Funkas tips för redaktörer

Funkas tips för redaktörer Vår referens Jennifer Jordal jennifer.jordal@funkanu.se Tel: 08-555 770 81 Datum Senast uppdaterad: juni 2013

Om tipsen De här redaktörstipsen får du för att du är kund hos Funka. Vi kan garantera att din webbplats är tekniskt tillgänglig när du lanserar, men sen är det du som redaktör som avgör hur tillgänglig webbplatsen fortsätter att vara. Du kan göra stor skillnad, och därför vill vi hjälpa dig att göra rätt. Det underlättar mycket för besökaren om du är konsekvent på webbplatsen. Därför ska du alltid följa de fastställda regler för publicering som finns i din organisation. Om de reglerna säger emot våra tips så kan det finnas skäl att se över vilken rekommendation som ska gälla. Den typen av beslut bör fattas centralt i organisationen. För djupare information om tillgänglig publicering har vi tagit fram Funkas redaktörsmanual, en produkt vi tar betalt för. Om du har tips eller förslag på förbättringar tar vi tacksamt emot dessa. Kontakta gärna Jennifer Jordal jennifer.jordal@funkanu.se Tel: 08-555 770 81 Funka Nu AB Döbelnsgatan 21, 111 40 Stockholm 08-555 770 60 kontakt@funkanu.se 2 (14)

Innehåll Det viktigaste i texten har jag lagt först... 4 Jag har valt bra bilder och beskrivit dem med en alternativtext, alt-text... 4 Jag har formulerat länknamn som går att förstå... 5 Jag har skapat struktur i texten med rubrik, ingress och stycken... 5 Jag har förklarat svåra ord och komplexa begrepp... 6 Jag undviker förkortningar och intern jargong... 6 Jag har försökt att förstå den som ska läsa min text... 7 Jag har lekt med tanken att ta bort eller korta ner texter... 7 Jag har märkt upp rubriker och tabeller... 7 Dokument på webbplatsen ska också vara tillgängliga... 8 Användarnas olika förutsättningar och behov... 9 Funka Nu AB... 14 Kontaktinformation... 14 Funka Nu AB Döbelnsgatan 21, 111 40 Stockholm 08-555 770 60 kontakt@funkanu.se 3 (14)

Det viktigaste i texten har jag lagt först Skriv alltid det viktigaste först i texten. Det hjälper användaren att snabbare kunna avgöra om han eller hon kommit till rätt information. Många användare läser heller inte hela texten i ett dokument. Det är till exempel vanligt att användaren bara läser den text som ryms på skärmen. Andra användare kanske snabbt blir trötta eller ansträngda av läsningen eller de kanske inte har förmåga att behålla koncentrationen. Skriv så enkelt som möjligt Skriv med du-tilltal Jag har valt bra bilder och beskrivit dem med en alternativtext, alt-text Bilder är ett bra redskap för att hjälpa användaren att förstå informationen. Bild och illustration ska ha ett syfte och förstärka textens budskap. När du lägger in en bild ska den alltså ha en funktion, bilden ska hjälpa läsaren. Alla bilder du lägger in ska beskrivas kort i en alternativtext, alt-text. Detta kan du i de flesta publiceringssystem göra samtidigt som du lägger in bilden. Alt-texten läses upp av hjälpmedlen och förmedlar på så sätt bildens innehåll till besökare som inte kan se den. Alt-texten ska Alt-texten ska kortfattat beskriva vad bilden visar (motivet). Om bilden är komplex räcker inte bildens alt-text, då måste sidans innehåll eller en sida som länkas in i anslutning till bilden ge motsvarande information i text, exempelvis i form av en tabell eller fördjupande text. Visa tydligt om bilder är länkade, exempelvis med en ikonpil i nedre högra hörnet, och skriv en alt-text som i första hand anger länkens mål och funktion. Om du måste ange fotografens namn i alt-texten bör det ligga allra sist sett ur ett tillgänglighetsperspektiv. Observera dock att du som redaktör måste komma överens med fotografen om namn ska visas eller inte. Använd inte bilder som text. Bilder går inte att förstora på samma sätt som text. Det är inte heller möjligt att ändra färg eller typsnitt. Funka Nu AB Döbelnsgatan 21, 111 40 Stockholm 08-555 770 60 kontakt@funkanu.se 4 (14)

Jag har formulerat länknamn som går att förstå En bra utformad länk signalerar till användaren vad som kommer att hända. Det vill säga om ett val av en länk leder till andra webbsidor, pdf-dokument eller filmer. Ett sätt att göra länkar urskiljbara att samla dem och placera dem i ytor som tydligt signalerar att allt som finns i denna yta är länkar. Uppläsande hjälpmedel, som används av gravt synskadade, ger normalt sett enbart länktexten till besökaren, oavsett vad det är för länk, oavsett om den leder till ett dokument eller en webbsida. Det gör att länken i sig måste ge all relevant information om vart den leder. Text som ligger i anslutning till länken, eller rubriker ovanför länken framgår då inte i hjälpmedlet. Därför är det viktigt att tänka på att länken ska kunna läsas utanför sitt sammanhang. Några grundtips för länkar Skriv länkar som tydligt anger länkens mål. Ange direkt i länktexten om länken öppnar ett nytt fönster/flik, leder till en extern webbplats eller leder till ett dokument. Länkar till dokument ska också innehålla vilket format det handlar om (pdf, Excel, Word) och hur stor filen är. Länkar som leder till samma sida bör heta samma sak. Länkar som är bilder ska beskrivas i bildens alternativtext. Beskriv länkens mål eller funktion i första hand och sedan bildens motiv. Formulera länkar som i sig är så tydliga att de blir begripliga och möjliga att skilja från andra länkar. Om detta av någon anledning inte går ska länken förstärkas med en så kallad title-text (länkbeskrivning). Då är regeln att title-texten i sig själv ska utgöra en begriplig länk. Jag har skapat struktur i texten med rubrik, ingress och stycken Försök dela upp din text i kortare stycken så blir den lättare att läsa. Arbeta även med rubriker och underrubriker för hjälpa läsaren igenom texten. Se även hur du skapar rubriker på rätt sätt, under rubriken Jag har märkt upp rubriker och tabeller sidan 8. Använd ingress och mellanrubriker så hjälper du läsaren att få en översikt av din text. Om din text är lång, dela in den i korta och tydliga stycken. Styckemellanrum är att föredra framför indrag. Använd inte hårda radbryt för att skapa stycken eller mera avstånd. Inte heller tomma stycken för mer avstånd. Funka Nu AB Döbelnsgatan 21, 111 40 Stockholm 08-555 770 60 kontakt@funkanu.se 5 (14)

Jag har förklarat svåra ord och komplexa begrepp Ord och begrepp som är självklara för dig och din verksamhet kan vara svåra att förstå för den som inte är insatt. Försök därför att hitta ett bra sätt att förklara svåra ord och ovanliga begrepp. Finns det enklare ord som betyder samma sak som ett svårare ord så bör du använda det enklare orden. Du kan också hjälpa läsaren genom att skapa en ordlista där du förklarar svåra ord och komplexa begrepp. Jag undviker förkortningar och intern jargong Förkortningar och akronymer, alltså en förkortning som man kan läsa som ett eget ord, kan skapa problem. Det är inte säkert att användaren förstår en förkortning och för många läsare kan en förkortning bli ett så kallat stoppord, det vill säga ett ord som stoppar upp läsningen helt eller tillfälligt. Vi rekommenderar att du undviker förkortningar. De förkortningar som du trots allt använder kan du behöva förklara. Skriv ut förkortningen i klartext. Det bör du göra den första gången förkortningen förekommer i en text. Interna begrepp, lokala företeelser eller annat som läsare utanför organisationen inte känner till behöver du förklara första gången begreppet förekommer i texten. Om din information innehåller många förkortningar eller interna begrepp kan du överväga att även skapa en ordlista där du förklarar förkortningar och termer. Funka Nu AB Döbelnsgatan 21, 111 40 Stockholm 08-555 770 60 kontakt@funkanu.se 6 (14)

Jag har försökt att förstå den som ska läsa min text Låt någon utanför organisationen läsa din text innan du publicerar den, det är ett gammalt men mycket värdefullt tips. Försök få tid att arbeta med dina texter, helst i flera omgångar: Fundera över vad och varför du ska skriva Vad vill du att läsaren ska lära sig, tycka, tänka, kunna, förstå, göra? Fundera över vem som ska läsa Läs igenom igen, granska kritiskt Skriv om Låt någon annan läsa och granska Skriv om igen Jag har lekt med tanken att ta bort eller korta ner texter När du ska publicera ny information bör du fundera över: Finns det behov av att publicera det här? Vem har nytta av informationen? Hur informerar vi bäst? (text, bild, ljud?) Om en ny sida behövs, var i strukturen ska den då ligga? Jag har märkt upp rubriker och tabeller Rubriker Det är viktigt att de rubriker du behöver finns som rubrikformat i publiceringssystemet. Tänk på att rubriker och underrubriker skapar en hierarki i texten. Det måste finnas en huvudrubrik, H1 för att kunna använda underrubrik H2. Underrubrik till en huvudrubrik H1 ska vara en H2. Underrubriker till H2 ska vara H3. Om det är fler underrubriker till huvudrubriken H1 kan det vara fler H2. Det betyder att H2 inte alltid följs av H3 utan oftast är det nog en till H2. Skapa rubriker med de inbyggda formaten i publiceringssystemet. Då förstår hjälpmedel och sökmotorer att det ska vara en rubrik. För kortare texter kan det räcka med att texten har en huvudrubrik. Mer omfattande texter kan behöva både huvudrubriker och underrubriker. Funka Nu AB Döbelnsgatan 21, 111 40 Stockholm 08-555 770 60 kontakt@funkanu.se 7 (14)

Tabeller Använd bara tabeller för uppställningar av data, inte för layout Varje tabell du lägger in ska ha kolumn- och/eller radrubriker. Dessa ska skapas med korrekt kod. Oftast behöver du gå in i cellegenskaperna efter att du skapat tabellen för att ange detta. Varje tabell du lägger in ska ha kolumn- och/eller radrubriker. Dessa ska skapas med korrekt kod. Oftast behöver du gå in i cellegenskaperna efter att du skapat tabellen för att ange detta. Dokument på webbplatsen ska också vara tillgängliga Var sparsam med att lägga in länkar till andra format, överväg alltid först om informationen inte kan läggas in som vanliga html-sidor eller om informationen överhuvudtaget behövs. Pdf - ska i första hand användas för längre rapporter och broschyrer. Det kan också användas för blanketter om ni inte har möjlighet att skapa motsvarande formulär som ett html-formulär. Excel - lämpar sig främst för uppställningar och dokument som användaren ska kunna redigera själv, exempelvis checklistor och uträkningsmallar. PowerPoint - används främst för presentationer och kan då också läggas ut om tanken är att besökaren ska kunna ladda ner och läsa/använda presentationen. Det finns speciella riktlinjer för tillgänglighet i dokument i olika format. Dessa riktlinjer ska du följa när du skapar dokumenten. Skapa interna rutiner för hur dokument ska hanteras och tillgänglighetssäkras. Dokument som kommer utifrån och ska publiceras ska också tillgänglighetssäkras. Ställ krav på leverantören att de dokument som produceras är tillgängliga. Funka Nu AB Döbelnsgatan 21, 111 40 Stockholm 08-555 770 60 kontakt@funkanu.se 8 (14)

Användarnas olika förutsättningar och behov Alla människor är olika. Vi har olika bakgrund, egenskaper och behov. Olikheterna beror dels på våra fysiska förutsättningar och dels på situationen. Detta ställer stora krav på utformningen av olika typer av gränssnitt, exempelvis bankomater, biljettautomater och webbaserade gränssnitt. Sitter du vid din vanliga dator har du förhoppningsvis ställt in datorn så att du har goda möjligheter att se, läsa och ta till dig information. Är du ute och reser och surfar med din mobiltelefon har du helt andra förutsättningar. Många gånger blir det då stora problem att se och förstå gränssnittets uppbyggnad och funktion. Genom att bygga tillgängliga webbplatser fungerar webbplatserna också bättre i alla situationer du kan hamna i. Det finns en rad olika situationer och förutsättningar som en användare kan ha eller hamna i som påverkar förmågan att ta del av gränssnittet. Här redogör vi bara för några av alla dessa. Hur många berörs? Det är svårt att exakt säga hur många personer som har problem att använda en webbplats på grund av bristande tillgänglighet. Dessutom kan problemen innebära allt från att det tar längre tid eller är lite, lite krångligt till att det tar helt stopp och besökare utestängs. Många människor upplever problem utan att ha en funktionsnedsättning. Men om vi ändå utgår från personer med funktionsnedsättning handlar det om någonstans mellan 1,3 och 1,8 miljoner människor. Siffrorna varierar beroende på att vi i Sverige av integritetsskäl inte får registrera funktionsnedsättning. Dessutom går det att mäta på olika sätt. Vissa funktionsnedsättningar är svåra att diagnosticera, andra påverkar bara vissa delar av livet. Differensen beror på om det är individens subjektiva bedömning, medicinska diagnoser, arbetsförmåga eller något annat som ligger till grund för beräkningen. Nedanstående siffror har vi samlat in från Statistiska Centralbyrån, Hjälpmedelsinstitutet, de ideella handikapporganisationerna och andra offentliga källor. Där det föreligger stor skillnad mellan olika källor har vi valt att presentera den lägre siffran. 9,5 procent av befolkningen använder någon typ av hjälpmedel. Funka Nu AB Döbelnsgatan 21, 111 40 Stockholm 08-555 770 60 kontakt@funkanu.se 9 (14)

Användare med problem att styra datorn En användare kan ha problem med att styra datorn. Problemet kan bero på en funktionsnedsättning, exempelvis reumatism, men det kan också bero på utrustningen. En del mobiltelefoner på marknaden ger inte användaren möjlighet att klicka. I stället använder man ett sorts tangentbordsliknande navigeringssätt, där man tar sig från länk till länk med tryck på en speciell knapp. Samma knapp finns på ditt vanliga tangentbord och heter där tabb. Webbplatsen ska gå att styra oberoende av om du har en mus att klicka med eller ett tangentbord att navigera med. Det kallas för "Input Device Independence". Det finns en rad olika styrhjälpmedel till datorn. Exempelvis talstyrning, huvudstyrda möss och fotnavigering. Fungerar gränssnittet "Input Device Independent" fungerar det även för dessa hjälpmedel. Många användare har problem med precisionen. Därför är det viktigt att det inte krävs onödigt stor precision för att klicka rätt i gränssnittet. Problemen kan bero på darrhänthet eller att du sitter på ett skumpande tåg. Till denna kategori hör också en stor grupp med personer som har arbetsskador, exempelvis personer med förslitningsskador, belastningsskador eller andra typer av arbetsrelaterade skador. Hur många berörs? Egentligen alla, särskilt när allt fler surfar med mobilen i alla möjliga och omöjliga situationer. Om vi fokuserar på funktionsnedsättningar ser siffrorna ut så här: 560 000 personer över 16 år har en rörelsenedsättning. 1 330 000 personer har nedsatt rörlighet i armar eller händer. Sjukdomar i skelettet och rörelseorganen är en av de vanligaste orsakerna till längre sjukskrivning. Det finns över en miljon reumatiker i Sverige men många dör utan diagnos. Funka Nu AB Döbelnsgatan 21, 111 40 Stockholm 08-555 770 60 kontakt@funkanu.se 10 (14)

Användare med problem att tolka och förstå För att besökaren ska kunna använda gränssnittet krävs det att han eller hon förstår vad man ska göra i webbtjänsten. En ovan användare har ofta stora problem med detta eftersom denne kanske inte har sett samma typ av tjänster/lösningar tidigare. Det kan vara svårt att navigera, man glömmer kanske scroll-lister och har svårt att förstå hierarkier på nätet. Därför är det viktigt att gränssnittet fungerar konsekvent och att länkar och menyer är bra utformade. Sitter du vid skärmen på en bärbardator i en mycket ljus miljö är det ofta svårt att uppfatta olika färgskiftningar. Därför är det viktigt att informationen inte är färgkodad så att du måste uppfatta olika nyansskillnader för att göra rätt. Även personer med kognitiva funktionsnedsättningar och personer som befinner sig i stressade miljöer har ett stort behov av enkla, tydliga och pedagogiska gränssnitt. Hur många berörs? Egentligen alla, men i olika grad och olika ofta. Många av oss har svårt att tolka och förstå information i vissa sammanhang. Stress och tidsbrist, att ämnet är okänt för oss, eller att utseende, navigation eller något annat är ovant för oss bidrar till problem att tolka och förstå. Dessutom finns det en ganska stor grupp som inte använder datorer och internet regelbundet. Personer som använder internet sällan kan ha en högre tröskel vad gäller att tolka och förstå hur en webbplats fungerar. Om vi fokuserar på funktionsnedsättningar ser siffrorna ut så här: Cirka 0,5 procent har diagnosen utvecklingsstörning (ungefär 40 000 personer). 6-7 procent av befolkningen har låg begåvning. 2 procent har mycket låg begåvning. Funka Nu AB Döbelnsgatan 21, 111 40 Stockholm 08-555 770 60 kontakt@funkanu.se 11 (14)

Användare med problem att läsa och tolka skriftlig information För att hjälpa användare som har svårt att läsa krävs att texterna struktureras och formateras väl. Att använda ett begripligt innehåll och förklara svåra ord, inte använda förkortningar och liknande skrivregler är extra viktigt för personer som har svårt att läsa. En ren, pedagogisk och anpassningsbar visning i gränssnittet hjälper också många. Men det viktigaste är kanske att inte bara förlita sig på text! På webben finns stora möjligheter att få ut information genom att använda bilder, film, ljud och illustrationer. På det sättet når man många fler än genom enbart text. För personer med läs- och skrivproblem finns hjälpmedel som läser upp texten, förklarar svåra ord, ger möjlighet att använda läslinjal, att förändra textens utseende och mycket annat som hjälper användaren. För att hjälpmedlen ska fungera krävs att webbplatsen är tekniskt tillgänglig. Men inte alla som har behov av dessa hjälpmedel får dem i Sverige. I dag är det bara 4 av 21 landsting som beviljar hjälpmedel till personer med läs- och skrivsvårigheter. Personer med annat modersmål än svenska kan inte ens ansöka om att få hjälpmedel, eftersom det inte räknas som funktionsnedsättning att ha annat modersmål. En annan grupp som kan ha svårt att läsa och förstå information är barndomsdöva. Personer som är födda döva har teckenspråk som sitt modersmål och ofta svårt att läsa offentlig svenska. Barndomsdöva har rätt till information på teckenspråk. Hur många berörs? Egentligen alla, för även vana läsare läser både fortare och bättre om texten är välstrukturerad, raderna inte är för långa och så vidare. Om vi fokuserar på funktionsnedsättningar ser siffrorna ut så här: 25 procent av Sveriges vuxna befolkning har problem med att läsa. 4-5 procent beräknas ha dyslexi. Varje år drabbas 12 000 personer av afasi. En tredjedel av dessa är i yrkesverksam ålder. 10 000 är barndomsdöva, det föds cirka 70 döva barn per år. Det bor cirka 1,4 miljoner utlandsfödda i Sverige, cirka 15 procent av befolkningen. De flesta kommer från Finland, följt av Irak och Jugoslavien som vanligaste födelseland. Det finns en enorm spridning i de språkliga svårigheterna för personer med så olika förutsättningar, utbildning och ålder vid flytten från hemlandet. Funka Nu AB Döbelnsgatan 21, 111 40 Stockholm 08-555 770 60 kontakt@funkanu.se 12 (14)

Användare med problem att se Många människor har någon form av synproblem. De flesta kan korrigera synproblemen med glasögon eller linser, men det finns situationer där det ändå inte fungerar. En tillgänglig webbplats ger besökaren möjlighet att ställa in visningen, exempelvis textstorleken. Det är väsentligt för en person med synproblem. Även om man har perfekt syn kan det ibland vara svårt att se, till exempel om man använder en mindre enhet, exempelvis mobiltelefon eller surfplatta, sitter i en dålig ljusmiljö eller är trött och stressad. För personer med synnedsättning finns det förstorande hjälpmedel som kan förstora upp till 32 gånger. Det gör att användaren ser en mycket liten del av skärmen åt gången, men i kraftig förstoring. Det ställer stora krav på en konsekvent design och bra stödlinjer. För personer med kraftigare synskador finns det olika typer av hjälpmedel. Till exempel skärmläsare som förmedlar det som visas på skärmen via en talsyntes och/eller en punktskriftsdisplay vilket gör att användaren kan lyssna eller känna på webbplatsen. Skärmläsare för synskadade skiljer sig från skärmläsare för dyslektiker. En gravt synskadad behöver få struktur, bilder och grafiska objekt presenterade genom skärmläsaren. För att det ska fungera krävs det att webbplatsen är tekniskt tillgängligt konstruerad. Hur många berörs? Egentligen alla. När vi blir äldre ser många av oss allt sämre och se dig omkring: i den vuxna befolkningen har en majoritet någon form av synkorrigering, kontaktlinser eller glasögon. Om vi fokuserar på funktionsnedsättningar ser siffrorna ut så här: Det finns cirka 100 000 medicinskt synskadade 10 000 är gravt synskadade eller helt blinda 800 läser punktskrift Några procent av befolkningen är färgblinda

Funka Nu AB Funka startades som ett projekt inom handikapprörelsen och är idag marknadsledande inom området tillgänglighet med 80 % av Sveriges myndigheter som kunder. Sedan år 2000 är vi ett privatägt bolag och vår nära relation till handikapprörelsen innebär en unik kvalitetskontroll som ofta resulterar i olika forskningsprojekt. Vi har kontor i Stockholm, Oslo och Madrid och kunder över hela världen. Funka arbetar med tillgänglighet vad gäller information i alla tänkbara format, digitala gränssnitt och automater. Vi har även en verksamhetsdel som fokuserar på tillgänglighet i byggd miljö och bemötandefrågor. Genom förtroendeuppdrag och standardiseringsarbete sätter Funkas arbete normer för utveckling och analys samt utformning av krav vad gäller tillgänglighet. På uppdrag av EU-kommissionen har vi utarbetat metodik och mätt status på webbtillgänglighet i samtliga EU:s medlemsländer samt Norge, USA, Kanada och Australien. Vi finns representerade i regeringens Användningsforum, Standard Norge och Svensk Standard. Vi finns också representerade i Mandat 376, som på uppdrag av EUkommissionen bland annat tagit fram en ny standard, EN 301 549, för krav på tillgänglighet vid offentlig upphandling. Funka har på uppdrag av W3C genomfört den auktoriserade översättningen av WCAG 2.0 till svenska. Vi har drivit fram rekommendationer kring snabbkommandon och ikoner. Våra konsulter var med och tog fram Handikappombudsmannens riktlinjer för en tillgänglig statsförvaltning. Funka är EPiServer Solution Partner, Microsoft Partner och Adobe Certified Training Provider. Vi står bakom Funkaportalen, en mötesplats för funktionshinderfrågor. Bolagsfakta Styrelsens säte: Stockholms län Styrelsen består av: Jan Friedman (ordförande), Lennart Engelhardt och Mats Wennberg. Antal anställda: 32 Omsättning 2013: 30 MSEK Kontaktinformation Funka Nu AB Döbelnsgatan 21 111 40 Stockholm Tel: 08-555 770 60 Fax: 08-551 132 36 E-post: kontakt@funkanu.se Webb: www.funkanu.se