PM Migrering till Ladok3

PM Migrering till Ladok3

Sida 2 av 20 shistorik för dokumentet Revision Datum Av Kommentar Granskare Godkännare 0.1 2012-02-06 Ellen Jacobsson 0.2 2012-03-14 Sven Hedqvist Analys av befintligt Ladok 0.3 2012-03-15 Daniel Lind 0.4 2012-03-21 Daniel Lind Till intern granskning 0.5 2012-03-23 Daniel Lind Synpunkter från projektmedlemmar. 0.6 2012-04-03 Daniel Lind Synpunkter från expertgrupp. 0.7 2012-04-05 Daniel Lind Korrekturläsning av Sophia Hansson. 2012-04-25 Daniel Lind Synpunkter från styrgruppsmedlemma r 2

Sida 3 av 20 1 Innehåll 2 INLEDNING... 4 2.1 BAKGRUND... 4 2.2 AVGRÄNSNINGAR... 4 2.3 LÄSANVISNING OCH REFERENSER... 4 3 ÖVERSIKTLIG BESKRIVNING AV MIGRERINGEN... 6 4 UR LADOK 3-PROJEKTETS PERSPEKTIV... 8 4.1 DRIFTSÄTTNING I PRODUKTIONSMILJÖ... 8 4.2 SERVERMILJÖER... 9 4.3 TIDSPLAN... 10 4.4 KOSTNADER... 12 5 UR LÄROSÄTETS PERSPEKTIV... 13 5.1 FÖRÄNDRINGAR MOT BEFINTLIGT LADOK... 13 5.2 DRIFTSÄTTNING... 13 5.3 TIDSPLAN... 14 5.4 NERTIDER VID DRIFTSÄTTNING I PRODUKTIONSMILJÖ... 14 5.5 PARAPLYPROJEKT... 14 5.6 KOSTNADSASPEKTER... 15 6 BEROENDEN INOM MIGRERINGEN... 16 6.1 BEROENDEN TILL UTVECKLINGEN AV LADOK3... 16 6.2 BEROENDEN TILL EN FRAMTIDA FÖRVALTNING... 17 7 ANVÄNDARSTÖD... 18 7.1 INFORMATION... 18 7.2 UTBILDNING... 18 7.3 SUPPORT... 18 8 RISKANALYS... 19 8.1 KATASTROFPLAN... 19 9 LITTERATURFÖRTECKNING... 20 Bilaga 1: Uppdelning av befintligt Ladok Bilaga 2: Rapport riskanalys migrering Ladok3(Bifogas ej i detta utskick) 3

Sida 4 av 20 2 Inledning 2.1 Bakgrund När styrgruppen för Ladok3 sammanträdde i januari 2012 för att hantera beslutpunkt 3 och 4 enligt PPS, lyfte man ut de huvudsakliga migreringsdelarna. Istället beslutade styrgruppen att migreringen skulle förtydligas och remissas till lärosätena innan något ställningstagande kan göras. Under våren 2012 har därför arbetet kring genomförandet av migreringen fokuserat på att förtydliga och specificera. Detta PM är dels en sammanfattning, dels ett förtydligande av tidigare arbete. Dessutom är kompletteringar införda inom de flesta områden, jämfört med tidigare arbete, men speciellt i avsnitten rörande befintligt system. 2.2 Avgränsningar Beskrivningen av migreringen kan inte bli mer detaljerad än lösningen av Ladok3 detaljerats. Utvecklingen av Ladok3 sker agilt och målbilden kommer att detaljeras successivt. Det innebär att planeringen av migreringen i dagsläget är på en mycket övergripande nivå i flera avseenden och allt eftersom målbilden i utvecklingen detaljeras kan också beskrivningen av migreringsaktiviteterna detaljeras. Under våren 2012 påbörjas planeringen av förvaltning för Ladok3. Planeringen är dock på ett mycket tidigt stadium, vilket också betyder att gränsdragningen mellan utveckling/migrering inom Ladok3-projektet och förvaltning inte är tydligt definierad. När etableringen av ny förvaltningsorganisationen påbörjats kommer Ladok3-projektet att föra tät dialog med den, i dess roll som mottagande part. De externa parterna CSN, SCB med flera har inte analyserats i detta dokument, eftersom huvudfokus har varit på lärosätena. Ladok3-projektetplanerar i dagsläget inte att förändra dessa gränssnitt, men det är nödvändigt att det förs en dialog med dessa så snart den övergripande planeringen av migreringen fastställts, men framförallt innan dessa gränssnitt börjar utvecklas. Till exempel kan de planerade driftsättningarna i produktionsmiljö fördröja överföringarna av information, vilket behöver kommuniceras. I dialog med expertgruppen för strategiska frågor för Ladok3-projektet har andra migreringsförfaranden valts bort till förmån för det som presenteras i detta dokument. Se nedan för referens till beskrivningarna av dessa. 2.3 Läsanvisning och referenser Detta dokument ska främst läsas som en förtydligande sammanfattning av tidigare arbete kring migreringen till Ladok3, även om de diskussioner som förts under senare tid även återspeglas här. För den intresserade finns en mer omfattande bakgrund och diskussion kring övriga kartlagda migreringssätt i det tidigare framtagna dokumentet Översiktlig migreringsplan för Ladok3 (Lind, Aronsson, Wallius, & Eriksson, 2011). För en tydligare bild av målarkitekturen och utvecklingen av Ladok3 hänvisas till Ladok3 Nationellt system (Sehlberg, Stenberg, & Berglund, 2012). Läsaren av detta dokument 4

Sida 5 av 20 förväntas ha tagit del av det remissmaterial som skickades ut i november 2011 och återfinns på ladok.se 1. 1 Länk till ladok.se och sidan där du hittar dokumentet. 5

Sida 6 av 20 3 Översiktlig beskrivning av migreringen Migreringen är planerad att genomföras enligt metoden backa in preparerad. Metoden innebär att man preparerar migreringen genom att utveckla större delen av Ladok3 innan första driftsättningen sker i produktionsmiljö. För att få detta att fungera med det agila utvecklingssättet påbörjas ett förberedande migreringsarbete samtidigt som utvecklingen av Ladok3 startar. Innan driftsättningarna genomförs i produktionsmiljö används framförallt en DriftTest-miljö som erbjuder successivt ökad del av Ladok3, allt eftersom utvecklingen framskrider. I DriftTest-miljön får lärosätena utrymme att utveckla sina lokala integrationer och genomföra tester i en driftslik testmiljö med det egna lärosätets data i systemet. Innan driftsättning i produktionsmiljö utnyttjas också en acceptansmiljö där förvaltningen och lärosätena accepterar den nästkommande leveransen. Man startar sedan driftsättningarna i produktionsmiljön med den sista modulen i studiedokumentationsprocessen. Därefter driftsätts den näst sista modulen och så vidare. Se vidare i avsnitt 3.1 och 4.2. Start av utveckling och migreringsarbete Systemet färdigutvecklat Systemet driftsatt i produktionsmiljö DT DT DT DT DT DT Utvecklingsfas 1 Lev 2 Lev 4 Lev Lev 3 ev Lev Driftsättningsfas 5 Lev DT DT indikerar den tidpunkt då en driftsättning sker i den gemensamma DriftTest-miljön. Se även kapitel 4.2. Observera att antalet enbart är illustrativt. Lev Leverans indikerar att en delleverans av det nya systemet driftsätts i produktionsmiljö. Se även figur 2 Leveransordning för delleveranserna av Ladok3 Figur 1: Migreringsöversikt i Backa in preparerad. De främsta fördelarna med denna metod är att: Metoden ger lärosätena stort tidsutrymme att testa gränssnitt och funktionalitet med hänsyn till utvecklingsbehov för lokala kopplingar, innan första driftsättningen i acceptansmiljö. Envägssynkroniseringen från befintligt Ladok till Ladok3 som metoden medför, gör synkronisering och katastrofhantering enklare än om dubbelriktad synkronisering mellan gamla och nya systemet införs. 6

Sida 7 av 20 Metoden har även följande fördelar: Systemet är till stora delar färdigkonstruerat innan driftsättningarna i produktionsmiljö påbörjas, vilket ger mindre förändringar i driftsatt funktionalitet samt effektiv utvecklingsordning. Risker förknippade med driftsättning i produktionsmiljö fördelas över ett flertal driftsättningar. Lärosätena påbörjar registervård 2 av sin information tidigt. Tillgång till DriftTest-miljön möjliggör tidiga tester och utbildning av användarna. Både utvecklings- och migreringsmetoderna är agila och iterativa, vilket innebär att man kan lära av misstag som görs inledningsvis och korrigera dessa under arbetets gång både inom projektet och lokalt på lärosätena. Metoden ger kontinuerlig feedback till utvecklingen av Ladok3. Anpassningarna till Ladok3 i vissa kopplade system kommer att genomföras successivt, eftersom de skall följa driftsättningsordningen av delarna i Ladok3. Detta gäller de system som går mot gränssnitt i befintligt Ladok och som faller inom ramen för fler än en driftsättning i uppdelningen som beskrivs i kapitel 4. De främsta svårigheterna med metoden är att: Utvecklad funktionalitet kommer verksamheten tillgodo senare än om all fokus inom utvecklingen av Ladok3 läggs på nästkommande leverans. Kopplade lokala system kan under genomförandet behöva gå mot både det befintliga Ladok och Ladok3. Bibehålla nyckelkompetens lokalt på lärosätena under hela migreringsförfarandet. En kartläggning av svårigheterna vid migreringen återfinns i bilaga 2 som innehåller resultatet från en riskanalys gjord med avseende på migreringen till Ladok3. 2 Registervården inkluderar t.ex. att säkerställa att informationen uppfyller de integritetskrav som ställs i den nya datamodellen samt problemlösning vid sammanslagning av information som planerar delas mellan lärosäten. 7

Sida 8 av 20 4 Ur Ladok 3-projektets perspektiv I detta kapitel belyses migreringen ur Ladok3-projektets perspektiv. 4.1 Driftsättning i produktionsmiljö I den beskrivna migreringsmetoden sker driftsättningen i produktionsmiljö av det nya systemet i fem driftsättningssteg. De fem delleveranserna är planerade enligt figuren nedan. Figur 2: Driftsättningsordning för Ladok3 i produktionsmiljö. För att kunna identifiera ovanstående delleveranser har beroenden dem emellan analyserats och beskrivs i bilaga 1 - Uppdelning av befintligt Ladok. Med ett beroende avses att delar som ligger kvar i befintligt Ladok använder sig av data som en migrerad del skapar. Dessa data i Ladok3 kommer inte kvarvarande delar i befintligt Ladok att ha tillgång till, eftersom synkroniseringen endast sker från befintligt Ladok till Ladok3. I de fall beroenden ändå finns i samband med delleverans, planeras dessa kunna lösas genom till exempel manuell hantering mellan det nya och det gamla systemet. Beroenden mellan delleveranserna är i fyra fall små. I den andra delleveransen (examenshantering) finns starka beroenden, som dock anses vara hanterliga. Ovanstående uppdelning i delleveranser kan komma att förändras när målbilden för Ladok3 arbetas fram. Detaljering av målbilden sker löpande under hela projektperioden. De största förändringarna väntas framkomma under det första året i utvecklingen. Det kan till exempel framkomma lösningar i Ladok3 som försvårar ovanstående uppdelning och som därför tvingar fram en justering i uppdelningen. En noggrann genomgång av det befintliga Ladok ligger dock till grund för ovanstående uppdelning av driftsättningen. 8

Sida 9 av 20 4.2 Servermiljöer Ladok3-projektet kommer att ha flera olika typer av leveranser, vilket illustreras i nedanstående figur. Figuren beskriver översiktligt de miljöer som projektet kommer att använda och vilka leveranser som sker mellan miljöerna. Figur 3: Beskrivning av servermiljöer för Ladok3. Bygg/test Intern utvecklings- och testmiljö [utveckling] SprintTest används för olika typer av tester, t.ex. utforskande tester [utveckling] MigrTest används för test av migreringsarbetet inom Ladok3-projektet [migrering] LevTest används för systemtester, samt demonstration av Teman [utveckling/migrering] DriftTest används för integrationstester, kontinuerlig test/utvärdering av de lokala lärosätena [förvaltning] AcceptansTest används för acceptanstest av de delleveranser som ska ske till produktionsmiljön. Innehållet motsvarar det som planerar att levereras i nästkommande driftsättning i produktionsmiljö. [förvaltning] Drift - Skarp produktionsmiljö för Ladok3. [förvaltning] 4.2.1 Lärosätenas inbördes ordning vid driftsättning i produktionsmiljö Naturligtvis måste de exakta tidpunkterna för varje enskild migrering och övergång till Ladok3 ske i överenskommelse med respektive lärosäte. Det är dock nödvändigt för Ladok3-projektet att lärosätena har möjlighet att anpassa sig efter en driftsättningsordning och takt som tar hänsyn till samtliga lärosäten samt externa förutsättningar och möjligheter. Projektet kommer att genomföra driftsättningarna i produktionsmiljö med gradvis ökad takt. Med det menas att en driftsättning inleds vid ett lärosäte. Denna 9

Sida 10 av 20 driftsättning övervakas noggrant och eventuella problem hanteras och dokumenteras i syfte att förbättra senare driftsättningar. Därefter genomförs driftsättning för ytterligare lärosäten och erfarenheter dokumenteras. Driftsättningen i produktionsmiljö genomförs på detta sätt med allt kortare intervall mellan lärosätena tills alla lärosätens Ladokinstallationer migrerats. Om ett lärosäte inte har möjlighet att genomföra driftsättningen under den tidsperiod som avsatts, måste det hanteras inom projektet tillsammans med påverkade lärosäten. Detta får olika stor påverkan beroende på vilken migreringsdel som driftsättningen avsåg, intervall till nästkommande migreringsdels tidsperiod med mera. Detta och liknande scenarier ska utredas närmare i den katastrofplan som tas fram inom Ladok3-projektet och beskrivs längre fram i detta dokument. 4.3 Tidsplan Under förutsättning att utvecklingen av Ladok3 genomförs som planerat föreslås de fem driftsättningarna i produktionsmiljö pågå från mars 2014 till augusti 2016, det vill säga cirka två och ett halvt år. Detta illustreras i figur 4 nedan av pilen som benämns Leverans till produktionsmiljö. Arbetet med migreringen bör påbörjas så snart utvecklingen av det nya systemet initieras. Det behöver ske inom Ladok3-projektet, men parallellt arbete behöver även ske lokalt, som illustreras i figuren nedan. Dessutom behöver migreringsarbetet överlämna framförallt källkod, dokumentation och kompetens till förvaltningsorganisationen för Ladok3, varför projektet förväntas pågå ytterligare en tid efter sista driftsättningen i produktionsmiljö. Figur 4: Övergripande tidsplan där migreringen sätts i relation till utvecklingen och förvaltningen av Ladok3. 10

Sida 11 av 20 4.3.1 Öppenhet för anpassningar i planen Många faktorer påverkar fastställandet av exakta datum för driftsättningarna, bland annat upphandlingar, etablering eller avveckling av organisationer, anpassning av befintliga kopplingar till Ladok, lokala beslut, utveckling av egna anpassningar av Ladok3, etcetera. Var och en av dessa faktorer kan på egen hand påverka planeringen, varför det är viktigt att Ladok3-projektet samt lärosätena grundligt analyserar påverkande faktorer inför införandet. Som en konsekvens av detta behöver alla inblandade parter i möjligaste mån visa flexibilitet när det gäller justeringar i denna tidsplan. Dessa parter inkluderar Ladok3-projektet och förvaltningen av både befintligt Ladok och Ladok3, men även lärosätena och deras lokala migreringsprojekt. 4.3.2 Driftsättningsplan och verksamhetsårets påverkan När delleveranserna kan äga rum måste anpassas efter verksamhetsåret. På samma sätt måste eventuella justeringar i tidsplanen för leveranser också anpassas efter verksamhetsåret. Aktiviteter pågår i Ladok året runt. Vissa aktiviteter pågår mer intensivt under vissa delar av året och de exakta tidpunkterna i tidsplanen måste därför stämmas av med lärosätena. De perioder som har identifierats som möjliga i nedanstående tabell är primärt framtagna utifrån följande underlag: Den årliga körningsstatistiken, nationellt insamlat och dokumenterad på Ladoks webb. Användning per månad av de mest använda funktionerna i Ladok från ett par lärosäten. Tidsplaner för verksamhetsåret i Ladok och utbildningsdatabaser från olika lärosäten. Driftsättningsperiod Systemets delkomponent Påbörjad driftsättning i produktionsmiljö VT år 1 Uppföljning och redovisning Mars 2014 HT år 1 Examenshantering Oktober 2014 VT år 2 Utdata resultat, studiedeltagande och Mars 2015 antagning och etablering VT år 3 Indata resultat, studiedeltagande och Mars 2016 antagning och etablering HT år 3 Utbildningsinformation och grundläggande kataloginformation Jul/aug 2016 Tabell 1: Driftsättningsplan av Ladok3. Notera att de föreslagna månaderna ovan skall ses som diskussionsunderlag. I ovanstående tabell anges när driftsättningen av respektive delkomponent påbörjas. Alla lärosätens Ladok-miljöer kommer inte att driftsättas samtidigt, varför perioden för respektive delkomponent kan vara ett flertal veckor på grund av ovan beskriva driftsättningsordning mellan lärosätena. 11

Sida 12 av 20 4.4 Kostnader Nedan presenteras en kostnadsuppskattning för Ladok3-projektets aktiviteter under migreringen. Eftersom kravdetaljeringen inom utvecklingen och förvaltningen av Ladok3 inte är tydligt beskrivna i dagsläget, är nedanstående uppskattning osäker. Det är viktigt att allt eftersom dessa oklarheter tydliggörs, revidera denna uppskattning för att öka noggrannheten. Notera att det endast redovisas uppskattade kostnader relaterat till migreringen inom Ladok3-projektet. De testkostnader som ingår i nedanstående uppskattning är endast relaterat till datamigreringen och inte till utvecklingen av Ladok3. Migreringskostnader relaterade direkt till lärosätena och förvaltningen av Ladok3 specificeras inte här. Läs mer om lärosätenas kostnader i kapitel 5 nedan. ID Aktivitet inom Ladok3-projektet Uppskattning manmånader 1. Projektledning migrering 37 2. Paraplyprojekt 53 3. Säkerställ möjlighet att dellevera 6 4. Hårdvara - migreringsspecifik 6 5. Migreringsmotor 113 6. Genomföra städning 55 7. Prestandatestning av synkronisering 15 8. Servermiljöer 15 9. Leverans 126 10. Möten (exkl. projektledare) 10 11. Avveckla befintligt Ladok (endast del av) 2 12. Expertgranskning av migreringen 2 13. Restid (exkl. projektledare)? 14. Utbildning 13 15. Förvaltning 6 16. Lokala anpassningar 11 17. Dokumentation 2 18. Extra aktiviteter? 19. Särskild riskhantering? 20. Akut brandsläckning? Summa manmånader 472 Tabell 2: Kostnadsuppskattning för migreringen till Ladok3 exklusive lärosätenas egna kostnader och exklusive förvaltningskostnader. Uppskattningarna är preliminära och ej ännu budgeterade. 12

Sida 13 av 20 5 Ur lärosätets perspektiv 5.1 Förändringar mot befintligt Ladok Nedan presenteras de förändringar mot befintligt Ladok som hittills är kända och som bedöms kan få stora konsekvenser på lärosätets migrering till Ladok3. Eftersom detaljering av målbilden är något som successivt arbetas fram i och med utvecklingen av Ladok3, kan det inte uteslutas att ytterligare förändringar med stor påverkan framkommer senare under projekttiden. Stora förändringar som planeras i Ladok3 med lokal migreringspåverkan är: Ett gemensamt webbaserat användargränssnitt för administratörer. Ett gemensamt webbaserat användargränssnitt för studenter med anpassningsbar layout via stylesheets. Portletar (TG-tjänsterna) samt LW-tjänsterna ersätts primärt av gränssnitten ovan. T-tjänsterna ersätts av nya REST-baserade tjänster. Ingen åtkomst till de interna databaserna i Ladok3 via SQL. Dock finns ett lösningsförslag för läsåtkomst till information, primärt för uppföljningsändamål. En mer utförlig beskrivning av ovanstående förändringar och konsekvenser återfinns i dokumenten Gränssnitt och identiteter samt Hantering av integrationer i Ladok3 (se litteraturförteckningen). 5.2 Driftsättning Ur ett lärosätesperspektiv kommer varje driftsättning i produktionsmiljö att genomföras i fyra steg. Nedanstående beskrivning görs för var och en av de fem delleveranserna som beskrivits ovan. Nedanstående beskrivning förtydligar figur 3 i kapitel 4.2 ovan, ur lärosätets perspektiv. 1. Under utvecklingsfasen får lärosätena kontinuerligt bekanta sig med Ladok3 genom demonstration i LevTest och även viss möjlighet att själv analysera/testa funktionalitet. Arbetet sker mot testdata, det vill säga att ingen egen data kommer att finnas tillgänglig. 2. Därefter kommer det att finnas en DriftTest-miljö med den egna Ladokinformationen att testa i. Data genomgår en testmigrering med framtagen migreringsmotor från lärosätets testmiljö för befintligt Ladok. Viss information kommer inte att kunna migreras, utan sparas för vidare förfining av migreringsmotorn i nästa utvecklingsiteration. 3. Nästa steg är att verifiera att allt fungerar som det skall i en AcceptansTestmiljö. Detta bör ske inom förvaltningen med samordnat stöd lokalt på lärosätena. 4. Slutligen produktionsätts den aktuella delleveransen för det egna lärosätet och lärosätet jobbar i Drift-miljön efter driftsättning. All data som behövs för aktuell delleverans skall migreras i detta skede primärt med framtagen migreringsmotor, men lokala hjälpmedel eller manuell hantering bör också förväntas bli aktuellt. 13

Sida 14 av 20 5.3 Tidsplan Som visas i figur 4, får lärosätena tillgång till den gemensamma DriftTest-miljön vid årsskiftet 2012/2013. Det innebär att det lokala arbetet kan initieras och planeras fram tills årsskiftet. Efter årsskiftet fylls DriftTest-miljön stegvis med en allt större mängd data och framförallt med funktionalitet. Funktionaliteten i Ladok3 utvecklas agilt, vilket för migreringen innebär att alla gränssnitt inte kommer att finnas tillgängliga från årsskiftet 2012/2013. I dagsläget går det inte ur migreringsperspektiv att avisera när Ladok3 har tjänstegränssnitt så färdiga att de går att anses vara stabila för lärosäten att jobba emot. Lärosäten förväntas ha genomfört sina lokala anpassningar av varje delleverans i god tid innan driftsättningen i acceptanstest-miljö. Det innebär till exempel att lärosätena behöver prioritera eventuella kopplade system som går emot uppföljning och redovisning högst, eftersom det planeras bli migrerat till Ladok3 först. Den delleveransen är planerad att driftsättas under mars 2014, vilket innebär att det lokala arbetet för den delleveransen bör vara genomfört under 2013. Nästa delleverans är examenshantering, som planeras att driftsättas under oktober 2014, vilket innebär att det lokala arbetet för den delleveransen behöver vara genomfört tidigt på hösten 2014. Exakt vilket arbete som behöver vara genomföras varierar mellan lärosätena, men den aktivitetslista som skickades ut samtidigt som detta dokument underlättar planeringen av det arbetet på en övergripande nivå. Varje lärosäte behöver ta fram en egen tidsplan för genomförandet av migreringen till Ladok3. Planeringen förutsätter att lärosätena har möjlighet att passa in driftsättningarna i sina verksamheter och vara tillräckligt förberedda vid varje driftsättning. Detta är en mycket viktig framgångsfaktor som Ladok3-projektet kontinuerligt måste stämma av mot lärosätena under arbetets gång. 5.4 Nertider vid driftsättning i produktionsmiljö Lärosätena behöver planera för att driftsättningen till produktionsmiljö av respektive del kan ta åtskilliga dagar att genomföra. I samband med dessa driftsättningar är det troligt att hela Ladok-systemet blir otillgängligt. Det är möjligt att de lärosäten som idag har en Ladok Open-databas kan nyttja dessa för läsning under pågående driftsättning i produktionsmiljö, men det är i dagsläget för tidigt att utlova detta. Det är därför viktigt att lärosätena förbereder sig, så att driftsättningarna till produktionsmiljö blir hanterbara för verksamheten. De exakta nertiderna vid migreringarna kan inte fastställas förrän arbetet är mer detaljerat främst avseende datamigrering, men även lärosätenas speciella behov behöver vägas in. Det behöver särskilt göras med utgångspunkt i de andra system som påverkas via integrationer. Avisering och fastställande av migreringstidpunkt är kritiskt för verksamheten och sker i dialog med respektive lärosäte så snart dessa förutsättningar medger det. 5.5 Paraplyprojekt På lärosätena kommer det att ske omfattande arbete i samband med införandet av Ladok3. I många avseenden kommer det att ske liknande arbete på ett flertal lärosäten, till exempel i form av anpassning av integrationer, information samt utbildning. Dessutom är det viktigt med en väl fungerande kommunikationskanal mellan Ladok3-projektet och de lokala migreringsprojekten. Därför planeras ett paraplyprojekt att införas inom Ladok3- projektet som koordinerar samspelet mellan främst migreringsprojektet inom Ladok3-14

Sida 15 av 20 projektet samt de lokala migreringsprojekten. Detta paraplyprojekt bör initieras snarast, men åtminstone senast i samband med uppstart av migreringsarbetet inom Ladok3- projektet, det vill säga under hösten 2012. 5.6 Kostnadsaspekter Kostnadsuppskattningar för lärosätena förväntas bli framtagna av lärosätena senare under våren 2012, då det är lärosätena som ansvarar för det lokala arbetet och framförallt vet i hur stor omfattning man har integrerat befintligt Ladok mot lokala system. Det sistnämnda förväntas medföra en av de största kostnaderna lokalt. Gemensamt för alla lärosäten är dock aktiviteterna på övergripande nivå, och därför har Ladok3-projektet tagit fram en aktivitetslista som skickats ut tillsammans med detta PM och innehåller: Aktiviteter som måste hanteras av lärosätet vid migreringen. Riktlinjer för vilka intressenter som kan bli inblandade i varje aktivitet. Detta för att underlätta estimeringen av aktiviteterna. Referenslärosäten. Underlag från två referenslärosäten finns med för att underlätta de lokala uppskattningarna, då det går att sätta det egna lärosätets uppskattningar i relation till andras. Syftet med aktivitetslistan är att underlätta lärosätenas egna uppskattningar av sitt arbete vid migreringen. Eftersom det lokala arbetet pågår i stor skala redan under 2013 behöver detta tas med i budgetarbetet för 2013, vilket på de flesta lärosäten inleds under april-maj 2012. När de lokala uppskattningarna är genomförda blir det också lättare för lärosätena att ge feedback på migreringsplanen, men även på ställningstaganden rörande utvecklingen av Ladok3 som tydliggörs i dokumentet Hantering av integrationer i Ladok3. 5.6.1 Personella resurser På många lärosäten förväntas migreringen till Ladok3 bli ett stort arbete. Det innebär stora kostnader, men framförallt stort behov av kompetens och nyckelpersoner. Det är viktigt att lärosätena i sin planering och uppskattning även planerar in att det finns tillgång till kompetens som kan genomföra de planerade aktiviteterna, vid varje givet tillfälle. I vissa fall kan externa resurser köpas in till en, ofta högre, kostnad. För vissa av de lokala aktiviteterna behövs dock specifik kompetens som kanske endast finns vid det egna lärosätet och samtidigt i begränsad omfattning. 15

Sida 16 av 20 6 Beroenden inom migreringen Nedan beskrivs de stora beroenden som migreringsprojektet inom Ladok3-projektet förväntas ha och som det finns stora osäkerheter kring idag. 6.1 Beroenden till utvecklingen av Ladok3 Nedan följer de största beroenden som migreringsplaneringen har till utvecklingen av Ladok3 i punktform: Utformningen av tjänstegränssnitten måste högprioriteras inom utvecklingen, för att lärosätena skall ha möjlighet att anpassa sina kopplade system till driftsättningen i acceptansmiljö genomförs. Om tjänstegränssnitten kommer sent eller förändras i stor omfattning är risken stor att de lokala anpassningarna inte hinner genomföras till planerad driftsättning i produktionsmiljö. Driftsättningarna i produktionsmiljö kommer att påbörjas innan hela Ladok3 är utvecklat. Det medför att utvecklingen måste ha en prioritetsordning som överensstämmer med driftsättningsordningen. Migreringen är planerad att genomföras med fem delleveranser. Det har genomförts en analys av befintligt system för att säkerställa genomförbarheten, men det ställer även höga krav på utvecklingen av Ladok3 att motsvarande uppdelning kan åstadkommas i Ladok3. Denna uppdelning måste dokumenteras och aviseras till migreringsprojektet, men framförallt till lärosätena för att de skall kunna planera mottagandet. All information i befintligt system som där beretts plats av Ladokkonsortiet måste även beredas plats i Ladok3. Det befintliga Ladok skall avvecklas efter genomförd migrering. Därför får ingen information lämnas kvar i den databasen, då det omöjliggör en komplett avveckling. Om differensen mellan datamodellerna i migreringsarbetet visar sig medföra att merparten av lärosätena måste genomföra omfattande manuella konverteringar förväntas datamodellen anpassas för att undvika detta, såvida inte det är ett medvetet beslut inom Ladok3-projektet. Fördröjningar i utvecklingen påverkar tidsplanen för migreringen: o Försenad start innebär försenade anpassningar av kopplade system, vilket fördröjer driftsättningarna av Ladok3 ifall de kopplade systemen är kritiska. o Försenad slutleverans kan innebära uppskjuten driftsättning om inte utvecklingen prioriterat funktionalitet i enlighet med uppdelningen av migreringen i fem leveranser. Inga stora förändringar förväntas bli aviserade rörande utvecklingen i slutskedet av projektet - vare sig i användargränssnitt, i tjänstegränssnitt eller gällande annan interaktion från lärosätens perspektiv. Om så sker kan det få stora konsekvenser för framförallt de lokala migreringsprojekten. Nära samspel mellan utvecklingen av Ladok3, Ladok3-projektets migreringsprojekt samt lärosätenas migreringsprojekt är en viktig framgångsfaktor. 16

Sida 17 av 20 6.2 Beroenden till en framtida förvaltning Nedan följer de största beroendena som migreringen har till förvaltningen av Ladok3 samt befintligt Ladok i punktform: Gränsdragningen mellan förvaltning av Ladok3 och utvecklingen och migreringen är i dagsläget otydligt. Detta behöver tydliggöras så snart arbetet med etableringen av förvaltningsorganisationen inom Ladokkonsortiet är redo. Driftsättning av Ladok3 i produktionsmiljö planeras i dagsläget ske av en driftsorganisation inom förvaltningen. Denna driftsorganisation behöver etableras så att en överlämning från migreringsprojektet till driftsorganisationen blir så smidig som möjligt. Överlämningen inkluderar bland annat att säkerställa hårdoch mjukvarornas kompabilitet, men även att säkerställa driftsorganisationens tekniska och verksamhetsmässiga kompetens. Förändringar i befintligt Ladok under framtagandet av Ladok3 kan komplicera migreringen, varför eventuella förändringar bör tas i dialog med migreringsprojektet på ett tidigt stadium innan genomförande. Detta inkluderar tillägg, förändring, men även borttagning av funktionalitet. Migreringsprojektet kommer att behöva genomföra förändringar i befintliga förvaltningsobjekt inom Ladok. Detta inkluderar framförallt Nouveau, LPW och Ladok Ping, vilket gör det sannolikt att förändringarna behöver göras i mycket tätt samarbete med befintlig förvaltningsorganisation. Förvaltningen av Ladok3 behöver före första driftsättning i produktionsmiljö ha en etablerad supportorganisation som kan hantera supportärenden. Om inte detta sker är det stor risk att Ladok3-projektet måste avvara nyckelpersoner till detta. Ur ett lärosätesperspektiv är det bra att få kontinuitet i supporthanteringen, varför denna organisation helst bör vara etablerad redan när arbetet i drifttest-miljön inleds. Eftersom en förvaltad del av Ladok3 behöver underhållas är det möjligt att en förändring som behöver genomföras också påverkar en ännu inte driftsatt del av Ladok3. Därför behöver förvaltningen och Ladok3-projektet föra en tät dialog kring sådana förändringar. Många av de ovan listade beroendena behöver justeras och listan ska kompletteras när gränsdragningen mot förvaltningen tydliggjorts. Eftersom denna gränsdragning får stora påverkningar på hela migreringen är det viktigt att detta arbete sker skyndsamt. 17

Sida 18 av 20 7 Användarstöd Användarstöd för Ladok3 kommer att erbjudas innan driftsättning i produktionsmiljö, i form av informationsmaterial, utbildningar och support. På generell nivå finns det tillgängligt via Ladok3-projektet, men materialet kommer att behöva anpassas och kompletteras lokalt. Lärosätena behöver planera för komplettering av materialet i sig, men även för personal som kan informera, utbilda och ge support. I allt användarstöd är det viktigt att även fånga upp synpunkter på projektet och Ladok3, så att eventuella problem kan återkopplas och rättas i god tid. Från och med driftsättning i produktionsmiljö förväntas användarstöd till, primärt, lärosätenas Ladokansvariga tillhandahållas via förvaltningen av Ladok3. 7.1 Information Migreringsorganisationen måste säkerställa att alla intressenter ges god information om dels hur projektet fortskrider, planering för vad som händer när och åtgärder som lärosätet behöver vidta, dels information om hur det nya systemet kommer att fungera. Sådan information måste ges såväl i god tid före migreringen startar som under själva migreringsprocessen. Det paraplyprojekt som beskrivs i kapitel 5 förväntas bidra till att informationsutbytet med lärosätenas migreringsprojekt fungerar optimalt. Vad som behöver kommuniceras och hur, ska formuleras i en särskild kommunikationsplan för migreringen som underställs den kommunikationsplan som finns för hela Ladok3-projektet. Denna kommunikationsplan tas fram på ett tidigt skede i migreringsarbetet och kompletteras allt eftersom utvecklings- och migreringsarbetet inom Ladok3-projektet framskrider. 7.2 Utbildning Inledningsvis kommer en till två representanter från varje lärosäte att få utbildning inom ramen för Ladok3-projektet. Det blir sedan varje enskilt lärosätes ansvar att utbilda och ge support till övrig personal. En del i utbildningen kan också vara de tester som lärosätena förväntas delta i under migreringsarbetet, men även under utvecklingen av Ladok3. 7.3 Support En supportfunktion kommer att finnas under migreringsarbetet. Denna ska vara tillgänglig för utsedda representanter från varje lärosäte för avancerad support. För normalanvändaren vid lärosätet förväntas det finnas en lokal support att vända sig till. Inom förvaltningen för Ladok3 förväntas också en supportorganisation etableras i god tid innan överlämningen till förvaltningen sker från Ladok3-projektet. 18

Sida 19 av 20 8 Riskanalys I bilaga 2 återfinns en rapport innehållandes en riskanalys för den i denna rapport beskrivna migrering till Ladok3 (obs. bifogas ej i detta utskick). En riskanalys för hela Ladok3 är genomförd tidigare inom Ladok3-projektet och återfinns på projektplatsen för Ladok3. Varje lärosäte bör också genomföra en lokal riskanalys av migreringen till Ladok3 som en del i förberedelsearbetet inför migreringen. 8.1 Katastrofplan Ladok är ett av de mest kritiska systemen på de svenska lärosätena. Att ta fram en katastrofplan för en så omfattande förändring som migreringen till Ladok3 innebär, är en självklarhet. Denna katastrofplan skall tas fram på ett tidigt skede i migreringsarbetet och revideras löpande parallellt med utvecklings- och migreringsarbetet. 19

Sida 20 av 20 9 Litteraturförteckning Lind, D., Aronsson, C., Wallius, G., & Eriksson, A. (2011). Översiktlig migreringsplan Ladok3. Umeå: Ladok3-projektet. Sehlberg, B. (2012). Hantering av integrationer i Ladok3. Ladok3. Sehlberg, B., Stenberg, J., & Berglund, M. (2012). Ladok3 Nationellt system. Umeå: Ladok3-projektet. Zetterqvist, C., & Lind, D. (den 8 September 2011). Gränssnitt och identiteter. Hämtat från Ladok.se: https://www.ladok.se/fileadmin/forvaltning/bibliotek/ladok3/pm_sf_graenssni tt_identiteter.pdf den 19 Mars 2012 20