VAD BLIR EFFEKTERNA AV RESFRIA MÖTEN - EGENTLIGEN? REMM webbinarium 9 september, 2013 Peter A Lindeblad, MSc, peter.lindeblad@gmail.com Yuliya Voytenko, PhD, MSc, yuliya.voytenko@iiiee.lu.se
Bakgrund IT för en grönare förvaltning agenda för IT för miljön 2010 2015 Resfria möten kan medföra besparingar i tid, pengar och miljö samt minskad stress. Ingen vet med säkerhet om så är fallet Inget etablerat sätt att mäta eller redovisa användande eller effekter 2
Forskningsprojektet Forskningsprojekt: Internationella Miljöinstitutet (IIIEE) vid Lunds Universitet Seniorforskare från olika discipliner Medel: Energimyndigheten och Trafikverket Projekttid: juni 2011- oktober 2013 (EM), till april 2014 (TV) 18 myndigheter i regeringens REMM-projekt utgör huvudsaklig fallstudie 3
Syfte Utveckla ett ramverk för utvärdering av effekter från resfria möten (RM) Utveckla indikatorer för uppföljning av RM Med hjälp av detta ramverk utveckla: en form för myndigheters redovisning av användningen av RM metoder för uppföljning och analys av effekterna 4
Utvärderingsparametrar i tre kategorier ex. resor & CO2 SAMHÄLLE ex. effektivitet ORGANISATION INDIVID ex. stress 5
Ramverk möjliga effekter av RM 6
Metoder för datainsamling Litteratur: Artiklar, rapporter, policydokument, strategier Intervjuer: 27 djupintervjuer: 7 myndigheter, 5 andra organisationer Enkäter: Pilotenkät om RM:s effekter (8 myndigheter) Enkät om RM:s effekter (3 myndigheter) Kompletterande frågor i REMM-myndigheternas RVU
Resultat från enkäten om effekter av resfria möten 2013 Baserade på 576 svar från tre myndigheter: Energimyndigheten, Naturvårdsverket, Trafikverket
Svar och svarsfrekvens Energi- myndigheten Naturvårds- verket Trafikverket Antal svar 113 241 222 Fullständiga svar 96 205 188 Svarsfrekvens 26-30% 39-45% 46-54% Genomsnitt svarsfrekvens = 40%
Utvärdering och analys - Individnivå 10
Negativ stress RM minskar stressnivån i 77% av fallen 54% är osäkra på hur man hanterar RM-utrustningen
Andel anställda som upplever att användningen av RM bidrar till att minska deras stressnivå 60% 50% 40% 30% 20% 10% 49% 35% 12% 4% 39% 31% 20% 11% 46% 44% 34% 33% 16% 16% 4% 7% Instämmer helt eller i stort säj Instämmer Lll viss del Instämmer inte alls Vet ej/ej aktuellt 0% Energimyndigheten Naturvårdsverket Trafikverket GenomsniJ
Andel anställda som känner sig osäkra på hur man hanterar RM:s utrustning 60% 50% 53% 40% 30% 20% 12% 28% 35% 31% 28% 28% 22% 20% 19% 17% 31% 30% 24% 15% Instämmer helt eller i stort säj Instämmer Lll viss del Instämmer inte alls Vet ej/ej aktuellt 10% 7% 0% Tele Video Webb RM genomsnij 13
Arbete / fritid och livskvalitet RM frigör tid: - till annat arbete i 92% av fallen - utanför arbetet i 86% av fallen
Social interaktion 72% anser att fysiska möten mer roliga och stimulerande än resfria möten
Andel anställda som upplever att specifika mötesformer känns mer roliga och stimulerande än de andra 90% 83% 80% 70% 67% 67% 72% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 33% 33% 28% 25% 21% 17% 16% 11% 7% 1% 0% 11% 4% 1% 2% Energimyndigheten Naturvårdsverket Trafikverket GenomsniJ 10% Tele Video Webb RM totalt Fysiska
Karriär och rekrytering 72% tycker att fysiska möten lämpar sig bäst för hela eller delar av anställningsprocessen
Jämställdhet och jämlikhet RM gör att 60% känner sig mer delaktiga och välinformerade på arbetsplatsen 43% tycker att RM hämmar deras möjlighet att komma till tals
Andel anställda som upplever att resfria möten hämmar deras möjlighet att komma till tals 60% 50% 40% 34% 56% 51% 51% 36% 35% 35% 53% Instämmer helt eller i stort säj Instämmer Lll viss del 30% Instämmer inte alls 20% 10% 7% 11% 3% 2% 7% 7% 8% 4% Vet ej/ej aktuellt 0% Energimyndigheten Naturvårdsverket Trafikverket GenomsniJ 19
Disciplin och uppmärksamhet Viktiga faktorer att behålla uppmärksamhet i ett RM: - bra struktur, bra ljudkvalitet, ostörd miljö, erfaren mötesledare, mötet under 2 timmar
Faktorer som bidrar till förmåga att bli engagerad och uppmärksam vid ett RM Jag kan få teknisk stöd från början/i Ldigt skede 72% 18% Jag sijer i samma rum som, eller nära, mina kollegor 24% 22% 22% 26% Jag sijer ostört i en bra miljö Ljudkvalitén är riklgt bra 88% 96% 9% Bildkvalitén är riklgt bra 62% 19% 9% 6% Deltagarna finns med på bild 39% 24% 17% 17% Jag kan delta verbalt (inte bara chaj) 86% 9% Jag kan skriva kommentarer (chaja) 20% 25% 23% 16% 16% Mötet hålls kort (under 2 Lm) 78% 14% Mötesledare är erfaren och bra på deja Mötet är välstrukturerat 87% 95% 9% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% I (mycket) hög grad Något Ganska lite Inte alls Vet ej/ej aktuellt 21
Mening och betydelse För 63% känns fysiska möten mer seriösa än RM I 95% fall signalerar RM att mötet är av mindre vikt (varav 64% telekonferenser è minst vikt)
Andel anställda som upplever att ett val av specifika mötesformer signalerar att mötet är av mindre vikt 120% 100% 94% 97% 95% 95% Tele 80% 74% Video 60% 59% 58% 64% Webb RM totalt 40% 20% 0% 25% 27% 21% 9% 10% 12% 10% 10% 6% 3% 5% 5% Energimyndigheten Naturvårdsverket Trafikverket GenomsniJ Fysiska
FM vs RM Utvecklingssamtal Privata/känsliga frågor Personliga problem Konflikter Anställningsintervju Kreativa möten Kritik Att bygga auktoritet Envägskommunikation Repetitiva möten Informationsutbyte Styrelse Konsult (Lu&Peeta 2009 + Intervjuer) (Intervjuer)
Mötesformer som lämpar sig för specifika syften Uppföjlning 22% 26% 25% 26% Utbildning 4% 24% 31% 42% Workshops, öppna diskussioner 4% 17% 15% 64% KreaLva diskussioner 7% 22% 17% 54% Korta återkommande möten 39% 23% 25% 14% Lönesamtal 5% 12% 6% 77% Del av anställningsprocessen 7% 12% 8% 73% RuLnmässiga projektmöten 29% 28% 27% 16% Projektstart 3% 17% 9% 71% InformaLonsmöten 23% 27% 28% 22% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Tele Video Webb Fysiska 25
Resultat - Individ + - Sparar tid Minskar stressnivå Ökar arbetsproduktivitet och kvalitet Ökar arbetets flexibilitet: Småbarnsföräldrar Rörelsehindrade Motivation vid rekrytering Saknar social agenda ( Viktigt att träffas personligt! ) Inte så roliga och stimulerande Behandlar mindre viktiga / seriösa frågor än fysiska möten Lämpar sig i stort sett inte för anställningsprocessen 26
Resfria möten & organisationer 27
Ramverk 28
Organisationsstruktur RM påverkar vår organisations geografiska och logiska uppbyggnad! 29
Effektivitet Upplever aj arbetsproduklvitet ökar med RM. 78 % instämmer helt eller delvis. 30
Effektivitet Hjälper mig aj göra ej bäjre jobb (kvalitet). 76 % instämmer helt eller delvis. 31
Prestation, arbetsproduktivitet och kvalitet RM ökar både arbetsproduktivitet och kvalitet i 70% av fallen
Personal RM minskar personalomsäjning genom ökad arbetsflexibilitet 68 % instämmer helt eller delvis. 33
Personal RM gör myndigheten mer ajraklv som arbetsplats, genom ökad arbetsflexibilitet 82% instämmer helt eller delvis. 34
Hållbarhetskrav Direkt effekt - beroende av resandenivåer Indirekt effekt - ökad produktivitet i förhållande till emission eller energianvändande 35
Publikationer 1. Arnfalk, P. 2012. Möjliga effekter av resfria möten förslag på indikatorer. Working paper: http://lup.lub.lu.se/luur/download? func=downloadfile&recordoid=3051109&fileoid=3051124 2. Lindeblad, P. A. 2012. Organizational effects of virtual meetings: How can we gain from fewer handshakes? Master thesis: http://lup.lub.lu.se/luur/download? func=downloadfile&recordoid=3125868&fileoid=3125878 3. Voytenko, Y., 2012. Effects from Virtual Meetings on Individual Level. Work report 4. Voytenko, Y., Arnfalk, P., Mont, O., and Klintman, M. 2013. Effects of Virtual Meetings on Employees in Swedish Public Authorities (inlämnat till IEEE Transactions on Professional Communication, under revidering efter peer review) 5. Arnfalk, P. 2013. Arbete, studier och möten på distans hur påverkas resandet? Delrapport 2: Resfria Möten 36
Tack för er uppmärksamhet! yuliya.voytenko@mespom.eu
EXTRA SLIDES 38
Respondenter: Kön 70,0% 60,0% 60% 50,0% 40,0% 40% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% Kvinnor Kvinnor Män Män
Respondenter: Ålder 35,0% 30,0% 25,0% 80% - 30-59 24% 31% 25% 20,0% 15,0% 14% 10,0% 5,0% 0,0% 6% 0,5% - 24-24 25-29 30-39 40-49 50-59 60-
Andel anställda som tror att tjänsteresor känns som ett tecken på (högre) status 25% 20% 15% 19% 13% 14% 14% 11% 10% 5% 0% Energimyndigheten Naturvårdsverket Trafikverket GenomsniJ 41
Andel anställda som föredrar att minska sina tjänsteresor 30% 25% 20% 26% 17% 17% 15% 12% 15% 10% 5% 0% Energimyndigheten Naturvårdsverket Trafikverket GenomsniJ 42
Andel anställda som tycker att tjänsteresor är stimulerande och berikande 70% 60% 61% 61% 57% 57% 50% 49% 40% 30% 20% 10% 0% Energimyndigheten Naturvårdsverket Trafikverket GenomsniJ 43
Användning av telefonkonferenser och kön 35% 31% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 10% 4% 23% 21% 22% 17% 24% 18% 15% 5% 4% 3% 3% Kvinnor Män 0% Aldrig 1-5 gånger per år 6-11 gånger per år 1-3 gånger per månad 1-4 gånger Varje dag Några gånger per vecka per dag 44
Användning av videokonferenser och kön 35% 30% 31% 25% 23% 23% 25% 22% 20% 15% 10% 14% 12% 17% 16% 13% Kvinnor Män 5% 0% Aldrig 1-5 gånger per år 6-11 gånger per år 1-3 gånger per månad 2% 0% 1-4 Varje dag gånger per vecka 2% 1% Några gånger per dag 45
Användning av webbkonferenser och kön 35% 31% 30% 25% 23% 23% 25% 22% 20% 15% 10% 14% 12% 17% 16% 13% Kvinnor Män 5% 0% Aldrig 2% 0% 2% 1% 1-5 gånger 6-11 1-3 gånger 1-4 gånger Varje dag Några per år gånger per per månad per vecka år gånger per dag 46
Ålder
Användning av telefonkonferenser och ålder 9% 8% 7% 6% 5% 4% 3% 2% 1% Aldrig 1-5 gånger per år 6-11 gånger per år 1-3 gånger per månad 1-4 gånger per vecka Varje dag 0% - 29 30-39 40-49 50-59 60-48
Användning av videokonferenser och ålder 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% Aldrig 1-5 gånger per år 6-11 gånger per år 1-3 gånger per månad 1-4 gånger per vecka Varje dag 5% 0% - 29 30-39 40-49 50-59 60-49
Användning av webbkonferenser och ålder 12% 10% 8% 6% 4% 2% Aldrig 1-5 gånger per år 6-11 gånger per år 1-3 gånger per månad 1-4 gånger per vecka Varje dag Några gånger per dag 0% - 29 30-39 40-49 50-59 60-50
Andel anställda för vilka RM frigör tid som de använder till annat arbete 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 81% 75% 72% 59% 25% 19% 20% 16% 8% 8% 4% 5% 2% 1% 2% 4% Energimyndigheten Naturvårdsverket Trafikverket GenomsniJ Instämmer helt eller i stort säj Instämmer Lll viss del Instämmer inte alls Vet ej/ej aktuellt
Andel anställda som känner sig mer delaktiga och välinformerade på arbetsplats pga användning av RM 45% 40% 38% 37% 35% 30% 25% 20% 32% 26% 24% 18% 26% 27% 28% 19% 17% 33% 27% 24% 17% Instämmer helt eller i stort säj Instämmer Lll viss del 15% Instämmer inte alls 10% 8% 5% Vet ej/ej aktuellt 0% 52
Andel anställda för vilka RM frigör tid utanför arbetet 80% 70% 60% 50% 40% 65% 50% 68% 61% Instämmer helt eller i stort säj Instämmer Lll viss del 30% 20% 10% 26% 5% 3% 28% 11% 11% 25% 21% 9% 8% 6% 3% Instämmer inte alls Vet ej/ej aktuellt 0% Energimyndigheten Naturvårdsverket Trafikverket GenomsniJ
Andel anställda som tycker att specifika mötesformer lämpar sig för del av anställningsprocessen 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 80% 71% 72% 64% 36% 29% 28% 19% 20% 16% 12% 13% 12% 8% 7% 8% 5% 5% 5% 2% Energimyndigheten Naturvårdsverket Trafikverket GenomsniJ Tele Video Webb RM totalt Fysiska
Andel anställda som upplever att specifika mötesformer känns mer seriösa än de andra 70% 60% 65% 57% 66% 63% Tele Video 50% 40% 30% 20% 10% 0% 43% 35% 35% 34% 37% 29% 24% 8% 21% 9% 11% 1% 5% 0% 3% 2% Energimyndigheten Naturvårdsverket Trafikverket GenomsniJ Webb RM totalt Fysiska