RAPPORT FRÅN KOMMISSIONEN TILL EUROPAPARLAMENTET OCH RÅDET

EUROPEISKA KOMMISSIONEN Bryssel den 14.6.2011 KOM(2011) 346 slutlig RAPPORT FRÅN KOMMISSIONEN TILL EUROPAPARLAMENTET OCH RÅDET OM UTVECKLINGEN AV INFORMATIONSSYSTEMET FÖR VISERINGAR (VIS) UNDER 2010 (framlagd enligt artikel 6 i rådets beslut 2004/512/EG)

RAPPORT FRÅN KOMMISSIONEN TILL EUROPAPARLAMENTET OCH RÅDET OM UTVECKLINGEN AV INFORMATIONSSYSTEMET FÖR VISERINGAR (VIS) UNDER 2010 (framlagd enligt artikel 6 i rådets beslut 2004/512/EG) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Inledning... 2 2. Den rättsliga grunden för VIS... 2 3. Framstegen under rapportperioden... 2 3.1. Utvecklingen av det centrala systemet... 2 3.2. Utvecklingen av systemet för biometrisk matchning... 3 3.3. Kommunikationssystemet VIS Mail... 3 3.4. Förberedelserna på fältet och nätverket... 4 3.5. Medlemsstaternas nationella planering... 4 3.6. Revidering av tidsplanen för VIS... 5 4. Informationskampanj... 5 5. Projektförvaltning... 6 5.1. Planering och budget... 6 5.2. Riskhantering... 6 6. Stödgruppen för VIS... 6 7. Slutsats... 7 8. Bilaga: VIS-arbetsgrupper... 8 8.1. SISVIS-kommittén... 8 8.2. Möten med VIS nationella projektledare... 8 8.3. Rådgivande testgruppen (TAG)... 8 8.4. VIS Mail-expertgruppen (VIS MEG)... 8 SV 1 SV

1. INLEDNING I enlighet med artikel 6 i rådets beslut 2004/512/EG av den 8 juni 2004 om inrättande av Informationssystemet för viseringar (VIS) 1 lägger kommissionen härmed fram den sjunde lägesrapporten om utvecklingen av VIS för Europaparlamentet och rådet 2. Rapporten omfattar det arbete som kommissionen lagt ned mellan januari och december 2010. 2. DEN RÄTTSLIGA GRUNDEN FÖR VIS Viseringskodexen 3 började tillämpas den 5 april 2010. Genom viseringskodexen upphävdes de gemensamma konsulära anvisningarna, som tidigare hade ändrats för att skapa en rättslig ram för upptagning av biometriska kännetecken. Viseringskodexen innehåller bl.a. bestämmelser om hur viseringsansökningar ska tas emot och behandlas. Kommissionen antog den 4 maj 2010 ett beslut om en säkerhetsplan för driften av VIS 4. Beslutet ska tillämpas från och med den dag som kommissionen fastställer i enlighet med artikel 48.1 i förordning (EG) nr 767/2008 (dvs. från och med den dag då VIS tas i drift). Det ska upphöra att gälla när förvaltningsmyndigheten övertar ansvaret för den operativa förvaltningen av VIS. Utöver beslutet antogs under 2010 inga rättsinstrument om VIS. 3. FRAMSTEGEN UNDER RAPPORTPERIODEN 3.1. Utvecklingen av det centrala systemet Arbetet med att slutföra systemlösningstesterna (System Solution Tests, SST) den andra av fyra huvudfaser för testning av det centrala systemet med tillfredsställande resultat fortsatte under första halvåret av rapportperioden. De korrigerande åtgärder som huvuduppdragstagaren i utvecklingen av systemet (Main Development Contractor, MDC) föreslog i slutet av 2009, när det stod klart att uppdragstagaren inte var i stånd att uppfylla alla de ursprungliga kraven i servicenivåavtalet (Service Level Agreement, SLA) under systemlösningstesterna, diskuterades ingående med medlemsstaterna. I juni 2010 träffades överenskommelse om ett reviderat servicenivåavtal. Detta säkerställer att verksamheten kan inledas som planerat och upprätthållas till dess att det regionala införandet av VIS har slutförts. Vissa aspekter av specifikationerna för kommunikationen mellan medlemsstaterna och VIS anpassades på grundval av de tester som utförts. I mars 2010 utgavs version 1.85 av dokumentet om gränssnittskontroll (Interface Control Document, ICD). Genom denna version genomfördes vissa överenskommelser med medlemsstaterna om söktjänster. Efter smärre 1 2 3 4 EUT L 213, 15.6.2004, s. 5. Den sjätte lägesrapporten är Rapport från kommissionen till Europaparlamentet och rådet om utvecklingen av Informationssystemet för viseringar (VIS) 2009 (KOM(2010) 588 slutlig, 22.10.2010). Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 810/2009 av den 13 juli 2009 om införande av en gemenskapskodex om viseringar (viseringskodex) (EUT L 243, 15.9.2009, s. 1). Se kommissionens beslut 2010/260/EU av den 4 maj 2010 om en säkerhetsplan för driften av informationssystemet för viseringar (EUT L 112. 5.5.2010, s. 25). SV 2 SV

uppdateringar levererades en slutlig version (1.87) till medlemsstaterna i september 2010. Det rör sig om tekniska specifikationer som medlemsstaterna använder för att utveckla sina egna, nationella system, så att de kan ansluta sig till VIS. I mars 2010 levererades version 1.46 av de detaljerade tekniska specifikationerna (Detailed Technical Specifications, DTS). En slutlig version (1.48) av dessa gjordes tillgänglig för medlemsstaterna i september 2010. Efter det att systemlösningstesterna slutförts med tillfredsställande resultat inleddes i augusti 2010 en testning av systemet under medverkan av vissa medlemsstater. Dessa tester pågick fortfarande vid rapportperiodens slut, och VIS kunde därför inte tas i drift som planerat i december 2010. En reviderad tidsplan (idrifttagande i juni 2011) meddelades rådet (rättsliga och inrikes frågor) den 7 oktober 2010 och Europaparlamentet den 12 oktober 2010 5 (se även avsnitt 3.6). 3.2. Utvecklingen av systemet för biometrisk matchning Utvecklingen av systemet för biometrisk matchning (Biometric Matching System, BMS), som kommer att tillhandahålla fingeravtrycksmatchningstjänster i VIS, slutfördes under 2010, i och med slutförandet av de preliminära systemacceptanstesterna (Provisional System Acceptance Tests, PSAT). Systemet för biometrisk matchning understödde under hela rapportperioden systemlösningstesterna och de operativa systemtesterna (Operational System Tests, OST) för VIS utan att några problem uppstod. Medlemsstaterna fortsatte att använda den programvara som tillhandahållits av uppdragstagaren i utvecklingen av systemet för biometrisk matchning i sina utrustningar för fingeravtryckstagning. Vissa medlemsstater kunde som ett resultat av pilotprojekt i konsulat väsentligt förbättra kvaliteten på fingeravtrycken. Efter det att de till maj 2011 inplanerade slutliga testerna med driftsgruppen har slutförts kommer systemet för biometrisk matchning att vara klart att tas i drift. 3.3. Kommunikationssystemet VIS Mail Under 2010 gjordes betydande framsteg i testningen av medlemsstater för kommunikationssystemet VIS Mail och anslutningen av medlemsstater till systemet. Bara några få Schengenländer återstår att testa. Under rapportåret realiserades också ytterligare funktioner i den centrala servern för e-postförmedling (Central Mail Relay): statistik och rapportering samt avancerad antiviruskapacitet. De flesta medlemmarna i VIS Mailexpertgruppen var överens om att kommunikationssystemet hade testats i tillräcklig utsträckning och visat sig vara funktionsdugligt i enlighet med de grundläggande kraven. Expertgruppen ägnade under rapportperioden en hel del tid och arbete åt att utforma specifikationer för VIS Mail fas 2. Under denna fas, som kommer att inledas två år efter det att VIS tagits i drift, kommer funktionerna i Schengens rådfrågningssystem (nätverket för viseringsförfrågningar) att införlivas i VIS Mail, vilket förklarar att arbetet med att utforma specifikationerna för fas 2 är komplicerat och tar mycket tid. Det har dock gjorts betydande framsteg och arbetet med att utforma specifikationerna väntas slutföras enligt tidsplanen. 5 Skrivelse av den 12 oktober 2010 från kommissionsledamoten Cecilia Malmström till ordföranden i Europaparlamentets utskott för medborgerliga fri- och rättigheter samt rättsliga och inrikes frågor, Juan Fernando López Aguilar. SV 3 SV

3.4. Förberedelserna på fältet och nätverket Personalen vid den ordinarie centrala enheten för VIS i Strasbourg och vid backupenheten i Salzburg för den ordinarie centrala enheten utbildades under 2010 i användningen av systemet och underhållet av detta. Bulgarien anslöts under året till stesta-nätverket, och arbetet med att ansluta Rumänien fortskred. Den huvudsakliga verksamheten med anknytning till nätverket under rapportperioden bestod i a) att säkerställa funktionen hos den fakultativa mekanismen för automatisk omställning (failover mechanism) från det ordinarie driftsstället till ett backupdriftsställe och b) att testa den centrala servern för e-postförmedling (se avsnitt 3.3). Mekanismen för automatisk omställning gör det möjligt för medlemsstater som har ett backupsystem för det ordinarie nationella systemet att trygga driftskontinuiteten när det ordinarie systemet inte fungerar. Omställningsövningen slutfördes med tillfredsställande resultat i tre medlemsstater under 2010. Sammanlagt har den slutförts i åtta medlemsstater. Omställningsövningen kommer att fortsätta för de medlemsstater som är intresserade av att införa lösningen med ett backupsystem. 3.5. Medlemsstaternas nationella planering Idrifttagandet av VIS är avhängigt inte bara av att det centrala systemet är tillgängligt utan även av att de nationella projekten går framåt. På grund av att omständigheterna skiljer sig åt från en medlemsstat till en annan har inte alla medlemsstater hunnit lika långt. Via den mekanism för månatlig rapportering som utvecklats inom ramen för stödgruppen för VIS (Friends of the VIS, se avsnitt 6) rapporterade alla medlemsstater samstämmigt att de nationella projekten fortskred i den takt som krävdes för att de överenskomna etappmålen skulle uppnås. Vad beträffar överensstämmelsetestningen med medlemsstaterna och utvecklingen av de flesta nationella systemen gjorde VIS-projektet ytterligare framsteg under rapportperioden. Vid utgången av perioden hade 23 av de 25 medlemsstater och andra länder som för närvarande deltar i Schengensamarbetet slutfört sina överensstämmelsetester i enlighet med de ursprungliga planerna 6. De andra deltagande länderna tilldelades tider i början av 2011 för överensstämmelsetester. Enligt vissa uppgifter från medlemsstaterna skulle alla nationella system vara till fullo utvecklade vid tidpunkten för leveransen av det centrala systemet, men i samband med de olika tillfällena till rapportering om förberedelserna på konsulats- och gränsnivå (se avsnitt 5.2) framkom regelbundet saker som visade att detta var osäkert. Det bör noteras att den medlemsstat som hade allvarliga avtalsrelaterade problem med utvecklingen av sitt nationella system under 2009 till sist kunde börja utveckla systemet under 2010. Överensstämmelsetestningen för den medlemsstaten planerades till januari 2011. I syfte att utvärdera förberedelserna vid de konsulära beskickningarna i den första regionen där VIS ska införas (Nordafrika) anordnades i december 2010 en mission till Kairo, för att få information på plats särskilt om beskickningarnas kapacitet att uppta biometriska uppgifter från viseringssökande och överföra uppgifterna till VIS. Under besöket deltog företrädare för rådets ordförandeskap och kommissionen i ett möte med företrädare för medlemsstaterna om 6 Liechtenstein hade också slutfört sina överensstämmelsetester tekniskt sett, men landet tillämpar ännu inte Schengenregelverket. SV 4 SV

det lokala samarbetet inom ramen för Schengensamarbetet. Företrädarna för rådets ordförandeskap och kommissionen tog även tillfället i akt att besöka lokala konsulära beskickningar. Det visade sig att den tekniska utbildningen och kommunikationsåtgärderna måste förstärkas. Med tanke på detta kommer ytterligare missioner av detta slag att anordnas under 2011, till andra städer i Nordafrika. 3.6. Revidering av tidsplanen för VIS Det sena (om än framgångsrika) slutförandet av systemlösningstesterna ledde till att kommissionen och medlemsstaterna tvingades revidera den övergripande tidsplanen för VISprojektet. Detta gjordes på grundval av en realistisk bedömning både av kommissionens uppdragstagares förmåga att leverera det centrala systemet och av medlemsstaternas beredskap att förbereda det nationella införandet av VIS vid konsulat och yttre gränser. Den nya tidsplanen gav också utrymme för en viss ytterligare fördröjning, för den händelse att nya, oförutsedda problem skulle uppkomma. Efter en presentation inför de nationella projektledarna den 24 juni 2010, inför stödgruppen för VIS den 7 juli 2010 och vid sammanträdet i strategiska kommittén för invandring, gränser och asyl (Scifa) den 22 juli 2010 meddelades rådet (rättsliga och inrikes frågor) den 7 oktober 2010 och Europaparlamentet den 12 oktober 2010 7 följande nya övergripande tidsplan: Operativa systemtester (OST): 23 augusti 2010 14 februari 2011 Preliminära systemacceptanstester (PSAT): 23 mars 2011 15 juni 2011 Centrala systemet klart att tas i drift: 24 juni 2011 Vid slutet av rapportperioden låg genomförandet av VIS-projektet i linje med den nya övergripande tidsplanen. 4. INFORMATIONSKAMPANJ Den 20 december 2010 undertecknade kommissionen och en uppdragstagare specialiserad på information och kommunikation ett kontrakt rörande framtagande och tryckning av informationsmaterial om VIS. Denna externa uppdragstagare ska i samarbete med kommissionen ta fram, trycka och översätta broschyrer, affischer och annat informationsmaterial som ska användas av medlemsstaterna och kommissionen för relevanta ändamål, både innan och efter det att VIS tagits i drift. Medlemsstaterna kommer att rådfrågas om texterna i materialet och om materialets utformning i alla viktiga skeden. Detta planeras äga rum under första halvåret 2011. 7 Skrivelse av den 12 oktober 2010 från kommissionsledamoten Cecilia Malmström till ordföranden i Europaparlamentets utskott för medborgerliga fri- och rättigheter samt rättsliga och inrikes frågor, Juan Fernando López Aguilar. SV 5 SV

5. PROJEKTFÖRVALTNING 5.1. Planering och budget De tillgängliga åtagandebemyndigandena för VIS uppgick till totalt 30,3 miljoner euro för 2010. På grund av förseningarna i samband med systemlösningstesterna har vissa av de projektåtgärder som ursprungligen planerats till 2010 senarelagts till 2011, vilket lett till en motsvarande omfördelning av åtagandena. I slutet av rapportperioden hade 63,06 % av åtagandebemyndigandena för VIS och 85,10 % av betalningsbemyndigandena utnyttjats. Budgetposten för VIS är 18 02 05. Åtagande- och betalningsbemyndiganden för VIS 2010 Tillgängliga åtagandebemyndiganden Utnyttjade Totalt i procent Tillgängliga betalningsbemyndiganden Utnyttjade Totalt i procent 30.327.909,00 19.124.611,00 63,06% 27.619.392,52 23.503.936,08 85,10% Ett betalningskrav för de avtalsenliga påföljderna (7,6 miljoner euro) för förseningarna i samband med systemlösningstesterna utfärdades i mars 2010. 5.2. Riskhantering Metoden för riskhantering var oförändrad under rapportperioden. Varje månad identifierar kommissionen de viktigaste riskerna i VIS-projektet (på central och nationell nivå), varefter den redovisar dessa för medlemsstaterna vid de månatliga mötena för VIS nationella projektledare. Den uppdragstagare som ansvarar för kvalitetssäkringen bistår kommissionen i denna uppgift. Precis som under det föregående året diskuterades riskerna även inom stödgruppen för VIS. Kommissionen gjorde i samarbete med rådets ordförandeskap en bedömning av de viktigaste riskerna och rangordnar dessa efter hur stor inverkan de har på projektet. För varje risk identifieras det dessutom lämpliga mildrande åtgärder. Kommissionen för även ett register på hög nivå och följer upp hur åtgärderna genomförs. I slutet av 2010 identifierades följande risker såsom varande de mest kritiska: i) förseningar när det gäller att genomföra de operativa systemtesterna i enlighet med den reviderade tidsplanen, ii) medlemsstaternas förberedelser för sitt deltagande i de preliminära systemacceptanstesterna, iii) förseningar i några medlemsstater när det gäller införandet av VIS vid konsulära beskickningar och gränsövergångsställen och iv) förseningar i förberedelserna för den operativa förvaltningen. Det identifierades mildrande åtgärder för alla risker och kommissionen, medlemsstaterna och huvuduppdragstagaren i utvecklingen av systemet hade ett nära samarbete som syftade till att begränsa riskernas verkningar för projektet. 6. STÖDGRUPPEN FÖR VIS Stödgruppen för VIS sammanträdde sju gånger under rapportperioden, dvs. tre gånger under det spanska ordförandeskapet (första halvåret 2010) och fyra gånger under det belgiska ordförandeskapet (andra halvåret 2010). De informella högnivåmötena gav möjlighet till SV 6 SV

öppna diskussioner om alla VIS-relaterade frågor. Dagordningen fastställdes av rådets ordförandeskap i samarbete med kommissionen och rådets generalsekretariat. De vanligaste frågorna på dagordningen var kommissionens uppdatering om läget när det gäller VIS, den nya mekanismen för rapportering av nationella framsteg och rapportering om risker. Under första halvåret 2010 uppmanades medlemsstaterna att inför varje möte i stödgruppen för VIS inkomma med uppdaterade svar på det nyinförda frågeformuläret. Frågorna gällde det allmänna tekniska förberedelsearbetet i de nationella systemen, förberedelsearbetet vid konsulaten i de första regionerna för att dessa ska kunna tillämpa VIS samt förberedelserna inför gränsövergångsställenas sökningar i VIS, med eller utan kontroller av de biometriska kännetecknen. Frågeformuläret innehåller även mer specifika frågor om utbildning och andra etappmål. Flera medlemsstater lämnade inga exakta datum för uppnåendet av etappmålen, vilket innebar att ordförandeskapet och kommissionen inte fick någon komplett bild av framstegen i samtliga medlemsstater. Ett uppdaterat frågeformulär infördes därför under andra halvåret 2010. Detta var uteslutande inriktat på den första regionen där VIS ska införas och gränsövergångsställen för passage av den yttre gränsen. Även svaren på detta formulär var ibland oklara, särskilt vad gäller förberedelserna vid gränserna. I slutet av rapportperioden begärde således ordförandeskapet av medlemsstaterna att de skulle lämna nationella planer för att göra det möjligt att för varje medlemsstat noga kontrollera situationen vid gränsövergångsställena vid den yttre gränsen. Detta har lett till goda resultat. Det kommande ordförandeskapet har beslutat att denna rapporteringsmekanism ska användas även 2011. 7. SLUTSATS Året präglades framför allt av att man slutförde den andra huvudfasen för testning av det centrala systemet och av inledandet av den tredje fasen (de operativa systemtesterna) under medverkan av sju medlemsstater. På det nationella planet har de flesta medlemsstaterna gjort betydande framsteg under året när det gäller att utveckla sitt nationella system. I slutet av rapportperioden meddelade alla länder att de kommer att kunna ansluta sig till VIS i juni 2011. Den noggranna kontrollen kommer därför att fortsätta under 2011, både på plats genom besök vid konsulära beskickningar i den första regionen där VIS ska införas, i syfte att övervaka medlemsstaternas administrativa förberedelser. En ny övergripande tidsplan lades fram för rådet (rättsliga och inrikes frågor) vid dess möte i oktober 2010 i vilken det anges att VIS kommer att vara klart att tas i drift i juni 2011. Alla parter i projektet har bekräftat att de kommer att samarbeta för att VIS ska kunna tas i drift och för att hantera de risker som anges i avsnitt 5.2. Parallellt därmed har kommissionen regelbundet underrättat Europaparlamentets utskott för medborgerliga fri- och rättigheter samt rättsliga och inrikes frågor om utvecklingen och läget inom VIS-projektet. Denna regelbundna rapportering kommer att fortsätta också framgent. SV 7 SV

8. BILAGA: VIS-ARBETSGRUPPER 8.1. SISVIS-kommittén Det hölls inga möten i SISVIS-kommittén (VIS-grupperingen) 8 under 2010. Kommittén kommer att fortsätta att ansvara för att fatta eventuella VIS-relaterade beslut enligt kommittéförfarandet under 2011. 8.2. Möten med VIS nationella projektledare Under rapportperioden anordnade kommissionen tio expertgruppsmöten för de nationella projektledarna i syfte att diskutera läget för VIS-projektet, detaljerade tekniska frågor, planeringsfrågor, risker och verksamhet inom det centrala och de nationella projekten. 8.3. Rådgivande testgruppen (TAG) Rådgivande testgruppen, som är en rådgivande arbetsgrupp inom SISVIS-kommittén (VISgrupperingen), möttes till följd av de intensiva testerna förhållandevis ofta under rapportperioden eller höll telefonkonferenser. Gruppen har till uppgift att se till att en strukturerad process följs för att åtgärda och lösa testrelaterade problem och ger råd i frågor rörande genomförandet av VIS-testningsfaser. Den ger rekommendationer om testningen av VIS under alla testfaser, särskilt när medlemsstaterna deltar direkt. 8.4. VIS Mail-expertgruppen (VIS MEG) Gruppen möttes varje månad under rapportperioden i syfte att bistå vid genomförandet av kommunikationssystemet VIS Mail. Kommissionens och medlemsstaternas arbete med VIS Mail utförs i samarbete med den uppdragstagare som ansvarar för nätverket och stöds av den uppdragstagare som ansvarar för stöd och kvalitetssäkring. 8 Inrättad genom artikel 51.1 i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1987/2006 av den 20 december 2006 om inrättande, drift och användning av andra generationen av Schengens informationssystem (SIS II). SV 8 SV