Verksamhetsberättelse 2018 Nämnden för överförmyndare i samverkan Bokslut 2018
Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 2 Organisation... 4 3 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål... 6 4 Målredovisning - nämndens/styrelsens verksamhetsmål... 7 4.1 Verksamhetsmål 1 Rekrytering... 7 4.2 Verksamhetsmål 2 Granskning:... 12 5 Prioriteringar... 16 6 Personalredovisning... 17 6.1 Kompetensförsörjning... 18 6.2 Sjukfrånvaro... 19 6.3 Hälsofrämjande och förebyggande insatser... 20 6.4 Organisatorisk och social arbetsmiljö... 20 6.5 Arbetsskador... 20 6.6 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet... 20 6.7 Sammanfattande analys... 20 7 Ekonomisk redovisning... 21 8 Nyckeltal (jämförelse mot helårsutfall)... 23 9 Väsentliga händelser... 24 10 Internkontroll... 26 10.1 Verksamhet... 26 10.2 Styrning... 26 10.3 Lagar, riktlinjer och planer... 26 Verksamhetsberättelse 2018 2
1 Inledning Verksamhetsberättelse 2018 3
2 Organisation Halmstads, Hylte och Laholms kommuner har i avtal kommit överens om att från och med 1 januari 2015 inrätta en gemensam nämnd inom överförmyndarverksamheten. Nämnden kallas Nämnden för Överförmyndare i samverkan Halmstad, Hylte och Laholm. Överförmyndarnämnden ska fullgöra de samverkande kommunernas uppgifter som enligt lag eller författning åligger överförmyndaren. Nämndens uppgift är att besluta i strategiska och övergripande frågor samt sådana beslut som ej kan delegeras till tjänsteman. Nämnden består av tre ledamöter och tre ersättare. Samverkanskommunerna har utsett en ledamot och en ersättare vardera. Värdkommunen har utsett ordförande. Av nämndens ledamöter ska en vara ordförande, en vara förste vice ordförande och en vara andre vice ordförande. Vice ordförande ska rotera med fyra års mellanrum mellan Hyltes och Laholms kommuners företrädare i nämnden. har beslutat att Laholms kommun innehar vice ordförandeskapet under mandatperiod 2015-2018. Syftet med samarbetet är att gemensamt nyttja resurser för att få en organisation som långsiktigt klarar av såväl ökad ärendetillströmning som skärpta lagkrav på överförmyndarens verksamhet. Strävan är att långsiktigt kunna upprätthålla erforderlig kontinuitet, kompetens, kvalitet, rättssäkerhet och uppnå kostnadseffektivitet. Halmstads kommun är värdkommun och den gemensamma nämnden ingår i värdkommunens organisation. Värdkommunen är arbetsgivare för nämndens kansli, överförmyndarkansliet, som ingår som en enhet i kommunens förvaltningsorganisation. Kommunledningsförvaltningen med överförmyndarkansliet är överförmyndarnämndens förvaltning. Kansliets personal är anställd under kommunstyrelsen. 2018-12-31 var nio personer tillsvidareanställda på kansliet: chef, överförmyndarjurist, tre handläggare, två granskare, registrator och ekonom, totalt 8,5 årsarbetstider. Verksamhetsberättelse 2018 4
Överförmyndarkansliet ansvarar för beredning och verkställighet av nämndens beslut samt har hand om planering och administration av nämndens verksamhet. De flesta av överförmyndarnämndens beslut fattas av kanslipersonalen enligt delegationsordning. Kommunstyrelsernas ordföranden i samverkanskommunerna ska utöva ägarsamråd där syftet är att medlemmarna ska verka för att följa samverkansavtalets genomförande och behov av utveckling. Ägarsamråd sker två gånger per år. På ägarsamrådet deltar även kommundirektörerna i samverkanskommunerna samt verksamhetschef på överförmyndarkansliet. Inför nämndens arbete och beslut om verksamhetsplan med budget arbetar en referensgrupp med en tjänsteman per kommun samt verksamhetschef för överförmyndarkansliet med underlag inför beslut. Referensgruppens uppdrag är att förbereda underlag inför beslut, vilket förutsätter arbete med att följa upp verksamhetens ekonomi, resultat och förutsättningar. Nämnden ska granskas av revisorerna i var och en av de samverkande kommunerna. Länsstyrelsen utför årligen tillsyn över överförmyndarnämnden. Verksamhetsberättelse 2018 5
3 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål Verksamhetsberättelse 2018 6
4 Målredovisning - nämndens/styrelsens verksamhetsmål 4.1 Verksamhetsmål 1 Rekrytering Kommentar Antalet gode män och förvaltare har ökat med 4,5 %. Målet under 2018 var att öka antalet gode män och förvaltare med 5 %. Det främsta syftet med fler personer som åtar sig godmans- och förvaltaruppdrag är att bättre kunna "matcha" huvudmannens behov av hjälp med ställföreträdarens kompetens. Det finns flera faktorer till varför det är svårt att rekrytera nya gode män. Intresset för att åta sig ideella uppdrag minskar i samhället. Att vara god man är främst ett ideellt uppdrag och en lägre ersättning utgår för insatsen. Trots låg ersättning ställs höga krav på personens skyldigheter och kompetens. Ett flertal av ärendena är mycket komplexa och kräver stora insatser. För att ge gode män och förvaltare stöd erbjuds två olika utbildningsinsatser i gode mans uppdrag samt redovisning av huvudmannens ekonomi. Hallands godmans- och förvaltarförening erbjuder även mentorskap för nya gode män samt regelbundna nätverksamträffar för erfarenhetsutbyte. Inför att lämna sin första årsräkning har nya gode män bjudits i in till redovisningsutbildning i december. En rekryteringskampanj har skett under året genom annons på stortavlor i Halmstads kommun, annonsering i Hallandsposten och Laholms tidning, annonsering på facebook och utskick av planscher till ideella föreningar, församlingshem och offentliga lokaler. En medarbetare var veckans medarbetar på instagram och lyfte där behovet av nya gode män. I rekryteringskampanjen ingick även att bjuda in personer som tidigare varit eller är gode män till ensamkommande barn, för att informera om att vara god man till en vuxen person. Tio personer som tidigare varit god man åt ensamkommande barn har anmält intresse för uppdrag. 149 intresseanmälningar om att bli god man har kommit in via e-tjänst under året. Under perioden har "introduktionspaketet" för nya ställföreträdare vidareutvecklats med att förutom två introduktionsutbildningar och mentorskap även ha ett uppföljningssamtal med handläggare när de varit ställföreträdare en månad. Syftet med samtalet är att ge stöd så att de får en så bra start som möjligt på sitt uppdrag samt lotsa rätt. Utbildningsmaterialet och upplägget av introduktionsutbildningen har setts över och förenklats. Nya ställföreträdare har bjudits in i december till information inför att lämna sin första årsräkning. Arbetssättet avseende rekrytering av ställföreträdare till uppdrag har förändrats och effektiviserats under året. En handläggare rekrytera i samtliga ärenden genom veckovisa utskick. Ny rutin har framtagits för uppdrag vi inte kan finna en ställföreträdare till. Syftet med förändrade arbetssätt och rutiner är en effektivare rekrytering med hög rättssäkerhet anpassad efter ny förvaltningslag. Målet har följts upp på överförmyndarkansliets arbetsplatsträff. Behovet av fler gode män kvarstår 2019 och omfattas av verksamhetsplanen för 2019. Verksamhetsberättelse 2018 7
Antal gode män (11:4 och 11:7), jämförelsetal 2017-08-25 492 st. 2017-08-25 2019-01-14 492 514 Antal ställföreträdarskap 2017-01-03 2018-01-02 2019-01-07 Halm stad Hylte Laho lm Halm stad Hylte Laho lm Halm stad God man 11:4 497 48 175 491 48 170 502 60 166 God man 11:1-3 16 4 3 12 5 3 12 5 1 Förvaltare 11:7 97 15 18 97 12 17 86 9 16 Förvaltare 11:7 och god man 11:4 22 2 1 26 3 2 25 3 3 Förmyndarskap 38 3 11 44 2 11 43 2 11 Utbetalning till spärrat konto 214 19 51 225 18 58 227 19 58 God man ensamkommande barn 224 50 100 52 16 24 15 2 8 Särskilt förordnad vårdnadshavare 44 12 13 61 17 15 46 17 14 Särskilt förordnade förmyndare 1 1 1 5 0 0 1 0 0 Medförmyndare 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Föreläggande efter ansökan 0 0 0 1 0 0 0 0 0 Särskild överförmyndarkontroll 0 0 1 0 0 1 0 0 1 Övriga ärenden 39 2 0 40 2 2 45 3 3 Trygga förvaltn 13:19 5 0 11 5 0 7 2 0 4 Anmälan 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Ansökan 8 0 0 1 0 1 1 0 1 Skuldsatt underårig 1 0 0 1 0 0 2 0 0 1 206 156 385 1 061 123 311 1 007 120 286 1413 ärenden vid årsskiftet 2018/2019. Från den 1 januari 2019 tillkommer Båstads kommuns ärenden. Hylte Laho lm Antal ställföreträdare 2019-01-11 Halmstad Hylte Laholm God man 11:4 283 25 93 God man 11:1-3 6 5 2 Förvaltare 11:7 40 4 11 Förvaltare 11:7 och god man 11:4 20 2 4 Förmyndarskap 49 3 14 Utbetalning till spärrat konto 216 19 29 God man ensamkommande barn 7 0 3 Särskilt förordnad vårdnadshavare 29 6 12 Särskilt förordnade förmyndare 0 0 0 Medförmyndare 0 0 0 Verksamhetsberättelse 2018 8
Antal ställföreträdare 2019-01-11 Föreläggande efter ansökan 2 0 0 Särskild överförmyndarkontroll 0 0 1 Övriga ärenden 30 0 2 Trygga förvaltn 13:19 3 0 4 Anmälan 2 0 1 Ansökan 1 0 0 Skuldsatt underårig 0 0 0 688 64 176 Fördelning ställföreträdare 2019-01-07 Halmstad, Hylte och Laholm Föreslagen förvaltare 1 Föreslagen god man 12 Förmyndare 692 Förvaltare 139 God man 805 God man bortovarande 5 Särskilt förordnad förmyndare 1 Särskilt förordnad vårdnadshavare 90 1 745 Antalet godmanskap eller förvaltarskap som upphör på grund av att det saknas ställföreträdare och en ny inte kan utses 2 016 2 017 2 018 0 0 0 Antal ställföreträdare som entledigas utan att godmanskapet eller förvaltarskapet upphör/byten 2 016 2 017 2 018 FB 11:4 43 53 54 FB 11:7 13 14 11 LEB 6 166 63 9 222 139 74 Ärenden ensamkommande barn har minskat i jämförelse med år 2017 och därmed även antalet byte av god man. Antal nya ärenden 2 016 2 017 2 018 349 379 311 Antalet nya ärenden har minskat i jämförelse med år 2017. Det är främst ärenden ensamkommande barn som minskat. Antal avslutade ärenden Verksamhetsberättelse 2018 9
Antal avslutade ärenden 2 016 2 017 2 018 415 635 415 Antalet avslutade ärenden har minskat i jämförelse med år 2017. Anledningen till det är färre åldersuppskrivna ensamkommande barn till över 18 år, varför överförmyndaren avslutat godmanskapet. Antal begäran om byte 2 017 2 018 118 87 Antalet begäran om byte har minskat i jämförelse med år 2017. Anledningen till det är färre överflyttade ärenden ensamkommande barn som placerats på migrationsverkets boende Spenhult efter åldersuppskrivning. Begäran om byte/entledigande Byte Byte 2018-01-02 2 018-01-05, återtagit ansökan om byte 2018-01-04 2 018-10-19 ansökt om upphörande ingen ny ställföreträdare, 11 FL 2018-01-17 2 018-03-28, ärendet upphört 2018-01-18 2018-06-04 2018-01-18 2018-03-01 2018-01-18 2018-04-03 2018-01-22 2018-06-15 2018-01-22 20 180 201 2018-01-27 2 018-03-12 ärendet upphört 2018-01-31 2018-04-15 2018-02-02 2018-02-07 2018-04-03 2018-02-09 2018-04-17 2018-02-12 2018-05-02 2018-02-19 20 181 001 2018-02-26 2 018-05-24 ärendet upphört 2018-03-09 2018-04-17 2018-03-12 2018-05-07 2018-03-16 2018-04-23 2018-03-20 2018-04-17 2018-03-22 2018-06-05 2018-03-28 2018-05-03 2018-04-04 2018-06-08 2018-04-05 2018-10-01 2018-04-13 2018-04-23 2018-04-16 2018-09-14 2018-04-20 2018-12-17 2018-04-23 2018-06-14 2018-05-11 2018-05-21 2018-05-11 2019-01-04 2018-05-15 2018-06-11 2018-05-18 2018-11-09 2018-05-21 2018-06-04 2018-06-13 2 018-06-13 ärendet överflyttat till annan kommun finns föreslagen god man men inget åtagande Verksamhetsberättelse 2018 10
Begäran om byte/entledigande Byte Byte 2018-06-14 2 018-06-14 ärendet överflyttat till annan kommun 2018-06-27 2 018-08-31 ansökt om upphörande, skrivelse 11 FL 2018-06-27 2018-07-11 2018-06-29 UAF 2018-06-29 UAF 2018-06-29 2 018-12-07 återkallat ansökan byte 2018-06-29 2 018-12-07 återkallat ansökan byte 2018-06-29 UAF 2018-06-29 2 018-12-11 återkallat ansökan byte 2018-07-30 2018-09-11 2018-08-07 2018-10-30 2018-08-07 2019-01-03 2018-08-09 2 018-08-31 återkallat ansökan om byte 2018-08-10 2018-08-10 2018-08-20 2018-12-19 2018-08-21 2018-10-11 2018-08-21 ev ansöka om upphörande alt uaf kan ej finna ny sft 2018-08-21 2018-10-01 2018-09-03 2 018-12-06 ärendet upphör 2018-09-04 2 018-12-13 återkallat ansökan om byte 2018-09-11 2018-09-26 2018-09-13 ev ansöka om upphörande alt uaf kan ej finna ny sft 2018-09-13 2018-09-19 2018-10-09 2018-12-04 2018-10-17 2018-12-04 2018-10-24 2018-12-14 2018-10-29 2018-12-27 2018-10-30 2018-11-06 2019-01-04 2018-11-15 2018-12-04 2018-11-15 2018-11-15 2018-11-15 2018-11-29 2018-12-31 2018-12-12 2018-12-27 2018-12-13 2018-12-13 2018-12-27 2018-12-27 2018-12-27 2018-12-04 77 st begäran om byte under året. 16 st byten av ställföreträdare återstår. I ett ärende har ingen velat åta sig uppdraget varför ansökan om upphörande skett. Verksamhetsberättelse 2018 11
Antal ställföreträdare med 10 eller fler uppdrag Tertial 1 Antal uppdrag Tertial 2 1 Antal uppdrag Tertial 3 Antal uppdrag A 11 A 10 A 14 B 13 B 11 B 11 C 13 C 15 C 21 E 11 E 21 E 17 F 20 F 18 F 11 G 17 G 13 G 10 H 10 H 17 H 15 I 10 I 10 I 12 J 16 J 12 K 12 K 10 L 16 M 12 11 personer 13 personer 9 personer Antalet personer med 10 uppdrag eller fler har minskat under året till 9 personer. Mätetal Utfall T3 2018 Målvärde Antal gode män (11:4), jämförelsetal 2017-08-25 492 st gode män. Antal ställföreträdarskap och ställföreträdare Fördelning av ställföreträdare Antalet ställföreträdare som entledigas utan att godmanskapet eller förvaltarskapet samtidigt upphör Antalet godmanskap eller förvaltarskap som upphör på grund av att det saknas ställföreträdare och en ny inte kan utses Antal nya ärenden Antal avslutade ärenden Antal begäran om byte av ställföreträdare Tid från begäran om byte av ställföreträdare till beslut om byte/avslag Antal ställföreträdare med 10 eller fler uppdrag 4.2 Verksamhetsmål 2 Granskning: Kommentar Målet uppnått. 96 % av årsräkningarna som kommit in före 1 mars 2018 granskades före den 30 juni. 99 % av sluträkningarna har granskats inom en månad. Granskningsverksamheten fungerar väl då två granskare löpande granskar redovisningar. Vid behov sätts även handläggarna in för ytterligare granskningsresurser. Granskningen av årsräkningar är överförmyndarnämndens främsta tillsynsinstrument för att säkerställa att huvudmannens egendom förvaltas på ett korrekt sätt och att huvudmannens rätt tas tillvara. Ny förvaltningslag har trätt i kraft där handläggningstider på 6 månader införs avseende bland annat granskning av redovisningshandlingar. Överförmyndarnämnden ser ett fortsatt behov av att följa och utveckla granskningen och omfattas av verksamhetsplan för 2019. Målet har följts upp på överförmyndarkansliets arbetsplatsträff. Verksamhetsberättelse 2018 12
Antal årsräkningar som kommit in före den 1 mars samt %-sats av dem som granskats och arvoderats före 30 juni 2018 (där ställföreträdaren begär arvode) Antal tom 30 juni % 584 granskade 559 96 Antal årsräkningar som kommit in efter den 1 mars samt hur många av dem som granskats och arvoderats (där ställföreträdaren begär arvode) Antal inkomna Antal arvoderade 142 142 Antal årsräkningar som kommit in, där ställföreträdaren inte begär arvode, samt hur många av dessa som granskats. Antal inkomna Antal granskade 195 195 Antal årsräkningar som granskats senare än 7 månader från att de kommit in. 2 st som begärt arvode 14 st som ej begärt arvode Antal kompletta sluträkningar som kommit in samt hur många av dessa som granskats och arvoderats senare än inom en månad. Antal inkomna Granskade Granskade senare än 1 mån Tertial 1 66 0 Tertial 2 66 2 Tertial 3 62 0 Antal redovisningshandlingar som överförmyndaren har granskat och hur många av dem som varit utan anmärkning Antal granskade Antal utan anmärkning Tertial 1 581 570 Tertial 2 377 369 Tertial 3 215 198 Antal redovisningshandlingar som granskats med anmärkning och åtgärd som vidtagits med anledning av anmärkningen. Antal med anmärkning Antal med anmärkning Åtgärd Tertial 1 10 Redovisningsutbildning 2 Ingen åtgärd, ärendet upphört 1 Ingen åtgärd, ej längre godman i ärendet 3 Överväga entledigande 2 Begärt sig entledigad, byte skett 1 Byte skett 1 Verksamhetsberättelse 2018 13
Antal redovisningshandlingar som granskats med anmärkning och åtgärd som vidtagits med anledning av anmärkningen. Tertial 2 8 ingen åtgärd, ej längre ställföreträdare 5 byte av ställföreträdare ska ske 1 byte utreds 1 skicka åtgärdbrev 1 Tertial 3 17 Redovisningsutbildning 11 ingen åtgärd, ej längre ställföreträdare 3 utse utomstående god man 1 överväga entledigande 1 info till ny god man om brister 1 Tillgångar och inkomster 2015 * 2018-01-02 2019-01-07 Halmstad Halmstad Halmstad Behållning totalt 322 716 237 304 171 994 336 105 935 Behållning arvodesgrundande 313 918 424 301 822 899 329 528 612 Inkomst totalt 122 996 958 126 172 079 120 872 942 Inkomst arvodesgrundande 75 833 659 75 298 384 75 420 885 Hylte Hylte Hylte Behållning totalt 61 754 601 56 157 569 48 513 933 Behållning arvodesgrundande 50 960 471 43 616 569 48 513 933 Inkomst totalt 13 518 884 10 227 246 16 793 396 Inkomst arvodesgrundande 7 460 705 7 644 448 7 861 252 Laholm Laholm Laholm Behållning totalt 101 432 123 103 527 454 100 675 963 Behållning arvodesgrundande 96 815 662 97 311 365 98 279 963 Inkomst totalt 36 019 023 35 684 036 34 488 328 Inkomst arvodesgrundande 22 585 181 23 379 810 22 331 041 * Siffrorna är ändrade pga vid tidigare rapportering var inte samtliga årsräkningar för året granskade. Arvodeskostnad kommunen kommunen kommunen huvudmannen huvudmannen huvudmannen 2 016 2018-01-02 2019-01-07 2 016 2018-01-02 2019-01-07 Halmstad Halmstad Halmstad Halmstad Halmstad Halmstad God man/förvaltare 2 011 299 1 958 376 1 961 499 2 777 469 2 910 031 2 865 036 Sociala avgifter 458 475 449 794 429 631 574 290 612 161 586 768 God man ensamkommande 3 537 209 5 179 575 671 731 0 0 0 barn Sociala avgifter 906 095 1 379 568 193 701 0 0 0 6 913 078 8 967 313 3 256 562 3 351 759 3 522 192 3 451 804 Hylte Hylte Hylte Hylte Hylte Hylte God man/förvaltare 188 095 219 519 207 571 222 187 290 119 300 455 Sociala avgifter 44 935 48 325 42 174 42 092 53 912 55 793 Verksamhetsberättelse 2018 14
Arvodeskostnad kommunen kommunen kommunen huvudmannen huvudmannen huvudmannen God man ensamkommande 1 261 709 943 237 84 340 0 0 0 barn Sociala avgifter 293 639 232 750 20 947 0 0 0 1 788 378 1 443 831 355 032 264 279 344 031 356 248 Laholm Laholm Laholm Laholm Laholm Laholm God man/förvaltare 573 960 590 721 615 353 951 865 983 849 899 175 Sociala avgifter 118 734 126 414 119 641 174 099 193 153 171 277 God man ensamkommande 1 637 243 2 318 365 253 570 0 0 0 barn Sociala avgifter 370 573 576 726 58 826 0 0 0 2 700 510 3 612 226 1 047 390 1 125 964 1 177 002 1 070 452 Mätetal Utfall T3 2018 Målvärde Antal årsräkningar som kommit in före den 1 mars samt %-sats av dem som granskats och arvoderats före 30 juni 2018 (där ställföreträdaren begär arvode). Antal årsräkningar som kommit in efter den 1 mars samt hur många av dem som granskats och arvoderats (där ställföreträdaren begär arvode) Antal årsräkningar som kommit in, där ställföreträdaren inte begär arvode, samt hur många av dessa som granskats och arvoderats. Antal årsräkningar som granskats senare än 7 månader från att de kommit in. Antal kompletta sluträkningar som kommit in samt hur många av dessa som granskats och arvoderats senare än inom en månad. Det sammanlagda värdet av tillgångar och inkomster som ställföreträdarna i kommunen förvaltar åt sina huvudmän Antal registrerade förmyndarskap och i hur många av dessa det förekommer kontrollåtgärder enligt 13 eller 15 kap. föräldrabalken Antal redovisningshandlingar som överförmyndaren har granskat och hur många av dem som varit utan anmärkning Antal redovisningshandlingar som granskats med anmärkning och åtgärd som vidtagits med anledning av anmärkningen. Uppgifter om totalkostnaden för ställföreträdarnas arvode och fördelningen av kostnader mellan den enskilde och kommunen Verksamhetsberättelse 2018 15
5 Prioriteringar Verksamhetsberättelse 2018 16
6 Personalredovisning Tillsvidare- och visstidsanställda Tillsvidare Årsarbetare tillsvidare Visstid December 2017 visstid (%) December 2018 visstid (%) Könsfördelning - tillsvidareanställda Kvinnor Män December 2017 kvinnor (%) December 2018 kvinnor (%) Könsfördelning - visstidsanställda Kvinnor Män December 2017 kvinnor (%) December 2018 kvinnor (%) Timavlönad personal Januari-December 2017 Januari-December 2018 Antal timmar Årsarbetare Antal timmar Årsarbetare Genomsnittlig sysselsättningsgrad (tillsvidareanställda) December 2017 December 2018 Kvinnor Män Kvinnor Män Medelålder - tillsvidareanställda Enhet 2017 2018 Åldersfördelning - tillsvidareanställda Enhet -25 26-35 36-45 46-55 56-60 61 62 63 64 65 65+ Summa Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaron 1.Total sjukfrånvarotid i % av ordinarie arbetstid 2. Summa tid med långtidssjukfrånvaro (> 60 dagar) 3. Summa sjukfrånvarotid för kvinnor 4. Summa sjukfrånvarotid för män 5. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller yngre 6. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 30-49 år 7. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre Januari-December 2017 (totalt, i %) Januari-Decemberi 2018 (totalt, i %) Verksamhetsberättelse 2018 17
Sammanfattande analys Redovisas av kommunledningsförvaltningen. Antal tillsvidareanställda chefer fördelat per kön 2017 2018 Kvinnor Män Kvinnor Män Antal visstidsanställda chefer fördelat per kön 2017 2018 Kvinnor Män Kvinnor Män 6.1 Kompetensförsörjning 6.1.1 Pensionsavgångar Pensionsavgångar per yrkesgrupp - tillsvidareanställda Yrkesfördelning 2018 2019 2020 2021 2022 Summa Andel 6.1.2 Bristyrken Bristyrken per yrkesgrupp - tillsvidareanställda Yrkesfördelning Antal Verksamhetsberättelse 2018 18
6.1.3 Kompetens Vilka strategier har förvaltningen/bolaget för att säkerställa att rätt kompetens finns i verksamheten nu och inom 2-5 år? Uppföljning och kort rapport kring analys digital kompetens 1-5 år 6.1.4 Jämställdhets- och mångfaldsperspektivet Vilka strategier har förvaltningen/bolaget för att säkerställa jämställdhets- och mångfaldsperspektivet i planering, genomförande och uppföljning av verksamheten? 6.1.5 Ledarskap Hur arbetar förvaltningen med att utveckla chefer? Chefers upplevda situation 6.1.6 Motivation, ledarskap och styrning (HME) Analys av resultat HME enps Hur vi arbetar tillsammans 6.2 Sjukfrånvaro Antal sjukdagar per yrkesgrupp tillsvidareanställd personal Yrkesgrupp 2016 2017 2018 Sjukfrånvaro (sjukdagar i snitt per tillsvidareanställd) Januari-December 2017 Januari-December 2018 Kvinnor Män Kvinnor Män Sjukfrånvarointervall - tillsvidareanställd personal Andel sjukdagar (%) Januari-December 2017 Januari-December 2018 1 2-14 15-90 91-180 181-9999 1 2-14 15-90 91-180 181-9999 Verksamhetsberättelse 2018 19
6.3 Hälsofrämjande och förebyggande insatser Inom ordinarie budget Med centrala medel Företagshälsovårdens delaktighet i det hälsofrämjande arbetet 6.4 Organisatorisk och social arbetsmiljö Hur har förvaltningen/bolaget arbetat med att implementera föreskriften i verksamheterna? 6.5 Arbetsskador Arbetsskador Typ av arbetsskada Antal 2016 Antal 2017 Antal 2018 Olycksfall Färdolycksfall Sjukdom 6.6 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Resultat av uppföljningen (sammanfattning) 6.7 Sammanfattande analys Verksamhetsberättelse 2018 20
7 Ekonomisk redovisning OBJEKT 2051 Nedanstående visar hur nämnden för Överförmyndare i samverkan - Halmstad, Hylte, Laholms medel har använts under perioden januari - december 2018 avseende objekt 2051. Budgetramen för 2018 är 3 924 150 kr. Bokslutet tar inte hänsyn till arvoden till gode män och förvaltare (objekt 20512) samt arvoden till gemensamma nämndens politiker (objekt 20513) då respektive kommun hanterar dessa kostnader för sig. Intäkt samverkansavtal Intäkt administrativ avgift ensamkommande barn Utfall 2016-1 258 858-3 804 502 Årsbudg et 2016-1 258 857-1 374 750 Utfall 2017-1 263 311-2 841 251 Årsbudg et 2017-1 263 311-105 750 Utfall 2018-1 329 721-2 159 055 Årsbudg et 2018-1 329 721 Övriga intäkter -26 233 0-20 146-941 900-146 735-963 700 Summa intäkter Lönekostnader -5 089 593 5 637 45 7-2 633 607 5 400 60 0-4 124 708 5 270 30 0-2 310 961 5 385 70 0-3 635 511 5 332 90 9 0-2 293 421 5 322 46 0 Övriga kostnader 590 234 958 557 529 203 759 111 533 059 895 111 Summa kostnader RESULTAT Förutbetalda intäkter Summa Kommentar: 6 227 69 1 1 138 09 8 2 587 45 1 3 725 54 9 6 359 15 7 3 725 55 0 3 725 55 0 5 799 50 3 1 674 79 5 2 159 05 5 3 833 85 0 6 144 81 1 3 833 85 0 3 833 85 0 5 865 96 8 2 230 45 7 1 693 69 3 3 924 15 0 Intäkterna består till största delen av intäkter från samverkansavtal och administrativ avgift för ensamkommande barn. 6 217 57 1 3 924 15 0 3 924 15 0 Intäkten avseende administrativ avgift ensamkommande barn är medflyttat från 2017 och ska täcka bla personalkostnad 2018 och 2019. Från 2018 sker inge fakturering avseende administrativ avgift ensamkommande barn. Vid delårsbokslutet var 1 st handläggare anställd avseende handläggningen för ensamkommande barn. Personalkostnader för denna administration finns med i respektive kommuns budget för 2019. Det har under perioden 171216-181215 placerats 24 st ensamkommande barn i samverkanskommunerna. 7 st av dessa har inte anvisningskommun Halmstad, Hylte eller Laholm. Kostnaderna består till största delen av lönekostnader, en handläggare har slutat under året och en granskare anställts. En anställd har under året varit långtidssjukskriven. Samtlig personal har varit på en dags vidareutbildning avseende nyheter inom överförmyndarområdet. Hälften av personalen har deltagit i Föreningen Sveriges överförmyndares årsdagar. Verksamhetsberättelse 2018 21
Övriga kostnader består bland annat av kostnader för utbildning, IT-program, trycksaker, reklam och information ect. Under 2018 har annonsering på stortavlor i Halmstad skett samt annonsering i den lokala dagspressen i samtliga samverkanskommuner. Ett antal informationsträffar har under året hållits för ställföreträdarna såsom grundutbildning och redovisningsutbildning. Verksamhetsberättelse 2018 22
8 Nyckeltal (jämförelse mot helårsutfall) Nyckeltal Utfall 2018 Utfall 2017 Utfall 2016 Antal tjänster i årsarbetstid hos överförmyndaren Antalet tillsvidareanställda årsarbetstider är 8,5. Överförmyndarens totalkostnad i förhållande till ställföreträdarskap och respektive kommuninvånare Verksamhetens kostnad Överförmyndarens totalkostnad 2018-12- 31 Per ställföreträdarskap 2019-01-07 Per kommuninvånare per 2017-12-31 Halmstad, Hylte och Laholm 5 865 968 4 151 43 Kostnad för arvoden betalda av kommunerna Överförmyndarens totalkostnad Per ställföreträdarskap 2019-01-07 Per kommuninvånare per 2017-12-31 Halmstad, Hylte och Laholm 4 658 984 3 297 34 Kostnad för politikerna saknas Verksamhetsberättelse 2018 23
9 Väsentliga händelser Under sommaren 2018 inkom en förfrågan från Båstads kommun om att från den 1 januari 2019 ingå i den gemensamma överförmyndarnämnden. Under senhösten har fullmäktige i samverkanskommunerna beslutat om att även Båstads kommun ska ingå i den gemensamma överförmyndarnämnden. Antalet ledamöter i nämnden har utökats med en ledamot och en ersättare från Båstads kommun. Med anledning av ökad ärendemängd kommer ytterligare en handläggare att anställas. Syftet med samverkan är att gemensamt nyttja resurser för att få en organisation som långsiktigt klarar av såväl ökad ärendetillströmning som skärpta lagkrav på överförmyndarens verksamhet. Även strävan att långsiktigt kunna upprätthålla erforderlig kontinuitet, kompetens, kvalitet, rättssäkerhet och uppnå kostnadseffektivitet stärks med samverkan. Verksamhetens mål Verksamheten har fungerat väl under året trots hög arbetsbelastning på grund av medarbetares frånvaro. Ett nytt arbetssätt avseende rekrytering av ställföreträdare har arbetats fram och resulterat i en effektivare handläggning. Rutiner för handläggningsprocesser har tagits fram eller uppdaterats. Rekryteringskampanj har genomförts under 2019. Dessa åtgärder har resulterat i att verksamheten var nära att nå verksamhetsmål 1 avseende att rekrytera 5% fler nya gode män och förvaltare. För att säkerställa att den enskildes medel i skälig omfattning används för hans eller hennes uppehälle, utbildning och nytta i övrigt har verksamheten omfördelat befintliga resurser så att ytterliga medarbetare granskar årsräkningar och sluträkningar. Det har resulterat i att verksamheten uppfyllde verksamhetsmål 2 avseende granskning av årsräkningar och sluträkningar. Utbildning I syfte att stärka rättssäkerheten för den som har god man (huvudmannen) genom att öka gode männen kompetens, har överförmyndarkansliet under året genomfört kontinuerliga utbildningar. Varje vecka har det antingen varit en introduktionsutbildning för personer som vill bli gode män eller en redovisningsutbildning. Innan en person anses som lämplig för sitt första uppdrag som god man ska hen har deltagit på både introduktions- och redovisningsutbildning. Den som redan är god man har även haft möjlighet att delta på utbildningarna. Inför att gode männen skulle lämna in sin årsräkning fick de möjlighet att gå en workshop där de fick stöd i 30 minuter av en handläggare med sin årsräkning. Under perioden har "introduktionspaketet" för nya ställföreträdare vidareutvecklats med att förutom två introduktionsutbildningar och mentorskap även ha ett uppföljningssamtal med handläggare när de varit ställföreträdare en månad. Syftet med samtalet är att ge stöd så att de får en så bra start som möjligt på sitt uppdrag samt lotsa rätt. Utbildningsmaterialet och upplägget av introduktionsutbildningen har setts över och förenklats. Nya ställföreträdare har bjudits in i december till information inför att lämna sin första årsräkning. Hallands godmans- och förvaltarförening erbjuder mentorer för nya ställföreträdare samt genomför nätverksamträffar för gode män. Mentorsverksamhet och nätverksträffar är ett komplement till kansliets utbildningar. E-tjänster Verksamhetsberättelse 2018 24
Användningen av överförmyndarens e-tjänster har minskat under året från 4539 tillfällen under 2017 till att nytttjas vid 2410 tillfällen under 2018. Orsak till minskningen kan bland annat vara att antalet gode män till ensamkommande barn minskat samt att e-tjänsterna inte fungerar optimalt då support att rätta till fel tagit lång tid.under slutet av verksamhetsåret har supporten fungerat väl. Det finns flera fördelar med e-tjänster. Tillgängligheten ökar genom att gode mannen oberoende av var hen befinner sig kan ta del av dokumentet tex ett beslut, yttrande eller komplettering. Gode mannen kan när som helst lämna svar i e-tjänsten tex överklaga beslutet, yttra sig eller lämna en komplettering. Inget porto behövs och ingen kostnadsersättning för porto behöver begäras från överförmyndaren. Gode mannen är inte beroende av myndighetens öppettider och dokumentet kommer fram direkt utan fördröjning av postgång. Överförmyndarkansliets förhoppning är att ökad tillgänglighet leder till att det är lättare att rekrytera lämpliga gode män. Fler fördelar är att dokument med känslig information kommer rätt. Gode mannen tar del av informationen genom sin e-legitimation. E-tjänsten underlättar även när rättidsprövningen ska göras av ett överklagat beslut genom att tidpunkten för när personen tar del av beslutet säkerställs digitalt. Administrationen kan minska genom färre kompletteringar då det är möjligt att säkerställa via e-tjänster att rätt information kommer in till överförmyndarnämnden. Registreringen blir lättare då bl a aktnummer framgår samt att dokumentet redan är digitala och snabbt kan länkas och registreras i verksamhetssystemet. Portokostnaderna minskar genom utskick i e-tjänsten i stället för reguljär post. Genom att använda e-tjänsten ökar effektiviteten på kansliet och tiden kan nyttjas till mer komplexa kvalificerade arbetsuppgifter. I användandet av e-tjänster finns även miljöhänsyn genom mindre pappershantering, utskick och transporter. Överförmyndaren har övergått till att använda domstolarnas e-tjänst för att skicka och ta emot yttranden, ansökningar och andra handlingar från tingsrätten. Lag- och regeländringar Ny förvaltningslag som gäller från den 1 juli 2018 ahr ökat överförmyndarens administration då fler uppgifter måste genomföras.en tidsfrist på 6 månader för ansökningsärenden har även införts vilket påverkar tidsperioden för när årsräkningarna ska vara färdiggranskade. Verksamhetsberättelse 2018 25
10 Internkontroll Inventering av skriftliga rutiner samt inventering av vilka skriftliga rutiner som behövs har skett på arbetsplatsträffar under våren och hösten 2018. Gamla rutiner har setts över och nya tagits fram. Sammanställning av samtliga rutiner har skett och finns tillgängligt digitalt. Där egen rutin saknas ska rutin i handboken Överförmyndarpraktikan användas. 10.1 Verksamhet 10.1.1 Följer ej skriftliga rutiner eller skriftliga rutiner saknas. Kontrollmoment Antal befintliga skriftliga rutiner Antal nya skriftliga rutiner Antal rutiner som sammanställts Kommentar 20 st rutiner i handboken Överfrömyndarpraktikan har använts när egna saknats 20st 40st 10.2 Styrning 10.2.1 Dokumentation av genomförda direktupphandlingar saknas (gemensam för kommunkoncernen) Kontrollmoment Kontroll av verksamhetens rutin för uppföljning av genomförda direktupphandlingar Har inte gjort några direktupphandlingar över 100 000 kr Kommentar Inköp görs främst av medarbetare på kommunledningsförvaltningen, avdelningledningsstöd, som genomgått inköpsutbildning eller i samråd med denne. Chef med first card har även gått inköpsutbildning. Överförmyndarnämnden har ingen egen förvaltning utan tillhör kommunledningsförvaltningen. har inte gjort några direktupphandlingar över 100 000 kr så kontroll kan inte ske. 10.3 Lagar, riktlinjer och planer 10.3.1 Föreslagna åtgärder i Handlingsprogram för skydd mot olyckor genomförs inte (gemensam för kommunkoncernen) Kontrollmoment Kontroll av genomförda/planerade åtgärder i Handlingsprogram för skydd mot olyckor Kommentar Nämndens verksamsamhet hör till kommunledningsförvaltningen som redovisar området. Verksamhetsberättelse 2018 26