Styrelsemöte i Svenska Downföreningen Protokoll nr 08, 2017 Tid: Lördag 16 september 2017 Plats: Närvarande: Frånvarande Östermalms föreningsråd, Stockholm Ordinarie ledamöter, Lars Oké, Mias Andersson och Anne-Charlotte Lallerman Kansliet Anna Halldén Carina Karlsson, Tord Hermansson och Rasmus Wallin Ärenden (för beslut) 01 Val av protokollförare och justerare för mötet Anna Halldén valdes till protokollförare. Mias Andersson och Anne-Charlotte Lallerman valdes tillsammans med mötets ordförande Veronica Magnusson Hallberg justera protokollet. 02 Fastställande av dagordning Den i förväg distribuerade dagordningen fastställdes. 03 Ekonomirapport Kassör Mias Andersson föredrog ekonomirapporten för september. Föreningen ligger något under budget för 2017, då det har varit mindre intäkter under året än som vad budgeterat. Dock, då föreningen har en god kassa påverkar det inte föreningen nämnvärt. 04 Konsult för hjälp med sponsring Mias Andersson redovisade en offert från en konsult där uppdraget skulle bestå i hitta sponsring till föreningen. Mias Andersson får i uppdrag återkomma till konsulten och meddela styrelsen vill se en offert som utgår från en provisionsbaserad modell. Lars Oké får i uppdrag ta fram ett förslag på en provisionsbaserad modell för ta in sponsring till föreningen. Sida 1 av 5
Kommunikationsgruppen får i uppdrag ta fram en uppdragsbeskrivning för konsulttjänsten. 05 Uppdatering av verksamhetsplan 2017-19 enligt föregående protokoll 5a Intressepolitik 5b Insamling/gåvor Anne-Charlotte Lallerman och Mias Andersson 5c Skola 5d LSS Tord Hermansson 5e Medlemsrekrytering Mias Andersson (delegerat till Tord Hermansson) 5f Tvärkontakt Tord Hermansson en uppdatering av verksamhetsplanen kommer ske under 2017 inför 2018. 06 Rocka sockorna 2018 Anne-Charlotte Lallerman redogjorde för upplägg och innehåll i Rocka Sockorna och UPP-priset 2018. Ett samarbete har inletts med Studieförbundet Vuxenskolan med en Rocka Sockorna musiktävling. Tävlingen är redan igång och vinnaren kommer utses av en jury. Förslag från kommunikationsgruppen om arrangera Rocka Sockorna i Göteborg den 19 mars 2018 på Världskulturmuseet under ledning av Avdelning Väst. I samband med detta kommer även UPP-priset delas ut. En projektledare kommer behövas för driva hela evenemanget och en offert har bifogats till styrelsen inför mötet. acceptera offerten på 150 000 kr ink moms från Annika Melin för projektledning av Rocka Sockorna och UPP-priset 2018. 07 UPP-priset 2018 Se punkt 6. 08 Medieträning - Hisstal Sida 2 av 5
Styrelsen diskuterade vad som bör ingå i medieträning för lokalavdelningar, riks, styrelse och kansli. Kommunikationsgruppen får i uppdrag ha en genomgång om vem som får säga vad och gå igenom riktlinjer på Tvärkontakten i november. Följande förslag ligger och beslut ska tas vid nästkommande styrelsemöte: - På riksnivå är det bara ordförande som får uttala sig. När det gäller övriga styrelsemedlemmar i riks får de inte uttala sig privat i frågor som rör Downs syndrom. - På kansliet får Mickan Lüning uttala sig om fosterdiagnostik och Jessica Steje får som kommunikatör uttala sig inom alla områden. - På lokalnivå är det ordförande som får uttala sig och övriga medlemmar får uttala sig privat. - Undantag beviljas i förskott. 09 Delegationsordning 10 Arbetsmiljölagen Anna Halldén fortsätter med arbetsmiljöarbetet under hösten för se till föreningen följer alla regler och lagar gällande arbetsmiljö på arbetsplatsen. 11 Dataskyddsförordningen Anna Halldén har i uppdrag se till föreningen kommer uppfylla de krav som ställs i Dataskyddsförordningen från och med maj 2018. Irma Nordenfelt kommer också via en KFO kurs sätta sig in i den nya dataskyddsförordningen under hösten. 12 IT-karta Anna Halldén har tagit in offerter och hart haft möten med olika medlemsregister leverantörer. Tanken är en ny leverantör ska vara på plats innan årets slut och underlag för beslut kommer bifogas till styrelsen under oktober månad. 13 Struktur för ekonomirapporter 14 Utbyte med PTS (Post- och TeleStyrelsen) Tord Hermansson fick i uppdrag kontakta PTS för undersöka möjligheten till ett samarbete i de frågor som rör föreningens verksamhet. Frågan hänskjuts till ett annat möte. 15 Styrelseprotokoll på hemsidan informerar det har kommit till styrelsens kännedom flera medlemmar tycker det tar för lång tid för protokollen publiceras på hemsidan efter styrelsemötena. Ett sätt påskynda processen är tillåta elektroniska godkännanden från justerarna. det räcker med ett elektroniskt godkännande av styrelseprotokollet från justerare för det ska kunna publiceras hemsidan. På protokollet ska det vara noterat klockslag och datum för godkännande. Sida 3 av 5
16 Styrelsemedlemmar och sociala medier 17 Samarbete Styrelse - Kansli styrelse och kansli ska träffas och ha ett planeringsmöte efter varje årsmöte. 18 Föreningens kontaktpersoner med externa organisationer Rapport per Ansvarsområde (för info) Information och kampanj Anne-Charlotte Lallerman Föräldrastöd Mias Andersson Arvsfondsprojekt Lars Oké Intressepolitik mm Forskning och utveckling Självrepresentation Carina Karlsson Medlemsservice Mias Andersson Identitetsplform Anne-Charlotte Lallerman Organisation Riks Lars Oké Organisation Lokalt och Tvärkontakt Tord Hermansson IT Lars Oké Ekonomifunktion Mias Andersson Kansli Lars Oké Övriga frågor 1 Föreningens fokus/budskap 2018 2 Tjänstledighet Jessica Steje önskar ta tjänstledigt för studier under tre terminer från och med våren 2018. bevilja Jessica Steje tjänstledigt för studier enligt hennes önskemål. 3 Inställning till Arvsfondprojekt ställa sig positiv till utökande arvsfondprojekt. 4 Utskottet med Rasmus Wallin som ordförande Sida 4 av 5
5 Valberedningen Valberednings uppgift enligt stadgarna är lämna förslag till årsmötet avseende funktionärer till årsmötet, antal ledamöter i styrelsen, ordförande, vice ordförande, övriga styrelseledamöter, revisorer samt nivåer på eventuella för eventuella arvoden. För fullgöra sitt uppdrag kan det vara lämpligt valberedningen någon gång under mandatperioden besöker styrelsen. Om valberedningen har önskemål om detta bör de kontakta ordförande i förväg så det kan arrangeras. Nästa möte Nästa ordinarie möte äger rum 16 oktober per telefon. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Ordförande: Vid protokollet: Anna Halldén Justeras: Justerat per e-post Justerat per e-post 2017-09-25 kl. 10:55 2017-09-25 kl. 13:19 Anne-Charlotte Lallerman Mias Andersson Sida 5 av 5