommunstyrelsens arbetsutskott Rutin för ekonomisk rapportering från nämnder och styrelser Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar 1) Rutin för ekonomisk rapportering från nämnder och styrelser fastställs enligt protokollsbilaga. 2) Kommunledningsförvaltningen ska lämna närmare anvisningar till förvaltningarna och företagen avseende upprättandet av rapporterna. 3) Nämnder, styrelser, förvaltningar och företag ska senast 31 januari 2016 fastställa egna rutiner för ekonomisk rapportering inom den egna organisationen. Beskrivning av ärendet Enligt riktlinjer för budget och redovisning, antagna av fullmäktige 2015-10-26, ska kommunstyrelsen fastställa rutiner för den ekonomiska rapportering från nämnder och styrelser (utöver delårsrapport och årsredovisning) som behövs för att kunna uppfylla sin uppsiktsplikt. Nuvarande rutin Enligt nuvarande rutiner lämnar förvaltningarna ekonomisk månadsrapport till kommunstyrelsen vid ca 5-6 tillfällen per år (utöver delårsrapport och årsredovisning). I denna rutin har snabbhet och färsk information prioriterats. För att rapporten ska vara aktuell och innehålla färska siffror har rutinen därför byggt på att förvaltningen, ej nämnden, lämnar rapporten till kommunstyrelsen. Det innebär att prognos baserat på månadens redovisning har lämnats till kommunstyrelsen månaden efter, vilket innebär att rapporten lämnats in ca 10-15 kalenderdagar efter månadsslutet. Det har dels inneburit svårigheter för förvaltningen att hinna väga in prognoser från underliggande nivåer i organisationen och dels att nämnderna har fått del av prognoserna först efter det att de presenterats för kommunstyrelsen. Vidare innebär rutinen att ärendet inte hinner behandlas i kommunstyrelsens arbetsutskott samt inte heller kommit med i kallelseutskicket till kommunstyrelsen (rapporten har lagts ut på hemsidan fredagen före kommunstyrelsens sammanträde). Syfte med rapportering En viktig del i de nyligen antagna riktlinjerna för budget och redovisning är att nämndernas budgetansvar samt kraven på åtgärder vid avvikelser har förtydligats betydligt. Då kompletteringsbudgetarna har tagits bort är det nu tydligt att nämnderna har fullt ansvar för både verksamhet och ekonomi utifrån fullmäktiges budgetbeslut. Därmed förtydligas också kommunstyrelsens roll till att, som kommunallagen föreskriver, leda och samordna samt ha uppsikt över nämndernas verksamhet. Detta innebär att kommunstyrelsens huvudsakliga uppgift är att ha uppsikt över att mål för verksamhet och ekonomi uppnås. Kommunstyrelsen ska således bevaka att riktlinjerna för budget och redovisning följs, d v s att nämnderna vidtar åtgärder om avvikel-
2 ser mot fastställda verksamhetsmål eller budget prognostiseras. Däremot är det inte kommunstyrelsen, utan nämnderna, som har ansvar för vad som görs, d v s vilka åtgärder som vidtas. Förslag Förslaget till ny rutin för ekonomisk rapportering från nämnder och styrelser (bilaga) innebär att antalet tillfällen för rapportering minskas till två stycken utöver de båda delårsrapporterna. Förslaget innebär vidare att det är nämnderna, inte förvaltningarna, som lämnar rapporterna till kommunstyrelsen, d v s politisk behandling i nämnderna ska ske innan rapporten skickas till kommunstyrelsen. Detta är särskilt angeläget eftersom nämnderna i och med de nya riktlinjerna har fullt budgetansvar med ansvar för att vidta åtgärder vid eventuella avvikelser mot budget eller verksamhetsmål. Förslaget bedöms sammantaget förstärka riktlinjernas intentioner om nämndernas förtydligade ansvar för verksamhet och ekonomi i form av budgetansvar och krav på åtgärder vid avvikelser. Övrigt Enligt Riktlinjer för budget och redovisning ska nämnder och förvaltningar fastställa egna rutiner för ekonomisk rapportering inom den egna organisationen. Detsamma bör gälla styrelserna och företagen. I dessa rutiner bör en tätare rapportering fastställas jämfört med nämnder och styrelsers rapportering till kommunstyrelsen. Ärendets beredning Ärendet har handlagts av ekonomiavdelningen vid kommunledningsförvaltningen efter avstämning med bl a kommunstyrelsens ordförande. Synpunkter har inhämtats från bl a förvaltningsekonomerna. Beslutsunderlag Rutin för ekonomisk rapportering från nämnder och styrelser (bilaga). Nämndens/styrelsens beslut ska skickas till Samtliga nämnder och styrelser Ekonomiavdelningen Daniel Gustafsson Ekonomichef
Bilaga Rutin för ekonomisk rapportering från nämnder och styrelser Nämnder och styrelser ska till kommunstyrelsen rapportera ekonomi och verksamhet enligt denna rutin. Rapporteringen syftar till att möjliggöra kommunstyrelsens skyldighet att leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter samt ha uppsikt över nämndernas och bolagens verksamheter (kommunallagen 6 kap 1 ). Utöver nedan angivna rapporter gäller också inlämnande av nämndsberättelse/årsredovisning efter budgetårets slut, vilka behandlas av kommunstyrelsen och kommunfullmäktige i mars månad året efter budgetåret. Nämnder KS sammanträde i Innehåll Dokument Syfte Uppsiktsplikt April Ekonomi Ekonomisk rapport Uppsikt att budget efterföljs Uppsikt att riktlinjer för budget och redovisning efterföljs (att åtgärder vidtas vid avvikelser) Juni Oktober Ekonomi och verksamhetsmål Ekonomi och verksamhetsmål Delårsrapport 1 Uppsikt att mål uppnås och budget efterföljs Uppsikt att riktlinjer för budget och redovisning efterföljs (att åtgärder vidtas vid avvikelser samt att vidtagna åtgärder följs upp) Delårsrapport 2 Uppsikt att mål uppnås och budget efterföljs Uppsikt att riktlinjer för budget och redovisning efterföljs (att åtgärder vidtas vid avvikelser samt att vidtagna åtgärder följs upp) December Ekonomi Ekonomisk rapport Uppsikt att budget efterföljs Uppsikt att riktlinjer för budget och redovisning efterföljs (att åtgärder vidtas vid avvikelser samt att vidtagna åtgärder följs upp) Leda och samordna Underlag för arbete med budgetramar och rambeslut Underlag för budgetarbete och budgetbeslut Underlag för totalprognos i delårsrapport Underlag för totalprognos i delårsrapport Underlag för bokslutsarbete Kommunstyrelsen kan vid behov besluta om ytterligare rapportering från nämnderna. Styrelser (helägda bolag och stiftelser) KS sammanträde i Innehåll Dokument Syfte Juni Oktober Ekonomi och verksamhetsmål/uppdrag enligt ägardirektiv Ekonomi och verksamhetsmål/uppdrag enligt ägardirektiv Uppsiktsplikt Delårsrapport 1 Uppsikt att mål, uppdrag och budget uppnås och efterföljs Uppsikt att åtgärder vidtas vid avvikelser samt att vidtagna åtgärder följs upp Delårsrapport 2 Uppsikt att mål uppnås och budget efterföljs Uppsikt att åtgärder vidtas vid avvikelser samt att vidtagna åtgärder följs upp Leda och samordna Underlag för budgetarbete och budgetbeslut Underlag för totalprognos i delårsrapport Underlag för totalprognos i delårsrapport Underlag för koncernredovisning Kommunstyrelsen kan vid behov besluta om ytterligare rapportering från styrelserna.
Ärende 10 Ansökan om medel från attraktivitetspotten för vidare utveckling av Destination Åsnen
Ärende 11 Ansökan om projektmedel till Almi s tillväxtprogram INTER
Bra att veta Tid Programmet startar med en analys av ditt företaget. Seminarierna hålls vid sex tillfällen. Parallellt sker individuell coachning på företaget. Avgift 15 000 kr exkl moms per företag. Avgiften är starkt subventionerad tack vare finansiering från Almi, Region Kronoberg och EU. Programmets värde är ca 150 000 kr exkl moms. Plats Träffarna sker på olika platser och ibland även hos de deltagande företagen. Mer information Kontakta Elisabet Forslund, Almi 0470-70 74 04, Pontus Sannéus, Almi 0470 70 74 02 eller Karin Darlington, Business Sweden 070-468 77 33. Vad har liknande program inspirerat till? Röster från tidigare deltagare: Under 2014 har vi tillsammans med fem andra företag deltagit i ett Internationaliseringsprojekt för att lära oss mer om export. Vi står nu redo att ge oss ut på en internationell marknad med många nya intressanta glassprodukter Richard Hertvig, VD och Delägare, Alvestaglass. Jag har lärt mig väldigt mycket. Dock måste man vara beredd på att göra en ordentlig insats själv. Ju mer jag gör, desto mer får jag ut av programmet Johan Schmitz, Marknadschef, MSE Engineering. Följande kommuner deltar med finansiering av detta utvecklingsprogram: Ljungby kommun, Växjö Kommun, Tingsryds kommun, Älmhults kommun, Markaryds kommun och Alvesta kommun. INTER! Tillväxtprogram för företag som vill växa internationellt
INTER! Har du viljan? Har du potentialen? Det här programmet vänder sig till företag i Kronobergs län som tycker att det är dags att hitta en ny internationell marknad. Vi söker företag och två deltagare per företag med uttalad målsättning att växa på en ny internationell marknad. Tillväxtprogrammet förmedlar kunskap, inspiration och erfarenheter om vad som är avgörande för att nå framgång internationellt. Mål - att ditt företag ska växa på en ny internationell marknad. - att ge dig ett nätverk av företagsledare med internationella ambitioner. - att förmedla erfarenheter och kunskaper om vad som är avgörande för att lyckas med en internationell satsning. - minst två nya utländska affärskontakter. - att ditt företag på fem år ska ha fördubblat omsättningen med bibehållen lönsamhet. Tillväxtprogram för företag som vill växa internationellt. Innehåll Hos de företag som deltar genomförs en INTERanalys där företagets vilja, ambition, styrkor och svagheter analyseras. Analysen presenteras och stäms av med företaget. Programmet innehåller 6 träffar som sker kl 8:30-13:00. Datum för träffarna bestäms i samråd med deltagarna. Under programmet har varje företag tillgång till en individuell rådgivare från Almi / Enterprise Europe Network och Business Sweden. Rådgivarna är ditt bollplank och hjälper dig med nödvändiga kontakter, tips, råd och verktyg. Tillväxtprogram Coaching Tillväxtprogram INTER Efter en inledande INTERanalys deltar du i ett gemensamt utvecklingsprogram. Vid sex träffar, får du tips, idéer och verktyg för att lyckats med din internationella satsning. Exempel på innehåll: Vilken marknad skall man välja? Vilken potential har denna? Vilken säljkanal skall man välja? Vilka krav kan man ställa på agenter, återförsäljare, etc? Hur hanterar man kulturella skillnader i affärssituationer? Hur skriver man avtal? När har man ingått avtal? Behöver affärsidén anpassas efter en internationell satsning? Produkt,- marknad- och kundanalys. Var i värdekedjan befinner man sig med sitt erbjudande? Behöver tjänsten/produkten anpassas för en internationell marknad? Vad kostar en internationell satsning? Träff 1 Nuläget. Träff 2 Export erbjudandet. Träff 3 Vilken marknad? Träff 4 Tidplan och avtal. Träff 5 Internationaliserings plan. Träff 6 Nätverksträff. Träffarna genomförs i samarbete med Business Sweden, Enterprise Europe Network och externa konsulter. För att säkerställa att nödvändiga insatser i företaget genomförs och ge stöd att driva förändringsarbetet mot en internationell satsning ingår även individuell coachning. ANALYS AFFÄRSMODELLERING COACHING Mer information Elisabet Forslund, 0470-70 74 04 Pontus Sannéus, 0470 70 74 02 Karin Darlington, 070-468 77 33
Ärende 12 Handlingsplan för samverkan kring utredning avseende 400 kv-ledning
Ärende 13 Ansökan från Tingsryds Utveckling och Fastighets AB (TUFAB) om projektmedel till ramprojektet Näringsliv i utveckling
Ärende 14 Avgiftsförändringar vid socialnämnden 2016
Ärende 15 Hastighetsöversyn inom tätbebyggt område
Ärende 18 Handlingsprogram för extraordinära händelser under mandatperioden 2015-2018
Ärende 19 Delårsrapport för Räddningstjänsten Östra Kronoberg 2015-08