Individuell schemaplanering på

2019-03-22 32107 1 (7) Individuell schemaplanering på Sammanfattning Riktlinjen beskriver regelverket för individuell schemaläggning i Heroma Webb Självservice vid SÄS. Som bilaga finns en blankett där respektive enhet/avdelning själv kan dokumentera de förutsättningar som beslutats internt. Innehållsförteckning Sammanfattning... 1 Bakgrund... 2 Förutsättningar... 2 Grundinformation... 2 Fridagar... 2 Arbetstidslagen (ATL) [2]... 2 Schemaregler... 3 Planeringssaldo... 3 Helg... 3 Rast... 4 Veto... 4 Utbildning... 4 Möten/administrativ tid m.m.... 5 Planeringsperiod för schemaläggning i ISP... 5 Justeringsperioden... 5 Justeringsperiodens slut schemat fastställs... 5 Ledigheter... 5 Semester... 6 Föräldraledighet... 6 Storhelger... 6 Sommarperiod juni, juli och augusti... 6 Sommar-regler... 7 Genomförande... 7 Dokumentinformation... 7 Referens- och länkförteckning... 7 Individuell schemaplanering på

2019-03-22 32107 2 (7) Bakgrund Regionstyrelsen i Västra Götaland har tagit beslut om regiongemensamma riktlinjer och mål för arbetstidsschema som sträcker sig över längre schemaperioder. Syfte är att få en förbättrad schemaläggning med tydligare koppling till respektive verksamhets behov. Förutom att minska personalomsättningen förväntas längre schemaperioder även bidra till att underlätta verksamhetens bemanning, schemaläggning, en hållbar arbetsmiljö, möjlighet till samplanering av kompetenser i teamet samt kontinuitet för patienten [1]. Möjligheten för medarbetarna att påverka den egna arbetstidens förläggning ska bidra till att Västra Götalandsregionen SÄS ses som en attraktiv arbetsgivare. Förutsättningar Riktlinjen utgår från beslut av Regionstyrelsen (2017-06- 27) [1] som innebär: 1. Schemaläggning ska ske utifrån fastställd bemanning baserat på verksamhetens behov. 2. Samtliga förvaltningar ska besluta om lägsta schemaperiod (minst 10 veckor) och ha gemensamma schemaperioder för enheter/kliniker. 3. Vid schemaplanering ska arbetstidsförläggningen utgå från föregående schemaperiod. Grundinformation Alla medarbetare som lägger individuellt schema ska ha ett grundschema i Heroma med rätt heltidsmått. Medarbetaren har ett eget ansvar för att schemat läggs in under planeringsperioden samt ansvar för att aktivt delta under första justeringsperioden. Medarbetaren har rätt att arbeta upp till sin sysselsättningsgrad vid varje schemaperiod. Det är ett gemensamt ansvar mellan arbetstagare och arbetsgivare att över- eller underplanera utöver planeringssaldo i sitt schema, Verksamhetens behov styr och chefen avgör hur det fastställda schemat ska se ut. För kommunals grupper gäller att vid användning av planeringssaldo skall kollektivavtal för enheten finnas. Fridagar Medarbetaren är garanterad att få 2,25 fridagar per vecka eller 23 fridagar/10 veckor men kan själv välja färre fridagar om hen vill. Arbetstidslagen (ATL) [2] Alla måste följa arbetstidslagen när det planerade schemat läggs. Detta innebär: Individuell schemaplanering på

2019-03-22 32107 3 (7) Dygnsvilan ska uppgå till minst 11 timmar per 24 timmars period. I Allmänna Bestämmelser (AB) [3] finns en avvikelse från ATL som medger 9 timmars dygnsvila per 24 timmars period. Detta under förutsättning att dygnsvilan i genomsnitt under beräkningsperioden inte understiger 11 timmar. Veckovilan ska uppgå till 36 timmar sammanhängande vila per sjudygnsperiod. Närmaste chef ansvarar för att medarbetaren får sin dygns- och veckovila. Schemaperioden ska vara minst 10 veckor/beräkningsperiod. Schemat får vara max 16 veckor långt, enligt Allmänna Bestämmelser Schemaregler Planeringssaldo Planeringssaldot för vårdförbundet och kommunal, på enheter där avtal tecknats, får avvika med 10 % av tjänstgöringsgrad från ordinarie arbetstid om verksamheten tillåter detta. planeringssaldot får aldrig överstiga gällanderamavtal (Vårdförbundet finns avtal för hela SÄS och Kommunal har avtal med vissa enheter) om plus- och minustimmar. Plus- respektive minussaldo ska regleras i samband med längre planerad ledighet eller anställningens upphörande på enhet/avdelning; plus tid i form av motsvarande ledighet, minustid i form av löneavdrag med 1/165 av månadslönen. Om det inte funnits möjlighet till ledighet av verksamhetsmässiga skäl ska ekonomisk kompensation utges. Vid byte av placering inom SÄS kan plus och minus flyttas med eller regleras före byte av placering Enheter utan avtalat planeringssaldo ska lägga ut alla timmar i begränsningsperioden, d.v.s. 0 %. Helg Arbetspass som till sin huvuddel är förlagt mellan lördag 00:00 och söndag 24:00. Även fredagen från 19:00 (samt dag före helgdags) räknas som helg men varje enhet kan besluta i sin egen rutin, om fredag från 19:00 fram till 00:00 ingår i helg. Fördelning av helger Helgerna läggs först. Alla ska göra avtalade antal helgpass per beräkningsperiod enligt verksamhetens interna beslut. Helgpassen skall, så långt det är möjligt vara sammanhållna, alltså inte utlägg av enstaka helgpass. Detta för kontinuitet, patientsäkerhet och arbetsmiljö för patienten och för samtliga medarbetare. Individuell schemaplanering på

2019-03-22 32107 4 (7) Det finns i ett val som man kan göra i Heroma att man som SSK eller USK lägger fredag kväll så rullas även lördag och söndag ut på schemat, alltså ett helgblock i Heroma, detta är en bra funktion för sammanhållna helger. Exempelvis kan pass i anslutning till helg och helgpass läggas enligt följande: Tre arbetspass fredag-söndag eller lördag-måndag. Alternativt fyra arbetspass, torsdag-söndag, lördag-tisdag. Reducering av helgpass Reducering sker om medarbetaren är ledig tre veckor eller mer. Vid reducering gäller 1 helgpass/vecka. Under sommarperiod kan andra interna regler finnas. Fördelning av nattpass vid rotation Om rotation används på enheten/avdelningen ska nätterna planeras efter helgplanering. Lägg in antal nattpass/beräkningsperiod enligt verksamhetens interna beslut. Fördelning av kvällspass Alla lägger in antal kvällspass/beräkningsperiod enligt verksamhetens interna beslut. Rast Vid alla arbetspass >5 timmar ska, vid dagpass 45 minuters rast ingå, vid kvälls- och helgpass 30 minuter. Vid nattpass gäller måltidsuppehåll. Veto Veto är en markering om önskemål att vara ledig men är ingen garanti att få vara ledig. Veto får läggas bestämt antal pass per schemaperiod under beräkningsperioden enligt verksamhetens interna beslut. Veto planeras under planeringsperioden. Ansvarig chef har rätt att stryka veto om inte bemanningsmålet uppnås. Antal helg/helger i en beräkningsperiod som får innehålla veto beslutas internt inom verksamheten. Veto är inte tillåtet i samband med storhelger eller i anslutning till semester. Exempel: Semester som den anställde lagt in i Heroma, t.ex. veto torsdag och semester fredag-söndag. Utbildning Ledighet för utbildning ska alltid ha kommunicerats och godkänts av ansvarig chef innan ledigheten läggs in i schemat under planeringsperioden. All utbildning läggs in som dag pass. Halvdag 4 timmar. Heldag 8 timmar. Individuell schemaplanering på

2019-03-22 32107 5 (7) Individuell schemaplanering på Möten/administrativ tid m.m. Möten/administrativ tid m.m. får schemaläggas efter överenskommelse med ansvarig chef. Planeringsperiod för schemaläggning i ISP Verksamheten beslutar internt hur många veckor medarbetarna får på sig att planera sina scheman. Schemat läggs in i Heroma Självservice. Om schema inte är planerat under planeringsperioden, tilldelas ett schema anpassat efter verksamhetens behov, av chef eller annan med delegering. Justeringsperioden Verksamheten beslutar internt under hur många dagar/veckor justeringsperioden pågår. Max 2 veckor. Alla anställda har ett eget ansvar att se till att schemaperiodens arbetspass är jämnt fördelade efter verksamhetens/bemanningsbehovet. I justeringsperioden och vid schemats godkännande har chefen ansvaret att se över så att rätt kompetens finns på varje arbetspass. Det finns inget max eller minimum för hur många pass medarbetaren ska justera. Att justera innebär även byte av arbetsdagar, inte bara byte av förmiddags- till eftermiddagspass. Veto och semester kan inte läggas under justeringsperioden utan enbart i planeringsperioden. Är man i justeringsperioden och har behov av ledighet/semester så är det dialog med chef som då äger beslutet. Enhetens/avdelningens schemaansvariga, tillsammans med ansvarig chef, kontrollerar att tillräcklig kompetens finns på de olika arbetspassen och påtalar de ändringar som måste göras. Justeringsperiodens slut schemat fastställs Om inte bemanningsmålet är uppfyllt vid justeringsperiodens slut, justeras schemat av chef eller annan med delegering utan att tillfråga den/de berörda. Respektive chef fastställer schemat. Alla medarbetare ska få sitt schema senast 14 dagar innan det börjar gälla. Ledigheter Verksamhetens behov styr möjligheten till ledighet. Det innebär att ansvarig chef måste se till att bemanningsmålet är uppfyllt för varje beräkningsperiod (inklusive studier eller annan beviljad frånvaro), innan en ledighetsansökan kan beviljas/avslås. Som medarbetare har man ansvar för att meddela sin chef om behov av ledighet, semester så tidigt det går, detta för att underlätta årets planering av vikariebehov och schemaförändringar. Ju senare en semesteransökan eller annan ledighet inkommer till chefen, ju svårare är det ur bemanning- och verksamhetsplanering att bevilja ledigheten. Som chef har

2019-03-22 32107 6 (7) Individuell schemaplanering på man ansvaret att meddela om semester är beviljad eller avslagen, senast två månader före semesterns påbörjan (gäller ej bara sommaren, gäller hela årets semester) Vid prioritering mellan olika ledighetsansökningar prioriteras i ordningen: Föräldraledighet, semester, kompledighet, andra ledigheter. Ledigheten är inte garanterad förrän den godkänts av ansvarig chef. Semester I individuell schemaplanering är semesterkvoten 1,0 oavsett tjänstgöringsgrad; gäller semesterledighet som läggs in i planeringsperioden, ej semesterdagar som begärs under pågående beräkningsperiod. Semesteransökan ska diskuteras med ansvarig chef även om ledigheten läggs in i schemat. Föräldraledighet Meddelande om föräldraledighet ska lämnas in skriftligt eller ansökas om i Självservice till ansvarig chef senast 3 månader innan planerat uttag. Efter Föräldraledighetsuttag lämna in hur många dagar som finns kvar både före och efter. Medarbetaren är garanterad föräldraledighet vid max 3 tillfällen/ perioder per år. Partiell ledighet för barn <8 år räknas som ett tillfälle. Ansvarig chef kan godkänna fler ledighetstillfällen, om det fungerar ur bemanningssynpunkt. Storhelger Följande dagar och nätter inkluderas i begreppet storhelg: julafton, juldagen, annandag jul, nyårsafton, nyårsdagen, långfredagen, påskafton, påskdagen, annandag påsk, midsommarafton samt midsommardagen. Även natten mot julafton, nyårsafton och midsommarafton räknas till storhelg. En rekommendation är att medarbetaren ska arbeta två storhelger/år, exempelvis. nyår och påsk, detta kan/bör läggas i separat storhelgsschema. Midsommar ligger i sommarschema. Antal storhelgspass/år beslutas av verksamheten internt. Sommarperiod juni, juli och augusti Verksamheten beslutar om antal semesterperioder (vanligen 2 eller 3). Sommarplanering sker separat. Beräkningsperioden bör vara 12-16 veckor lång. Antal veckor i schemaintervall för beräkningsperioden beslutas internt i verksamheten.

2019-03-22 32107 7 (7) Sommar-regler Alla måste arbeta de timmar som motsvarar aktuell tjänstgöringsgrad. Veto är inte tillåtet i samband med huvudsemestern. Ingen utbildning eller administrativ tid m.m. ska förläggas under verksamhetens sommarperiod. Varje klinik/enhet beslutar om antal helger/helgpass under sommaren. Genomförande Respektive enhet/avdelning tar beslut om avdelningsspecifika förutsättningarna utifrån verksamhetens behov. De interna besluten dokumenteras i blanketten Individuell schemaplanering verksamhetsspecifika förutsättningar SÄS [4]. Dokumentinformation Sakkunniga Elisabeth Svensson, HR-specialist, HR-stab, SÄS Remissinstanser CSG Fackliga organisationer SÄS Fastställt av Anders Poutiainen,, SÄS Nyckelord Individuell schemaläggning, ISP, schemaplanering, arbetstid, arbetstidsförläggning, arbetstidsschema, tjänstgöringsschema, schema, arbetstid, heroma Referens- och länkförteckning 1. Ökad användning av arbetstidsschema som sträcker sig över längre schemaperioder. Regionstyrelsen, Västra Götalandsregionen 2017-06-27 (dnr RS 2017-02844). 2. www.hittaidiariet.vgregion.se 3. Arbetstidslagen (1982:673). www.riksdagen.se 4. Allmänna bestämmelser (AB) med bilagor. www.skl.se 5. Blankett: Individuell schemaplanering verksamhetsspecifika förutsättningar SÄS. Blanketter; under rubrik arbetstid och ledighet Individuell schemaplanering på