Instruktioner och användarmanual för apotekssamordnare

apoteksfarmaci.nu Instruktioner och användarmanual för apotekssamordnare Innehåll 1. Användare (behörighetsnivåer)... 2 2. Upplägg av arbetet med VFU-placeringar... 2 Processen steg för steg vem gör vad?... 2 Tidsplan... 4 Perioder och studentkategorier... 4 3. Allmänt om Apoteksfarmaci.nu... 5 Logga in... 5 Glömt lösenord?... 6 Administrationsverktyget... 6 4. Information om VFU-tillfällen... 6 5. Platsanmälan... 8 Lägga till apotek och antal platser per period... 8 Koppla handledare till varje anmäld plats... 9 Bekräfta platser... 10 Ta bort/ändra VFU-platser samt kopplade handledare innan lottningen... 10 Sent anmälda apotek?... 11 6. Att registrera handledare... 11 Skapa ny handledare... 11 Redigera handledaruppgifter... 12 Handledare som byter kedja... 12 Koppla nya handledare till VFU-plats... 13 Byte av handledare... 14 7. Skapa och uppdatera apoteksuppgifter... 14 8. Placering och omplaceringar... 15 Preliminärplacering (Fas 5)... 15 Slutlig placering... 16 Avhopp?... 16 Återbudskön, vad är det? (Fas 6)... 17 Studentavhopp... 17 9. Skicka meddelande... 18 10. Exempel platsanmälan... 19 apoteksfarmaci.nu har tagits fram i samarbete mellan Göteborgs universitet, Linnéuniversitetet, Umeå universitet och Uppsala universitet

1. Användare (behörighetsnivåer) Apoteksadministratör = VFU-samordnare för apotekskedja Varje kedja har ETT administratörskonto, kopplat till en funktionsmail (användarnamn är epostadressen, lösenord kan man ändra själv). Apoteksanvändare = respektive apotek Varje apotek har ETT konto, kopplat till en funktionsmail (användarnamn är epostadressen, lösenord kan man ändra själv). Övriga behörighetskategorier: Vid varje lärosäte finns en eller flera personer som har tillgång till systemet. Dessa kan ha en av två olika behörighetsnivåer: Universitetsadministratör har full behörighet i systemet, både vad gäller studenter och apotek. Universitetsanvändare har bara rättighet att se och ändra på det egna lärosätets studenter. 2. Upplägg av arbetet med VFU-placeringar Processen steg för steg vem gör vad? På apoteksfarmaci.nu hanteras VFU (verksamhetsförlagd utbildning)-placering för receptarie- och apotekarstudenter samt farmaceuter med utländsk examen som läser svensk kompletteringsutbildning från hela Sverige. Arbetet på hemsidan inför varje termin kan delas in i sju faser. De viktigaste stegen sammanfattas nedan och beskrivs mer detaljerat senare i dokumentet. Lärosätena utser emellan sig varje termin en huvudansvarig terminssamordnare. Denna sköter den huvudsakliga kontakten med apoteksadministratörerna under de inledande faserna t.o.m. Lottning och placering. Därefter fördelas vanligtvis arbetsuppgifterna mellan flera universitetsadministratörer. Information om vem som ansvarar för de olika stegen vid apoteksavhopp och återbudsplaceringar ges separat inför varje termin, och återfinns vanligen även på hemsidan. Vid apoteksavhopp ska apoteket först vända sig till apotekets VFU-samordnare, som tar kontakt med ansvarig universitetssamordnare (=terminssamordnare). Det är önskvärt att VFUsamordnaren samtidigt cc:ar ansvarig vid berört lärosäte. I de fall man vid lärosätet har delat upp arbetsuppgifterna mellan flera personer är det viktigt att man kontaktar rätt person, se hemsidan för mer detaljerad presentation och kontaktuppgifter. 1. Ny termin a. Terminssamordnaren skapar en ny termin i systemet och sätter datum för övriga faser. Terminen identifieras med år samt VT (vårtermin) eller HT (hösttermin), t.ex. 2019 VT. 2. Platsanmälan a. Apoteksanvändare rapporterar in direkt på sidan (alternativt till kedjans samordnare) hur många studenter de kan ta emot och vilken/vilka perioder samt vem som ska vara handledare kommande termin. b. Apoteksadministratör kontrollerar att anmälan ser riktig ut, och att antalet platser som anmälts in är rimligt.

c. Terminssamordnaren kontrollerar att anmälan ser riktig ut, och att antalet platser som anmälts in är rimligt. 3. Studentansökan a. Studenterna registrerar sig på sidan och rangordnar sina val. 4. Behörighetskontroll a. Universitetsadministratörer/Universitetsanvändare kontrollerar behörighet och ev. ansökan om förtur på studenterna som har anmält sig. b. Apoteksanvändare och Apoteksadministratörer kan i detta steg avanmäla apotek som inte längre kan ta emot student kommande termin. OBS! Apoteksadministratörer bör i detta läge skicka påminnelse till samtliga apotek som anmält in plats med uppgift om när lottningen kommer att ske. 5. Lottning och placering a. Terminssamordnaren genomför lottning och preliminärplacerar alla studenter (via systemet) i detta steg ser inte studenterna placeringarna. Universitetsadministratör meddelar Apoteksadministratörerna som i sin tur meddelar Apoteksanvändarna. b. Apoteksanvändare kan därefter logga in och se om apoteket har fått en student och i så fall vilken/vilka perioder. Om man INTE kan ta emot har man här möjlighet att avslå platsen. OBS! Apoteksadministratörerna ser i nuläget tyvärr inte en lista över placeringar i detta steg, Terminssamordnaren måste därför skicka en lista till samtliga Apoteksadministratörer. c. Terminssamordnaren försöker först placera om studenter som eventuellt har förlorat sin plats (via systemet), därefter görs placeringarna slutliga och både studenter och apotek kan se varandras kontaktuppgifter. 6. Återbudskön a. Studenter som inte fått någon plats, eller önskar byta placering anmäler sig till Återbudskön. b. Universitetsadministratör placerar/placerar om dessa studenter manuellt bland de platser som ej fick någon student vid lottningen alternativt har förlorat sin student p.g.a. att denna ej blivit behörig i tid. Nya platser läggs normalt inte till för återbudskön. c. För att underlätta processen är det viktigt att uppgifterna om tillgängliga platser är så aktuella som det bara går, det vill säga att Apoteksanvändare meddelar Apoteksadministratör snarast i de fall de inte längre kan ta emot en student. Detta gäller även de apotek som ursprungligen inte har fått någon student placerad. Apoteksadministratör kan därefter ta bort platserna på sidan. 7. Resultat a. Slutlig lista över placerade studenter uppdateras så fort det sker några förändringar (omplaceringar via återbudskön, apoteksavhopp eller studentavhopp). b. Apotek som inte kan ta emot den student som de har fått placerad meddelar detta snarast till Apoteksadministratör som i sin tur meddelar Terminssamordnaren. c. Apoteksadministratör ansvarar i första hand för att hitta ersättningsapotek inom den egna kedjan vid eventuella apoteksavhopp. 3

Tidsplan Preliminära tider för viktiga steg i placeringsprocessen Vårtermin Hösttermin Skapa ny termin Ca. 7 juni Ca. 21 feb Platsanmälan öppen Ca. 15 juni-31 augusti Ca. 1-15 mars Bekräfta platser 1-7 sept (apoteksadmin.) 8-14 sept (univ.admin.) Studentanmälan öppen 15 sept-1 okt 1-15 april 16-23 mars (apoteksadmin.) 24-31 mars (univ.admin.) Lottning & placering Runt 25 okt Början av maj Bekräfta preliminärplaceringar ~2 dagar efter lottning ~2 dagar efter lottning Publicera slutliga placeringar Senast 30 okt Senast 12 maj Anmälan till återbudskö öppen Ca. 10-25 nov Ca. 15 maj-1 juni Ev. omplaceringar återbudskö Till ca. 3 v före kursstart* Till ca. 3 v före kursstart* Slutlig behörighetskontroll 1-3 v före kursstart* 1-3 v före kursstart* *men beror på när behörighetsgivande tentor ligger på respektive lärosäte/program Perioder och studentkategorier Terminen är indelad i två perioder, period 1 respektive period 2. Period 3 omfattar period 1 PLUS period 2. Nedan följer en sammanfattning över vilka studentkategorier och från vilka lärosäten som gör VFU respektive period under hösttermin samt vårtermin. Hösttermin Period 1 Första halvan av terminen Period 2 Andra halvan av terminen Receptarier, termin 6 (R6) GU, LnU GU, LnU, UU Apotekare, termin 5 (A5) Apotekare, termin 6 (A6) Apotekare, termin 10 (A10) Kompletteringsutbildning (KU2) UU (från ht-20) GU Period 3 Hela terminen UU UU Vårtermin Receptarier, termin 6 (R6) Apotekare, termin 5 (A5) Apotekare, termin 6 (A6) Apotekare, termin 10 (A10) Kompletteringsutbildning (KU2) * ej hela terminen Period 1 Första halvan av terminen GU, LnU, MaU, UmU UU (från vt-20) Period 2 Andra halvan av terminen GU, LnU, MaU, UmU, UU Period 3 Hela terminen GU, UmU*, UU GU, UU 4

Förkortningar lärosäten: GU Göteborgs universitet LnU Linnéuniversitetet (Kalmar) MaU Malmö universitet (programmet upphört men troligtvis studenter på VFU vt-20) UmU Umeå universitet UU Uppsala universitet KaU Karlstad universitet (programmet upphört, ev. kvarvarande studenter läser via GU) 3. Allmänt om Apoteksfarmaci.nu Sidan Apoteksfarmaci är utvecklad för att fungera i de flesta webläsare (vissa funktioner fungerar dock inte med Internet Explorer) och i olika plattformar men bilderna och beskrivningarna i denna manual har utgått från Firefox på en PC Klicka här för inloggning På förstasidan hittar du dels länkar till sidor som inte kräver inloggning (innehåller bland annat allmän information om VFU, kursspecifika uppgifter samt kontaktuppgifter till ansvariga på lärosätena), dels möjlighet att logga in (längst upp till höger) för att komma åt administrationsverktyget. Information som riktar sig till både apotek och studenter ligger under Start, medan apoteksspecifik information hittas under För apotek. Eftersom sidorna ligger öppna kommer dock samtliga åt all information. Logga in För att komma åt information om apotek och placerade studenter krävs att man loggar in. Användarnamn är lika med funktionsadress för VFUsamordnare. E-post = apoteksgemensam adress 5

För apoteken är användarnamn lika med apotekets gemensamma e-postadress. Notera alltså att handledare inte kan logga in med sin egen epostadress. Glömt lösenord? Gå till Logga in, och klicka sen på Glömt lösenordet? För att återställa ditt lösenord behöver du ange epost-adressen för ditt konto. Du kommer sedan få ett mail med instruktioner om hur du går tillväga för att skapa ett nytt lösenord. Administrationsverktyget När du loggar in hittar du följande meny i vänstermarginalen Termin här hittar du alla pågående och avslutade terminer. Handledare här hittar du lista över alla handledare kopplad till din kedja (plus de utan koppling till kedja). Klicka på namn för mer information. Apotek här hittar du lista över alla apotek kopplade till din kedja. Klicka på namn för mer information. E-post här kan du skapa mallar och skicka epost till handledare, apotek eller studenter inom din kedja. Listor här kan du ta ut Excel-listor över alla apotek eller alla handledare kopplade till din kedja. Mitt konto här kan du ändra ditt lösenord mm. 4. Information om VFU-tillfällen När du loggar in kommer du hit välj aktuell termin (namnet = den termin som studenterna kommer att göra VFU). Därefter kommer du till en översikt över terminen. Här ser du vilka datum som gäller för de olika stegen i placeringsprocessen samt vilka lärosäten och studentkategorier som är aktuella respektive period. 6

Exempel från hösttermin 2018 Under fliken VFU-tillfällen ser du mer information om de olika tillfällena, inklusive start- och slutdatum för respektive period/lärosäte samt förväntat antal studenter som kommer att läsa kurserna. Exempel från hösttermin 2018 7

5. Platsanmälan När terminen ändrats från Fas 1 (Ny termin) till Fas 2 (Platsanmälan) kan man börja lägga in platser. Lärosätenas terminssamordnare påminner om när det är dags. Grundtanken är att apoteken rapporterar in platser direkt i systemet, men ni kan också välja att själva lägga in dem. Ni kan också när som helst under processen redigera antalet platser för ett visst apotek eller ändra handledare. Platser som eventuellt tillkommer efter att platsanmälan stängs kan enbart läggas in av er eller av universitetsadministratör OBS! detta bör enbart göras om det handlar om ersättningsplats när ett annat apotek hoppat av. Lägga till apotek och antal platser per period Gå till fliken Platsanmälan Lägg till apotek genom att välja från rullistan (ni ser samtliga apotek inom er kedja som finns med i systemet) Saknas apoteket? Se nedan hur man skapar ett nytt Fyll i rutan Max antal platser (d.v.s. max antal studenter som apoteket kan ha sammanlagt under terminen) Fyll därefter i vilka perioder/studentkategori som apoteket kan tänka sig att ta emot (och om fler än en student per period). OBS! Notera att alla kategorier inte nödvändigtvis är aktuella en viss termin! T.ex. finns i dagsläget ingen kort apotekarpraktik period 1, och den korta apotekarpraktiken period 2 gäller enbart under höstterminer. Notera också att Apotekare för period 3 innefattar både A10 och farmaceuter med utländsk examen som går kompletteringsutbildning. Om apoteket bara kan ta emot EN student totalt under terminen måste de själva prioritera om det ska vara en student som går hela terminen (period 3; apotekare termin 10 eller kompletteringsutbildning) ELLER en student som går halva terminen (period 1 eller period 2, receptarie eller apotekare termin 5/6). Däremot går det bra att fylla i en student både period 1 och 2, systemet känner av att man bara kan ta emot EN av perioderna och kommer bara att placera EN student på apoteket (se exempel sist i manualen). 8

Kan man ta emot sammanlagt två eller fler studenter under terminen finns flera tänkbara alternativ, se exemplen sist i manualen. Notera att man kan välja och ELLER eller inom period 1 och period 2. Spara genom att klicka på den gröna bocken som dyker upp till höger om antalet platser överstiger maxantalet kommer det upp ett felmeddelande. Koppla handledare till varje anmäld plats Du måste ange handledare för samtliga platser som apoteket kan tänka sig ta emot. Så länge det saknas handledare är apoteket rosa och det finns en varningstriangel till höger. För att lägga till handledare, klicka på respektive apoteksnamn. Då kommer denna ruta upp: Spara här Handledare som är inlagda i systemet får man upp genom att börja skriva in namn, epostadress eller personnummer. Man kan komma åt handledare inom både egna och andra kedjor. Notera att man bara kan söka på antingen förnamn eller efternamn, inte hela namnet ihop (sök istället på epostadressen)! Om handledaren är kopplad till en annan kedja (kolla epostadressen som kommer upp!) kontakta den kedjans samordnare eller terminssamordnaren så att handledaren kan frikopplas från den gamla kedjan (se nedan). Om handledaren inte kommer upp kan det bero på att: 1. personen inte är inlagd i systemet 2. personen inte är aktiverad (varje ny handledare som läggs in i systemet måste aktivt godkänna att vi har uppgifterna i vårt system) 3. datum för handledarutbildningen saknas (detta kan endast göras av Universitetsadministratör) Om handledaren inte kommer upp/finns i systemet kan man temporärt välja Ny Handledare AB (eller motsvarande, beroende på kedja). Skapa därefter en ny handledare (se nedan). Om handledaren finns inlagd men saknar datum för grundutbildningen måste ni kontakta terminssamordnaren. 9

Glöm inte att spara genom att klicka på Spara handledare (OBS! ligger mitt i till vänster i fönstret, lätt att missa se bild ovan). Bekräfta platser Alla platser måste bekräftas av apotekssamordnaren, oavsett om det är ni eller apoteken som lagt in dem. Detta görs genom att klicka på Bekräfta nu i fönstret ovan. Det kommer nu en orange bock efter apoteksnamnet, och det är inte längre rosamarkerat. OBS! Endast platser som uppfyller lärosätenas krav på VFU-apotek ska godkännas i detta steg. Fundera bland annat över (se även bilaga): Uppfyller apoteken grundkraven? Är antal platser rimliga med tanke på apotekets storlek/kundflöde? Finns tillräckligt med personal som kan handleda? Finns utbildade handledare? Om handledaren även är chef, kommer det att fungera? Kolla även om det sammanlagda antalet platser verkar rimligt i relation till det förväntade antalet studenter och kedjans andel av apoteksmarknaden. Kolla särskilt noga antalet platser i storstadsregionerna. Vid behov kan det krävas en ny förfrågan till apoteken. I nästa steg bekräftas platserna av en universitetsadministratör, det kommer då att synas även en grön bock. Kedjesymbolen efter apoteksnamnet klickar man på om man vill redigera apoteksuppgifter (se nedan). Ta bort/ändra VFU-platser samt kopplade handledare innan lottningen Logga in Gå till aktuell termin Justera antalet platser/handledaruppgifter på motsvarande vis som när de anmäldes in Spara genom att klicka på den gröna bocken längst till höger För att ta bort alla platser på ett apotek samtidigt: klicka på resp. apoteksnamn, och sen på orange knapp Ta bort apoteket. Notera att apotek inte själva kan byta handledare på sina anmälda platser utan att alla ändringar måste gå via er. Varningar! De går att ta bort platser när som helst. OBS! Om flera platser tas bort inom en kedja/visst geografiskt område efter att platserna har bekräftats av universitetet (= grön bock efter namnet) ska universiteten meddelas. 10

Sent anmälda apotek? Apotek som hör av sig efter att platsanmälan har stängt kan normalt inte räkna med att få vara med i ordinarie lottning. Däremot kan dessa apotek komma till god användning vid avhopp från andra apotek, särskilt i populära orter. Rapportera in platserna som vanligt. Dessa platser kommer att särskiljas från övriga genom att de inte har bekräftats av universitet (d.v.s.de har ingen grön bock efter namnet, men det gåt ändå att placera studenter där). Detsamma gäller apotek som läggs till direkt som ersättning vid apoteksavhopp. OBS! Om ett apotek först avanmäler en plats (genom att själva avslå vid preliminärplacering eller genom att universitetsadministratören inaktiverar platsen vid omplacering av student) men sedan ändrar sig och trots allt kan ta emot, måste platserna läggas in på nytt, trots att det under fliken Platsanmälan ser ut som att det finns platser på apoteket. 6. Att registrera handledare Klicka på Handledare i vänstermenyn så kommer du till sidan där man registrerar nya handledare eller ändrar uppgifter på redan inlagda handledare. Du kommer att se samtliga handledare som är kopplade till din egen kedja, samt alla som saknar koppling till en kedja (= lediga ). I listan över handledare ser man i dagsläget vilka som inte accepterat PUL (motsvarade), inte verifierat sin epost eller är inaktiva. Man ser också datum för när personen gick handledarutbildning. Som nämnts ovan kan endast personer som har ett datum angett här kopplas till apoteksplatser, se längre ner. Alla handledare måste ha gett samtycke till att vi sparar deras personuppgifter! Skapa ny handledare För att lägga in en ny handledare i systemet, klicka på Skapa uppe till höger, så kommer du till sidan nedan. OBS! Dubbelkolla först om personen redan finns inlagd men är kopplad till en annan kedja (i steget Platsanmälan kan man koppla handledare på andra kedjor till sitt apotek, se ovan)! 11

Fyll i alla obligatoriska uppgifter (markerade med *) och spara ( Skapa ). Handledaren kommer att få ett mail med en länk och instruktioner om hur man godkänner att uppgifterna finns i vår databas. Detta måste alla göra. OBS! Innan handledaren kan kopplas till en viss VFU-plats måste ni först meddela terminssamordnaren att handledaren är skapad så att det kan läggas till utbildningsdatum, se nedan Koppla nya handledare till VFU-plats. Handledare som läggs till av er kommer att bli kopplade till er kedja och bara ni (samt Universitetsadministratörerna) kommer åt att redigera uppgifterna. Apotek kan inte själva skapa nya handledare med undantag för när de anmäler in platser (Fas 2/Platsanmälan), i övriga faser måste alla ändringar gå via er. Redigera handledaruppgifter Om man klickar på en handledare i listan kommer man till sidan nedan där man kan redigera uppgifter om handledare. OBS! Inga ändringar ska göras i de temporära handledarna ( Ny Handledare ). Notera att det kan finnas handledare som exporterats från det gamla systemet som saknar personnummer, för att kunna redigera dessa måste alla obligatoriska uppgifter vara ifyllda innan man kan spara på nytt. Handledare som byter kedja Om en handledare byter kedja kan apoteksadministratören på den gamla kedjan frikoppla handledaren genom att ändra till Ledig under Apotekskedja. Då kommer VFU-samordnaren från den nya kedjan åt personen och kan koppla den till sin kedja istället. Det innebär alltså att ni inte måste kontakta oss på universiteten utan kan lösa det direkt sinsemellan (man kan även rensa bland sina handledare emellanåt, och frikoppla alla som inte längre är aktuella alternativt helt ta bort personer som man t.ex. vet har gått i pension). Notera att personnummer är synliga för samtliga apoteksadministratörer på personer som ligger som lediga. 12

När man kopplar personen till sin kedja behöver man uppdatera epostadress och telefon. Inför varje ny termin önskar vi att ni alla går igenom era handledare och om möjligt frikopplar de som är inaktuella. Koppla nya handledare till VFU-plats För att kunna koppla en handledare till en VFU-plats måste handledaren antingen ha genomgått handledarutbildning eller vara preliminäranmäld till nästkommande utbildningstillfälle. Eftersom endast universitetsadministratörer kan lägga till datum för grundutbildning i systemet är det smidigast om vi i samband med platsanmälan får en komplett lista över alla nyskapade handledare från er, så lägger vi till datum för nästkommande utbildningstillfälle. Notera att det under uppbyggnadsfasen kommer att finnas personer som har gått grundutbildningen före 2018 som inte lagts in i systemet och alltså också måste skapas. Det måste därför tydliga framgå vilka av de nyskapade handledarna som saknar grundutbildning och vilka som redan har gått (ange helst när de gick i så fall). Så snart vi har lagt till utbildningsdatum kan ni koppla personen till en eller flera platser. Om ni tidigare använt den temporära handledare ( Ny Handledare ) måste ni gå in och ändra på alla apotek som har denna kopplad till en eller flera av sina platser kommande termin. Detta görs under fliken Platsanmälan. Målsättningen är att samtliga anmälda VFU-platser ska ha en verklig person kopplad som handledare innan lottning och placering görs. När lottningen har genomförts får vi då snabbt en lista över vilka personer (och hur många) som behöver en plats på kommande grundutbildning. Är dessa färre än antalet platser skickas en allmän inbjudan ut till grundutbildningen. I annat fall avvaktar vi tills återbudskön har stängt då vi har en bättre överblick över vilka apotek som eventuellt förlorar sin student innan ni får en lista över de som är preliminäranmälda till kommande grundutbildning. OBS! Om personen inte 13

kommer att delta i utbildningen stryker vi datumet, men personen finns kvar i databasen (om han/hon inte aktivt meddelar att den vill tas bort) och vid nästa termin upprepas samma procedur med att lägga till ett framtida datum. Byte av handledare Ni kan själva byta handledare på anmälda platser när som helst under placeringsprocessen. Om den nya handledaren saknar utbildning görs samma steg som ovan. OBS! Om ni tar bort en handledare som är preliminäranmäld till kommande grundutbildningstillfälle måste ni snarast meddela oss så att vi kan uppdatera deltagarlistan. 7. Skapa och uppdatera apoteksuppgifter Apoteksadministratörer kan lägga in nya apotek i systemet. Gå till Apotek i vänstermenyn och sen Skapa apotek uppe till höger. Alla apoteksnamn följer en gemensam standard där namnet inleds med en förkortning av kedjan för enklare sortering i listor. I övrigt används de namn som finns på apoteksinfo.nu (se nedan). Eftersom användarnamnet är lika med epost-adressen måste det vara unikt, och adressen kan inte finnas inlagd på någon handledare eller apotekschef. När man har skapat apoteket kommer man till en sida där ytterligare information kan läggas in, se bild nedan. Denna information kan (och bör) även apoteket själv redigera (efter inloggning). Notera att det är obligatoriskt att lägga till typ och län om man ändrar några uppgifter här, annars går det inte att spara. 14

OBS! Ändra inte apoteksnamnet (om inte apoteket faktiskt har bytt namn) alla apoteksnamn följer en gemensam standard där namnet inleds med en förkortning av kedjan för enklare sortering i listor. I övrigt används de namn som finns på apoteksinfo.nu. Var konsekvent vid namngivning när det gäller gemener, tex: ICA Maxi ICA Kvantum Willys City Gross sjukhus, centrum, torg etc. skrivs vanligen med liten bokstav Ange korrekt län, är man osäker finns i princip alla orter på Wikipedia med länstillhörighet Apotekstyp här har vi definierat ett antal olika typer, behövs det fler går det bra att säga till. Vissa typer är rätt självklara (sjukhus, vårdcentral) medan andra är mer svårdefinierade. I dagsläget litar vi på ert goda omdöme ( City bör t.ex. inte användas på alltför små orter, även om apoteket ligger mitt i stan ). 8. Placering och omplaceringar Placeringen görs i tre steg lottning, preliminärplacering och slutlig placering. Samtliga steg görs av universitetsadministratörerna direkt i systemet. Vid lottning får alla studenter ett nummer som avgör turordningen. Därefter görs en preliminärplacering i detta steg kan både apotek och apoteksadministratörer se vilka apotek som har fått en student och vilken period och apoteken kan bekräfta/avslå platser i systemet. Därefter publiceras görs de slutliga placeringarna synliga för apotek, studenter och administratörer. OBS! Om ett apotek som har anmält in platser får förhinder att ta emot en student ska detta meddelas snarast möjligt. Ju korrektare listan över platser är vid lottningen, desto mindre extraarbete blir det för alla (se annars längre ner under Avhopp? ). Preliminärplacering (Fas 5) Vi meddelar er när preliminärplaceringar har gjorts så att ni kan logga in och se vilka av era apotek som har fått någon student och i så fall vilken period och vilken studentkategori (tex receptarie period 1). Ni ser inte namn på studenten i detta steg! Ni ser placeringar under fliken Resultat. Här ser ni alla era apotek som anmält in platser men kan sortera utifrån om de har fått student. I nuläget fungerar det tyvärr inte att ta ut en placeringslista i detta steg. 15

Så fort preliminärplaceringarna har gjorts förväntas ni meddela era apotek och be dem att logga in och bekräfta/avslå platserna (information skickas även från universitetsadministratören)! Detta kan de själva göra under Mitt apotek (se Instruktioner till Apoteksanvändare ). Apoteken får ca 2 arbetsdagar på sig att bekräfta eller avslå platser (görs inget anses platsen bekräftad). Även apotek som inte har fått någon student kan in detta steg väja att avslå sina platser, de kommer då inte att finnas tillgängliga för omplaceringar eller återbudskön (men syns fortfarande i listan under Platsanmälan ). I Studenter som förlorar sin ursprungliga placering på grund av att apotek avslår platsen i detta steg får (förhoppningsvis) en ny preliminärplacering via systemet, även om denna inte kommer att motsvara studentens lottnummer. Vi meddelar er nya placeringar så att ni kan meddela apoteken. OBS! Apotek som får en student placerad på detta vis hinner vi inte be att bekräfta, därför är det viktigt att alla som fått förhinder avslår redan i förra steget! Slutlig placering Placeringarna anses slutliga när universitetsadministratören har godkänt preliminärplaceringarna, och i detta steg kan både ni och apoteken se namn och kontaktuppgifter på studenten/erna. Samtidigt ser studenterna var de har blivit placerad samt kontaktuppgifter till apoteket och namn på handledaren och bör börja ta kontakt. Ni kan i detta steg ta ut en fullständig lista över placerade studenter på era apotek, gå till Listor (uppe till höger) och välj Placeringslista (dessa listor kan sparas ner till Excel). Har ett apotek INTE fått någon student placerad hamnar det automatiskt i återbudskön (se nedan) och kan också komma ifråga för placering om ett andra apotek hoppar av. Har vi inte fått någon annan information utgår vi från att samtliga anmälda platser är tillgängliga för eventuella om placeringar fram till strax före kursstart, även om vi vanligtvis ber er kolla med apoteket innan vi meddelar ändringar till studenterna. Viktigt med snabb återkoppling! Avhopp? Om något händer efter att slutplaceringarna har lagts ut som gör att ett apotek inte längre kan ta emot studenten måste apoteket snarast meddela detta till er, och därefter meddelar ni omedelbart terminssamordnaren (eller den universitetsadministratör som ansvarar för omplaceringar vid den aktuella tidpunkten). Meddela helst samtidigt berörd kursansvarig/kursadministratör så att denna kan meddela studenten (försök ha med både terminssamordnare och lärosätesansvaring på samtliga mail som rör omplaceringsärendet). Ta därefter bort den aktuella platsen (samt ev. övriga platser på apoteket där det inte finns någon student placerad) under Platsanmälan. Studenter som förlorar sin plats på grund av apoteksavhopp omplaceras manuellt, i första hand med en geografiskt likvärdig plats inom samma kedja. Dubbelkolla med kursansvarig/kursadministratör innan ni börjar leta apotek (det kan vara så att studenten anmält sig till återbudskön eller väntar på resultat från en tenta som gör att man kan avvakta att omplacera). Det kan också vara så att det finns ett ledigt apotek på samma ort fast inom en annan kedja som kan vara lämpligt att kolla med först. 16

Notera att omplaceringsapoteken måste uppfylla samtliga krav som normalt ställs på ett VFUapotek. När ni hittat ett alternativt apotek som kan ta emot studenten meddelar ni terminssamordnare/universitetsadministratör som omplacerar studenten på sidan. Om apoteket och/eller platsen inte lagts in under Platsanmälan måste ni först ha lagt till en plats och kopplat en handledare till den innan universitetsadministratören kan placera om studenten (Behöver handledaren på den nya platsen gå utbildning? Stäm först av så att det finns platser). Återbudskön, vad är det? (Fas 6) Studenter som inte fick någon placering vid ordinarie lottning eller som av någon anledning önskar byta placering kan anmäla sig till återbudskön. Förutom de apotek som inte har fått någon student placerad hamnar alla apotek som av olika anledning förlorar sin student här. Studenter kan i normalfallet omplaceras via återbudskön till ca. 3 v innan kursstart (och följaktligen kan andra apotek samtidigt förlora sin student). För vissa kategorier kan omplaceringar ibland göras ännu senare. Notera att vi i normalfallet inte lägger till nya VFU-platser eller apotek i detta steg, men att vi vid behov kan be er kontakta apotek med lediga platser för att höra om de kan tänka sig att ta emot en annan studentkategori eller period som de ursprungligen har anmält. Studenterna ska däremot inte själva kontakta er eller apoteken och fråga om plats, utan alla placeringar går liksom i tidigare steg via universiteten. Studenter omplaceras utifrån rangordning (lottnummer/anmälningsdatum) om/när det finns ett lämpligt apotek ledigt OCH studenten uppfyller behörighetskraven (studenterna får i detta steg inte ha några kurser efter sig men vissa kan fortfarande ha någon kurs som inte har hunnit avslutas kvar). Vi kommer att be er att meddela apoteken och invänta bekräftelse från dem innan vi meddelar studenterna. OBS! Då flera omplaceringsärenden ofta påverkar varandra är det viktigt att detta steg går så snabbt och smidigt som möjligt för att inte stoppa upp processen helt! Studentavhopp För att säkerställa att studenterna har tillräckliga förkunskaper för VFU gör vi behörighetskontroller. Då det går förhållandevis lång tid mellan lottning och kursstart och studenterna ofta har flera tentatillfällen under denna period måste behörighetskontrollerna göras ganska sent. Detta kan tyvärr innebära att vissa apotek förlorar sin student relativt nära inpå kursstart. Vår målsättning är att ha så mycket som möjligt klart ca. 3 veckor innan respektive kursstart. Vid eventuella studentavhopp meddelar vi er som meddelar apoteken. Notera att apoteket kan få en annan student placerade istället (via återbudskön eller vid apoteksavhopp), men det kan dröja innan en omplacering blir aktuell. Var tydliga med detta i er kommunikation till apoteken, och att de måste höra av sig till er om de plötsligt inte längre kan ta emot. 17

9. Skicka meddelande Görs under E-post i admin-menyn Om det finns, använd befintliga mallar. Om ingen mall finns för det meddelande du vill skicka, men du anser att samma meddelande kommer att skickas ut igen, starta med att skapa en mall innan du skapar det nya meddelandet. Det finns tre flikar Inställningar & mottagare, Innehåll samt Skicka. Du måste namnge mailet och ange vilken typ av mottagare det ska skickas till (studenter, apotek eller handledare) Du kan välja att skicka till olika grupper (lärosäte, termin, behörighet, kedja, student placerad etc.) 18

10. Exempel platsanmälan Nedan kommer ett antal olika scenarier för hur många och vilka studenter man kan få placerade beroende på hur man fyller i platsanmälan Max =1 student Sätter man Max=1 måste apoteket själva prioritera om man vill ha apotekare (period 3) ELLER receptarie/kort apotekare (period 1 & 2), annars varnar systemet för att antalet platser blir fler än max. Däremot kan man sätta 1 både period 1 och period 2, och man kommer bara att få EN student en av perioderna. De terminer då det även kommer att vara ute apotekare som gör kort praktik kan man ange att man kan ta antingen en apotekare ELLER en receptarie period 1 och period 2. Vill man ha en apotekare period 3 kan man inte fylla i platser period 1 och 2 Max =2 studenter Sätter man Max=2 kan man få både apotekare och receptarie/kort apotekare beroende på var man sätter platserna Apoteket apotek kan samtidigt max få: Alternativ 1) en student period 1 (receptarie) PLUS en student period 3 Alternativ 2) en student period 2 (receptarie) PLUS en student period 3 eller 3) en student period 1 (receptarie) PLUS en student period 2 (receptarie) Apoteket apotek kan samtidigt max få: Alternativ 1) en student period 1 (en apotekare eller en receptarie) PLUS en student period 3 Alternativ 2) en student period 2 (en apotekare eller en receptarie) PLUS en student period 3 Alternativ 3) en student period 1 (en apotekare eller en receptarie) PLUS en student period 2 (en apotekare eller en receptarie) 19

Apoteket apotek kan samtidigt max få: Alternativ 1) en student period 1 (en apotekare eller en receptarie) PLUS en student period 2 (en apotekare eller en receptarie) Alternativ 2) två studenter period 1 (en apotekare och en receptarie) Alternativ 3) två studenter period 2 (en apotekare och en receptarie) Apoteket apotek kan samtidigt max få Alternativ 1) två studenter period 1 (en apotekare och en receptarie); Alternativ 2) en student period 1 (en apotekare eller en receptarie) PLUS en student period 2 (en apotekare eller en receptarie) Apoteket apotek kan samtidigt max få en student period 2 (en apotekare eller en receptarie) PLUS en student period 3 Max=3 studenter Apoteket apotek kan samtidigt max få en student period 1 (en apotekare eller en receptarie) PLUS en student period 2 (en apotekare eller en receptarie) PLUS en student period 3 Apoteket apotek kan samtidigt max få Alternativ 1) en student period 1 (en apotekare eller en receptarie) PLUS en student period 2 (en apotekare eller en receptarie) PLUS en student period 3 Alternativ 2) två studenter period 1 (en apotekare och en receptarie) PLUS en student period 3 Alternativ 3) två studenter period 1 (en apotekare och en receptarie) PLUS en student period 2 (en apotekare eller en receptarie) Alternativ 4) två studenter period 2 (en apotekare och en receptarie) PLUS en student period 3 Alternativ 5) en student period 1 (en apotekare eller en receptarie) PLUS två studenter period 2 (en apotekare och en receptarie) 20