Dnr: 2018/2519-1.1.1 Regeldokument Regler för internhyra Beslutat av Rektor Gäller från 2018-09-17 Ersätter Regler för internhyra med Dnr: 2016/4725-1.1
Regler för internhyra Modell Modellen bygger på att samtliga fakulteter/institutioner/avdelningar eller motsvarande betalar internhyra och att lokalbehovet för respektive verksamhet integreras i budgetarbetet. Som underlag till det interna hyresavtal som årligen tecknas med respektive verksamhet finns lokallistor och ritningar. Dessa innehåller fakta om alla rum. Lokallistor och ritningar finns redovisade under S:\gemensamt\los\Lokallistor och Ritningar\. Alla lokallistor och ritningar bifogas med det årliga internhyresavtalet. Internhyran utgör ersättning för hyra inkl. drift såsom vatten, värme, kyla (i förekommande fall), el, data-/telenät, skyltning (yttre/inre enligt regelverk), säkerhetsanläggning, passageanläggning, låssystem samt fastighetsanknuten basinredning/basutrustning (enligt regelverk). Även gällande myndighetskrav ingår. Internhyran består dels av en grundhyra och dels av tillägg för olika lokalkategorier, s.k. indirekta kostnader i lokallistorna. Grundhyran beräknas enligt följande modell: LOA(v + delar av p (pausrum)) * hyresbas * svällningsfaktorn * korrektionsfaktorer LOA v p Lokalarea Verksamhetsarea Personalarea Grundhyran består dels av hyra för enskild area och dels av hyra för gemensam area, enligt lokallistorna. Verksamhetsarean och del av personalarean (pausrum) benämns enskild area i lokallistorna. Svällningsarean benämns gemensam area i lokallistorna. Svällningsarean består av de areor som inte kan anses vara direkt relaterade till verksamhetsareor eller personalareor. Till stor del består svällningsarean av korridorer, trappor, gallerior, entréer, toaletter samt andra gemensamma utrymmen. Svällningsfaktorn beräknas som total LOA dividerat med LOA för verksamhetsarea och del av LOAp (pausrum). Alt. kan den beräknas som enskild area och gemensam area dividerat med enskild area, enligt begrepp i lokallistorna. Areor för central lokal, extern lokal, fastighetsteknik, bibliotek samt tillfälligt inhyrda lokaler exkluderas från svällningsfaktor och dess beräkning. Hyresbasen motsvaras av universitetets totala hyres- och driftskostnader/totalt antal kvadratmeterarea exkl. area för externa lokaler, tillfälligt inhyrda lokaler samt subventionerade lokaler. Det innebär en genomsnittlig kvadratmeterskostnad för universitetets totala lokalarea exkl. för externa lokaler, tillfälligt inhyrda lokaler samt subventionerade lokaler. Hyresbasen bestäms varje år genom ett 2 (6)
nollsummespel mellan kostnader och intäkter och fastställs varje år av rektor i samband med budgetarbetet. Korrektionsfaktorn innebär att viss korrigering av kvadratmeterpriset kan göras beroende på inredning/utrustning, standard o d. Följande korrektionsfaktorer används: K-Faktor Rumstyp 2,5 Rum med exceptionell klimatstyrning (kyla, värme, luftfuktighet) 1,3 Tunga lablokaler utr. med minst två av följande prestanda: vatten, avjoniserat vatten, havsvattenledning in i huset, gas, tryckluft, dragskåp, punktutsug, ventilerad vågbänk o dy ventilation utöver allmän ventilation. Rum för fastighetsteknik (t ex el-, tele, dataserverrum) 1,1 Enkla lablokaler utr. med en av ovanstående prestanda Extra energikrävande rum (t ex datorsal, mediestudio, simulatorrum, tryckeri, verkstad) Rum med särskilda säkerhetskrav (arkiv, vapenvalv) Gasförråd 1,0 Övriga lokaler (t ex tjänsterum, personalrum, lärosal, grupprum, konferensrum, förråd, idrottshall, allmän lokal) 0,8 Rum i byggnader med lägre standard (tex Gulan i Växjö) Tjänsterum med indirekt dagsljus 0,7 Rum där arean för arbetsplatser är integrerad med eller inte är tydligt avskiljbar från kommunikationsarean (tex aktivitetsbaserade kontorsytor) 0,5 Tjänsterum utan dagsljus Kalla förråd Korrektionsfaktor ska endast läggas på LOA-areor, inte på den del som avser svällningsarean. 3 (6)
Lokalkategorier Universitetets lokaler indelas i olika kategorier: a) Fakulteternas/motsvarande administrativa lokaler (tjänsterum mm) samt fakulteternas/motsvarande speciallokaler Hit räknas tjänsterum med tillhörande förråd, pausrum, arkiv, kopieringsrum samt konferensrum och egna lärosalar/grupprum. Hit räknas även datorsalar, lablokaler, preparationsrum samt övriga speciallokaler som enbart disponeras av den egna fakulteten. b) Gemensamma funktioners (bibliotek, avdelningar mm) lokaler Hit räknas bokhallar, tjänsterum, förråd, verkstäder, städrum, pausrum, centralarkiv, kopieringsrum, serverrum samt konferensrum mm. c) Allmänna lokaler Hit räknas lokaler, t ex allmänna salar, grupprum, konferensrum och datorsalar, som efter bokning i lokalbokningssystemet kan användas av samtliga fakulteter eller motsvarande. d) Idrottshall Hit räknas träningshall med tillhörande materialförråd och omklädningsutrymme. e) Fastighetsteknik Hit räknas utrymme för fastighetsteknik t ex elcentral, telerum, ställskåp samt teknikrum f) Centrala lokaler Lokaler som inte kan inordnas i någon av de ovanstående kategorierna t ex studentkårens lokaler, restauranger och caféer. g) Externa lokaler Lokaler som hyrs ut till verksamhet som inte tillhör Linnéuniversitetet. h) Tillfälligt inhyrda lokaler Tillfälligt inhyrda lokaler är lokaler som förhyrs för Linnéuniversitets verksamhet för att användas under kortare perioder eller för speciella ändamål där det inte är möjligt att anpassa befintligt lokalbestånd. i) Tomma lokaler Tomma lokaler är lokaler som inte har någon hyresgäst. 4 (6)
Hyresfördelning Modellen bygger på att hyresfördelning av lokaltyperna a) g) sker enligt följande: Lokalkategori a) fakulteternas/motsvarande administrativa lokaler samt fakulteternas speciallokaler utgör grundhyra för respektive fakultet/motsvarande. Lokalkategori b) gemensamma funktioners lokaler utgör grundhyra för gemensamma funktioner. Lokalkategori c) allmänna lokaler debiteras efter antal timmar för olika salar som har bokats av respektive fakultet eller motsvarande enligt separat regelverk. Lokalkategori d) fördelning av kostnaden för idrottshall fördelas med 50% till FSV samt 50% som central lokal. Lokalkategori e) fastighetsteknik fördelas efter andelen area i egna lokaler. Lokalkategori f) centrala lokaler fördelas efter andelen helårsstudenter i utfall vid fastställt datum i september föregående år. Fojo undantas från fördelningen med anledning av att de som deltar i uppdragsutbildningen inte kan jämställas med hst vad gäller användning av lokaler. Lokalkategori g) externa lokalers kostnad räknas inte in i internhyresberäkningen. Särskilt avtal upprättas med extern hyresgäst. Lokalkategori h) tillfälligt inhyrda lokaler räknas inte in i internhyresberäkningen. Fakultet/avdelning betalar verklig kostnad. Inhyrning av tillfälligt inhyrda lokaler görs i samråd mellan fakultet och LOS. Lokalkategori i) tomma lokaler fördelas på samtliga hyresgäster utom externa lokaler och tillfälligt inhyrda lokaler. 5 (6)
Upplåtelseregler Endast lokaler som kan anses vara en fungerande enhet, dvs. en lokal som kan användas/hyras ut till en annan fakultet/institution/avdelning/hyresgäst eller allmän lokal får sägas upp. Lokaler kan delas mellan fakulteter men då får uppsägning av del ske endast om uppsägande fakultet har ordnat överlåtelse till annan fakultet. All stadigvarande extern uthyrning och inhyrning skall ske genom LOS. Intern uthyrning/inhyrning (mellan fakulteter/motsvarande) under bindningstiden kan ske i samråd med LOS. Lokalkategori a) fakulteternas administrativa lokaler upplåts kalenderårsvis. Förlängningstid vid utebliven uppsägning är ett år. Lokalkategori a) fakulteternas speciallokaler upplåts på två kalenderår åt gången. Förlängningstid vid utebliven uppsägning är två år. Lokalkategori b) gemensamma funktioners lokaler upplåts kalenderårsvis. Förlängningstid vid utebliven uppsägning är ett år. Lokalkategori c) allmänna lokaler upplåts per påbörjad hel timme enligt regelverk. Lokalkategori d) idrottshallen. Den del av kostnaden som utgör del av grundhyran för fakultet upplåts på två kalenderår åt gången. Förlängningstid vid utebliven uppsägning är två år. Lokalkategori g) och h) hyra, uppsägning m.m. enligt villkor i särskilt upprättat hyresavtal. 6 (6)