Kallelse till sammanträde med teknik- och servicenämnden

Kallelse till sammanträde med teknik- och servicenämnden 2015-02-06 Tid: Torsdagen den 12 februari 2015, kl. 15:00 Plats: Kommunhuset, sammanträdesrummet Gruppmöte: Majoriteten har gruppmöte kl. 14:30 i sammanträdesrummet Oppositionen har gruppmöte kl. 14:30 bredvid oppositionsrådets kontor, Västra Långgatan 5 (Gula huset) Ärenden: 1. Godkännande av dagordningen Dnr 2. Avloppsförsörjning Tofsö fritidshusområde TSN 2014/50 3. Yttrande över revisionsrapport Granskning TSN 2014/69 av simhallsprojektet Safiren 4. Övriga ärenden (Inga handlingar) Arne Karlsson ordförande Helena Edenborg sekreterare

Tjänsteskrivelse Teknik- och servicenämnden Dnr TSN 2014/50 2015-02-05 Tekniska enheten Stig Tördahl Tel. 0156-523 31 Fax. 0156-522 03 stig.tordahl@trosa.se Avloppsförsörjning Tofsö fritidshusområde Förslag till beslut att förorda avloppslösning enligt alternativ 3, under förutsättning att länsstyrelsen godkänner denna utformning av avloppshantering. Avloppsförsörjning Tofsö fritidshusområde Länsstyrelsen har förelagt Trosa kommun att tillse att en allmän avloppsanläggning, gemensam för alla fastigheter inom Tofsö kommer till stånd med kommunen som huvudman. Efter genomförandet ska området införlivas i kommunens verksamhetsområde för allmän spillvattenanläggning. Vattenförsörjning behöver inte ingå i kommunens åtagande. Områdets karaktär med tättbebyggd fritidshusbebyggelse på höglänt mark med delvis berg i dagen bedöms av Länsstyrelsen inte ha förutsättningar för enskilda avloppsanläggningar. Tekniska enheten och Samhällsbyggnadskontoret har utrett tänkbara lösningar för att med Trosa kommun som huvudman bygga avloppsanläggning på Tofsö. Alternativ 1 Överföringsledning Alternativ 2 - Avloppsreningsverk inom Tofsö Alternativ nr 3 Lokal lösning med kretslopp i fokus Beskrivning av dessa alternativ finns i bifogat material Avloppsförsörjning Tofsö fritidshusområde, översiktlig alternativbeskrivning Målet med alternativ 3 är en lösning med nollutsläpp av kväve, fosfor och andra miljöpåverkande ämnen, samt ett kretsloppstänkande med återföring av näringsämnen till jordbruk enligt den så kallade Södertäljemodellen. Tanken med alternativ 3 är ett antal fristående svartvattensystem med kommunalt huvudmannaskap. Systemet byggs utifrån ett antal större tankar som placeras inom området Ett LTA ledningssystem med en pumpstation för varje fastighet för uppsamling av svartvattnet inom resp tanks anslutningsområde bedöms erfordras. Respektive fastighetsägare tilldelas på sedvanligt sätt en anslutningspunkt i fastighetsgräns.

Detta system kompletteras med enskild lösning för BDT-vattnet i form av markbädd eller dylikt. I vissa fall kan det bli aktuellt att flera fastigheter går ihop för att få till bra lösningar, vid behov kan detta förslagsvis ske på samfälld mark. Tänkbara resurser för omhändertagande (tömning, lagring, hygienisering och spridning) är en gård belägen några kilometer från området. Om detta inte visar sig genomförbart har anläggningen i Hölö visat intresse att öka tillflödet till befintlig anläggning. Alternativ tre är i dagsläget svårt att kostnadsberäkna men övergripande bedömningar visar att detta alternativ, inklusive åtgärder på underkända BDTanläggningar, tros landa på totalt ca 185 tkr per fastighet. En viktig fördel är de miljömässiga konsekvenserna. Viss osäkerhet finns kring långsiktigheten i förslaget samt juridiken då huvudmannaskapet i detta förslag delas mellan olika parter. Claes-Urban Boström Produktionschef Stig Tördahl Teknisk chef Bilagor: Avloppsförsörjning Tofsö fritidshusområde, översiktlig alternativbeskrivning 20150205 Kostnadsspecifikation 20150205 Tofsö alternativ 3- inlaga av Tofsö samfällighetsförening

2015-02-05 Avloppsförsörjning Tofsö fritidshusområde, översiktlig alternativbeskrivning Bakgrund Länsstyrelsen har förelagt Trosa kommun att tillse att en allmän avloppsanläggning, gemensam för alla fastigheter inom Tofsö kommer till stånd med kommunen som huvudman. Efter genomförandet ska området införlivas i kommunens verksamhetsområde för allmän spillvattenanläggning. Vattenförsörjning behöver inte ingå i kommunens åtagande. Områdets karaktär med tättbebyggd fritidshusbebyggelse på höglänt mark med delvis berg i dagen bedöms av Länsstyrelsen inte ha förutsättningar för enskilda avloppsanläggningar. Miljökontoret i Trosa kommun har sedan 2007 arbetat med att inventera hela kommunens bestånd av enskilda avloppsanläggningar enligt en av Miljönämnden fastställd tidplan. Tofsö fritidshusområde, som är ett perifert beläget utpräglat fritidshusområde knappt 20 km från Trosa tätort, inventerades under vår/sommar 2010 och inventeringen omfattade 173 fastigheter. Majoriteten av fastigheterna inom Tofsö fritidshusområde har en enklare avloppsstandard bestående av separat bad-, disk- och tvättavlopp (BDT) samt torrtoalettlösning eller WC kopplad till sluten tank. Vid inventeringen uppmärksammades brister på 152 av 173 fastigheter. Noterade brister avser BDT-anläggningar och främst deras ålder (äldre än 20 år), avsaknad av luftningsrör samt näringsläckage. Inga brister noterades dock avseende de slutna tankarna. Detta baseras främst på okulärbesiktningar där växtnäringsläckage inte kunde identifieras samt en kontroll av kommunens slamtömningsregister. Uppmärksammar slamtömningsentreprenören någon avvikelse rapporteras avvikelsen till miljökontoret och resultatet noteras i slamtömningsregistret. Utifrån ovanstående resultat har åtgärdsdiskussionerna för området primärt fokuserats på hur BDT-avloppsanläggningarna ska åtgärdas för att uppfylla lagstiftningens krav med avseende på reningsgrad. Länsstyrelsen tillskrevs den 1 april 2011 (dnr 500-4541-2011) av två styrelseledamöter i samfällighetsföreningen som önskade se ett samlat kommunalt grepp för avloppsfrågan i Tofsö. Dessa två personer hade inte först inhämtat föreningsstämmans godkännande och den mening som framförs i skrivelsen representerar inte den uppfattning som innehas av majoriteten av föreningsmedlemmarna. Länsstyrelsen tog dock allvarligt på skrivelsen och har utifrån dess innehåll förelagt Trosa kommun att ombesörja att kommunalt avlopp byggs ut för Tofsöområdet. Trosa kommun valde att överklaga detta beslut hela vägen till Högsta Domstolen men Länsstyrelsen har slutligen fått rätt vilket innebär att föreläggandet kvarstår. Vattenförsörjning är ordnad dels genom ett sommarvattendistributionsnät för hela området och dels genom egna borrade brunnar (ca 90 fastigheter). Förutsättningarna att ordna eget vatten bedöms vara goda, om behov/önskan finns. 1(4)

Föreningen i området har årligen under 40 år, i organiserad form, tagit prover och analyserat vattnet både i Östersjön, Lillsjön och vattentäkter och ingen kvalitetsförändring har kunnat påvisas. Vattenprover vid badplatserna uppvisar dessutom dricksvattenkvalitet. Förutsättningar för en allmän avloppsanläggning Området är till ytan vidsträckt, kuperat och består av 15 gator med en sammanlagd längd av drygt 6 km. Det är en blandning av både berg och låglänt terräng vilket innebär att förutsättningarna ser väldigt olika ut inom området. Inom området finns ca 170 fastigheter. Det är ett utpräglat fritidshusområde som är relativt tätbebyggt. Permanentboendet är för närvarande mycket lågt, ca 10-15 familjer. Detta gör att en gemensam avloppsanläggning måste klara de variationer i flöde och belastning som uppstår under vinter- och sommarsäsong vilket kommer att ställa stora krav på utformning av anläggningarna. De tekniska lösningar för allmänt huvudmannaskap, som kan komma i fråga, måste vara robusta system som kan skötas med kommunens tillgängliga kompetenser och personalresurser. Översiktlig beskrivning tekniska lösningar Alternativ 1 - Överföringsledning Lämpligt anslutningsmål för en överföringsledning för spillvatten bedöms vara Vagnhärads reningsverk via ledningsnätet i Västerljung, ca 15 km från Tofsö, räknat från småbåtshamnen där lokalnätet kan antas ansluta. Viss förstärkning av ledningsnätet mellan Västerljung och Vagnhärad kan komma att erfordras. Vagnhärads reningsverk har tillstånd att ansluta 6000 pe. Fn är ca 3000 pe anslutna. Anslutning av Tofsö m fl områden enl nedan, kan påverka övriga planerade anslutningar till Vagnhärads reningsverk. Denna fråga måste utredas vidare. Långa anslutningsledningar skapar speciella driftproblem. Ledningsdimensionerna måste begränsas för att ge vattenhastigheter och uppehållstider som inte skapar sedimentering och svavelvätebildning, samtidigt som friktionsförlusterna måste begränsas. Tryckstegring med ett antal avloppspumpstationer på vägen kommer att krävas, liksom anordningar för spolning, pluggrensning, svavelvätebekämpning. I detta fall befaras att uppehållstiden under säsong med enbart permanentboende bli så lång att det innebär stora utmaningar att klara driften med rimliga insatser och kostnader. Genom att anpassa ledningssträckningen så att avsevärt fler fastigheter längs vägen kan anslutas (exempelvis Gisekvarn) kan såväl de tekniska som ekonomiska förutsättningarna förbättras. Översiktligt bedöms att längs en antagen ledningssträckning från Tofsö till anslutningspunkt i Västerljung, kan förutom Tofsö, Viksnäs(ca 60 fast), Gisekvarn, Hammarstugan, Broby (ca 140 fast), Avlebro, Djupvik, Sörtuna (ca 30 fast), sammanlagt ca 200 fastigheter anslutas. Stor del av dessa fastigheter är fritidshus, varför effekterna blir begränsade. Ledningsnätet inom dessa områden för anslutning till huvudledningen, antas ha samma omfattning som inom Tofsö En överföringsledning till Tofsö utan anslutningar längs vägen beräknas kosta ca 200 tkr per fastighet. Ansluts Gisekvarn och övriga ovannämnda områden längs vägen bedöms kostnadsprognosen landa på ca 95 tkr per fastighet. Därtill kommer kostnad för anslutningsledningar för resp område samt servisledningar inom resp fastighet En jämförande totalkostnad per fastighet mellan alternativen blir ca 370 tkr. Se kostnadsbilaga. Under förutsättningar att nämnda driftproblem med en huvudledning kan lösas, är den stora fördelen med en överföringsledning, det långsiktiga samhällsbyggnadsperspektivet, medan nackdelarna i första hand handlar om ekonomi. 2(4)

Alternativ 2 - Avloppsreningsverk inom Tofsö Tillstånd för avloppsreningsverk med aktuell anslutningsgrad (>200 <2000pe) ges av Trosa kommuns Miljönämnd, som också är tillsynsmyndighet. En tillståndsansökan ska innehålla de uppgifter, ritningar och tekniska beskrivningar som behövs för att tillsynsmyndigheten ska kunna bedöma avloppsreningsverkets utformning, omfattning och miljöeffekter. I den utsträckning som behövs ska en anmälan innehålla en miljökonsekvensbeskrivning. Utsläppskrav, lokalisering, processteknik, utsläppspunkt är viktiga frågeställningar. Reningsprocesserna måste vara stabila, tåla stora variationer i belastning och flöde, vara reduktionseffektiva och kompakta. Ett gemensamt reningsverk bör dimensioneras för ca 4-500 pe. Reningsverk med SBRreningsprocess (Satsvis Biologisk Rening) bedöms ha goda förutsättningar att klara de reningskrav som antas komma att gälla, dvs >90% reduktion av BOD7, och total fosfor samt >50% kvävereduktion. Processen består av ett antal reaktorer, som beroende på belastningen träder i funktion. Denna typ av reningsprocess är mycket stabil och bedöms klara med bibehållna reningskrav, de variationer i belastning, som kan förväntas mellan sommar och vinterförhållanden. Om så erfordras kan ett extra poleringssteg (filter) utföras. Slamhanteringen bör efter avvattning baseras på transport till kommunens befintliga avloppsreningsverk, för vidare behandling. Ledningsnätet inom Tofsö kommer att omfatta ca 5 km ledningar för att förse samtliga fastigheter med en förbindelsepunkt. Ledningsnätet bör utformas med LTA-teknik, med en pumpstation för varje fastighet. Även om vattenförsörjning inte ingår i kommunens åtagande, bör ett nytt vattenledningssystem som samförläggs med avloppsledningarna utredas. Alternativet nytt lokalt avloppsreningsverk i Tofsö inkl nytt lokalspillvattennät, kommer att medföra en jämförande totalkostnad på ca 205 tkr per fastighet. Se kostnadsbilaga. Fördelen med ett lokalt reningsverk är en lägre kostnad än för en överföringsledning till det kommunala avloppsnätet. På den negativa sidan finns framförallt komplexiteten att driva ett verk med så ojämn belastning samt att recipienten för verket måste bli Östersjön. Detta bedöms inte gynnsamt utifrån ett ekologiskt perspektiv. För både alternativ 1 och 2 gäller att kostnader inkluderar utredningar, projektering och genomförande. Kostnaderna är schablonmässiga och har stora osäkerheter. De förutsätter givetvis att funktionskrav och erforderliga tillstånd för alternativen kan uppfyllas. Alternativ nr 3 lokal lösning med kretslopp i fokus Målet med alternativ 3 är en lösning med lägsta möjliga utsläpp av kväve, fosfor och andra miljöpåverkande ämnen, samt ett kretsloppstänkande med återföring av näringsämnen till jordbruk enligt den så kallade Södertäljemodellen. Toalettvattnet (svartvatten) innehåller värdefulla näringsämnen som kväve och fosfor Genom att omhänderta och avdöda oönskade ämnen i avloppsfraktionen(hygienisering) på ett kvalitetssäkrat sätt, kan man återföra näringen till marken genom spridning på odlingsmark. Risken för smittspridning bedöms låg, dock bör problemet med läkemedelsrester i toalettvattnet beaktas. För att möjliggöra spridning av behandlat svartvatten på odlingsmark, krävs att spolvattenmängden hålls mycket låg. Ju högre halterna av växtnäringsämnen är i svartvattnet, desto mer intressant blir svartvattnet som gödselmedel för lantbrukare. Bästa resultat erhålls om enbart urinfraktionen används. Låga vattenmängder är också positivt med tanke på transport och behandlingsanläggningar (hygienisering). För att möjliggöra alternativet måste nya extremt snålspolande toaletter installeras i fastigheterna, samt att svartvatten och BDTvatten hålls åtskilda. Tanken med alternativ 3 är ett antal fristående svartvattensystem med kommunalt huvudmannaskap. Systemet byggs utifrån ett antal större tankar som placeras inom samfälld 3(4)

mark. Självfallsledningar till tankarna bedöms ej fungera på grund av det låga spolvattenflödet samt topografin. Ett LTA ledningssystem med en pumpstation inom resp fastighet för uppsamling av svartvattnet inom resp tanks anslutningsområde, bedöms erfordras. Respektive fastighetsägare tilldelas på sedvanligt sätt en anslutningspunkt i fastighetsgräns. Detta system kompletteras med enskild lösning för BDT-vattnet i form av markbädd eller dylikt. Det förutsättes att BDT-vattnet kan omhändertas utan olägenheter med avseende på avledning, och lukt- och föroreningsrisk av främst enskilda vattentäkter I vissa fall kan det bli aktuellt att flera fastigheter går ihop för att få till bra lösningar, vid behov kan detta förslagsvis ske på samfälld mark. Tänkbara resurser för omhändertagande (tömning, lagring, hygienisering och spridning) är en gård belägen några kilometer från området. Om detta inte visar sig genomförbart, har anläggningen i Hölö visat intresse att öka tillflödet till befintlig anläggning. I denna utrednings kostnadsbedömning, har förutsatts att huvudmannen står för investeringskostnader för hygienisering av svartvattnet ( våtkomposteringsanläggning). Alternativ tre är i dagsläget svårt att kostnadsberäkna men övergripande bedömningar visar att detta alternativ, inklusive åtgärder på underkända BDT-anläggningar, tros landa på en jämförande totalkostnad per fastighet på ca 185 tkr per fastighet. Viss osäkerhet finns kring långsiktigheten i förslaget samt juridiken då huvudmannaskapet i detta förslag delas mellan olika parter. 4(4)

Avloppsförsörjning Tofsö fritidshusområde Kostnadsspecifikation 2015 02 05 Bilaga till "Avloppsförsörjning Tofsö fritidshusområde, översiktlig alternativbeskrivning" 20150205 Alternativ 1 "Överföringsledning" Jämförande Överföringsledning 1 Lokalt ledningsnät inom Tofsö 2 Servisledn inom fast Totalkostnad/fast 3 Totalt per / fastighet Totalt per fastighet Intäkt anltaxa/fast 8 35 000 000 205 000 15 000 000 90 000 60 000 75 000 370 000 Alternativ 2 "Avloppsreningsverk inom Tofsö" Jämförande Avloppsreningsverk 4 Lokalt ledningsnät inom Tofsö 2 Servisledn inom fast Totalkostnad/fast 3 Totalt per /fastighet Totalt per fastighet Intäkt anltaxa/fast 8 7 000 000 40 000 15 000 000 90 000 60 000 75 000 205 000 Alternativ 3 "Lokal lösning med kretslopp i fokus" Slamtankar inom området inkl ledningsnät samt våtkomposteringsanläggning 5 Ombyggnad inom fastighet 6 BDT Jämförande vattenbehandling 7 Totalkostnad/fast Totalt per fastighet intäkt anltaxa /fast 8 per fastighet per fastighet 13 500 000 80 000 60 000 40 000 65 000 185 000 Anm Kostnader anges exkl moms. 1 Avser 14 km tryckavloppsledning inkl tryckstegringspumpstationer, totalt 2500 kr/m. Grovt uppskattat. 2 Avser ett LTA nät ca 5km à 3000 kr/m inkl pump. Erfarenhetsvärde från Öbolandet 1(2)

Avloppsförsörjning Tofsö fritidshusområde 2015 02 05 Kostnadsspecifikation 3 Avser schablonkostnad för servisledningar inom fastighet. Erfarenhetsvärde från Öbolandet. 4 Avser ett SBR Biovac verk dimensionerat för ca 400 pe. 5 reaktorer, kemfällning, separat anaerobt slamlager, slamavvattning. 5 Avser 8 slamtankar inkl LTA lednnät (4 km) med pump till resp fastighet á 3000 kr/m samt våtkomposteringsanläggning (700 000 kr) hos jordbrukare. 6 Avser schablonkostnad för nya snålspolande toalettstolar samt separering av avlopp inom fastighet. 7 Schablonmässigt 65 000 kr/ fastighet. Beräknat efter en ny anläggning med slamavskiljare, markbädd och utloppsledning. 8 Avser beräknad intäkt för spillvatten för 1000 m 2 tomtyta, enl anläggningstaxa 2015. 2(2)

Tjänsteskrivelse Teknik- och servicenämnden Dnr TSN 2014/69 2015-02-06 Kultur-, fritids-, teknik- och servicekontoret Claes-Urban Boström Tel. 0156-520 66 Fax. 0156-523 03 claes-urban.bostrom@trosa.se Yttrande över revisionsrapport Granskning av simhallsprojektet Safiren Förslag till beslut Teknik- och servicenämnden beslutar att anta produktionschefens yttrande 2015-02-06 som teknik- och servicenämndens svar på revisorernas rapport. Teknik- och servicenämndens yttrande Teknik- och servicenämnden har givits möjlighet att yttra sig över den rapport som PWC gjort på uppdrag av kommunrevisorerna gällande renoveringen av badhuset Safiren. I rapporten lämnar PWC ett antal förslag till hur nämnden borde ha agerat i de situationer som uppkommit under projektets gång. Nämnden bedömer dock, vilket även beskrivs närmare nedan, att de förslag PWC lämnat med stor sannolikhet skulle ha fördyrat och försenat projektet som helhet. Dessa effekter borde ha problematiserats ytterligare i rapporten. I missivet till revisionsrapporten ställer revisionen frågan om vilka juridiska eller andra regler som förhindrat kommunen att hålla inne med betalningar till Grontmij AB. Nedan följer svar på frågan, formulerat av advokatfirman Lindahls som även företräder kommunen i förhandlingarna med projektören Grontmij AB: För det uppdragsavtal som Kommunen tecknat med Grontmij AB, avseende projektering av simhallsprojektet Safiren, gäller ABK 09 (Allmänna Bestämmelser för Konsultuppdrag inom Arkitekt- och Ingenjörsverksamhet av år 2009). Enligt dessa bestämmelser, som således utgör del av uppdragsavtalet, får Beställaren (Kommunen) inte, som säkerhet för krav på skadestånd, hålla inne ersättning till konsulten (Grontmij AB) utöver ett prisbasbelopp efter det att konsulten genom skriftlig bekräftelse från sin försäkringsgivare visat att det finns ett försäkringsskydd som omfattar det skadeståndsansvar som kan åläggas konsulten. Eftersom sådan bekräftelse kom Kommunens juridiska ombud

tillhanda den 13 februari 2014, har Kommunen således saknat avtalsenlig rätt att innehålla betalning som säkerhet för skadestånd. Nämnden fick enligt ovan rådet, av det juridiska ombudet, att förhålla sig till bestämmelserna i ABK 09:s avseende innehållande av betalning. Nämnden bemöter rapportens övriga delar punkt för punkt enligt nedan: Vår samlade bedömning är att teknik- och servicenämnden inte säkerställt att det funnits tillräcklig styrning och uppföljning av renoveringen av Safiren. Nämnden har följt upp tidplan, men inte totalekonomiska konsekvenser på ett ändamålsenligt sätt. PWCs bedömning grundar sig i nedanstående iakttagelser: Totalekonomiska konsekvenser har beaktats i de följande momenten: utrednings- och programskede, förkalkylering, beslut, upphandling, uppföljning. Totalekonomiska konsekvenser har inte beaktats fullt ut i samband med projektering och upphandling. Exempelvis kunde andra alternativ ha belysts, såsom nybyggnation, tillsammans med benchmarking av liknande simhallsrenoveringar för att få ett bredare beslutsunderlag utifrån risknivå och totalekonomiska konsekvenser. Uppdelningen i en separat rivnings- respektive byggnadsentreprenad var emellertid en tydlig åtgärd som avsåg att minska riskerna i projektet. Att förprojektera flera renoveringsalternativ och ställa dessa mot nybyggnation är givetvis möjligt att genomföra men skulle ha varit kostnadsdrivande och sannolikt även förlängt projekttiden. Detta tillvägagångssätt hade dessutom varit problematiskt i detta fall då det kräver att man i ett tidigt skede har en fullständig bild av projektgenomförandet och slutresultatet, något som är svårt vid ombyggnationer generellt. Uppgifter och prisuppskattningar togs dock in från andra kommuner och från konsulter för nybyggnation i samma storlek som Safiren. Prisuppskattningen för ett sådant projekt var 200 250 mkr. Nämnden bedömer att genomförandet genom en rivnings- och en byggupphandling var det lämpligaste tillvägagångssättet för projektet och skulle ha varit en säker metod mot felprojektering om projektören fullföljt uppdraget på ett korrekt sätt. Kostnader för ändrings- och tilläggsarbeten i projektet kan kopplas till brister i projekteringshandlingar från extern teknikkonsult. Vi noterar att förvaltningen fört en dialog med Grontmij AB gällande kvalitetssäkring av bygghandlingar inför projektstart. Kostnaderna för ändrings- och tilläggsarbeten är som PWC korrekt beskriver kopplade till brister i projekteringshandlingar från teknikkonsultföretaget Grontmij AB.

Förvaltningen har fört en dialog med Grontmij AB gällande kvalitetssäkring av bygghandlingar inför projektstart och krävt av Grontmij AB att detta ska ske. Grontmij AB har även försäkrat förvaltningen om att kvalitetssäkring av bygghandlingar skett, vid två tillfällen dessutom. Med KS öronmärkta investeringsbuffert om 20 mkr som senare tillsköts projektet fanns emellertid en viss beredskap för tillkommande arbeten. Vi noterar att det framgår av kommunens rutiner för uppföljning av större investeringsprojekt (som antogs av fullmäktige strax före upphandlingen av byggentreprenad Safiren) att alla byggkalkyler ska innehålla medel för oförutsedda kostnader utifrån en riskbedömning, där ombyggnad av äldre fasthet ska bedömas som hög risk 30% Detta stämmer och så skedde också utifrån de kalkyler som nämnden fick. Det finns ändamålsenliga rutiner för hur tekniska enheten styr och följer upp hur bygget utvecklas, hur ändrings-, tilläggs- och avgående arbeten hanteras. Det har skett en regelbunden uppföljning av byggprojektet gällande upparbetade kostnader samt utvecklingen av byggarbetet genom intern styrgrupp, byggmöten m.m. Enligt vår bedömning framgår av byggmötesprotokoll att det inte, fram till senhösten 2013, funnits en tydlig styrning av projektet inkl. hantering av ändrings- och tilläggsarbeten. Det skedde väsentliga förändringar i projektet under hösten 2013. I oktober månad fick projektören Grontmij lämna projektet. Från samma tid tog kommunen själv över ansvaret för projektering, projektledning och ekonomisk uppföljning och utförde dessa delar tillsammans med TROTAB och deras konsult Åke Bergdahl. Uppföljningen av investeringsprojektet har brustit när det gäller bedömning av slutkostnader, vilket behöver ske kontinuerligt i alla investeringsprojekt. Det framgår inte tydligt av kommunens rutiner för uppföljning av större investeringsprojekt om och när slutkostnadsprognos ska upprättas och återkopplas till ansvarig nämnd. Det är korrekt att Grontmij AB inte har leverera den slutkostnadsprognos som de varit ålagda att leverera enligt avtal. Kommunen har sedan byggnationen startade framfört krav om slutkostnadsprognos helt enligt den överenskommelse man har genom beställningsskrivelsen. Kommunen ställde även in betalningarna till Grontmij AB i juli för att förmå företaget att leverera korrekta handlingar och slutkostnadsprognos. Denna åtgärd ogillades dock av juridiska skäl (se ovan). Betalningarna hölls inne från slutet av juli ända till september utan att det resulterade i framtagandet av någon slutkostnadsprognos. För kommunen återstod då endast att avsluta samarbetet med Grontmij, vilket man även gjorde en månad senare i oktober. Samarbetet med Grontmij hade kunnat avslutas i juni eller augusti men det hade troligtvis fått allvarliga konsekvenser för projektet. Kommunen skulle sannolikt ha behövt upphandla en ny projektör och projektledare och

projektören hade dessutom behövt sätta sig in i projektet och ta fram handlingar för kvarvarande projekteringsdel. Detta hade både fördyrat och försenat projektet. Utöver en dyrare projektering hade byggaren Abutilon även haft rätt till ersättning om 400 tkr i veckan under den tid då projektet stått stilla. PWC menar att kommunen inte har några tydliga rutiner för när och om en slutkostnadsprognos ska upprättas och återkopplas till ansvarig nämnd. En sådan rutin bestäms dock i den beställningsbekräftelse som skrivs mellan kommunen som beställare och det företag som vunnit upphandlingen som projektör och projektledare. Det är en rutin som kan skifta något beroende på projekt och som därför är komplicerad att skriva in i övergripande regelverk. I den gällande beställningsskrivelsen anges tydligt när sådan handling ska redovisas och i detta fall skall detta ske varje månad och redovisas på de möten man är ålagd att närvara vid, så som byggmöten, ekonomimöten samt vid avstämning med Trosa kommun. I uppdragsledarens arbetsuppgifter inom Grontmij ingår bl.a. att: Leda uppdragets genomförande och ansvara för att uppdraget når sitt mål Ansvar för teknik, ekonomi, tid, kvalitet och miljö i uppdraget Rapportera avvikelser Rapportera till sitt ombud Befogenheter enligt Ekonomiska befogenheter i linjen Ansvara för uppföljning av leverans Förvaltningens uppdrag är att rapportera till ansvarig nämnd utifrån de underlag man får från projektören. Det är positivt att PWC konstaterar att nämnden fått kontroll på all styrning av projektet från det datumet då man avbröt samarbetet med Grontmij och att detta skedde tack vare nämndens agerande och byggledarens insats. PWC konstaterar även att den slutkostnadsprognos som då kunde lämnas även varit tillfredställande. Teknik- och servicenämnden har löpande följt hur renoveringen utvecklats både avseende tidplan och kostnader. I samband med redovisningen har nämnden fattat nödvändiga beslut för att styra projektet. Nämnden har fått information om att det uppstått problem i projekteringen men förlitat sig på att förvaltningen hanterat detta. Nämndens möjlighet att ställa krav i detta läge har varit begränsade då man haft en projektör som inte varit förmögen eller villig att lämna ifrån sig det material som de enligt avtal varit skyldiga att presentera. Förvaltningen har tydligt framfört kommunens krav vid byggmöten och ekonomimöten. Som anges ovan har man även hållit inne med betalningar och avbrutit samarbetet med projektören. Nämnden tar till sig av PWC synpunkter om att innehållet i protokollen skulle kunna utvecklas och tydligare beskriva informationen som lämnas vid sammanträdet. Nämnden konstaterar även att förvaltningen tydligare borde ha meddelat nämnden att man inte haft en klar bild över det ekonomiska läget, snarare än att vidarebefordra det besked projektörens gav. Detta skulle troligtvis inte ha

påverkat nämndens agerande i något avseende men ändå ha givit nämnden en mer korrekt bild av läget. Kommunstyrelsen har fått en löpande redovisning om hur renoveringen av badet utvecklas och fortskrider avseende kostnader och fastställd tidsplan. I samband med uppföljning av projektet och förändringar så fattar kommunstyrelsen beslut för att styra upp projektet. Teknik- och servicenämnden anser att kommunstyrelsen utövat sin uppsiktsplikt och överlåter åt kommunstyrelsen att kommentera denna punkt vidare. Kultur-, fritids-, teknik- och servicekontoret Claes-Urban Boström Produktionschef