2012-04-12 Gemensamma Förvaltningen Version 1.0 Högskolekansliet Åsa Enmyren, arkivarie ARKIVHANDBOK - För institutionspersonal
INNEHÅLLSFÖRTECKNING Inledning... 3 Högskolans arkivorganisation... 3 Allmän handling... 3 Arkivering... 3 Såhär undviker du att skada handlingarna... 3 Olika format... 4 Att ordna handlingarna... 4 Märkning... 5 Gallring... 5 Liten arkivordlista... 6 2
INLEDNING Syftet med arkivhandboken är att ge personal vid högskolans institutioner tydliga rutiner för arkivering av handlingar. För information om vilka handlingar som ska arkiveras hänvisas till arkivbildningsplanerna för respektive avdelning/enhet. HÖGSKOLANS ARKIVORGANISATION Inom Högskolan i Borås tillämpas central arkivering vilket innebär att alla arkivhandlingar efter viss tid skall överföras till centralarkivet. Vid avlämnandet av handlingarna ska ett undertecknat leveransreversal medfölja, där det tydligt framgår vad som ingår i leveransen. Varje enhet/institution är ansvarig för att deras handlingar arkivläggs på ett korrekt och ändamålsenligt sätt. Högskolans arkivarie har till uppgift att informera och utbilda i arkivering, samt att ta emot, bevara och vårda de leveranser av handlingar som kommer till centralarkivet. ALLMÄN HANDLING Ett centralt begrepp för förståelsen av det regelverk som styr myndigheters arkiv, är allmän handling. Som allmän handling räknas alla handlingar som förvaras hos en myndighet och som är inkomna eller upprättade på myndigheten. En handling räknas som upprättad när den har expedierats, justerats eller på ett annat sätt färdigställts. Uppgifter i diarium anses upprättade när de har registrerats i diariet. ARKIVERING Hantering av en myndighets allmänna handlingar är strikt reglerad genom lagstiftning. Myndighetens arkiv har till uppgift att bevara, vårda och tillgängliggöra dessa allmänna handlingar för att tillfredställa: - Rätten att ta del av allmänna handlingar - Behovet av information för rättskipningens, förvaltningens - Och forskningens behov För att kunna möta dessa krav är det viktigt att handlingarna behandlas på ett sätt som inte utsätter dem för skada. Dessutom måste handlingarna hållas ordnade så att de kan hittas vid en återsökning. SÅHÄR UNDVIKER DU ATT SKADA HANDLINGARNA Tänk på att: Plast, tejp och metall såsom klämmor, gem och plastfickor inte får förekomma i handlingar som ska arkiveras. Istället för plastfickor ska arkivbeständiga pappersomslag användas. Enkelsidig utskrift ska alltid användas för arkivexemplar. Klister och Tipp-Ex får varken användas på handling, omslag eller arkivbox. Undvika inbindning av arkivhandlingar. Handlingarna får inte heller stå kvar i pärmar vid arkivering. Använda godkända arkivboxar (syrafria kartonger), arkivbeständiga pennor på arkivhandlingar samt arkivpapper enligt arkivbildningsplanen (Svenskt arkiv 80 heter det arkivbeständiga papperet). Skriv med blyerts på omslag och arkivbox. 3
Fylla arkivboxen så att luftfickor undviks. Boxarna ska vara tätpackade. Halvtomma arkivboxar gör att handlingarna skadas. OLIKA FORMAT Observera att ovanstående riktlinjer gäller för arkivering av pappershandlingar. Dock är det viktigt att komma ihåg att handlingar kan förekomma i alla möjliga format, såsom fotografier, mikrofilm, analoga ljudinspelningar osv. Ett av de vanligaste formaten idag är elektroniska/digitala handlingar dit majoriteten av den information vi hanterar dagligen hör. Det är viktigt att komma ihåg att digital information inte är lika beständig som pappershandlingar. Till exempel beräknas CD-skivor endast hålla 2-5 år i jämförelse med papper som med rätt förutsättningar kan bevaras i tusentals år. Den digitala informationen kan därför komma att behöva flyttas över till nya databärare eller göras om till ett nytt format, för att inte bli oläslig. Regelbundna kontrollerar av de digitala handlingarnas läsbarhet bör genomföras för att säkerställa att information inte går förlorad. Riksarkivet kräver att handlingar arkiveras i sitt ursprungliga skick varför hänsyn till bevarandet bör tas redan vid upprättandet av en handling. Rekommenderade format för bevarande av pappershandlingar är: - XML för data och metadata - 8-bits ASCII eller Unicode för text - TIDD 300 dpi för scannade dokument eller fotografier - PDF/A för dokument - MPEG för ljud och bild Rekommenderade databärare: - Optiska skivor, CD (iso 13490, ISO 9660) eller DVD - Bandkassetter (3480-typ, Digital Audio Tape (DAT), Exabyte-typ och Digital Lineartape (DLT).) - Server/hårddisk Om du har handlingar i ett annat format än papper, bör du vända dig till högskolans arkivarie för vidare diskussion kring hur just denna information bäst ska bevaras. ATT ORDNA HANDLINGARNA Att ordna handlingarna innebär att de placeras i arkivboxen i en ordning som gör det lätt att söka bland dem. Tänk på att först plocka bort dubbletter, arbetsmaterial och annat som är av ringa/ingen betydelse för ärendet. Ordningen skiljer sig ofta åt beroende på vilka handlingar det rör sig om. Det finns egentligen inga regler för hur ordningen ska se ut, men för att undvika att alltför olika sätt används på högskolan, följer nedan en ordningsguide. 4
ORDNINGSGUIDE Handlingstyp: Ordnas: Tentamensteser med ev. lösningsförslag Dessa arkiveras normalt av Högskoleservice. Har institutionen temtamensteser/formulär som är från tiden innan Högskoleservice fanns ska dessa ordnas per år och i bokstavsordning. Kursbevis Ordnas årsvis och i bokstavsordning efter kursens namn Kursintyg för uppdragsutbildning Ordnas årsvis och i bokstavsordning efter kursens namn. Trycksaker Årsvis Rapportserie Årsvis Förteckningar över Årsvis, läggs överst boxen med - Examensarbeten examensarbeten/rapportserier - Rapportserier Examensuppsatser/uppsatser Årsvis, i uppsatsnummerordning om det finns, annars i bokstavsordning efter första författarens efternamn Kursdossieer och programdossiéer (för innehåll i kursdossié/programdossié, se arkivbildningsplan) Ordnas per kull (ex Antagna ht 2005) och därefter i bokstavsordning efter utbildningens/kursens namn. Handlingarna inom akten ordnas kronologiskt. Kompendier Årsvis och i bokstavsordning Ladoklistor (resultat på prov/moment och resultat på kurs inkl underlag) Årsvis. Därefter kan de antingen ordnas efter datum och därefter kurskod, eller endast efter kurskod, båda är okej. Ev underlag/rättningsprotokoll arkivläggs tillsammans med resultatlistorna. OBS! Vid sortering i nummerordning ska detta ske stigande (ex ska 1 ligga överst och 99 längst ner i lådan). MÄRKNING Märkningen ska placeras på volymens rygg och bör innehålla uppgifter om institution, volymens innehåll (i kortfattad form, ex. kursbevis), samt begynnelse- och slutår. Skriv Högskolan i Borås överst, och resten av uppgifterna längst ner. Skriv med blyerts, det är arkivbeständigt och gör även att arkivboxen kan återanvändas. Tejpa eller klistra inte på arkivboxen. GALLRING Gallring innebär att handlingar förstörs eller kastas. Eftersom förstöring av allmänna handlingar innebär en inskränkning av offentlighetsprincipen, är huvudregeln att en myndighets allmänna handlingar ska bevaras, dock med några undantag. Arkivbildningsplanerna är framtagna med hänsyn till dessa regler och beskriver vilka handlingar som bevaras och vilka handlingar som får slängas efter viss tid (s.k. gallringsfrist). Gallringsfristen räknas från det att handlingen är färdigställd (exempelvis när ett prov har blivit betygsatt, ett protokoll justerat etc.). För enkelhetens skull kan gallringsfristen avrundas uppåt till nästa år så att en handling som färdigställs i juni 2011 och har en gallringsfrist på två år, får gallras i januari 2014 (istället för juni 2013). På så sätt behöver man endast utföra gallringar 1 gång/år. Finns ett behov att gallra handlingar som enligt arkivbildningsplanen ska bevaras, måste en särskild utredning göras där arkivarien deltar. Därefter skickas en ansökan om tillstånd att gallra till Riksarkivet. 5
LITEN ARKIVORDLISTA Arkivbox Aktomslag Arkivpapper Arkivbeständiga pennor Volym Syrafri arkivkartong. Finns i storlekarna 3, 5 och 8 cm (bredden). 3 cm ska endast användas i undantagsfall. Syrafritt papper i A3-storlek som används för att hålla ihop buntar av papper. Syrafritt papper för utskrift. Högskolan använder en typ som heter Svenskt arkiv 80. Det finns arkivbeständiga bläckpennor, men kom ihåg att blyerts är arkivbeständigt och skall användas på arkivboxar och aktomslag. Innehållet i en arkivbox 6