1(6) KS 2008/0016 Organisationsöversyn av tekniska kontoret Ärendet På uppdrag av kommunstyrelsen har en utvärdering av verksamheten vid tekniska kontoret genomförts. Bakgrunden är den att kommunstyrelsen önskar få en bedömning av om vidtagna åtgärder leder till ett väl fungerande tekniskt kontor. I utredningen som bygger på intervjuer och studier av dokument dras slutsatsen att kontoret under senare år genomgått en positiv utveckling och att det nu krävs en avsevärd höjd ambition inom en rad områden för att kontorets fortsatta positiva utveckling skall säkras. Hit hör bl a krav på ökad struktur i arbetet samt en ökad medvetenhet i strategiska frågor. För detta krävs enligt utredningen tillkommande resurser och nytt kunnande. Vidare har kontorets personal besvarat en arbetsmiljöenkät vars resultat pekar på hög grad av trivsel och en upplevd positiv utveckling av arbetsklimatet på kontoret. Utifrån arbetsutskottets frågeställning inför utvärderingen konstaterar kommunledningskontoret att tekniska kontoret inte uppfyller de krav som kan ställas på kontorets planerande och strategiska funktioner, att ledningens styrning och ledarskap måste tydliggöras och att ordning och reda måste skapas. delar inte utredningens slutsatser om krav på tillkommande resurser för den strategiska funktionen. ger avslutningsvis förslag på åtgärder inom områdena Ordning och reda samt Strategiska frågor i fortlöpande dialog med nämnden. Bakgrund Kommunstyrelsen har vid sammanträde 2010-02-22 32, bilaga 1, beslutat att under våren 2010 genomföra en utvärdering av verksamheten vid tekniska kontoret. På uppdrag av kommunstyrelsen fastställer arbetsutskottet vid sammanträde 2010-03-08 30 riktlinjer för utvärderingens genomförande, bilaga 2. Bakgrunden är i korthet den att kommunstyrelsen önskar få ett underlag för en bedömning av de åtgärder som vidtagits och om de leder till ett väl fungerande tekniskt kontor och att kommunstyrelsen därmed kan avsluta sin del i utvecklingsprojektet. Utvärderingen syftar även till att ge tekniska kontorets ledning förslag till fortsatt utvecklingsarbete och förbättrande insatser. Utvärderingen har genomförts av Sankt Erikshälsan genom dess bolag Pandora Management. Som ansvarig konsult har Lennart Torstensson fungerat. Studien bygger på studier av dokument samt ett 25-tal intervjuer, varav fler-
talet genomförts individuellt. Resultatet av studien Utvärdering av utvecklingen av tekniska kontoret vid Danderyds kommun, bilaga 3, pekar på att utvecklingen av tekniska kontoret avsevärt har förbättrats samt att det nu krävs ett klargörande av nästa steg i kontorets utvecklingsarbete för att kraven på ett professionellt tekniskt kontor skall uppnås. Utvecklingen av förvaltningsledningens styrning av verksamheten i för kontoret strategiska frågor är av avgörande betydelse för en fortsatt positiv utveckling. Enligt utredningen krävs för detta tillkommande resurser/kompetens. Utredningen föreslår ett antal åtgärder: säkerställande av gjorda framsteg och fortsatt organisationsutveckling, utvecklande av strategier för respektive verksamhetsområde, införande av ett effektivt verksamhetssystem, utvecklande av beställarrollen, utvecklande av dialogen mellan kommunledning och tekniska kontoret, gemensam ansträngning för att förändra kontorets image. Som en del i utvärderingen har personalavdelningen under senvåren 2010 genomfört en arbetsmiljöenkät. Resultaten av denna kan genomföras med en tidigare genomförd enkät genomförd 2009, bilaga 4. Genomförd studie samt resultatet av arbetsmiljöenkäten har av avrapporterats i ett för arbetsutskottet och tekniska nämndens beredningsutskott gemensamt sammanträde 2010-05-21. s synpunkter De slutsatser utredningen drar av genomförd utvärdering är i allt väsentligt positiva. På kontoret har under senare genomförts förändringar som lett till avsevärda förbättringar. En påtagligt problem är bristen på struktur i arbetet och avsaknad av strategiska ställningstaganden i för kontoret centrala frågor. Arbetsutskottets frågeställningar i bilaga 1 utgör grund för sammanfattning och analys enligt följande. Ett planerings- och beställarkontor Vad har gjorts för att tydliggöra dessa båda roller och hur väl har man lyckats? Bakgrunden till frågeställningen är att kontorets planerande uppgifter, att t ex följa utvecklingen inom fastighetssektorn och ta fram förslag till fortsatt inriktning, inte tillräckligt tydliggjorts. Vidare har det ifrågasatts om kontorets beställarroll varit tillräckligt professionell. Har kontoret genom upphandling erhållit god kvalitet till lägsta pris? I frågan om kontorets planerande funktion särskilt det som utredningen betecknar som strategiska frågor redovisas brister. I utredningens förslag Utveckla strategier för respektive verksamhetsområde anges exempel på vad sådant strategiskt tänkande kan omfatta. 2(6)
instämmer helt i slutsatsen att förutsättningen för att kontoret skall bli väl fungerande är att de strategiska frågorna ges avsevärt större utrymme och att detta skall ske i nära dialog med nämnden. De goda förutsättningar som nu finns måste vidareutvecklas i den angivna riktningen. Det finns högt ställda krav på att kontoret blir mer offensivt i sin planerande och strategiska roll. Exempel på sådana aktiviteter är inom områdena lokalförsörjning, investeringar och kundtjänst. De iakttagelser och de slutsatser utredningen drar rörande kontorets beställarroll bygger i allt väsentligt på förslagen om avsaknad av uttalade strategier och om krav på långsiktig planering. Styr- och ledningsfunktionen Hur har styrning och ledning av kontorets verksamheter utvecklats och vilket är resultatet? Bakgrunden är att det tidigare rått oklarheter om bl a uppdrag och ansvar. Vidare har konstaterats brister i form av ett diffust och frånvarande ledarskap. Arbetsmiljöenkätens resultat (t ex frågor och svar under Ledarskap) pekar på att utvecklingen går i rätt riktning. Det finns enligt utredningen dock signaler om att personalen önskar en ökad tydlighet i ledarskapet och ett mer aktivt deltagande i verksamheten från chefernas sida. Arbetsformer Är arbetssättet och utarbetade rutiner sådana att arbetet inom kontorets verksamhetsområden med delområden är kvalitetssäkrade med avseende på såväl resultat som inom beslutade tidsramar? Bakgrunden är tidigare iakttagelser rörande brister i planläggning, kontroller, kvalitet i underlag och handläggningstider. Av utredningen framgår att mycket arbete har ägnats åt rekrytering och att skapa en positiv arbetsmiljö och samhörighet mellan medarbetarna på kontoret. Ledarskapet har inriktats på att ge medarbetarna förtroende och god självkänsla Det konstateras dock att kontoret ligger långt efter vad gäller ansvars- och rollfördelning, ordning och reda mm. 3(6) Bemanning och personalens kompetens Är dimensionering och personalens kompetens anpassad till kontorets uppgifter? I vilken omfattning och inom vilka områden krävs kompetenshöjande insatser? Bakgrunden är bl a att majoriteten av personalen är nyanställd och att man vid nyrekrytering har haft som ambition att få in ny kompetens i organisationen. Frågan är intressant även mot bakgrund av krav på utökat antal anställda och ökat anslag för kompetenshöjande insatser.
Enligt utredningen upplevs bemanningen vara tillfredsställande med undantag för fastighetsavdelningen. Resurserna bedöms av personalen som alltför små i relation till den omfattande investeringsvolymen. I övrigt pekar utredningen på utmaningen att lyckas i erfarenhetsöverföringen till nyanställda. Detta för att utvecklingsarbetet ska komma in i en ny fas och att kontoret skall kunna arbeta mer långsiktigt. I utredningen ges exempel på sådan förstärkning. Personalens arbetsmiljö Håller den positiva tendensen i personalens uppfattning av sin arbetsmiljö i sig och kan förbättrade resultat avläsas inom de mindre väl utvecklade områdena? Bakgrunden är den att 2007 års enkät gav i jämförelse med övriga förvaltningar ett mediokert resultat överlag. Jämförelsen 2009-2010 pekar på att personalens trivsel ökat med avseende på den egna arbetssituationen och att kommunens förmåga att uppfylla de anställdas förväntningar som arbetsgivare. Inom alla områden, med undantag för ledarskap och i viss mån arbetsmiljö, bedömer personalen att förbättringar skett. I jämförelse med resultatet från 2007 års enkät är förbättringarna avsevärda. Sammanfattning, ställningstaganden och åtgärder Utifrån de frågeställning arbetsutskottet uppställt som angelägna att få svar på konstaterar kommunledningskontoret att tekniska kontoret inte för närvarande uppfyller kraven vad gäller kontorets planerande och strategiska funktioner, att ledningens styrning och ledarskap måste tydliggöras, att ordning och reda måste skapas i kontorets olika arbetsprocesser och att kontoret under senare år genom nyrekrytering tillförts hög kompetens. delar sammanfattningsvis utredningens slutsatser rörande kontorets nuvarande situation. s bedömer att kontoret under senare år genomgått en kraftig kompetensförstärkning bl a genom inrättande av en till staben knuten controllerfunktion. har dessutom uppfattningen att ansvaret för strategi- och verksamhetsutveckling inte kan läggas på någon annan än chefen på kontoret och att det därför inte är aktuellt med de olika organisatoriska lösningar som föreslås i utredningen. konstaterar dessutom att arbetet med strategiska frågor alltid skall ske i samspel med tekniska nämnden. Omfattningen av bemanningen inom fastighetsavdelning kan behöva förstärkas. Kontorets bemanning ställt i relation till nämndens uppgifter skall regelbundet prövas i nämndens budgetarbete. 4(6)
5(6) Det är nu ett ansvar för teknisk direktör, och ytterst kommundirektören, att tillse att åtgärder vidtas. kommer att arbeta för att två åtgärder genomförs parallellt enligt följande. Ordning och reda Såsom framgår av utredningens förslag påbörjas arbetet med identifiering och kartläggning av processer. Inte minst viktigt blir i denna del kvalitetssäkringen. Uppgiften är att se över rutiner och dokumentera dessa. Eftersom tekniska kontoret i många ärenden är spindeln i nätet krävs att sker i nära samarbete med övriga förvaltningar. bedömer att förslaget om utvecklande av ett för kontoret gemensamt verksamhetssystem inte för närvarande är realiserbart. Därtill är kontorets arbetsprocesser är alltför olikartade. konstaterar att det inom fastighetsavdelning påbörjats ett arbete med att skapa ett för avdelningen gemensamt stödsystem. Strategiska frågor Att utveckla kontorets förmåga att i nära samspel med nämnden arbeta med strategiska frågor är av avgörande betydelse inte minst mot bakgrund av att nämnden med kontor är ansvarig för verksamheter som representerar avsevärda belopp. s bedömning är att det nu krävs att nämnd och kontor i samspel utarbetar underlag för ett antal strategiska vägval inom nämndens respektive verksamhetsområden. Ett utvecklande av denna funktion leder till bättre framförhållning och tydligare ansvarsförhållanden. bedömer att ett genomförande av dessa båda åtgärder på ett positivt sätt kommer att påverka och förtydliga förvaltningsledningens styrning och ledarskap. De insatser som skisseras ovan ställer krav på ställningstaganden från ledningens sida och att detta i sin tur kommer att fungera som positiva och styrande signaler till medarbetarna. Samråd i ärendet har skett med teknisk direktör Leif Horn. s förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen beslutar lägga rapporten Utvärdering av utvecklingen av tekniska kontoret vid Danderyds kommun samt kommunledningskontorets Organisationsöversyn av tekniska kontoret till handlingarna. Kommundirektör
6(6) Bilagor 1. Kommunstyrelsens beslut 2010-02-22 32 om genomförande av utvärdering av tekniska kontoret samt rev 2010-02-09 organisationsöversyn av tekniska kontoret 2. Arbetsutskottets beslut 2010-03-08 30 om riktlinjer samt dat 2010-03-03 3. Rapport Utvärdering av utvecklingen av tekniska kontoret vid Danderyds kommun, daterad 2010-05-27 4. Resultat av Arbetsmiljöenkät maj 2010