Föredragingslista Kårstyrelsemöte KSm18 12/13 2013-04-18 Sid 1(2) FÖREDRAGNINGSLISTA Kårstyrelsemöte 18 12/13 Måndagen den 22 april 2013 klockan 18.00 Plats: Kröken, Nymble * = bilaga finnes. 1. Formalia 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. 1.10. Mötets öppnande Mötets behöriga utlysande* Val av mötesordförande Val av sekreterare Val av justerare Anmälda förhinder Adjungeringar Fastställande av föredragningslista Föregående protokoll Anmälningsärenden 2. Rapport 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9. 2.10. 2.11. Rapport på verksamhetsplanen* Ordförande* Vice ordförande* Kanslichef* Kommunikationschef* Näringslivschef* Projektledare THS Armada* Head of THS International* Cheferna för utbildningsinflytande* Studiesocialt ansvarig* Evenemangschef* Ledningsgruppen Denise Fuglesang Emma Fogelström Charlotte Permin-Fager Sebastian Ols Fabian Wahlgren Martin Koskela Ivy Wang Sara Blomqvist, Per-Viktor Bryntesson & Emilia Wallin Douglas Victor Victor Olsson
Föredragingslista Kårstyrelsemöte KSm18 12/13 2013-04-18 Sid 2(2) 2.12. 2.13. Mottagningssamordnare* Chefredaktör Osqledaren* Christian Virtala Axel Hammarbäck 3. Beslutsuppföljning 3.1. 3.2. Styrelsebeslut* Styrelsens actions points 4. Stadfästelse av delegationsbeslut 4.1. 4.2. 4.3. Stadfästelse av eventuella presidiebeslut Stadfästelse av eventuella studeranderepresentationsbeslut Stadfästelse av eventuella projekt- och föreningsbeslut 5. Beslutspunkter 5.1. Utlysning av fyllnadsval för Datasektionen och Fria sektionen* 6. Diskussionspunkter 7. Övrigt 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. Övriga frågor Sammanfattning till hemsidan Nästa möte Val av nästkommande mötesordförande Mötets avslutande
Till: THS styrelse För kännedom: THS medlemmar THS arvoderade THS sakrevisorer THS Valberedning THS personal Inspektor KALLELSE Kårstyrelsemöte 18 12/13 Måndagen den 22 april 2013 kl. 18.00, Kröken, Nymble Föredragningslista och samtliga handlingar finns tillgängliga den 18 april 2013. Inför verksamhetsårets femte och sista Kårfullmäktige är det nu dags för Kårstyrelsens rapportmöte tillsammans med THS Ledningsgrupp och kanslichef. Stockholm, 15 april 2013 Emma Fogelström Vice ordförande THS Välkommen!
Nyckel för färgkoder: =Slutförd, =Påbörjad, =Deadline passerad, =Deadline längre fram Avsnitt i VP Mål i VP Konkretiserade mål Aktivitet Nyckeltal 1.1 Utarbeta en värdegrund bestående av kärnvärden, åsiktsdokument och arbetsprinciper KS: Ta fram åsiktsdokument och arbetsprinciper (feb/mars) Kärnvärden togs fram i slutet av 11/12 1. Kärnvärden och värdegrund Kårstyrelsen kommenterar: Arbetet med att ta fram åsiktsdokument och arbetsprinciper för THS värdegrund att arbeta med internt har inte påbörjats. 1.2 Kärnvärdena ska återspeglas i THS kommunikation mot medlemmarna under året i syfte att förmedla en enhetlig självbild KomC & OL: Ta fram verktyg för LG att sprida kärnvärdena inom hela THS, C och L. Utdelning av tygpåsar under kårens dag Entré-tygband till nollepubrundan med tryckta kärnvärden Kärnvärden i THS-presentationerna för nollan under mottagningen Kärnvärden i en infographic om medlemskapet Kommunikation av kärnvärdena genom tv-skärmarna i Nymble Använde våra kärnvärden i presentationsfilmen av NNC Kårstyrelsen kommenterar: Kärnvärdena används inom THS centralts all verksamhet både internt inom grupper och externt mot medlemmarna. Detta uppdrag är svårt att mäta och anse slutfört men Kårstyrelsens uppfattning är att uppdraget kommer bli slutfört (i den mån det går) innan året är slut. 1.3 Under året dokumentera hur värdegrunden använts för att kunna utveckla verktyget KomC & OL: Halv- och helårsrapport Enkät utskickad till LG angående deras användande av verktygen. Detta ska bli underlag till halvårsrapport. En halvårsrapport är sammanställd av KomC och OL, styrelsen planerar att diskutera och utvärdera under våren. Kårstyrelsen kommenterar: En halvårsuppföljning har gjorts med Ledningsgruppen. Denna kommer att analyseras och återkopplas på igen innan året är slut. Kårstyrelsens uppfattning är att uppdraget kommer att bli slutfört. 2. Medlemskap 2.1 Öka antalet medlemmar Ordf: Dokumentera antalet medlemmar/ sektion, avstämning OR med fokus medlemmar (nov) THS-station på kårens dag för information om medlemskapet samt uppställda Betala din kåravgift -datorstationer. Brevutskick till alla KTH-studenter som ännu inte betalat kåravgiften kommer göras den 19/10. Det blir ca 11000 utskick. Utskicket består av en kort text med avi samt en infographic-bilaga på både svenska och engelska. Ett verktyg för att enkelt se vilken anslutningsgrad alla sektioner har är under utveckling. Förhoppningsvis kommer detta att underlätta riktade Bli medlemskampanjer. En enkät är planerad att skickas ut till medlemmar samt icke-medlemmar för att kartlägga vad man efterfrågar i medlemskapet. Antal medlemmar: 9497 st (8724 st)
Nyckel för färgkoder: =Slutförd, =Påbörjad, =Deadline passerad, =Deadline längre fram Avsnitt i VP Mål i VP Konkretiserade mål Aktivitet Nyckeltal Kårstyrelsen kommenterar: Under hela året har vi haft fler medlemmar jämfört med samma period under fjolåret. Huruvida vi kommer att ha fler medlemmar vid verksamhetsårets slut kan vi bara sia i (just nu). Kårstyrelsen kommer aktivt att följa upp medlemsantalet för att se till att målet uppfylls, men planerar inga vidare aktiviteter för att påverka resultatet. 2.2 Tydliggöra innebörden av ett medlemskap och dess förmåner samt verka för fler förmåner KomC, NC: Arbetar med detta, definerar medlemskap (nov) Fler förmåner (feb) Information om medlemskapet via THS-presentationerna för nollan under mottagningen. Arbete med fler förmåner, t.ex. medlemsrabatt på cyklar vid ett event ordnat av THS Näringsliv, utdelning av parkeringsdekaler endast till medlemmar. Man fick bocka i om man var THS-medlem vid ansökan till NNC, för att det skulle räknas som positivt THS har skrivit ett avtal med Studentkortet vilket kommer att ge medlemmar ännu fler förmåner. Numera måste man även vara THS medlem för att deltaga i THS CaseClub. Verkat för nya förmåner på KTH-hallen. THS-medlemmar ska nu kunna lösa träningskort som kan sägas upp över sommaren. Kårstyrelsen kommenterar: Tidigt under året producerades informationsmaterial som gjorde medlemskapets innebörd tydligare. Under våren kommer THS även att sjösätta en ny hemsida vilken kommer att fokusera på information relevant för medlemmar och potentiella medlemmar. Kårstyrelsens uppfattning är att uppdraget kommer att vara slutfört. 2.3 Öka antalet stödmedlemmar och utveckla stödmedlemskapet tillsammans med KTH alumni Ordf: Diskussion med KTH Alumni. KS: Definiera stödmedlemskap (konferens 3, feb). Proposition till KF är lagd för att ändra texten om stödmedlemskap i stadgarna. Kårstyrelsen kommenterar: Kårstyrelsen har nu lagt fram ett förslag för att definiera stödmedlemskapet. Uppdraget att kommunicera stödmedlemskapet och öka antalet har inte prioriterats (till fördel för annat) och kommer troligtvis inte hinna bli slutfört under verksamhetsåret 2012/13. 2.4 Undersöka alternativa rekryteringssätt för stödmedlemmar. Exempelvis alumnmiddagar och jubileum på THS Lokalt och Centralt KS: Görs i samband med definiering av stödmedlemskap (konferens 3, feb) Kårstyrelsen kommenterar: Till följd av ovanstående har detta inte prioriterats. Detta uppdrag kommer inte bli slutfört under 12/13.
Nyckel för färgkoder: =Slutförd, =Påbörjad, =Deadline passerad, =Deadline längre fram Avsnitt i VP Mål i VP Konkretiserade mål Aktivitet Nyckeltal 3. En kommunicerande kår 3.1 All verksamhet inom THS ska motiveras till att ta in medlemmarnas åsikter LG: Informerar om detta på råd och liknande (okt) Information har gått ut till råd samt centralt engagerade personer om att utvärdera evenemang och ta in åsikter. Ledningsgruppen arbetar aktivt på att lyssna på medlemmars önskemål Kårstyrelsen kommenterar: Vi arbetar aktivt för att uppmuntra detta. Huruvida all verksamhet de facto gör det är svårt att mäta. Förhoppningsvis har vi fått in ett tänkt i organisationen kring detta som kommer att kvarstå. Kårstyrelsen uppskattar dock att uppdraget kan anses slutfört vid verksamhetsårets slut. 3.2 Det ska både synliggöras och tydliggöras vem inom THS organisation som ansvarar för olika frågor KomC: Förslag på förbättring, internt (dec) Ett kontaktformulär har upprättats på hemsidan som automatiskt skickar frågor till rätt personer. Ett underlag håller på att sammanställas för att överlämnas till nästa år. Kårstyrelsen kommenterar: Vår uppfattning är att uppdraget kommer vara delvis utfört, men att vidare arbete kommer krävas under nästa år. 3.3 För THS medlemmar tydliggöra vem som skall kontaktas i olika frågor Kårstyrelsen kommenterar: Se ovan. 3.4 En betydande del av THS förtroendevaldas tid ska läggas på kommunikation av sitt arbete och hur arbetet passar in i THS syfte. Kunskap ska spridas om THS verksamhet och THS synlighet ska öka. KomC: Förslag på förbättring, externt (dec) KomC: Kartläggning av kommunikationskanaler (okt) Undersöka att sätta upp Tvskärmar överallt. Se ovan Ledningsgruppen har ätit frukost utanför Nymble under mottagningen för att synliggöra THS Centralt. Hela Ledningsgruppen har twitterkonton! En del rekryteringskampanjer har genomförts för att synliggöra vad de olika grupperna gör. Presentationer om THS har hållits för de internationella studenterna Märken har tryckts upp och delats ut till alla som gillar THS på facebook THS Ledningsgrupp försöker representera och informera om THS verksamhet på alla sektioners sektionsmöten. Utdelning av chokladmousse för att fira THS 111:e födelsedag! Kårstyrelsen kommenterar: Ytterligare ett uppdrag som är svårt att mäta. THS förtroendevalda har arbetat mycket med att synas bland KTH:s studenter under året. Kårstyrelsens uppfattning är att uppdraget kommer att vara slutfört (även om man i framtiden kan fortsätta fokusera på att synas mer). Antal likes på facebook: 3705 st (3594 st) Antal followers på twitter: 287 st (249 st) Antal besökare på hemsidan: Augusti 55 000 st September 47,188 st Oktober 42,421 st November: 27,616 st December: 20,492 st Januari: 26,401 st Feb: 25,178 st Mars: 25,079 st April (18:e): 17,079 st
Nyckel för färgkoder: =Slutförd, =Påbörjad, =Deadline passerad, =Deadline längre fram Avsnitt i VP Mål i VP Konkretiserade mål Aktivitet Nyckeltal 3.5 Det ska etableras strukturer för tvåvägskommunikation med ortscampi KomC: Halvårsuppföljning Kontakt har upprättats med Ortscampi. Problem som uppstått är att man från Orts-sektionerna inte alltid varit tydliga med vem som ansvarar för kommunikation. En enkät har skickats ut både till THS lokalt på ortscampi samt berörda personer inom THS centralt. Kårstyrelsens budgetförslag till KF5 innehåller riktade kostnader för marknadsföringssatsningar på KTHs ortscampi. Kårstyrelsen kommenterar: Inga strukturer har framtagits. Problemen som finns i dagsläget kvarstår. Kårstyrelsen anser att uppdraget inte kommer att slutföras i år och att har istället fokuserat på hur man ser till att man fortsätter arbetet nästa år. 3.6 Samarbetet mellan all verksamhet inom THS Centralt som berör kommunikation ska öka KS & KP: Skall skapa förutsättningar för detta. (dec) En gemensam workshop har hållits för hela programgruppen tillsammans med Kommunikationschefen. Samarbete mellan alla kommunikationsgrupper inom THS Centralt är planerat för att utveckla THS hemsida. Kårstyrelsen kommenterar: THS Centralt arbetar nu mer heltäckande i sitt kommunikationsarbete. När något ska kommuniceras finns strukturer som underlättar detta. När kommunikationsvägar ska utvecklas diskuteras det brett med alla som arbetar med kommunikation. Kårstyrelsens uppfattning är att uppdraget kommer att slutföras trots omätbart mål. 4.1 Det tydliggörs vem som ansvarar för THS IT-system KC: Göra en nulägesanalys om vilka IT-system som används i dagsläget. (dec) I dagsläget finns ingen som ansvarar för drift av THS IT-system, och detta måste åtgärdas längre fram i tiden med hjälp av personalomstruktureringar. Punkten kommer troligtvis inte åtgärdas i år. 4. IT och webb Kårstyrelsen kommenterar: Kårstyrelsen har utrett frågan och tittar på hur kansliets verksamhet skall kunna utvecklas för att möta dessa behov. Det är en mer komplex fråga att lösas än på bara ett års sikt. Uppdraget kommer inte att slutföras under verksamhetsåret 2012/13. 4.2 Det utreds hur THS ska förvalta, vidareutveckla och nyutveckla system KC: Se över de olika möjligheterna att ta in en ITansvarig. Ta fram en upphandlingsstrategi för ITsystem (dec) Se ovan. Kårstyrelsen kommenterar: Se ovan. Uppdraget kommer inte att slutföras under verksamhetsåret 2012/13.
Nyckel för färgkoder: =Slutförd, =Påbörjad, =Deadline passerad, =Deadline längre fram Avsnitt i VP Mål i VP Konkretiserade mål Aktivitet Nyckeltal 4.3 De kommunikationsmedel som finns ska var tillgängliga för alla delar av organisationen KomC: Kartläggning av kommunikations-kanaler (våren) Ett dokument har skapats där förhoppningsvis alla kommunikationskanaler är listade och förklarade. Ett mer utförligt och användarvänligt dokument planeras. En plan för att göra kommunikationsvägarna tillgängliga för alla planeras. Kårstyrelsen kommenterar: Kårstyrelsens uppfattning är att uppdraget kommer att slutföras. 4.4 System för att enkelt ta in åsikter från medlemmarna ska driftsättas KomC: Förslag på hur detta skulle kunna göras (dec) Ett första formulär finns nu på hemsidan för att enkelt kontakta THS Centralt vid frågor En åsiktslåda sitter uppe utanför LG-rummet Ett FAQ-system kommer att utvecklas för att synliggöra svar på medlemsfrågor Vanliga frågor finns nu på THS hemsida Kårstyrelsen kommenterar: System har börjat driftsättas och används redan av medlemmar. Kårstyrelsen ser väldigt positivt på detta och uppmuntrar till att kunskapen om att systemet existerar sprids. Uppdraget kommer att slutföras innan verksamhetsårets slut. 4.5 Ett verktyg för att annonsera val till poster inom hela THS Centralt ska tas fram KS: Tydliggöra strategi, se till att den följs (mars) KS anser att detta verktyg redan finns genom att man kan märka varje inlägg med Lediga poster så att de går att hitta på samma ställa. Det bör utredas om det kan göras mer synligt, kanske i och med omstrukturering av hemsidan Kårstyrelsen kommenterar: Verktyget finns. Det som återstår är att göra det mer synligt samt sprida kunskapen om hur det ska användas. Kårstyrelsens uppfattning är att uppdraget kommer att slutföras. 4.6 Utveckla medlemsregistret för att möjliggöra digitala val KS: Kontrollera medlemsmappning mellan program och sektioner (okt) En utveckling av importfilerna från KTH har möjliggjort en fungerande sektionsmappning i systemet Ett digitalt val har genomförts. Kårstyrelsen kommenterar: Medlemssystemet fungerar som det ska och digitala val går att genomföra. Uppdraget är slutfört.
Nyckel för färgkoder: =Slutförd, =Påbörjad, =Deadline passerad, =Deadline längre fram Avsnitt i VP Mål i VP Konkretiserade mål Aktivitet Nyckeltal 5. En samordnande och stödjande organisartion 5.1 Alla förtroendevalda inom THS, lokalt som centralt ska ges möjlighet till att under sociala former träffa andra med liknande förtroendeuppdrag LG: Ska ge förutsättningar för sådana former. Plan färdig (nov) Hittills aktiva och genomförda råd: Ordföranderådet, Ekonomirådet, Näringslivsrådet/Mässrådet, Idrottsrådet, Mottagningsrådet, Kommunikationsrådet, Internationella rådet, Utbildningsrådet Genomförd OR-sittning Det arbetas aktivt med detta genom Ledningsgruppens kontakt med THS lokalt. Kårstyrelsen kommenterar: Målet är svårt att mäta. Det handlar snarare om ett arbetssätt inom organisationen. Kårstyrelsens uppfattning är dock att uppdraget kommer vara slutfört vid verksamhetsårets slut. 5.2 Alla förtroendevalda inom THS, lokalt som centralt, ska erbjudas en utbildning eller introduktion relevant för det förtroende de fått samt deras plats, nytta och funktion i organisationen i stort KS: Skapar förutsättningar för utbildningar och introduktion för alla förtroendevalda. Plan färdig (okt) Genomförda utbildningar: Fest och STAD för sektionerna, Rekryteringsutbildningar Nobel Nightcap, Näringslivsgruppen och Armada. Ekonomiutbildning, Ledarskapsutbildning för Ordföranderådet, Change management-utbildning för Ledningsgruppen, kårstyrelsen, Nobel Night Cap, Armada, Näringslivsgruppen, Programgruppen, Osqledarredaktionen. Säljutbildning för Näringslivsrådet. Sälj- och projektledningsutbildning för näringslivsverksamheterna inom THS Lokalt. Det ska anordnas en skyddsombudsutbildning i samråd med KTH En utbildning för THS klubbmästare har genomförts. Denna kommer att vara återkommande varje höst och vår. En föreläsning om stress i ideella organisationer har erbjudits delar inom den centrala verksamheten samt ordföranderådet. Kårstyrelsen kommenterar: Med samma motivation som ovan. Målet är svårt att mäta. Det handlar snarare om ett arbetssätt inom organisationen. Kårstyrelsens uppfattning är dock att uppdraget kommer vara slutfört vid verksamhetsårets slut. 5.3 Råden på THS ska ha tydliga syften som riktar rådsverksamheten och effektiviserar denna KS: Sammanställer tydliga syften för samtliga råd inom THS (dec) Ett formulär är upprättat för LG att fylla i syften med sina respektive råd. Ledningsgruppen har sammanställt syftet med alla råd. Detta ska analyseras och eventuellt skickas på remiss innan det kan fastställas. Kårstyrelsen kommenterar: All data är insamlad och sammanställd. Nu ska den analyseras och ev. skickas på remiss. Kårstyrelsens uppfattning är att uppdraget kommer vara slutfört vid verksamhetsårets slut.
Nyckel för färgkoder: =Slutförd, =Påbörjad, =Deadline passerad, =Deadline längre fram Avsnitt i VP Mål i VP Konkretiserade mål Aktivitet Nyckeltal 6.1 All verksamhet inom THS centralt ska ha THS som tydlig avsändare KomC: Pressflik på hemsidan, mallar, loggor etc (feb) Pressflik finns på hemsidan och har kommunicerats till både THS Centralt och Lokalt! 6. THS Lokalt & Centralt - enad studentkår Kårstyrelsen kommenterar: Verktyg har skapats för att underlätta detta. All verksamhet inom THS Centralt uppmanas ha THS som tydlig avsändare. Trots att målet är svårt att mäta anser Kårstyrelsen att uppdraget är slutfört. 6.2 All verksamhet inom THS lokalt ska uppmuntras att ha THS som avsändare för att framgå att de är en del av THS KomC: Pressflik på hemsidan, mallar, loggor (feb) LG: Informera om hur man använder dessa vid alla råd. Kommunikationsrådet samt Idrottsrådet har aktivt uppmuntrats till att använda THS logga i sin kommunikation. KR har kommit fram till att KomC ska fixa fram mallar som de mycket gärna vill använda. Alla närvarande på KR vill fortsätta stärka kopplingen mellan THS Lokalt och Centralt. För att göra detta har ett gemensamt projekt uträttats. En video/film ska skapas för att förklara och tydliggöra för medlemmarna vad KF är och hur de kan påverka. Pressflik finns på hemsidan Kårstyrelsen kommenterar: Genom den kontakt THS Centralt har med THS lokalt arbetar man aktivt med att uppmuntra till att använda THS som avsändare. Även detta handlar snarare om ett arbetssätt inom organisationen. Kårstyrelsens uppfattning är dock att uppdraget kommer vara slutfört vid verksamhetsårets slut. 6.3 Det ska inrättas kommunikationskanaler för frågor mellan THS Lokalt och KTH för att säkerställa att THS har en enad och tydlig front mot KTH i alla frågor. CFU, KomC, SS: I råd ta fram processkartor för hur man driver en gemensam fråga (nov) Bakgrunden till processkartor är framtaget och ska nu sammanställas av KomC. Se 3. En kommunicerande kår Processkartor ang. utbildningspåverkan har varit på remiss hos UR. Kårstyrelsen kommenterar: Processkartor är framtagna. Dessa ska synliggöras. Kårstyrelsens uppfattning är att uppdraget kommer att vara slutfört innan verksamhetsåret är slut.
Nyckel för färgkoder: =Slutförd, =Påbörjad, =Deadline passerad, =Deadline längre fram Avsnitt i VP Mål i VP Konkretiserade mål Aktivitet Nyckeltal 7. THS Lokalt - Framtidens organisation 7.1 En översyn av sektionsorganiseringen ska initieras i syfte att göra organisationen mer dynamisk vid förändringar inom KTH. Ordf KS: Lyfta frågan i OR1, reflektera i THS lokalt styrelse OR2. KS diskuterar på konferens 2 med högt till tak. Diskussion påbörjad i Ordföranderådet. Diskussioner har ännu inte påbörjats i Kårstyrelsen. Kårstyrelsen kommenterar: Detta är en fråga som måste få ta tid. Det måste inledas en bredare diskussion kring detta och Kårstyrelsen anser inte att uppdraget kommer kunna slutföras under verksamhetsåret 2012/13. 8. Restaurang och eventverksamhet 8.1 THS Restaurang-, Café- och interncateringkoncept ska definieras och kommuniceras inom organisationen. KS: se över restaurang-pm (okt). KC: Dokumentera restaurangkoncept tillsammans med RC (dec). KS: Uppdatera PM (april) Strategi för restaurangverksamheten har diskuterats under styrelsekonferens 2. Kårstyrelsen kommer att fortsätta diskutera restaurangens verksamhet och dess förutsättningar under våren Ett möte med Restaurang- och kanslichef har inletts för att kunna uppdatera PM för den berörda verksamheten. Kårstyrelsen kommenterar: Kårstyrelsen kommer att fortsätta diskussioner kring restaurangen och dess verksamhet och förutsättningar under våren. Förhoppningsvis kommer en tydlig definition finnas innan verksamhetsårets slut. 8.2 THS Restaurang och Café ska utvecklas för att ta emot mycket beställningar på extern catering samt flera externa och interna event i Nymble. Speciellt fokus ska läggas på att utreda och om möjligt skapa de förutsättningar som behövs för att erbjuda den catering THS lokalt efterfrågar Utvärdering i MR och OR (okt). Fokus på konstruktiva förändringar. KS, KC, RC ansvarar för delegation av förändringar och implementation. Diskussion påbörjad i Ordföranderådet. Intern och extern catering ska till nästa år delas upp i budgeten för att styra fördelningen mellan intern och extern catering. Detta har tyvärr visar sig vara omöjligt i praktiken då det inte går att hålla isär leveranser. Gemensam målbild för Kårstyrelsen och Restaurang- och kanslichef är att öka den externa cateringen för att ytterligare kunna subventionera den interna.
Nyckel för färgkoder: =Slutförd, =Påbörjad, =Deadline passerad, =Deadline längre fram Avsnitt i VP Mål i VP Konkretiserade mål Aktivitet Nyckeltal Kårstyrelsen kommenterar: I dag har inte THS restaurang de förutsättningarna för att erbjuda den catering som THS lokalt efterfrågar. Detta måste ses som en långsiktig strategi och självklart är målet att priserna ska pressas ned. Kårstyrelsen anser att uppdraget delvis kommer att vara slutfört. 8.3 Arbete med att skapa förutsättningar för ökad pubverksamhet i Nymble ska fortsätta. Detta med mål i att på sikt bedriva daglig pubverksamhet i Nymble KS, EC: Strategi tas fram för hur man kan nå målen (sept). Diskussioner påbörjade i Programgruppen Konkretisering av ett enat evenemangskoncept påbörjat i Programgruppen Dagens lokaler och personalförutsättningar möjliggör inte för daglig pubverksamhet, ett projekt för omvandling av ytor i puben har initierats. Workshop har hållits med Programgruppen där man diskuterade organisationsstrukturer som kan underlätta arbetet. Kårstyrelsen kommenterar: I dagsläget har inte Programgruppen de förutsättningar som behövs för att bedriva daglig pubverksamhet i Nymble. Efterfrågan bland studenter på campus verkar heller inte finnas. Detta uppdrag måste ses som en långsiktig strategi. Uppdraget kommer inte att vara slutfört under verksamhetsåret 2012/13. Antal genomförda interna event: 45 st 8.4 Under verksamhetsåret 2011/2012 gjordes stora framsteg för fler enskilda evenemang i Nymble. Under 2012/2013 ska fokus ligga på att kontinuerligt utvärdera alla event för att ge fortsatt kvalitativ utveckling. RC, EC: undersöker vilka utvärderingssätt som är lämpliga (okt). Nyckeltal har tagits fram för att mäta utvecklingen av verksamheten Efter varje event hålls ett debriefing-tillfälle för att utvärdera och diskutera resultatet. Kårstyrelsen kommenterar: Programgruppen arbetar kontinuerligt med utvärdering av evenemang. Besöksantalet på eventen i Nymble ökar med tiden. Kårstyrelsens uppfattning är att uppdraget kommer att vara slutfört. 8.5 Programgruppen ska erbjuda s.k. profilpubar i Nymble, pubar där programgruppen sköter baren samtidigt som olika verksamheter inom THS Lokalt och Centralt har möjlighet att profilera sig. KS, EC: Strategi tas fram för hur man kan nå målen (sept). Pubar där THS Lokalt/Centralt profilerar sig har genomförts men personalen från Programgruppen har alltid fått betalt för sitt arbete. Definitionen av profilpubar är för otydligt och har varit svårt att definiera enligt VPs formulering. Antal genomförda profilpubar: 0
Nyckel för färgkoder: =Slutförd, =Påbörjad, =Deadline passerad, =Deadline längre fram Avsnitt i VP Mål i VP Konkretiserade mål Aktivitet Nyckeltal Kårstyrelsen kommenterar: Tjänsten erbjuds men efterfrågan är låg. En annan problematik är ersättningsnivån för de som arbetar. Kårstyrelsen kommer att fortsätta att diskutera detta i samband med diskussioner om daglig pubverksamhet. Uppdraget kommer inte att vara slutfört under verksamhetsåret 2012/13. 9.1 Nymbles lokaler ska hållas attraktiva och rutiner för kortsiktig bokning och uthyrning ska vara översiktliga och lättillgängliga EC, SS, KårX/KC, RC: Definiera bokning, kontakt, bilder, regler etc. Anpassa därefter (dec). Nytt lokalbokningssystem implementerat (augusti) men fungerar tyvärr inte så bra. Lokalpriserna är uppdaterade för att mäta de kostnader som finns för lokalerna för att kunna hålla dessa i gott skick. Ett nytt lokalbokningssystem är beställt och ska implementeras snarast SS sammanställer bokningsregler Kårstyrelsen kommenterar: Med ett nytt bokningssystem och nya bokningsregler ser Kårstyrelsen en positiv utveckling. Detta uppdrag kommer att vara slutfört innan verksamhetsåret 2012/13 är till ända. 9. THS Fastigheter 9.2 En klassning av Nymbles lokaler skall utföras med syfte att tydliggöra lokalens långsiktiga användning. Exempel på klassning kan vara THS Föreningsrum och THS Studierum SS, EC: Projektplan för klassificering av Nymble (mars/april) Nya lokalföreskrifter har tagits fram för alla föreningar som har lokaler i Nymble Projektplan färdig, klassning klar i januari Deadline framflyttad. Klassningen är i stort sett klar och styrelsen inväntar rapport. Kårstyrelsen kommenterar: Kårstyrelsens uppfattning är att uppdraget kommer att vara slutfört innan verksamhetsåret är till ända. 9.3 Under verksamhetsåret skall syftet med Osqvik definieras och fastigheten anpassas därefter KS: Definiera syftet med Osqvik (sept). KC: plan för anpassning (nov). Syftet med Osqvik skrivs in i PM för THS Fastigheter. Stugan har även renoverats ty vattenskador.
Nyckel för färgkoder: =Slutförd, =Påbörjad, =Deadline passerad, =Deadline längre fram Avsnitt i VP Mål i VP Konkretiserade mål Aktivitet Nyckeltal Kårstyrelsen kommenterar: Osqvik är till för THS medlemmar och föreningar som är i behov av rekreation och logi. Detta har klargjorts för alla som arbetar med Osqvik. Kårstyrelsen anser att uppdraget är slutfört. 10. Näringslivsverksamhet 9.4 Ett projekt med mål att tillskapa och omvandla ytor inom kårhuset har initieras i samarbete med KTH. Under verksamhetsåret skall skisser tas fram och projekteringen påbörjas KS: kontakt med KTH:s Campusarkitekt (sept), projektplanering (jan). Ett förslag har presenterats på omvandling av ytor i puben samt för studieplatser på plan 3 (Klubbrummen, Galleriet samt Biblioteket). MBA bidrar med en kalkylator som ska ta fram ett kostnadsförslag. Ett möte är inbokat för att följa upp detta. Kalkylen är färdigställd och fokus ligger just nu på att ta fram en finansieringsplan. Möte inbokat med KTH 26/4 för att diskutera eventuell medfinansiering. Kårstyrelsen kommenterar: Kårhuset har haft arkitekter på besök som tagit fram ett förslag för att förbättra studiemiljön på plan 3 samt anpassa puben efter dagens verksamhet. KTH är intresserade av att hjälpa till med finansieringen. Uppdraget kommer delvis vara slutför under verksamhetsåret 2012/13. 10.1 Skapa förutsättningar för ökad kommunikation och umgänge mellan THS Centralts näringslivsverksamheter KS & vordf: Öka budgetanslag för gemensamma aktiviteter. PLA & NC rapporterar (nov) Gemensamt event genomfört för Näringslivsgruppen och Armada tillsammans med Ericsson. Gemensamt besök på Utnarm (Uppsalas arbetsmarknadsdag) Gemensam teambuilding Gemensamma Workshopar inplanerade. Kårstyrelsen kommenterar: THS Centralts näringslivsverksamheter samarbetar mycket. Med gemensamma Workshops och teambuilding delas erfarenheter i högre utsträckning sedan tidigare. Kårstyrelsens uppfattning är att uppdraget kommer att vara slutfört. 10.2 Skapa förutsättningar och incitament för ökad kunskapsöverföring inom organisationen, både mellan THS Centralts olika grupper, men även mellan THS Centralt och Lokalt PLA & NC: Tas upp i NR/MäR, uppmuntra gemensamma projekt. (sept) Ständig utveckling av Näringslivsrådet Säljutbildningar som hålls av THS centrala näringslivsgrupp har erbjudits THS lokalt och deras verksamheter. Kårstyrelsen kommenterar: Näringslivs- och mässrådet utvecklas ständigt detta leder till ökad kunskapsspridning mellan THS lokalt och centralt. Kårstyrelsens uppfattning är att uppdraget kommer att vara slutfört.
Nyckel för färgkoder: =Slutförd, =Påbörjad, =Deadline passerad, =Deadline längre fram Avsnitt i VP Mål i VP Konkretiserade mål Aktivitet Nyckeltal 10.3 Undersöka intresset för att driva gemensamma näringslivsprojekt mellan THS Centralt och Lokalt, samt starta upp sådan verksamhet om intresse finns PLA & NC: Utreds på NR/MäR (okt) Diskussion påbörjad i Näringslivsrådet/Mässrådet En gemensam prissättning för alla sektioner ska beslutas om den 27/11. Gemensam prissättning Gemensam evenemangskalender Gemensam arbetsmarknadsundersökning Kårstyrelsen kommenterar: Gemensam prissättning, evenemangskalender samt en genomförd arbetsmarknadsundersökning. Framgångsrika projekt har genomförts för att kvalitetssäkra Näringslivsverksamheten på campus. Kårstyrelsens uppfattning är att uppdraget kommer att vara slutfört. 10.4 THS centrala näringslivsverksamheter ska gemensamt ansvara för att ta fram en lämplig arbetsstruktur för hur THS bör arbeta med produktsponsring i Nymble och kostnadsminskningar KS: Ger riktlinjer för vad som är ok (aug). PLA & NC: Ger förslag på hur man kan arbeta med detta (april) Påbörjat ett antal projekt inom kostnadsminskande avtal. PLA och NC diskuterar vidare hur deras kunskaper internt kan utnyttjas för hela THS Projektet har ännu inte kunnat prioriteras tillräckligt för att färdigställas till ett konkret resultat. Kårstyrelsen kommenterar: Armada och THS näringsliv har goda erfarenheter för produktsponsring m.m. Dessa erfarenheter ska konkretiseras i hopp om att finna en arbetsstruktur för hur THS kan bör arbeta med detta i hela verksamheten. Kårstyrelsens anser att man har kommit en bit på vägen men föreslår att detta även inkluderas i nästa års verksamhetsplan för att nå ett konkret resultat. 11. Nationellt påverkansarbete 11.1 THS under året ska delta i SFS arrangemang (fullmäktige, medlemsträffar etc.) i syfte att lära om organisationen Ordf: deltagande i SFSbootcamp (aug/sept). Delegation: deltagade i SFS-Fum (maj) Ordförande och Chef för utbildningsinflytande har deltagit i SFS Bootcamp, en minikonferens med fokus på påverksansarbete och nätverkande. En SFS-delegation är vald inför fullmäktigemötet i maj. Kårstyrelsen kommenterar: THS prioriterar att deltaga i de evenemang som SFS anordnar. Kårstyrelsens uppfattning är att uppdraget kommer att vara slutfört.
Nyckel för färgkoder: =Slutförd, =Påbörjad, =Deadline passerad, =Deadline längre fram Avsnitt i VP Mål i VP Konkretiserade mål Aktivitet Nyckeltal 11.2 THS ska ta fram en strategi för sitt arbete inom SFS KS: sätta ramar för val av SFS delegation (okt), välja delegation (nov). Delegation: prioritera frågor att stödja och driva (inför SFS-Fum). KS har utformat utkast för PM för THS Nationella påverkansarbete Intresset för att söka delegationsledare är svagt. Dock finns intresse för att vara med i delegationen. En delegation inkl. delegationsledare är vald. Kårstyrelsen kommenterar: Ett PM för THS arbete i SFS har klubbats. Kårstyrelsen anser att detta uppdrag är slutfört. 12. THS Utbildning 12.1 Allt påverkansarbete ska samlas under THS Utbildning som ska byggas till ett starkt socialt, kompetent och kommunikativt forum för frågor kring utbildningskvalitet CFU: tar fram konkreta mål (aug) - Gemensamma frågor i UR - Kommunikation via sociala medier - Kårens Dag - Artiklar i OL - Påverkansvecka i vår - Närvara vid sektionernas studienämnder Cheferna för utbildningsinflytande har tagit fram konkreta mål som nu finns införda under konkretiseringen till vänster. Kontinuerlig kommunikation sker via sociala medier, främst facebook och till viss del även twitter. THS Utbildning har haft en egen station under kårens dag för att synliggöra verksamheten CFU har tillsammans med UR tillsatt en grupp som tittar på utveckling av undervisning inom matematik-kurserna. Kårstyrelsen kommenterar: Detta uppdrag är snarare en strävan än ett mål. CFU arbetar kontinuerligt med detta. Kårstyrelsens uppfattning är att uppdraget kommer att vara slutfört (i den mån det går). 12.2 Beskrivningar för THS Utbildnings verksamhet ska tas fram i syfte att öka kontinuitet och enighet i organisationen CFU: Tar fram beskrivningar (VT) Arbetet påbörjat CFU fortsätter arbetet under VT Antal utbildningstillfällen : 1 Antal möten med studentrepresentant er: 8 Antal medlemmar i facebookgrupp: 83 st (82 st) Antal behandlade studenträttsfall: 11(8) Kårstyrelsen kommenterar: CFU har uppmärksammat styrelsen om att detta eventuellt inte kommer hinnas med under året. Kårstyrelsens uppfattning är att detta uppdrag eventuellt inte kommer att vara slutfört.
Nyckel för färgkoder: =Slutförd, =Påbörjad, =Deadline passerad, =Deadline längre fram Avsnitt i VP Mål i VP Konkretiserade mål Aktivitet Nyckeltal 12.3 En standard för THS kommunikation med KTH i påverkansarbetet ska utvecklas och implementeras KomC & CFU: Tar fram en processkarta som beskriver vägarna att gå i påverkansarbete (nov) implementerad (feb) Processkartorna är färdiga och lämnade till KomC för sammanställning. Processkartorna har varit på remiss hos UR och är nu hos CFU för omarbetning. Kårstyrelsen kommenterar: Även detta uppdrag har bakats in i arbetet med processkartorna. Kårstyrelsens uppfattning är att uppdraget kommer att vara slutfört när verksamhetsåret är slut. 12.4 THS arbete med påverkansarbete ska göras tillgängligt och synligt för att öka medlemmarnas intresse för frågorna. Syftet är att öka samtliga medlemmars beställarkompetens kring utbildning CFU: Genomföra påverkansvecka i vår (vår) - Kommunikation via sociala medier (kontirnuerligt) Artiklar i OL (kontirnuerligt) 4 artiklar är skrivna till Osqledaren Utsett årets lärare Åsiktsdagar i vår är planerade. Styrelsen har avsatt 20 tkr ur styrelsens dispositionsfond för detta ändamål. Frågelåda byggd för insamling av frågor till rektor. Kårstyrelsen kommenterar: Med ökad synlighet kommer förhoppningsvis kunskapen bland medlemmarna att öka. Under våren planeras det att arrangeras åsiktsdagar där medlemmar bjuds in för att tycka till samt lära sig mer om påverkansarbete. Kårstyrelsens uppfattning är att uppdraget kommer att vara slutfört. 12.5 THS ska delta brett och kunnigt i alla tjänstetillsättningsprocesser CFU: ansvarar för att rapportera från samtliga TFN varje rapportmöte. Representanter är tillsatta i de centrala grupperna Hur det ser ut på skolnivå är inplanerat att diskuteras i Utbildningsrådet Studentrepresentanter i alla Tjänsteförslagsnämnder som har ärenden under våren är tillsatta, dessa har erbjudits utbildning. Kårstyrelsen kommenterar: Delta brett och kunnigt görs genom utbildningar för alla som engagerar sig i tjänstetillsättningen vid KTH. Dock kommer vi inte att kunna delta i ALLA. Kårstyrelsens uppfattning är att uppdraget kommer att vara delvis slutfört. Antal OL-artiklar: 4 Antal likes på facebook: 173 st (171 st) Representation i CTFN: 23(19)/29 möten
Nyckel för färgkoder: =Slutförd, =Påbörjad, =Deadline passerad, =Deadline längre fram Avsnitt i VP Mål i VP Konkretiserade mål Aktivitet Nyckeltal 13. THS Visionsarbete 13.1 THS ska under verksamhetsåret 2012/2013 formulera en konkret 5- årsvision väl förankrad i organisationen samt i linje med vår omgivning. Visionen ska ligga till grund för verksamheten de åren den omfattar och det skall byggas strukturer för att följa upp visionens progression. KS: Väljer grupp som fixar innan KF1, uppföljning till KS (okt) (dec) (jan) klart KF4 En grupp är vald och har haft två möten En enkät är utförd vars resultat sammanställs just nu. En workshop är planerad med flera av råden, LG samt KS. Workshops genomförd Data sammanställd Visionsgruppen ska nu tolka data och koppla in kårstyrelsen i arbetet. Ett förslag på visionsdokument är framtaget och ska nu skickas på remiss. Kårstyrelsen kommenterar: Visionsgruppen får svara för sig. Förhoppningsvis blir kårstyrelsen inblandad i processen att ta fram visionsdokument snart. Kårstyrelsen vet inte om uppdraget kommer att vara slutfört innan verksamhetsårets slut. 14.1 THS ska se över det existerande dokumentet PM: THS Miljöpolicy och ta fram en ny miljöpolicy som behandlar både resursanvändande och avfallshantering KC, KS: KC ansvarar för PM uppdateras (VT). KS: Nytt PM/Policy färdigt att antas (apr). Deadline framflyttad till våren pga att KC har mycket annat just nu Mycket görs. Se kanslichefens rapport för detaljerad information om vad som görs för att förbättra THS miljöpåverkan 14. Miljöpolicy Kårstyrelsen kommenterar: Att skriva policys som inte efterlevs är dåligt. Kårstyrelsen arbetar därför för att anpassa verksamheten och dess miljöpåverkan innan en policy tas fram. Mycket är redan gjort, men mycket arbete finns kvar att göra. En policy kommer inte vara klar vid verksamhetsårets slut dock kommer mycket som minskar THS miljöpåverkan vara gjort. Kårstyrelsens uppfattning är att uppdraget kommer att vara delvis uppfyllt. 14.2 THS verksamhet ska anpassas till den framtagna miljöpolicyn KS ser över vilkas ansvar som berörs (feb). KC ansvarar för ansvarsfördelning inom av fastigheter. En wellpappkompressor likt de som KTH använder har beställts till Nymble Handtorkar har installerats på alla toaletter i Nymble för att minska avfall i form av pappershanddukar.
Nyckel för färgkoder: =Slutförd, =Påbörjad, =Deadline passerad, =Deadline längre fram Avsnitt i VP Mål i VP Konkretiserade mål Aktivitet Nyckeltal Kårstyrelsen kommenterar: Se ovan. 15. För mottagningen i tiden 15.1 THS ska under verksamhetsåret påbörja en utvärdering av mottagningen för att identifiera mottagningens syfte och nytta samt dess styrkor och svagheter MS: Avstämning i MR (sept/okt), rapport (nov) Börjat diskutera användandet av Nymble under mottagningen och hur och vad en mottagningsbokning egentligen är och kan användas till tillsammans med MS Under MR11 kommer utvärderingen av mottagningen diskuteras, där kan flera av mottagningens styrkor och svagheter identifieras. Syftet med mottagningen är sammanställt. Kårstyrelsen kommenterar: Kårstyrelsen anser att uppdraget är slutfört. Fokus i påverkansarbete 16. Universitetets kultur 16.1 Verka för att KTH arbetar vetenskapligt med utvecklingsarbete, framför allt vad gäller utbildningens genomförande. CFU: Aktiv bevakning av ECE-skolans projekt med pedagogisk meritering, aktivt arbete i resursfördelningsutskottet Chefer för utbildningsinflytande har deltagit i, och aktivt lyft frågan för diskussion i möten och arbetsgrupper som berör frågan KTH:s utvecklingsplan innehåller, efter remissrunda, även Pedagogisk meritering Per-Viktor har deltagit i en arbetsgrupp om pedagogisk portfölj (CV) som beräknas lämna in sin rapport innan sommaren. Kårstyrelsen kommenterar: Detta är en strävan och ett fokus som inte kan bli klar. CFU och THS ordförande arbetar aktivt för att belysa detta.
Nyckel för färgkoder: =Slutförd, =Påbörjad, =Deadline passerad, =Deadline längre fram Avsnitt i VP Mål i VP Konkretiserade mål Aktivitet Nyckeltal 16.2 Identifiera strukturer som försvårar fokus på utbildningen och studenten vid KTH CFU: Utreder vart sådana strukturer finns (nov) förslag på förbättring (mars) CFU ska ta kontakt med sina företrädare för att diskutera denna punkten ytterligare då ingen just nu vet riktigt vad som menas med den. Kårstyrelsen kommenterar: Det råder fortfarande viss oklarhet i hur detta fokus ska tolkas. CFU hoppas dock på att identifiera strukturer som sedan kan arbetas på i framtiden. Kårstyrelsen är osäker på vad man kan säga om detta fokus i slutet av verksamhetsåret. 17. THS relation till KTH 17.1 THS ska initiera en process för en policy om studentinflytande på KTH, där KTH sammanfattar sin relation till THS samt syftet och ambitionen med studentinflytande Ordf: Tydligör öppenhet för samarbetet med KTH. Presentera THS VP för KTH-LG/US. CFU: Jämförelser inom RUBIK. KS: Diskutera på vad man kan vinna/förlora genom policyn. En arbetsgrupp innehållande ordförande och CFU är sammansatt och har påbörjat arbetet med en studentpolicy. CFU har gjort en omfattande omstrukturering av tidigare förslag på policy för studentinflytande och kommer att lämna den till KTH för feedback i dagarna. Kårstyrelsen kommenterar: Ett första utkast är snart klart för remiss. Kårstyrelsen ser mycket positivt på detta arbete och vår uppfattning är att arbetet kommer att vara klart innan verksamhetsåret är till ända.