Information om intern miljörevision 11 KS

Information om intern miljörevision 11 KS 2015.127 3

VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott 2017-10-24 170 Information om intern miljörevision (KS 2015.127) Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen noterar informationen. Ärendebeskrivning Intern revision av kommunens miljöledningssystem har genomförts under september, som ett led i att certifieras enligt miljöledningsstandarden ISO 14001:2015. Revisorns slutsatser är sammanfattningsvis: + Positiv inställning hos medarbetarna gällande ökad satsning på miljön. + Stratsys är ett bra och tydligt verktyg för hantering av kommunens mål. - Saknas röd tråd i målstyrningen med avseende på kommunens miljömål. - Medarbetarnas medvetenhet om kommunens egna miljöarbete är för låg. - Oklart hur mätning, uppföljning och lagefterlevnadskontroll ska ske. - Brister i analys av risker och möjligheter. Revisionsrapporten har delgetts förvaltningarna och åtgärdsförslag för att släcka avvikelserna beslutas av tjänstemannaledningen den 6 november. Certifieringsrevision enligt ISO 14001:2015 är planerad att genomföras under december-februari. Därefter sker avvikelsehantering på nytt preliminärt under februari-mars. Yrkanden Ordförande, Parisa Liljestrand (M), yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen noterar informationen. Beslutsgång Ordförande, Parisa Liljestrand (M), ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Information om intern miljörevision 2. Miljörevisionsrapport intern 2017 3. PPT miljörevisionsrapport intern 2017 Expedieras till Akt Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 14

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE FÖRVALTNING 2017-10-16 DNR KS 2015.127 ANN WAHLSTRÖM SID 1/1 MILJÖSTRATEG 08-5878 6372 ANN.WAHLSTROM@VALLENTUNA.SE KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Information om intern miljörevision Förslag till beslut Kommunstyrelsen noterar informationen. Ärendet i korthet Intern revision av kommunens miljöledningssystem har genomförts under september, som ett led i att certifieras enligt miljöledningsstandarden ISO 14001:2015. Revisorns slutsatser är sammanfattningsvis: + Positiv inställning hos medarbetarna gällande ökad satsning på miljön. + Stratsys är ett bra och tydligt verktyg för hantering av kommunens mål. - Saknas röd tråd i målstyrningen med avseende på kommunens miljömål. - Medarbetarnas medvetenhet om kommunens egna miljöarbete är för låg. - Oklart hur mätning, uppföljning och lagefterlevnadskontroll ska ske. - Brister i analys av risker och möjligheter. Revisionsrapporten har delgetts förvaltningarna och åtgärdsförslag för att släcka avvikelserna beslutas av tjänstemannaledningen den 6 november. Certifieringsrevision enligt ISO 14001:2015 är planerad att genomföras under december-februari. Därefter sker avvikelsehantering på nytt preliminärt under februari-mars. Handlingar Victor Kilén Kommundirektör Emelie Hallin Stabschef Ska expedieras till Akt KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG 1 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 KOMMUN@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE 5

Internrevisionsrapport Revision genomförd Bra Intervjuade personer (ej namn, endast avdelning samt befattning) Kommundirektör, miljöstrateg, miljösamordnare och medarbetare Miljöaspekter Godkänt Kommundirektör, miljöstrateg, miljösamordnare och medarbetare Lagar och intressentkrav Vissa brister Miljöstrateg och miljösamordnare Mål och handlingsplaner Vissa brister Kommundirektör, miljöstrateg, miljösamordnare och medarbetare Rutiner och instruktioner Vissa brister Kommundirektör, miljöstrateg, miljösamordnare och medarbetare Roller och ansvar Godkänt Kommundirektör, miljöstrateg, miljösamordnare och medarbetare Utbildning och kompetens Stora brister Kommundirektör, miljöstrateg, miljösamordnare och medarbetare Leverantörer Bra Kommundirektör, miljöstrateg, miljösamordnare och medarbetare Mätning och uppföljning Stora brister Kommundirektör, miljöstrateg, miljösamordnare och medarbetare Dokumentation Godkänt Miljöstrateg och miljösamordnare Kommunikation Godkänt Kommundirektör, miljöstrateg, miljösamordnare och medarbetare Ledningens genomgång Vissa brister Område Policy Omdöme Miljöstrateg Uppgifter från revisor Reviderat mot område Gradera avvikelse Förslag på åtgärd/kommentar (problem på fler ställen?) Hela Inköp och upphandling presenteras som en betydande miljöaspekt på Vallentuna kommuns intranät och vid underrubriken som benämns "Inköp och upphandling" i miljöaspektregistret. Samtliga miljöaspekter som kopplats till området inköp och upphandling i miljöaspektregistret har dock bedömts som Ej betydande. Observation Tydliggör hur Inköp och upphandling har bedömts som betydande för Vallentuna kommun. Var konsekvent med den metod som valts ut för bedömning av miljöaspekternas betydelse. Hela Vallentuna kommun har inte fastställt åtföljande miljöpåverkan till samtliga miljöaspekter som har listats i miljöaspektregistret. Detta är en förutsättningen för att kunna avgöra om aspekten är betydande eller inte. Standarden ställer som krav i punkt 6.1.2 att organisationen ska upprätthålla dokumenterad information rörande miljöaspekter och åtföljande miljöpåverkan. Observation Säkerställ att miljöpåverkan har fastställts för samtliga identifierade miljöaspekter, samt att dess väsentlighet för Vallentuna kommun (Betydande/ Ej betydande) dokumenterats. Hela Ett utav Vallentuna kommuns övergripande miljömål är: "Osorterat avfall och farliga kemikalier ska minska". Under internrevisionen framkom det att vissa verksamheter/avdelningar inte har tillgång till fraktioner för att kunna sortera verksamhetens avfall, samt att avfallshanteringen på vissa platser fungerar mindre bra. Observation För att kunna uppnå det övergripande målet om att minska osorterat avfall bör kommunen säkerställa att samtliga verksamheter har rätt förutsättningar för att kunna arbeta mot uppsatt mål. Del av verksamhet 1 2 Miljöaspekter 3 Mål och handlingsplaner Sammanfattade omdöme: Internrevisionen har flutit på väldigt bra och samtliga inblandade har varit mycket tillmötesgående. Intervjuer har genomförts i sällskap med Vallentuna kommuns miljöstrateg. Vallentuna kommun har ambitioner om ökat fokus på miljöfrågor i sin verksamhet, men kommunens miljöarbete har inte riktigt lyckats kommunicerats ut i verksamheten. Medvetenheten om kommunens miljöambitioner, satsningar och inriktningar är relativt låg bland medarbetarna. En miljöutbildning har erbjudits till medarbetarna (Miljökörkortet) för att öka medvetenhet och kompetens, men denna har haft ett relativt litet fokus på just Vallentuna kommuns miljöarbete. Det förekommer även en del brister i Vallentuna kommuns arbete kopplat till mätning och uppföljning av kommunens miljöprestanda. Idag förkommer ingen tydlig styrning kring hur utvärdering av prestanda ska genomföras. Rebecca Karlsson, 2017-10-02 Fylls i av ansvarig chef Avvikelse/förbättringsförslag Nr Miljöaspekter Revisorer: Rebecca Karlsson Datum: 170823-170929 Omfattning: Miljöledningssystemet ISO 14001:2015, Vallentuna kommun 6 Ansvarig för genomförande Orsak till avvikelse Beslutad åtgärd Datum för färdigställande Stängt datum Signatur att åtgärd har fått avsedd verkan

4 Ett flertal utav medarbetarna känner inte till Vallentuna kommuns miljöarbete. De känner inte till att det finns ett miljöledningssystem och pratar väldigt sällan eller aldrig om miljö på sin avdelning. De känner därmed inte heller till att det finns varken en miljöpolicy eller betydande miljöaspekter. Detta medför att Utbildning och kompetens Hela Vallentuna kommun inte uppfyller punkt 7.3 i standarden som behandlar Stor avvikelse medvetenhet. Enligt punkt 7.3 ska det säkerställas att personer som arbetar inom eller åt organisationen ska vara medvetna om miljöpolicy, betydande miljöaspekter, sina bidrag till ett väl fungerande miljöledningssystem samt konsekvenserna av att inte uppfylla kraven i miljöledningssystemet. Säkerställ att samtliga personer som arbetar inom eller åt Vallentuna kommun har tillräckligt stor medvetenhet om kommunens miljöledningssystem. Detta kan exempelvis uppfyllas genom att låta samtliga berörda gå en kortare webbutbildning (förslagsvis i form utav en video) som presenterar Vallentuna kommuns miljöarbete och visar på hur deltagaren i sitt arbeta kan bidra till ett väl fungerande miljöledningssystem. 5 6 Det saknas en röd tråd i målstrukturen och en tydlig förklaring över hur de tre övergripande miljömålen är kopplade till de nämndspecifika målen och de aktiviteter som tagits fram för respektive avdelning. Eftersom de tre övergripande miljömålen inte bryts ner till relevanta funktioner och nivåer blir det svårt för Mål och handlingsplaner Hela Vallentuna kommun att säkerställa att kommunen arbetar mot dessa Liten avvikelse gemensamma mål. Det kan även skapas förvirring över vilka som är kommunens miljömål om detta inte är tydligt. Under intervjuerna framkom det att olika personer hänvisar till olika mål då frågan om kommunens miljömål togs upp. Det finns få skriftliga rutiner/instruktioner som stöttar miljöarbetet i de olika förvaltningarna. Det saknas exempelvis styrning kring avfallshantering och Rutiner och instruktioner Hela kemikaliehantering, vilket har efterfrågats utav vissa medarbetare under Observation internrevisionstillfället. Vänligen se punkt 8.1 i standarden för mer information kring vad standarden ställer för krav kring detta. Tydliggör kopplingen mellan Vallentuna kommuns tre övergripande miljömål och de aktiviteter som tagits fram inom miljöområdet (målstrukturen) för att säkerställa att kommunen arbetar mot dessa. Ett flertal utav medarbetarna anser att det skulle underlätta om det fanns skriftliga rutiner över hur exempelvis avfallshantering och kemikaliehantering ska ske. Då Vallentuna kommun har ett stort antal medarbetare och då personalomsättningen är relativt hög på vissa avdelningar kan det med fördel skapas tydligare styrning i form av rutiner/instruktioner för de områden som kommunen anser vara extra viktiga/centrala i miljöarbetet. 7

7 8 9 Kommunikationen av miljöfrågor brister i lägre led. Kommunikation kopplat till miljöområdet sker framförallt genom Kommunikation Hela Vallentuna kommuns intranät och via Observation mail. Många utav de medarbetare som arbetar längre ner i verksamheten sitter dock väldigt sällan vid en dator. Majoriteten av medarbetarna har tagit Miljökörkortet som använts som verktyg för att öka kompetensen i miljöfrågor inom kommunen. Utbildningsverktyget och dess innehåll har tyvärr tagits emot negativt av ett flertal medarbetare. De anser att utbildningen var tung och omfattande, och tog lång tid att Utbildning och kompetens Hela genomföra. Observation Tyvärr känner flertalet av de intervjuade att de inte haft någon nytta utav den kunskap de erhållit via utbildningen i sitt dagliga arbete. Genom intervjuerna framkom det även att medvetenheten om just Vallentuna kommuns miljöarbete inte har haft så stort fokus i utbildningen i förhållande till det totala innehållet. Vallentuna kommun har identifierat möjligheter kopplat till kommunens miljöaspekter, men har inte identifierat risker kopplat till miljöaspekter. Under revisionstillfället har det inte heller framkommit att någon analys över risker Risker och möjligheter Hela och möjligheter kopplat till bindande krav och andra frågor och krav har Liten avvikelse genomförts. Enligt punkt 6.1.1 i standarden ska organisationen bland annat avgöra risker och möjligheter rörande organisationens miljöaspekter, bindande krav och andra frågor och krav som identifierats. Säkerställ att kommunikationen hänger med hela vägen ner i organisationen och att kommunikationskanalerna är anpassade till målgruppen. Enligt punkt 7.4.2 i standarden ska organisationen bland annat i lämplig omfattning kommunicera inom organisationens nivåer och funktioner, information som är relevant för miljöledningssystemet, inklusive ändringar av miljöledningssystemet. Ett förslag kan vara att ta fram en enklare variant av miljöutbildning (som delvis redan har påbörjats) där fokus ligger mer på Vallentuna kommuns miljöarbete och vad medarbetarna kan göra för att bidra till ett väl fungerande miljöledningssystem. Se även förslag på åtgärd till avvikelse nr 4. Genomför en heltäckande analys över Vallentuna kommuns risker och möjligheter kopplat till kommunens miljöaspekter, bindande krav och övriga identifierade frågor. 10 Miljöarbetet fokuseras mestadels på nutid och styrning saknas därmed för övervakning, mätning och utvärdering av miljöprestandan. Det finns exempelvis ingen styrning/rutin för hur, när och av vem miljöaspekterna och bindande krav ska följas upp. Mätning och uppföljning Hela Stor avvikelse I punkt 9.1.1 presenterar standarden bland annat att organisationen ska fastställa vad som behöver övervakas och mätas, vilka metoder som behövs och när övervakning och mätning ska utföras. Dessa saknas i dagsläget för Vallentuna kommun. Skapa rutiner och arbetssätt som beskriver hur mätning och uppföljning ska genomföras. Säkerställ därefter att resultatet av mätning och uppföljning dokumenteras i lämplig utsträckning. 8

11 12 Merparten utav medarbetarna är positivt inställda till en utökad satsning på miljöarbetet. Flera Roller och ansvar Hela förbättringsförslag/åtgärder framkom Positiv observation under intervjuerna gällande hur de skulle kunna arbeta mer miljövänligt och tänka mer på miljö i sitt dagliga arbete. Det har inte genomförts någon lagefterlevnadskontroll av miljölagarna och det finns ingen kontroll inplanerad. Lagar och intressentkrav Hela Det saknas även en fastställd frekvens över hur ofta lagefterlevnadskontroll ska Stor avvikelse genomföras samt ansvarig person. Detta behöver genomföras för att leva upp till punkt 9.1.2 i standarden. Säkerställ att en efterlevnadskontroll av bindande krav genomförs, att resultatet av kontrollen dokumenteras och att frekvensen fastställs. 13 14 Vallentuna kommun har ännu inte haft ledningens genomgång. Detta är dock inplanerat att genomföras under oktober månad. Ledningens genomgång Hela Ledningens genomgång kommer delas in Observation i två steg. Först genomförs ledningens genomgång inom respektive förvaltning. Därefter hålls högsta ledningens genomgång. Det förekommer vissa oklarheter i Roller och ansvar Hela ansvarsfördelning för Observation miljöledningssystemet. Säkerställ att ledningens genomgång genomförs som planerat. Tydliggör ansvarsfördelningen över miljöledningssystemets olika delar. Idag finns en övergripande beskrivning av miljöorganisationen i miljöplanen, men en mer detaljerad beskrivning kan med fördel tas fram för att tydliggöra de olika rollernas ansvar. Säkerställ även att ansvarsfördelningen kommuniceras ut till berörda personer. 15 Det råder en viss osäkerhet kring hur avvikelser och förbättringsförslag ska rapporteras in och hanteras. Det finns en Mätning och uppföljning Hela sida på intranätet som kallas "Rapportera tillbud och arbetsskador" där det finns Observation möjlighet att rapportera in avvikelser som rör miljöarbetet. Denna möjlighet verkar dock inte vara känd bland medarbetarna. Fastställ vilken metod som ska användas för rapportering av avvikelser och förbättringsförslag som rör miljöarbetet och kommunicera ut detta till samtliga berörda. Om inrapporteringsverktyget på intranätet ska användas bör sidan "Rapportera tillbud och arbetsskador" förslagsvis döpas om för att tydliggöra att sidan inte bara syftar till rapporteringar gällande arbetsmiljö. Säkerställ även att det vidtas åtgärder för att hantera och korrigera rapporterade avvikelser. 9

16 Enligt punkt 6.2.1 b ska miljömålen (om det är praktiskt möjligt) vara mätbara. Detta bör Vallentuna kommun ha i åtanke vid fortsatt arbete med miljömålen. Mål och handlingsplaner Hela Mätbara miljömål underlättar framförallt Förbättringsförslag uppföljningen och Vallentuna kommun kan få en tydligare bild av hur de aktiviteter som genomförts har bidragit till kommunens övergripande miljömål. 17 18 19 20 21 Stratsys har av ett flertal intervjuade personer presenterats som ett bra och tydligt verktyg för hantering av Mål och handlingsplaner Hela kommunens mål. De flesta har haft bra Positiv observation koll på hur tilldelade aktiviteter ska hanteras och är regelbundet inne och arbetar i verktyget. I Vallentuna kommuns presentationsslinga står det på sida 3 att det finns rutiner och instruktioner till varje punkt i ledningssystemet (enligt en lista som visas innehållande bland annat Rutiner och instruktioner Hela Miljöaspekter & intressentkravsanalys Observation och Lagar & intressentkrav). Det finns dock väldigt få instruktioner och rutiner som är implementerade i miljöledningssystemet kopplat till dessa delar. Det förekommer att vissa förvaltningar har separata miljöaspektregister, som inte finns publicerade, tillgängliga för Miljöaspekter Hela medarbetarna eller är känt för andra inom kommunen. Dessa har under Liten avvikelse internrevisionen tolkats som väldigt fristående och inte sammankopplade med det gemensamma miljöaspektregistret. Då förvaltningarna skiljer sig mycket åt bör varje förvaltning ha separata miljöaspektregister. Detta för att få en Miljöaspekter Hela komplett och heltäckande analys över Vallentuna kommuns miljöpåverkan. Det Observation gäller dock att metoden för hur dessa miljöaspektregister tas fram och används är tydlig. Säkerställ att hänvisade rutiner och instruktioner fastställs och implementerats, alternativt uppdatera presentationsslingan. Säkerställ att det finns ett gemensamt arbetssätt för hur förvaltningarna identifierar och sammanställer sina miljöaspekter och hur dessa kommuniceras och presenteras i det gemensamma miljöaspektregistret. Förslagsvis tas en rutin fram som styr att varje förvaltning tar fram sina separata miljöaspekter utifrån beslutad metod. Vallentuna kommun sammanställer därefter förslagsvis förvaltningarnas betydande miljöaspekter i kommunens gemensamma miljöaspektregister. Överlag har medarbetarna goda Rutiner och instruktioner Hela kunskaper inom agerande vid potentiell brand och aktuella uppsamlingsplatser är Positiv observation väl kommunicerade i verksamheten. 10

22 Miljöarbetet och arbetssätten skiljer sig idag en del åt mellan förvaltningarna och förvaltningarna känns ganska isolerad Utbildning och kompetens Hela från varandra. Vallentuna kommun skulle med fördel kunna samarbeta mer över Förbättringsförslag förvaltningsgränserna för att utveckla ett gemensamt arbetssätt och för att samla in idéer och erfarenhet från varandra. Detta har delvis påbörjats genom den samlade grupp av miljösamordnare och miljöstrateg som skapats, vilket kan bidra mycket positivt till Vallentuna kommuns fortsatta miljöarbete. 23 Rutiner och instruktioner Galgbacken & Vallentuna gymnasium Genom de platsbesök som genomförts framkom det att säkerhetsdatablad i vissa fall saknas eller inte enkelt kan hittas till de kemikalier som avdelningen förvarar. Det påträffades även olåsta skåp i kemisalarna på Vallentuna gymnasium. Observation Säkerställ att säkerhetsdatablad finns tillgängliga för samtliga kemikalier som hanteras inom kommunen. 24 25 26 27 28 29 Utrymningsskylar saknas inne på kontoret på Galgbacken. Dessa var nedplockade och låg samlade i en hög i det stora Rutiner och instruktioner Galgbacken arbetsrummet. Enligt AFS 2009:2 80 Observation ska skyltar och andra vägledande markeringar för utrymning finnas, om det inte är uppenbart att de inte behövs. Säkerställ att skyltas sätts upp, om det inte anses vara uppenbart att det inte behövs. 11

VALLENTUNA KOMMUN Internrevision 2017 12

AGENDA Syfte Utförande Positiva observationer Resultat Fokusområden 13

SYFTE Vallentuna kommun har ett miljöledningssystem enligt ISO 14001 och som ett led i arbetet för ständiga förbättringar har interna revisioner genomförts för att: Avgöra om miljöledningssystemet Överensstämmer med planerade åtgärder för miljöledning, inklusive kraven i ISO 14001 Har införts och underhållits på ett riktigt sätt, Verifiera att de interna instruktioner och arbetssätt som finns fastställda i systemet efterlevs. 14

UTFÖRANDE Revisionen har behandlat samtliga delar inom ISO 14001 Revisionerna har flutit på bra och mottagandet har varit välkomnande Dokumentgranskning har genomförts av Vallentuna kommuns miljöledningssystem 18 intervjuer Ca 3-4 intervjuer per förvaltning 5 site visits Kommunledningskontoret Vallentuna IP Galgbacken Vallentuna gymnasium Väsbygården 15

POSITIVA OBSERVATIONER Överlag positiv inställning hos medarbetarna gällande ökad satsning på miljön Stratsys presenteras som ett bra och tydligt verktyg för hantering av kommunens mål Överlag har medarbetarna goda kunskaper inom agerande vid potentiell brand och aktuella uppsamlingsplatser är väl kommunicerade i verksamheten 16

RESULTAT Område Positiv observation Förbättrings förslag Observation Liten avvikelse Stor avvikelse Policy Miljöaspekter 3 1 Lagar och andra krav 1 Mål och handlingsplan 1 1 1 1 Rutiner och instruktioner 1 4 Roller och ansvar 1 1 Utbildning och kompetens 1 1 1 Leverantörer Mätning och uppföljning 1 1 Dokumentation Kommunikation 1 Ledningen genomgång 1 Risker och möjligheter 1 Totalt 3 2 13 3 3 17

RESULTAT Område Revision genomförd Omdöme Policy Bra Miljöaspekter Godkänt Lagar och intressentkrav Vissa brister Mål och handlingsplan Vissa brister Rutiner och instruktioner Vissa brister Roller och ansvar Godkänt Utbildning och kompetens Stora brister Leverantörer Bra Mätning och uppföljning Stora brister Dokumentation Godkänt Kommunikation Godkänt Ledningen genomgång Vissa brister 18

RESULTAT STOR AVVIKELSE # Reviderat mot område Avvikelse Förslag till åtgärd 4 Utbildning och kompetens Ett flertal utav medarbetarna känner inte till Vallentuna kommuns miljöarbete. De känner inte till att det finns ett miljöledningssystem och pratar väldigt sällan eller aldrig om miljö på sin avdelning. De känner därmed inte heller till att det finns varken en miljöpolicy eller betydande miljöaspekter. Detta medför att Vallentuna kommun inte uppfyller punkt 7.3 i standarden som behandlar medvetenhet. Enligt punkt 7.3 ska det säkerställas att personer som arbetar inom eller åt organisationen ska vara medvetna om miljöpolicy, betydande miljöaspekter, sina bidrag till ett väl fungerande miljöledningssystem samt konsekvenserna av att inte uppfylla kraven i miljöledningssystemet. Säkerställ att samtliga personer som arbetar inom eller åt Vallentuna kommun har tillräckligt stor medvetenhet om kommunens miljöledningssystem. Detta kan exempelvis uppfyllas genom att låta samtliga berörda gå en kortare webbutbildning (förslagsvis i form utav en video) som presenterar Vallentuna kommuns miljöarbete och visar på hur deltagaren i sitt arbeta kan bidra till ett väl fungerande miljöledningssystem. 12 Lagar och intressentkrav Det har inte genomförts någon lagefterlevnadskontroll av miljölagarna och det finns ingen kontroll inplanerad. Det saknas även en fastställd frekvens över hur ofta lagefterlevnadskontroll ska genomföras samt ansvarig person. Detta behöver genomföras för att leva upp till punkt 9.1.2 i standarden. Säkerställ att en efterlevnadskontroll av bindande krav genomförs, att resultatet av kontrollen dokumenteras och att frekvensen fastställs. 19

RESULTAT STOR AVVIKELSE # Reviderat mot område Avvikelse Förslag till åtgärd 10 Mätning och uppföljning Miljöarbetet fokuseras mestadels på nutid och styrning saknas därmed för övervakning, mätning och utvärdering av miljöprestandan. Det finns exempelvis ingen styrning/rutin för hur, när och av vem miljöaspekterna och bindande krav ska följas upp. I punkt 9.1.1 presenterar standarden bland annat att organisationen ska fastställa vad som behöver övervakas och mätas, vilka metoder som behövs och när övervakning och mätning ska utföras. Dessa saknas i dagsläget för Vallentuna kommun. Skapa rutiner och arbetssätt som beskriver hur mätning och uppföljning ska genomföras. Säkerställ därefter att resultatet av mätning och uppföljning dokumenteras i lämplig utsträckning. 20

RESULTAT LITEN AVVIKELSE # 5 Reviderat mot område Mål och handlingsplaner 19 Miljöaspekter Avvikelse Det saknas en röd tråd i målstrukturen och en tydlig förklaring över hur de tre övergripande miljömålen är kopplade till de nämndspecifika målen och de aktiviteter som tagits fram för respektive avdelning. Eftersom de tre övergripande miljömålen inte bryts ner till relevanta funktioner och nivåer blir det svårt för Vallentuna kommun att säkerställa att kommunen arbetar mot dessa gemensamma mål. Det kan även skapas förvirring över vilka som är kommunens miljömål om detta inte är tydligt. Under intervjuerna framkom det att olika personer hänvisar till olika mål då frågan om kommunens miljömål togs upp. Det förekommer att vissa förvaltningar har separata miljöaspektregister, som inte finns publicerade, tillgängliga för medarbetarna eller är känt för andra inom kommunen. Dessa har under internrevisionen tolkats som väldigt fristående och inte sammankopplade med det gemensamma miljöaspektregistret. Förslag till åtgärd Tydliggör kopplingen mellan Vallentuna kommuns tre övergripande miljömål och de aktiviteter som tagits fram inom miljöområdet (målstrukturen) för att säkerställa att kommunen arbetar mot dessa. Säkerställ att det finns ett gemensamt arbetssätt för hur förvaltningarna identifierar och sammanställer sina miljöaspekter och hur dessa kommuniceras och presenteras i det gemensamma miljöaspektregistret. 21

RESULTAT LITEN AVVIKELSE # Reviderat mot område 9 Risker och möjligheter Avvikelse Vallentuna kommun har identifierat möjligheter kopplat till kommunens miljöaspekter, men har inte identifierat risker kopplat till miljöaspekter. Under revisionstillfället har det inte heller framkommit att någon analys över risker och möjligheter kopplat till bindande krav och andra frågor och krav har genomförts. Enligt punkt 6.1.1 i standarden ska organisationen bland annat avgöra risker och möjligheter rörande organisationens miljöaspekter, bindande krav och andra frågor och krav som identifierats. Förslag till åtgärd Genomför en heltäckande analys över Vallentuna kommuns risker och möjligheter kopplat till kommunens miljöaspekter, bindande krav och övriga identifierade frågor. 22

FOKUSOMRÅDEN Medvetenhet Lagar och intressentkrav Mätning och uppföljning 23

TACK FÖR DENNA GÅNG! 24