Kommunal utveckling 2017-10-27 1.1 1 (7) Digital mötesform - samordnad
Kommunal utveckling 2017-10-27 1.1 2 (7) Innehållsförteckning 1 Om dokumentet... 3 1.1 Versionshistorik... 3 2 Bakgrund och beställare... 3 2.1 Bakgrund till projektet... 3 2.2 Beställare... 4 2.3 Beroenden till andra projekt... 5 3 Mål, leveranser och avgränsningar... 5 3.1 Effektmål... 5 3.2 Projektmål... 5 3.3 Leveranser... 5 3.4 Avgränsningar... 5 4 Projektets omfattning... 6 4.1 Prioriteringstriangel... 6 4.2 Tidsplan och Milstolpar... 6 4.3 Förslag till organisation... 6 4.4 Resurser... 7 5 Uppföljning... 7 6 Bilagor... 7
Kommunal utveckling 2017-10-27 1.1 3 (7) 1 Om dokumentet 1.1 Versionshistorik Version Datum Utfärdare Beskrivning 0.1 2017-10-16 Carina Hellström Första utkast 1.0 2017-10-27 Carina Hellström Reviderat efter ehälsorådsmöte 1.1 2017-11-14 Carina Hellström Godkänt ReKo. Prioriteringstriangel, ordning: Tid, kostnad, kvalitet. 2 Bakgrund och beställare 2.1 Bakgrund till projektet 1 januari 2018 träder en ny lag i kraft, Lag (2017:612) om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård. Lagen ersätter nuvarande betalningsansvarslag. Syftet med den nya lagen är att: Främja en trygg och säker vård och omsorg för patienter som efter utskrivning från sluten vård behöver insatser från både landsting och kommun Främja att en patient med behov av insatser skrivs ut från den slutna vården så snart som möjligt efter att individen är utskrivningsklar Att onödig vistelse på sjukhus så långt som möjligt ska undvikas Det övergripande målet med samverkansprojektet Trygg och säker vård och omsorg är att länets invånare ska kunna säga: Jag får den vård jag behöver, när jag behöver det och där jag behöver det. Effektmålen för Trygg och säker vård och omsorg är att: Esther ska känna trygghet och tillit, vara delaktig och självständig i sin vård och omsorg oavsett var den utförs, även vid vårdens övergångar. Grunden för detta är en effektiv och patientsäker samverkan mellan huvudmännen där Esthers behov är i centrum. Information ska finnas tillgänglig när den behövs. Arbetssätt och IT-stöd är välfungerande och ska underlätta det dagliga arbetet. Esther ska erbjudas god, säker och jämlik vård i hela länet. Reko beslutade 22 maj 2017 att breddinförande av den nya samordnade sprocess som tagits fram i samverkan av delprojekt Vårdsamordning ska ske den 15 januari 2018. Vårdcentralerna har sedan 2013 inte varit aktiva i sprocessen vid in och utskrivning från sjukhus men erhållit epikris. Vid införandet av Link 27 april 2017 ingick vårdcentralerna.
Kommunal utveckling 2017-10-27 1.1 4 (7) Vid årsskiftet sker en större förändring mot bakgrund av den nya lagstiftningen. Vårdcentralerna ska då vara den naturliga koordinatorn, och förstahandsvalet när invånaren har behov av hälso- och sjukvård. Vårdsamordnaren på vårdcentralen får då rollen av koordinator av den samordnade en. En viktig del i processen är smötet: Vårdsamordnaren kallar till mötet och är mötesledare. De professioner från huvudmännen som behövs för planeringen kring patientens fortsatta vård i hemmet ska delta vid mötet. Anhöriga behöver ges möjlighet att på ett säkert sätt delta vid mötet om patienten så önskar trots att de kanske inte bor i närheten. Vårdplaneringsmötet ska i första hand hållas i patientens bostad. Då invånaren har rätt att välja vårdcentral är det inte säkert att patienten bor i närheten av vårdcentralen. Det är inte heller säkert att patienten vårdats på det från bostaden närmaste sjukhuset. Det finns ett stort tryck på lösning av digital mötesform för de smöten som ska ske i samverkan mellan kommuner och region för att klara av den stora förändringen. I Eksjö har man under 2016-2017 i samband med test av den nya sprocessen och införandet av Link bedrivit ett lyckat test inom ramen för Flippen. Testets syfte var att prova arbetssätt, koncept och teknisk lösning för en digital mötesform för samordnad. I testet genomfördes 19 samordnade smöten. Regionens Acanolösning (numera Cisco Meeting) användes med mobil app i mobila enheter av märket Ipad, samt klient installerad på vårdcentralernas PC. I Nässjö kommer en generalrepetition att göras av den nya sprocessen. Man vill då också göra en generalrepetition av den digitala mötesformen. Nyttan med detta är att efter testet i Eksjö, som brukligt, genomföra en pilot för att klarlägga återstående frågor från Eksjötesten och planera för breddinförande. Sjukvårdens ledningsgrupp har tidigare beslutat om att endast två system ska användas inom Regionen för digitala möten. Inget av dessa två uppfyller behovet av att vara fler deltagare än två, vilket är nödvändigt för digitala samordnade smöten. Därför beslutade Sjukvårdens ledningsgrupp 12 oktober 2018 om att kunna använda Acano (numera Cisco Meeting) för digitala möten vid samordnad, samt att åstadkomma de tekniska förbättringar som föreslagits i Eksjö-testet för att kunna gå vidare. 2.2 Beställare Ola Götesson, utvecklingschef Kommunal utveckling och Mats Bojestig Hälso- och sjukvårdsdirektör.
Kommunal utveckling 2017-10-27 1.1 5 (7) 2.3 Beroenden till andra projekt Det finns ett starkt och tydligt beroende kopplat till breddinförande och spridning av processen för samordnad. Delprojekt Vårdsamordning (inom Trygg och säker vård och omsorg), ansvarar för vårdsamordningsprocessen i vilken det samordnade smötet ingår. 3 Mål, leveranser och avgränsningar 3.1 Effektmål Kvalitetshöjning genom att möjliggöra deltagande av alla behövliga professioner och anhöriga Möjliggöra smöten i bostaden för patientens bästa Möjliggöra omställningen till vårdcentralen som koordinator för den samordnade en Kostnadsreducering och effektivisering hos inblandade parter genom att restid sparas Minskad miljöpåverkan genom färre resor 3.2 Projektmål En utifrån behoven säker digital mötesform breddinförd och etablerad avseende samordnade smöten. 3.3 Leveranser Uppskattad kostnad och nytta. Kostnader uppstår även i det fall man inte använder digital mötesform. Samordnade smöten kommer att innehålla fler deltagare än tidigare vilket innebär fler resor och mer arbetstidsåtgång. Tekniska förutsättningar och behov av utrustning hos huvudmännen Komplettering av Acano/Cisco Meeting enligt vad som framkommit i Eksjötestet med funktionalitet för att automatiskt kunna skapa säkra videorum och en säker invånarinloggning för anhöriga som ska delta Övergripande regelverk för mötesformen/länsgemensamma riktlinje/rutiner: regionens slutenvård, vårdcentraler samt kommuner, vilka sannolikt till stor del kan appliceras generellt för digitala möten. Informationssäkerhetsanalys med tanke på ny lagstiftning maj 2018, även detta sannolikt applicerbart inom andra digitala möten. Förvaltningsorganisation och supportorganisation över huvudmannagränser Planering av stegvis införande Fler leveranser definieras inom projektet 3.4 Avgränsningar Projektet hanterar endast det samordnade smötet som koordineras av regionen. Det finns många fler scenarier med stort behov av digital mötesform, vilka får hanteras inom andra projekt. Erfarenheter från detta projekt bör kunna tillvaratas i liknande projekt.
Kommunal utveckling 2017-10-27 1.1 6 (7) 4 Projektets omfattning 4.1 Prioriteringstriangel Kvalitet Kostnad Kalendertid 4.2 Tidsplan och Milstolpar Det måste före breddinförande säkerställas att upphandling inte krävs vad gäller kommunernas användning av Acano/Cisco Meeting. Kostnader måste klargöras, och en överenskommelse mellan Region och kommuner kring eventuella kostnader träffas, innan ett breddinförande kan komma i fråga. Tidplan kan ännu inte fastställas då det finns ett flertal områden som först måste utredas. Den av Flippen bedömda tidsplanen bedöms rimlig: ca 9 månader under förutsättning av beslut och att tillräckliga resurser för stöd och ledning finns. För planering och genomförande av breddinförande beräknas särskild insats behövas. Kompletterande tidplan och resursplan tas fram inom projektet och redovisas ehälsoråd och därefter ReKo för beslut. 4.3 Förslag till organisation Projektorganisation tas fram av den föreslagna övergripande projektgruppen, men ett utgångsförslag redovisas nedan:
Kommunal utveckling 2017-10-27 1.1 7 (7) Huvudprojektledare Övergripande projektgrupp, med huvudprojektledare, delprojektledare samt experter inom aktuella områden. Delprojektledare Verksamhetsnära Delprojektledare IT-Nära Delprojektledare Planering breddinförande Operativ Styrgrupp ehälsorådet Strategisk Styrgrupp ReKo Lokalt ansvariga inom berörda verksamheter utses Övergripande projektledare rapporterar till ehälsorådet. ehälsorådets ordförande rapporterar till ReKo. Arbetet i projektet behöver bedrivas parallellt för att kunna bidra till ett någorlunda snabbt och samordnat införande. Det kan vara lämpligt att börja med en länsdel, lämpligen höglandet då där finns en gemensam IT-organisation och mycket erfarenhet från test i Eksjö och kommande pilot Nässjö. 4.4 Resurser Resursbehov och kompetenser tas fram i projektet och redovisas (se punkt 4.2). 5 Uppföljning Enligt testet i Eksjö, men kan kompletteras/förändras. 6 Bilagor Från test i Eksjö, Flippenprojektet: 1. Redovisning ReKo Eksjötestet_2017_05_22 2. Rapport Samordnad på distans Eksjö 3. Underlag för införande och spridning SVPL på distans Underskrift av Beställare Underskrift av Projektledare Namn Datum Namn Datum