SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 1 (9) Plats och tid Socialkontoret i Borgholm 13.00 17.15 ande Eva Karlström (M) Björn Andreen (M) Elisabeth Svensson (C) Mikael Larsson (C) ej närvarande vid efterföljande diskussion på 13 Eva-Lena Israelsson (S) Linnea Jonzon (S) Arne Tärnblom (V) Bodil Rosengren (-) Ene Kraner (C) tjänstgörande ersättare för Eva Wahlgren (c) Mikael Palmqvist (S) tjänstgörande ersättare för Sofie Gustavsson Fohlin (S) Anders Lejon (M) tjänstgörande ersättare för Madeleine Selling-Axelsson (FP) Övriga närvarande Therese Åhlander, sekreterare Ewa Ekman, socialchef Hillevi Österbo, verksamhetschef IFO och LSS Anna Hasselbom Trofast, verksamhetschef ÄO Mats Edström, verksamhetschef HSV Linda Andreen, ekonom 4-6 Carola Granström, socialsekreterare 8 Utses att justera Justeringens plats och tid Elisabeth Svensson Socialkontoret i Borgholm 2014-01-31 kl 07.30 Underskrifter Sekreterare Ordförande Therese Åhlander Eva Karlström Justerande Elisabeth Svensson PROTOKOLLET ANSLÅS UNDER TIDEN.-...-... /...-.-... SIGN
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 2 (9) 4 Aktuell information - Prestationsbaserade medel har utbetalats till förvaltningen på sammanlagt 1,9 mkr för år 2013. - Fokus övergår till Kompass. - Klart med översyn av bilarna inom förvaltningen - Förhandlingar pågår gällande vaktmästarorganisationen - Fortfarande en del kvar gällande avtal om teknisk service. - Lönerevisionen för 2014 har startat - Socialförvaltningens verksamhetsberättelser och verksamhetsplaner presenteras till socialnämnden i februari - Matlagning i hemtjänsten; planering pågår inför förändringen 5 maj, utbildning ska ges till samtliga medarbetare, information kommer att går ut till brukarna i februari, biståndsbedömarna går igenom alla beslut. - Planering för flytt till Ekbacka har påbörjats. - Höstens Lex Sarah som rörde hemtjänsten i centrum är avslutad, medarbetaren avslutade sin tjänst. - Det är många sjuka inom förvaltningen vilket leder till ett ökat tryck på bemanningsenheten. 5 Dnr 2012/70-751 SN Information om Barnahus Ärendet flyttas till socialnämndens sammanträde 140226. 6 Dnr 2013/13-792 SN Budgetuppföljning december 2013. Linda Andreen, ekonom, informerar att det sammanlagda resultatet till och med december månad är -12,1 mkr. Verksamhetsområdena visar ett
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 3 (9) underskott av 7,9 mkr. Till detta läggs 12/12-delar av sparbetinget på 5,1 mkr. Den ekonomiska sammanställningen för teknisk service visar ett överskott av 0,8 mkr. För verksamhetsområdena visar intäkterna ett överskott av 2,2 mkr, driftkostnaderna har ett underskott på 7,8 mkr och personalkostnaderna visar ett underskott av 2,3 mkr. Kostnaden för försörjningsstöd ligger för december månad på 431 tkr. Kostnaden för försörjningsstöd är efter tolv månader 4,8 mkr. Utbetalningarna totalt är högre än för 2012. Antalet ärenden under året har varit 1 844 stycken. Genomsnittet per månad är 154 st. Av de ansökningar som inkommit under 2013 blev 76 % godkända. Motsvarande siffra för 2012 är 80 %. 129 % av budgeten är förbrukad efter tolv månader vilket ger ett underskott på 1 mkr. Ungdomsboendet: Idag finns sex pojkar som söker asyl varav fyra bor på Ekbacka, en pojke bor i familjehem och en är på SiS-institution. Utöver dessa finns det sex stycken pojkar med PUT där tre stycken bor på utsluss på Ekbacka och tre bor i lägenhet. Vidare har avtalet på Östra Kyrkogatan sagts upp och innan jul flyttades pojkarna som bor där till Ekbacka. En av vinsterna i detta är att personalgruppen nu är samlad på en arbetsplats. Kostnaderna har under 2013 uppgått till 7,3 mkr, där 6,2 mkr är personalkostnader. Intäkterna är till och med december månad redovisade till 8,9 mkr. Hemtjänsttimmarna i december visar en ökning på samtliga poster utom beslutade timmar och antalet personer med hemtjänst. Antalet personer minskade från 267 till 265, beläggningsgraden var den samma som november. Nytt för 2013 är att de hemtjänsttagare som har stora insatser kommer att följas månadsvis. Det är de personer som har 100 timmar hemtjänst eller mer per månad, för december månad var det 48 personer, en ökning med 14 personer jämfört med november. Under vecka 52 redovisades 8 tomma platser i särskilt boende. Det är flest lediga platser på Ekbacka 4. Övertiden för december månad uppgick till 64,2 tkr vilket är högre jämfört med föregående år men ligger på samma nivå om man jämför med 2011. Under november månad var antalet sjukdagar höga, antalet tillfällen har dock minskat. Uppföljningen för december månad läggs till handlingarna. 7 Dnr 2014/11-750 SN Omorganisation inom individ- och familjeomsorgen Hillevi Österbo, verksamhetschef IFO och LSS, informerar att individ- och familjeomsorgen kommer att genomföra några organisationsförändringar
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 4 (9) under 2014. Hela personalgruppen har varit med och diskuterat fram förändringarna och flera av förändringarna är klara att genomföra. Individ och familjeomsorgen har ett behov av att utvecka stödet till familjehem för att i framtiden kunna konkurrera med konsultstödda familjehem. Det finns dessutom en lag som trädde i kraft 1 januari 2013 som styr att barn som är placerade i familjehem ska ha en egen socialsekretarare att ha kontakt med och familjehemmet en egen. Under 2013 har alla barn haft en egen socialsekreterare och familjehemmet en annan men det har varit olika socialsekreterare som haft uppdragen. Socialsekreterare Anna Eriksson kommer av dessa anledningar från 1/1 2014 arbeta riktat mot familjehem på 50% av sin tjänst. Det kommer att innebära att rekrytera, utreda och en viss del ge handledning till familjehem. I övrigt kommer Anna Erikssons tjänst fyllas av handläggning mot ensamkommande flyktingbarn. Uppdraget att hålla försörjningsstödets utveckling i balans har varit svår under 2013. Anledningarna har varit flera och i stor utsträckning berott på konsekvenser utanför socialsekreterarnas kontroll. Under hösten har ett utvecklingsarbete pågått för att se över vad som kan förändras för att få en större andel av de sökande självförsörjande. Ett förslag är att skapa resursarbeten men det finns även andra tankar i personalgruppen. Försörjningsstödet kommer bland annat att ta ansvar för att rekrytera och utreda kontaktpersoner. För att det ska vara möjligt behöver en handläggare ta mer ansvar för att leda arbetet framåt. Socialsekreterare Carola Granström kommer av den anledningen att från och med 1/2 2014 få ansvaret att vara förste socialsekreterare inom försörjningsstödet och i och med det ansvara för ärenden. En annan omorganisation som planerats att genomföra gäller familjeenheten men påverkar naturligtvis hela verksamheten. Tanken på denna förändring väcktes genom att socialsekreterarna upplevde att deras tjänster är splittrade och att de handlägger alla typer av ärenden. Flera av socialsekreterarna har lång erfarenhet men de upplever ändå att de sällan får möjligheten att känna sig säkra på handläggningen. Under året har även flera unga personer med missbruksproblematik placerats, vilka, med en annan organisation, kanske skulle kunnat behandlas på hemmaplan. Även fortsättningsvis kommer placeringar att kosta mycket pengar men förhoppningen är att i större utsträckning ge möjligheten till behandling på hemmaplan. Denna förändring innebär att fem socialsekreterare har ansvar för att utreda och två socialsekreterare tillsammans med tre behandlare ansvarar för att verkställa besluten. I det ingår det som tidigare skrivits om att Anna Eriksson ansvarar för familjehemsplaceringarna och Carola Granström för kontakpersonerna.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 5 (9) en socialsekreterartjänst riktas mot att arbeta med familjehem. omföra en socialsekreterartjänst till en förste socialsekreterartjänst samt ställa sig bakom en organisationsförändring som innebär tydligare uppdelning i handläggning och utförardel. 8 Dnr 2014/12-750 SN Socialnämndens riktlinjer och anvisningar för ekonomiskt bistånd 2014. Carola Granström, socialsekreterare på försörjningsstöd går igenom reviderade riktlinjer och anvisningar för socialnämndens ekonomiska bistånd 2014. anta reviderade riktlinjer och anvisningar för socialnämndens ekonomiska bistånd 2014. 9 Dnr 2014/13-700 SN Revidering av delegationsbestämmelser för ärenden inom socialtjänsten i Borgholms kommun. Hillevi Österbo, verksamhetschef för IFO och LSS, informerar att delegationsbestämmelserna behöver justeras för att kunna följa de reviderade riktlinjerna och anvisningarna för ekonomiskt bistånd. godkänna de föreslagna ändringarna i delegationsbestämmelserna inom socialtjänsten.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 6 (9) 10 Dnr 2013/77-759 SN Återrapportering samt redovisning av statsbidrag för kompetensutveckling Hillevi Österbo, verksamhetschef IFO och LSS informerar att Socialstyrelsen har på regeringens uppdrag fördelat statsbidrag för att stärka kompetensen inom den sociala barn- och ungdomsvården, för att säkra en trygg och säker vård. Borgholms kommun har under hösten 2013, Dnr 2013/77-759, erhållit statsbidrag på 52 632 kr för inventering av kommunens kompetensläge och kompetensbehov inom den sociala barn- och ungdomsvården 2013 samt på 50 000 kr för lokala utbildnings- och kompetensutvecklingsinsatser inom området. Återrapportering Senast den 15 februari 2014 ska de som mottagit statsbidraget redovisa en inventering av personalens kompetensläge och kompetensbehov. Användningen av erhållet statsbidrag för inventeringen ska inte redovisas till Socialstyrelsen, utan endast resultatet från den genomförda inventeringen. Socialstyrelsen erhöll denna redovisning från Borgholms kommun via anvisad webblänk 2014-01-28. Redovisning av statsbidrag I redovisningen ingår att ange de utbildningar som genomförts med 2013 års statsbidrag. Socialstyrelsen har angett kriterier för vilka typer av utbildning samt vilka kostnader knutna till dessa som kan ingå i statsbidraget specifikt för 2013. Utifrån dessa kriterier kan endast 50 % av det avsedda statsbidraget användas. I Borgholms fall innebär detta 25 000 kr. Redovisningen tar dock upp kostnader för 50 000 kr, då dessa kostnader uppstått vid kompetensutvecklingen och Socialstyrelsens kriterier för vad som ingår i statsbidraget är något svårtolkade. 25 000 kr, dvs. 50 % av statsbidraget, ska dock återbetalas till Socialstyrelsen. Redovisningen av den större summan avser att säkra att 25 000 kr godkänns som statsbidragskostnader. godkänna återrapportering samt ekonomisk redovisning för statsbidrag för att stärka kompetensen inom den sociala barn- och ungdomsvården enligt redovisningsblankett.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 7 (9) 11 Dnr 2013/21-700 SN Ekonomisk redovisning för bidragsår 2012 och 2013 om användningen av statsbidrag för ytterligare insatser för att stödja utvecklingen i värdegrundsarbetet inom äldreomsorgen Ewa Ekman informerar att en redovisning av bidragsåret 2013 och 2013 om användning av statsbidrag för ytterligare insatser för att stödja utvecklingen i värdegrundsarbetet ska inkomma till Socialstyrelsen senast 2014-02-14. Ewa Ekman ger socialnämnden en ekonomisk redovisning och återrapportering och av bidragsåren 2012 och 2013. godkänna redovisningen och återrapporteringen för bidragsår 2012 och 2013 om användning av statsbidrag för ytterligare insatser för att stödja utvecklingen i värdegrundsarbetet inom äldreomsorgen. 12 Dnr 2013/110-700 SN Tillsyn av socialnämndens rapporteringsskyldighet av ej verkställda beslut enligt SoL och LSS Inkommit beslut från Inspektionen för vård och omsorg (IVO) där IVO har följande krav på åtgärd: - Socialnämnden ska inkomma med en redogörelse för hur rapporteringsskyldigheten enligt 4 kap SoL och 9 LSS säkerställs. Redovisningen av vidtagna åtgärder ska ha inkommit till IVO senast 5 mars 2014. uppdra till Hillevi Österbo att redovisa till socialnämnden i februari en redogörelse för hur rapportskyldigheten säkerställs.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 8 (9) 13 Dnr 2013/98-700 SN Handlingsplan utifrån Inspektionen för vård och omsorgs tillsynsbesök på Trädgårdsvägen Ewa Ekman och Hillevi Österbo informerar att IVO, Inspektionen för vård och omsorg, den 4-6 november 2013 gjorde en inspektion inom omsorgen om funktionsnedsatta med inriktning på bostad med särskild service i Löttorp. IVO uppmärksammade flera allvarliga brister i verksamheterna på Trädgårdsvägen och på Ranstad. Återföring av IVO ägde rum 19 december 2013. En utredning initierades direkt och Yvonne Berneke, socialt ansvarig samordnare och utbildningsledare, fick i uppdrag att leda den. Socialförvaltningens ledning genomförde även flera insatser direkt i verksamheterna i form av stöd till personal och brukare. Internutredningen rapporterterades till socialnämnden den 15 januari 2014 och därefter skickades ett yttrande till IVO. De brister som uppmärksammades var av mycket allvarlig karaktär och det är allvarligt att de inte fångades upp av den egna verksamheten genom bla tydlig ledning, effektiv styrning, uppföljning av gällande beslut och riktlinjer samt avvikelsesystem. Självklart är målsättningen att kvalitetsbrister i verksamheten ska fångas upp genom det kvalitetsarbetet som kontinuerligt pågår inom socialförvaltningens verksamhet. Med den vetskap socialförvalningen fått genom IVO:s inspektion kan konstateras att det kvalitetsarbetet inte täcker behovet. Av den anledningen krävs att övriga boenden också genomgår en kvalitetskartläggning Det är av största vikt att socialförvaltnngen får en tydlig genomgång av i vilken utsträckning verksamheten lever upp till de lagkrav som ställs på verksamheten. Kvalitetskartläggningen kommer att beröra frågor som uppföljning av beslut, genomförandeplaner, dokumentation, bemötande, värdegrund, kompetens och avvikelserappotering. Under våren kommer kvalitetskartläggningen att innefatta bostad med särskild service i form av gruppbostad. De aktuella boenden är; Norra långgatan 7 som har plats för 8 brukare Västra järnvägsgatan 31 som har plats för 4 brukare Johan Söderströms väg 4 som har plats för 5 brukare Åkerhagsvägen som har plats för 4 brukare Februarivägen som har plats för 4 brukare Ranstad som har plats för 4 brukare Trädgårdsvägen som har plats för 3 brukare Granskningen kommer innefatta 32 platser. ge Yvonne Berneke i uppdrag att genomföra kvalitetskartläggningen inom omsorgen om funktionsnedsatta av
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL sid 9 (9) bostad med särskild service i form av gruppbostad. kvalitetskartläggningen presenteras på socialnämndens sammanträde i juni 2014 samt tillsätta stödresurser för att genomföra kvalitetskartläggningen. Efter beslutet ovan lämnar tjänstemännen sammanträdesrummet och en politisk diskussion förs som leder fram till följande anteckning: Socialnämndens ledamöter konstaterar enhälligt att internutredningen är tillräcklig och att förvaltningens snabba åtgärder på Trädgårdsvägen är positivt. Dagens beslut om kvalitetskartläggning inom bostad med särskild service (gruppbostad) är en bra väg att gå för att framåt säkerställa kvalitet i verksamheten. Inspektionen för vård och omsorgs återföring (IVO) som sker 140221, kommer att tas upp på nästkommande nämnd, 140226. Deras beslut om internutredningens kvalitet och våra åtgärder kommer att ligga till grund för vidare hantering i frågan. i kommunstyrelsen runt omgivningens krav på extern utredning vill socialnämnden att man ska avvakta med till efter den statliga myndigheten IVO's utlåtande i frågan inkommit. Anteckningen lämnas till kommunstyrelsen för information.