Styrelsen nr 13/2011 Kallelse till sammanträde den 23 september kl. 09.00. Innan sammanträdet finns möjlighet till en rundvandring i nya psykiatribyggnaden. Samling vid huvudingången till psykiatriska kliniken 8.30. Paragraf Ärende 90 Sammankallande och beslutförhet 91 Justering av protokoll 92 Fastställande av föredragningslistan 93 ÅHS plan för hälso- och sjukvården 2012 94 Planeringskommitté för om- och nybyggnad av fastigheten Gullåsen. 95 Chefläkaren informerar om samarbetet med privata vårdgivare och vård utom Åland. 96 Parkeringsplatserna på sjukhusområdet 97 Upphandlingsdirektiv för ÅHS 98 Rekryteringsstrategi för ÅHS 99 Delgivningar 100 Skrivelse från Ålands lokalavdelning av Finlands läkarförbund r.f. OBS. Vänligen meddela Anita Husell-Karlström, tel. 538 412 eller e-post anita.husell-karlstrom@ahs.ax om du inte kan delta i styrelsemötet. Torbjörn Björkman Ordförande
Styrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Nr 13 Datum fredagen den 23 september 2011 Plats och tid Paragraf nr 90-100 Centralförvaltningens sammanträdesrum, Doktorsvägen, kl. 08.30-12.35 Beslutande Torbjörn Björkman ordförande Jan Salmén ledamot Roger Jansson ledamot Gun-Mari Lindholm ledamot Ulla-Britt Dahl ledamot Camilla Gunell ledamot 93 Gun Carlson ledamot Föredragande Peter Rask förvaltningschef 99 Övriga närvarande Bengt Michelsson vårdchef Marie Lövgren ekonomichef Dick Sjögren chefläkare Maria Hagman vik. personalchef Jaana Lignell landskapsläkare Anita Husell-Karlström förvaltningssekreterare Protokollförare Anita Husell-Karlström Protokolljustering Dagens protokoll förklaras justerat. Gun Carlson Torbjörn Björkman Peter Rask Utdragets riktighet bestyrkes
SAMMANKALLANDE OCH BESLUTFÖRHET 90 FÖRSLAG: Sammanträdet förklaras lagligen sammankallat och beslutfört. BESLUT: Enligt förslag JUSTERING AV PROTOKOLL 91 FÖRSLAG: Dagens protokoll förklaras justerat när det har undertecknats av mötets ordförande och en på mötet utsedd protokolljusterare samt kontrasignerats av föredragande. BESLUT: Gun Carlson utsågs till protokolljusterare. FASTSTÄLLANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTAN 92 FÖRSLAG: Dagens föredragningslista fastställs. BESLUT: Ärendenas ordningsföljd ändrades så att 97 behandlades först och 95 behandlades efter delgivningarna. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 1 :
ÅHS PLAN FÖR HÄLSO- OCH SJUKVÅRDEN FÖR ÅR 2011 93 Styrelsen återkommer till planen för hälso- och sjukvården för år 2012 samt investeringsplanen för åren 2012-2014 enligt beslut den 2.9.2011. Samarbetskommittén har tagit del av planen och smärre ändringar har gjorts. Planen lämnas som bilaga 1. FÖRSLAG: Styrelsen fastställer planen enligt bilaga 1. BESLUT: Styrelsen genomgick planen på nytt och smärre revideringar gjordes. Styrelsen fastställde planen för hälso- och sjukvården för 2012 enligt bilaga 1. Planen sänds till landskapsregeringen för fastställelse. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 2
PLANERINGSKOMMITTÉ FÖR OM OCH NYBYGGNAD AV FASTIGHETEN GULLÅSEN. 94 Fastigheten Gullåsen innehåller såväl geriatriska klinikens verksamhet som rehab- och fysiatriklinikens verksamhet. Fastigheten är byggd i olika etapper. Gullåsen 1 (1979): Övergårds, Mellangårds, Läkarkanslier och Huvudentré. Gullåsen 2 (1985): Dagsjukvård, Västergårds, Rehabavdelningen, Norrgårds, Östergårds. Gullåsen 3 (1995): Rehab. inklusive terapibassäng. Övergårdsavdelning är stängd och utrymd på grund av fuktproblem i ytterväggar. Lokalerna är inte ändamålsenliga och styrelsen har beslutat att nya lokaler skall projekteras, det är dock inte bestämt huruvida det blir enbart nybyggnation eller om vissa av de befintliga lokalerna kan renoveras, en planeringskommitté skall utses. Styrelsen upphandlar, på beredning av planeringskommittén projektledare, arkitekt, VVS-, el- och konstruktionsprojektör. Planeringskommittén skall tillsammans med projektledaren, arkitekten, VVS-, el- och konstruktionsprojektören ta fram de detaljerade dokument som skall ligga till grund för upphandlingen av byggentreprenörer. Kommittén bör ha en sammansättning bestående av representanter för styrelsen, ledningsgruppen och de tjänstemän som ansvarar för de mest centrala funktionerna i nybygget. Kommittén skall tillsammans med arkitekten också samarbeta med den övriga personalen som kommer att ha sin verksamhet i eller vara beroende av de funktioner som kommer att finnas i nybygget. Antalet medlemmar i kommittén skall helst inte överstiga 8-9 personer, däremot kan vid behov kommittén adjungera ytterligare personer. Arbetsgrupper för specifika uppdrag kan utses av kommittén. Planeringskommittén skall ledas av en ordförande och som dess sekreterare fungerar projektledaren. Projektledaruppdraget kommer att utannonseras. Ledningsgruppen har behandlat sammansättningen av planeringskommittén och föreslår följande: Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 3
PLANERINGSKOMMITTÉ FÖR OM OCH NYBYGGNAD AV FASTIGHETEN GULLÅSEN forts. 94 Ordinarie medlemmar: Projektledare 2 styrelseledamöter förvaltningschef Peter Rask chefläkare Dick Sjögren vårdchef Bengt Michelsson teknisk chef Bengt Kalmer klinikchef Leea Söderström klinikchef Sheila Sundblom övriga sakkunniga kallas vid behov Styrelsen bör även fastställa en instruktion för planeringskommittén. Ett förslag finns som bilaga 1. FÖRSLAG: Styrelsen utser planeringskommitté för om och nybyggnad av fastigheten Gullåsen, utser ordförande och viceordförande, samt antar en instruktion för kommittén. BESLUT: Styrelsen beslöt att utse en planeringskommitté för om- och nybyggnad av fastigheten Gullåsen med följande sammansättning: Förvaltningschef Peter Rask, ordförande, styrelserepresentant Gun Carlson, viceordförande, styrelserepresentant Jan Salmén, styrelserepresentant Roger Jansson, chefläkare Dick Sjögren, vårdchef Bengt Michelsson, teknisk chef Bengt Kalmer, klinikchef Leea Söderström, klinikchef Sheila Sundblom. Styrelsen beslöt även fastställa instruktionen för planeringskommittén innebärande att det initiala arbetet för kommittén är att fastställa omfattningen av verksamhetens lokalbehov med hänsyn taget till den medicinska utvecklingen och andra enheters kapacitet och verksamhet, först därefter fortsätter arbetet med beredning av upphandlingar och utarbetande av rumsprogram och därpå följande uppgifter (bilaga 1). Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 4
CHEFLÄKAREN INFORMERAR OM SAMARBETET MED PRIVATA VÅRDGI- VARE OCH VÅRD UTOM ÅLAND. 95 Chefläkaren informerar om samarbetet med privata vårdgivare och vård utom Åland. FÖRSLAG: Styrelsen antecknar informationen för kännedom. BESLUT: Bordlades till nästa sammanträde. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 5
PATIENT- OCH PERSONALPARKERING VID SJUKHUSOMRÅDET 96 På grund av otillräckligt antal parkeringsplatser i förhållande till antalet patienter och personal uppstår problem under vissa tider på dygnet vilket lett till ett stort antal klagomål från främst patienter. Problemet förväntas öka då psykiatrins verksamhet centraliserats. Det har framkommit via personal att patienter ibland inte kommer i tid pga svårigheter att hitta parkeringsplats. Det finns ett antal parkeringsplatser som är avsedda för patienter men trots upprepad information så är dessa ofta blockerade av andra bilar. Det parkeras också på ett regelvidrigt sätt utanför huvudentrén och akutmottagningen vilket kan försvåra speciellt för de som är rörelsehindrade. Parkeringsbehovet utreddes 2007, styrelsen beslöt då att inte bygga parkeringsplan under den nya psykiatribyggnaden, man avsåg att eventuellt bygga ett separat parkeringshus, något som ej verkställts. Parkeringsplatserna på sjukhusområdet diskuterades i samarbetskommittén den 24.8.2011. Den 30.8.2011 beslöt ÅHS ledningsgrupp: Parkeringsskiva ska användas för vissa anvisade platser för både patienter och besökare. De patienter som är i behov av längre parkeringstid får hämta ett parkeringstillstånd i växeln. Ett antal motorvärmartillstånd (inledningsvis185st) säljs till priset 40 per år för perioden 1.11-31.3.2012. Tillståndet ska placeras synligt i framrutan. Vid försäljningen av motorvärmarplatser prioriteras nattarbetare, heltidsanställda och personal med lång resväg till arbetet. Hyresgäster i centralkanslihuset och övriga bostäder ska fortsättningsvis ha rätt till boendeparkering. Information om de nya parkeringsbestämmelserna sätts i BUDSKAPET. Bevakningsföretag anlitas för att övervaka parkeringen och utdela kontrollavgift samt transportera bort fordon som parkerat på otillåtet sätt. I ett inledande skede delas endast varningar ut vid otillåten parkering. Efter detta inledande skede tas en kontrollavgift ut av felparkerare. Skyltningen på området skall vara i skick innan parkeringsövervakningen inleds. Ledningsgruppens beslut från den 30.8.2011 innebär bl.a. att en kontrollavgift kan komma att tas ut av personal som parkerar på patientplatser. Att ÅHS har laglig möjlighet att utdela kontrollavgifter för felparkerade bilar framgår av nyligen avkunnad dom i högsta domstolen. Då frågan är kontroversiell och av principiell betydelse bör den dock avgöras av styrelsen. FÖRSLAG: Föreslås att styrelsen ger ledningsgruppen i uppgift att vidta åtgärder för att underlätta för patienterna som kommer till sjukhusområdet i Mariehamn att kunna parkera. I åtgärdspaketet kan ingå utfärdande av kontrollavgift för bilar som är felparkerade. BESLUT: Enligt förslaget Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 6
UPPHANDLINGSDIREKTIV FÖR ÅHS 97 De upphandlingar inom Ålands hälso- och sjukvård (ÅHS) vars värde överskrider tröskelvärdet i EU:s bestämmelser om offentliga upphandlingar regleras av LL om tillämpning i landskapet Åland av lagen om offentlig upphandling (43/1994). För värden under tröskelvärdena har styrelsen godkänt landskapsregeringens upphandlingsdirektiv den 15 juni 2007 kompletterat med egna ÅHSinterna direktiv. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 7 Dessa interna direktiv har omarbetats utgående från följande bakgrund: - förslaget till nya direktiv visar mer än tidigare betydelsen av att göra en noggrann anbudsbegäran inkl kravspecifikation som första steg i en upphandling. - den nya upphandlings- och försörjningsavdelningens medverkan understryks - kraven på miljövänliga upphandlingar uppmärksammas i bilaga - diskussion under vintern 2011 om anlitande av lokala leverantörer Förslaget till reviderade interna upphandlingsdirektiv presenteras i bilaga 1. Därtill föreslås en målsättning gällande inköp av ekologiska livsmedel så att andelen ekologiska livsmedel uppgår till 15 % av det totala livsmedelsinköpet till ÅHS. Kostnaderna för de totala livsmedelsinköpen skulle därmed uppskattningsvis öka med 10 procent. Med anledning av den offentliga debatten om upphandling av lokalt producerade varor finns anledning att särskilt titta på regelverket kring upphandling ur den aspekten; Inom offentlig upphandling ska alla anbudsgivare behandlas lika och ingen får diskrimineras. Enligt 4 i den åländska förvaltningslagen skall myndigheterna bemöta den som uträttar ärenden hos förvaltningen jämlikt. Krav på korta transportavstånd från säljare till köpare eller att produkten skall vara lokalt producerad kan ha miljöeffekter men är diskriminerande och är inte tillåtet vid offentlig upphandling. Alla krav som ställs vid upphandlingen skall vara sakligt motiverade. Vid formuleringen av anbudsförfrågan kan val av upphandlad produkt och mängd sättas på ett sådant sätt att även mindre och lokala leverantörer finner det möjligt att lämna konkurrenskraftiga anbud, vilket är positivt i och med att det ökar konkurrensen. Man kan även beakta om transporten utförs med transportmedel som ger minsta möjliga miljöeffekt (bil, tåg båt etc) och om använda transportmedel är moderna och energisnåla. Krav på leveranssäkerhet och leverans av färska varor med fastställd del av hållbarhetstiden kvar är också fullt legitima krav som köparen kan ställa. I bilaga till förslaget presenteras olika miljökrav som bör ställas i samband med upphandlingar. Uppgifterna bygger på de direktiv landskapsregeringen publicerat. Utöver miljökrav bör man arbeta för hållbar upphandling i ett bredare perspektiv där hänsyn även tas till t ex etiska och sociala krav.
UPPHANDLINGSDIREKTIV FÖR ÅHS forts. 97 Förslaget är att bilagan inte fastställs som en del av det bindande direktivet. Motiveringen till det är att förutsättningarna för miljövänliga inköp är olika för varje typ av inköp och miljökraven i upphandlingarna behöver utvecklas fortlöpande. Redovisning över genomförande av miljövänliga inköp ges i verksamhetsberättelserna. FÖRSLAG: Styrelsen godkänner förslaget till reviderade interna direktiv för upphandling. Styrelsen beslutar att ÅHS fortlöpande ska utveckla ibruktagande av miljö- och sociala krav i sina upphandlingar. Styrelsen fastställer en målsättning för ÅHS att 15 % av alla livsmedel (inköpsvärdet) som köps in till ÅHS ska vara ekologiskt producerade. Beslutet togs till omröstning medelst handuppräckning. Ordförandes föreslag att ärendet återremitteras stöddes av Gun Carlson, Jan Salmén, Gun-Mari Lindholm och Roger Jansson. Camilla Gunell föreslog att styrelsen godkänner förslaget till reviderade interna direktiv för upphandling samt att det reviderade regelverket gäller tills landskapsregeringen antar nya generella upphandlingsanvisningar. Ulla-Britt Dahl stödde Camilla Gunells förslag. BESLUT: Styrelsen beslöt återremittera ärendet. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 8
REKRYTERINGSSTRATEGI FÖR ÅHS 98 Styrelsen behandlade den 12.6.2009 ett förslag till rekryteringsstrategi. Ärendet blev återremitterat och en ny och uppdaterad version har utarbetats. Förslaget till strategi har även tagits upp till diskussion i samarbetskommittén. FÖRSLAG: Styrelsen beslutar fastställa rekryteringsstrategin för ÅHS. BESLUT: Bordlades på förslag av Gun-Mari Lindholm. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 9
DELGIVNINGAR 99 FÖRSLAG: 1. Skrivelse från Mogens Lindén 2. Brev till Ålands landskapsregering ang. adresseringen av dokument. 3. Samarbetskommitténs protokoll 4. Brev från landskapsregeringen ang. höjning av styrelsearvoden vid ÅHS 5. Insändare angående konstnärlig utsmyckning. 6. Information om byggplaner för medicinbygget. BESLUT: Styrelsen antecknade ovanstående brev och information för kännedom. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 10
SKRIVELSE FRÅN ÅLANDS LOKALAVDELNING AV FINLANDS LÄKARFÖR- BUND R.F. 100 Styrelsen för Ålands lokalavdelning av Finlands Läkarförbund r.f. har med anledning av debatten i media kring förvaltningschefens juristräkningar gjort en skrivelse till ÅHS styrelse med kommentarer och frågeställningar. (bilaga 1) ORDFÖRANDES FÖRSLAG: Styrelsen beslutar att kalla representanter för Ålands lokalavdelning av Finlands Läkarförbund r.f. till diskussion i saken. BESLUT: Beslöt kalla styrelsen för Ålands lokalavdelning av Finlands Läkarförbund r.f. till diskussion med ÅHS styrelse fredagen den 30.09.2011 kl. 8.30 i styrelserummet på centralkansliet. Inbjudan bifogas protokollet som bilaga 1. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 11