2014-12-11 1 (21) Plats Rum 225, 2:a vån kommunhuset, Sundsgatan 29, Vänersborg Tid Torsdagen den 11 december, 2014 kl. 08:30 13:00 Beslutande Enligt närvarolista, sid 2 Ersättare Enligt närvarolista, sid 2 Övriga deltagande Enligt närvarolista, sid 2 Ärendelista Sid 3 Utsedd att justera James Bucci (V) Paragrafer 175-191 Underskrifter Sekreterare... Birgitta Andersson Ordförande... Christer Thobiasson (M) Justerande... James Bucci (V) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Samhällsbyggnadsnämnden Sammanträdesdatum 2014-12-11 Datum för anslags uppsättande 2014-12-17 Datum för anslags nedtagande 2015-01-09 Förvaringsplats för protokollet Samhällsbyggnadsnämnden, Sundsgatan 29, Vänersborg Underskrift... utdragsbestyrkande Birgitta Andersson
2014-12-11 2 (21) Närvarolista Beslutande Christer Thobiasson (M), ordf Benny Augustsson (S) 1:e vice ordf Bo Carlsson 2:e vice ordf Anna Johnsson (M) Bengt Wallin (FP), Ej 181 Gunnar Henriksson (FP), 181 Hans-Peter Nielsen (KD) Åsa Johansson (S), Ej 181 Mondher Dachraoui (S), 181 Zdenko Petrusic (S) James Bucci (V), Emir Terzic (V) Anders Wiklund (MP) Tjänstgör för Vakant Bengt Wallin (FP) Åsa Johansson (S) Ersättare Madelaine Johansson (S) Ingvar Håkansson (C) Gunnar Henriksson (FP), Ej 181 Sven Andersson (FP) Mondher Dachraoui (S), Ej 181 Mats Andersson (C) Eldbjörg Bryntesson (V) Magdalena Hansson (VFP) Kent O. Nilsson (MP) Övriga deltagare Sophia Vikström, förvaltningschef Lars Bengtsson, förvaltningsekonom Pernilla Johansson, ekonom med fordonsansvar Gunnar Björklund, fastighetschef Maria Wagerland, mark- och exploateringsingenjören Daniel Larsson, VA-chef Anna-Karin Svensson, kostchef Jeanette Johansson, personal- och utvecklingsledare Birgitta Andersson, förvaltningssekreterare
2014-12-11 3 (21) Ärenden Sid 175 Tjänstgörande ledamöter och val av justerare samt 4 godkännande av föredragningslista 176 Information 5 177 Svar på brev bestrida befintligt VA-nät 6 178 Motion om ökad andel ekologisk mat i kommunal verksamhet 7 179 Motion om utbildning av personal för att öka ekologisk och 8 kravmärkt mat till för- och grundskolor 180 Information om uppföljning av revision av Kostenheten 9 181 Cypressen 17 10 182 Intern kontrollgranskning 12 183 Verksamhetsplan 13 184 Information: Reviderad investeringsbudget 2015-2019 14 185 Ekonomisk utfall november 15 186 Meddelande 16 187 Delegationsbeslut 17 188 Förvaltningschefen informerar 18 189 Ordförandeinformation 19 190 Tack 20 191 Information till nästa sammanträde 21
2014-12-11 4 (21) 175 Dnr SBN 2014/3 Tjänstgörande ledamöter samt val av justerare Ordförande Christer Thobiasson (M) öppnar sammanträdet och James Bucci (V) utses att jämte ordföranden justera protokollet. Godkännande av föredragningslista Ordförande förslår godkännande av föredragningslistan. att godkänna föredragningslistan.
2014-12-11 5 (21) 176 Dnr SBN 2014/3 Information Christer Thobiasson, ordförande: - Ordförandeinformation Sophia Vikström, förvaltningschef: - Förvaltningschefen informerar - Information: Reviderad investeringsbudget Gunnar Björklund, fastighetschef: - Försäljning Cypressen 17 Maria Wagerland, mark- och exploateringsingenjören: - Försäljning Cypressen 17 Lars Bengtsson, förvaltningsekonom: - Utfall november månad - Information: reviderad investeringsbudget Pernilla Johansson, ekonom med fordons ansvar - Intern kontrollgranskning Daniel Larsson, Verksamhetschef Kretslopp & Vatten - Svar- Yttrande över värdering av VA-nätet i Forsane Anna- Karin Svensson, kostchef - Motion om ökad andel ekologisk mat i kommunal verksamhet - Motion om utbildning av personal för att öka ekologisk och kravmärkt mat till föroch grundskolor - Information om uppföljning av revision av Kostenhet Jeanette Johansson: personal och utvecklingsledare - Verksamhetsplan Birgitta Andersson, förvaltningssekreterare: - Meddelanden
2014-12-11 6 (21) 177 Dnr SBN 2014/200 Svar på brev Yttrande över värdering av VA-nät i Forsane VA-chefen redogör i ärendet. Medlemmarna i Forsane samfällighet bestrider den värdering som gjorts av befintliga VA-nätet. Värderingen anses felaktig och i övrigt utvecklas inte bestridandet. Vänersborgs kommun beslutade 12 juni 2013 om verksamhetsområdet för spillvatten och vatten för Forsane. Samhällsbyggnadsförvaltningen har upprättat en skrivelse i ärendet, daterad 2014-11-03. Det inkom 2014-11-17 en värdebeskrivning till samhällsbyggnadsförvaltningen. Forsane samfällighet har anlitat ÅF- Infrastructure AB för att värdera VA-nätet. Med anledning av detta har förvaltningen valt att ta upp ärendet åter i presidiet. Presidiets har berett ärendet att återremitterar ärendet till januari nämnden. Protokollsutdrag VA-chef Förvaltningschef
2014-12-11 7 (21) 178 Dnr SBN 2014/126 Motion om ökad andel ekologisk mat i kommunal verksamhet Anna-Karin Svensson, kostchefen redogör i ärendet. Per Sjödal har för miljöpartiets ledamöter i kommunfullmäktige lämnat in en motion. Motionärerna föreslår kommunfullmäktige besluta att höja ambitionen i vårt konsumtionsmål till 50 % ekologisk mat 2018 och att upprätta en plan för att nå upp till våra konsumtionsmål av ekologisk mat i våra verksamheter. Kostenhetens verksamhet nådde upp till 13,4% ekologiskt under 2013 och arbetar aktivt med att öka andelen under innevarande år. Att utöka andelen ekologiskt till 50 % utan ökat ekonomiskt utrymme bedöms inte som möjligt. Då målet i kommunens nuvarande Livsmedelspolicy innebär 25 % andel ekologiskt behöver policyn revideras om konsumtionsmålet ska ändras. Samhällsbyggnadsförvaltningen har upprättat en skrivelse i ärendet, daterad 2014-11-19. Presidiets har berett ärendet Samhällsbyggnadsnämndens behandling av ärendet Diskussion förs. att som svar överlämna till kommunfullmäktige samhällsbyggnadsförvaltningens skrivelse, daterad 2014-11-19. Protokollsutdrag Kommunfullmäktige Förvaltningschef Kostchef Bilaga: Samhällsbyggnadsförvaltningens skrivelse daterad, 2014-11-19
2014-12-11 8 (21) 179 SBN 2014/153 Motion om utbildning av personal för att öka ekologisk och kravmärkt mat till för- och grundskolor Marika Isetorp (MP) har lämnat in en motion. I motionen yrkas att Vänersborgs kommun utbildar personal som har hand om beställning och matlagning till omställning för att öka andelen ekologisk mat i kommunens verksamheter. Motionärerna yrkar också att samma personalgrupp får ta del av hur några andra förskolor och skolor som har lyckats uppnå en hög procentandel ekologisk mat, arbetar med detta. Kostenheten har valt att i tjänsteutlåtandet tänka kommunen som helhet och inom det ansvarsområde kostenheten verkar. Det vill säga kommunens grundskolor, gymnasieskola, vård och omsorg samt 11 av kommunens 26 förskolor som inte har eget tillagningskök. Samhällsbyggnadsförvaltningen har upprättat en skrivelse i ärendet, daterad 2014-11-19. Presidiets har berett ärendet att som svar överlämna till kommunfullmäktige förvaltningens skrivelse, daterad 2014-11-19. Protokollsutdrag Kommunfullmäktige Förvaltningschef Kostchef Bilaga: Samhällsbyggnadsnämndens skrivelse, daterad 2014-11-19
2014-12-11 9 (21) 180 Dnr SBN 2009/138 Uppföljning granskning av kostenheten Anna-Karin Svensson, kostchefen informerar i ärendet. PwC har på uppdrag av revisorerna genomfört en uppföljande granskning från 2009 av kostenhetens verksamhet. Granskningen visar att kostenheten på flera områden utvecklat rutiner och arbetssätt som ligger i linje med vår rapport och revisionsskrivelse 2009-11-05. Rapporten överlämnas för kännedom och åtgärd i enlighet med de av kommunfullmäktige antagna rutiner för rapportering. Presidiets har berett ärendet att meddela revisorerna att synpunkterna kommer att beaktas i framtiden. Protokollsutdrag Revisorerna Förvaltningschef Kostchef
2014-12-11 10 (21) 181 Dnr SBN 2008/145 Försäljning Cypressen 17 Fastighetschefen och mark- och exploateringsingenjören redogör i ärendet. Fastighetsutskottet beslöt 2014-10-09, 18 att uppdra till fastighetsenheten att efterhöra om AB Vänersborgsbostäder har intresse av att förvärva Cypressen 17 till ett marknadsmässigt pris och om intresse finns av förvärv och byggnation av bostäder ska ske inom snar framtid. Fastighetsutskottets har berett ärendet Samhällsbyggnadsnämndens behandling av ärendet Fastighetsutskottet beslöt 2014-11-27, 77 att föreslå samhällsbyggnadsnämnden besluta att föreslå kommunfullmäktige att uppdra till samhällsbyggnadsnämnden att försälja fastigheten Cypressen 17 enligt de villkor som redovisas i samhällsbyggnadsförvaltningens skrivelse daterad 2014-11-27. Ordföranden föreslår att samhällsbyggnadsnämnden beslutar att föreslå kommunstyrelsen besluta att uppdraga till samhällsbyggnadsnämnden att fortsätta förhandling med AB Vänersborgsbostäder om försäljning av Cypressen 17 enligt de villkor som redovisas i samhällsbyggnadsförvaltningens skrivelse, daterad 2014-11-27. Ordförande ställer proposition på förslagen och finner att samhällsbyggnadsnämnden beslutat enligt ordförandens förslag. Samhällsbyggnadsnämndens beslutar att föreslå kommunstyrelsen besluta att uppdraga till samhällsbyggnadsnämnden att fortsätta förhandling med AB Vänersborgsbostäder om försäljning av Cypressen 17 enligt de villkor som redovisas i samhällsbyggnadsförvaltningens skrivelse, daterad 2014-11-27. Fortsättning nästa sida
2014-12-11 11 (21) Fortsättning 181 Dnr SBN 2008/145 Jäv Bengt Wallin (FP) meddelar jäv och deltar inte i beslutet. Åsa Johansson (S) meddelar jäv och deltar inte i beslutet. Protokollsutdrag Kommunstyrelsen Mark- och exploateringsingenjören Fastighetschef Förvaltningschef Bilaga: Samhällsbyggnadsförvaltningens skrivelse daterad, 2014-11-27
2014-12-11 12 (21) 182 Dnr SBN 2014/52 Intern kontrollgranskning Pernilla Johansson, ekonom med fordonsansvar redogör för ärendet. Enligt reglementet för internkontroll ska varje nämnd årligen anta en plan för granskning samt uppföljning av den interna kontrollen. Samhällsbyggnadsnämnden antog 2014-03-20 en plan för granskning av den interna kontrollen. Granskning har genomförts enligt planen på kommungemensamma granskningsområden: uppföljning av löner, incident och skadeanmälan för materiella skador, hälsosamtal vid upprepad sjukfrånvaro, uppföljning av 2013 års granskning. Granskning har genomförts enligt planen på nämndspecifika granskningsområde: avtalstrohet och granskning av underlag för utbetalning av bostadsanpassningsbidrag. Samhällsbyggnadsförvaltningen har upprättat en rapport, daterad 2014-11-27. Presidiets har berett ärendet att godkänna samhällsbyggnadsförvaltningens upprättade skrivelse, daterad 2014-11-27, avseende granskning år 2014 i enlighet med reglementet för intern kontroll. Protokollsutdrag Kommunstyrelsen Revisorerna Förvaltningschef Ekonom med fordonsansvar Servicechef Bilaga: Samhällsbyggnadsförvaltningens skrivelse, daterad 2014-11-27
2014-12-11 13 (21) 183 Dnr SBN 2014/256 Verksamhetsplan 2015 Jeanette Johansson personal- och utvecklingsledaren redogör i ärendet. Verksamhetsplanen används av förvaltningen för att planera, följa upp, förbättra och rapportera sina verksamheter. Planen kopplar verksamhetsstyrningen med visionen. Aktiviteterna som nämns är sådana som förvaltningen har för avsikt att genomföra och har budgeterat. Presidiets har berett ärendet Samhällsbyggnadsnämndens behandling av ärendet Diskussion förs. att godkänna samhällsbyggnadsförvaltningens upprättade verksamhetsplan 2015. Protokollsutdrag Förvaltningschef Personal- och utvecklingsledare Kommunstyrelsen Bilaga: Samhällsbyggnadsnämndens verksamhetsplan 2015
2014-12-11 14 (21) 184 Dnr SBN 2014/4 Processen kring reviderad investeringsbudget Förvaltningschefen och förvaltningsekonomen redogör i ärendet. att notera informationen. Protokollsutdrag Förvaltningschefen Förvaltningsekonomen
2014-12-11 15 (21) 185 Dnr SBN 2014/4 Ekonomisk utfall november Förvaltningsekonomen informerar om ekonomisk utfall för november månad, 2014. att notera informationen. Protokollsutdrag Förvaltningschefen Förvaltningsekonomen Bilaga: Ekonomisk utfall november
2014-12-11 16 (21) 186 Dnr SBN 2014/3 Meddelande Förvaltningssekreteraren informerar i ärendet. att samhällsbyggnadsnämnden noterar informationen.
2014-12-11 17 (21) 187 Dnr SBN 2014/5 Delegationsbeslut Delegationsbeslut för oktober och november månad för 2014 redovisas. Beslut fattade med stöd av delegation fastställd i samhällsbyggnadsnämnden 2014-09-18, 124. Samhällsbyggnadsnämndens beslutar att notera informationen. Bilaga: Delegationsbeslut
2014-12-11 18 (21) 188 Dnr SBN 2014/3 Förvaltningsinformation Förvaltningschefen informerar nämnden om pågående verksamhet och gör en kort resumé över beslut, ärenden m.m. som har hänt under mandatperioden, - Den 27 november var klass 8 från Dalboskolan var på besök. De ska vara med på en tekniktävling på Chalmers. Uppgiften är transportabel bostad för hemlösa. Vi var väldigt imponerade på vad ungdomarna hade tagit fram och håller tummarna på att de vinner tävlingen. - Samhällsbyggnadsförvaltningen har uppdraget att göra om tre tillagningskök till produktionskök. - Den 4 december var det chefsmöte för alla chefer i kommunen och förvaltningens chefer var närvarande. Tre enheter/avdelningar blev nominerade till Utmärkt service av 10 sökande. De nominerade var Karta & GIS, Kretslopp & Vatten samt Hemvården Vargön. Karta& GIS vann för utmärkt service. - Förvaltningen har skickat en lägesrapport till KSAU angående kostutredningen. KSAU beslutade att ärendet fortlöpande ska redovisas i arbetsutskottet. Nästa redovisning blir i april 2015. Organisatorisk förändring har gjorts på kostenheten för att kunna sjösätta projektet Framtida kök effektivt. - Arbetet med att handla upp förstärkning av hamnområdet mot skredrisk kommer att påbörjas efter julledigheten. Kommunen kommer först att handla upp en konsult som ska ta fram ett förfrågningsunderlag och sedan göra en upphandling av en anläggningsentreprenad. Tidplan: utan överklagande beräknas anläggningsentreprenaden starta i oktober/november 2015. - Förvaltningen har haft möte med Trafikverket angående frågor som slussar, Resecentrum, GC tunnel, Holmängen. Det finns ingen ny fakta. - Bygglovet för akutboende är tillbaka draget på grund av kompletteringar. Härbärberget kommer inte att utökas, utan sex tillfälliga övernattningsplatser gäller fortfarande. - Blåplanen kommer upp för beslut till nästa nämndsammanträde, 29 januari 2015. - Förvaltningen planerar invigning av Plantaget den 6 juni 2015. att notera informationen. Bilaga: Summering av mandatperioden
2014-12-11 19 (21) 189 Dnr SBN 2014/3 Ordförandeinformation Ordförande informerar nämnden om - Presidiemöte med kommunstyrelsens presidie och samhällsbyggnadnämndens presidie. - Agenda 21. att notera informationen.
2014-12-11 20 (21) 190 Dnr SBN 2014/3 Tack Då var det mandat periodens sista sammanträde och ordföranden tackar förvaltningschefen och övriga inom förvaltningen och nämnden för den gångna perioden. Tackar för ett trevligt, lättsamt arbete och för ett gott samarbete under dessa fyra år. Förvaltningschefen tackar ordföranden och nämnden och tillönskar alla en God Jul och Gott Nytt År. Sven Andersson passar på att tacka alla nämndemännen för en mycket trevlig och fungerade nämnd och samtidigt tillönska alla en God Jul och Gott Nytt År. Förste vice ordförande tackar ordföranden med positiva superlativ och för ett mycket gott samarbete och goda skratt. Önskar ordföranden en God Jul och ett Gott Nytt År. Andre vice ordförande tackar presidiet, nämnden och samhällsbyggnadsförvaltningen, tack allihop!
2014-12-11 21 (21) 191 Dnr SBN 2014/3 Information: Ärenden till nästa sammanträde - Samhällsbyggnadsnämndens sammanträdesdagar år 2015 - Samhällsbyggnadsnämndens Temadagar år 2015 - Val av ledamöter och ersättare till fastighetsutskottet - Val av ledamöter och ersättare till upphandlingsutskottet - Val av ledamot och ersättare till handikapprådet - Val av ledamot och ersättare till Onsjö vägsamfällighet - Val av ledamot och ersättare till Ässet Rönningen gemensamhetsanläggning - Val av ledamot och ersättare till Vänersborgs jaktvårdskrets - Tjänstgörande ledamöter samt val av justerare - Delegationsbeslut - Förvaltningschefen informerar - Ordförandeinformation - Ekonomi, bokslut 2014 - Reviderad investeringsbudget - Motion om att landsbygdssäkra politiska beslut - Uppföljande granskning av kommunens lokalsamordning - Uppföljande granskning av gatuenhetens rutiner vid snöröjning - Ärenden till nästa sammanträde att notera informationen.