Medel för genomförande av pilotverksamhet inom ramen för heltidsprojekt

TJÄNSTESKRIVELSE 1(4) Datum Diarienummer 2019-03-01 KLK 2017/967 Handläggare HR-strateg Maria Hallgren Kommunledningsförvaltningen Maria.Hallgren@hassleholm.se Medel för genomförande av pilotverksamhet inom ramen för heltidsprojekt Förslag till beslut Kommunstyrelsens personalutskott föreslår kommunstyrelsen besluta följande: 1. Budgetmedel på 630 tkr tillskjuts berörda nämnder 2019 för att genomföra pilotverksamhet inom ramen för heltidsprojekt, enligt uppställningen i beskrivning av ärendet. 2. Finansieringen på 630 tkr sker från kommunstyrelsens konto för oförutsedda kostnader 2019. Sammanfattning Som ett led i att trygga välfärden och bidra till kommunens kompetensförsörjning pågår ett partsgemensamt arbete för att fler medarbetare ska arbeta på högre sysselsättningsgrad. Arbetet har initierats av centrala parter, SKL och Kommunal, och i avtal har parterna beslutat att ett arbete ska bedrivas lokalt, för att heltid ska bli norm i fler yrken. I en handlingsplan som beslutats av personalutskottet har de lokala parterna kommit överens om att starta arbetet via ett pilotprojekt i ett geografiskt område. Syftet är att berörda arbetsplatser ska bidra till att ta fram nya och effektiva sätt att organisera arbetet. Detta ska sedan sätta ramverket som ska kunna genomsyra hela kommunen. Initialt kommer detta arbete att innebära merkostnader för berörda arbetsplatser, varför tillfälligt behov av mer budgetmedel på 630 tkr föreslås tillskjutas berörda nämnder. Hässleholms kommun / Kommunledningskontoret506 Postadress: 281 80 Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: E-post: kommunledningskontoret@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se

2 (4) Beskrivning av ärendet Ur arbetsgivarsynvinkel finns behov av att trygga välfärden. Det kräver rätt kompetens vilket det idag råder det brist på inom vissa områden. De medarbetare som arbetar deltid har efterfrågad kompetens. Arbetar de mer ökar möjligheten att tillgodose kompetensbehovet. Att öka antalet heltidsanställningar är ett led i arbetsgivarens erbjudande av attraktiva anställningar. När fler anställs på heltid kommer det att minska antalet visstidsanställningar och skapa en bättre arbetsmiljö. Ur arbetstagarperspektiv bidrar heltidsanställning och heltidsarbete till medarbetares ekonomiska oberoende och möjlighet att vara självförsörjande. Det gäller både under arbetslivet men även då medarbetare går i pension. Sveriges kommuner och landsting (SKL) och fackförbundet Kommunal kom 2016 överens i avtal huvudöverenskommelse (HÖK 16) om att driva frågan om heltidsarbete framåt. För att stödja arbetet med kompetensförsörjning ska centrala parter arbeta för att andelen medarbetare som arbetar heltid ökar. Målsättningen är att tillsvidareanställning på heltid ska vara det normala vid nyanställning och att redan anställda medarbetare i högre utsträckning ska arbeta heltid. För lokala parter innebär överenskommelsen följande: Ett lokalt arbete ska bedrivas i syfte att öka heltidsarbete med målsättningen att tillsvidareanställning på heltid ska vara det normala vid nyanställning och att redan anställda medarbetare i högre utsträckning ska arbeta heltid. Målet är att heltid ska vara norm senast 2021-05-31. Alla arbetsgivare ska därför, med utgångspunkt från verksamhetens behov och resurser, ha en plan för hur andelen medarbetare som arbetar heltid ska öka. Planen ska finnas på plats senast 2017-12-31 och utgöra en utgångspunkt för det fortsatta arbetet med årlig avstämning fram till 2021-05-31. Plan, gärna partsgemensam, ska omfatta Kommunals avtalsområde men det är önskvärt att den omfattar hela organisationen. En handlingsplan har tagits fram partsgemensamt och beslutats i personalutskottet (se bilaga). Sammanfattningsvis innebär den följande. Hässleholms Kommuns mål 2019: Pilotverksamhet ska påbörjas/genomföras. Alla rekryteringar inom Kommunals avtalsområde ska annonseras på heltid from 1 september 2019. JAV

3 (4) Kommunens genomsnittliga sysselsättningsgrad per den 31 december 2019 är 91,5%. Genomsnittlig sysselsättningsgrad ska öka med 5% för de grupper som är knutna till kommunals avtalsområde och som ingår i pilotverksamhet. Pilotverksamheten är avgränsad till ett geografiskt område och rör arbeten inom kommunals avtalsområde vid omsorgs-, barn- och utbildnings- samt tekniska förvaltningen och är tidsatt till sex månader. Det geografiska området och de verksamheter som är berörda har valts ut i samarbete med respektive förvaltning. Syftet med pilotverksamheten är att identifiera och prova lösningar och möjligheter att bemanna och organisera verksamheten på ett nytt och effektivare sätt för att Hässleholms kommun ska närma sig en heltidsorganisation. Medarbetare och chefer involveras i planering av praktiskt genomförande. Antal medarbetare som berörs i pilotverksamheten är 242. Av dessa arbetar idag 184 deltid. Att identifiera och prova lösningar och möjligheter att bemanna och organisera verksamheten för berörda nämnder kommer initialt innebära en merkostnad i form av studiebesök, informations- och utbildningsinsatser, konsult- och systemkostnader samt tillfälligt lägre produktivitet. Därför föreslås att budgetmedel på 630 tkr tillskjuts berörda nämnder 2019 för att genomföra pilotverksamheten enligt följande uppställning: Sammanställning av initiala merkostnder 2018 Kostnadsposter Omsorgsnämnden Barn- och KLF Tekniska (personal- utbildn.nämnden nämnden avd) Totalt Tillfälligt lägre produktivitet 135,0 135,0 30,0 300,0 Workshops/information/APT 95,0 95,0 10,0 200,0 System- och konsultkostnader 130,0 130,0 Summa lönekostnader 230,0 230,0 40,0 130,0 630,0 Sammanställning av initiala merkostnader för berörda nämnder. När nya lösningar prövats och utvärderats kommer projektets arbete att resultera i nya effektiva sätt att organisera arbetet inom hela verksamheten och beräknas leda till minskade vikariekostnader, bättre arbetsmiljö och lägre sjukfrånvaro. Efter avslutat pilotprojekt ska respektive nämnd redovisa till personalavdelningen hur projektmedlen använts. Förslagets konsekvenser för verksamhetens brukare Högre grad av kontinuitet med erfaren personal ger högre kvalitet för brukarna. Barnperspektivet Ej aktuellt JAV

4 (4) Miljökonsekvenser Ej aktuellt Facklig samverkan Projektet drivs partsgemensamt. Ekonomiska konsekvenser Om inte äskandet bifalls innebär pilotverksamheten en påfrestning på respektive nämnds budget, vilket kan påverka genomförandet och resultatet. Bilagor Heltid som norm - handlingsplan Hässleholms kommun 2018, beslutad i PU Sändlista: Personalavdelningen Ekonomiavdelningen Tekniska förvaltningen Barn- och utbildningsförvaltningen Omsorgsförvaltningen Kommunledningsförvaltningen Marie Söderqvist Personalchef Maria Hallgren HR-Strateg JAV

2018-12-10 Heltid som norm - handlingsplan Hässleholms kommun 2018 Kompletterar Heltid som norm - handlingsplan Hässleholms kommun som antogs 14/12 2017. Beslut Personalutskottet beslutar följande: 1. Handlingsplan 2018 heltid som norm, vilken gäller inför 2019, godkänns. 2. I planerad pilotverksamhet ges berörda medarbetare möjlighet att välja om de vill gå upp i tid. 3. Visstidsanställda som omfattas av att rekryteringar kopplade till Kommunals avtalsområde annonseras på heltid from 2019-09-01 ges samma möjlighet som tillsvidareanställda att önska sysselsättningsgrad. 4. Att ge personalavdelningen i uppdrag att återkomma med projektbudget. Syftet är att kunna ta ställning till avsättning av ekonomiska medel. Bakgrund Sveriges kommuner och landsting (SKL) och fackförbundet Kommunal kom 2016 överens i avtal huvudöverenskommelse (HÖK 16) om att driva frågan om heltidsarbete framåt. För att stödja arbetet med kompetensförsörjning ska centrala parter arbeta för att andelen medarbetare som arbetar heltid ökar. Målsättningen är att tillsvidareanställning på heltid ska vara det normala vid nyanställning och att redan anställda medarbetare i högre utsträckning ska arbeta heltid. För lokala parter innebär överenskommelsen följande: Ett lokalt arbete ska bedrivas i syfte att öka heltidsarbete med målsättningen att tillsvidareanställning på heltid ska vara det normala vid nyanställning och att redan anställda medarbetare i högre utsträckning ska arbeta heltid. Målet är att heltid ska vara norm senast 2021-05-31. Alla arbetsgivare ska därför, med utgångspunkt från verksamhetens behov och resurser, ha en plan för hur andelen medarbetare som arbetar heltid ska öka. Planen ska finnas på plats senast 2017-12-31 och utgöra en utgångspunkt för det fortsatta arbetet med årlig avstämning fram till 2021-05-31. Plan, gärna partsgemensam, ska omfatta Kommunals avtalsområde men det är önskvärt att den omfattar hela organisationen. Kommunledningskontoret / Personalavdelningen Postadress: Stadshuset, 281 80 Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: 0451-26 70 00 Telefax: 0451-814 06 E-post: kommunledningskontoret@hassleholm.se Bankgiro: 866-3494 Org. nr: 212000-0985 Webb: www.hassleholm.se

Mål Hässleholms kommun ska följa huvudöverenskommelsen mellan SKL och Kommunal. Ställning ska tas till om heltid som norm ska gälla alla kommunens anställda eller om det endast ska gälla de som regleras inom Kommunals avtalsområde. Önskad sysselsättningsgrad används som medel för att kommunen ska upplevas som en attraktiv arbetsgivare. Vidare analys enligt föreslagen handlingsplan bör ligga till grund för framtida målformulering. Undersökning och analys har genomförts 2018 bakgrund och resultat I Hässleholms kommun har medarbetare sedan 2015 möjlighet att önska sysselsättningsgrad, både högre och lägre. Önskad sysselsättningsgrad kan vara en del i arbetet med heltid som norm. Utifrån handlingsplan som antogs 2017-12-14 har alla förvaltningars arbete med önskad sysselsättningsgrad analyserats. Uppföljning genomfördes för perioden 2017-03-01-2018-02-28. Några förvaltningar fick även analysera utvalda yrkesgrupper (de som enligt AID är klassificerade som Fritid/kultur; Lokalvård; Måltid; Skola/barnomsorg övriga; Vård och omsorg) knutna till Kommunals avtalsområde och som utifrån statistik visade på lägst sysselsättningsgrad. Det som analyserades var följande områden: Göra en översyn av förvaltningens schema och identifiera olika arbetstidsmodeller/schemamodeller. Konsekvensbedöma alternativen alla nya tjänster annonseras på heltid samt möjlighet för nya och redan anställda medarbetare att fritt önska både lägre och högre sysselsättningsgrad. Identifiera hur förvaltningen ska kunna öka den genomsnittliga sysselsättningsgraden 2(4) Önskad sysselsättningsgrad Totalt under perioden 2017-03-01-2018-02-28 fick kommunen in 95 st önskemål, vilket motsvarar 2% av kommunens medarbetare. Omsorgsförvaltningen hanterar önskemålen mer löpande i förhållande till övriga förvaltningar och ombads redovisa sitt material mer sammanfattande. Önskad sysselsättningsgrad Omsorgsförvaltningen Övriga förvaltningar Önskemål 69 Ökning 10 Minskning 16 Lösta 55 Lösta önskemål ökning 8 Lösta önskemål minskning 15 Olösta 14 Olösta önskemål ökning 2 Olösta önskemål minskning 1 Anledning till att ett önskemål går att lösa eller ej varierar. Utifrån arbetsgivarperspektiv har det varit verksamhetsöverblick och samordning av önskemål som bidragit till lösning. Att inte lyckas infria önskemål beror inte enbart på arbetsgivarens möjlighet utan även på att medarbetare inte är intresserade av de lösningar arbetsgivaren erbjuder dem som exempelvis arbete på annan plats än ordinarie arbetsplats.

3(4) Arbetstidsmodeller Analysen visar att inom de flesta yrkesgrupper har medarbetarna likvärdiga arbetstids- /schemamodeller. Materialet visar att det inom Omsorgsförvaltningen finns flera olika arbetstids-/schemamodeller inom samma verksamhet men även mellan olika verksamheter. Konsekvens om alla nya tjänster ska annonseras på heltid Svaren visar på både positiva som negativa konsekvenser. Det som bland annat lyfts är att ekonomin påverkas då det i budget inte tagits höjd för ökningen av arbetstid. Det kan innebära färre antal medarbetare, fler arbetsplatser per anställd, fler antal helger, svårighet att ta bort delade turer, viss ineffektivitet på grund av överbemanning. Det kommer att även medföra att vi behöver tänka nytt, kan ge ökad kontinuitet för personal och kunder samt ökad flexibilitet för organisation och medarbetare. Vidare lyfts att det kan bli lättare att rekrytera, medför större personaltäthet, ger ökad kvalité, påverkar tillgång till god kompetens, att färre vikarier behövs men det kan även innebära bättre arbetsmiljö utifrån jämnare flöde av arbetsmängd. Det ställer större krav bemanningsplanering och att vi behöver identifiera vilka arbeten som går att kombinera. Hur förvaltningar kan öka genomsnittlig sysselsättningsgrad Att planera på lång sikt samt att tänka nytt vid tillsättning av tjänster. Exempel på det kan vara att utöka anställningsgrad på de som önskat istället för att nyanställa eller att fördela mer än en arbetsplats till medarbetare. För att visa på möjligheter med ökad sysselsättningsgrad behöver medarbetare motiveras till att vilja och anse sig orka arbeta mer. Verksamheten behöver kartläggas där det ingår att se över arbetstoppar, som påverkas av de tidpunkter då arbetsuppgifter utförs/planeras/beviljas, se om uppgiften kan utföras annorlunda eller vid andra tidpunkter på dygnet alternativt om annan yrkeskategori har kompetens att utföra dem eller om det finns tekniska lösningar som kan vara möjliga att använda. Vidare behövs det identifiera vilka arbeten som går att kombinera med varandra både inom som mellan förvaltningar. God kunskap i bemanningsplanering och eventuellt stödsystem är en förutsättning för att chefer och schemaläggare ska lyckas. Det kan kräva att kompetens inom bemanningsplanering behöver stärkas. Medarbetarundersökning 2018 I medarbetarundersökningen som genomfördes 2018 ställdes frågor kring sysselsättningsgrad. De som arbetar deltid utan att vara föräldralediga eller ha annan anledning till att arbeta deltid fick svara på följdfrågor med koppling till vad som krävs för att de skulle vilja arbeta mer. Det var totalt 840 medarbetare som valde det svarsalternativ som genererade extra följdfrågor. På följdfrågan Vad krävs för att du ska vilja arbeta mer (öka din sysselsättningsgrad)? Svarade 36% att de inte vill arbeta mer, 15% ser inga hinder för egen del, 12% vill ha annat schema/andra arbetstider, 11% vill ha ökad lön, 9% behöver förändrat privatliv och 8% bättre arbetsmiljö/mindre stress. På följdfrågan Ibland behöver man vara på mer än en arbetsplats för att kunna arbeta mer. Vad är viktigt för att du ska vara intresserad av det? svarade 52% att de inte är alls intresserad av det.

4(4) Planering 2019 pilotverksamhet och annons av lediga arbeten Pilotverksamhet Den partsgemensamma arbetsgruppen föreslår utifrån information som framkommit i analysfasen att pilotverksamheter inom yrkesgrupper knutna till Kommunals avtalsområde planeras och påbörjas 2019. Pilotverksamheterna koncentreras till ett gemensamt geografiskt område förslagsvis en av kransorterna för att ge möjlighet till lösningar både inom som mellan förvaltningar utan att det innebär längre förflyttning. De pilotverksamheter som anses lämpliga är: Pilotverksamhet A Omsorgsförvaltningen; Pilotverksamhet B Barn och utbildningsförvaltningen; Pilotverksamhet C Tekniska förvaltningen, lokalvård. Syftet med pilotverksamheterna är att identifiera och prova lösningar och möjligheter för att Hässleholms kommun ska närma sig en heltidsorganisation. Första delen av 2019 ägnas åt faktainsamling, att identifiera möjligheter samt åt information och kommunikation med förvaltning/verksamhet/berörda enheter. Praktiskt genomförande planeras starta september 2019 och pågå under 6 månader. I alla pilotverksamheter ska medarbetare och chefer involveras i planering av praktiskt genomförande. Berörda förvaltningar skapar arbetsgrupp/-er som arbetar med planering, implementering och pilotverksamhet av heltid som norm inom den egna förvaltningen. För att finna förvaltningsövergripande lösningar kan det även bli aktuellt att hela eller delar av arbetsgrupper från flera förvaltningar träffas. Generell kommunikationsplan och detaljerad tidplan samt kommunikationsmaterial och verktyg för att involvera på chefsnivå men även för att engagera arbetsgrupper ska tas fram centralt med stöd från den partsgemensamma arbetsgruppen. Annonsera lediga arbeten Som ytterligare led i arbetet med heltid som norm annonseras alla rekryteringar både tillsvidare och viss tid som är knutna till Kommunals avtalsområde på heltid från och med den 1/9 2019. Initialt ges nyrekryterad möjlighet att önska sysselsättningsgrad. Ställning behöver tas hur viss tidsanställda ska hanteras eftersom de inte omfattas av beslut kopplat till önskad sysselsättningsgrad. Första delen av 2019 ägnas åt information och kommunikation med förvaltning/verksamhet/enheter. Syftet med att annonsera alla rekryteringar både tillsvidare och viss tid som är knutna till Kommunals avtalsområde på heltid är att Hässleholms kommun ska närma sig en heltidsorganisation. Mål 2019 Påbörja/genomföra pilotverksamheter. Alla rekryteringar inom Kommunals avtalsområde ska annonseras på heltid from 1/9 2019. Kommunens genomsnittliga sysselsättningsgrad per den 31/12 2019 är 91,5%. Genomsnittlig sysselsättningsgrad ska öka med 5% för de grupper som är knutna till kommunals avtalsområde och som ingår i pilotverksamhet. 2020 Utvärdering av pilotverksamhet, planering av utvidgning Den undersökning, analys och planering som gjorts 2019 genomförs och utvärderas inför vidare ställningstagande för att nå målet enligt huvudöverenskommelsen.