Principer för ekonomistyrning och investeringsprocess i Sundbybergs stad 1

2015-11-30 1 (11) DNR KS-0599/2015 Principer för ekonomistyrning och investeringsprocess i Sundbybergs stad 1 1 Beslutade vid kommunfullmäktiges sammanträde den 14 december 2015 511, gäller från och med 1 januari 2016

Innehållsförteckning Principer för ekonomistyrning och investeringsprocess i Sundbybergs stad 1 1. Övergripande ekonomistyrning 3 2. Finansiella mål 3 2.1. Resultatmål... 3 2.2. Soliditet... 3 2.3. Självfinansieringsgrad av investeringar... 4 2.3.1. Likviditet... 4 3. Budget och ramtilldelning 4 3.1. Principer för rambudget... 4 3.1.1. Prestationsersättning-volymbaserad budget... 5 3.1.2. Volymavstämning... 5 3.2. Principer för resultatbalansering... 5 3.3. Principer för investeringar... 6 3.3.1. Investeringsbudget... 6 3.3.2. Överföring av investeringsbudget till nästa år... 6 3.3.3. Omfördelning mellan investeringar... 6 3.3.4. Regler för investeringar... 7 3.4. Principer för kapitaltjänstkostnader... 7 3.4.1. Reglering av kapitaltjänstkostnader... 7 3.5. Lokalbanken... 7 3.5.1. Hanteringen av lokalbanken... 8 3.6. Internprissättning... 8 3.7. Internbudget på enhetsnivå... 8 3.8. Taxor och avgifter... 8 4. Process för budget och uppföljning 9 4.1. Budgetprocessen... 10 4.2. Uppföljningsprocessen... 10 4.3. Internkontroll... 11

3 (11) 1. Övergripande ekonomistyrning Kommunfullmäktige anger ekonomiska ramar för nämnderna. Nämnderna ska, med utgångspunkt från kommunfullmäktiges mål uppdrag och inriktning, precisera och fastställa verksamhetsplan och budget utifrån föreslagna ekonomiska ramar. Kommunstyrelsen leder, samordnar samt utövar uppsikt över stadens samlade verksamhet. Principerna för ekonomistyrning och investeringsprocessen anger ansvarsfördelning och spelregler för stadens ekonomistyrning och syftar till att klargöra ansvar och befogenheter i budgetprocessen. Ansvariga förtroendevalda, budgetansvariga chefer samt administrativa stödfunktioner ska vara införstådda med principerna och arbetar utifrån dessa. Stadens verksamheter finansieras med statsbidrag, skattemedel och intäkter. Budgeten fördelas till nämnder i form av kommunbidrag. Nämnderna är ansvariga för att tilldelad budget inte överskrids, och att budgeterade intäkter kommer staden tillhanda. Vidare ansvarar nämnden för att resultatkrav uppnås, investeringsutgifter och inkomster förfogas över beslutade objekt inom anvisad investeringsram. 2. Finansiella mål God ekonomisk hushållning regleras i kommunallagen och bestämmelserna började gälla från 2005. Från 2013 kompletterades kommunallagen med bestämmelser om resultatutjämningsreserv. Kommunfullmäktige ska, enligt kommunallagen, besluta om riktlinjer för god ekonomisk hushållning för staden. För verksamheten ska mål och riktlinjer anges som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. För ekonomin ska de finansiella mål som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning anges. 2.1. Resultatmål Stadens långsiktiga målsättning ska vara ett resultat motsvarande två procent av stadens skatteintäkter och kommunal utjämning inklusive fastighetavgift, exklusive jämförelsestörande poster, reavinster/förluster och exploateringsintäkter. Kommunfullmäktige fastställer, årligen i samband med beslut om budget, vilket resultatmål som gäller för nästkommande budget- och planperiod. Avsteg från det långsiktiga målet ska motiveras. Det ekonomiska resultatmålet är överordnat verksamhetens mål vilket kan medföra att effektiviseringar behöver göras för att uppnå resultatnivån. 2.2. Soliditet Soliditeten är ett mått på stadens långsiktiga betalningsförmåga och soliditetsgraden anger hur stor andel av stadens totala tillgångar som finansierats med eget kapital. De tillgångar som staden behöver för att driva en verksamhet kan finansieras på olika sätt, med eget eller externt kapital och oftast en kombination av dessa. På lång

4 (11) sikt måste staden ha en balanserad finansiering av sina tillgångar vilket utgör en begränsning för hur mycket staden kan låna. Stadens soliditet är av betydelse för stadens möjligheter att möta framtida kostnadsökningar utan att riskera att hamna i ekonomiska svårigheter. I allmänhet försämras en kommuns relativa soliditet omedelbart i samband med en större investering. Ökning av kommunens balansomslutning är ofta relativt större än ökningen av det egna kapitalet. En tillfällig nedgång behöver inte vara alarmerande under förutsättning att staden har en plan för hur ekonomin ska förstärkas. Med hänsyn till den tillväxtperiod som staden befinner sig i sätts målet: Stadens soliditet ska överstiga 50 procent och inte avta fler än tre år i rad 2. 2.3. Självfinansieringsgrad av investeringar Staden ska över tid säkerställa att investeringsvolymerna är förenliga med stadens långsiktiga finansieringsförmåga. Hög egen finansieringsgrad ska eftersträvas. Med hänsyn till den tillväxtperiod som staden befinner sig i sätts målet till; Stadens genomsnittliga självfinansieringsgrad ska över en 5-års period uppgå till minst 65 % av investeringsvolymen. 2.3.1. Likviditet Likviditet är ett mått på stadens kortsiktiga betalningsförmåga. Stadens tillgängliga likvida medel ska inte avvika från beloppet som motsvarar en månads utbetalning av de löpande utgifterna. (Verksamhetens kostnader + planenliga amorteringar + räntekostnader). Tillgängliga likvida medel definieras som; kassa och bank, ej utnyttjade kreditlöften samt finansiella tillgångar som kan omsättas inom tre bankdagar. 3. Budget och ramtilldelning 3.1. Principer för rambudget Nämndens verksamhet finansieras med skattemedel utifrån de budgetramar som nämnden tilldelas. Budgeten fördelas till nämnder i form av kommunbidrag för att bedriva sin verksamhet för kommande planperiod. Ramen är uppdelad per år. Rambudgeten är en nettobudget, vilket innebär att kostnader som inte täcks av ramen måste finansieras med externa intäkter. I samband med fastställande av rambudgeten beaktas eventuella förändringar av externa intäkter. Nämndernas ramtilldelning framgår av det planeringsdirektiv med ekonomiska förutsättningar som kommunstyrelsen beslutar om i budgetprocessen och som nämnderna ges 2 År 2014 63,6 procent.

5 (11) möjlighet att yttra sig över. Ramen utgör en begränsning för verksamhetens omfattning och är bindande. Beräkning av rambudgeten utgår ifrån föregående års budgetram. Förändring av rambudgeten sker mot bakgrund av förväntad pris- och löneökning, förändring av lokalhyror och kapitaltjänstkostnader, effektiviseringar, eventuell volymreglering, verksamhetsförändringar och satsningar: 3 3.1.1. Prestationsersättning-volymbaserad budget Nämnder vars verksamhet direkt påverkas av befolkningsförändring tilldelas rambudget genom en modell som baseras på förändringar i verksamheten i form av mätbara faktorer som utgår ifrån befolkningsförändringen mellan åren. Systemet ska vara neutralt och inte kunna påverkas genom eget handlande. Syftet med ersättning kopplat till förändringar i verksamheten är att få ett transparent system. Till exempel är det lättare att se styckekostnaderna för exempelvis placeringar och förskoleplatser vid en viss tidpunkt. Vilka nämnders verksamheter som volymregleras framgår av resursfördelningsmodellen. 3.1.2. Volymavstämning Nämnder med verksamheter vars ramtilldelning delvis utgår från befolkningsförändringen kombinerat med kostnadsdrivande indikatorer ska i samband med delårsbokslut redogöra för faktiska volymer vid mättillfället samt lämna en prognos över verksamhetens volymer jämfört tilldelade volymer. Vid bokslut under budgetåret och vid årets slut regleras nämndernas resultat för avvikande volymer. Regleringen medför att det är av stor vikt att tilldelade totalvolymer framgår av kommunfullmäktiges budgetbeslut. 3.2. Principer för resultatbalansering Resultatbalansering gäller för samtliga nämnder. Uppkomna över- respektive underskott överförs i sin helhet för kommunstyrelsen och för verksamheter som är helt intäktsfinansierade. För övriga nämnder gäller nedanstående principer. Vid varje årsbokslut utvärderas nämndernas budget mot årets förbrukning. En avvikelse mot rambudget kan uppstå, positiv eller negativ. Principen är att nämnden för med sig de ekonomiska över- och underskott, som fastställs i årsbokslutet, specificerade i stadens egna kapital. Detta innebär en positiv reservering om nämnden redovisar ett överskott eller en negativ reservering om nämnden redovisar ett underskott. Bedömningen av hur stort över- eller underskott som ska tas med in i det egna kapitalet grundar sig på en beredning som sker i samband med årsbokslutet. Då sker en analys av respektive nämnds verksamhet utifrån huruvida kommunfullmäktiges och nämndernas fastställda mål har uppnåtts under året. Ett redovisat överskott ska vara hänförligt till effektiviseringar inom den egna verksamheten för att det ska vara 3 För detaljerad beskrivning se tillämpningsanvisningar resursfördelningsmodell

6 (11) aktuellt för balansering. Resultatbalansering av överskott som har uppstått på grund av en lägre omfattning på verksamheten eller en försenad starttidpunkt får inte reserveras. Om den totala resultatfonden för en nämnd är negativ ska nämnden återställa underskottet inom tre år (kalenderår) från det att underskottet uppkom. I särskilda fall kan längre tid beviljas för att återställa underskottet. Åtgärder för att återställa underskott ska redovisas vid den första delårsrapporten innevarande år. Nämnderna avgör hur ett eventuellt underskott ska återställas inom den egna verksamheten och avrapportering sker i samband med tertialrapporterna. Villkoret för att en nämnd ska kunna använda en positiv reservering är att det finns utrymme i stadens totala budget. Budgetens utrymme grundar sig först och främst på att staden når sina finansiella mål. I beredningen av budget begär nämnderna att få budgetera tidigare överskott. Kommunstyrelsen gör en samlad bedömning av vilket utrymme staden har för nämndernas begäran. En positiv reservering får högst uppgå till 10 procent av nämndens bruttoomslutning exklusive kapitalkostnader. 3.3. Principer för investeringar 3.3.1. Investeringsbudget Kommunfullmäktige fastställer investeringsbudgeten per nämnd. Som underlag för detta beslut finns en redogörelse inklusive belopp för de investeringsprojekt som nämnden planerar. Investeringar ska tidsmässigt budgeteras utifrån när utbetalningarna beräknas ske. Kommunfullmäktige fattar endast beslut om belopp för enskilda investeringsprojekt över 4 miljon kronor. För övriga mindre investeringar beslutas om en investeringsram per nämnd. Investeringsprojekt ska genomföras huvudsakligen under angivna verksamhetsår. 3.3.2. Överföring av investeringsbudget till nästa år Investeringar som påbörjats genom ett politiskt beslut inom något av investeringsprocessens steg men som inte slutfakturerats får överföras till nästa budgetår med kvarvarande summa. Begäran ska redovisas per verksamhet och projekt. Investeringar som inte påbörjats under budgetåret utgår och presenteras vid behov på nytt i nästkommande budgetprocess för nytt beslut. 3.3.3. Omfördelning mellan investeringar Under förutsättning att beslutade investeringar inom en nämnd kan genomföras enligt omfattning och utförande får nämnden inom egen investeringsbudget omfördela medel mellan beslutade projekt upp till ett belopp av sammanlagt värde

7 (11) av 10 prisbasbelopp per år. För stadsmiljö- och tekniska nämnd samt kommunstyrelsen kan omfördelning ske upp till 20 prisbasbelopp. 3.3.4. Regler för investeringar För redovisning av investeringar gäller regler och principer från gällande lagstiftning på området och god redovisningssed. Sundbybergs stads riktlinjer anger att en enskild investering ska uppgå till lägst ett prisbasbelopp 4 och ha en livslängd på mer än tre år. Investeringsprocessen ska följa stadens process kring investeringar. Det finns fyra olika typer av investeringar, investeringar i inventarier, investeringsprojekt inom fastighetsområdet, investeringsprojekt som rör infrastruktur eller start av ny verksamhet. Investeringsprocessen ser olika ut för de olika typerna av investeringar. 3.4. Principer för kapitaltjänstkostnader Kommunfullmäktige fastställer i samband med beslutet om budget med plan för kommande treårsperioden nivån på den interna räntan för det kommande året. Räntesatsen är samma för samtliga anläggningstillgångar och oavsett om investeringen finansieras med egna eller upplånade medel. Avgiftsfinansierad verksamhet, belastas med samma räntekostnad som övriga kommunala verksamheter. 3.4.1. Reglering av kapitaltjänstkostnader Principerna för rambudgeten (kapitel 4.1) medför att nämndernas ram vid utökat eller minskat uppdrag regleras till 100 % för ökade lokalhyror och kapitaltjänstkostnader. Vid ändring av räntesatsen justeras kommunbidraget i motsvarande utsträckning. Beräkning av tillkommande och avgående kapitaltjänstkostnader sker i samband med budgetprocessen. Beräknad utökad kostnad reserveras under kommunstyrelsen fram till dess att investeringen aktiveras, och kostnaden uppstår hos nämnden. Beräkning av internprissättning av hyror utgår ifrån beräkning av tillkommande och avgående hyror i samband med budgetprocessen och beräknad kostnad reserveras under kommunstyrelsen fram till att investeringen aktiveras, fram till dess att hyran debiteras verksamhetsdrivande nämnd. 3.5. Lokalbanken Lokalbanken behövs för hantering av lokaler som under en period inte används fullt ut. Det kan vara situationer i samband med om- och nybyggnader, ojämn efterfrågan av volymer verksamheter samt lokaler som blir överflödiga. Syftet med lokalbanken är dels att verksamheterna inte ska bära kostnader för lokaler och utrymmen som inte behövs vid en given tidpunkt och dels att lokalerna endera ska 4 44 500 kr år 2015

8 (11) kunna användas för andra verksamheter, hyras ut eller långsiktigt avyttras. Lokalbanken ska underlätta för staden att ha ett effektivt lokalutnyttjande. 3.5.1. Hanteringen av lokalbanken Syftet med lokalbanken är att förbättra lokalanvändningen och minimera kostnaderna. Det kan dock uppstå perioder där det rent praktiskt är svårt att få till maximal användning av lokalerna, vilket kan ge högre kostnader under en avgränsad tid. Det innebär att finansieringen av lokalbanken vid varje given tidpunkt behöver säkerställas. Underlag för beslut om vilka lokaler som ska placeras i lokalbanken sker av kommunstyrelsens förvaltning och fastställs i samband med budget. De lokaler som inte kommer att användas läggs i stadens lokalbank tillsammans med kostnad för hyra och drift av det samma. Finansieringen kan ske genom att anslag/kommunbidrag flyttas från de berörda verksamhetsdrivande nämnderna till stadsmiljö- och tekniska nämnden. Så långt möjligt bör detta bedömas redan när stadens årsbudget fastställs. Stadsmiljö- och tekniska nämnden ansvarar för lokalbanken och ansvarar för beräkning av kostnader för det samma i samband med budgetprocessen. 3.6. Internprissättning Verksamheter som finansieras genom internförsäljning ska prissättas enligt samma principer som används för beräkning av rambudget (kapitel 4.1). 3.7. Internbudget på enhetsnivå Målsättningen är att internbudget på enhetsnivå ska vara upprättad och registerad i stadens ekonomisystem i januari innevarande budgetår. 3.8. Taxor och avgifter Kommunfullmäktige beslutar om taxor och avgifter. Kommunfullmäktige har överlåtit befogenheter till nämnd att besluta om vissa mindre taxor och avgifter samt om sådana ändringar som beror på indexförändringar eller andra ändringar inom den ram som kommunfullmäktiges delegation innebär. Förändring i taxor och avgifter och dess eventuella påverkan på nämndernas förutsättningar beaktas årligen i samband med budgetbeslutet.

9 (11) 4. Process för budget och uppföljning Sammantaget kan budget- och uppföljningsprocessen redovisas i nedan årshjul med utgångspunkt att kommunstyrelsen och kommunfullmäktiga fastställer budget för nästkommande år i juni. KS OCH KF EV. REVIDERING AV VERKSAMHETSPLAN MED BUDGET BESLUT OM SKATTESATS BESLUT OM TAXOR OCH AVGIFTER NÄMNDERNA FASTSTÄLLER VERKSAMHETSPLAN OCH BUDGET November December RESULTAT INTERNKONTROLL Januari OMVÄRLDSANALYS Februari Oktober Mars KS MÅNADSRAPPORT FÖR JANUARI OCH FEBRUARI KS OCH KF TERTIALRAPPORT 2, BUDGET MED PROGNOS, VOLYMAVSTÄMNING 2 OCH UPPFÖLJNING AV MÅL KS BELUT OM PLANERINGSDIREKTIV NÄMNDERNA BESLUTAR OM TAXOR OCH AVGIFTER September April KS OCH KF BESLUT OM BOKSLUT OCH ÅRSREDOVISNING Augusti Maj ANALYS AV PLANERINGSDIREKTIV NÄMNDERNAS YTTRANDE Juli Juni BEREDNING MED DIALOG KS OCH KF FASTSTÄLLER BUDGET FÖR NÄSTKOMMANDE ÅR MED PLAN DE TVÅ NÄSTKOMMANDE ÅREN KS TERTIALRAPPORT 1, MÅL, BUDGET MED PROGNOS OCH VOLYMAVSTÄMNING 1

10 (11) 4.1. Budgetprocessen Budgetprocessen startar med en omvärldsanlys, där bostads- och befolkningsprognosen ingår. Uppgifter hämtas också från Sveriges Kommuners och Landstings, SKLs; skatteprognos. Därefter påbörjar stadsledningskontoret arbetet med att ta fram ett planeringsdirektiv med ekonomiska förutsättningar innehållande bland annat omvärldsanalys och global ekonomi. Planeringsdirektivet med ekonomiska förutsättningar har sin utgångspunkt i gällande ekonomisk långtidsplan, plan för året med underlag från föregående års budget, befolkningsprognos, skatteberäkningar, stadens egna nya beslut, regeringens budget, omvärldsfaktorer etc. Respektive förvaltningarna anger förutsättningar, vilka används i resursfördelningsmodellen och investeringskalkylen. Kommunstyrelsen beslutar i slutet på mars före budgetåret om planeringsdirektiv med ekonomiska förutsättningar enligt ovan. Nämnderna bereder ärendet och lämnar förslag på verksamhetsplan med budget till kommunstyrelsen. Nämnderna ska ha fattat beslut senast vid utgången av april månad. Nämnderna ska konsekvensbeskriva den preliminära ramen utifrån verksamhetsmål och övriga krav. Därefter sker budgetdialog mellan förtroendevalda och berörda anställda med inriktning på beslutade åtgärder och lagkrav som inte fångas av resursfördelningsmodellen, dvs. tillkommande/avgående verksamheter och eller satsningar/förändringskrav till följd av politiska prioriteringar och lagkrav. Förändringar i taxor och avgifter ska behandlas i nämnderna i september för beslut i av kommunstyrelsen och kommunfullmäktige i samband med budgeten. Kommunstyrelsen överlämnar ett budgetförslag i början av juni för beslut i kommunfullmäktige i mitten på juni månad. Under valår fastställs budgeten i december och är kopplat till kommunallagens särskilda bestämmelser. Om de politiska prioriteringarna, finansiella- eller verksamhetsmässiga förutsättningarna förändrats väsentligt kan justeringar av budgeten ske under hösten genom att ett nytt fullmäktigebeslut tas. Eventuell revidering av budget och beslut om skattesats sker i kommunstyrelsen senast sista oktober och i kommunfullmäktige under november. Nämndernas arbete med verksamhetsplan och budget sker under sommaren och fram till oktober månad. Nämnderna ska senast fastställa verksamhetsplan och budget under november månad. Verksamhetsplanerna anger hur verksamheten ska bedrivas utifrån beslutad budget och mål samt vilka aktiviteter som ska vidtas för att uppnå målen. 4.2. Uppföljningsprocessen Bokslut och årsredovisning fastställs i kommunstyrelsen i april och kommunfullmäktige i april.

11 (11) Den centrala uppföljningen sker vid fyra tillfällen: månadsrapport per februari, tertialrapport ett per 30 april, tertialrapport två per 31 augusti och tertialrapport tre per 31 december (vilket motsvarar årsbokslut). Rapporteringen per februari omfattar en övergripande ekonomisk information, uppföljning mot budget samt helårsprognos för innevarande år och behandlas i kommunstyrelsen i mars. Tertialrapport upprättas per april, augusti och december. Tertialrapport tre för december ingår i stadens årsbokslut. Delårsrapporteringen omfattar övergripande ekonomisk information, uppföljning mot driftbudget och investeringsbudget samt helårsprognos för innevarande år, analys av relevant kostnadsutveckling, uppföljning av mål, nyckeltal och indikatorer. Delårsrapporten per april behandlas i kommunstyrelsen under maj. Delårsrapporten per augusti behandlas i kommunstyrelsen i början av oktober och till kommunfullmäktige i slutet av oktober. Eventuella avvikelser avseende budget och eller mål ska rapporteras vid tillfället för identifierad avvikelse. Vid prognostiserat underskott ska vidtagna åtgärder för att komma i balans med budget samt effekten av dessa redovisas. Tillämningsanvisningar för rapporteringstillfällena utarbetas av kommunstyrelsens förvaltning. Nämnderna kan besluta om tätare uppföljning. Visar nämnden underskott är tätare månandsrapportering tvingande. 4.3. Internkontroll Syftet med intern kontroll är att främja en fungerande ledning och uppföljning av kommunens verksamhet, förebygga och hantera risker. Interkontrollen är också ett viktigt redskap för att ta till vara på starka sidor och möjligheter och på detta sätt kontinuerligt utveckla och utvärdera verksamheternas resultat. Internkontrollen ska genomföras av samtliga nämnder och berör alla delar av verksamheten, inte bara ekonomin. Tre övergripande mål finns för stadens internkontroll: - Verksamheten ska vara ändamålsenlig och kostnadseffektiv - Den finansiella rapporteringen och informationen om verksamheten ska vara tillförlitlig - Tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer med mera ska följas En tidplan för internkontrollen upprättas av kommunstyrelsens förvaltning och ska följa stadens revisionsprocess. Senast i december ska nämnderna presentera en sammanfattning av genomförd internkontroll för kommunstyrelsen.