PLATS OCH TID Kommunhuset, lokal Mellanfryken, onsdag 6 februari 2019, kl. 15.00 15.55 BESLUTANDE LEDAMÖTER TJG ERSÄTTARE Björn Tolen (C), ordförande Kent Wallin (M), vice ordförande Mikael Johansson (S) Anneli Örtlund (S) Björn Carlsson (C) Eva Hammar (MP) Marko Nevalainen (SD) JUSTERING PLATS OCH TID Kommunhuset 2019-02-07 PARAGRAFER 12-19 UNDERSKRIFTER SEKRETERARE Malin Vainiokangas ORDFÖRANDE Björn Tolen JUSTERARE Kent Wallin ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits på kommunens anslagstavla. SAMMANTRÄDE en 2019-02-06 SÄTTS UPP 2019-02-07 TAS NED 2019-02-28 FÖRVARINGSPLATS Kommunkontoret UNDERSKRIFT Malin Vainiokangas Sida 1 av 11
ÖVRIGA EJ TJG ERSÄTTARE ÖVR NÄRVARANDE Tobias Vikberg (S) Maj-Britt Pihlström (S) Alija Tandirovic, myndighetschef Mattias Bergsjö, miljö- och hälsoskyddsinspektör, 12 Malin Vainiokangas, kommunsekreterare Sida 2 av 11
ÄRENDEN Information till nämnden 2019... 4 Myndighetsstabens rapport om den interna kontrollen tertial 3 2018... 5 Uppföljning av internkontroll 2018 - Myndighetschefens rapport... 6 ens internkontrollplan 2019... 7 Myndighetsstabens verksamhetsplan 2019... 8 Anmälan av delegeringsbeslut 2019... 9 Meddelanden till nämnden 2019... 10 Ändring av sammanträdestid 5 juni... 11 Sida 3 av 11
MN 12 Dnr MN 19/2 INFORMATION TILL NÄMNDEN 2019 - Månadsrapport januari - Vi är Kils kommun - Utbildning om enskilda avlopp - Miljösamverkan erbjuder kurs för nya politiker - Uppföljning om beslut som togs i januari angående OVK - Ändring av tid för arbetsutskottet 5 april, 4 april istället - Byggcheferna och Länsstyrelsen har beslutat om byggsamverkan S BESLUT en har tagit del av informationen. Sida 4 av 11
MN 13 Dnr MN 18/33 MYNDIGHETSSTABENS RAPPORT OM DEN INTERNA KONTROLLEN TERTIAL 3 2018 Enligt 6 kap 7 kommunallagen krävs att nämnderna har en väl fungerande intern kontroll. Förvaltningen har tagit fram ett förslag till intern kontrollplan. Februari 2018 fastställde en en intern kontrollplan för verksamheten. Planen innehåller bland annat en regelbunden rapportering till nämnden. HANDLINGAR I ÄRENDET Internkontrollplan för år 2018 Matris väsentlighet och riskbedömning Tjänsteskrivelse 2019-01-10 S BESLUT en godkänner förvaltningens rapport om den interna kontrollen tertial 3, 2018. Sida 5 av 11
MN 14 Dnr MN 19/10 UPPFÖLJNING AV INTERNKONTROLL 2018 - MYNDIGHETSCHEFENS RAPPORT Kils kommuns riktlinjer för arbetet med intern kontroll är beslutade av kommunfullmäktige 2011-01-27 6. Enligt 4 i riktlinjerna ska myndighetschefen minst en gång per år skriftligt rapportera till nämnden och ge en samlad bedömning av hur den interna kontrollen fungerar. Enligt 10 i riktlinjerna ska nämnden senast i samband med redovisningen av årsbokslutet rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden till kommunstyrelsen. HANDLINGAR I ÄRENDET ens intern kontrollplan 2018 Förvaltningens tjänsteskrivelse 2019-01-10 LEDAMÖTERNAS FÖRSLAG TILL BESLUT Ordföranden frågar om myndighetsnämnden kan besluta enligt förvaltningens förslag. S BESLUT en beslutar att godkänna myndighetschefens rapport avseende uppföljning av intern kontroll 2018 och överlämnar denna till kommunstyrelsen och kommunens revisorer. BESLUTET SKICKAS TILL Kommunstyrelsen Sida 6 av 11
MN 15 Dnr MN 19/9 S INTERNKONTROLLPLAN 2019 Enligt 6 kap 6 kommunallagen krävs att nämnderna har en väl fungerande intern kontroll. Myndighetsstaben har tagit fram ett förslag till myndighetsnämndens internkontrollplan för år 2019. Förslaget innehåller en ny internkontrollplan anpassad till en del lagändringar. HANDLINGAR I ÄRENDET Matris väsentlighet och riskbedömning ens internkontrollplan 2019, 2019-01-15 Förvaltningens tjänsteskrivelse 2019-01-15 LEDAMÖTERNAS FÖRSLAG TILL BESLUT Ordföranden frågar om myndighetsnämnden kan besluta enligt förvaltningens förslag. S BESLUT en fastställer bifogad internkontrollplan för år 2019. Sida 7 av 11
ens internkontrollplan 2019 Process Rutin System Avlopp Livsmedelstillsyn & Dricksvatten Miljötillsyn industrier Miljötillsyn jordbruk Hälsoskydd, förskolor, hygienlokaler m.m. Obligatorisk ventilationskontroll (OVK) Kontroll Moment antalet utförda inspektioner och beviljade tillstånd antalet utförda inspektioner antalet utförda inspektioner genomförd tillsyn genomförd tillsyn rutiner (OVK) Kontroll ansvar Frekvens Metod Rapport till Väsentlighet och risk Myndighetschef Tertialvis Genom rapportunderlaget C5 från inspektioner, antal beviljade tillstånd Myndighetschef Tertialvis Genomgång av rapportunderlag från inspektioner Myndighetschef Tertialvis Genomgång av inspektioner, årsrapporter m.m. Myndighetschef Tertialvis Genomgång av inspektioner Myndighetschef Tertialvis Genomgång av inspektioner Myndighetschef 1 gång per år D6 rapportering C4 C4 C3 C3
2 Värmepumpar Dispenser renhållningsordningen Radon i bostäder Luftkvalitet Bygglovsärenden Bygglovsärenden information på websidan Ekonomi Bostadsanpassning (BAB) Tillsyn alkoholl, tobak receptfrialäkemedel, el. cigaretter Bostadsanppasning (BAB) tjänstegaranti rutiner antall delegationsbeslut antall delegationsbeslut genomförda mätningar genomförda mätningar antall delegationsbeslut 10 veckors Ekonomiskuppföljning - BAB genomförd tillsyn antall delegationsbeslut Trafik och parkerin antall delegationsbeslut Myndighetschef Tertialvis Genomgång av antal delegationsbeslut Myndighetschef Tertialvis Genomgång av tjänstegarantin Myndighetschef Myndighetschef 1 gång per år 1 gång per år Genomgång av mätprotokoll Genomgång av mätprotokoll Myndighetschef Tertialvis Genomgång av antal delegationsbeslut Myndighetschef Tertialvis Genomgång av tjänstegarantin enligt PBL Myndighetschef Myndighetschef/ Ansvarig ekonom Myndighetschef 1 gång per år utförda uppdateringar på websidan Tertialvis Genomgång tertialvis B2 1 gång per år Genomgång av inspektioner Myndighetschef Tertialvis Genomgång av antal delegationsbeslut Myndighetschef Tertialvis Genomgång av antal delegationsbeslut B2 B2 C3 C4 B2 B2 B2 C5 C4 C4
MN 16 Dnr MN 19/8 MYNDIGHETSSTABENS VERKSAMHETSPLAN 2019 Myndighetsstaben upprättade ett förslag till verksamhetsplan 2019 som visar på ett behov inom miljö- och hälsa ca 7 108 timmar/år som motsvarar ca 4 tjänster och 3,5 (inklusive myndighetschef 50 %) tjänster inom bygglovsavdelningen. Verksamhetsplan omfattar följande verksamhetsområde miljöskydd, hälsoskydd livsmedel, smittskydd, rökfri miljö, administration, bygglov samt myndighetschef. HANDLINGAR I ÄRENDET Myndighetsstabens verksamhetsplan för 2019 Förvaltningens tjänsteskrivelse 2019-01-14 LEDAMÖTERNAS FÖRSLAG TILL BESLUT Ordföranden frågar om myndighetsnämnden kan besluta enligt förvaltningens förslag. S BESLUT en beslutar anta myndighetsstabens verksamhetsplan för 2019 enligt upprättat förslag. Uppstår behov av ändringar i verksamhetsplanen eller ändringar av rutiner knutna till verksamhetsplanen får beslut om ändringar tas på delegation av myndighetschefen. Sida 8 av 11
MN 17 Dnr MN 19/4 ANMÄLAN AV DELEGERINGSBESLUT 2019 Delegeringsbeslut enligt lagen om bostadsanpassningsbidrag för perioden 2019-01- 01-- 2019-01-29 redovisas. Delegeringsbeslut inom miljöavdelningen för perioden 2019-01-09-- 2019-01-28 redovisas. Delegeringsbeslut inom bygglovsavdelningen för perioden 2019-01-09 -- 2019-01- 28 redovisas. Delegeringsbeslut inom trafikförordningen, alkohollagen och kommunallagen 2019-01-09 -- 2019-01-28 redovisas. S BESLUT en har tagit del av informationen. Sida 9 av 11
MN 18 Dnr MN 19/3 MEDDELANDEN TILL NÄMNDEN 2019 Utdrag KF 2018-12-20, 183 Strategisk plan 2019-2022 med budget för 2019 samt plan 2020-2021, med bilaga Utdrag KF 2018-12-20, 184 Ändring av taxa för Kils kommuns offentliga och extra offentliga kontroll inom livsmedels- och foderområdena S BESLUT en har tagit del av informationen. Sida 10 av 11
MN 19 ÄNDRING AV SAMMANTRÄDESTID 5 JUNI Sammanträdet 5 juni behöver flyttas. S BESLUT en beslutar att flytta sammanträdet 5 juni till onsdagen 12 juni kl 15.00. Sida 11 av 11