TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Marcus Kindahl 2018-03-27 SFN 2018/0108 0480-450518 Servicenämnden Digitalisering servicenämnden Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att serviceförvaltningen förser samtliga nämndsledamöter med en @kalmar.se-adress för mejlkonversationen, mötesbokningar, inlogg till intranätet med mer. Servicenämnden beslutar vidare att överlämna frågan om ytterligare digitalisering, så som Ipads, till efter valet tillträdande servicenämnd. Bakgrund Det finns ett behov av att digitalisera Kalmar kommun och dess nämnder. Därav har kommunens IT-styrgrupp tagit fram ett digitaliseringsförslag. Í förslaget finns tre olika kategorier: 1. Kommunalråd/heltidsanställda politiker 2. Politiker i nämnder med icke-känslig information 3. Politiker i nämnder med där det i handlingarna förekommer känslig information. Servicenämnden faller inom kategori två politiker i nämnder med icke-känslig information. I förslaget ingår också att samtliga nämndsledamöter får tillgång till en @kalmar.se mejladress för mejlkonversation, mötesbokningar, inloggning till intranätet med mer. Support omfattar ominstallation samt distribution av utvalda appar. Marcus Kindahl Nämndsekreterare Bilagor Förslag på digitala verktyg för politiker i Kalmar kommun Serviceförvaltningen Adress Box 611, 391 26 Kalmar Besök Södra Långgatan 39
Handläggare Datum Magnus Garp 2017-08-17 0480-45 00 13 Förslag på digitala verktyg för politiker i Kalmar kommun Det finns idag ingen standardiserad lösning för hur de olika nämnderna hanterar sina digitala nämndshandlingar inför möten. Det skiljer sig också åt mellan nämnderna vad gäller innehåll i handlingarna med avseende på integritetskänslig information. En generell indelning skulle kunna göras i tre olika profiler: 1. Kommunalråd/heltidsanställda politiker 2. Politiker i nämnder med icke-känslig information 3. Politiker i nämnder med där det i handlingarna förekommer känslig information Det skiljer sig också åt mellan olika nämnder vad gäller tillgång till en kommunal epostadress (@kalmar.se). För att nå en enhetlighet skulle samtliga politiker i Kalmar kommun kunna erbjudas en @kalmar.se-adress. Dels för att få en likformighet, men också för att kunna möjliggöra inloggning till intranätet Piren där samarbetsytor kan sättas upp tillsammans med t.ex. ledningsgrupper. Detta medför dock en licenskostnad vilken finns specificerad i bilaga kostnader. Profil 1 kommunalråd/heltidsanställda politiker Som kommunalråd i Kalmar kommun har man en så kallad funktionsarbetsplats (DST dator som tjänst), d.v.s. en dator som hanteras av IT. Denna har åtkomst till det interna nätet oavsett vilket nätverk datorn befinner sig på. Lösningen bygger på att användaren har en @kalmar.se-adress vilken används vid både inloggning i dator och i mejlkonversation. IT-avdelningen Serviceförvaltningen Adress Box 611 Besök Stagneliusgatan 31 Tel 0480-45 00 00 vx magnus.garp@kalmar.se
2 (3) Vart nämndshandlingarna placeras har ingen egentlig betydelse eftersom åtkomsträttigheter kan anpassas på användarnivå. Normalt sett distribueras underlag för möten via www.kalmar.se. I tjänsten DST ingår inte något mobilt dataabonnemang utan datorn kopplas upp via trådburet nät, WiFi eller annan extern lösning. Profil 2 - politiker i nämnder med öppen och offentlig information För politiker som inte har en kommunal dator kan det vara bättre att satsa på ett billigare koncept med till exempel. ipads. Dock kräver dessa att handlingarna distribueras via en webbtjänst, företrädelsevis www.kalmar.se. Vad gäller support på Ipads så ansluts dessa till en central så kallad MDMlösning (Mobile Device Management) där central ominstallation, programdistribution m.m. kan göras. Ingen annan support än detta ges på ipads av ITavdelningen. I tjänsten ingår inte något mobilt dataabonnemang utan Ipaden får kopplas upp via WiFi eller annan extern lösning. Ipaden konfigureras för att fungera på Kalmar kommuns gästnät i kommunens lokaler. Profil 3 - politiker i nämnder med där det ska hanteras känslig information I de fall integritetskänsliga uppgifter ska hanteras ställer Datainspektionen krav på följande vad gäller den tekniska lösningen: 1. Åtkomst av informationen ska ske via så kallad tvåfaktorsinloggning 2. Överföringen av informationen ska ske krypterat Dessutom ska det säkras upp så att data lagrat på den lokala hårddisken inte kan kommas åt vid en eventuell förlust. För att åstadkomma detta är förslaget nedanstående koncept används. Det finns redan idag framtaget åt socialförvaltningen. - Inloggning av politiker sker via 2-faktorsinloggning i Mobility Guard (SMS-lösen). - En separat mapp med strikta rättigheter sätts upp med åtkomst av Mobility Guard och nämndsekreterare. - Nämndsekreteraren lägger via sin dator in nämndhandlingarna i katalogen inför möten och tar efter mötet bort dokumenten. Detta förutsätter en Windows 10-dator som konfigureras med krypterad hårddisk för att undvika åtkomst av informationen om datorn skulle försvinna. I tjänsten ingår inte något mobilt dataabonnemang utan datorn får kopplas upp via WiFi eller annan extern lösning. Datorn konfigureras för att fungera på Kalmar kommuns WiFi i kommunens lokaler.
3 (3) Rent praktiskt är denna lösning densamma som profil 1 men med tillägget Mobility Guard för att åstadkomma säker inloggning för åtkomst av informationen. Sammanfattning - Samtliga politiker får en @kalmar.se-adress för mejlkonversation, mötesbokningar, inloggning i intranät m.m. - Det är önskvärt att varje nämnd tar beslut om vilken lösning som ska gälla så det blir en likformighet inom samma nämnd. - En Windows- dator fungerar i alla tre lösningarna. Det gör däremot inte en ipad. Det innebär att om en politiker har uppdrag i flera nämnder med olika krav på säkerhetsnivå så måste man alltså välja den lösning som tillmötesgår den nämnd som har högst krav på säkerhet. - Profil 2 handlar enbart om att hålla nere kostnaderna vilket ger en avvikelse i likformighet över hela koncernen. - Supporten i profil 1 och 2 ingår fullt ut via IT:s servicedesk. Support profil 2 omfattar bara ominstallation och distribution av utvalda appar.
2017 års kostnadsnivåer Profil 1 Dator som tjänst Dator Summa Profil 2 Licenser för epost Ipad MDM Summa Profil 3 Dator som tjänst Dator Mobility Guard Summa Enbart epost Licenskostnad Årlig kostnad 8 238 kr 2 665 kr 10 903 kr 1 665 kr 1 443 kr 562 kr 3 670 kr 8 238 kr 2 665 kr 1 000 kr 11 903 kr 1 665 kr
Kommentarer Licenser, drift m.m. Hårdvara Microsoftlicenser Hårdvara (3 års avskrivning) Beslutas av IT-styrgrupp Licenser, drift m.m. Hårdvara Licens säker inloggning