1(9) Tjänsteutlåtande Folktandvården Datum 2014-11-05 Handläggare: Kjell Einarsson Diarienummer FTV 30-2014 Telefon 0707-95 33 51 E-post: kjell.einarsson@vgregion.se Till Tandvårdsstyrelsen Resultatdelning 2015 inom Folktandvården Västra Götaland Tandvårdsstyrelsen föreslås besluta 1. Tillämpa resultatdelning enligt förslag inom allmäntandvården 2015 2. Tillämpa resultatdelning enligt förslag inom specialisttandvården 2015 Sammanfattning av ärendet Resultatdelning är sedan förvaltningen bildades en del av Folktandvårdens styrmodell. De modeller som finns, för allmäntandvård respektive specialisttandvård, har på Tandvårdsstyrelsens, Revisorskollegiets och förvaltningens initiativ sedan 2007 utvärderats vid sammanlagt fyra tillfällen. Inför varje år prövas modellernas konstruktion och de styrtal som ingår. Syftet med resultatdelning är att bidra till att strategisk inriktning följs och prioriterade mål nås. Resultatdelning ska också bidra till att långsiktigt säkerställa Folktandvårdens ekonomi. Vid framtagandet av förslag inför 2015 har kontinuerlig dialog skett med klinikledningar, nätverksgrupper, ledningsgrupper för allmäntandvård respektive specialisttandvård samt förvaltningens ledningsgrupp. Erfarenheter och utvärderingar har påverkat arbetet med resultatdelningsmodell inför 2015 och följande punkter har varit ledord under processen:
2(9) Resultatförbättring Samverkan Förståelse Engagemang Löpande kommunikation De förändringar som föreslås inför 2015 sammanfattas i nedanstående punkter: Allmäntandvård: Grupp av kliniker: Minskning av antalet ingående styrtal för att fokusera på områden där samverkan kliniker emellan bedöms som mest framgångsrikt Måluppfyllelse mäts genom uppföljning av gruppen som en enhet. Detta bidrar till att varje förbättring på kliniknivå inom ingående styrtal, bidrar till ökade möjligheter till måluppfyllelse för gruppen. Specialisttandvård: En nivå införs för enskild klinik för att tydliggöra klinikens kontrakt och skapa ytterligare engagemang för måluppfyllelse. Förändringar så att ingående styrtal tydligt stödjer det utvecklingsarbete som pågår inom specialisttandvården Måluppfyllelse av styrtalet ekonomi, mäts inom den samlade specialiteten genom att följa upp den samlade specialiteten som en enhet. Detta bidrar till att varje förbättring på kliniknivå inom styrtalet för ekonomi, bidrar till ökade möjligheter till måluppfyllelse för specialiteten Inom måltalet för ekonomi krävs ett ekonomiskt resultat om 2,2 % av omsättningen för att nå måluppfyllelse Inom både allmäntandvård och specialisttandvård föreslås en höjning av maximalt belopp för heltidsarbetande anställd till 17 tkr. a) Syfte och bakgrund Folktandvårdens styrmodell Folktandvården bedriver verksamheten i en miljö med styrning från olika nivåer: Nationell nivå med hälso- och sjukvårdslag, tandvårdslag, riktlinjer och tillsyn från Socialstyrelsen som styrmedel. Regional nivå med regionens vision, uppdrag från regionfullmäktige och beställningar från Hälso- och sjukvårdsnämnderna som styrmedel.
3(9) Lokal nivå där Tandvårdsstyrelsen hanterar styrmiljön och för sin del årligen fattar beslut om Affärsplan inklusive styrkort och mål för kommande år. Tandvårdsstyrelsen fattar dessutom beslut om långsiktig strategisk inriktning. Styrtal och måltal utformas i styrkort för Folktandvården för att omsätta visionen till konkreta handlingar med riktning mot Frisk i munnen hela livet och ökad hälsa i Västra Götaland. Prioriteringar görs och mål med god styreffekt sätts. Folktandvårdens strategiska inriktning är att verksamheten skall vara Marknadsledande Hälsoinriktad Utvecklingsinriktad och att Utvecklingsutrymme ska skapas i verksamheten I dialog med medarbetare, klinikledningar och tandvårdsstyrelsen pågår kontinuerligt arbete kring strategisk inriktning fram till 2020. Befintliga resultatdelningsmodeller ska stödja denna utveckling. Syftet med resultatdelning är att bidra till måluppfyllelse av styrtal med utgångspunkt i prioriterade mål inom samtliga perspektiv i klinikkontraktet. Resultatdelning skall bidra till att strategisk inriktning följs och prioriterade mål nås. Resultatdelning ska också bidra till att långsiktigt säkerställa Folktandvårdens ekonomi. Resultatdelning omfattar verksamhet organiserad vid allmäntandvårdens och specialisttandvårdens kliniker. Inom specialisttandvården avses de kliniker som har en tillhörighet till en gemensam specialitet. Vid dessa kliniker finns klinikkontrakt omfattande samtliga fyra perspektiv, med uppföljningsbara och mätbara måltal. Resultatdelningsmodellerna syftar förutom att stödja måluppfyllelse i kontrakt dessutom till ökad samverkan mellan klinikerna, inom respektive mellan allmäntandvård och specialisttandvård. b) Utvärdering och utveckling Under 2009 2010 genomfördes två utvärderingar av dåvarande modeller för resultatdelning, på initiativ av Tandvårdsstyrelsen respektive revisionsenheten inom Västra Götaland. Vidare gav Tandvårdsstyrelsen uppdrag till tandvårdsdirektören inför 2013 att utforma ny modell för resultatdelning inom specialisttandvården. Resultatet av utvärderingarna samt egna erfarenheter innebar förändringar av modellernas konstruktion, inom allmäntandvården inför 2012 och inom specialisttandvården inför 2013. Inom allmäntandvården genom att: Kontinuerligt anpassa ingående styrtal i resultatdelningsmodellen till aktuella prioriterade mål för förvaltningen
4(9) Stödja samverkan kliniker emellan så att goda exempel sprids i organisationen och att helhetssyn prioriteras Inom specialisttandvården genom att: Hänsyn tas till aktuella prioriterade mål inom specialisttandvården Uppföljning ska ske på annan organisatorisk nivå än den samlade specialisttandvården I samband med beslut om resultatdelning inför 2013 initierade Tandvårdsstyrelsen behovet av ny utvärdering av resultatdelningsmodell inom allmäntandvården. En sådan är genomförd och presenterades under hösten 2013. Utvärderingen visar bland annat: Modell på kliniknivå inom allmäntandvård är väl inarbetad och accepterad Brist i kommunikation och kunskap kring modellen behöver förbättras avseende gruppnivå inom allmäntandvård Ökad delaktighet vid fastställande av mål på kliniknivå underlättar förståelse och driver motivation Målen i sig är styrinstrument, vilket ställer krav på ledarskap för att nå måluppfyllelse Erfarenheter och utvärderingar har påverkat arbetet med resultatdelningsmodell inför 2015 och följande punkter har varit ledord under processen: Stödja resultatförbättring Ökad samverkan Förståelse Engagemang Löpande kommunikation Vid framtagandet av förslag inför 2015 har ytterligare dialog skett med nätverksgrupper, klinikledningar och ledningsgrupper på olika nivåer i organisationen. En väl förankrad process underlättar förståelse och därmed kommunikation med övriga medarbetare. Förutom förståelse för modellerna krävs engagemang för att resultatdelningen ska önskad styreffekt. Genom de förändringar som föreslås inför 2015, minimeras risken för att en enskild kliniks utveckling under året förtar engagemang för att uppnå såvål ekonomiskt mål som övriga mål i klinikkontraktet. En framgångsfaktor för att uppnå målen för enskild klinik, grupp inom allmäntandvård och samlad specialitet inom specialisttandvården är en löpande kommunikation kring utfall. Ett anpassat koncept för klinik, grupp och specialitet ska snarast arbetas fram.
5(9) c) Förslag till modell för resultatdelning 2015 allmäntandvård Konstruktion som omfattar styrtal och uppföljning på enskild klinik och på grupp av kliniker. Styrtalen är angivna i respektive kliniks verksamhetskontrakt. Nedan anges ingående styrtal 2015: Styrtal klinik Verksamhetsperspektiv antal tecknade frisktandvårdsavtal Verksamhetsperspektiv följsamhet revisionsintervall barn 3 19 år, riskgrupp 1, karies Verksamhetsperspektiv konsultationer specialisttandvård allmäntandvård, antal genomförda tillfällen Medarbetarperspektiv arbetsorganisation, antal tandhygienister/antal tandläkare Ekonomiperspektiv ekonomiskt resultat om 2,2 % av klinikens omsättning Resultatdelningens storlek klinik Resurser för resultatdelning reserveras i bokslut 2015 vid uppfyllda måltal enligt ovan. 50 % av klinikens resultat är tillgängligt för resultatdelning och fördelas per anställd inom aktuell klinik. Maximal individuell resultatdelning för enskild klinik är 10 tkr bruttolön/anställd. Styrtal grupp av kliniker Verksamhetsperspektiv antal tecknade frisktandvårdsavtal. Vid uppföljning av styrtalet mäts gruppens samlade antal tecknade frisktandvårdsavtal i relation till samlade antal tecknade frisktandvårdsavtal enligt gruppens samtliga klinikkontrakt Ekonomiperspektiv ett samlat ekonomiskt resultat om 2,2 % av gruppens omsättning Resultatdelningens storlek grupp av kliniker Resurser för resultatdelning reserveras i bokslut 2015 vid uppfyllda mål i gruppen enligt ovan.
6(9) 50 % av resultatet för klinikerna i grupp är tillgängligt för resultatdelning och fördelas per anställd inom aktuella kliniker. Tillgängligt belopp för resultatdelning för aktuella kliniker skall dels rymma eventuell resultatdelning för enskild klinik, dels resultatdelning för grupp av kliniker. Maximal individuell resultatdelning för grupp av kliniker är 7 tkr bruttolön/anställd. Prioritering av tillgängligt resultat enskild klinik och grupp av kliniker I det fall tillgängligt ekonomiskt resultat för enskild klinik och grupp av kliniker inte i sin helhet rymmer maximal resultatdelning för aktuella enskilda kliniker och för kliniker ingående i gruppen, skall resultatdelningen för den enskilda kliniken prioriteras i första hand. Resultatmässiga villkor för den samlade allmäntandvården En förutsättning för att resultatdelning ska vara aktuell enligt ovanstående modeller är att den samlade allmäntandvården redovisar ett positivt resultat, efter det att kostnaden för resultatdelning hänförts till det aktuella verksamhetsåret. I det fall allmäntandvården redovisar ett positivt resultat utan att kostnaden för resultatdelning hänförts till aktuellt verksamhetsår, men ett negativt resultat då kostnaderna för resultatdelning hänförs, ska storleken på resultatdelningen anpassas så att ett positivt resultat för allmäntandvården redovisas. d) Förslag till modell för resultatdelning 2015 specialisttandvård Konstruktion som omfattar styrtal och uppföljning på enskild klinik/enhet och på samlad specialitet. Klinik/enhet benämns nedan klinik och den samlade specialiteten benämns specialitet. Styrtalen är angivna i respektive kliniks verksamhetskontrakt. Från och med 2015 omfattar även resultatdelningsmodell inom specialisttandvård två nivåer, klinik och specialitet. Att även inom specialisttandvården omfatta enskild klinik ska tydliggöra klinikens kontrakt och skapa ytterligare engagemang för måluppfyllelse. Kvar finns även specialiteten som tydliggör vikten av att nå gemensamma mål inom förvaltningen och specialisttandvården samt att stödja samverkan och samarbete inom hela specialiteten inom regionen. Styrtal klinik Verksamhetsperspektiv maximal kötid enligt kontrakt, prioriteringsgrupp 1 Verksamhetsperspektiv genomfört förbättringsarbete enligt definierad metodik omfattande: o Frågeställning o Orsaksanalys o Arbetsmetod o Tidplan
7(9) o Förväntat/uppnått resultat och effekt Styrtalet uppfylls då följande är genomfört: o Förbättringsarbetets metodik utbildning på kliniken o Kontinuerligt förbättringsarbete och genomgång vid minst tio tillfällen på klinik o Presentation av minst tio förbättringsarbeten som initierats och genomförts enligt överenskommen metodik Verksamhetsperspektiv genomförd produktions- och kapacitetsplanering enligt nedanstående definition omfattande: o Bemanningsbehov utifrån uppdraget avseende specialisttandläkare definierat med stöd av produktions- och kapacitetsplanering o Klinikchef/motsvarande deltagit vid specialitetens beslutmöte vid minst tre tillfällen o Klinikchef/motsvarande fattat och handlagt minst 3 beslut enligt genomförda beslutsmöten, som påverkar efterfrågan och kapacitet på egen klinik Verksamhetsperspektiv (specialisttandvårdens specialiteter inklusive sjukhustandvård exklusive ortodonti) antal genomförda timmar konsultationer till allmäntandvård Verksamhetsperspektiv (ortodonti) Antal påbörjade behandlingsstarter enligt överenskommelse med Hälso- och sjukvårdsnämnderna Ekonomiperspektiv ekonomiskt resultat om 2,2 % av klinikens omsättning Resurser för resultatdelning reserveras i bokslut 2015 vid uppfyllda måltal enligt ovan. 50 % av klinikens resultat är tillgängligt för resultatdelning och fördelas per anställd inom aktuell klinik. Maximal individuell resultatdelning för enskild klinik är 5 tkr bruttolön/anställd. Styrtal specialitet Ekonomiperspektiv ett samlat ekonomiskt resultat om 2,2 % av specialitetens omsättning Var och en av ingående kliniker i den samlade specialiteten ska uppnå måluppfyllelse inom övriga styrtal: o Maximal kötid o Förbättringsarbete o Produktions- och kapacitetsplanering
8(9) o Konsultationer till allmäntandvård (ej ortodonti) o Antal påbörjade behandlingsstarter (endast ortodonti) Resultatdelningens storlek Resurser för resultatdelning reserveras i bokslut 2015 vid uppfyllda måltal inom specialiteten enligt ovan. 50 % av resultatet för klinikerna inom specialiteten är tillgängligt för resultatdelning och fördelas per anställd inom aktuella kliniker. Tillgängligt belopp för resultatdelning för aktuella kliniker skall dels rymma eventuell resultatdelning för enskild klinik, dels resultatdelning för specialiteten. Maximal individuell resultatdelning för grupp av kliniker är 12 tkr bruttolön/anställd. Tillämpning av resultatdelning där flera specialiteter organisatoriskt tillhör samma klinik Vid ovanstående kliniker fördelas tillgängligt belopp som genereras för den samlade specialiteten lika bland all övrig personal, exklusive tandhygienister och tandläkare. Detta innebär vid dessa kliniker, att all övrig personal exklusive tandhygienister och tandläkare erhåller samma nivå på resultatdelningen. Tandhygienister och Tandläkare följer resultatdelningen inom specialiteten. Prioritering av tillgängligt resultat enskild klinik och specialitet I det fall tillgängligt ekonomiskt resultat för enskild klinik och specialitet inte i sin helhet rymmer maximal resultatdelning för aktuella enskilda kliniker och för specialiteten, skall resultatdelningen för den enskilda kliniken prioriteras i första hand. Resultatmässiga villkor för den samlade specialisttandvården En förutsättning för att resultatdelning ska vara aktuell enligt ovanstående modell är att den samlade specialisttandvården redovisar ett positivt resultat, efter det att kostnaden för resultatdelning hänförts till det aktuella verksamhetsåret. I det fall specialisttandvården redovisar ett positivt resultat utan att kostnaden för resultatdelning hänförts till aktuellt verksamhetsår, men ett negativt resultat då kostnaderna för resultatdelning hänförs, ska storleken på resultatdelningen anpassas så att ett positivt resultat för specialisttandvården redovisas. e) Gemensamma villkor för allmäntandvård och specialisttandvård Enskild anställd kan som alternativ avstå resultatdelning som bruttolön och istället löneväxla ersättningen till tjänstepension i enlighet med Västra Götalandsregionens riktlinjer för löneväxling. Resultatdelning omfattar månadsanställda, finansierade av aktuell klinik, inom allmäntandvården och inom specialisttandvården med en sammanhängande anställningstid om minst en månad. Resultatlön utgår till enskild arbetstagare i
9(9) förhållande till sysselsättningsgrad och närvarotid. Som närvarotid räknas även tid som åtgår för skyddsombud enligt arbetsmiljölagen och tid som facklig företrädare för fackligt arbete inom Västra Götalandsregionen. Frånvaro upp till 30 kalenderdagar under året påverkar inte resultatdelningen. För medarbetare som under 2015 byter klinik/specialitet, beräknas resultatdelning för den del av året medarbetaren arbetat på berörda kliniker/specialiteter. Medarbetare som under 2015 avslutar sin anställning genom pensionering erhåller resultatdelning för den del av året medarbetaren tjänstgör på berörd klinik/specialitet. Medarbetare som avslutar sin anställning inom Västra Götalandsregionen av annan orsak än pension före den 31 december 2015 erhåller ingen resultatdelning. En förutsättning för att resultatdelning ska vara aktuell enligt ovanstående modeller är att den samlade Folktandvården redovisar ett positivt resultat, efter det att kostnaden för resultatdelning hänförts till det aktuella verksamhetsåret. I det fall Folktandvården redovisar ett positivt resultat utan att kostnaden för resultatdelning hänförts till aktuellt verksamhetsår, men ett negativt resultat då kostnaderna enligt ovan hänförs, ska storleken på resultatdelningen anpassas så att ett positivt resultat för Folktandvården redovisas. I en sådan situation ska lika stor procentuell reduktion ske av tillgänglig resultatdelning inom både allmäntandvård och specialisttandvård, så att Folktandvården i sin helhet redovisar ett positivt resultat. Vid beräkning av Folktandvårdens samlade resultat ska hänsyn tas till faktiska kostnader inom de områden som omfattas av Tandvårdsstyrelsens beslut om godkännande av disposition av eget kapital för aktuellt verksamhetsår. f) Hantering i bokslut 2015 Reservation av resultatdelning kommer att ske i bokslut för 2015, detta innebär att Folktandvårdens resultat 2016 inte påverkas även om utbetalning sker 2016. Samråd Information om föreslagen modell för resultatdelning 2014 har skett i Folktandvårdens samverkansgrupp 2014-10-20. Samverkan i Folktandvårdens samverkansgrupp har skett 2014-11-10. FOLKTANDVÅRDEN VÄSTRA GÖTALAND Gunnar Eriksson tandvårdsdirektör