2013-05-27 Minnesanteckningar - Kommunrevisionen Sid 1/7 Ärendeförteckning 71-80 71 Mötet öppnas 72 Justeringsperson 73 Fastställa dagordningen 74 Inkomna/avsända handlingar 75 Minnesanteckningar 2013-05-03 76 Möte med samhällsbyggnadschef Monica Eriksson och miljöchef Johans Lindau 77 Möte med ekonomichef Anne-Krestin Palmgren 78 Revisionsplan 79 Tillkommande ärenden 80 Mötets avslutande Storgatan 4 Växel: 044-775 60 00 Plusgiro: 8 46 00-6 kommun@ostragoinge.se 280 60 Broby Fax: 044-775 62 90 Bankgiro: 265 93 99 www.ostragoinge.se
Tid och plats 27 maj kl. 08.30 16.30 i kommunhuset i Broby Närvarande Ledamöter Bengt Magnstedt (S), ordförande Bertil Jönsson (M), vice ordförande Olle Henricson (FP) Morgan Nilsson (S) Övriga närvarande Lars Eriksson, Ernst & Young Monica Eriksson, samhällsbyggnadschef Johan Lindau, miljöchef, Ann-Krestin Palmgren, ekonomichef Lina Andersson, ekonom Anette Heingaard, ekonom Justerare - Justeringens utförande Underskrifter 71-80 Sekreterare Lars Eriksson, Ernst & Young Ordförande Bengt Magnstedt (s) Justerare - 2
71 Mötet öppnas Ordförande hälsar alla välkomna till revisionsmötet och förklarar arbetsmötet för öppnat. 72 Justeringsperson Ordförande konstaterar att det inte föreligger något förvaltningsärende och därför dokumenteras mötet med minnesanteckningar. 73 Fastställa dagordningen Ordförande presenterar föredragningslistan. - Revisorerna beslutar att godkänna förslaget till dagordning. 74 Inkomna/avsända handlingar - Från kommunstyrelsen har inkommit svar på granskningen av samverkan kring barns och ungas psykiska hälsa. - att lägga inkommet svar till handlingarna. 3
75 Minnesanteckningar 2013-05-03 Ordförande presenterar minnesanteckningarna. Revisorerna diskuterar vilken månatlig ekonomisk uppföljning som går ut med handlingarna till kommunstyrelsen. - Revisorerna beslutar att godkännande lägga informationen till handlingarna och - att Lars Eriksson kontaktar ekonomichefen angående månatlig ekonomisk uppföljning och prognos till kommunstyrelsen. 76 Möte med samhällsbyggnadschef Monica Eriksson och miljöchef Johan Lindau Samhällsbyggnadschefen och miljöchefen redogör för arbetet med att få fram ett aktuellt register för att sedan kunna ta fram en uppdaterad tillsynsplan. För närvarande har förvaltningen kontroll över C-objekten i kommunen. Vidare pågår arbete med att inventera egna avlopp, vilket sker med ekonomiskt stöd av Länsstyrelsen. Uppföljning sker av hur timmar fördelas på olika arbetsuppgifter. Dock är inte uppgifterna helt säkerställda men indikerar att 20% av den totala arbetstiden används till debiterbara timmar. Enligt intervjun finns det en inbyggd jävssituation i organisationen men detta förebyggs med att samhällsbyggnadschefen inte arbetar med miljöärenden utan enbart med bygglov. De handlingar som skrivs under av samhällsbyggnadschefen i bygglovsärenden görs i egenskapen av stadsbyggnadschef. - Revisorerna beslutar att lägga informationen till handlingarna och - att träffa kommunstyrelsen och TT-nämnden i september. 4
77 Möte med ekonomichef Anne-Krestin Palmgren Ekonomichefen tillsammans med ekonomer från ekonomikontoret informerar om utvecklingsarbetet med den ekonomiska rapporteringen. För Göinge Utbildningscenter innebär det att kostnader skall gå att se för vuxenutbildningen, SIF samt för ungdomsgymnasiet och dess olika program. När det gäller miljötillsynen utvecklas rutinerna för att särskilja olika former av tillsynsavgifter i redovisningen för bättre transparens. Inom hemtjänsten måste olika redovisningar av timmar tas fram. Det gäller beviljade, utförda och den totala arbetstiden. När det gäller arbetstiden har det varit svårt att ta fram uppgifter om detta men ekonomikontoret bedömer att det skall vara avklarat till hösten. - Revisorerna beslutar att kalla till ett möte med ekonomikontoret om uppföljning avseende de tre områdena Göinge Utbildningscenter, hemtjänst och miljötillsyn i november. 78 Revisionsplan 2013 Revisorerna sammanfattar de olika granskningsinsatser, som diskuterades vid föregående möte. Förslag på granskningar är - Placering av barn och unga - Investeringsprocessen - Lönepolicy - Löneprocess - Brandskydd inom äldreboenden - Arbetsmarknadsåtgärder - Revisorerna beslutar att Lars Eriksson tar fram förslag på granskningsplaner för ovanstående förslag. 5
79 Tillkommande ärende Bertil Jönsson informerar om att revisorerna i Östra Göinge skall anordna en utbildningsdag för revisorerna inom Skåne Nordost till hösten. Förslaget är att utbildningsdagen förläggs till Sibbhults Folkets Hus. Tema för utbildningsdagen är förslagsvis näringspolitik. Innehållet för dagen skulle i så fall vara: - Presentation av Östra Göinge kommun, Patric Åberg - Presentation av delårsbokslut i respektive hemkommun - Val av djupgranskningar i kommunerna - Presentation av näringslivspolitik i Östra Göinge, Tommy Johansson - Kommentarer från några företagare i kommunen - Regions Skånes arbete med näringslivsfrågor i Skåne Nordost Tommy Johansson vill presentera kommunens styr- och ledningssystem, speciellt med inriktning på uppföljningsrutiner och internkontroll. Revisorerna bestämmer följande mötesdagar under hösten 2013. 21/8 (1/2-dag) 18/9 (1/1-dag) 23/10 (1/2-dag) 20711 (1/2-dag) 28/11 utbildningsdag för NÖSK 6/12 (1/1-dag) - Revisorerna beslutar att Lars Eriksson kontaktar Tommy Johansson angående utbildningsdagen för NÖSK, - att Bertil Jönsson och Morgan Nilsson inventerar vilka företagare som kan vara intressanta att bjuda in till utbildningsdagen, - att Lars Eriksson mejlar revisionens mötestider till Tommy Johansson och - att sammanträda enligt förslag ovan. 80 Mötets avslutande Ordförande tackar de medverkande för dagens möte. 6