Dnr: 002/2016 Ärende nr: 7 Sid 1 (7) Handläggare: Kristin Norrbom Telefon: 08-7858849 E-post: kristin.norrbom@bostad.stockholm.se Tjänsteutlåtande 2016-01-18 UPPFÖLJNING AV INTERKONTROLLPLANEN TERTIAL 3 2015 FÖRSLAG TILL BESLUT VD föreslår att styrelsen beslutar 1. att godkänna redovisningen och lägga den till handlingarna. Lena Larsson Daag VD UTLÅTANDE Styrelsen antog den 26 november 2014 en internkontrollplan för 2015. Enligt planen ska internkontrollen under året i huvudsak inriktas på följande riskområden. Förmedling till bostadskön Förtursverksamheten Registrering av kötid mm IT- säkerhet Inköp av varor och tjänster Representation Utbetalningar och ändring av leverantörers fasta data Resultatet av kontrollerna redovisas tertialsvis i vissa fall och i andra fall årsvis. Nedanstående redovisning avser utfallet av uppföljningen för tertial 3 och i förekommande fall för helåret 2015. Förmedling till bostadskön I det reguljära förmedlingsarbetet kontrolleras varje månad de ärenden där sökande hoppats över på grund av att de inte uppfyller de krav som fastighetsägaren har ställt. Dessa ärenden dokumenteras med angivande av orsak.
Sid 2 (7) 4351 förbigångna Under tertial 3 har 4 351 kunder förbigåtts manuellt av handläggare. 704 personer förbigicks eftersom de inte uppfyllde hyresvärdens krav på inkomstnivå, anställningsform eller kunde garantera inkomsten framåt i tiden för den aktuella bostaden. 623 kunder hade betalningsanmärkningar och/eller oreglerade skulder och 19 saknade godtagbara referenser från nuvarande eller tidigare boende. 698 kunder deltog inte på visning där så krävdes, och 1 075 kunder hörde inte av sig till handläggare inom angiven tidsram och blev därav förbigångna. 150 kunder förbigicks på grund av ofullständiga intyg efter kontakt med handläggaren. 323 kunder uppfyllde inte studiekravet för studentbostäder. 518 kunder var inte längre intresserade av aktuell bostad vid en första kontakt med handläggaren efter att visning ägt rum. Vidare blev 94 kunder förbigångna eftersom bostaden inte skulle användas som permanent boende. Avslutningsvis förbigicks 147 kunder av olika skäl såsom exempelvis folkbokföringskrav eller för många antal hushållsmedlemmar i förhållande till lägenhetens storlek. Granskningen har inte givit anledning till någon annan åtgärd än förtydliganden av dokumentationen. 247 ej godkända Varje månad granskas de hyresgästförslag som inte blir godkända av fastighetsägare enligt godkännandekraven. Under tertial 3 fick 83 kunder avslag eftersom de inte uppfyllde fastighetsägarens krav på inkomstnivå, anställningsform eller kunde garantera inkomsten framåt i tiden för den aktuella bostaden. 55 kunder hade betalningsanmärkningar och/eller oreglerade skulder. 35 kunder saknade godtagbara referenser från nuvarande eller tidigare boende. 14 ansökningar avslogs eftersom kunden inte hörde av sig inom utsatt deadline eller inkom med begärda handlingar i tid. 43 kunder fick avslag då boendet inte skulle användas som permanent bostad eller att kravet om studier inte var uppfyllt. En kund godkändes inte då denne inte uppfyllt visningskravet för lägenheten. 16 kunder fick avslag på grund av andra skäl än det som angivits ovan, såsom exempelvis, krav på folkbokföring i en viss kommun eller att antal hushållsmedlemmar var för många i förhållande till lägenhetens storlek. Fastighetsägarna har angivit motiveringar till samtliga 247 ärenden som inte godkändes, med hänvisning till ett eller flera av de angivna kraven i bostadsannonserna. 5 manuell hantering Under tertial 3 har fem kunder fått en bostad som förmedlats manuellt. Två av dessa var boenden för döva, som enligt rutin alltid förmedlas manuellt. Tre kunder blev förbigångna av misstag och har därav fått en ersättningsbostad. 162 avregistrerade bostäder Avregistrerade bostäder som av olika skäl inte blir förmedlade följs upp och kontrolleras för att säkerställa att fastighetsägaren återtagit lediganmälan av bostaden. Internkontroll av dessa ärenden under tertial 3 visar att 162 bostäder avregistrerades. 41 bostäder avregistrerades på grund av felregistrering. 19 avregistrerades då hyresvärden meddelat att den nuvarande hyresgästen får bo kvar i
Sid 3 (7) den uppsagda bostaden och 25 bostäder avregistrerades på grund av större renoveringsbehov. Tre bostäder avregistrerades på grund av misslyckad förmedling. Två av dessa bostäder var nyproducerade lägenheter i Vallentuna för kunder över 70 år. Bostäderna annonserades vid tio olika tillfällen utan resultat. Den tredje bostaden var ett korttidskontrakt i Vällingby med en beräknad boendetid på endast två månader. Resterande 74 lägenheter återtogs av fastighetsägare för eget behov såsom exempelvis egen evakuering eller egen uthyrning. 29 bostäder förmedlades via Bostadssnabben Genom Bostadssnabben förmedlas bostäderna inte efter kötid utan efter tidpunkt för intresseanmälan. Uppföljning ska ske för att säkerställa att bostäder som annonseras i denna kategori uppfyller kriteriet svårförmedlad. Under tertial 3 förmedlades 29 bostäder via Bostadssnabben, samtliga på grund av att annonsering till bostadskön blev utan resultat. Det handlar om nyproducerade bostäder i områdena Sollentuna, Nykvarn och Uppsala. 14 av 29 bostäder har varit studentlägenheter som hyrts ut på korttidskontrakt under en termin. Noll avvikande kontraktstyp En bostad kan ha inskränkande villkor i hyresavtalet som till exempel kort boendetid eller seniorbostäder med begränsningar i bytesrätten och hyrs därför ut med ofullständiga kontrakt. Vid förmedling av dessa ofullständiga kontrakt får kunden behålla sin kötid enligt kö- och förmedlingsreglerna. Varje månad kontrolleras samtliga förmedlingar för att säkerställa att ingen kund förmedlas en bostad med fullständigt hyresavtal och har kvar sin kötid. Inga avvikelser har iakttagits under tertial 3. Förtursverksamheten Den första granskningspunkten för förtursverksamhet för 2015 rör genomgång av att beslut om bifall till förtur följer praxis och givna anvisningar. För att beviljas förtur behöver den sökande ha styrkta förtursskäl och helt sakna möjlighet att lösa behovet av bostad på egen hand. Bifall Följande kontrollpunkter finns för att kvalitetssäkra att beslut om bifall ligger inom ramen för verksamheten: 1. Förmedlingshandläggarna går igenom varje ärende som lämnats till förmedling 2. Förturschefen kontrollerar samtliga beslut om bifall varje vecka 3. Ärenden med beslut om bifall lämnas tillsammans med utrednings- PM till Förtursutskottet vid varje sammanträde Under perioden januari till december 2015 har 240 beslut om bifall fattats varav 225 av handläggare och 15 av Förtursutskottet. Samtliga handläggarbeslut har granskats. Vid kontroll av dessa ärenden har information och handlingar som ligger till grund för beslut om bifall funnits, och granskningen har inte föranlett någon åtgärd.
Sid 4 (7) Omprövningar Den andra granskningspunkten för förtursverksamheten under året rör genomgång av beslut i omprövningsärenden där ändring av grundbeslutet, för kontroll att tillkommande skäl föreligger. Enligt gällande riktlinjer beslutar förturshandläggare i förstagångsprövning eller omprövningsärenden där nya uppgifter har styrkts. Under året har omprövningsärenden där grundbeslutet ändrats kontrollerats. 7 personer har beviljats förtur av handläggare efter inkommen begäran om omprövning. I samtliga ärenden har nya uppgifter lämnats så att ärendena är att jämställa med nya ärenden och kriterierna för förtur enligt riktlinjerna har varit uppfyllda. Förtursutskottet beslutar i omprövningsärenden där nya skäl inte tillkommit. Utskottet fattade beslut i 251 omprövningsärenden under 2015. Förtursutskottet beslöt att vidhålla det ursprungliga handläggarbeslutet i 245 ärenden. I 6 ärenden beviljades förtur. Granskning av dessa ärenden visar att handläggarnas ursprungliga beslut om avslag har fattats inom riktlinjerna utifrån underlaget vid första beslutstillfället. Förmedlingsåtgärder Den tredje granskningspunkten för förtursverksamheten rör kontrollen av att förmedlingsåtgärder i ärende där eget beslut föreligger följer upprättade riktlinjer. Under perioden har 226 bostäder förmedlats till personer med beslut om bifall till en bostad. Riktlinjer och rutiner finns för att säkerställa att förmedling sker på ett korrekt sätt. Granskning av samtliga förmedlingsärenden under året har inte föranlett någon åtgärd. Registrering av kötid mm Kontrollen ska avse om någon vid ny eller ändrad registrering fått längre kötid än vad reglerna medger. Kontrollen går till så att så att listor tas ut på dem som fått längre kötid än ärendets ankomstdatum. Orsaken till den längre kötiden tid till godo - efterforskas i diarier och tidigare ärenden. Efter varje månads utgång kontrolleras de som erhållit längre kötid. Granskningen sker genom att en utsedd handläggare kontrollerar en sammanställd lista på alla köande som har fått en ändrad kötid i förhållande till tidigare kötid. Kötider ändrade av denne handläggare har granskats av annan. Gruppchefen för Kundservice har sedan via stickprov kontrollerat att dessas rapporter stämmer överens med bostadsförmedlingens regler och riktlinjer och godkänt granskningsresultatet. Granskningen av årets tredje tertial har inte givit anledning till åtgärd. Genom införandet av en studentbostadsförmedling tillåts utländska studenter som saknar svenskt personnummer registrera sig i bostadskön med födelsedata samt unik e-postadress. För att undvika att samma person registrerar fler ärenden ska samtliga bostadsanmälningar med personer som saknar svenskt personnummer granskas
Sid 5 (7) varje tertial. I granskningen jämförs dessa personers födelsedata, adressuppgifter samt e-postkonton. Granskningen visar att en person lämnat samma födelsedata och adressuppgifter i fler ärenden än ett ärende. Denna person kommer att kontaktas för kontroll av riktigheten i givna uppgifter och säkerställa att kunden endast har ett köärende. IT-säkerhet Obehörigt intrång i bostadsförmedlingens verksamhetssystem kan medföra risk för att data manipuleras eller att uppgifter som borde vara skyddade kan kommas åt av obehöriga. Sådan åtkomst kan innebära allvarliga men för såväl enskild person som för verksamheten. Samtliga IT-system skyddas därför av ett behörighetssystem och tillämpningen av detta granskas. Sedan övergången till Volvo IT administreras användarkonton via personalsystemet, och tillgängligheten styrs av att en person finns med som aktiv i lönesystemet. På så sätt sköts avregistreringen av personer som slutat kontinuerligt och någon särskild kontroll bedöms därför inte längre motiverad. För konsulter som anlitas och behöver tillgång till systemen gäller en annan rutin. Dessas behörigheter stängs av när uppdraget åt bostadsförmedlingen upphör. Detta granskas månadsvis och för tertial 3 har inga avvikelser påträffats. Vid större förändringar av systemen ska en kontroll ske av att bostadsförmedlingens IT-system är säkra mot intrång. Kontrollen sker genom tester av extern konsult. Detta skedde under våren 2015, inga risker som krävde arbete kunde identifieras. Inköp av varor och tjänster Ett utdrag har gjorts ur leverantörsreskontra per den sista december. Då dessa poster innehåller moms har en omräkning gjorts utifrån ett antagande om 25 procent moms. Ett antal poster har exkluderats ur analysen, såsom: - felaktiga kundinbetalningar, som går i retur via vår leverantörsreskontra - poster som avser skatter - poster som följer av arbetsgivaransvar, såsom pensionsbetalningar - inköp som understiger 50 000 kronor (exkl. moms) Inköp har företagits för cirka 48 miljoner kronor exklusive moms t o m december månad. Exkluderar vi inköp om mindre än 50 000 kr så är inköpsvolymen cirka 45 miljoner kronor exklusive moms. I första hand görs inköp via avtal som upphandlats gemensamt inom staden, på egen hand eller via SKL Kommentus Inköpscentral. Vi har också transfereringar inom Staden, såsom management fees och licenskostnader till Stadshuset, samt lokal- och kontorskostnader till Fastighetskontoret. När avtalsområdena inte räcker till och särskilda skäl föreligger företas direktupphandling.
Sid 6 (7) Samtliga inköp har förts till en av dessa kategorier för att få en bild över hur våra inköp går till. Studerar vi samtliga inköp så ges nedanstående rangordning. Den största inköpsvolymen går via interna mellanhavanden i staden 27 procent, och därefter på gemensamma avtal inom staden 24 procent. Inköp på avtal via SKL Kommentus och egna avtal uppgår till 12-13 procent. Direktupphandlar gör vi för en volym om 17 procent. Alla samlade inköp Andel 2015 Andel 2014 inköp via inköpsvärde internt inom staden 12 336 27 % 20% gem avtal Staden 11 037 24 % 18% direktupphandlat 7 823 17 % 15% SKL-avtal 6 059 13 % 14% eget avtal 5 621 12 % 27% äldre systemlösn. 2 537 6 % 6 % Äldre systemlösningar med avtal som löper tillsvidare medför också direktupphandling, om än mindre enkel att ta sig ur pga integrationslösningar. Dessa har en volym om 6 procent. Dessa områden har vi jobbat med att se över och först ut är abonnemangstjänster kring person- och fastighetsuppgifter (via Bisnode/InfoTorg), där vi sedan 1 nov 2015 ingår i ett gemensamt avtal inom staden. Detta område svarar för lite mer än hälften av de 2,5 miljonerna. Vi kommer också under 2016 gå över till nytt HR-system och ekonomisystem, vilket ger att ytterligare 0,6 miljoner av dagens inköpsnivå kommer att gå på avtal och inte längre direktupphandlas. Utökad dokumentationsplikt gäller för direktupphandling, och särskild rutin och mall finns för detta ändamål. Vid leverantörskontrollen har genomgång skett av att dessa finns på plats, eller vid behov tas fram så att materialet är komplett. Representation De konton som hör till representation ses igenom varje år som ett av internkontrollmomenten. All representation bygger på ett chefsbeslut i enlighet med VD:s delegering av inköpsrätt, och varje chef ska säkerställa att dess avdelning följer styrdokumentet kring representation. I huvudsak finns inget att anmärka på när det kommer till representationen. Den bolagsövergripande representationen och den i samband med kundvårdande aktiviteter uppgår till 50 procent vardera av de 465 tkr som lagts på representation.
Sid 7 (7) Resultatet av granskningen skall närmast ses som ett diskussionsunderlag i ledningsgruppen och hur Bostadsförmedlingen arbetar med ständig utveckling av verksamheten. 1 Utbetalning och ändring av leverantörers fasta data Alla utbetalningar medför potentiella risker för att medel obehörigen betalas ut. Rutinen vid utbetalningar av alla slag är att två personer på ekonomiavdelningen gör olika delar i rutinen för dessa. Genom stickprovsförfarande har kontrollerats att leverantörs- och kundåterbetalningar är återredovisade från bank och att de är betalningsmarkerade i ekonomisystemet. Vid denna kontroll uppdagades inga oklarheter. Genom stickprovsförfarande har även kontrollerats att manuellt utförda betalningar via bank har underlag i ekonomisystemet. Ändringar i leverantörers fasta data förs i en logg i ekonomisystemet. Genom stickprovsförfarande, med betoning på ändrade plus- eller bankgironummer, har kontrollerats att de korrigerade uppgifterna stämmer överens med data på leverantörsfakturan. Vid denna kontroll uppdagades inga oklarheter. SLUT 1 I förhållande till tertial 2, har till helåret gjorts en skarpare avgränsning och internkontrollen har bestått av en genomgång av de konton som benämns representation, intern och extern.