SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 2 (11) 252 Information. Ordförande Lisbeth Lennartsson (C) informerar att hittills har 250 flyktingar kommit till Lundegård och 85 till Kapelludden. Det är i dagsläget inte så många barn som kommit. Migrationsverket har dragit ned på ambitionsnivån och har bemannat på Öland 2x2 timmar/veckan i övrigt får flyktingarna åka till Högsby. Kommunchef Christina Madeling informerar resultatet från Kommunens Kvalitet i Korthet som genomförts under september/oktober 2013. Av resultatet framgår att kommunens tillgänglighet och svarsfrekvens är mycket god, kommunen delar första plats tillsammans med Ånge kommun av 123 deltagande kommuner. 253 Organisationsstruktur, projektutvecklare. Energi- och klimatstrateg Tommy Lindström informerar om att ölandskommunerna tillsammans arbetar med att ta fram förslag på en struktur vid ansökan om olika projektmedel. För att få till bästa möjlighet att få ansökningarna beviljade bör även processen förankras i förvaltningarna. Kommunstyrelsens arbetsutskott noterar att arbetet pågår. 254 Dnr 2013/138-106 KS Diskussionsärende; Skrivelse med anledning av kostprojekt, Kommunal. Kommunal har genom Cecilia Laneborg-Johnsson i skrivelse 2013-09-10 framfört synpunkter på och ställt frågor om på kostprojektet i Rälla skola (Rällabarnens Lunchtallrik). Under mötet diskuteras - det pågående projektet i Rälla och hur det påverkat personalen inom kostorganisationen. - kostpolicyn. - den framtida kostorganisationen. Parterna tackar för en givande diskussion.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 3 (11) 255 Dnr 2013/196-003 KS Revidering av Kostpolicy för Borgholms kommun och Borgholm Energi AB. Kommunfullmäktige antog 2011-01-24 7 nuvarande kostpolicy. Av policyn framgår att den ska revideras vartannat år. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrar till kostchef Åsa Amnér, Borgholm Energi AB, i samarbete med personal och beställare revidera kostpolicyn. Återrapportering 2014-03-31. 256 Dnr 2013/166-261 KS Tydliggörande av återförande av sjöbodsarrende och hamnavgifter till utveckling och investeringar i hamnarna. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrog 2013-09-03 196 till kommunchef Christina Madeling tillsammans med representanter från Borgholm Energi och ekonomiavdelningen att se över kommunens olika arrendesummor/arrendeobjekt (sjöbodsarrenden/hamnar och utmarker, hamnavgifter etc) i jämförelse med andra kommuner att ta fram förslag på hur kommunen kan tydliggöra att sjöbodsarrende, ställplatsavgifter, hamnavgifter, p-avgifter etc återförs till utveckling och investeringar i hamnar, badstränder, offentliga toaletter m m. Förslaget ska utgå från att de olika arrende- och avgiftsintäkterna ska återföras till att delfinansiera olika investeringar i hamnar, badstränder och offentliga toaletter. Vid dagens sammanträde återrapporterar servicechef Hans Johannesson och gruppens pågående arbete för att få arbetsutskottets synpunkter. Arbetsgruppen kommer att i dialog med ekonomiavdelningen arbeta vidare med förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 4 (11) 257 Dnr 2011/110-312 Undertecknande av avtal gällande Ölandsleden Cykla Fyr till Fyr. Kommunstyrelsens arbetsutskott godkände 2012-05-29 146 framtaget avtalsförslag mellan samfällighetsförening och kommun gällande Ölandsleden Cykla Fyr till Fyr. Till dagens sammanträde lyfter kommunledningskontoret frågan om arbetsutskottet kan uppdra till firmatecknarna att underteckna de avtal som överensstämmer med det godkända avtalsförslaget för att underlätta det administrativa arbetet. De avtal som avviker kommer att behandlas i kommunstyrelsens arbetsutskott. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar godkänna att firmatecknarna undertecknar de avtal som överensstämmer med godkänt avtalsförslag gällande Ölandsleden Cykla Fyr till Fyr. 258 Dnr 2013/190-028 KS Riktlinjer - bruttolöneavdrag vid inköp av arbetskläder för anställda inom Socialförvaltningen i Borgholms kommun. I tjänsteskrivelse 2013-10-09 föreslår ledningen för socialförvaltningen att arbetskläder ska kunna beställas vid två tillfällen per år enligt nedanstående rutin och att medarbetare inom vård och omsorg får viss subvention vid köp av arbetskläder via arbetsgivarens momsavdrag. Av skrivelsen framgår att Borgholms kommun arbetar aktivt med att vara en attraktiv arbetsgivare. Ett exempel på detta kan vara personalförmåner (hänvisning till beslut Dnr 2013/157-028 176 gällande Riktlinjer för bruttolöneavdrag gällande synfelsbehandlingar och IVF) vilket innebär att kommunen främjar och stärker sin position för såväl befintliga som kommande medarbetare. När det gäller arbetskläder inom vård och omsorg har arbetsgivaren fått in önskemål från medarbetare i verksamheten. Hittills har medarbetarna inom vård och omsorg själva köpt arbetskläder, medarbetarna har själva burit den här kostnaden. Socialchef och verksamhetschef för äldreomsorgen föreslår nu att - kläder ska kunna beställas vid två tillfällen per år och medarbetare. - beställningen samordnas av enhetscheferna. - kommunen betalar fakturan från avtalad leverantör och därefter görs
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 5 (11) ett bruttolöneavdrag på kostnaden för beställande medarbetare. - vid inköp av arbetskläder gäller byxa, överdel och/eller klänning. Medarbetare med direkt vård- och omsorgsarbete ska ha en överdel som är kortärmad. - beställning sker organiserat av ansvarig chef vid två gemensamma tillfällen per år. Inköpsställen skall alltid följa det som kommunen har upphandlat via avtal. - enhetschef ansvarar för att katalog samt beställningslista finns tillgäng lig i god tid. Beställningslistorna ligger även till grund för löneavdraget som skickas till lönekontoret. - uppföljning av beslut sker hösten 2014 Kostnadsexempel för medarbetare: Vid inköp av överdel betalar medarbetaren 329 kr istället för 411 kr. Kommunstyrelsens arbetsutskott i egenskap av personalutskott beslutar godkänna bruttolöneavdrag för personal inom vård- och omsorg för inköp av arbetskläder i enlighet med socialförvaltningens förslag. komplettera antagna Riktlinjer för bruttolöneavdrag för anställda inom Borgholms kommun, Borgholm Energi och Ölands Kommunalförbund med bruttolöneavdraget för personal inom vård- och omsorg i enlighet med socialförvaltningens förslag. 259 Dnr 2013/63-109 KS Motion (Per Lublin ÖP) - göra offentligägda industrilokaler godkända för livsmedelstillverkning. Per Lublin (ÖP) föreslår i motion 2013-03-18 att fullmäktige beslutar att uppdra åt Borgholm Energi att successivt göra förekommande offentligägda industrilokaler i kommunen godkända för livsmedelstillverkning allt efter som behov kan uppstå att hyra sådana lokaler för personer som vill etablera sådan verksamhet. Kommunfullmäktige överlämnade 2013-03-18 25 motionen till kommunstyrelsen för beredning. I tjänsteskrivelse 2013-10-29 redogör fastighetschef Jan-Ola Östberg att idag anpassas kommunens lokaler till den hyresgäst/verksamhetsutövare som vill hyra och flytta in i lokalen. Kostnad för anpassningen står hyresgästen för. I de fall Borgholm Energi AB utför anpassningen läggs kostnaden på hyran, men hyresgästen har även möjlighet att utföra anpassningen själv på egen bekostnad.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 6 (11) De lag- och myndighetskrav som finns måste följas, därför är det inte alltid möjligt, främst ekonomiskt, att anpassa vilken lokal som helst till just livsmedelsverksamhet. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige avslå motionen. 260 Dnr 2013/89-109 KS Motion (Ulf Lafveskans V) - förstärkta arbetsmiljöåtgärder i socialnämnden. Ulf Lafveskans (V) föreslår i motion inkommen 2013-05-02 att kommunfullmäktige beslutar - att ge Socialnämnden i uppdrag att ta fram lokaler och relevant utrustning för fysisk och ergometrisk träning - att ge Socialnämnden i uppdrag att ta fram rutiner för fysisk och ergometrisk träning på betald arbetstid. - att det finns utbildad, inom ovan beskrivna områden, personal som ansvarar för att den fysiska och ergometriska träningen genomförs. Kommunfullmäktige lämnade 2013-05-20 75 motionen till kommunstyrelsen för beredning. I tjänsteskrivelse 2013-10-04 redogör socialchef Ewa Ekman för hur socialförvaltningen arbetar med att stärka arbetsmiljön. Socialförvaltningen satsar i höst på flera aktiviteter som ska bidra till den goda arbetsplatsen med delaktighet, utveckling, trivsel, engagemang och goda resultat: - Mål- och resultatdialoger, alla ska med. Syftet med dialogen är att förbättra kommunikationen mellan förvaltningsledning och verksamhetens alla delar. Vi möts ute i verksamheten och diskuterar hur det är på jobbet. Samtliga professioner kommer att delta. Första dialogen ägde rum 3 oktober och var mycket intressant och givande (det tyckte samtliga som var med). - Hur vill vi bli uppfattade? Vi och vår verksamhet med värdegrund, kundfokuserat arbetssätt, yttre och inre miljö mm ska lyftas så medarbetarna känner sig stolta över det arbete som görs. - Artikelserien om socialförvaltningen i Ölandsbladet en vanlig dag på jobbet där ambassadörer för verksamheten (sex olika delar) har fått belysa de kompetenser som finns och uppgifter man utför. Vi ska fort sätta belysa det som är bra, nästa termin ska vi jobba med storytelling.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 7 (11) De goda exemplen ska fram! - Psykosociala skyddsronder genomförs. Resultatet ska analyseras och åtgärder vidtas efter medarbetarnas behov. - Medarbetarenkäten kommer i höst och där får vi en bra bild av medarbetarnas syn på sin arbetsplats. - Vi satsar på ledarskapet, ett salutogent ledarskap är kommunens modell och den känns helt rätt. - Kompetensutveckling för baspersonal är något som vi måste förbättra, vi inom socialförvaltningen har gjort en del men behöver göra mer. Socialchefen sammanfattar insatserna med att behålla det friskvårdskoncept som redan finns i kommunen med Trikumo och därmed avstå från att arbeta vidare med motion på arbetstid som nyligen tagits bort att praktisera det salutogena ledarskapet och målmedvetet tillsammans med medarbetarna arbeta för den goda arbetsplatsen att samtliga chefer arbetar aktivt med sjukskrivningar med stöd av personalavdelningens resurs att invänta resultatet från medarbetarenkäten och arbeta systematiskt de svar som kommer ur den Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige anse motionen besvarad med hänvisning till det pågående arbetet inom socialförvaltningen. 261 Dnr 2013/17-109 KS Motion (Per Lublin ÖP) - Närpolis på norra Öland. Per Lublin (ÖP) föreslår i motion inkommen 2013-01-23 att kommunfullmäktige beslutar att understryka behovet av närpolis i Löttorp, samt - att uppdra åt kommunstyrelsen att med kraft verka för en sådan polisetablering. Kommunfullmäktige lämnade 2013-03-18 33 motionen till kommunstyrelsen för beredning. I tjänsteskrivelse 2013-10-28 bedömer kommunledningskontoret att ärendet inte ligger inom kommunens ansvarsområde. Kommunledningen påtalar redan idag behovet av polisbemanningen i kommunen vid kontakter med Polismyndigheten i Kalmar, men det slutliga ansvaret ligger på riksnivå och Rikspolisstyrelsen.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 8 (11) Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige avslå motionen. 262 Dnr 2013/116-109 KS Motion (Erik Arvidsson -) - återstarta kommunfullmäktiges webbsändningar. Erik Arvidsson (-) föreslår i motion 2013-05-27 att webbsändningarna snarast möjligt åter upphandlas och återupptas. Kommunfullmäktige överlämnade 2013-05-27 82 motionen till kommunstyrelsen för beredning. I tjänsteskrivelse 2013-10-29 redogör kommunledningskontoret för ärendet. Kommunfullmäktige beslutade 2012-09-17 151 att säga upp avtalet gällande webbsändning av fullmäktiges sammanträden som en besparingsåtgärd. Kostnaden för själva webbsändningen uppgick då till ca 105 480 kronor/år (10 548 kronor/sändning) därutöver lade tre personal ned totalt ca 10 tim/ sammanträde i för- och efterarbete av sändningen (ca 2 000 kronor/ sändning). Nedläggningen innebar därmed en ungefärlig besparing på 125 000 kronor/år samt tid för personalen att arbeta med andra arbetsuppgifter. Vidare innebar nedläggningen att vice ordförande i kommunfullmäktige, som administrerade talarordning och kameror under sändningen, fick mer tid att vara ordföranden behjälplig vilket är en viceordförandes huvudsakliga uppgift. Statistik från webbsändningarna visar att under 17 (av 19) sändningar tittade i medeltal 24,35 personer mer än 1 timma av live sändningen. Vid ett tillfälle tittade 345 personer mer än 1 timma. Vid den sista sändningen fanns det inte möjlighet att få ut någon statistik. I efterhand (On Demand) har i medeltal 18,89 personer tittat mer än en timma på de 18 sändningarna. Vid kontakt med IT-avdelningen har frågan ställts om kommunen kan sända på andra sätt än genom det företag som tidigare användes.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 9 (11) För att få ett liknande system som tidigare (kvalitetsmässigt och med kapitelindelning o s v) krävs dels ett publiceringsprogram och dels ett tredjepartsprogram (exempelvis Bambuser Standard tillsammans med Wire- Cast). Kostnaden för denna lösning beräknas till ca 32 000 kronor/år för Bambuser Standard och 5 000 kronor i engångskostnad samt 1 000 kronor/år för WireCast. Till detta bör någon avlönas för att arbeta med systemet under mötet och lika många timmar för efterarbete, tar mötet 5 timmar behövs 10 timmars arbete. Ska denna person avlönas på konsultbasis bör man räkna med minst 3 000 kronor/sändning. En totalkostnad för en enklare lösning skulle därmed uppgå till 68 000 kronor/år med 10 fullmäktigemöten. Alternativt kan kommunen ingå avtal med Abiliteam i likhet med tidigare kostnad (ca 105 000 kronor/år), med licens för 300 tittare, alternativt det billigare alternativet ca 5 000 kronor/månad med licens för 100 tittare, totalt 60 000 kronor/år + kostnaden för en person som på konsultbasis arbetar med sändningen. Detta för att underlätta arbetet i fullmäktigepresidiet och minska arbetsbelastningen på den egna personalen. Konsekvens Vid återinförande av webbsändningar försvinner den besparing som nedläggningen innebar och kostnaden återinförs. Bedömning Kommunledningskontoret kan bara bedöma motionen utifrån arbetsbelastningen på personalen och föreslår då att motionen avslås. Om politiken vill återinföra webbsändningarna måste även - medel anvisas i budget. - uppdrag ges till IT-avdelningen att ombesörja inköp och installation av nödvändiga program. - uppdrag ges för att upphandla tjänsten (konsult) att arbeta med webbsändningen vid fullmäktiges sammanträden. Yrkanden Ilko Corkovic (S) yrkar bifall till motionen. Lisbeth Lennartsson (C) yrkar avslag på motionen av ekonomiska skäl. Proposition Vid propositionsställande finner ordföranden att arbetsutskottet vill avslå motionen. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige avslå motionen.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 10 (11) Protokollsanteckning "Vi Socialdemokrater tycker att kommunen ska återuppta webbsändningar av kommunfullmäktiges sammanträde för att de ger möjlighet till insyn och förståelse över politiska arbetet och gör möjligt för många att ta del av beslutsprocesserna utan att vara på plats. Vi är en avlång kommun och många bor långt ifrån Stadshuset där sammanträdena äger rum. Den presenterade statistiken som finns i tjänsteskrivelse är bristfällig i och med att man valt att titta bara på antal tittare som tittat mer än en timme. Det är betydligt fler tittare som har tittat på sändningar under en kortare tid, kanske på ett ärende man är mest intresserad. Dessutom ger webbsändningar möjlighet till våra medborgare att titta på sammanträdena i efterhand. Utvecklingen och tekniken på detta område har gått framåt. Det går idag att få webbsändningar till mycket lägre kostnad och till och med gratis med publiceringsprogram Bambuser. Kvaliteten är inte den bästa med det är möjligt att köpa tilläggstjänster för att förbättra kvaliteten till en låg kostnad. Vi socialdemokrater anser att kostnaden för denna service är närmast försumbar och att nyttan att återinföra webbsändningarna är betydligt större. Det gynnar demokrati. I sammanhanget bör nämnas att kommun har köpt in en utrustning för webbsändningar för nästan 100 tusen kronor och att majoriteten la ner sändningarna efter drygt ett år är inte ekonomiskt försvarsbart. Majoriteten har även avslagit motion på öppna kommunstyrelsens sammanträde tidigare. Vi socialdemokrater tycker att både webbsändningar och öppna kommunstyrelsens sammanträde gynnar demokrati och intresse för politiska processer." Ilko Corkovic (S) 263 Dnr 2013/67-041 KS Budget 2014 med plan för 2015 och 2016. Ekonomichef Lars-Gunnar Fagerberg redogör för budgetmaterialet inför budget 2014. Kommunstyrelsens arbetsutskott i egenskap av budgetberedning föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige anta budget 2014 med plan för 2015 och 2016. överlåta till kommunfullmäktige att godkänna revisionens förslag till budget för år 2014. delegera tillkommunstyrelsen att göra eventuella ombudgeteringar av drift och investeringsmedel från år 2013 till år 2014.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 11 (11) kommunstyrelsen under år 2014 har rätt att omsätta lån d v s låna upp motsvarande belopp på de lån som förfaller till betalning under år 2014. Vidare noteras att skattesatsen 2014 beslutas vid kommunfullmäktige sammanaträde 2013-11-25. 264 Information Eddie Forsman (M) informerar från möte med - infrastrukturministern med anledning av önskemålet att cykelprojektet Ölandsleden-Cykla Fyr till Fyr bör inarbetas i nationella planen. - medlemmarna i Bixia med anledning av det förändrade ägardirektivet som kommer att behandlas vid bolagsstämma 2013-11-13. Ordförande Lisbeth Lennartsson (C) ombesörjer att Borgholms kommuns ställningstagande meddelas.