Torbjörn Ström, revisor, del av mötet Erik Andersson, revisor, del av mötet Tommy Hennigsson, kommunchef Mathias Brandt, kanslichef

1(80) Kommunstyrelsen Plats och tid Kommunledningskontoret, Pyramiden, kl. 13.15-18.55 Beslutande Ledamöter Se bilagd förteckning Ersättare Bella-Maria Kronman (V), ej tjänstgörande Margeurite Wase (C), ej tjänstgörande Thomas Lönn (S), ej tjänstgörande Övriga närvarande Torbjörn Ström, revisor, del av mötet Erik Andersson, revisor, del av mötet Tommy Hennigsson, kommunchef Mathias Brandt, kanslichef Justerare Justeringens plats och tid Kommunledningskontoret onsdag 30/1 2019 kl. 15.00 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 3-38 Mathias Brandt Ordförande Annalena Järnberg Justerare Vivianne Pettersson Katja Ollila ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum då anslaget sätts upp 2019-01-31 då anslaget tas ned 2019-02-22 Förvaringsplats för protokollet Kommunledningskontoret Underskrift Mathias Brandt

2(80) Beslutande Tjänstgörande ersättare Annalena Järnberg, ordf. S Allan Myrtenkvist S Kent Grängstedt S Vivianne Petersson M Ulrika Jonsson M Cecilia Albertsson M Daniel Hagsten (M) Johan Stolpen V Katja Ollila V Alf Wikström V Fredrik Dahlberg SD Lars-Göran Zetterlund C

3(80) Ärenden under beredningstid Kommunchef Tommy Henningsson och ekonomichef Jessica Jansson informerar kring kommunens preliminära bokslut 2018 samt prognos för 2019. Preliminärt bokslut för 2018 redovisas. Det preliminära resultatet är klart bättre än vad som tidigare prognostiserats. Medel från Tillväxtverket och Migrationsverket som inkom sent under 2018 samt sparsamhet inom den politiska verksamheten förklarar större delen av resultatförbättringen. Ekonomichef Jessica Jansson redovisar också att kommunens verksamheter sökt och fått riktade statsbidrag om totalt 105,2 mkr. Då dessa bidrag oftast är villkorade och prövade, innebär de en stor osäkerhetsfaktor i prognosarbetet. Ekonomichef redogör för kommunstyrelsens månadsrapport januari 2019 och kommunens ekonomiska rapport januari 2019. Då kommunförvaltningen i dagsläget prognostiserar ett underskott för kommunstyrelsen om 8,2 mkr, har förvaltningen också lämnat ett förslag till åtgärdsplan i månadsrapporten. För kommunkoncernen pekar prognosen på ett underskott om 3,5 mkr, vilket beror på kommunstyrelsens underskott samt minskade skatteintäkter och generella statsbidrag. Kommunchef Tommy Henningsson informerar om att förslaget till åtgärdsplan är MBL-förhandlad, varefter förslaget till åtgärdsplan gås igenom punkt för punkt. Skolchef Tina Lanefjord informerar kort om besparingar inom skolan. Kommunchef betonar att förslaget innehåller en paus i heltidsresan för att planera och lägga upp en strategi inför 2020, det handlar inte om att målen ska överges utan de är fortfarande gällande. Lars-Göran Zetterlund (C) ställer fråga gällande infrastrukturfrågor vilken besvaras av kommunchef Tommy Henningsson. Johan Stolpen (V) ställer fråga gällande minskat underhåll på Björskogsnäs, Lindholmstorpet och Krokborn vilken besvaras av kommunchef. Ekonomichef Jessica Jansson informerar kort om möjligheten att försäkra bort kommunens pensionsskuld och lämnar därefter över till Henrik Arenbro från Söderberg & Partners som analyserat Hällefors kommuns pensionsskuld. Henrik Arenbro informerar om att den stora delen av kommunens pensionsskuld ligger i ansvarsförbindelsen, medan en mindre del syns i kommunens balansräkning.

4(80) Ser för kommunen tre större risker avseende pensionsskuldens utveckling: Ränterisk; sänkt ränta skulle innebära att kommunen tappar den draghjälp som räntan innebär vid pensionsavsättningar. Inflationsrisk, då pensionsåtagandet innebär att köpkraften i pensionen ska vara oförändrad. Dödlighetsrisk; ökad livslängd innebär att ekonomin tyngs. Genomgång av olika strategier för att möta de risker som pensionerna innebär och förklaring av skillnaden i att låna baserat på pensionsskuld jämfört med ett traditionellt lån. Söderberg & Partners landar i rekommendationen att kommunen försäkrar bort pensioner vilket skulle innebära en omfördelning av dagens skulder och att ovan nämnda risker lyfts från kommunen. Ekonomichef Jessica Jansson informerar om att ett ärende kommer till kommunstyrelsen i april. Revisor Torbjörn Ström redogör kort för hur ett sådant beslut skulle kunna påverka kommunen.

5(80) 3 Godkännande av kallelse till dagens sammanträde Ordförande Annalena Järnberg (S) redogör för kallelsen till dagens sammanträde vilken godkänns.

6(80) 4 Fastställande av dagordning Ordförande Annalena Järnberg (S) yrkar att beslutsärendet ekonomisk rapport ska flyttas till informationsärende vilket bifalls. Med denna förändring fastställs dagordningen.

7(80) 5 Delegeringsordning för kommunstyrelsen, dnr KS 18/00326 Beslutsunderlag Delegeringsordning för kommunstyrelsen Ärendet Kommunförvaltningen har utifrån förändringar i såväl den politiska organisationen som i kommunförvaltningen, tagit fram ett förslag till delegeringsordning för kommunstyrelsen mandatperioden 2019-2022. Förändringarna gentemot tidigare gällande delegeringsordning är omfattande, huvudsakligen utifrån att organisationen ser annorlunda ut, men också till följd av förändrad lagstiftning och förändrat förhållningssätt i förvaltningen. Samtidigt finns delar i delegeringsordningen som i stort sett överensstämmer med tidigare. Nedan beskrivs ett antal av de mest genomgripande förändringarna. De tidigare omfattande delarna i delegeringsordningen som behandlat rektors och elevhälsans befogenheter, har tagits bort då dessa uteslutande grundar sig i gällande lagstiftning. De delar som berör firmateckningsrätten har lyfts ut för att behandlas i ett separat dokument. Detta är till viss del en anpassning till de krav som kommunens olika partners har då avtal ska ingås, men handlar också om att det vid förändringar i förvaltningens eller politikens organisation ska vara enklare att revidera dokumentet. Ett antal förändringar i olika lagstiftningar har skett sedan delegeringsordningen senast reviderades, vilket i praktiken har inneburit att kommunstyrelsens ordförande fått fatta ett antal rent administrativa beslut som senare återrapporterats till kommunstyrelsen. Mest omfattande av dessa är beslut i förhållande till dataskyddsförordningen GDPR, som nu regleras i ett eget avsnitt. Förvaltningen har med förslaget haft ambitionen att i högre grad koppla beslutanderätten till budgetansvar. Bedömningen är att det är rimligt att den som gentemot kommunstyrelsen ansvarar för en tilldelad budget, också så långt som möjligt ska ha rätten att besluta inom given ekonomisk ram. I övrigt har anpassningar skett till nyinrättade, ej längre existerande eller förändrade funktioner i förvaltningen, liksom hänvisningar till nya eller förändrade lagrum.

8(80) Bland de delar som väsentligen är oförändrade, finns större delen av delegeringen gällande personalfrågor och övriga administrativa ärenden. En förutsättning för arbetet har också varit att bibehålla kommunstyrelsens utskott som huvudsakligen beredande organ; någon ytterligare delegering till dessa har alltså inte skett. Ekonomi Delegeringsordningen förväntas inte få några ekonomiska konsekvenser på annat sätt än att kopplingen mellan beslutanderätt och budgetansvar stärks. Folkhälsa Kommunförvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Miljö Kommunförvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Medborgarperspektiv Då delegeringsordningen enbart reglerar förhållandet mellan kommunstyrelsen och kommunstyrelsens anställda, bedömer kommunförvaltningen att ärendet i ringa grad berör medborgarperspektivet. Förvaltningens förslag till beslut Delegeringsordning för kommunstyrelsen antas att gälla från och med 2019-02-10. Tidigare gällande delegeringsordning upphör att gälla efter 2019-02-09 Under allmänna utskottets behandling av ärendet föredrar kommunchef Tommy Henningsson kortfattat. Ordförande Annalena Järnberg (S) ställer bifall mot avslag på förvaltningens förslag till beslut vilket bifalls. Allmänna utskottet föreslår kommunstyrelsen Delegeringsordning för kommunstyrelsen antas att gälla från och med 2019-02-10. Tidigare gällande delegeringsordning upphör att gälla efter 2019-02-09

9(80) Under kommunstyrelsens behandling av ärendet ställer Vivianne Pettersson (M) fråga gällande återrapportering vilken besvaras av kommunchef Tommy Henningsson. Lars-Göran Zetterlund (C) ställer fråga gällande kommunchefens roll som kontrollstation och grindvakt vilken besvaras av kommunchef. Johan Stolpen (V) yttrar sig utan att yrka. Ordförande Annalena Järnberg (S) ställer bifall mot avslag på allmänna utskottets förslag vilket bifalls. Kommunstyrelsens beslut Delegeringsordning för kommunstyrelsen antas att gälla från och med 2019-02-10. Tidigare gällande delegeringsordning upphör att gälla efter 2019-02-09 Exp till Ledningsgrupp Laila Sandberg

10(80) 6 Firmateckningsrätt för kommunstyrelsen, dnr KS 18/00323 Beslutsunderlag Firmateckningsrätt kommunstyrelsen Ärendet I Hällefors kommun har firmateckningsrätten reglerats genom kommunstyrelsens delegeringsordning. Rätten har, med viss variation, de senaste åren främst legat på kommunstyrelsens ordförande vid dennes förfall vice ordförande och kommunchef. Kommunförvaltningen har uppmärksammat att detta varit ett tungrott system, dels eftersom eventuella förändringar kräver revidering av delegeringsordningen, dels för att det har varit starkt personberoende. Eftersom få haft firmateckningsrätt, har det varit svårt för dem att överblicka alla avtal som de skrivit på. Den begränsade firmateckningsrätten har alltså riskerat att istället för att utgöra en säkerhet i hanteringen av de kommunala medlen, riskerat att få motsatt effekt då firmatecknarna haft svårt att sätta sig in i alla avtal. I föreliggande förslag, har firmateckningsrätten brutits ur delegeringsordningen och lagts i ett eget styrdokument som är enklare att överslåda och lättare att hålla aktuellt vid förändringar i den kommunala organisationen eller i ledet av tjänstepersoner. Firmateckningsrätten har också breddats så att kommunstyrelsens presidium ges firmateckningsrätt i förening och att ledningsgruppens chefer ges firmateckningsrätt inom det egna ansvarsområdet och befintlig budget. Ekonomi Utöver att förenkla hanteringen, är avsikten att tydligare koppla firmateckningsrätten till ekonomiskt ansvar, vilket bedöms ge högre säkerhet. Folkhälsa Kommunförvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Miljö Kommunförvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Medborgarperspektiv Kommunförvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv.

11(80) Förvaltningens förslag till beslut Firmateckningsrätt för kommunstyrelsen antas. Under allmänna utskottets behandling av ärendet föredrar kommunchef Tommy Henningsson och nämnd- och utredningssekreterare Malin Bergkvist kortfattat. Ordförande Annalena Järnberg (S) ställer bifall mot avslag på förvaltningens förslag till beslut vilket bifalls. Allmänna utskottet föreslår kommunstyrelsen Firmateckningsrätt för kommunstyrelsen antas. Under kommunstyrelsens behandling av ärendet ställer ordförande Annalena Järnberg (S) bifall mot avslag på allmänna utskottets förslag vilket bifalls. Kommunstyrelsens beslut Firmateckningsrätt för kommunstyrelsen antas. Exp till Ledningsgrupp Laila Sandberg

12(80) 7 Kommunstyrelsens internkontrollrapport 2018 och internkontrollplan 2019, dnr KS 18/00304 Beslutsunderlag Kommunstyrelsens beslut 2018-01-30 3 Internkontrollrapport för kommunstyrelsen 2018, daterad 2018-12-05 Förslag till internkontrollplan för kommunstyrelsen 2019, daterad 2018-12-04 Ärendet Under året har arbetet med att förbättra och utveckla arbetet med internkontroll inom kommunstyrelsen fortgått. Internkontroll är en del av kommunens verksamhets- och ekonomistyrning. Den syftar till att påverka organisationens beslut och beteende i riktning mot önskat mål, vad gäller resultat, effektivitet och ekonomisk ställning. Syftet med internkontroll är att säkerställa att kommunstyrelsen upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll, d v s de ska med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande mål uppnås: ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm Begreppet rimlig grad av säkerhet innebär att kommunstyrelsen vid utformningen av rutiner ska göra en avvägning mellan kontrollkostnad och kontrollnytta. Vid bedömning av kontrollnytta ska inte endast ekonomiska faktorer vägas in, utan även vikten av att upprätthålla förtroendet för verksamheten hos olika intressenter. Målet ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet innebär bl a att ha kontroll över ekonomi, prestationer och kvalitet samt att säkerställa att fattade beslut verkställs och följs upp i förhållande till fastställd verksamhetsidé och mål. Målet tillförlitlig rapportering och information om verksamheten innebär att kommunstyrelsen samt de verksamhetsansvariga ska ha tillgång till rättvisande räkenskaper. Därutöver ingår en ändamålsenlig och tillförlitlig redovisning av verksamhetens prestationer avseende kvantitet och kvalitet samt övrig relevant information om verksamheten och dess resursanvändning. Målet efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm innefattar lagstiftning såväl som kommunens interna regelverk samt ingångna avtal med olika parter. Kommunförvaltningen har genomförts kontrollerna i enlighet med antagen plan år 2018 för intern kontroll.

13(80) Beskrivning av utförandet Kommunförvaltningen kan konstatera att förvaltningen ännu inte fått en fullödig rutin på hanteringen av uppföljningen. Delar av kontrollerna har skett utan att det dokumenterats enligt de verktyg som är framtagna. Resultat av genomförda kontroller Resultatet som framkommit av genomförda kontroller visar på att den interna kontrollen inte är fullgod, men att den blivit bättre och vissa delar så bra att de inte kommer att kvarstå i förslaget till internkontrollplan 2019. Åtgärder som föreslås vidtas inklusive tidplan De åtgärder som kommunförvaltningen föreslår är att större delen av kontrollpunkterna för innevarande år kvarstår till kommande verksamhetsår då aktuella rutiner inte fungerar optimalt. Kommunförvaltningen har upprättat ett förslag på internkontrollplan för verksamhetsår 2019. Planen kommer att följas upp under november månad 2019 enligt kommunens riktlinjer för verksamhets- och ekonomistyrningspolicyn. Ekonomi Förslaget på internkontroll för verksamhetsåret 2019 bedöms inrymmas i den budget som kommunfullmäktige beslutat om vad gäller kommunstyrelsen. Folkhälsa Kommunförvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Miljö Kommunförvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Medborgarperspektiv Kommunförvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Förvaltningens förslag till beslut - Godkänna kommunstyrelsens internkontrollrapport år 2018. - Förslag till kommunstyrelsens internkontrollplan år 2019 fastställs.

14(80) Under allmänna utskottets behandling av ärendet föredrar kommunchef Tommy Henningsson kortfattat. Ordförande Annalena Järnberg (S) ställer bifall mot avslag på förvaltningens förslag till beslut vilket bifalls. Allmänna utskottet föreslår kommunstyrelsen Godkänna kommunstyrelsens internkontrollrapport år 2018. Förslag till kommunstyrelsens internkontrollplan år 2019 fastställs. Under kommunstyrelsens behandling av ärendet tilläggsyrkar Annalena Järnberg (S) att två punkter läggs till: rekrytering till tjänster i kommunen görs i enlighet med fastställda riktlinjer, samt utbetalning av arvode och förlorad arbetsförtjänst till förtroendevalda sker i enlighet med kommunens arvodesbestämmelser. Johan Stolpen (V) yrkar att ärendehantering inom slutenvården och behov av vård- och omsorgsboende ska redovisas halvårsvis istället för månadsvis. Fredrik Dahlberg (SD) ställer fråga gällande arvoden vilken besvaras av ordförande Annalena Järnberg (S). Ordförande Annalena Järnberg (S) ställer bifall mot avslag på allmänna utskottets förslag med för Johan Stolpens (V) yrkande och sitt eget tilläggsyrkande vilket bifalls. Kommunstyrelsens beslut Godkänna kommunstyrelsens internkontrollrapport år 2018. Förslag till kommunstyrelsens internkontrollplan år 2019 fastställs med följande tillägg och förändringar: Rekrytering till tjänster i kommunen görs i enlighet med fastställda riktlinjer. Utbetalning av arvode och förlorad arbetsförtjänst till förtroendevalda sker i enlighet med kommunens arvodesbestämmelser. Ärendehantering inom slutenvården samt behov av vård- och omsorsboende ska redovisas halvårsvis istället för månadsvis.

15(80) Exp till Tommy Henningsson Jessica Jansson

16(80) 8 Yttrande revisionsgranskning om upphandling och inköp, dnr KS 18/00239 Beslutsunderlag Granskningsrapport gällande upphandling och inköp, daterad 2018-10-05 Ärendet Kommunförvaltningen anser att granskningsrapporten är bra och har för avsikt att arbeta efter detta material. Rapporten ger en bra hjälp i kommunens fortsatta arbete att få en bra hantering och styrning av upphandling och inköp. Ekonomi Parallellt med att denna granskning har ekonomichef under hösten 2018 gjort en intern utredning gällande enhetens upphandlingsfunktion. Den har resulterat i att det har tydliggjort inom förvaltningen vad organisationen kan förvänta sig för stöd, vilka rutiner som finns och vilket ansvar som gäller vid en upphandling. Utredningen har även presenterat på kommunchefs chefsforum. Dessutom har alla chefer fått en genomgång av upphandlingsområdet, interna rutiner samt styrdokument utifrån beslutet att från och 2018 infört ett ekonomiskt årshjul som innebär fyra träffar årligen med samtliga chefer. Hittills gjorda insatser inom området upplevs som framgångsrika, där responsen från verksamheten varit positiv. Utifrån revisorernas rapport och ekonomichefs internutredning kommer ekonomienheten att revidera gällande styrdokument samt tydliggöra ytterligare information på kommunens intranätsida. Enligt riktlinjerna ska förvaltningschef utse inköpsansvariga. Kommunchef har gett skolchef och socialchef i uppdrag att utse en respektive ansvarig. En ytterligare åtgärd som ekonomienheten genomför är att öka kompetensen på beställarnivå. Förvaltningen har uppdaterat kommunstyrelsens delegationsordning inom upphandlingsområdet för att tydliggöra de olika upphandlingsformer som finns och med tillhörande beloppsgränser. Förslaget kommer att behandlas på kommunstyrelsens sammanträde under januari 2019. Dessutom har kommunen i sitt ekonomisystem beloppsgränser per verksamhetkod för att ha kontroll på fakturor med stora belopp, vilket understiger nya förslaget till delegationsordning för kommunstyrelsen. Ekonomienheten har införskaffat ett IT-system som gör det möjligt för enheten att kontrollera nya leverantörer vid upphandling, genomföra avtalsuppföljningar, kontroll av avtalstrohet samt löpande kontroll av befintliga leverantörer. Enheten kommer att skapa interna checklistor för hur kontrollerna ska ske. Idag sker avtalsuppföljning inom inköpssamverkan i Örebro län samt inom vissa enheter inom förvaltningen. Ekonomienheten kommer att arbeta fram en checklista som stöd vid löpande avtalsuppföljning och inför kommande upphandlingar.

17(80) I granskningsrapporten framgår att förvaltningen ska ha avtalsregister enligt gällande styrdokument, vilket förvaltningen arbetar vidare med. Upphandlaren på ekonomienheten har genomfört introduktionssamtal med nya chefer under hösten 2018 som ett led i att alltid informera nya chefer både ekonomi- och upphandlingsområdet. I rapportern framgår att det finns brister i upphandlingar som understiger 100 tkr. Idag har förvaltningen en rutin som innebär att alla som genomför direktupphandlingar över 100 tkr ska lämna in dokumentation till upphandlaren. Dessutom sker stickprovskontroller löpande under året och det nya IT-systemet möjliggör för ekonomienheten att snabbare och enklare kontrollera leverantörer och fakturor. När det gäller inköp till lägre belopp än 100 tkr kommer ekonomienheten att arbeta fram kontrollrutiner som stöd för det. Folkhälsa Kommunstyrelsens förvaltning har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Miljö Kommunstyrelsens förvaltning har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Medborgarperspektiv Kommunstyrelsens förvaltning har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Under allmänna utskottets behandling av ärendet yrkar ordförande Annalena Järnberg (S) att yttrandet antas som svar på revisorernas granskning. Kommunchef Tommy Henningsson föredrar. Katja Ollila (V) yrkar bifall till ordförande Annalena Järnbergs (S) yrkande. Allan Myrtenkvist (S) ställer fråga om när de åtgärder som redogörs för är genomförda, vilket delvis besvaras av kommunchef Tommy Henningsson och nämnd- och utredningssekreterare Malin Bergkvist. Vivianne Pettersson (M) ställer fråga om varför kommunstyrelsens delegeringsordning inte följts, vilket delvis besvaras av kommunchef Tommy Henningsson.

18(80) Vivianne Pettersson (M) och Allan Myrtenkvist (S) yttrar sig utan att yrka. Ordförande Annalena Järnberg (S) ställer bifall mot avslag på sitt eget yrkande vilket bifalls. Allmänna utskottet föreslår kommunstyrelsen Yttrandet antas som svar på revisorernas granskning. Under kommunstyrelsens behandling av ärendet ställer Vivianne Pettersson (M) fråga kring hur problem åtgärdas vilken besvaras av kommunchef Tommy Henningsson. Svaret föranleder följdfråga om avtalsutvärdering vilken besvaras av kommunchef. Lars-Göran Zetterlund (C) ställer fråga gällande kontrollsystem vilken besvaras av kommunchef. Revisor Torbjörn Ström redogör kortfattat för den genomförda granskningen och revisionens rekommendationer. Ordförande Annalena Järnberg (S) ställer bifall mot avslag på allmänna utskottets förslag vilket bifalls. Kommunstyrelsens beslut Yttrandet antas som svar på revisorernas granskning. Exp till Revisorerna Tommy Henningsson

19(80) 9 Yttrande revisorernas grundläggande granskning 2018, dnr KS 18/00289 Kommunstyrelsen tackar revisorerna för granskningsrapporten. Revisorerna har genom frågor till kommunstyrelsen, intervjuer och granskningar av kommunstyrelsens dokument och handlingar kommit fram till ett antal synpunkter och förslag. Kommunstyrelsens uppfattning är att dessa i huvudsak är relevanta och intressanta. En generell synpunkt är att de svar som lämnats från kommunstyrelsen till del ger uttryck för enskilda ledamöters eller partiers åsikter, inte flertalet ledamöter eller styrelsen som helhet. Detta uppfattar vi inte fullt ut återspeglas i föreliggande rapport, och det påverkar inte minst de synpunkter revisorerna lämnar avseende målstyrningen. Med detta sagt, är kommunstyrelsen medveten om att målstyrningen kan och behöver utvecklas. Gällande ekonomistyrningen står det klart för kommunstyrelsen att kommunens signalsystem, exempelvis mellan utskott och styrelse, inte fungerat tillfredsställande. Ekonomiberedningen har under året lyft denna fråga till kommunstyrelsen och detta är ett prioriterat utvecklingsområde för 2019. Även då det gäller internkontrollplanen, är kommunstyrelsen på det stora hela ense med revisionen om att kommunstyrelsen behöver vara mer aktiva i hela arbetet, från risk- och väsentlighetsanalys till uppföljning. Under 2019 finns en utbildning planerad för kommunstyrelsen med inriktning mot internkontroll, ansvarig för denna är ekonomichef. I kommunstyrelsens planering ligger att utveckla arbetet med risk- och väsentlighetsanalys med början i beslutsärende i september 2019. I detta arbete ingår även att ställa tydliga krav på förvaltningen att ta del av uppföljningar. Kommunstyrelsen, genom ordförande. Under allmänna utskottets behandling av ärendet yrkar ordförande Annalena Järnberg (S) att yttrandet antas som svar på revisorernas granskning. Ordförande Annalena Järnberg (S) och kommunchef Tommy Henningsson föredrar.

20(80) Vivianne Pettersson (M) yttrar sig utan att yrka. Ordförande Annalena Järnberg (S) ställer bifall mot avslag på sitt eget yrkande vilket bifalls. Allmänna utskottet föreslår kommunstyrelsen Yttrandet antas som svar på revisorernas granskning. Under kommunstyrelsens behandling av ärendet ställer ordförande Annalena Järnberg (S) bifall mot avslag på allmänna utskottets förslag vilket bifalls. Kommunstyrelsens beslut Yttrandet antas som svar på revisorernas granskning. Exp till Revisorerna

21(80) 10 Vård- och omsorgsboende Hällefors kommun, dnr KS 16/00171 Beslutsunderlag Kommunstyrelsens beslut 2017-09-26 203 Rapport vård och omsorgsboende Hällefors kommun Ärendet Kommunstyrelsen beslutade 2017-09-26 att godkänna ombyggnation av våningsplan 2 och 3 i Länsgårdens fastighet på Gillershöjden till vård- och omsorgsboende. Vidare gav kommunstyrelsen kommunförvaltningen i uppdrag att utreda ekonomiska konsekvenser av en ombyggnation av Fyrklövern samt att i redovisningen jämföra dessa med kostnader för nyproduktion av vård- och omsorgsboende via Länsgården. Processen med renovering av lokalerna i Länsgårdens fastighet på Gillershöjden har försenast ytterligare. Enligt den ursprungliga tidplanen skulle lokalerna vara klara för inflyttning i oktober 2020. Den nya tidplanen gör istället augusti 2021 gällande som aktuellt inflyttningsdatum. Orsaken till förseningen uppges vara oklarheterna kring etablering av en familjecentral. Länsgården projekterar nu vidare på det förslag som presenterades för förvaltningen i oktober och som innebär en utbyggnad samt genomgripande renovering av befintliga lokaler på Gillershöjden vilket skulle ge totalt 36 vård- och omsorgsplatser. Ekonomi Förvaltningen har också i enlighet med uppdraget utrett förutsättningarna för att renovera och verksamhetsanpassa det nuvarande vård- och omsorgsboendet Fyrklövern. Fastighetsägaren Hällefors Bostads AB (Boab) har lämnat ett skriftligt erbjudande om att genomföra genomgripande underhållsinsatser för 23 mkr samt verksamhetsanpassningar för 16,5 mkr utan hyreshöjning men under förutsättning att ett nytt 20-årigt hyresavtal tecknas. Lokalerna på Fyrklövern skulle i och med renovering och ombyggnation uppfylla dagens arbetsmiljökrav dock skulle standarden inte bli lika hög som vid nyproduktion. Eftersom alternativet vid Fyrklövern innebär en betydligt lägre kostnad för kommunen samtidigt som de brister i lokalerna som finns i dagsläget åtgärdas bedömer förvaltningen att planerna på nyproduktion via Länsgården bör styrkas till förmån för erbjudandet från Boab. Den årliga hyran för Fyrklövern med 58 vård- och omsorgsplatser uppgår totalt till 5 590 tkr i 2019 års hyresnivå. Motsvarande hyreskostnad för nyproduktion uppgår enligt Länsgårdens egna schablonuppgifter till omkring 10 000 tkr.

22(80) Folkhälsa Förvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Miljö Miljöbelastningen bedöms bli lägre med renovering av befintlig fastighet jämfört med nyproduktion. Medborgarperspektiv Förvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Förvaltningens förslag till beslut - Ge förvaltningen i uppdrag att teckna nytt 20-årigt hyreskontrakt med Hällefors Bostads AB gällande vård- och omsorgsboendet Fyrklövern. - Alternativet nyproduktion via Länsgården anses med detta utrett och avfärdas med hänsyn till de ekonomiska förutsättningarna. Under Välfärdsutskottets behandling av ärendet redogör socialchef Ingrid Holmgren Kent Grängstedt (S) ställer fråga angående försening och platsbrist vilket besvaras av socialchef Ingrid Holmgren. Vivianne Pettersson (M) ställer fråga angående Milan/Molnet och möjligheter för kortbo i Grythyttan vilket besvaras socialchef Ingrid Holmgren. Ordförande Johan Stolpen (V) ställer frågor om när Milan/Molnet kan tas i bruk och hur många platser som kan erbjudas där, vilket besvaras av socialchef Ingrid Holmgren. Ordförande Johan Stolpen ställer fråga om hyran för Milan/Molnet vilket besvaras av socialchef Ingrid Holmgren som informerar att det är Boab som står för hyran. Ordförande Johan Stolpen (V) ställer bifall mot avslag på förvaltningens förslag till beslut vilket bifalls. Vivianne Pettersson (M) meddelar att hon ej deltar i beslutet. Välfärdsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta:

23(80) - Ge förvaltningen i uppdrag att teckna nytt 20-årigt hyreskontrakt med Hällefors Bostads AB gällande vård- och omsorgsboendet Fyrklövern. - Alternativet nyproduktion via Länsgården anses med detta utrett och avfärdas med hänsyn till de ekonomiska förutsättningarna. Under kommunstyrelsens behandling av ärendet yttrar sig Vivianne Pettersson (M) utan att yrka. Ordförande Annalena Järnberg (S) ställer bifall mot avslag på välfärdsutskottets förslag vilket bifalls. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige Ge förvaltningen i uppdrag att teckna nytt 20-årigt hyreskontrakt med Hällefors Bostads AB gällande vård- och omsorgsboendet Fyrklövern. Alternativet nyproduktion via Länsgården anses med detta utrett och avfärdas med hänsyn till de ekonomiska förutsättningarna. Exp till Kommunfullmäktige

24(80) 11 Nya avgiftsnivåer för maxtaxa 2019, dnr KS 19/00004 Beslutsunderlag Förordningen (2001:160) om statsbidrag till kommuner som tillämpar maxtaxa inom förskolan och fritidshemmet. Skolverket Skollagen (2010:800) Ärendet Skolverket fastställer slutligt statsbidrag i maxtaxan för kommande bidragsår senast den 30 december varje år. Statsbidraget delas ut under förutsättning att kommunen följer villkoren i förordningen. Ekonomi De nya högsta avgiftsnivåerna gäller perioden 1 januari 2019 till den 31 december 2019. Inkomsttaket (hushållets bruttoinkomst per månad) ökar år 2019 från 46 080 kronor till 47 490 kronor. De nya avgiftsnivåerna ska tillämpas från 1 januari år 2019. Förskola Avgiftstak* dock högst Barn 1 3% 1 425 kr Barn 2 2% 950 kr Barn 3 1% 475 kr Fritidshem Barn 1 2% 950 kr Barn 2 1% 475 kr Barn 3 1% 475 kr *Med förskola eller fritidshem jämställs i denna förordning pedagogisk omsorg som erbjuds istället för förskola eller fritidshem samt omsorg som erbjuds enligt 25 kap. 5 ½ skollagen (2010:800) under tid då förskola eller fritidshem inte erbjuds. Skollagen fastslår att det är kommunen/huvudmannen som slutligen bestämmer avgifter i verksamheterna. Förvaltningen lämnar ovanstående avgifter som förslag till beslut. De nya avgiftsnivåerna innebär att kommunens avgiftsintäkter kommer att öka. Statsbidraget minskar därför troligen i motsvarande omfattning. Folkhälsa Förvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv.

25(80) Miljö Förvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Medborgarperspektiv Förordningen ändrades under år 2015 och ändringen innebar att inkomsttaket indexeras. Samverkan Information och samverkan sker inför kommunstyrelsens sammanträde. Förvaltningens förslag till beslut - Fastslå de nya avgiftsnivåerna enligt Skolverkets riktlinjer för verksamhetsåret 2019. Under Bildningsutskottets behandling av ärendet redogör utvecklingsstrateg Peter Wiker. Ordförande Johan Stolpen (V) ställer bifall mot avslag på förvaltningens förslag till beslut vilket bifalls. Välfärdsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta: - Fastslå de nya avgiftsnivåerna enligt Skolverkets riktlinjer för verksamhetsåret 2019. Under kommunstyrelsens behandling av ärendet ställer ordförande Annalena Järnberg (S) bifall mot avslag på välfärdsutskottets förslag vilket bifalls. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige Fastslå de nya avgiftsnivåerna enligt Skolverkets riktlinjer för verksamhetsåret 2019. Exp till Kommunfullmäktige

26(80) 12 Avgift gällande korttidsboende i väntan på vård och omsorgsboende, dnr KS 19/00008 Beslutsunderlag Taxor, avgifter och ersättningar inom äldre- och handikappomsorgen uppdateras årligen, 2018-01-01. Ärendet Det är många enskilda medborgare som vistas under lång tid på något av kommunens korttidsboende i väntan på ett vård- och omsorgsboende. Korttidsvistelse är ett myndighetsbeslut och beviljas av kommunens biståndshandläggare. Ekonomi Vid vistelse på korttidsboende/växelvård tas en avgift ut på 120 kronor per dygn och kostavgift tillkommer med 103 kronor per dygn. I särskilt boende betalar den enskilde hyra, mat och omvårdnadsavgift. Kommunal hälsooch sjukvård inkluderas i omvårdnadsavgiften. För medicin och läkarvård gäller landstingets avgifter och högkostnadsskydd. Avgiften är individuell och tas ut av varje enskild. Kommunförvaltningen förslår att en ny avgift införs när ett beslut tas om korttidsboende i väntan på vård- och omsorgsboende och tiden blir mer än tre veckor. Nya avgiften innebär att den enskilde efter tre veckors vistelse på ett korttidsboende får betala en hyra utifrån gällande taxa. Införandet av nya avgiften kommer att leda till ökade intäkter för kommunen. Folkhälsa Genom att tillgodose behovet av korttidsboende i väntan på vård och omsorgsboende främjas folkhälsan. Miljö Förvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Medborgarperspektiv Förvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Samverkan Information och samverkan kommer att ske i centrala samverkan. Förvaltningens förslag till beslut

27(80) - Ta ut en avgift för hyra utifrån gällande taxa för medborgare som vistas på korttidsboende i väntan på ett vård- och omsorgsboende efter tre veckors vistelse. - Avgiften för korttidsboende i väntan på vård- och omsorgsboende sker från och med 2019-03-01. Under Välfärdsutskottets behandling av ärendet redogör socialchef Ingrid Holmgren och medicinskt ansvarig Ann-Louise Eriksson. Vivianne Pettersson (M) ställer en fråga om hur mycket pengar förslaget genererar, vilket besvaras av medicinskt ansvarig Ann-Louise Eriksson. Ordförande Johan Stolpen (V) ställer frågor om orsaken till lång väntetid och om dubbla hyror, vilket besvaras av medicinskt ansvarig Ann-Louise Eriksson. Ordförande Johan Stolpen (V) ställer bifall mot avslag på förvaltningens förslag till beslut vilket bifalls. Välfärdsutskottet föreslår kommunstyrelsen: - Ta ut en avgift för hyra utifrån gällande taxa för medborgare som vistas på korttidsboende i väntan på ett vård- och omsorgsboende efter tre veckors vistelse. - Avgiften för korttidsboende i väntan på vård- och omsorgsboende sker från och med 2019-03-01. Under kommunstyrelsens behandling av ärendet ställer ordförande Annalena Järnberg (S) bifall mot avslag på välfärdsutskottets förslag vilket bifalls. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige Ta ut en avgift för hyra utifrån gällande taxa för medborgare som vistas på korttidsboende i väntan på ett vård- och omsorgsboende efter tre veckors vistelse. Avgiften för korttidsboende i väntan på vård- och omsorgsboende sker från och med 2019-03-01. Exp till Kommunfullmäktige

28(80) 13 Utredning av kommunens grönyteskötsel, dnr KS 18/00297 Beslutsunderlag Utredning av kommunens grönyteskötsel daterad 2018-12-05 Ärendet Inför grönytesäsongen 2018 gjordes en ny upphandling av grönyteskötsel intill kommunens fastigheter. Då uppdraget inte skötts avtalsenligt har avtalet hävts. Kommunen behöver inför kommande säsong ta ställning till om verksamheten även fortsättningsvis ska bedrivas på entreprenad eller om verksamheten istället ska bedrivas i egen regi med anställd personal. Att bedriva grönyteskötseln i egen regi kräver anställning av en trädgårdsmästare eller motsvarande som kan fungera som arbetsledare för tre stycken säsongsanställda parkarbetare. Dessa skulle utföra grönyteskötsel både kring kommunens fastigheter och de kommunala idrotts- och motionsanläggningarna, planvård, tillsyn och fastighetsskötsel av de sistnämnda. Under vinterhalvåret skulle arbetsledaren utföra isvård, fastighetsskötsel i idrotts-och motionsanläggningarna och tillsyn i sporthallen dagtid. Dessutom skulle denne fungera som back up för fastighetsskötsel vid kommunens fastighetsenhet. Föreningarna skulle även fortsättningsvis ansvara för viss skötsel såsom städning och öppethållande för allmänheten för vilket de även fortsättningsvis skulle erhålla ett driftbidrag. Kommunförvaltningen föreslår utifrån såväl de ekonomiska som kvalitetsmässiga konsekvenserna, vilka beskrivs närmare i rapporten Utredning av kommunens grönyteskötsel, att verksamheten från och med grönytesäsongen 2019 bedrivs i egen regi. Ekonomi Vid en entreprenadlösning är det svårt att förutsäga den årliga kostnaden innan upphandling är genomförd. I den senaste upphandlingen varierade anbudspriserna mellan 410 tkr och 1 530 tkr. Fastighetsenheten har budgeterat 500 tkr för verksamheten inför 2019. Kommunens totala kostnader för verksamheten och arbetsuppgifterna uppgår med nuvarande driftform till totalt cirka 1 700 tkr per år varav 1 200 tkr avser driftbidrag till föreningarna för öppethållande och dagligt underhåll. Att bedriva verksamheten i egen regi bedöms kosta cirka 1 200 tkr per år vilket alltså skulle generera en kostnadsminskning totalt sett för kommunen. Eftersom föreningarna även fortsättningsvis föreslås sköta renhållning och öppethållande för allmänheten behöver de för detta även fortsättningsvis erhålla ett visst driftbidrag. Den totala besparingen bedöms uppgå till cirka 300 tkr per år.

29(80) En övergång till egen regi kräver en överenskommelse med föreningarna som idag har avtal om föreningsdrift av idrotts- och motionsanläggningarna. Folkhälsa Förvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Miljö Förvaltningen har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Medborgarperspektiv Kommunförvaltningen får varje säsong synpunkter gällande grönyteskötsel från medborgarna, vilket tyder på att detta är en fråga som är av vikt för medborgarna. En väl fungerande grönyteskötsel bedöms därför ha stor betydelse ur ett medborgarperspektiv. Eftersom en förändring av driftformen bedöms leda till en ökad kvalitet och samtidigt lägre kostnader är förvaltningens förslag att föredra ur ett medborgarperspektiv. Förvaltningens förslag till beslut - Ge kommunförvaltningen i uppdrag att bedriva grönytskötsel samt skötsel och underhåll av idrotts- och motionsanläggningarna i egen regi från och med grönytesäsongen 2019, under förutsättning att överenskommelse träffas med berörda föreningar. Under allmänna utskottets behandling av ärendet ställer Vivianne Pettersson (M) fråga om driftkalkyl och kostnader utöver anställd personal, vilket delvis besvaras av kommunchef Tommy Henningsson. Kommunchef Tommy Henningsson föredrar. Vivianne Pettersson (M) yttrar sig. Ordförande Annalena Järnberg (S) yrkar att kommunförvaltningen får i uppdrag att komplettera ärendet med en driftkalkyl till kommunstyrelsen. Allan Myrtenkvist (S) och Katja Ollila (V) yrkar bifall till ordförande Annalena Järnbergs (S) yrkande. Allan Myrtenkvist (S) vill till protokollet lämna en uppmaning till förvaltningen att se över benämningen på tjänsten kallad trädgårdsmästare.

30(80) Vivianne Pettersson (M) ställer fråga om bidrag till berörda föreningar vilket besvaras av kommunchef Tommy Henningsson. Ordförande Annalena Järnberg (S) ställer bifall mot avslag på förvaltningens förslag till beslut med sitt eget yrkande vilket bifalls. Allmänna utskottets beslut Kommunförvaltningen får i uppdrag att komplettera ärendet med en driftkalkyl till kommunstyrelsen. Allmänna utskottet föreslår kommunstyrelsen Ge kommunförvaltningen i uppdrag att bedriva grönytskötsel samt skötsel och underhåll av idrotts- och motionsanläggningarna i egen regi från och med grönytesäsongen 2019, under förutsättning att överenskommelse träffas med berörda föreningar. Under kommunstyrelsens behandling av ärendet yrkar Lars-Göran Zetterlund (C) avslag på föreliggande förslag. Till avslagsyrkandet ansluter Vivianne Pettersson (M), Fredrik Dahlberg (SD) och Ulrika Jonsson (M). Kommunchef Tommy Henningsson föredrar kortfattat kring ärendet. Allan Myrtenkvist (S) och Katja Ollila (V) yttrar sig utan att yrka. Flera av yttrandena under förhandlingen leder till replikskiften. Ordförande Annalena Järnberg (S) sammanfattar överläggningen och ställer bifall mot avslag på allmänna utskottets förslag vilket bifalls. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige Ge kommunförvaltningen i uppdrag att bedriva grönytskötsel samt skötsel och underhåll av idrotts- och motionsanläggningarna i egen regi från och med grönytesäsongen 2019, under förutsättning att överenskommelse träffas med berörda föreningar. Mot beslutet reservarar sig Ulrika Jonsson (M), Vivianne Pettersson (M), Daniel Hagsten (M), Lars-Göran Zetterlund (C) och Fredrik Dahlberg (SD) till förmån för avslagsyrkande.

31(80) 14 Utredning av bibliotekets framtid, dnr KS 18/00324 Beslutsunderlag Kommunstyrelsens beslut 2017-11-28 284 Utredningen Ett folkbibliotek i takt med tiden, daterad 2018-09-30 Bildningsnämndens beslut 2013-04-10 45, avseende utredningen Biblioteket-egen regi kontra entreprenad Ärendet Bakgrund Enligt bibliotekslagen ska varje kommun ha ett folkbibliotek. Folkbiblioteket ska vara tillgängligt för alla och anpassade till användarnas behov. Det ska främja läsning, ha tillgång till litteratur och verka för lärande och delaktighet i kulturlivet. Biblioteket ska vara en central och demokratisk mötesplats i samhället. Ett skolbibliotek ska alla elever ha tillgång till. Skolbiblioteket ska användas i elevernas utbildning och utgöra ett stöd i deras lärande och utveckling. Biblioteket är en viktig kommunal angelägenhet och Hällefors kommun står inför viktiga vägval 2019. Avtalet med entreprenören Hällefors bokhandel AB, går ut 2019-08-31. Kommunen behöver därför ta ställning till om biblioteksverksamheten ska fortsätta på entreprenad eller i egen regi med anställd personal som leds av en nyrekryterad bibliotekschef. Parallellt pågår en översynav kommunens egna och externa lokaler och med anledning av det, utifrån ett ekonomiskt- och tillgänglighetsperspektiv, ses lokaliseringen av biblioteket över. (lokalförsörjningsplanen). Dock är ej lokalen beroende av entreprenörskapet. 2013 presenterades Biblioteksutredningen, Bibliotek i egen regi kontra entreprenad av bildningsförvaltningen på uppdrag av dåvarande Bildningsnämnd. I den togs kvalitativa och ekonomiska konsekvenser fram gällande entreprenad kontra egen regi. Utredning Med anledning av ovanstående, att entreprenörens avtal går ut och en ny lokalisering kan vara aktuell har bibliotekskonsult Kerstin Simberg fått i uppdrag av kommunförvaltningen att också ur ett verksamhetsperspektiv, titta på framtidens bibliotek i Hällefors. Utredningen Ett folkbibliotek i takt med tiden visar såväl på nuläget som på framtida förändringsbehov. I framtida förändringsbehov kan drift i egen

32(80) regi skapa många fördelar, som att det blir lättare att styra och leda med större flexibilitet, att organisationen blir tydligare och att kommunen, genom kulturoch fritid, blir en starkare aktör och därmed får ett större inflytande över kommunens kulturliv. Om biblioteket drivs i kommunal regi krävs det rekrytering av en bibliotekschef. Tittar kommunen ur ett verksamhets- och organisatoriskt perspektiv, där kommunen själva leder och styr verksamheten, får också kommunen mer kontroll över biblioteksverksamheten, inklusive skolbibliotek, och dess framtida utveckling. Ekonomi I dag har kommunen en nettokostnad för biblioteksverksamheten på 4 284 tkr, inklusive Grythyttans bibliotek. Entreprenadavtalet är på 3 277 tkr där hyra, el, larm, m m, är exkluderad. Enligt nyckeltalsamanställningen, jämförbara kommuner, (Kolada) kostade biblioteksverksamheten i Hällefors 85 kronor mer per invånare år 2017, vilket är 11 procent högre. Folkhälsa Biblioteket som en tillgänglig och kulturell mötesplats, bidrar i allra högsta grad till folkhälsan. Miljö En miljöaspekt är att bedriva biblioteksverksamheten i egna befintliga, upprustade och väl anpassade lokaler, gärna integrerat med andra passande verksamheter, om möjligt. Medborgarperspektiv Biblioteket ska vara en plats för händelser, möten och aktiviteter. Planerade eller oplanerade på initiativ av medborgarna eller biblioteket. En välkomnande, gränsöverskridande och tillgänglig mötesplats. Samverkan Enligt plan. Förvaltningens förslag till beslut - Kommunförvaltningen får i uppdrag att fr o m 1 september 2019, vid avtalets utgång, återta biblioteksverksamheten för drift i egen regi.

33(80) Under allmänna utskottets behandling av ärendet föredrar kommunchef Tommy Henningsson utförligt. Vivianne Pettersson (M) ställer fråga om tänkt placering, vilket delvis besvaras av kommunchef Tommy Henningsson och ordförande Annalena Järnberg (S). Vivianne Pettersson (M) ställer fråga om vem som beställde tidigare upphandling, vilket delvis besvaras av kommunchef Tommy Henningsson och ordförande Annalena Järnberg (S). Vivianne Pettersson (M) ställer fråga om kostnad för genomförd utredning, vilket besvaras av kommunchef Tommy Henningsson. Allan Myrtenkvist (S) yttrar sig utan att yrka. Margeurite Wase (C) ställer fråga om det realistiska i att hinna färdigställa andra bibliotekslokaler under aktuell tidsperiod, vilket besvaras av kommunchef Tommy Henningsson. Ordförande Annalena Järnberg (S) ställer bifall mot avslag på förvaltningens förslag till beslut vilket bifalls. Allmänna utskottet föreslår kommunstyrelsen Kommunförvaltningen får i uppdrag att fr o m 1 september 2019, vid avtalets utgång, återta biblioteksverksamheten för drift i egen regi. Vivianne Pettersson (M) reserverar sig mot beslutet. Kommunchef Tommy Henningsson redogör kortfattat för ärendet. Under kommunstyrelsens behandling av ärendet yrkar Vivianne Pettersson (M) avslag på föreliggande förslag. Till avslagsyrkandet ansluter sig Lars- Göran Zetterlund (C) och Ulrika Jonsson (M). Allan Myrtenkvist (S) och Johan Stolpen (V) yrkar bifall till allmänna utskottets förslag. Fredrik Dahlberg (SD) och Annalena Järnberg (S) yttrar sig utan att yrka. Flera av yttrandena föranleder replikskiften.

34(80) Ordförande Annalena Järnberg (S) sammanfattar överläggningarna och ställer bifall mot avslag på allmänna utskottets förslag vilket bifalls. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige Kommunförvaltningen får i uppdrag att fr o m 1 september 2019, vid avtalets utgång, återta biblioteksverksamheten för drift i egen regi. Mot beslutet reserverar sig Ulrika Jonsson (M), Vivianne Pettersson (M), Daniel Hagsten (M), Lars-Göran Zetterlund (C) och Fredrik Dahlberg (SD).

35(80) 15 Utredning av strategier för framtidens besöksnäring och turism, dnr KS 19/00005 Beslutsunderlag Kommunstyrelsens beslut 2018-05-12 130 Rapport Turistbyrå 2015-10-31 Kommunstyrelsens beslut 2015-11-24 245 Nytt entreprenadavtal 2016-03-01 Kommunstyrelse beslut 2016-10-18 288 Utredning av Tursam verksamhet och samverkan nov 2016. Rapport Strategier för besöksnäring, Tursam och Turistbyrå, december 2016 KS beslut 2017-05-23 Utveckling av Tursam /Destination Bergslagen 113 KS beslut 2017-06-20 Utredning och strategier för besöksnäring och turism och turistbyrå. 154 Förlängning av avtal till 2019-09-30 KS beslut 2017-11-28 Ansökan om regionala tillväxtmedel för förstudie/pilotstudie rörande turistisk utvecklingspotential Hällefors kommun. 280 Rapport förstudie december 2018 Ärendet Bakgrund Hällefors bokhandel AB driver sedan 1993 Hällefors Turistbyrå på entreprenad åt Hällefors kommun och då i samma lokaler som bokhandeln och biblioteket. De sköter besöksservice, kundkontakter, skickar ut turistmaterial, bokar stugor etc. Hällefors kommun inledde en ny upphandling för turistbyråfunktionen under våren 2015. Syftet med upphandlingen var att teckna avtal för köp av turistbyråtjänster i enlighet med beslut i kommunfullmäktige. Upphandlingen avbröts och skälen var bristande konkurrans, tjänsten blev dyrare än förväntat. I maj 2015 fick förvaltningen nytt uppdrag av KS att utreda om kommunens turistverksamhet kan utföras på ett mer effektivt sätt. Utredningens bedömning var då att verksamheten bör bedrivas i egen regi utifrån att turistverksamheten kan bedrivas mer kostnadseffektivt och att besöksnäringen bör vara en del av kommunens sammantagna näringslivspolitik. Beslut togs sen för ny upphandling och nuvarande avtal löper fom 2016-03-01 till 2019-09-30 Under 2016 gjordes utredning kring strategier för turistnäring, Tursam(turistsamverkan norra länsdelen) och turistbyrå.

36(80) Nuläge Kommunförvaltningen har sen november 2015 i uppdrag att göra en fördjupad analys av och att utarbeta ett nytt underlag för framtida turism och tursitbyrå och besöksnäring. Enl tidigare KS beslut. Besöksnäringsverksamhet är en komplex verksamhet. Det handlar dels om att upprätthålla en god service för de turister som redan finns i kommunen, men framförallt att jobba med destinationsutveckling, genomarbetade målgruppsanalyser samt marknadsföring som dels tar tillvara it-teknikens möjligheter samt skräddarsyr budskap och erbjudanden efter detta. Hällefors kommun har ett brett utbud av attraktioner som har stor potential att utvecklas än mer, inte minst genom ett utökat arbete med paketlösningar för turister. Hällefors kommun har goda möjligheter att utveckla besöksnäringen ytterligare. Utöver unika attraktioner, miljöer och upplevelser, finns inom kommunen kompetens av hög klass för en positiv utveckling av besöksnäringen. Hällefors kommun bör därför söka konkreta samarbetsprojekt lokalt och med andra externa aktörer. Utvärderingen av Tursam har föreslagit en starkare och tydligare anknytning till en samlad organisation i norra länsdelen, kallad Destination Bergslagen med målet att nå en fortsatt stabilitet, långsiktighet och kontinuitet. KS beslut 2017-05-23. I det föreslås även att vi skall utveckla vårt lokala arbete och i samklang med detta, inkludera vår lokala turistbyrås verksamhet. Det föreslås även där att vi ansöker om partnerskap i Örebro kompaniet. Arbetet med frågor inom besöksnäringen i kommunens organisation ska ses som en naturlig del av den lokala näringspolitiken. Organisatoriskt förlägger idag kommunen ansvaret för besöksnäringen under det lokala näringslivsarbetet. Förslag Med anledning av att entreprenörens avtal går ut och att en ny lokalisering kan vara aktuell har en förstudie/pilotstudie genomförs av upphandlad konsult och i samarbete med regionen med syfte att spegla nuläge och utvecklingsbehov och utvecklingspotential. Den visar på behov av utveckling inom 7 olika områden(se rapport) Även tidigare utredningar av bl a Ola Ström visar på behov av förändring och utveckling inom besöksnäring och turism. Samt det uppdrag som KS gav förvaltningen 2017-06-20. Utifrån dessa föreslås Hällefors kommun återta ansvaret för turistbyrån och de strategiska frågorna inom turism och besöksnäring som nu inryms inom entreprenaden för Turistbyrån.