Revidering av hanteringsanvisningar för socialnämnden 2017 14 SN 2017.220 86
Verksamhetsbaserad informationsredovisning 2016 Strukturen Processnamn Handlingsslag Handlingstyp Gallring Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registrering Anmärkning 3 Administrera ekonomiskt 3.1 bistånd 3.1.1 Försörjningsstöd 3.1.1 Försörjningsstöd Försörjningsstöd Samlad Personakt 5 år/bevaras Närarkiv/Server Ja Handläggare Verksamhets sys Årlig gallring av personakter: gallras 5 år efter sista anteckning. Undantag från gallring för forskningens behov: Personer födda den 5, 15, 25 varje månad. 12 kap 1-2 SoL (gäller även digital information). 3.1.1 Försörjningsstöd Försörjningsstöd Tidsbokning inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej Server/ 3.1.1 Försörjningsstöd Försörjningsstöd Ansökan 5 år/bevaras Personakt Ja Handläggare Anteckningar från telefonsamtal. Rensas när informationen skrivits in i ärendeblad(utredning) och journal. Om ärendet inte öppnas sätts in i "enstaka pärmen" i receptionen. 3.1.1 Försörjningsstöd Försörjningsstöd Meddelande om skulder, uppsägning avhysning 3.1.1 Försörjningsstöd Försörjningsstöd Utredning 5 år/bevaras inaktualitet Personakt Förekomm Handläggare Server/ Personakt Ja Handläggare Meddelanden från t ex hyresvärd, elbolag, kronofogde om skulder, uppsägning och avhysning som ger upphov till ärende inom ekonomiskt bistånd. Upprättas vid öppnade av nytt ärende. Detta är själva utredningen, men kallades förut för ärendeblad. 3.1.1 Försörjningsstöd Försörjningsstöd 3.1.1 Försörjningsstöd Försörjningsstöd 3.1.1 Försörjningsstöd Försörjningsstöd Handlingarav betydelse i ärendet 5 år/bevaras Server/ Personakt Förekomm Handläggare tillfällig ellerrutinmässigkarakt är inaktualitet Handläggare Förekomm Handläggare Nej Kallelser tillmöten medhandl etc inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Upprättade, inkommande, utgående handlingar Sys: E- post kan antingen kopieras in i journalen eller antecknas om att e-post inkommit och lagts i akten 87
3.1.1 Försörjningsstöd Försörjningsstöd Journalblad 5 år/bevaras 3.1.1 Försörjningsstöd Försörjningsstöd Samtycke 5 år/bevaras Server/ Personakt Ja Handläggare Verksamhets sys avslut skrivs alla journalanteckningar ut och läggs till akten. Närarkiv Förekomm Handläggare Nej För att bryta sekretessen 3.1.1 Försörjningsstöd Försörjningsstöd Norm-beräkning 3.1.1 Försörjningsstöd Försörjningsstöd Beslut i enskilt ärende 5 år/bevaras Rapporter 3.1.1 Försörjningsstöd Försörjningsstöd ochanmälningar 2 år Förteckning översökta 3.1.1 Försörjningsstöd Försörjningsstöd arbeten inaktualitet 3.1.1 Försörjningsstöd Försörjningsstöd Anställnings-intyg inaktualitet Besked om 3.1.1 Försörjningsstöd Försörjningsstöd uppsägningav arbete inaktualitet inaktualitet Server Ja Försörjningsstö Server/ Personakt Förekomm Handläggare Verksamhets sys Närarkiv Förekomm Handläggare Närarkiv Förekomm Handläggare Nej Närarkiv Förekomm Handläggare Nej Närarkiv Förekomm Handläggare Nej 3.1.1 Försörjningsstöd Försörjningsstöd ID-handling 5 år/ bevaras Personakt Ja Handläggaren Självdeklaration och 3.1.1 Försörjningsstöd Försörjningsstöd slutskattsedel inaktualitet Närarkiv Förekomm Handläggare Nej Kontoutdrag/ översikt 3.1.1 Försörjningsstöd Försörjningsstöd enskild ekonomi inaktualitet Närarkiv Förekomm Handläggare Nej Handläggare 6 Kopior avfakturor månader underlag för därefter 3.1.1 Försörjningsstöd Försörjningsstöd utbetalning 2 år gallringsarkiv Nej Handläggare Nej 3.1.1 Försörjningsstöd Försörjningsstöd Kvitton 10 år 3.1.1 Försörjningsstöd Försörjningsstöd Lönespec etc inaktualitet 3.1.1 Försörjningsstöd Försörjningsstöd Sanningsförbindelser 5 år/bevaras Handläggare 2 år därefter gallringsarkiv Nej Handläggare Närarkiv Förekomm Handläggare Nej Närarkiv Förekomm Handläggare Uträkning vad som beviljas eller inte. Skickas hem till klient. Ligger kvar digitalt i (sofia) syset i ärendet (pnr) nås efter avslutat ärende sök på "alla handlingar som berör person" beviljande beslut av norm eller avslag. Om man inte uppfyller kriterierna kan man begära ett skriftligt avslag. Underlag till utredning, förvaras så länge personen är aktuell. Om person saknas ID-handling, krävs uppehållstillstånd. Underlag för utbetalning förvaras ej i personakt Underlag för utbetalning förvaras ej i personakt 88
3.1.1 Försörjningsstöd Försörjningsstöd Underlag boende och boendekostnad 5 år/ bevaras Närarkiv Ja Handläggare T. ex hyreskontrakt, köpeskilling, lån och räntekostnader m.m. I normberäkningen framgår hur detta påverkar beräkning för boendekostnad. Informationen återges i (grund)utredningen. 3.1.1 Försörjningsstöd Försörjningsstöd Fullmakter 5 år/bevaras Handläggare Förekomm Handläggare Nej 3.1.1 Försörjningsstöd Försörjningsstöd Närvarorapport inaktualitet Handläggare Nej Handläggare AME, SFI, praktikplats etc 3.1.1 Försörjningsstöd Försörjningsstöd Etablerings-plan Bevaras Närarkiv Ja Handläggare Diarieförs Se process 3.8 Heter etableringsplan som fås av arbetsförmedlingen 3.1.1 Försörjningsstöd Försörjningsstöd Underlag för integration (Migrationsverket) Bevaras Närarkiv Ja Handläggare Diarieförs Se process 3.8 Heter idag bosättningsmeddelande 3.1.1 Försörjningsstöd Försörjningsstöd Läkarintyg/ sjukskrivningar inaktualitet Närarkiv Ja Handläggare Nej 3.1.1 Försörjningsstöd Försörjningsstöd Återsökning nyanlända 5 år/bevaras Närarkiv Ja Handläggare 3.1.1 Försörjningsstöd Försörjningsstöd Återkrav 5 år/bevaras Personakt Förekomm Handläggare 3.1.1 Försörjningsstöd Försörjningsstöd Beslut/ Domar i förvaltningsdomstol 5 år/bevaras Närarkiv Förekomm Handläggare Diarieföring Förvaltningsdomstol 3.1.1 Försörjningsstöd Försörjningsstöd Information er/ socialtjänstenheter emellan 5 år/bevaras Personakt Handläggare Folkbokföring, bilregister,företagsregistret,, Försäkringskassan, arbetförmedling, CSN, A-kassa mm 3.1.1 Försörjningsstöd Försörjningsstöd Remisser inaktualitet Närarkiv Förekomm Handläggare Nej 3.1.1 Försörjningsstöd Försörjningsstöd SIP 5 år/bevaras 3.1.1 Försörjningsstöd Försörjningsstöd Individuell plan 5 år/bevaras Närarkiv Personakt, analog Förekomm Handläggare Förekomm Handläggare Samordnad individuell plan Överenskommelser, handlingsplaner, arbetsplaner mm Upprättas inom 3 månader i nytt ärende, ska finnas i alla ärenden uppdateras 3.1.1 Försörjningsstöd Försörjningsstöd Boutredningar och dödsboanmälningar 3.1.2 3.1.2 Boutredningar och dödsboanmälningar Boutredningar och dödsboanmälningar Kopia av Överklagande med bilagor 5 år/bevaras Närarkiv Förekomm Handläggare Ekonomiska redovisningar 5 år Akt/Närarkiv Nej Handläggare Underlag från bank och försäkringsbolag, skatteverket, värdeintyg, ägandeskap bostad, marknadsvärdeintyg, etc 89
3.1.2 3.1.2 3.1.2 3.1.2 3.1.2 3.1.2 3.1.2 3.1.2 3.1.2 3.1.2 3.1.2 Boutredningar och dödsboanmälningar Boutredningar och dödsboanmälningar Boutredningar och dödsboanmälningar Boutredningar och dödsboanmälningar Boutredningar och dödsboanmälningar Boutredningar och dödsboanmälningar Boutredningar och dödsboanmälningar Boutredningar och dödsboanmälningar Boutredningar och dödsboanmälningar Boutredningar och dödsboanmälningar Boutredningar och dödsboanmälningar Boutredningar och dödsboanmälningar Bouppteckningsintyg 5 år Akt/Närarkiv Nej Handläggare Boutredningar och dödsboanmälningar Kopior på fakturor 5 år Akt/Närarkiv Nej Handläggare Boutredningar och dödsboanmälningar Boutredningar och dödsbo- Dödfallsintyg med släktutredning 5 år Akt/Närarkiv Nej Handläggare anmälningar Fullmakt 5 år Akt/Närarkiv Nej Handläggare Boutredningar och dödsboanmälningar Korrespondens 5 år Akt/Närarkiv Nej Handläggare Boutredningar och dödsboanmälningar Mottagnings/utlämnin gskvitton 5 år Akt/Närarkiv Nej Handläggare Boutredningar och dödsboanmälningar Boutredningar och dödsboanmälningar Boutredningar och dödsboanmälningar Boutredningar och dödsboanmälningar Boutredningar och dödsboanmälningar Kopior på dödsboanmälan 5 år Akt/Närarkiv Nej Handläggare Tillvaratagna patient tillhörigheter 5 år Akt/Närarkiv Nej Handläggare Styrkt förteckning övertillgångar och utgifter 5 år Akt/Närarkiv Nej Handläggare Intyg om hemmets lösöresvärde 5 år Akt/Närarkiv Nej Handläggare Protokoll vid hembesök 5 år Akt/närarkiv Nej Handläggare Tidigare make/maka ev bouppteckning förvaltning av dödsbo förvaltning av dödsbo förvaltning av dödsbo Används enbart om inte handläggaren kan träffa dödsbodelägaren. Kan ersätta hembesök 3.1.3 Budget- och skuldrådgivning 3.1.3 Budget- och skuldrådgivning Budget och skuldrådgivning Statistikunderlag inaktuallitet Server Nej Handläggare Registreras i BOSS 3.1.3 3.1.3 Budget- och skuldrådgivning Budget- och skuldrådgivning Budget och skuldrådgivning Ärendeblad 5 år Budget och skuldrådgivning Nej Handläggare BOSS Förvaras i BOSS Ekonomisk kartläggning 5 år Server Nej Handläggare registreras i BOSS. Även för skuldsanering och frivilliga uppgörelser 3.1.3 Budget- och skuldrådgivning Budget och skuldrådgivning Budgetblad inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej Eget arbetsblad för budget 90
3.1.3 Budget- och skuldrådgivning Budget och skuldrådgivning Beslut från Kronofogden gällande skuldsanering 5 år Närarkiv Nej Handläggare Pärm 3.1.3 3.1.3 3.1.3 3.2 Budget- och skuldrådgivning Budget- och skuldrådgivning Budget- och skuldrådgivning Ge stöd och omsorg för barn och unga och Budget och skuldrådgivning Omprövning 5 år Närarkiv Nej Handläggare Budget och skuldrådgivning Budget och skuldrådgivning Underlag för budget Övriga beslut från Kronofogden inaktualitet server Nej Handläggare inaktualitet, dock tidigast vid avslutat ärende Akt/Närarkiv Nej Handläggaren Sysisk Så länge skuldsaneringen varar. Kronofogdens omprövning Klientens ekonomiunderlag, förmedlas oftast muntligt. Finns i BOSS. och familljer Samlad Personakt 5 år/bevaras Närarkiv/Server Ja Handläggare och familljer Anmälningar 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare När ett barn blir placerat utanför hemmet ska akten bevaras i sin helhet! Personakter gallras 5 år efter sista anteckning. Undantag från gallring för forskningens behov: Personer födda den 5, 15, 25 varje månad. Anmälningspliktiga och privatpersoner. Anmälning som ej leder till ärende kan gallras vid inaktualitet. och familljer Ansökan med ev bilagor 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare Ansökan som ej leder till ärende kan gallras vid inaktualitet. och familljer Journalblad 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare och familljer Utredningar i enskilt ärende 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare 91
och familljer Beslut i enskilt ärende 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare och familljer Överklaganden 5 år/bevaras Server/Närarkiv Förekomm Handläggare och familljer Beslut/Domar 5 år/bevaras Server/Närarkiv Förekomm Handläggare och familljer Anvisning från Migrationsverket 5 år/bevaras Server/Närarkiv Förekomm Handläggare och familljer Kallelser inaktualitet Server/Närarkiv Nej Handläggare och familljer SIP samordnad individuell plan 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare och familljer Genomförandeplan 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare och familljer Vårdplan 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare och familljer Remiss inaktualitet Server/Närarkiv Förekomm Handläggare Remiss till tex arbetsförmedling, bostadsaförmedling, läkare, beroendevård och familljer Ansökan om institutions-vård 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare och familljer Kopior av räkningar 2 år Närarkiv Förekomm Handläggare Från läkare, laboratorier, institutioner mm, räkningar på uppdrag av socialtjänsten och familljer Ansökan särskild förordnad vårdnadshavare 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare 92
och familljer Meddelande om utskrivning inaktualitet Server/Närarkiv Ja Handläggare och familljer Överens-kommelser 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare och familljer Avgifts-befrielse 5 år/bevaras Server/Närarkiv Handläggare och familljer betydelse för ärendet 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare Inkomna, utgående eller upprättade handlingar och familljer tillfällig eller rutinmässig karaktär inaktualitet Server/Närarkiv Förekomm Handläggare Inkommande, utgående, upprättade handlingar och familljer Polisrapporter 5 år/bevaras Server/Närarkiv Förekomm Handläggare Kan vara anmälan och familljer Tillsynsrapport 5 år/bevaras Server/Närarkiv Förekomm Handläggare Diarieföring och och familljer Tolkhjälp 5 år/bevaras Server/Närarkiv Förekomm Handläggare och familljer Fullmakter 5 år/bevaras Server/Närarkiv Nej Handläggare och familljer Individavtal 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare och familljer Yttrande till polis/åklagare eller allmän domstol 5 år/bevaras Server/Närarkiv Förekomm Handläggare och familljer Yttrande i körkortsärende 5 år/bevaras Server/Närarkiv Förekomm Handläggare 93
och familljer Utredningsplan 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare och familljer Beslut om upphörande av vård 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare och familljer Ansökan om LVU 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare Placeringsärenden barn ska bevaras! och familljer Eftersökning av peng Bevaras Server/Närarkiv Förekomm Handläggare Diarieföring och familljer Egenavgift 5 år/bevaras Server/Närarkiv Förekomm Handläggare och familljer Placeringsinformation Bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare och familljer Konsultationsdokument 5 år/bevaras Närarkiv Ja Handläggare och familljer Förhandsbedömningar/ aktualisering inaktualitet Server/Närarkiv Ja Handläggare Om inget ärende startas och familljer Åtalsunderlåtelse 5 år/bevaras Närarkiv Ja Handläggare och familljer Klagomål Bevaras Server/Närarkiv Förekomm Handläggare Diarieföring samt ssys Skickas till registrator SN för diarieföring. och familljer Ansvarsförbindelser 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare och familljer God man 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare 94
och familljer Begäran om handräckning 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare och familljer Ordförandebeslut 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare Om omedelbart omhändertagande och placering och familljer Underställan till domstol 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare Av ordförandebeslut och familljer Behandlingsrapporter/ resumé 5 år /bevaras Närarkiv Ja Handläggare Anteckningar från kan gallras när sammanfattning tillförts personakten och familljer Beslut om umgängesrestriktion 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare och familljer Beslut om hemlighållande av vistelseort 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare och familljer Flyttningsförbud 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare 3.2.2 Uppdragstagare 3.2.2 Uppdragstagare, uppdragstagare Ansökan/ intresseanmälan 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare om att bli kontaktfamilj kontaktperson familjehem 3.2.2 Uppdragstagare, uppdragstagare Ärendeblad/ journalblad 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare 3.2.2 Uppdragstagare, uppdragstagare Utredningar av familjehem, kontaktperson/familj 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare 3.2.2 Uppdragstagare, uppdragstagare Avtal 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare 95
3.2.2 Uppdragstagare, uppdragstagare Skriftlig uppsägning 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare 3.2.2 Uppdragstagare, uppdragstagare Registerutdrag 5 år/bevaras Arkiv Ja Handläggare 3.2.2 Uppdragstagare, uppdragstagare betydelse för ärendet 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare 3.2.2 Uppdragstagare 3.2.3 Ungdomstjänst, uppdragstagare 3.2.3 Ungdomstjänst Ungdomstjänst tillfällig eller rutinmässig karaktär inaktualitet Handläggare Förekomm Handläggare Dom från allmän domstol 5 år/bevaras Server/närarkiv Förekomm Handläggare 3.2.3 Ungdomstjänst Ungdomstjänst Arbetsplan 5 år/bevaras Server/närarkiv Förekomm Handläggare Intyg om fullgjord 3.2.3 Ungdomstjänst Ungdomstjänst ungdomstjänst 5 år/bevaras Närarkiv Förekomm Handläggare Återrapportering till 3.2.3 Ungdomstjänst Ungdomstjänst åklagare 5 år/bevaras Server/närarkiv Förekomm Handläggare 3.2.3 Ungdomstjänst Ungdomstjänst Journal 5 år/bevaras Server/närarkiv Förekomm Handläggare 3.2.3 Ungdomstjänst Ungdomstjänst Ungdomskontrakt 5 år/bevaras Server/närarkiv Förekomm Handläggare 3.2.3 Ungdomstjänst Ungdomstjänst betydelse för ärendet 5 år/bevaras Server/närarkiv Förekomm Handläggare tillfällig eller rutinmässig 3.2.3 Ungdomstjänst Ungdomstjänst karaktär inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Verkställer dom Inkomna, utgående eller upprättade handlingar Inkommande, utgående, upprättade handlingar 3.2.4 3.2.4 3.2.4 3.2.4 Barn och unga och Barn och unga och Barn och unga och Enkät utvärdering inaktualitet Arkivskåp samlade i pärm Ja Utförare betydelse i ärendet 5 år/bevaras Närarkiv Ja Utförare Daganteckningar inaktualitet Server/närarkiv Ja Utförare Mall. Utvärdering av insats /enkät till kunden/anonym. Sammanställs årsvis. 96
3.2.4 3.2.4 3.2.4 3.2.4 3.2.4 3.2.4 3.2.4 3.2.4 3.2.4 Barn och unga och Barn och unga och Blankett inkommen synpunkt Bevaras Server/närarkiv Förekomm Utförare Diarieföring Behandlingsplan 5 år/bevaras Säkerhetsskåp Ja Utförare Barn och unga Registrerade och avvikelser i s sys 5 år/bevaras Server/närarkiv Ja Handläggare Barn och unga och Barn och unga och Barn och unga och Barn och unga och tillfällig eller rutinmässig karaktär Kopia uppdrag med genomförandeplan Kopia Samordnad individuell plan inaktualitet Handläggare Nej Utförare inaktualitet Säkerhetsskåp Ja Utförare inaktualitet Säkerhetsskåp Ja Utförare Uppdrag insats 5 år/bevaras Server/närarkiv Ja Handläggare Barn och unga och Samtyckesblankett 5 år/bevaras Säkerhetsskåp Ja Utförare Barn och unga och Tolkhjälp inaktualitet Säkerhetsskåp Nej Utförare Skickas till registrator SN för diarieföring Till socialsekreteraren /personakten tillsammans med resumén Socialsekreteraren ansvarig handläggare. Kopior kan gallras vid avslutat ärende. Kopior kan gallras vid avslutat ärende. Till socialsekreteraren /personakten tillsammans med resumén Beställs från ramavtal. 3.2.4 Barn och unga och Socialjournal 5 år/bevaras Server/närarkiv Ja Utförare Sammanfattning över insats till socialsekreteraren efter avslutat ärende, tillförs personakten 3.3 Ge stöd och omsorg för vuxna beroende beroende beroende beroende, Samlad Personakt 5 år/bevaras Närarkiv/Server Ja Handläggare beroende, Ansökningar 5 år/bevaras Närarkiv Ja Handläggare Årlig gallring av personakter: gallras 5 år efter sista anteckning. Undantag från gallring för forskningens behov: Personer födda den 5, 15, 25 varje månad. 12 kap 1-2 SoL (gäller även digital information). Bevaras. 97
beroende beroende beroende beroende beroende beroende beroende beroende beroende beroende beroende beroende beroende beroende beroende beroende, Anmälningar 5 år/bevaras Närarkiv/Server Ja Handläggare beroende, beroende, Anmälning som ej tillhör/ ger upphov till ärende 2 år Närarkiv Ja Handläggare Journalanteckningar 5 år/bevaras Närarkiv/Server Ja Handläggare beroende, Utredning i enskilt ärende 5 år/bevaras Närarkiv/Server Ja Handläggare beroende, Beslut i enskilt ärende 5 år/bevaras Närarkiv/Server Ja Handläggare beroende, Uppdrag 5 år/bevaras Närarkiv/Server Ja Handläggare beroende, beroende, Arbets-, handlings-, behandlings-, vårdplaner 5 år/bevaras Närarkiv/Server Ja Handläggare Avtal 5 år/bevaras Närarkiv/Server Ja Handläggare beroende, Ansvarsförbindelser för kostnader 5 år/bevaras Närarkiv/Server Ja Handläggare beroende, LVM 5 år/bevaras Närarkiv/Server Ja Handläggare beroende, LVU 5 år/bevaras Närarkiv/Server Ja Handläggare beroende, beroende, beroende, beroende, Ansökan om vård av missbrukare i vissa fall LVM med bilagor 5 år/bevaras Närarkiv/Server Ja Handläggare Handlingar från förvaltningsrätt 5 år/bevaras Närarkiv/Server Ja Handläggare Begäran om handräckning 5 år/bevaras Närarkiv/Server Ja Handläggare Ansökan till institutioner om vård 5 år/bevaras Närarkiv/Server Ja Handläggare v Skickas till förvaltningsrätt 98
3.3.2 beroende beroende beroende beroende beroende beroende beroende beroende beroende beroende beroende Begäran om yttrande från andra er beroende, beroende, Kopior av anteckningar från annan kommun eller landsting 5 år/bevaras Närarkiv/Server Ja Handläggare Överklagande 5 år/bevaras Närarkiv/Server Ja Handläggare beroende, Läkare-, psykologutlåtande 5 år/bevaras Närarkiv/Server Ja Handläggare beroende, betydelse i ärendet 5 år/bevaras Närarkiv/Server Ja Handläggare beroende, beroende, beroende, beroende, tillfällig eller rutinmässig karaktär Klagomål åtgärdsplaner inaktualitet Närarkiv/Server Ja Handläggare 1 år efter händelsen Närarkiv/Server Ja Handläggare Yttrande till åklagare och allmän domstol 5 år/bevaras Närarkiv/Server Ja Handläggare Samtycke 5 år/bevaras Närarkiv/Server Ja Handläggare beroende, Individuell plan (IP) 5 år/bevaras Närarkiv/Server Ja Handläggare beroende, Egenavgift 5 år/bevaras Närarkiv/Server Ja Handläggare beroende, SIP 5 år/bevaras Närarkiv/Server Ja Handläggare 3.3.2 Begäran om yttrande från andra er Begäran om yttrande Samlad Personakt 5 år/bevaras Närarkiv/Server Ja Handläggare Årlig gallring av personakter: gallras 5 år efter sista anteckning. Undantag från gallring för forskningens behov: Personer födda den 5, 15, 25 varje månad. 12 kap 1-2 SoL (gäller även digital information). Bevaras. 99
3.3.2 3.3.2 3.3.2 3.3.2 3.3.3 3.3.3 3.3.3 3.3.3 3.3.3 3.3.3 3.3.3 3.3.3 3.3.3 3.3.3 3.3.3 3.3.3 3.3.3 3.3.3 Begäran om yttrande från andra er Begäran om yttrande från andra er Begäran om yttrande från andra er Begäran om yttrande från andra er Begäran om yttrande Begäran om yttrande Begäran om yttrande om lämplighet 5 år/bevaras Närarkiv Ja Handläggare Yttrande i körkortsärende 5 år/bevaras Närarkiv/Server Ja Handläggare Begäran om yttrande Yttrande 5 år/bevaras Närarkiv Ja Handläggare Begäran om yttrande Journal 5 år/bevaras Närarkiv Ja Handläggare Uppdrag insats Behandlings-plan 5 år/bevaras Server Ja Utförare Daganteckning inaktualitet Server/närarkiv Ja Utförare Blankett inkommen synpunkt Bevaras Server/Närarkiv Förekomm Utförare Diarieföring betydelse i ärendet 5 år/bevaras Närarkiv Ja Utförare tillfällig eller rutinmässig karaktär inaktualitet Närarkiv Nej Utförare Samtyckesblankett 5 år/bevaras Pärm arkivskåp Nej Utförare SIP samordnad individuell plan 5 år/bevaras Säkerhetsskåp Ja Utförare Tolkhjälp inaktualitet Säkerhetsskåp Nej Utförare Orosanmälan 5 år/bevaras Server Ja Utförare Socialjournal 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Utförare Missbruksutredningar 5 år/bevaras Server Ja Utförare Bedömningsinstrument 5 år/bevaras Server Ja Utförare Lämlighetsyttrande till er för t ex körkort, hemvärn, vapenlicens, kriminalvården, kontaktfamilj etc Kopia kan gallras. original hos savdelningen Skickas till registrator SN för diarieföring Samtycke om att bryta sekretess. Gäller 6 månader eller tills den återtas Tillförs personakt. Kopia kan gallras Beställs från ramavtal. Riskanalys Journaler med bilagor från hem för vård eller boende. Resumé tillförs personakt/handläggare Tex ASI ADDIS 100
3.3.3 3.3.4 3.3.4 3.3.4 3.3.4 3.3.4 3.3.4 3.3.4 Registrerade avvikelser i ssys 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Utförare Genomförandeplan 5 år/bevaras Server Ja Utförare Även bilagor t ex riskbedömningar, särskilda behov, beskrivning hur den personen ska bemötas och stödjas. Hur samarbete /samverkan ska ske Kopia i pärm kan gallras. original hos savdelningen Kopia kan gallras. original hos Uppdrag insats 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Utförare savdelningen Daganteckning inaktualitet Server/närarkiv Ja Utförare Samtycke om att bryta sekretess 5 år/bevaras Närarkiv Ja Utförare Tillförs personakt/ handläggare Server/Närarkiv Inkomna klagomål samt Blankett inkommen 3 år därefter åtgärdssvar mailas till registrator synpunkt Bevaras kommunarkivet Förekomm Utförare Diarieföring SN för diarieföring. Server/Närarkiv Original hos Anm Lex Sarah kopior 5 år/bevaras personakt Förekomm Utförare savdelning. 3.3.4 3.3.4 Socialjournal 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Utförare Samordnad individuell plan SIP 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Utförare Löpande arbetsanteckningar kan gallras när en sammanfattats och lagts till personakt Kopia i pärm kan gallras. original hos savdelningen 3.3.4 3.3.4 3.3.4 3.3.4 3.3.5 3.3.5 3.3.5 Hjälp med boende Hjälp med boende Hjälp med boende Avtal om handhavande av annans medel 5 år/bevaras Säkerhetsskåp Nej Utförare Registrerade avvikelser i s-sys 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja betydelse i ärendet 5 år/bevaras Närarkiv Förekomm Utförare tillfällig eller rutinmässig karaktär inaktualitet Handläggare Nej Utförare Hjälp med boende Ansökningar 5 år/bevaras Närarkiv Förekomm Handläggare Hjälp med boende Avtal 5 år/bevaras Närarkiv Förekomm Handläggare Hyresavtal, avstående från besittningsrätt, etc 101
3.3.5 3.3.5 3.3.5 3.3.5 3.3.5 3.3.5 3.3.5 3.3.5 3.4 Hjälp med boende Hjälp med boende Hjälp med boende Hjälp med boende Hjälp med boende Hjälp med boende Hjälp med boende Hjälp med boende Hantera ättsärend en Hjälp med boende Journalanteckningar 5 år/bevaras Närarkiv Ja Handläggare Hjälp med Utredning i enskilt boende ärende 5 år/bevaras Närarkiv Ja Handläggare Hjälp med boende Beslut i enskilt ärende 5 år/bevaras Närarkiv Ja Handläggare Hjälp med boende betydelse i ärendet 5 år/bevaras Närarkiv Förekomm Handläggare tillfällig Hjälp med eller rutinmässig boende karaktär inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Nej Hjälp med Klagomål boende åtgärdsplaner Bevaras Närarkiv Förekomm Handläggare Hjälp med boende Samtycke 5 år/bevaras Närarkiv Förekomm Handläggare Hjälp med Giltig hemförsäkring boende lgh inaktualitet Handläggare Nej Handläggare Skickas till registrator SN för diarieföring Tillförs personakt/ handläggare Personakt fader- och Bevaras Närarkiv Ja Handläggare Av rättsäkerhet samt för att vissa personer ska ha möjlighet att ta reda på sitt social ursprung ska personakter som innehåller handlingar som inkommit eller upprättats i samband med utredning om faderskaps- och adoptionsärenden bevaras för alltid. Senast när barnet blivit myndigt ska akten överlämnas till kommunarkivet Underrättelse från Skatteverket Bevaras Närarkiv/ Personakt Ja Handläggare Brev till modern Bevaras Närarkiv/ Personakt Ja Handläggare Brev till modern med anledning av underrättelse om nyfött barn Ärendeblad/ journalanteckning Bevaras Närarkiv/ Personakt Ja Handläggare 102
Protokoll för utredande om faderskap Bevaras Närarkiv/ Personakt Ja Handläggare Sambo, Mor, Far s bekräftelse Bevaras Närarkiv/ Personakt Ja Handläggare Samkönade föräldrar Anmälan om gemensam vårdnad Bevaras Närarkiv/ Personakt Ja Handläggare ID-handlingar Bevaras Närarkiv/ Personakt Ja Handläggare Samtycke om assisterad befruktning Bevaras Närarkiv/ Personakt Ja Handläggare Intyg Bevaras Närarkiv/ Personakt Ja Handläggare Intyg om ultraljudsundersökning, förlossning, utveckling etc vid MF Rättsgenetisk och rättskemisk undersökning Bevaras Närarkiv/ Personakt Ja Handläggare behov Underlag och beslut om nedlagd utredning Bevaras Närarkiv/ Personakt Ja Handläggare Hävande av faderskap eller Bevaras Närarkiv/ Personakt Ja Handläggare Beslut/domar Bevaras Närarkiv/ Personakt Förekomm Handläggare Kallelser inaktualitet Handläggare Ja Handläggare Kallelser till rättegång, möte med handläggare mm betydelse för ärendet Bevaras Närarkiv/ Personakt Ja Handläggare 103
tillfällig eller rutinmässig karaktär inaktualiltet Handläggare Ja Handläggare Begäran om hjälp från utrikesdepar-entet inaktualitet Handläggare Ja Handläggare 3.4.2 3.4.2 3.4.2 3.4.2 3.4.2 3.4.2 3.4.2 3.4.3 3.4.3 medgivande medgivande medgivande medgivande medgivande medgivande medgivande uppföljning uppföljning Anmälningar om faderoch Bevaras Adoption medgivande Ansökningar om medgivande Bevaras Adoption Ärende- och medgivande journalblad Bevaras Adoption medgivande Utredningshandlingar Bevaras Adoption Intyg om adoptionsutbildning medgivande Bevaras Adoption återkallelse av medgivande medgivande Adoption medgivande Beslut Bevaras uppföljning Uppföljningsrapport Bevaras Närarkiv/ Personakt Ja Handläggare Server/Närarkiv personakt Ja Handläggare Server/Närarkiv personakt Ja Handläggare Server/Närarkiv personakt Ja Handläggare Server/Närarkiv personakt Ja Handläggare Server/Närarkiv personakt Ja Handläggare Till Skatteverket Verksamhetssyt em Obligatorisk OBS! Av rättsäkerhet samt för att vissa personer ska ha möjlighet att ta reda på sitt social ursprung ska personakter som innehåller handlingar som inkommit eller upprättats i samband med utredning om faderskap/ eller adoptioner bevaras! Senast när barnet blivit myndigt ska akten överlämnas till kommunarkivet Läkarintyg, referensbrev, polisregisterutdrag, mm ändrade förhållanden som påverkar tidigare medgivande OBS! Av rättsäkerhet samt för att vissa personer ska ha möjlighet att ta reda på sitt social ursprung ska personakter som innehåller handlingar som inkommit eller upprättats i samband med utredning om faderskap/ eller adoptioner bevaras! Senast när barnet blivit myndigt ska akten överlämnas till kommunarkivet 104
3.4.3 3.4.3 3.4.3 3.4.3 3.4.3 3.4.4 3.4.4 3.4.4 3.4.4 uppföljning uppföljning uppföljning uppföljning uppföljning Yttrande enl namnlagen Yttrande enl namnlagen Yttrande enl namnlagen Yttrande enl namnlagen uppföljning Samtycke efter barnbesked Bevaras Handlingar rörande uppföljning barnets ursprung Bevaras uppföljning Beslut Bevaras uppföljning Aktualiseringsintyg Bevaras uppföljning Utredningar Bevaras Server/Närarkiv personakt Ja Handläggare Server/Närarkiv personakt Ja Handläggare Server/Närarkiv personakt Ja Handläggare Server/ personakt Ja Handläggare Server/Närarkiv personakt Ja Handläggare Yttrande enligt namnlagen Remiss Tingsrätten 5 år/bevaras Server/Närarkiv Nej Handläggare Yttrande enligt namnlagen Utredning 5 år/bevaras Server/Närarkiv Nej Handläggare Yttrande enligt namnlagen Beslut 5 år/bevaras Server/Närarkiv Nej Handläggare Handlingar rörande barnets ursprung Komplettering, kan innehålla mindre ändringar som inte påverkar medgivandet 3.4.5 3.4.5 Vårdnad, boende, umgänge Vårdnad, boende, umgänge Vårdnad, boende, umgänge Ärendeblad Journalblad 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare 3.4.5 3.4.5 3.4.5 3.4.5 3.4.5 3.4.5 Vårdnad, boende, umgänge Vårdnad, boende, umgänge Vårdnad, boende, umgänge Vårdnad, boende, umgänge Vårdnad, boende, umgänge Vårdnad, boende, umgänge Vårdnad, boende, umgänge Vårdnad, boende, umgänge Rapport till Tingsrätten om samarbetssamtal/ umgängesstöd 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare Avtal medföräldrar Bevaras tills barnet fyllt 18 år Närarkiv/ Personakt Ja Handläggare Vårdnad, boende, umgänge Yttranden 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare Vårdnad, boende, umgänge Utredningar 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare Vårdnad, boende, umgänge Vårdnad, boende, umgänge tillfällig eller rutinmässig karaktär inaktualitet Handläggare Förekomm Handläggare betydelse i ärendet 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare Avtal om boende, vårdnad och umgänge får ej gallras förrän barnet fyllt 18 år! Gallras senast 5 år efter avslut. Undantag från gallring: födda 5, 15, 25 bevaras för forskning. Enl. FB 16:19, skickas till Tingsrätten Vårdnadsutredningar, kontaktperson, avtal 105
3.5 Ge stöd och omsorg för äldre Samlad Personakt 5 år/bevaras Närarkiv/Server Ja Handläggare Personakter gallras 5 år efter sista anteckning. Undantag från gallring för forskningens behov: Personer födda den 5, 15, 25 varje månad. Ansökningar om bistånd 5 år/ Bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare Ansökan från enskild om bistånd eller service (hemtjänst, plats i särskilda boendeformer) Förenklad ansökan om bistånd 5 år /Bevaras Närarkiv/Server Ja Handläggare Endast serviceinsatser hemtjänst samt larm Utredningar med underlag 5 år /Bevaras Närarkiv/ Personakt Ja Handläggare Beslut 5 år /Bevaras Närarkiv/ Personakt Ja Handläggare Överklagandemed bilagor 5 år /Bevaras Närarkiv/ Personakt Förekomm Handläggare Beslut/domar i förvaltningsdomstol 5 år /Bevaras Närarkiv/ Personakt Förekomm Handläggare Klagomål åtgärdsplaner Bevaras Server/Närarkiv Förekomm Handläggare Diarieföring Till registrator SN för registrering, sedan till berörd chef Journalanteckningar 5 år /Bevaras Närarkiv/ Personakt Ja Handläggare Underlag för fastställande av avgift 5 år /Bevaras Närarkiv/ Personakt Förekomm Handläggare 106
Avgiftsbeslut 5 år /Bevaras Närarkiv/ Personakt Ja Handläggare Kvittens 5 år Närarkiv Nej Handläggare betydelse i ärendet 5 år /Bevaras Närarkiv Förekomm Handläggare Inkomna, upprättade, utgående handlingar tillfällig eller rutinmässig karaktär inaktualitet Säkerhetsskåp Förekomm Handläggare Avtal 5 år /Bevaras Närarkiv Förekomm Handläggare Individavtal 5 år /Bevaras Närarkiv Förekomm Handläggare Anmälan/ beslut om ställföreträdare/ ombud 5 år /Bevaras Närarkiv Förekomm Handläggare God man, förvaltarskap etc Fullmakter 5 år /Bevaras Närarkiv/ Personakt Förekomm Handläggare Genomförandeplan 5 år /Bevaras Närarkiv/ Personakt Förekomm Handläggare Underskriven överenskommelse med kund Beställning 2 år Närarkiv Förekomm Handläggare Kundvalsblankett inaktualitet Handläggare Förekomm Handläggare Anmälningar enl Lex Sarah Bevaras Server/Närarkiv Förekomm Handläggare Diarieföring Lämnas till registrator SN för diarieföring.. 107
Avvikelsehantering 5 år Närarkiv/ Personakt Ja Handläggare Beslut om riksfärdtjänst 5 år Närarkiv/ Personakt Förekomm Handläggare Yttranden 5 år /Bevaras Närarkiv/ Personakt Förekomm Handläggare Från domstol, kriminalvård,skatteverket, FK, Tandvårds-stödsintyg inaktualitet Säkerhetsskåp Ja Handläggare Egenvårds-intyg 5 år /Bevaras Närarkiv/ Personakt Ja Handläggare Inkomstuppgift 1 år Agiftsakt lilla arkivet Nej Handläggare Info hemtjänst Bevaras Uppdrag insats 5 år /Bevaras Säkerhetsskåp Ja Utförare Hyreskontrakt mm 2 år Säkerhetsskåp Nej Utförare Levnadsberättelser 5 år /Bevaras Säkerhetsskåp Förekomm Utförare Genomförandeplan 5 år/bevaras Säkerhetsskåp Ja Utförare Register över brukares nycklar Informationsenhet Nej egenproducerad trycksak inaktualitet Närarkiv/pärm Nej Utförare Kopior kan gallras vid avslutat ärende Efter det att kontraktet upphört att gälla, under förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanmärkning inte kvarstår Frivilligt. Kopior kan gallras vid avslutat ärende Bevaras om insatser i särskilt boende. Till personakten Kopior kan gallras vid avslutat ärende Uppdateras löpande. Kvittenser till brukare boende gallras 2 år efter upphörd service. 108
Avtal om handhavande av annans medel 5 år/bevaras Säkerhetsskåp Ja Utförare Daganteckning inaktualitet Server/Närarkiv Ja Utförare Socialjournal 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Utförare Signeringslistor hälso-/ sjukvård 10 år Närarkiv Förekomm Utförare betydelse i ärendet 5 år/bevaras Närarkiv Förekomm Utförare tillfällig eller rutinmässig karaktär Vårdtyngds-mätningar, underlag Register över trygghetslarm inaktualitet Handläggare Nej Utförare inaktualitet Närarkiv Förekomm Utförare Redovisning gallras efter 10 år. Fickpengsredovisning efter 2 år När sammanfattats i personakt kan anteckningar gallras Sammanfattning över insats till handläggaren efter avslutat ärende, tillförs personakten Kopior kan gallras vid avslutat ärende Kopior kan gallras vid avslutat ärende Arbetsanteckningar hos kund ska införas i journal om det har betydelse för ärendet När sammanställning gjorts inaktualitet Server Nej Utförare Larmsys När innehavet har upphört Nyckelhantering vid larm hemtjänst 2 år Närarkiv Nej Utförare Larmrapport med register 5 år Server Nej Utförare Larmsys vid behov för avvikelsehantering Statistik 2 år Närarkiv Nej Utförare Matlista inaktualitet Handläggare Nej Utförare Handlingar som rör avvikelsehantering 5 år Närarkiv Förekomm Utförare Anmälningar enl Lex Sarah kopior 5 år/bevaras Server Förekomm Utförare Blankett inkommen synpunkt Bevaras Server/ Närarkiv Förekomm Utförare Diarieföring Registrerade avvikelser i ssys 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Utförare Rapporter handlingar som blir del av Lex Sarah-ärende bevaras med ärendeakten Original hos savdelning.kopia i personakt Skickas till registrator SN för diarieföring. 109
3.6 Ge stöd och omsorg för personer med funktionsnedsätt ning LSS LSS LSS LSS Insatser enl LSS, Ansökan om insats 5 år/bevaras Personakt Ja Handläggare Insatser enl LSS, Utredning/Utlåtanden 5 år/bevaras Personakt Ja Handläggare Insatser enl LSS, Beslut om insats 5 år/bevaras Personakt Ja Handläggare LSS Insatser enl LSS, Insats boende för barn/ungdom Bevaras Server/Närarkiv Förekomm Handläggare LSS Insatser enl LSS, Insatsavtal 5 år/bevaras Personakt ja Handläggare LSS Insatser enl LSS, Överklagande med bilagor 5 år/bevaras Personakt Ja Handläggare LSS Insatser enl LSS, Återtagande av ansökan inaktualitet Närarkiv Ja Handläggare LSS Insatser enl LSS, Domar 5 år/bevaras Personakt Förekomm Handläggare LSS Insatser enl LSS, Kallelser inaktualitet Handläggare Nej Handläggare LSS Insatser enl LSS, Samtycke 5 år/ bevaras Personakt Förekomm Handläggare LSS Insatser enl LSS, Fullmakter 5 år/bevaras Server/Närarkiv Nej Handläggare LSS LSS Insatser enl LSS, Journalanteckning 5 år/bevaras Personakt Ja Handläggare Insatser enl LSS, Dokumentation från annan inaktualitet Personakt Förekomm Handläggare Olika typer av insatser. Här ingår även förhandsbesked. Anmälningar inom socialtjänsten som inte har lett till något ärende gallras efter 5? ADL bedömning, psykologutlåtande, utlåtande från skolan m.m. Både i personakt och sys. Beslut ingår i utredningen. Underskrift krävs Är även nämndsbeslut. För att kunna ta reda på sin historia/ bakgrund ska insatser /uppgifter om boende/placering för barn och ungdomar som behöver bo utanför föräldrahemmet undantas från gallring Det är olika former av avtal, t ex individavtal eller avrop Vi skickar ut överklagande till rätt instans med underlag. Personakter i brandsäkra aktskåp Pågående i svarta lådor i receptionens arkiv Dokumentation bevaras i akt, kan vara omfattande underlag från annan kommun. 110
LSS LSS Insatser enl LSS, Genomförandeplan 5 år/bevaras Personakt Ja Handläggare ev Individuellaplaner Insatser enl LSS, på begäran av den enskilde 5 år/bevaras Personakt Ja Handläggare LSS Insatser enl LSS, Försäkringskassans beslut Personlig assistans inaktualitet Server/pärm Ja Handläggare LSS Insatser enl LSS, Beslut om 5 år efter riksfärdtjänst inaktualitet Personakt Ja Handläggare LSS Insatser enl LSS, Tandvårdsstödsintyg inaktualitet Personakt Ja Handläggare LSS Insatser enl LSS, Läkarintyg/ utlåtande 5 år/bevaras Personakt ja Handläggare LSS Insatser enl LSS, LSS Insatser enl LSS, LSS Insatser enl LSS, LSS LSS Insatser enl LSS, LSS Kopia registerutdrag om god man/ förvaltare 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare Diarieföring tillfällig eller rutinmässig karaktär inaktualitet Närarkiv Nej Handläggare betydelse för ärendet 5 år/bevaras Personakt Ja Handläggare Insatser enl LSS, Yttranden 5 år/bevaras Utföraren tar fram den med brukare. Underlag för uppföljning. I form av journalanteckning Verksamhetssyt em Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Förekomm Handläggare Diarieföring Klagomål och åtgärdsplaner Bevaras Server/Närarkiv Nej Handläggare Diarieföring Insatser enl LSS, SIP 5 år/ Bevaras Närarkiv/ Server Ja Handläggare LSS Insatser enl LSS, Lex Sara Bevaras SoL Närarkiv/ Personakt Förekomm Handläggare Diarieföring Ansökningar om insatser med ev bilagor 5 år/bevaras Personakt Ja Handläggare Kopia på registerutdrag. Läggs även i personakt Inkommande, avgående och upprättade handlingar Från domstol, kriminalvård,skatteverket, FK, Synpunkt av allmän karaktär kan gallras efter 2 år. Årlig förteckning över klagomål av allmän karaktär sammanställs och bevaras. Anmälan, utredning, klagomål och polisanmälan även i personakt. SoL Journalanteckning 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare Finns i personakter som förvaras i dokumentskåp i arkivrum. Vissa arbetsdokument/akter föravaras i sk dragskåp i arkivrum 111
SoL Utredning/Utlåtanden 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare SoL Beslut om insats 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare Överklagande med SoL bilagor 5 år/bevaras Server/Närarkiv Förekomm Handläggare Beslut/ Domar i SoL förvaltningsdomstol 5 år/bevaras Server/Närarkiv Förekomm Handläggarev SoL Kallelser inaktualitet Närarkiv Nej Handläggare SoL Samlad Personakt 5 år/bevaras Närarkiv/Server Ja Handläggare Årlig gallring av personakter: gallras 5 år efter sista anteckning. Undantag från gallring för forskningens behov: Personer födda den 5, 15, 25 varje månad. 12 kap 1-2 SoL (gäller även digital information). Bevaras. SoL betydelse i ärendet 5 år/bevaras Server/Närarkiv Förekomm Handläggare SoL Fullmakter 5 år/bevaras Server/Närarkiv Nej Handläggare SoL Uppdrag 5 år/bevaras Server/Närarkiv Förekomm Handläggare Kopia kan gallras vid avslut SoL Anmälningar Lex Sara Bevaras Server/Närarkiv Förekomm Handläggare Diarieföring Kopia i personakt Kopior av ant annan Om relevanta anteckningar gjorts SoL inaktualitet Närarkiv Förekomm Handläggare i personakt tillfällig eller rutinmässig Gäller även handlingar daterade SoL karaktär inaktualitet Närarkiv Förekomm Handläggare tidigare än 2007-07-01 SoL Klagomål och åtgärdsplaner Bevaras Närarkiv Förekomm Handläggare Diarieföring SoL Aktualisering inaktualitet Närarkiv Ja Handläggare Återtagande av SoL ansökan inaktualitet Närarkiv Ja Handläggare SoL Yttranden 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare SoL Tandvårds-intyg inaktualitet Närarkiv Ja Handläggare SoL SoL Förordnande om godman/ förvaltare/ förmyndare 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare Egen avgift inaktualitet Närarkiv Ja Handläggare I personakt samt kopia i pärm hos enhetschef samt diairefört ärende i Platina Läkare m fl aktualiserar ett ärende. Blir ibland inget ärende. Från domstol, kriminalvård,skatteverket, FK, 112
SoL SIP 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare enligt SoL, LSS enligt SoL, LSS Avvikelsehantering 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Handläggare enl enligt SoL, LSS SoL, LSS Uppdrag insats 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Utförare enligt SoL, LSS enligt SoL, LSS enligt SoL, LSS enligt SoL, LSS enligt SoL, LSS enligt SoL, LSS enligt SoL, LSS enligt SoL, LSS enl SoL, LSS Genomförandeplan 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Utförare enl SoL, LSS betydelse i ärendet 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Utförare enl SoL, LSS enl SoL, LSS enl SoL, LSS enl SoL, LSS enl SoL, LSS tillfällig eller rutinmässig karaktär inaktuallitet Närarkiv Nej Utförare Avtal om handhavande av annans medel 5 år/bevaras Säkerhetsskåp Ja Utförare Aktivitetsscheman inaktualitet Närarkiv Nej Handläggare Samtycke om att bryta sekretess 5 år/bevaras Server/Närarkiv Nej Utförare Tidsredovisning LASS till försäkringskassan 2 år Server Nej Utförare Samordnad individuell plan SIP 5 år/bevaras Server/Närarkiv Ja Utförare Pärm/Verksamh ets sys Kopia i pärm/arkivskåp kan gallras vid inaktualitet Även bilagor t ex riskbedömningar, särskilda behov, beskrivning hur den personen ska bemötas och stödjas. Hur samarbete /samverkan ska ske Uppgifter om barn placering/boende utanför föräldrahemmet ska all info bevaras Underskriven GP bevaras i personakt. Kopia kan gallras Redovisning gallras efter 10 år. Fickpengsredovisning efter 2 år Skickas upp till LSS-handläggare Debiteringsunderlag Skickas till handläggare tillförs personakt. enligt SoL, LSS enl SoL, LSS Socialjournal 5år/bevaras Server/Närarkiv Ja Utförare Löpande arbetsanteckningar kan gallras när en sammanfattats, resumé, i personakt 113
enligt SoL, LSS enligt SoL, LSS enl SoL, LSS Blankett inkommen synpunkt Utskrivning Bevaras Server/Närarkiv 3 år därefter kommunarkiv Förekomm Utförare Diarieföring inaktualitet Närarkiv Nej Handläggare Skickas till registrator SN för diarieföring T ex utskrivning från sjukhus/psykiatri och liknande. 3.7 enligt SoL, LSS enligt SoL, LSS enligt SoL, LSS enligt SoL, LSS enligt SoL, LSS Ge Kommunal hälso- och sjukvård enl SoL, LSS Anm Lex Sarah kopior 5 år/bevaras enl SoL, LSS enl SoL, LSS enl SoL, LSS Dag-anteckningar Server/Närarkiv personakt Förekomm Utförare inaktualitet Server/Närarkiv Ja Utförare Utbetalningsbesked från försäkrings-kassan 2 år Server Nej Utförare Registrerade avvikelser i ssys Observationslistor inaktualitet Närarkiv Ja Handläggare Original hos savdelning bevaras. Anteckningar från tfnsamtal, e-post mm i ärendet tillförs personakten. 3.7.1 3.7.1 Patientjournaler Patientjournaler Patientjournaler, Hälso- och sjukvårdsjournal Bevaras Server/ Patientjournal Ja Leg personal All HSL- på servern ska skrivas ut på papper och tillföras hälso- och sjukvårdsjournal efter avslutat ärende. 3.7.1 3.7.1 Patientjournaler Patientjournaler Patientjournaler, Patientjournaler, Analyser bedömningsinstrument Informations överföring 10 år/bevaras 10 år/bevaras Server/ Patientjournal Ja Leg personal Server/ Patientjournal Ja Leg personal Leg personal använder olika bedömningsinstrument, t ex rek från nationella kvalitetsregister Omfattar information ang patient mellan vårdgivare, t ex behandlingsmeddelande, epikris, ordinationer, vårdplanering, remissvar från läkare, labsvar, telefonrådgivning (anteckning) 114
3.7.1 3.7.1 Patientjournaler Patientjournaler Patientjournaler, Fotografi 10 år/bevaras Patientjournal Ja Leg personal Patientjournaler, Signeringslistor Bevaras Patientjournal Ja Leg personal Personfoto (ID), sår, Iordningsställa läkemedel, vid behov, utdelade, narkotiska prep. Kost- och vätskeregistrering, vändschema Namnförtydliganden 3.7.1 Patientjournaler Patientjournaler, Namnförtydligande Bevaras Närarkiv Nej Leg personal 3.7.1 Patientjournaler Patientjournaler, Munhälsa 10 år/bevaras Patientjournal Ja Leg personal Tandvårdsintyg, munhälsobedömning 3.7.1 Patientjournaler Patientjournaler, Avvikelsehantering Bevaras Server/ Patientjournal Ja Leg personal Diarieföring Enligt gällande riktlinjer avvikelsehantering Anmälningar enl bestämmelser Lex Maria 3.7.1 Patientjournaler Patientjournaler, Patientnämnd Bevaras Patientjournal Ja Leg personal Protokoll, beslut gällande enkild person tillförs journalen 3.7.1 Patientjournaler Patientjournaler, Delegering Bevaras Patientjournal Nej Leg personal Enl gällande riktlinjer 3.7.1 Patientjournaler Patientjournaler, ADL bedömning Bevaras Server/ Patientjournal Ja Leg personal Är en journalhandling och sparas som journal 3.7.1 Patientjournaler Patientjournaler, Förflyttningsbedömning Bevaras Server/ Patientjournal Ja Leg personal 3.7.1 Patientjournaler Patientjournaler, Kontaktuppgift till närstående Bevaras Server/ Patientjournal Ja Leg personal 3.7.1 Patientjournaler Patientjournaler, Kontroll av identitet Bevaras Server/ Patientjournal Ja Leg personal 115
3.7.1 Patientjournaler Patientjournaler, Medicinska diagnoser Bevaras Server/ Patientjournal Ja Leg personal 3.7.1 Patientjournaler Patientjournaler, Riskbedömning Bevaras Server/ Patientjournal Ja Leg personal 3.7.1 Patientjournaler Patientjournaler, Samtycke Bevaras Server/ Patientjournal Ja Leg personal 3.7.1 Patientjournaler Patientjournaler, Patientansvarig vårdcentral/ läkare Bevaras Server/ Patientjournal Ja Leg personal Verksamssyste m 3.7.1 Patientjournaler Patientjournaler, Omvårdsansvarig Bevaras Server/ Patientjournal Ja Leg personal Sjuksköterska/sjukgymnast/arbet sterapeut 3.7.1 3.8 3.8 3.8 3.8 3.8 3.8 3.8 3.9 3.9.1 Patientjournaler Introduktion för nyanlända Introduktion för nyanlända Introduktion för nyanlända Introduktion för nyanlända Introduktion för nyanlända Introduktion för nyanlända Introduktion för nyanlända Pröva tillstånd och göra tillsyn Tillståndspliktig Patientjournaler, Vårdplan Bevaras Server/ Patientjournal Ja Leg personal Introduktion för nyanlända Sekretessmedgivande Bevaras Personakt Nej Handläggare Diarieförs Underlag för Introduktion för integration nyanlända (Migrationsverket) Bevaras Personakt Ja Handläggare Diarieförs Introduktion för nyanlända Introduktionsplan Bevaras Personakt Ja Handläggare Diarieförs Underlag för Introduktion för introduktionsersättning nyanlända inaktualitet Personakt Ja Handläggare Nej Introduktion för nyanlända Introduktion för nyanlända Bevaras/5 år efter aktualiserings datum Närarkiv Förekomm Handläggare Personakt Ansökan om introduktionsersättning Bevaras Personakt Ja Handläggare Diarieförs Vårdboende samt läkemedelstider Närvarorapporter om undervisning och praktik, kvitton, ersättningar Digital akt det sista aktualiseringsdatum i databasen. 116
3.9.1 3.9.1 3.9.1 3.9.1 3.9.1 3.9.1 3.9.1 3.9.1 3.9.1 3.9.1 Tillståndspliktig Tillståndspliktig Tillståndspliktig Tillståndspliktig Tillståndspliktig Tillståndspliktig Tillståndspliktig Tillståndspliktig Tillståndspliktig Tillståndspliktig Tillståndsprövnin g och tillsyn Ansökan om serveringstillstånd 3 år efter tillståndet gått ut Närarkiv Nej Handläggare inaktualitet/nä r en upphört Närarkiv Nej Handläggare Tillståndsprövnin g och tillsyn Anmälan om försäljning Tillståndsprövnin Förslag/ Underlag för g och tillsyn beslut Bevaras Närarkiv Nej Handläggare Diarieföring Kommer från SRMH Tillståndsprövnin g och tillsyn Beslut Bevaras Närarkiv Nej Handläggare Diarieföring Tillståndsprövnin g och tillsyn Överklagande Bevaras Närarkiv Nej Handläggare Diarieföring Tillståndsprövnin g och tillsyn Domar Bevaras Närarkiv Nej Handläggare Diarieföring Tillståndsprövnin g och tillsyn Restaurangrapporter 10 år Närarkiv Förekomm Handläggare Tillståndsprövnin g och tillsyn Anmälning om utsedda serveringsansvariga personer inaktualitet Närarkiv Nej Handläggare Tillståndsprövnin g och tillsyn Tillståndsbevis Bevaras Närarkiv Nej Handläggare Diarieföring Tillståndsprövnin Tillfälliga serveringstillstånd g och tillsyn allmänhet 5 år Närarkiv Nej Handläggare Ska eg till Folkhälsoinstitutet När tillståndet gått ut 3.9.1 3.9.2 Tillståndspliktig Anmälningspliktig Tillståndsprövnin g och tillsyn Tillfälliga serveringstillstånd slutna sällskap 5 år Närarkiv Nej Handläggare 3.9.2 Anmälningspliktig Anmälningsplikti g 3.9.3 Tillsyn Tillsyn Tillsynsplan 3.9.3 Tillsyn Tillsyn Anmälan om försäljning med bilagor inaktualitet Närarkiv Nej Handläggare inaktualitet Närarkiv Nej Handläggare Tillsyns- och kontrollrapport 5 år med angivet undantag Handläggare 3.9.3 Tillsyn Tillsyn Återkallelsebeslut Bevaras Närarkiv Nej Handläggare Kvalitetsuppföljni 3.10 ng Hantera 3.10.1 synpunkter När en upphört Bör bevaras i tillsynsärenden som leder till utredning om varning, sanktioner eller återkallelser av serveringstillstånd. 117