Västergötlands Idrottsförbund SISU Idrottsutbildarna Västergötland Protokoll fört vid sammanträde med den gemensamma styrelsen för Västergötlands Idrottsförbund och SISU Idrottsutbildarna Västergötland Protokoll nr 8/2013 Tid Tordagen den 12 december 2013 Klockan 15.00 18.30 Plats Närvarande: Förhinder: Borås Golfklubb Borås Sören Karlström Ordförande Anita Zetterman Margareta Wetterberg Jan Sandelius Carl-Erik Johnsson Peter Fredriksson Göran Nyberg Nathalie Magnusson Karolina Peterson - valberedningen Veronica Hermansson personalrepresentant SISU Roger Emanuelsson adjungerad föredragande ekonomifrågor Per Jagemark verksamhetsledare Bengt Palmér verksamhetsledare Ing-Marie Andersson - verksamhetsledare Sture Gustafsson adjungerad sekreterare Anette Svensson Dagens sammanträde inleds klockan 12.00 med gemensam jullunch serverad i Borås Golfklubbs restaurang. Klockan 13.30 inleds styrelsens informella mötestid enligt särskild dagordning. Klockan 15.00 inleds ordinarie sammanträde. 86-97 86. Mötets öppnande Ordförande Sören Karlström hälsar välkommen till sammanträdet med den gemensamma styrelsen för Västergötlands Idrottsförbund och SISU Idrottsutbildarna Västergötland och förklarar sammanträdet för öppnat
87. Godkännande av föredragningslista Att godkänna den föreslagna föredragningslistan 88. Val av protokolljusterare Att utse Jan Sandelius att tillsammans med ordförande justera sammanträdets protokoll 89. Rapporter A. Idrottspolitiskt handlingsprogram Arbetet som nu pågått under ett antal år börjar närma sig sitt mål. År 2010 starta Västra Götalandsregionens kulturnämnd arbetet med att ta fram ett Idrottspolitiskt handlingsprogram. Ett otal möten har genomförts under resans gång och frustrationen har ibland varit stor på att regionens kulturnämnd inte kan komma framåt i detta arbete. Nu har styrelsen ett förslag till Idrottspolitiskt dokument på sitt bord och regionens kulturnämnd förväntas anta dokumentet vid sitt januarisammanträde. B. Internationellt arbete Under rapporten Internationellt arbete avges två rapporter. Sören Karlström lämnar en rapport till styrensen gällande nuläget och framtiden i Kosovoprojektet. Allt tyder på att medel kommer beviljas från Forum Syd också för perioden 2014-15. Projektet befinner sig dock i en slutfas och arbetet är nu inriktat på att samarbetsorganisationen OESK finner former för fortsatt finansiering i Kosovo efter 2015. Margareta Wetterberg rapporterar från den Internationella kommitténs arbete. Den 25-27 november har kommittén varit på studieresa till Tyskland och Berlin för kompetensutveckling men också inspiration för utveckling av nya projektidéer. En mycket lyckad resa som gett den Internationella kommittén energi att ta sig an kommande arbetsuppgifter. C. Rapport från styrelsens olika ansvarsområden En stående punkt på dagordningen under ärendet Rapporter där styrelsens ledamöter ges möjligheter att rapportera från styrelsens olika ansvarsområden och kontakter. Inga rapporter lämnades under denna punkt på dagordningen Att lägga ovan lämnade rapporter till protokollet
90. Skrivelser A. Skrivelse från RF:s valberedning RF:s valberedning skickar genom sin ordförande Hans Hellquist ut en skrivelse för att redogöra för valberedningens arbete och tidsplan. I skrivelsen framgår också den fördelning av kontaktuppdrag valberedningen gjort inom sig. Skrivelse RF:s valberedning biläggs protokollet Bilaga nr 1 B. Skrivelse angående Förtydligande riktlinjer för barn och ungdomsidrotten Ett omfattande arbete har inletts med att förtydliga riktlinjerna för barn och ungdomsidrotten. Under senaste åren har barn och ungdomsidrotten stått under intensiv bevakning, inte minst av massmedia. Ett antal fall har lyfts fram och debatten har förts om vad det är för värderingar som idag styr idrottsrörelsens barn och ungdomsverksamhet. Detta har föranlett att RF nu inlett ett omfattande arbete med att se över de riktlinjer som idag finns för barn och ungdomsidrotten. Samtliga Specialidrottsförbund och Distriktsidrottsförbund inbjudes genom denna skrivelse att delta i arbetet och att komma med inspel. Skrivelsen Förtydligande riktlinjer för barn- och ungdomsidrotten biläggs protokollet Bilaga nr 2 C. SENS Social ekonomins nätverk Skaraborg Styrelsen inbjuds i skrivelse från Sociala ekonomins nätverk Skaraborg att inkomma med nominering till nätverkets styrelse. Styrelsen beslutar att nominera Jan Sandelius att ingå i Sociala ekonomins nätverk Skaraborg. Att lägga ovan redovisade skrivelser till protokollet 91. Verksamhetsavstämning VIF och SISU Årets sista verksamhetsavstämning för Västergötlands Idrottsförbund och SISU Idrottsutbildarna presenteras styrelsen. Verksamheten följer väl upprättade planer och satta mål uppfylls i stor utsträckning. Detta är också något som tidigare rapporterats styrelse och där 2013 måste anses som ett gott verksamhetsår. Gällande SISU Idrottsutbildarna har tidigare verksamhetsavstämningar pekat på att redovisad verksamhet enligt utbildningsmodulen ligger cirka 10% efter föregående år vilket varit svåranalyserat om det verkligen beror på en verksamhetsminskning eller om det beror på delvis förändrade redovisningsrutiner. Enligt avstämning den 5 december ligger verksamheten efter med cirka 7% och där avståndet till fjolårets resultat nu minskar. Att lägga ärendet Verksamhetsavstämning 2013 till protokollet samt Att Verksamhetshetsavstämning per den 5 december 2013 biläggs protokollet Bilaga nr 3
92. Bokslutsprognos 2013 VIF och SISU Bokslutsprognos som nu baserats på redovisade 11 månader presenteras för styrelsen. Den positiva trend som styrelsen kunnat följa under hösten gällande ekonomins utveckling för de båda organisationerna Västergötlands Idrottsförbund och SISU Idrottsutbildarna ser ut att hålla i sig. För Västergötlands Idrottsförbund var ett underskott bugeterat på 175 00 kronor och resultat pekar idag på när noll resultat. För SISU Idrottsutbildarna var ett underskott budgeterat på 500 000 kronor och resultat pekar idag istället på ett plusresultat på 500 000 kronor. Ekonomiskt resultat får närmare analyseras vid kommande styrelsemöte Att lägga ärendet Budgetprognos 2013 till protokollet samt Att underlag Budgetprognos baserad på 11/12 biläggs protokollet Bilaga nr 4 93. Mål och verksamhetsplaner 2014 Arbetet med 2014 års Mål och verksamhetsplaner för Västergötlands Idrottsförbund och SISU Idrottsutbildarna Västergötland starta i samband med Mål- och verksamhetskonferensen 2-3 oktober 2013 i Alingsås. Arbetet har sedan fortskridit och ett omfattande arbete har genomförts inom respektive verksamhetsområde. Inför dagens styrelsemöte har verksamhetsledarna adjungerats för att föredra Mål och verksamhetsplanerna för 2014 för respektive verksamhetsområde Efter varje föredragning ges styrelsens ledamöter möjligheten att kommentrea, ställa frågor samt göra eventuella tillägg till föreslagna planer. Att uppdra åt kansliet att färdigställa Mål- och verksamhetsplaner för Västergötlands Idrottsförbund och SISU Idrottsutbildarna för att slutligen fastställas vid styrelsens sammanträde den 29 januari 2014 Sammanställning Planerade projekt 2014 biläggs protokollet Bilaga nr 5 94. Budgetramar 2014 Ett första utkast till budgetrama 2014 presenteras styrelsen som underlag för diskussion och förslag. Enligt tidigare ärende Budgetprognos 2013 redovisas ett samlat positivt resultat för de båda organisationerna innevarande år. Gällande budget 2014 pekar det mesta idag på en underbalans som samlat för de båda organisationerna närmar sig 1 miljon kronor. Som tidigare år finns det dock en stor osäkerhet gällande intäktssidan för Västergötlands Idrottsförbund. Att uppdra åt kansliet att utifrån förda diskussioner utarbeta ett budgetförslag för Västergötlands Idrottsförbund och SISU Idrottsutbildarna att presentera vid kommande styrelsemöte den 29 januari 2014.
95. Ändrad attestordning för Västergötlands Idrottsförbund Attestordningen har av tradition sett olika ut i de båda organisationerna Västergötlands Idrottsförbund och SISU Idrottsutbildarna. I samband med höstens revision är detta också något som våra revisorer påtalat. Förklaringen till att attestordningen sett olika ut mellan organisationerna beror framför allt på att verksamheter och kostnaderna sett olika ut men detta är också något som förändrats över tid. Västergötlands Idrottsförbund är idag huvudman för ett antal projekt som också ställer krav på ny attestordning Att förändra attestordningen för Västergötlands Idrottsförbund och därmed införa ytterligare ett led i attestordningen enligt den modell SISU Idrottsutbildarna i dagsläget arbetet efter. Ny attestordning Västergötlands Idrottsförbund biläggs protokollet Bilaga nr 6 96. Kommunikationsstrategi Hur organisationerna Västergötlands Idrottsförbund och SISU Idrottsutbildarna kommunicerar är en fråga som ständigt måste hållas levande. Kommunikationsmöjligheter och kommunikationsvägar förändras ständigt och därmed också människors vanor att hålla sig informerade. Organisationernas hemsidor har av tradition varit de främsta redskapen för att kommunicera så väl internt som externt och styrelsen för idag en diskussion om ytterligare kommunikationskanaler bör skapas. STRYRELSEN BESLUTAR Att uppdra åt kansliet att ytterligare utreda frågan angående Västergötlands Idrottsförbunds och SISU Idrottsutbildarnas framtida kommunikationsstrategi. 97. Övriga frågor Då inga övriga frågor föreligger förklarar ordförande Sören Karlström sammanträdet avslutat. Vid protokollet Sture Gustafsson Sekreterare Sören Karlström Ordförande Jan Sandelius Protokolljusterare