Sidan: 1 (13) Införandeplan & Handlingsplan KA-system Version 1.0
Sidan: 2 (13) Innehåll 1 REVISIONSINFORMATION... 3 2 OM DETTA DOKUMENT... 4 2.1 Syfte... 4 2.2 Effektmål... 4 2.3 Omfattning... 4 3 CHECKLISTA OCH TIDSPLAN... 5 3.1 Checklista... 5 3.2 Tidsplan... 5 4 FÖRVALTNINGSORGANISATION KA 1.0... 7 4.1 Temporär förvaltningsorganisation... 7 4.2 Namnsättning av roller... 7 4.3 Laddning av initialdata... 8 4.4 Språkgranskning... 8 4.5 KA 1.0 Ändringslogg... 8 4.6 Utestående frågor, önskemål och krav... 8 5 UTBILDNING OCH INFORMATION... 9 5.1 Utbildningsbehov... 9 5.2 Utbildningsnivåer... 9 5.3 Utbildningsmaterial... 9 5.4 Utbildningsplan... 9 6 GENERELLA AKTIVITETER... 10 6.1 Befintliga system/arbetssätt för kursadministration... 10 6.2 Inventering av angränsande system/arbetssätt... 10 6.3 Systemsambandskarta för SA... 10 6.4 Delprocesser inom SA... 10 6.5 Befintliga utredningar/förstudier inom SA... 11 6.6 Omvärldsanalys... 11 7 KA-SYSTEMET VERSION 2.0... 12 7.1 KA 2.0 Ändringslogg... 12 7.2 Förutsättningar för vidareutveckling... 12 8 REFERENSER... 13
Sidan: 3 (13) 1 Revisionsinformation Utarbetat av Datum Utgåva Ändringar 2001-11-05 P1.0 Preliminär utgåva 2001-11-12 P2.0 Uppdaterad preliminär utgåva 2001-11-14 P3.0 Uppdaterad preliminär utgåva 2001-11-20 P4.0 Uppdaterad preliminär utgåva 1.0 Godkänd och överlämnad
Sidan: 4 (13) 2 Om detta dokument Dokumentet behandlar aktiviteter dels för införande av KA-systemet version 1.0 och dels behov av IT-stöd inom studieadministration. Eftersom kursadministration, KA, är en del av studieadministration, SA, är aktiviteterna tätt sammanflätade, så väljer vi att presentera dem i samma dokument. 2.1 Syfte Införandeplanen ska ge förslag på aktiviteter för att planera och förbereda verksamheten för övergången från projekt- till linjeverksamhet. Handlingsplanen avser att dokumentera och beskriva behovet av generella aktiviteter som identifierats under projekttiden. 2.2 Effektmål Målet med Införandeplanen är att underlätta den tillfälliga förvaltningsorganisationens arbete att införa KAsystemet i Chalmers verksamhet. De aktiviteter som beskrivs i Handlingsplanen har som mål att ge Chalmers underlag för hantering av IT-stöd inom SA. 2.3 Omfattning Införandeplanen omfattar förslag på och beskrivning av verksamhetens behov av insatser under införandet av KA-systemet. Handlingsplanen omfattar de aktiviteter som kan påbörjas parallellt med införandet, men som inte nödvändigtvis måste hanteras av förvaltningsorganisationen för KA-systemet.
Sidan: 5 (13) 3 Checklista och tidsplan Aktiviteterna är beskrivna i mer detalj i kapitel 4-7. 3.1 Checklista Checklistan innehåller en sammanställning av aktiviteter som identifierats för införandet av KA-systemet samt generellt för IT-stöd inom SA (bland annat organisation, arbetssätt, system, inventering och utredning). Prioritering har skett i tre nivåer, där 1 är högst och 3 är lägst. Införandeplan: Prioritet Kapitel Aktivitet Ansvarig Kommentar 1 4.3 Laddning av initialdata Ing-Britt Svensson 1 5 Utbildning och information Ing-Britt Svensson 2 4.1 Temporär förvaltningsorganisation Ing-Britt Svensson 2 4.2 Namnsättning av roller Ing-Britt Svensson Görgen Olofsson 2 4.6 Utestående frågor, önskemål och krav Förvaltningsgruppen s ordförande 3 4.4 Språkgranskning Ing-Britt Svensson 3 4.5 KA 1.0 Ändringslogg Förvaltningsgruppen s ordförande Handlingsplan: Prioritet Kapitel Aktivitet Ansvarig Kommentar 2 6.1 Befintliga system för kursadministration Processteamet I avsaknad av processteam lyfts frågan till Björn O Eriksson? 2 6.4 Delprocesser inom SA Processteamet - - 2 6.6 Omvärldsanalys Processteamet - - 3 6.2 Inventering av angränsande system Processteamet - - 3 6.3 Systemsambandskarta för SA Processteamet - - 3 6.5 Befintliga utredningar/förstudier inom Processteamet - - SA 3 7 KA-systemet version 2.0 Förvaltningsgruppen s ordförande 3.2 Tidsplan Aktivitet/Löpmånad 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 n Temporär förvaltningsorganisation Namnsättning av roller Laddning av initialdata KA 1.0 Ändringslogg Utbildning och information Befintliga system för kursadministration Inventering av angränsande system Systemsambandskarta för SA Delprocesser inom SA Befintliga utredningar/förstudier inom SA Omvärldsanalys KA-systemet version 2.0
Sidan: 6 (13)
Sidan: 7 (13) 4 Förvaltningsorganisation KA 1.0 KA-systemets förvaltningsorganisation ingår i verksamhetsområdet studieadministration, SA. Förvaltningsorganisationens uppgift är att sammanställa användarnas krav och önskemål på utveckling av arbetssätt samt att ställa krav på arbetssättets IT-stöd. 4.1 Temporär förvaltningsorganisation Eftersom förvaltningsorganisation för SA ännu saknas, föreslås här en temporär organisation med roller och aktiviteter. Processteam Systemägare Driftsleverantör Applikationsansvarig IT-ansvarig Sektions support Sektions support Sektions support Sektions support Sektions support Sektions support Support CA Användare/Kravställare 4.2 Namnsättning av roller (Processteam: Koordinerar utvecklingen av processerna och dess IT-stöd. Processteam är ej applicerbart i den temporära förvaltningsorganisationen, dock kvarstår behovet av koordinering.) Systemägare: Applikationsansvarig: : Driftsleverantör: IT-ansvarig: Sektionssupport: Användare/kravställare: Ing-Britt Svensson, Utbildningsavdelningen En person söks av systemägaren Sammanlagt sju namn från verksamheten, CA eller sektionerna Görgen Olofsson, ITA Darío López-Kästen, ITA En ansvarig på varje sektions IT-avdelning, eller motsvarande Alla användare av KA-systemet
Sidan: 8 (13) 4.3 Laddning av initialdata Ett nytt system levereras oftast som ett tomt system, så även i fallet KA-systemet. Eventuellt kan vissa moduler i KA-systemet behöva laddas med befintlig information. Beslut måste fattas om vilken information systemet ska laddas med, då det finns ett arv av information från tidigare arbetssätt och IT-stöd. Dock är den informationen inte direkt överförbar till det nya lagringssättet. Ett alternativ är att uppdatera och omforma den befintliga informationen före laddningen. Omfattningen av arbetet med laddning är olika för KA-systemets sju moduler. Framför allt är det Kursutbud som kräver stora insatser, men även Portalen och Kurshemsidor kräver visst arbete. 4.4 Språkgranskning KA-systemet stödjer två språk, svenska och engelska, vilket innebär att systemets texter och menyer finns på båda språken. De begrepp som används i KA-systemet finns beskrivna i KA1.0 Terminologi, se kapitel 8 Referenser. För att säkerställa att språkbruket (grammatiskt) i KA-systemet är korrekt bör språkgranskning av KA-systemet kontinuerligt genomföras, för både svenska och engelska. 4.5 KA 1.0 Ändringslogg De krav och önskemål som framkommit under projektarbetet, men som inte realiserats, dokumenteras i KAsystemets ändringslogg. Ändringsloggen är ett levande dokument som bör hanteras kontinuerligt av förvaltningsorganisationen och som då blir ett underlag för eventuell vidareutveckling av KA-systemet. 4.6 Utestående frågor, önskemål och krav Dessa frågor, önskemål och krav gäller KA-systemet, men lämnas åt förvaltningsorganisationen att besvara. Datum Fråga/önskemål/krav Ursprung 2001-08-21 Hur aktuell ska informationen från Ladok vara? (Max 1 dygn? Max 1 timme?) Kravgruppsmöte Personlig information 2001-08-21 Vad händer och vem är ansvarig om systemet missleder en student? (Ex. fel i systemet eller databasen (Ladok).) Kravgruppsmöte Personlig information 2001-08-27 Fel i Ladok är inte KA-systemets ansvar? (KA-systemet hämtar sina underlag från Ladok.) 2001-08-27 Gamla kurser måste kunna lagras i stort sett hur länge som helst. (Dock med hänsyn till utrymme) 2001-09-05 Hur sker övergången från gamla system till KA-systemet? (Information utanför Ladok måste överföras till KA-systemet. 2001-09-20 En policy för censurering i diskussionsforum behövs som stöd för administratören av forumet. (Ex. Ska ett inlägg om apors likhet med X-teknologer censureras?) 2001-10-25 Namngivning av kontaktperson per modul. (portal@chalmers.se, studreg@chalmers.se, etc.) 2001-10-25 En, två eller tre kontaktpersoner per modul på webben. (Ex. Innehålls- respektive teknikansvarig)
Sidan: 9 (13) 5 Utbildning och information Hur väl det går att införa ett nytt IT-stöd i verksamheten beror till stor del på hur mycket som satsas på utbildning och information till användarna. Utan satsningar på utbildning och information kommer systemet i januari att vara tillgängligt utan att användarna vet om dess existens och än mindre hur de ska använda det. Huvudmålen med utbildnings- och informationsinsatserna är att uppnå aktivt användande av och ökad medvetenhet om systemets existens, innehåll och funktionalitet. 5.1 Utbildningsbehov Användargrupper där det finns ett utbildnings- och informationsbehov: Systemintern administratör Teknisk support på sektion Utbildningssekreterare Studievägledare Kursansvarig/Lärare Student 5.2 Utbildningsnivåer Alla användargrupper har inte samma behov av utbildning, därför föreslås här några olika nivåer. 1. Personlig utbildning med handledning Exempelvis utbildningssekreterare 2. Grupputbildning med handledning Exempelvis systemintern administratör 3. Öppet hus med handledning Exempelvis kursansvarig/lärare 4. Information Exempelvis studenter 5. Egen utbildning Exempelvis de som inte är direkta användare av systemet 5.3 Utbildningsmaterial I projektets åtagande ingick inte att producera utbildningsmaterial annat än den dokumentation som medföljer systemet, det vill säga: Användardokumentation Systemdokumentation Informationsmaterial Stöd för teknisk support 5.4 Utbildningsplan När nivån för varje användargrupp är bestämd kan datum för insatsen anges i tabellen nedan. Användargrupp/Utbildningsinsats Nivå 1 Nivå 2 Nivå 3 Nivå 4 Nivå 5 Systemintern administratör Datum Teknisk support på sektion Datum Utbildningssekreterare Datum Studievägledare Datum Kursansvarig/Lärare Datum Student Datum
Sidan: 10 (13) 6 Generella aktiviteter 6.1 Befintliga system/arbetssätt för kursadministration Enligt rektorsbeslut C478-01 är KA-systemet Chalmers gemensamma system för kursadministration. Dock finns sedan tidigare ett antal olika system/arbetssätt för kursadministration på Chalmers. För att övergången från befintliga system/arbetssätt till KA-systemet ska gå smidigt bör följande göras och/eller skapas: Inventering av redan befintliga system/arbetssätt Forum för bedömning av om befintligt system/arbetssätt är parallellt med KA-systemet eller inte Plan för övergång från befintliga system/arbetssätt till KA-systemet Information till sektionerna om övergången till KA-systemet 6.2 Inventering av angränsande system/arbetssätt Inventeringen bör samla in den kunskap som finns på Chalmers tack vare redan befintliga system/arbetssätt. Dessutom bör den ligga som underlag för ställningstagande om dessa system/arbetssätt bör ingå i kommande versioner av KA-systemet alternativt kvarstå som egna system. Exempel på system/arbetssätt: PRICK, ett system för kurs- och resursplanering på F-sektionen. Systemet ligger väl i linje med eventuell vidareutveckling av KA-systemet. Det bör påpekas att andra sektioner redan visat intresse för PRICK. System/arbetssätt för resurs-, lokal - samt laborationsbokning. Det finns flera olika lösningar idag, vilka borde kunna samordnas i samband med vidareutveckling av KA-systemet. System/arbetssätt för kursvärdering Centrums för pedagogisk utveckling, CPU, rapport bör ligga till grund för bedömningen. 6.3 Systemsambandskarta för SA För att ge en tydlig sammanställning av och ett gemensamt synsätt på IT-stöden inom SA behöver en systemsambandskarta skapas. Kartan bör ägas och kontinuerligt uppdateras av Processteamet. Sammanställningen av arbetet i kapitel 6.1 och 6.2 samt redan eventuellt befintliga sambandskartor över området SA borde kunna generera en ny uppdaterad och gällande systemsambandskarta. 6.4 Delprocesser inom SA För att ge en tydlig sammanställning av och ett gemensamt synsätt på arbetssätt behöver en processkarta skapas för området SA. En förutsättning för genomförandet av arbetet är högt deltagande från verksamheten i alla skeden: Identifiering, kartläggning och beskrivning av befintligt arbetssätt i förhållande till varandra Utveckling av önskat arbetssätt Etablering av resultatet (Cap Gemini började under sommaren 2001 att identifiera, kartlägga och utveckla två delprocesser inom SA.)
Sidan: 11 (13) 6.5 Befintliga utredningar/förstudier inom SA Det finns flera redan utförda utredningar/förstudier på Chalmers som bör kunna användas som underlag för kommande versioner av KA-systemet. För att dessa inte ska hinna falla helt i glömska bör de sammanställas snarast och finnas förvaltningsorganisationen tillhanda. Som exempel kan nämnas: Verktyg för att kartlägga studentens utveckling Mattias Renman, E-teknolog, se kapitel 8 Referenser Om kursvärdering Centrum för Pedagogisk Utveckling, CPU, se kapitel 8 Referenser Med största sannolikhet finns ytterligare ett flertal som skulle kunna vara användbara. Dessa bör letas upp och värderas för att avgöra om de är användbara för detta ändamål. 6.6 Omvärldsanalys En omvärldsanalys bör kunna användas för koordinering och planering av strategiskt arbete, samt utgöra en del av underlaget för uppdatering av Chalmers IT-plan. Exempel på aktiviteter: Ladok:s planer och möjligheter att producera funktionalitet Det finns förhoppningsvis möjlighet att utnyttja moduler/funktionalitet som Ladok producerar. Eventuellt kan Chalmers och Ladok tillsammans utveckla funktionalitet eller moduler. Inventering av kommersiella produkter inom SA Sammanställning och bedömning av de produkter som skulle kunna svara mot Chalmers behov. Inventering av externa system med liknande funktionalitet och ändamål Insamling av erfarenheter av de som också har utvecklat kursadministrativa system. Eventuellt kan partners för samarbete med vidareutveckling identifieras. Inventering av liknande system externt byggda med Zope Insamling av erfarenheter gjorda av de som har valt utvecklingsplattform, Zope. Eventuellt kan partners för samarbete med vidareutveckling identifieras. Konkreta resultat av analysen är till exempel: Strategi för samarbete med Ladok i Umeå Indikation på om Chalmers bör fortsätta egenutveckling eller satsa på kommersiella produkter Förslag på nya möjligheter med KA-systemet samt eventuella samarbetspartners Erfarenhetsutbyte och kompetenshöjning inom Zope
Sidan: 12 (13) 7 KA-systemet version 2.0 KA-systemet är utvecklat att innehålla basfunktionalitet och fungera efter principen tillräckligt bra. Utveckling av nästa version av KA-systemet bjuder möjligheter att detaljera kraven, vilket leder till en mer detaljerad funktionalitet och ett mer komplett system. 7.1 KA 2.0 Ändringslogg De krav och önskemål som inte realiserats i systemets första version, finns dokumenterade i KA 1.0 Ändringslogg, se kapitel 8 Referenser, som ett underlag för fortsatt arbete. Applikationsansvarig bör vara den som har en helhetsbild av KA-systemet och dess fortsatta utveckling. Ansvaret för KA1.0 Ändringslogg bör då alltså också ligga hos applikationsansvarig. KA 2.0 Ändringslogg bör skapas så snart vidareutveckling av KA-systemet version 2.0 påbörjas. 7.2 Förutsättningar för vidareutveckling Beroende på resultatet av aktiviteterna i kapitel 4-6 samt det rådande ekonomiska läget skapas de förutsättningar som gäller för vidareutveckling av KA-systemet version 2.0. I checklistan, se kapitel 3, finns alla aktiviteter sammanställda samt prioriterade.
Sidan: 13 (13) 8 Referenser Ref. Dokumentnamn och dokumentbeteckning Författare/ansvarig Dokumentdatum KA 1.0 Systemdokumentation Projekt KA KA 1.0 Användardokumentation Projekt KA KA 1.0 Informationsmaterial Projekt KA KA 1.0 Ändringslogg Projekt KA Verktyg för att kartlägga studentens utveckling Om kursvärdering Mattias Renman CPU